SIMPEL V.3Biro Kerja Sama Teknik Luar NegeriKementerian Sekretariat Negara

Panduan Teknis

KATA PENGANTAR

Dalam rangka peningkatan kualitas layanan administrasi perizinan Perjalanan Dinas

Luar Negeri (PDLN), Kementerian Sekretariat Negara telah menerapkan penanganan

administrasi perjalanan dinas luar negeri secara online sejak tanggal 3 Januari 2017 melalui

Sistem Informasi Perjalan Dinas Luar Negeri (SIMPEL). Selanjutnya pada tanggal 24 April

2018, Menteri Sekretaris Negara meluncurkan secara resmi aplikasi SIMPEL Versi 2.0

bersamaan dengan diperkenalkannya SIMPEL Mobile yang dapat diakses melalui

smartphone. Seiring dengan semakin meningkatnya kebutuhan untuk pelayanan yang

lebih cepat dan tepat, Biro KTLN, Kemensetneg terus mengembangkan Aplikasi

SIMPEL ke tahap lanjutan (SIMPEL Next Generation).

Keberadaan SIMPEL diharapkan dapat semakin memudahkan para pengguna

layanan PDLN dalam mengajukan permohonan perjalanan dinas luar negerinya dan

tentunya semakin mengoptimalkan layanan penanganan administrasi perjalanan dinas luar

negeri yang lebih cepat, tepat, transparan dan akuntabel.

Untuk memudahkan pengguna layanan PDLN dalam memanfaatkan aplikasi

SIMPEL ini, maka disusunlah Panduan Teknis Penggunaan Sistem Informasi Perjalanan

Dinas Luar Negeri (SIMPEL).

Kami mengucapkan terima kasih kepada segenap pihak yang terlibat dalam

pengembangan aplikasi SIMPEL sampai dengan saat ini. Semoga melalui penerapan

aplikasi SIMPEL ini, kami dapat meningkatkan kualitas layanan perizinan PDLN menuju

terwujudnya pelayanan prima dan akuntabilitas pelayanan publik.

Jakarta, September 2019 Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

1. IKTHISAR ……………………………………………………………………………………………………………. 1

2. PENDAHULUAN ………………………………………………………………………………………………….. 1

3. TUJUAN ………………………………………………………………………………………………………………. 1

4. DAFTAR ISTILAH ………………………………………………………………………………………………….. 1

5. DAFTAR FITUR …………………………………………………………………………………………………….. 2

6. LOGIN …………………………………………………………………………………………………………………. 2

7. DASHBOARD ……………………………………………………………………………………………………….. 4

7.1.1. Melakukan Perubahan Data Permohonan ………………………………………………….. 5 7.1.2. Melihat Catatan Pengembalian ………………………………………………………………….. 6 7.1.3. Melihat dan Mengunduh SP ………………………………………………………………………. 6

8. PERMOHONAN ……………………………………………………………………………………………………. 7

8.1. Layanan Permohonan Baru …………………………………………………………………………….7 8.1.1. Formulir Permohonan Baru …………………………………………………………………. 7

• Detail Umum ……………………………………………………………………………………7

• Detail Kegiatan …………………………………………………………………………………8

• Detail Peserta …………………………………………………………………………………..10

• Konfirmasi ………………………………………………………………………………………. 16 8.2. Layanan Ralat Permohonan …………………………………………………………………………..17

8.2.1. Formulir Ralat Permohonan ………………………………………………………………….18

• Detail Umum ……………………………………………………………………………………19

• Detail Kegiatan …………………………………………………………………………………19

• Detail Peserta …………………………………………………………………………………. 19

• Konfirmasi ………………………………………………………………………………………..20 8.3. Layanan Perpanjangan Permohonan ……………………………………………………………..20

8.3.1. Formulir Perpanjangan Permohonan …………………………………………………….20

• Detail Umum …………………………………………………………………………………….21

• Detail Kegiatan ………………………………………………………………………………….22

• Detail Peserta ……………………………………………………………………………………22

• Konfirmasi …………………………………………………………………………………………23 8.4. Layanan Pembatalan Permohonan …………………………………………………………………23

8.4.1. Formulir Pembatalan Permohonan …………………………………………………………23 8.5. Permohonan Dikembalikan …………………………………………………………………………… 25 8.6. Persetujuan Permohonan Unit Pemohon ………………………………………………………..25

