PANDUAN PAS SMK - · PDF fileBAB 6 ENTRI DATA SISWA ... (Gbr Preview Sub Menu Aplikasi PAS...

Oleh: M. Syahril F. dan Exada Aprila F.

PANDUAN PAS SMK VERSI 1.6.0

TAHUN 2012

PANDUAN PAS SMK 2012

Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah

Halaman 2 dari 62

DAFTAR ISI

BAB 1 INSTALLASI PAS SMK ............................................................................................................. 3

1.1 Persiapan Installasi .............................................................................................................................................. 3

A. Persiapan Hardware ......................................................................................................................................... 3

B. Persiapan Software ........................................................................................................................................... 3

C. Installasi PAS SMK ............................................................................................................................................. 4

BAB 2 PENGENALAN DAN PENGOPERASIAN ............................................................................ 11

2.1 Menjalankan modul PAS SMK....................................................................................................................... 11

BAB 3 PERSIAPAN PENGENTRIAN DATA .................................................................................. 17

3.1 Mengenal Jenis dan Karakter Data ............................................................................................................ 17

3.2 Methode Pengisian Data ................................................................................................................................. 18

3.3 Penyiapan Data Awal ....................................................................................................................................... 19

BAB 4 ENTRI DATA IDENTITAS SEKOLAH ................................................................................ 20

4.1 Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah.............................................................................. 24

4.2 Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Sekolah .................................................................................................. 26

4.3 Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah ............................................................................................................. 28

4.4 Sub Modul (2.7) Lokasi Peta ...................................................................................................... 33

BAB 5 ENTRI DATA GURU DAN PEGAWAI ................................................................................. 38

BAB 6 ENTRI DATA SISWA ............................................................................................................ 54

BAB 7 ENTRI DATA KESISWAAN ................................................................................................. 58

BAB 8 PERUBAHAN ROMBEL (KENAIKAN KELAS) ................................................................. 60



Halaman 3 dari 62

BAB 1

INSTALLASI PAS SMK

APLIKASI PAS-SMK

1.1. PERSIAPAN INSTALASI

A. Persiapan Hardware

Pada dasarnya PAS bisa dijalankan hanya dengan spesifikasi komputer yang minimum, tapi

tentunya semakin tinggi spesifikasi dari komputer yang dipakai akan semakin baik. Apabila

Sekolah bermaksud akan menginstall PAS dalam jaringan LAN maupun Intranet di Sekolah

maka spesifikasi komputer yang akan difungsikan sebagai server juga harus menunjang.

Di bawah ini contoh spesifikasi komputer server untuk Jaringan LAN :

- Processor : Intel Pentium IV

- Harddisk : 80 GB

- RAM (Memory) : 1 GB

- CD Room Drive

B. Persiapan Software

Installer PAS SMK dan Untuk menjalankan aplikasi PAS SMK diperlukan beberapa

perangkat lunak yaitu Sistem Operasi Windows XP, atau 7.



Halaman 4 dari 62

C. Installasi PAS SMK

Jalankan Setup Installer PAS SMK.

Home installer PAS SMK, Klik Lanjut untuk melanjutkan.



Halaman 5 dari 62

Pada Informasi terdapat informasi seputar perubahan yang dilakukan.

Klik Rambah untuk memilih disk drive yang akan di install, untuk default pada

C:\PAS SMK



Halaman 6 dari 62

Rambah Disk drive

Default direktori installasi, klik Lanjut

Pastikan Untuk kapasitas Harddisk melebihi dari yang di anjurkan.



Halaman 7 dari 62

Apabila sebelumnya sudah pernah install maka akan tampil seperti dibawah ini.

Uninstall/hapus folder PAS SMK terlebih dahulu, atau Klik yes

Membuat shortcut di start menu, Lanjut



Halaman 8 dari 62

Membuat shortcut di desktop, Lanjut

Persiapan selesai, klik install.



Halaman 9 dari 62

Proses installasi sedang berjalan

Tunggu sampai Finalisasi Selesai.



Halaman 10 dari 62

Pilih restart dan klik selesai, maka pc akan restart, PAS SMK dan SI INTEGRATOR

siap digunakan.

