PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SI-EPAN CERDAS · Menu Pengaturan Pengguna, Nama Jabatan hanya terdapat...

14
PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SI-EPAN CERDAS siepandikbudsultra.id Sistem Elektronik Persuratan Perkantoran Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Prov. Sulawesi Tenggara 2019

Transcript of PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SI-EPAN CERDAS · Menu Pengaturan Pengguna, Nama Jabatan hanya terdapat...

  • PANDUAN PENGGUNAAN

    APLIKASI SI-EPAN CERDAS

    siepandikbudsultra.id

    Sistem Elektronik Persuratan Perkantoran

    Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

    Prov. Sulawesi Tenggara

    2019

  • Jenis Pengguna Aplikasi Si-Epan Cerdas :

    1. Pimpinan, merupakan pengguna sebagai pejabat eselon yang bertugas di Kantor Dinas

    Pendidikan dan Kebudayaan Prov. Sulawesi Tenggara.

    2. Staff, merupakan pengguna sebagai staff (non-eselon) yang bertugas di Kantor Dinas

    Pendidikan dan Kebudayaan Prov. Sulawesi Tenggara.

    3. Admin / Tata Usaha, pengguna sebagai admin yang bertugas mendata surat masuk dan

    surat keluar dalam kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Prov. Sulawesi Tenggara.

    Catatan :

    Menu Input Surat dan Surat keluar hanya terdapat pada Menu Admin / Tata Usaha.

    Menu Pengaturan Pengguna, Nama Jabatan hanya terdapat pada Menu Admin / Tata Usaha

    Penjelasan Menu Pada Aplikasi Si-Epan Cerdas

  • Mekanisme Persuratan

  • Cara Login dan Ubah Password

    1. Buka Aplikasi pada https://siepandikbudsultra.id/ dan masuk melalui akun yang telah

    dibuatkan oleh Admin Tata Usaha.

    2. Setelah berhasil login akan tampil halaman utama.

    https://siepandikbudsultra.id/

  • 3. Jika ingin merubah password dari akun, silahkan klik pada nama pengguna dan pilih profile

    4. Isi Password dengan password baru dan klik simpan.

    Surat Masuk

    Surat masuk discan dan diinput oleh operator surat, setelah memberikan nomor agenda dan nomor

    arsip surat. Notifikasi Surat akan terkirim ke Kepala OPD Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Prov.

    Sulawesi Tenggara untuk diberikan disposisi.

  • Cara Membuat Disposisi

    A. Penerima Surat

    Semua surat yang telah di registrasi akan masuk ke menu data surat masuk, Kepala

    OPD Dinas Pendidikan dan Kebudayaan akan memberikan disposisi setelah

    membuka data surat masuk. Seperti pada gambar.

    Pada halaman surat akan terlihat detil dari Surat masuk yang telah diregistrasi oleh

    petugas tata usaha, Tombol action untuk melihat detail dan lampiran dari isi surat

    serta terdapat tombol disposisi untuk mendisposisikan surat.

  • Pada halaman terdapat tombol :

    1) , digunakan untuk melihat isi surat

    2) , digunakan untuk membuat disposisi

    3) , digunakan untuk membatalkan disposisi

    Pada halaman disposisi, penerima surat bisa memberikan disposisi kepada yang

    terkait

    Setelah tombol simpan dipilih akan muncul tombol untuk mengirim notifikasi ke

    handphone dan email penerima disposisi.

  • Notifikasi akan masuk ke handphone melalui sms dan juga email penerima disposisi

    Disposisi yang berhasil dibuat akan masuk pada menu disposisi keluar seperti pada

    gambar.

    B. Penerima Disposisi

    Untuk penerima disposisi, semua disposisi yang diterima akan masuk ke dalam menu

    disposisi masuk. Penerima disposisi untuk level pimpinan (pejabat esselon) bisa

    mendisposisikan kembali disposisi yang telah diterima kepada staff (non esselon).

  • 1. Untuk melihat semua disposisi masuk dilakukan dengan cara klik pada menu

    disposisi masuk

    Terdapat tombol detail dan print disposisi pada kolom action.

    a) Detail, untuk melihat detail dari disposisi masuk.

    b) Print, untuk memprint lembar disposisi yang masuk.

    2. Untuk memprint lembar disposi yang masuk, klik tombol print pada kolom

    Action.

  • 3. Untuk melihat detail dari disposisi masuk klik tombol detail disposisi pada kolom

    Action

    Pilih yang akan dilakukan dengan disposisi masuk. Pada halaman detail disposisi

    terdapat beberapa tombol yang fungsinya sebagai berikut :

    a) , digunakan untuk melihat halaman isi surat yang didisposisi.

    b) , , digunakan untuk memilih jika akan mengerjakan sendiri

    disposisi yang masuk

    c) , digunakan untuk menginput laporan, jika memilih

    mengerjakan sendiri disposisi masuk.

    d) , digunakan untuk membuat disposisi kepada bawahan,

    contoh dari kepala seksi kepada staff.

    Pada pembuatan disposisi disesuaikan instruksi yang akan diberikan kepada staff

    dan pilih simpan.

  • Setelah tombol simpan dipilih akan muncul tombol kirim notifikasi, untuk

    memberitahukan notifikasi melalui sms dan email penerima disposisi.

    Surat Keluar

    Surat keluar di scan dan diregistrasi oleh operator surat, surat yang telah di registrasi akan masuk

    pada Data Surat Keluar.

    Cara Buat Surat Keluar

    Menu input surat keluar hanya terdapat pada operator surat

    1. Klik Input Surat Keluar pada menu surat Keluar dan akan tampil seperti pada gambar

  • 2. Isi semua data

    Tanggal Surat, diisi dengan cara memilih tanggal surat

    Kepada, diisi dengan cara pilih tujuan yang akan menerima surat

    No. Surat, Diisi sesuai dengan registrasi Nomor surat yang dikeluarkan

    Kategori surat, memilih klasifikasi kategori dari jenis surat yang akan dikeluarkan

    Perihal, Diisi dengan perihal surat keluar

    Catatan, diisi untuk menambahkan catatan surat keluar

    Lampiran, pada kolom lampiran diisikan dengan file dokumen yang telah disiapkan

    dengan format file *.pdf atau *.Jpeg

    Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan surat keluar yang telah diisi.

  • Cara Memilih Surat Keluar

    Semua surat yang telah disimpan akan masuk ke dalam menu data surat keluar

    Untuk melihat detail pada surat keluar silahkan klik tombol detail pada kolom Action.

    Klik tombol preview lampiran untuk melihat isi surat keluar yang telah discan.

    Arsip Surat

    Menu Arsip surat digunakan untuk melihat Arsip dari Surat Masuk dan Surat masuk, pengguna dapat

    memasukan nomor surat pada kolom search untuk mendapatkan surat yang akan dicari.

  • Klik tombol lampiran surat untuk melihat isi surat yang telah discan.

    Statistik Surat

    Untuk memantau statistik dari setiap surat masuk dan surat keluar yang telah diregistrai oleh

    operator surat, pengguna dapat masuk ke menu statistik surat untuk melihat jumlah dari setiap

    surat masuk dan surat keluar setiap bulannya dalam satu tahun.