9. LAPORAN ………………………………………………………………………………………………………………..26

9.1. Laporan Penugasan ………………………………………………………………………………………….26 9.2. Rekap Persetujuan ………………………………………………………………………………………….29

10. MANAJEMEN DATA TERKAIT DENGAN PERMOHONAN …………………………………………29

10.1. Data Kegiatan ……………………………………………………………………………………….30 10.1.1. Menambahkan Data Kegiatan Baru …………………………………………………………30 10.1.2. Mengajukan Permohonan Perubahan Data Kegiatan ………………………………..31

11. HELPDESK …………………………………………………………………………………………………………….. 32

1

1. IKTHISAR

Kementerian Sekretariat Negara telah menyelesaikan seluruh tahapan kegiatan

proyek implementasi Sistem Informasi Kerja Sama Teknik Luar Negeri (Modul SIMPEL) versi

tiga atau dikenal dengan nama SIMPEL Next. Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri,

Kementerian Sekretariat Negara (selanjutnya akan disebut sebagai Biro KTLN) melakukan

penyusunan dokumen panduan teknis ini yang ditujukan untuk memudahkan para

pengguna dalam berinteraksi menggunakan SIMPEL sesuai dengan fungsinya.

2. PENDAHULUAN

Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia terdiri dari unit-unit kerja yang

mendukung tugas dan fungsi Sekretariat Negara, di mana salah satunya adalah Sekretariat

Kementerian. Di bawah unit kerja Sekretariat Kementerian terdapat beberapa Biro yang

menjalankan tugas dan fungsi Sekretariat Kementerian, salah satunya adalah Biro Kerja

Sama Teknik Luar Negeri.

Berdasarkan Permensesneg Nomor 3 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Kementerian Sekretariat Negara, Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri mempunyai tugas

penyelenggaraan koordinasi perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan fasilitasi

kerja sama Teknik antara Pemerintah Indonesia dengan mitra pembangunan luar negeri,

serta penanganan administrasi persetujuan perjalanan dinas luar negeri.

Dalam rangka melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut, Biro KTLN telah

mengembangkan sebuah Sistem Informasi terintegrasi untuk membantu pelaksanaan

tugas dan fungsi Biro KTLN. Salah satunya adalah penanganan administrasi perjalanan

dinas luar negeri yang diimplementasikan melalui Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar

Negeri (SIMPEL).

3. TUJUAN

Tujuan dibuatnya panduan teknis ini adalah memberikan pemahaman yang

menyeluruh kepada pengguna layanan SIMPEL, terutama pengguna layanan di tingkat

Focal Point dan Unit Pemohon, terkait tata cara pengisian aplikasi SIMPEL, sehingga dapat

diimplementasikan dengan baik di lingkungan Kementerian/Lembaga terkait.

4. DAFTAR ISTILAH

Istilah Definisi

Infotek Informasi dan Teknologi

Kemensetneg Kementerian Sekretariat Negara

K/L Kementerian/Lembaga

KTLN Kerja Sama Teknik Luar Negeri

PDLN Perjalanan Dinas Luar Negeri

Permensesneg Peraturan Menteri Sekretariat Negara

2

SIKTLN Sistem Informasi Kerja Sama Teknik Luar Negeri

SP Surat Persetujuan

UP Unit Pemohon

FP Focal point

5. DAFTAR FITUR

Sebagai Focal Point, pengguna layanan dapat melakukan hal-hal berikut dalam

sistem:

1. Mengajukan permohonan perjalanan dinas luar negeri

a. Mengajukan permohonan PDLN

b. Mengajukan ralat permohonan PDLN

c. Mengajukan pembatalan permohonan PDLN

d. Mengajukan perpanjangan permohonan PDLN

e. Mengirim ulang permohonan yang dikembalikan

f. Mengunduh surat persetujuan

g. Mendapatkan informasi status permohonan yang diajukan

2. Menyetujui permohonan PDLN dari Unit Pemohon

a. Melengkapi dan menyetujui permohonan

b. Mengembalikan permohonan dari Unit Pemohon

c. Mengarsipkan permohonan dari Unit Pemohon

3. Mengubah dan menambah data-data terkait dengan permohonan

a. Mengubah dan menambah data kegiatan,

b. Mengubah dan menambah data peserta/pemohon

4. Mengisi dan mengunggah laporan penugasan / perjalanan dinas luar negeri

5. Mengajukan pertanyaan melalui menu helpdesk.

Seluruh fitur tersebut akan diterangkan secara detail pada bagian selanjutnya

dalam panduan ini.