Shortcut pada desktop

Shortcut PAKET APLIKASI

SEKOLAH SMK

Shortcut SI Integrator

SMK

Shortcut Panduan PAS SMK



Halaman 11 dari 62

BAB 2

PENGENALAN DAN PENGOPERASIAN

APLIKASI PAS-SMK

2.1 Menjalankan Modul PAS SMK

Untuk membuka modul Aplikasi PAS SMK bukalah Shortcut PAS SMK di desktop atau

terlebih dahulu buka browser (Mozilla, Opera, dll) Lalu pada address bar ketikan url

berikut :

http ://localhost:5773/passmk, sehingga muncul page login.

(Gbr. Page login aplikasi PAS SMK)

Utamanya aplikasi PAS SMK ini mempunyai 5 level user akses yaitu admin, kurikulum,

kesiswaan, tu, dan guru. Yang dimana masing-masing level mempunyai hak akses

yang berbeda. Untuk login ke aplikasi masukan username dan password lalu klik

tombol “Masuk ke aplikasi”

Password

Nama User



Halaman 12 dari 62

Adapun default username dan password yang telah disediakan adalah :

Username Password

usersmk rahasia

Jika sukses login, selanjutnya pilih Tahun Ajaran dan Semeseter sesuai yang

diinginkan atau yang berlaku lalu klik tombol “OK”.

(Gbr. pemilihan “Masa Ajaran”)

Setelah berhasil login, Anda akan berada pada page home dari aplikasi PAS SMK.

(Gbr. page home aplikasi PAS SMK)

Menu utama aplikasi

PAS SMK

Header Identitas

Sekolah

Panel Kiri

Panel Kanan

Content Isi Aplikasi PAS SMK



Halaman 13 dari 62

Keterangan :

Header Identitas Sekolah, terdiri dari logo, nama dan alamat sekolah. Informasi

yang terlapat pada layout Header Indentitas Sekolah disesuaikan dengan data

indentitas sekolah yang terisi.

Menu utama aplikasi PAS, PAS SMK terdiri dari 3 menu utama yaitu Menu,

Pengaturan dan Akun. Untuk membuka Sub Menu klik pada Menu Utama :

(Gbr Preview Sub Menu Aplikasi PAS SMK)

Manipulasi Data 1

Untuk melakukan manipulasi data yang terdiri dari Tambah data, Edit data, dan

Hapus data. Caranya adalah dijabarkan sebagai berikut :

o Tambah data, Untuk mengisi data. Klik icon tambah data, kemudian

form input akan menjadi kosong. Entrikan data pada form yang tersedia,

pastikan semua field berwarna merah telah terisi data, kemudian Klik

icon simpan data untuk melakukan penyimpanan field ke database.

o Edit data, pada form yang fieldnya telah terisi data. Ubah field-field

tersebut dengan data-data yang sesuai pastikan field berwarna merah

tetap terisi. Setelah itu Klik icon simpan edit.

o Hapus data, pada form yang fieldnya telah terisi data, klik tombol hapus

data. Muncul dialog pesan sukses dihapus.



Halaman 14 dari 62

(Gbr. Konfirm sukses hapus data)

Manipulasi Data 2

Manipulasi Data tipe ke dua, ini berlaku pada frame bawah.

Rumus umum dan contohnya sebagai berikut :

o Tambah data, Untuk mengisi data. Klik icon tambah data, kemudian

akan muncul dialog isi form. Entrikan data pada form yang tersedia,

pastikan semua field berwarna merah telah terisi data, kemudian Klik

tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan field ke database.

Frame Atas

Frame Bawah



Halaman 15 dari 62

( Contoh Form Dialog )

o Edit data, pada list form diframe bawah. Klik link [Edit]/[Lihat], akan

muncul dialog form dengan form yang fieldnya telah terisi data. Ubah

field-field tersebut dengan data-data yang sesuai pastikan field berwarna

merah tetap terisi. Setelah itu Klik tombol Simpan untuk melakukan

pengeditan .

(Contoh Datalist Form)

o Hapus data, pada list form diframe bawah. Klik link [Hapus] untuk

melakukan penghapusan data. Muncul dialog pesan sukses dihapus.



Halaman 16 dari 62

Toolbar Aplikasi PAS SMK

Agar proses mengisi data berjalan lancer, pelajari menu toolbar aplikasi PAS

SMK :

First, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke awal posisi.

Previous, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi

ke record sebelumnya.

Next, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke

record selanjutnya.

Last, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke posisi akhir.

Refresh, icon , berfungsi untuk merefresh data agar diload secara benar.

Tambah Data, icon , berfungsi untuk mengosongkan form

agar kemudian form tersebut fieldnya diisi.