6. LOGIN

Halaman Login ini merupakan pintu gerbang untuk masuk ke dalam aplikasi

SIMPEL. Pengguna harus memiliki akun terlebih dahulu agar bisa masuk ke dalam aplikasi.

Pada halaman ini, pengguna akan memasukkan username dan password pada isian yang

telah ditentukan. Username dan password yang diisi sebelumnya telah didaftarkan oleh

Admin SIMPEL melalui proses verifikasi dan diberikan kepada PIC yang ditunjuk oleh Focal

Point Kementerian / Lembaga atau Unit Pemohon yang telah ditunjuk. Selain itu pengguna

juga diminta untuk memasukkan captcha sebagai kode unik untuk pengamanan masuk ke

dalam sistem.

Setelah berhasil login, sistem akan menampilkan antarmuka dashboard di mana

pengguna dapat melakukan monitoring terhadap seluruh permohonan yang diajukan oleh

pengguna.

3

Gambar 1. Halaman Login SIMPEL

Pada saat kesalahan dalam proses login (salah memasukkan username atau password), maka akan muncul notifikasi sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini:

Gambar 2. Nofitikasi pada saat kesalahan login

4

7. DASHBOARD

Pada saat pertama kali login, sistem akan menampilkan halaman beranda berupa dashboard sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 3. Dashboard

Pada Dashboard kita bisa melihat ada beberapa kolom yang memudahkan pengguna layanan untuk

memonitor segala aktivitas permohonan PDLN yang diajukan

Kolom Keterangan

Nomor Surat UP Nomor surat Unit Pemohon yang diisi oleh Unit Pemohon untuk pengajuan ke Focal Point

Tanggal Surat UP Tanggal surat Unit Pemohon yang diisi oleh Unit Pemohon untuk pengajuan ke Focal Point

No Register Nomor registrasi yang didapatkan ketika permohonan sudah disampaikan kepada Focal Point

Tgl. Register Tanggal registrasi permohonan, ketika permohonan sudah disampaikan kepada Focal Point

Catatan Catatan pengembalian apabila surat dikembalikan

5

Pada halaman dashboard terlihat ada beberapa aksi yang dapat dilakukan oleh pengguna

layanan, antara lain

1. Melakukan perubahan (edit) data permohonan,

2. Melihat catatan pengembalian,

3. Melihat dan mengunduh SP.

7.1.1. Melakukan Perubahan Data Permohonan

Untuk melakukan perubahan data permohonan, pengguna dapat melihat

pada kolom Aksi Untuk melakukan perubahan terhadap permohonan, tekan

tombol . Tombol ini hanya dapat ditekan jika permohonan masih berstatus

Draf. Jika permohonan sudah diajukan ke Focal point, maka tidak ada perubahan

yang bisa dilakukan terhadap data permohonan yang sudah ada tersebut. Apabila

data tersebut sudah diajukan, sebelumnya permohonan tersebut harus

No. SP Nomor surat permohonan yang otomatis terisi setelah permohonan disetujui

Tgl. SP Tanggal surat permohonan yang otomatis terisi setelah permohonan disetujui

Status Status dari permohonan. Berubah sesuai dengan proses permohonan yang berlangsung saat ini. Status permohonan meliputi :

- Draft - Dalam Proses - Arsip - Dikembalikan - Disetujui

Tgl. Update Tanggal perubahan status permohonan

No. Surat FP Nomor surat Focal Point yang diisi oleh Focal Point untuk pengajuan permohonan ke Kemensetneg

Jenis Permohonan Jenis dari permohonan yang meliputi - Baru - Perpanjangan - Pembatalan - Ralat

Jenis Kegiatan Jenis kegiatan dari permohonan yang diajukan.

6

dikembalikan terlebih dahulu oleh pihak yang saat ini bertanggung jawab atas

proses permohonan (focal point, ataupun Biro KTLN, Kemensetneg).

Gambar 4. Kolom aksi

7.1.2. Melihat Catatan Pengembalian

Pada baris data, terdapat kolom aksi Catatan. Aksi ini bermaksud untuk

menampilkan seluruh catatan pengembalian yang ada pada sistem.

Gambar 5. Kolom Catatan

7.1.3. Melihat dan Mengunduh SP

Pada baris data, terdapat kolom aksi Unduh SP, sebagaimana tertera pada gambar

berikut:

7

Gambar 6. Kolom Unduh SP

Jika menekan tombol , maka sistem akan menampilkan SP pada halaman baru.

Sementara jika menekan tombol , sistem akan mengunduh file PDF dari SP

tersebut. Kedua tombol tersebut tidak dapat ditekan jika permohonan belum

disetujui oleh KTLN.

8. PERMOHONAN

8.1. Layanan Permohonan Baru

Menu ini adalah menu yang digunakan oleh user eksternal untuk pembuatan surat

permohonan baru. Untuk mengakses menu ini user dapat memilih menu

pada menu bar pada sebelah kiri halaman.

8.1.1. Formulir Permohonan Baru

• Detail Umum

Pada detail umum terdapat pemilihan Level Pejabat yang memuat pilihan dari klaster 1, 2, 3, 4 dan 5. Informasi mengenai level jabatan apa saja yang masuk dalam kategori klaster tersebut bisa dilihat dengan menekan tombol di samping kanan kolom isian level pejabat. Untuk kolom Nomor surat usulan focal point dan Tanggal surat usulan Focal Point dapat diisi nomor surat dan tanggal surat permohonan dari Kementerian/ Lembaga yang ditujukan kepada Kementerian Sekretariat Negara. Surat permohonan dari Kementerian/ Lembaga yang ditujukan kepada Kementerian Sekretariat Negara diunggah pada kolom surat usulan focal point. File yang diunggah harus dalam format PDF dan ukuran tidak lebih dari 2 MB. Pada kolom Pejabat Penandatangan Surat Permohonan, sebaiknya diisi nama jabatan penandatangan surat dengan diikuti nama instansinya. Contoh: Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara.

8

Gambar 7. Form Permohonan Baru – Detail Umum

Jika sudah melengkapi formulir isian maka pengguna dapat menekan tombol

Untuk menyimpan draf permohonan dan dapat melanjutkan Ke langkah selanjutnya yaitu detail kegiatan.

• Detail Kegiatan

Pada bagian ini user dapat memilih kegiatan yang akan diikuti dan mengunggah dokumen-dokumen sebagai persyaratan dari kegiatan tersebut. Setelah data

sudah dilengkapi maka user dapat menekan tombol untuk menyimpan dan tombol untuk melanjutkan ke tahap berikutnya yaitu Detail Peserta.

9

Gambar 8. Form Permohonan Baru – Detail Kegiatan

Pada kolom Jenis Kegiatan, user dapat memilih jenis kegiatan yang sesuai dengan kategori perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan. Setelah kolom Nama Kegiatan dipilih sesuai dengan yang ada pada daftar pilihan, kolom Penyelenggara, Negara Tujuan, Kota Tujuan, Mulai dan Selesai akan muncul secara otomatis. Sebagai catatan penting, sebelum mengajukan permohonan, user diharapkan melakukan pengisian data pemohon dan data kegiatan yang akan dilakukan melalui menu Manajemen . Pilih Manajemen Master (Master Pemohon dan Master Kegiatan)

Gambar 9. Kolom Manajemen

10

• Detail Peserta

Pada bagian ini user dapat mendaftarkan para peserta yang akan mengikuti kegiatan, beserta keterangan waktu penugasan, kelengkapan dokumen dan pembiayaan peserta. Seluruh isian di dalam sistem ini wajib diisi sebelum pengguna bisa menambahkan peserta tersebut.

Gambar 10. Form Permohonan Baru – Detail Peserta

11

Untuk memasukkan data peserta, user dapat menekan tombol dan selanjutnya dapat memilih peserta pada list data pemohon.

Gambar 11. Detail Peserta - Tabel Data Pemohon

User dapat memilih tombol , dan kemudian data peserta akan muncul pada sebagaimana ditampilkan pada gambar di bawah ini:

12

Gambar 12. Detail Peserta – Biodata Peserta

Selanjutnya user dapat memilih jangka waktu penugasan dengan menekan tombol dan menyesuaikan waktu awal dan akhir penugasan sesuai ketentuan yang berlaku dan diakhiri dengan menekan tombol

Gambar 13. Detail Peserta – Waktu Penugasan

13

Langkah selanjutnya adalah dengan mengunggah dokumen identitas peserta yang menjadi persyaratan pada dan kemudian memilih tombol kemudian unggah dokumen yang dibutuhkan.