Simpan Data, Icon , berfungsi untuk menyimpan data ke

database dari form field yang terisi.

Edit Simpan, Icon , berfungsi untuk menyimpan data yang

diedit pada record yang aktif.

Hapus Data, Icon , berfungsi untuk menghapus data pada

record yang aktif.

Find, Icon , berfungsi mempercepat pencarian data berdasarkan criteria

yang diinginkan.



Halaman 17 dari 62

BAB 3

PERSIAPAN PENGENTRIAN DATA

APLIKASI PAS-SMK

3.1 Mengenal Jenis dan Karakter Data

Secara garis besar data-data di dalam PAS teridiri dari tiga jenis yaitu :

Data Referensi

Data Referensi dalam system ini adalah data-data yang akan mendukung data

master. Data Referensi merupakan data yang dinamis dayang dapat diubah atau

diganti. Yang termasuk Data Referensi adalah Data Administrasi Sekolah,

Referensi Tingkat Sekolah, Referensi Periodikal.

Data Referensi karakter pengisiannya dapat bolah-bali, artinya ketika kita

sedang berada ditengah atau diakhir sebuah Tahun Ajaran kemudian data

referensi yang kita butuhkan belum tersedia maka kita dapat kembali ke menu

awal referensi untuk menambahkan. Dalam membangun Database PAS, Data

Referensi inilah yang pertama kali harus diisikan.

Data Master

Data Master adalah Data pokok didialam system ini. Data Master terdiri dari

Data Kepegawaian, Data Kesiswaan, Data Kurikulum.

Data Master karakter pengisiannya harus runut, artinya harus sudah ada data

acuannya (data Referensinya sudah diisi). Maka Data master ini urutan

pengisiannya setelah Data Referensi selesai diisikan.

Data Transaksional



Halaman 18 dari 62

Data Transaksional adalah data pencatatan transaksi akademik yang berjalan

ketika PAS sudah operasional. Data Transaksional mengacu pada Data Master

dan Data Referensi. Data Transaksional meliputi Data perpindahan siswa, Data

perilaku Siswa, Data Pembayaran Siswa, Data Nilai Siswa, dll.

Data Transaksional karakter pengisiannya juga harus runut, artinya sudah ada

acuan data Referensinya dan juga Data Masternya. Misalnya untuk dapat mengisi

Data Nilai Siswa, maka data Referensi Hari Belajar, Jadwal Pelajaran, Penugasan

Guru Mengajar sudah harus diisi, kemudian Data Master berupa Data Guru dan

Data Siswa juga harus sudah diisi. Jadi Data Transaksional dapat diisi setelah

Data Referensi dan Data Master sudah diisi.

Catatan :

Urutan pengisian Database PAS adalah mengisi Data Referensi dilanjutkan Data

Master kemudian Data Transaksional. Pelanggaran terhadap urutan pengisian

data seperti yang dijelaskan diatas dapat menyebabkan Kesalahan Operasional,

sehingga system tidak berjalan/ error.

3.2 Methode Pengisian Data

Secara teknis pengisian dta ke dalam Database PAS SMK dapat digolongkan kedalam

tiga cara :

1. Entri Manual

Data di entri satu persatu langsung ke aplikasi. Dengan cara ini dibutuhkan

waktu yang cukup lama.

2. Impor Data

Data dimasukan ke dalam Database melalui fasilitas impor data. Dengan fasilitas

ini proses memasukan data menjadi lebih cepat.



Halaman 19 dari 62

3. Gabungan Entri Manual dan Impor Data

Sebagian data dientri manual sebagian lagi di impor. Data juga memanfaatkan

jaringan LAN (Local Area Network) jika PAS sudah diinstall dalam jaringan yang

terdiri dari Server dan beberapa Client. Beberapa computer Client dapat

mengentri data secara bersamaan dengen syarat bekerja pada tahap yang sama.

Contohnya ketika mengisi data siswa dapat bagi tugas. Missal Client 1 mengentri

data siswa X 1, Client 2 mengentri data siswa X 2 dan seterusnya. Tidak

dibenarkan jika beberapa computer Client bekerja bersamaan tetapi

mengerjakan modul yang berlainan, contoh Client 1 mengentri data referensi

kemudian client 2 mengentri data siswa. Hal ini akan menyebabkan kesalahan

operasional karena data yang masuk ke dalam Database tidak sesuai dengan

uturan pengentrian data.