Gambar 14. Detail Peserta – Kelengkapan Dokumen Peserta

Jika dokumen sudah dipilih selanjutnya klik tombol Unggah maka sistem akan mengunggah dokumen tersebut ke dalam server. Jika status unggah berhasil maka akan muncul progress bar seperti di bawah

Gambar 15. Detail Peserta – Unggah Kelengkapan Dokumen Peserta

Hanya file dengan ekstensi PDF yang diterima oleh sistem. Jika file dengan ekstensi lain diunggah, maka akan muncul pesan error berikut:

14

Gambar 16. Pesan Error kesalahan ekstensi file

Tahap selanjutnya adalah memilih detail pembiayaan peserta. Terdapat dua pilihan pembiayaan atau pendanaan:

▪ Pendanaan Tunggal ▪ Pendanaan Campuran

Gambar 17. Detail Peserta – Pembiayaan

Pada pembiayaan tunggal user dapat langsung memilih instansinya dan memasukkan jumlah biaya APBN jika dari Pemerintah. Jika pembiayaan adalah Non APBN, jumlah biaya tidak perlu diisi.

Gambar 18. Pembiayaan Tunggal

15

Untuk pembiayaan campuran maka user dapat memilih sumber biaya di masing-masing jenis biaya. Untuk setiap jenis biaya, terdapat 3 tipe pembiayaan:

▪ Biaya pemerintah ▪ Biaya donasi ▪ Biaya sendiri

Pengguna dapat memilih lebih dari satu tipe pembiayaan untuk setiap jenis biaya. Sebelum menandai checklist pembiayaan, pengguna mengisikan terlebih dahulu instansi pemerintahan dan biaya APBD yang ditanggung pemerintah, serta instansi donor yang akan menanggung pembiayaan peserta.

Tampilan dari menu pembiayaan ini adalah sebagai berikut:

Gambar 19. Pembiayaan Campuran

Jika seluruh proses pengisian detail peserta telah selesai dilakukan, jangan lupa untuk menekan tombol untuk memastikan bahwa seluruh data yang telah kita isi tersimpan dengan baik. Bila telah tersimpan, data peserta akan muncul pada tabel data peserta yang muncul di tampilan halaman paling bawah.

16

Gambar 20. Daftar Peserta

Untuk menambahkan peserta, ulangi langkah di atas dan akhiri setiap aktivitas dengan menekan tombol

Setelah lengkap seluruh langkah untuk mengisi data peserta, user dapat melanjutkan dengan menekan tombol dan berlanjut ke menu Konfirmasi.

• Konfirmasi

Bagian ini akan menampilkan ringkasan dari hasil pengisian pada isian Detail Umum, Detail Kegiatan, dan Detail Peserta.

17

Gambar 21. Konfirmasi

Pada bagian bawah dari formulir ini terdapat disclaimer dan catatan yang bisa digunakan oleh user untuk menambahkan informasi atau memberikan penjelasan tambahan yang mendukung pengajuan permohonan.

18

Gambar 22. Disclaimer dan Catatan

Bagi user focal point, pada tahap ini akan ada check box sebagai pernyataan bahwa user focal point akan bertanggung jawab terhadap kebenaran seluruh data yang dimohonkan. Selanjutnya focal point akan mencentang check box dan kemudian menekan tombol untuk mengirimkan permohonan ke Biro KTLN (Kemensetneg).

Selanjutnya user dapat memonitor surat permohonan melalui Dashboard untuk mengetahui status surat permohonannya.

8.2. Layanan Ralat Permohonan

Menu ini digunakan untuk melakukan permohonan ralat dari permohonan sebelumnya yang telah disetujui. Untuk masuk ke dalam menu ralat silakan pilih

menu pada menu bar di samping halaman.

Gambar 23. Menu Ralat

19

8.2.1. Formulir Ralat Permohonan

Setelah memilih tombol selanjutnya akan muncul formulir isian untuk permohonan ralat. Selanjutnya pilih nomor register yang akan diralat.

Gambar 24. Formulir Ralat Permohonan

Langkah selanjutnya, pilih tombol maka akan tampil tabel permohonan baru, sebagaimana tampilan di bawah ini :

Gambar 25. Notifikasi Permohonan Baru untuk Ralat Permohonan

Klik tombol maka akan muncul formulir permohonan baru lengkap dengan data yang diambil dari permohonan yang dipilih. Di formulir ini pengguna dapat melengkapi hal-hal yang perlu diralat dari permohonan sebelumnya.