3.3 Penyiapan Data Awal

Data-data awal sebaiknya sudah diatur sedemikian rupa disesuaikan dengan yang

dikehendaki, contohnya data kepegawaian sudah diurutkan dari Kepala Sekolah

kemudian diteruskan Guru berdasarkan golongannya, kemudian data-data siswa

sudah dibagi dan dikelompokkan berdasarkan rombelnya dan seterusnya. Apabila

ada data-data yang kurang lengkap atau datanya belum tersedia maka segera

dilengkapi, misalnya data alamat atau tanggal lahir yang belum lengkap, golongan

darah yang belum ada, dll. Pengaturan data diawal ini dilakukan sebab jika data

sudah masuk ke dalam database pengaturannya akan lebih sulit.

Data yang besar seperti data kepegawaian dan data kesiswaan akan sangat

membantu jika tersedia data digital (excel), jadi dapat memanfaatkan fasilitas impor

data (akan dibahas lebih lanjut di impor data).



Halaman 20 dari 62

BAB 4

ENTRI DATA UNTUK CETAK E-FOURMULIR SEKOLAH

APLIKASI PAS-SMK

Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Sekolah.

1. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.1) Umum > (1.1.1.7)

Bidang Studi Keahlian

Modul ini berhubungan dengan rombel dan kejuruan sekolah SMK


Program Studi Keahlian

Modul ini berhubungan dengan rombel dan kejuruan sekolah SMK. Untuk

melakukan penambahan atau mengedit data, pada frame atas klik link Lihat.

Secara otomatis frame bawah akan menyesuaikan datanya.

Keterangan :

Untuk memanipulasi Data, Buka Bab 2 > Manipulasi Data

1 Untuk melakukan Tambah, Edit, Hapus Data.



Halaman 21 dari 62


Kompetensi Keahlian

Modul ini berhubungan dengan rombel dan kejuruan sekolah SMK

Keterangan :



Keterangan :





Halaman 22 dari 62

4. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.2) Administrasi

Sekolah > (1.1.2.8) Jenis Ruangan

Modul ini berhubungan dengan Modul Fasilitas Sekolah > Tab Ruangan Sekolah .


Sekolah > (1.1.2.10) Perlengkapan Sekolah

Modul ini berhubungan dengan Modul Fasilitas Sekolah > Tab Perlengkapan

Sekolah/ Tab Perlengkapan KBM.

Keterangan :





Halaman 23 dari 62

Untuk menentukan perlengkapan Sekolah/Perlengkapan KBM bisa dibedakan

dengan cara menceklist checkbox KBM.


Sekolah > (1.1.2.11) Jenis Buku Pegangan

Modul ini berhubungan dengan Modul Fasilitas Sekolah > Tab Buku Sekolah.

Keterangan :



Keterangan :





Halaman 24 dari 62

ENTRI DATA ADMINISTRASI SEKOLAH

APLIKASI PAS-SMK

Berikut akan diuraikan urutan/alur pengisian data dalam membangaun Database

PAS. Pengisian Data dimulai dari data Administrasi Sekolah, silahkan dibuka modul

PAS no. (02) Administrasi Sekolah. Klik modul (02). Administrasi Sekolah dibawah

sub menu utama. Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan Administrasi

Sekolah.

(Gbr. Tampilan Sub Modul 02 Administrasi Sekolah)

4.1 Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah

Klik pada Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah, akan ditampilkan

data-data Identitas Sekolah. Bagi Sekolah yang sudah terdaftar, maka data

Identitas Sekolah otomatis sudah terisi, tinggal melengkapi dan/atau

mengkoreksi data-data yang ada disesuaikan dengan data di Sekolah.

Sedangkan bagi sekolah yang belum terdaftar, maka data Sekolah masih kosong

dan harus mulai dengan mengisikan data Identitas Sekolah yang baru.



Halaman 25 dari 62

(Gbr. Form Pembentukan Identitas Sekolah)

Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, entrikan data-

data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field dengan tulisan

berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk melakukan

penyimpanan.

Sedangkan untuk data sekolah dengan kondisi field telah terisi, ubahlah data-

data yang terisi yang ditidak sesuai, kemudian klik tombol Edit SImpan untuk

mengubah dan menyimpan data tersebut.