20

• Detail Umum

Pada tahap ini pengguna perlu melengkapi seluruh keterangan yang ada, karena surat ini merupakan surat permohonan baru, sehingga membutuhkan keterangan- keterangan umum baru. Anda dapat merujuk pada pengisian detail umum pada pengajuan permohonan baru, dikarenakan kesamaan langkah pengisian.

Hanya Klaster saja yang tidak perlu diisi, karena disamakan dengan permohonan asal ralat berikut.

Setelah selesai mengisi, tekan tombol untuk menyimpan perubahan dan tekan tombol untuk lanjut ke tahap berikutnya yaitu Detail Kegiatan

Gambar 26. Detail Umum untuk Ralat Permohonan

• Detail Kegiatan

Jika kegiatan yang dilakukan adalah kegiatan baru, silakan mengacu pada penjelasan sebelumnya di Permohonan Baru, karena tahapan dan formulir isian akan sama.

Jika kegiatan yang dilakukan sama dan ada perubahan di sisi kegiatan, maka sebelum membuat permohonan ralat, pengguna perlu mengubah data kegiatan terlebih dahulu melalui menu Request Kegiatan. Hal ini harus dilakukan sebelum membuat permohonan ralat. Kegiatan yang ada di formulir tidak perlu diubah karena keterangan datanya diambil dari data kegiatan di master data.

• Detail Peserta Untuk menambah peserta dalam rangka untuk ralat silakan mengacu pada penjelasan sebelumnya di Permohonan Baru, karena tahapan dan formulir isian akan sama. Untuk mengubah data peserta yang sudah ada, silakan tekan tombol edit di sebelah kanan pada daftar peserta.

21

Gambar 27. Edit pada data peserta

Sistem kemudian akan menampilkan data peserta tersebut pada formulir penambahan peserta, sehingga pengguna dapat mengubah data yang diperlukan. Pengisian dan perubahan data ini akan sama dengan penambahan data pada Permohonan Baru.

• Konfirmasi

Untuk melakukan konfirmasi dalam rangka untuk ralat silakan mengacu pada penjelasan sebelumnya di Permohonan Baru, karena tahapan dan formulir isian akan sama.

8.3. Layanan Perpanjangan Permohonan

Menu ini digunakan untuk melakukan permohonan Perpanjangan dari permohonan sebelumnya yang telah disetujui. Berikut adalah tahapan untuk membuat permohonan perpanjangan. Untuk masuk ke dalam menu Perpanjangan silakan pilih menu pada menu bar di samping halaman.

Gambar 28. Menu Bar Layanan

8.3.1. Formulir Perpanjangan Permohonan

Untuk membuat permohonan Perpanjangan pengguna layanan dapat memilih tombol dan selanjutnya akan muncul formulir isian untuk permohonan Perpanjangan.

22

Gambar 29. Tabel Permohonan Perpanjangan

Selanjutnya klik tombol , maka akan tampil tabel permohonan baru.

Gambar 30. Notifikasi Permohonan Baru untuk permohonan Perpanjangan

Klik tombol maka akan muncul formulir permohonan dengan data yang sama dengan data permohonan terpilih. Untuk perpanjangan, data yang bisa diubah terbatas hanya merupakan data-data berikut:

• Detail Umum

Pada tahap ini pengguna perlu melengkapi seluruh keterangan yang ada, karena surat ini merupakan surat permohonan baru, sehingga membutuhkan keterangan- keterangan umum baru. Anda dapat merujuk pada pengisian detail

23

umum pada pengajuan permohonan baru, dikarenakan kesamaan langkah pengisian.

Hanya Klaster saja yang tidak perlu diisi, karena disamakan dengan permohonan asal permohonan perpanjangan ini.

Gambar 30. Detail Umum Permohonan Perpanjangan

Setelah selesai mengisi, tekan tombol untuk menyimpan perubahan dan tekan tombol untuk lanjut ke tahap berikutnya yaitu Detail Kegiatan.

• Detail Kegiatan

Jika kegiatan yang dilakukan adalah kegiatan baru, silakan mengacu pada penjelasan sebelumnya di Permohonan Baru, karena tahapan dan formulir isian akan sama.

Jika kegiatan yang dilakukan sama dan ada perubahan di sisi kegiatan, maka sebelum membuat permohonan perpanjangan, pengguna perlu mengubah data kegiatan terlebih dahulu melalui menu Request Kegiatan. Hal ini harus dilakukan sebelum membuat permohonan perpanjangan. Kegiatan yang ada di formulir tidak perlu diubah karena keterangan datanya diambil dari data kegiatan di master data

• Detail Peserta

Untuk menambah peserta dalam rangka untuk ralat silakan mengacu pada penjelasan sebelumnya di Permohonan Baru, karena tahapan dan formulir isian akan sama.

Untuk mengubah data peserta yang sudah ada, silakan tekan tombol edit di sebelah kanan pada daftar peserta.

24

Gambar 31. Edit pada list peserta

Sistem kemudian akan menampilkan data peserta tersebut pada formulir penambahan peserta, sehingga pengguna dapat mengubah data yang diperlukan. Pengisian dan perubahan data ini akan sama dengan penambahan data pada Permohonan Baru.

▪ Konfirmasi

Untuk melakukan konfirmasi dalam rangka untuk perpanjangan silakan mengacu pada penjelasan sebelumnya di Permohonan Baru, karena tahapan dan formulir isian akan sama.

8.4. Layanan Pembatalan Permohonan

Menu ini digunakan untuk melakukan permohonan pembatalan SP yang telah disetujui. Tidak seperti permohonan sebelumnya yang perlu mengubah data-data yang sudah ada, permohonan pembatalan terhadap SP tidak memerlukan langkah-langkah tersebut. Pengguna hanya perlu mengkonfirmasi pembatalan terhadap SP yang dimaksud.

8.4.1. Formulir Pembatalan Permohonan

Untuk masuk ke menu pembatalan silakan pilih menu pada menu bar di samping halaman. Untuk membuat permohonan pembatalan Surat Persetujuan, user dapat memilih tombol dan kemudian akan tampil formulir permohonan pembatalan seperti di bawah ini:

25

Gambar 32. Tabel Data untuk Pembatalan Permohonan

Untuk melakukan pembatalan pilih data yang akan dibatalkan, kemudian pilih

tombol pada menu Aksi. Sistem kemudian akan menampilkan formulir konfirmasi, dengan detail pada disclaimer berbeda dengan pengajuan permohonan, yaitu sebagai

berikut:

Gambar 34: Disclaimer dan Catatan Pembatalan Permohonan

26

Isi Catatan, kemudian centang menu checkbox

Untuk selanjutnya pilih tombol untuk membatalkan permohonan yang sebelumnya telah diterbitkan.

8.5. Permohonan Dikembalikan

Menu ini digunakan untuk melihat daftar Permohonan yang dikembalikan oleh pihak

Internal. Untuk mengakses menu ini pilih tombol , maka akan muncul formulir seperti di bawah ini:

Gambar 35. Permohonan Dikembalikan

8.6. Persetujuan Permohonan Unit Pemohon

Menu ini digunakan untuk melengkapi dan menyetujui permohonan dari unit pemohon. Untuk mengakses menu ini pada menu bar Focal Point dapat memilih pilih tombol maka akan muncul formulir berikut:

Gambar 36. Surat masuk dari Unit Pemohon

Pilih tombol untuk melihat mengisi Detail Umum khusus focal point, memeriksa Detail Kegiatan dan Detail Peserta, kemudian melakukan Konfirmasi. Apabila data sudah dilengkapi dan disetujui, di halaman konfirmasi akan ada pilihan untuk mengirim permohonan ataupun mengembalikan permohonan.

27

Gambar 37. Tampilan Persetujuan Unit Pemohon

Beri tambahan catatan sebelum melakukan persetujuan atau sebelum mengembalikan. Jika setuju, tekan tombol untuk meneruskan Permohonan kepada Pihak Internal. Apabila Permohonan tidak disetujui, maka focal point dapat menekan tombol untuk mengembalikan ke Unit Pemohon.

9. LAPORAN

9.1. Laporan Penugasan

Menu ini digunakan untuk melakukan pelaporan dari kegiatan yang telah dilakukan. Pelaporan ini sifatnya wajib dilakukan oleh seluruh peserta perjalanan dinas luar negeri. Berikut ini adalah tahapan dalam melakukan pelaporan penugasan. Untuk mengakses ke menu maka pilih menu pada menu bar di samping kiri halaman.

Selain melalui menu laporan penugasan pada aplikasi SIMPEL, laporan penugasan juga dapat dilakukan melalui aplikasi SIMPEL Mobile yang bisa diakses melalui smartphone pengguna layanan PDLN.

28

Gambar 38. Tampilan Persetujuan Unit Pemohon Tabel Laporan Penugasan

29

Hal pertama yang perlu dilakukan dalam pelaporan penugasan adalah mencari nomor

register permohonan sebelumnya. Setelah itu, tekan tombol pada PDLN yang akan dilaporkan.

Gambar 39: Formulir laporan penugasan

Selanjutnya pilih menu untuk memasukkan Biaya Realisasi, kemudian pilih tombol untuk melaporkan Penugasan. Pastikan semua dokumen telah terisi, apabila ada yang belum terisi maka muncul pesan peringatan seperti di bawah ini:

Gambar 40: Contoh pesan peringatan jika ada yang belum diisi

Setelah menekan tombol lapor tersebut, sistem akan menyimpan laporan dan memberi pesan bahwa laporan penugasan telah berhasil dilaporkan.

Gambar 41: Laporan telah selesai dilaporkan

30

9.2. Rekap Persetujuan

Menu ini digunakan untuk melihat daftar laporan persetujuan. Untuk mengakses menu ini pilih tombol , maka akan muncul formulir seperti di bawah ini:

Gambar 42: Rekap Persetujuan

Sebelumnya tentukan periode tanggal kegiatan yang akan direkap dan tentukan nama instansi atau lembaga yang akan diambil datanya. Kemudian tekan tombol Apply. Data yang muncul bisa diconvert ke dalam format Microsoft excel dengan menekan tombol Export To Excell.

10. MANAJEMEN DATA TERKAIT DENGAN PERMOHONAN

Menu ini merupakan menu utama yang terkait dengan data data permohonan antara

lain Data Kegiatan dan Data Pemoh on.

Gambar 42: Menu Manajemen

31

Manajemen Master memuat beberapa menu yang berfungsi membuat data baru, baik itu

nama Negara, nama kota, nama instansi dan yang paling penting dari keseluruhan

permohonan adalah data kegiatan dan data pemohon yang nantinya akan dipanggil dan

digunakan pada proses pengajuan permohonan

Manajemen Request memuat beberapa menu yang berfungsi memperbaiki atau merubah

data yang sudah ada sebelumnya yang dapat dilakukan oleh Focal Point maupun Unit

Pemohon yang membutuhkan approval dari administrator SIMPEL di Kemensetneg yang

ditunjuk dan berwenang (Perubahan menunggu approval dari administrator SIMPEL).

10.1. Data Kegiatan

10.1.1. Menambahkan Data Kegiatan Baru

Menu ini digunakan untuk menambahkan data kegiatan baru. Untuk mengakses menu ini pilih tombol Master Kegiatan pada menu bar, maka akan muncul formulir seperti di bawah

Gambar 44. Master Kegiatan

Pilih tombol maka muncul formulir seperti gambar di bawah ini. Apabila semua data kegiatan sudah diisi sesuai dengan kegiatan yang akan dilakukan, tekan tombol untuk menambah data kegiatan

Gambar 45. Tambah Kegiatan Baru

32

10.1.2. Mengajukan Permohonan Perubahan Data Kegiatan

Menu ini digunakan untuk permohonan perubahan data kegiatan. Untuk mengakses menu ini pilih tombol Master Kegiatan pada menu bar, maka akan muncul formulir seperti di bawah ini

Gambar 46. Daftar Kegiatan

Selanjutnya pada kolom Aksi pilih tombol , maka akan muncul formulir berikut:

Gambar 47. Formulir Ubah Data Kegiatan

Setelah selesai mengubah pilih tombol . untuk melihat data yang telah dirubah pilih tombol Request Kegiatan pada menu bar, maka akan muncul formulir sebagai berikut:

33

Gambar 48. Request Kegiatan

Selanjutnya pilih tombol pada kolom Aksi untuk melihat perbandingan dengan data kegiatan sebelumnya.

Gambar 49. Perbandingan Perubahan Data

11. HELPDESK

Menu ini memberikan informasi kepada user atau pengguna layanan terkait saluran

komunikasi Biro KTLN Kemensetneg untuk mendapatkan informasi lebih lanjut

mengenai SIMPEL dan pengajuan permohonan perjalanan dinas luar negeri.

Gambar 50. Menu Informasi

Pilih menu informasi pada sebelah kiri bawah halaman aplikasi SIMPEL dan kemudian

pilih Helpdesk.

34

Gambar 15. Helpdesk