4.1.1 SK Negeri / SK Swasta

Setelah data sekolah terisi, teruskan pengisian data mengenai SK Negeri / SK

Swasta yang berada di kolom bawah atau kolom tab. Klik salah satu tab SK

Negeri/SK Swasta (disesuaikan dengan SK sekolah) lalu klik tombol Tambah

Data.

Kolom Tab



Halaman 26 dari 62

(Gbr. Pembentukan Identitas Sekolah >> SK Negeri)

(Gbr. Pembentukan Identitas Sekolah >> SK Swasta)

Entrikan data yang sesuai pada dialog form yang muncul, setelah itu klik tombol

Simpan.

4.2 Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah

Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah, pada sub modul ini sekolah

diminta untuk mengisikan data mengenai kegiatan sekolah dan saldo awal

sekolah. Tidak difungsikan untuk melakukan perubahan Identitas Sekolah,

karena sudah terkordinir pada Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah.



Halaman 27 dari 62

4.2.1 Kegiatan Sekolah

Diisi dengan agenda kegiatan yang diselenggarakan oleh Sekolah yang

bersifat terbuka baik untuk sekolah lai atau masayarakat umum.

Misalnya penyelenggaraan Praktek Kerja Industri , Seminar Terbuka,

Perlombaan Olahraga, Workshop, dll. Caranya : klik tab Kegiatan

Sekolah lalu klik tambah data.

(Gbr. Pemeliharaan Identitas Sekolah >> Kegiatan Sekolah)

Entrikan kegiatan sekolah pada dialog form yang muncul setelah itu klik

tombol Simpan.

(Gbr. List hasil input kegiatan sekolah)

4.2.2 Saldo Awal Sekolah

Diisi dengan data saldo awal keuangan sekolah pada awal Tahun Ajaran

berjalan, (Jika PAS diinstall pada Tahun Ajaran 2011/2012, maka yang

diisikan adalah saldo awal pada bulan juli 2011). Saldo Awal ini hanya



Halaman 28 dari 62

perlu sekali mengisi, karena saldo awal untuk Tahun Ajaran selanjutnya

secara system akan terisi dengan sendirinya dengan fungsi dari Tutup

Anggaran.

(Gbr. Saldo Awal Sekolah)

4.2.3 Rekening Bank Sekolah

Diisi dengan data Rekening Bank Sekolah. Diisi mulai dari Nama Bank, No

Rekening dan Atas Nama.

(Gbr. Rekening Bank Sekolah)

4.3 Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah

Klik pada Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah. Fasilitas Sekolah yang dimaksud

adalah seluruh sarana dan prasarana yang dimilik Sekolah. Terdiri dari Properti

Sekolah, Perlengkapan Sekolah, Perlengkapan KBM, Ruangan Sekolah,

Pemakaian Listrik, Buku, Alat Pendidikan.

Catatan :

Di Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah terdapat beberapa tab mengenai

point fasilitas sekolah yang harus diisi. Cara mengisi point-point tersebut

adalah : Klik tab yang fieldnya ingin diisi, sebagai contoh tab Properti

Sekolah lalu klik tombol tambah data. Akan muncul dialog form isi.



Halaman 29 dari 62

(Gbr. Fasilitas Sekolah >> Properti Sekolah)

Isi field yang tersedia terutama field dengan warna text merah setelah itu

klik tombol Simpan. Untuk mengubah data, pada datalist klik link Edit

lalu akan muncul dialog form isi, ubahlah dengan data yang sesuai lalu

klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.

(Gbr. Datalist Tab Properti Sekolah)

Sedangkan untuk menghapusnya cukup dengan mengklik link Hapus

pada datalist tersebut. Cara ini berlaku untuk semua tab.

4.3.1 Properti Sekolah

Diisi dengan data penggunaan lahan sekolah, seperti penggunaan lahan

untuk bangunan sekolah, halaman/taman, lapangan olah raga dan

lainnya.



Halaman 30 dari 62

(Gbr. Datalist Tab Properti Sekolah)

4.3.2 Perlengkapan Sekolah

Diisi dengan data sarana/perlengkapan sekolah secara umum.

(Gbr. Datalist Tab Perlengkapan Sekolah)

4.3.3 Perlengkapan KBM

Diisi data sarana/perlengkapan untuk kegiatan belajar mengajar.

Terdapat perbedaan dimana perlengkapan akan digolongkan menjadi 2

yaitu perlengkapan sekolah dan perlengkapan KBM. Untuk

membedakannya dapat dicontohkan : computer di ruang TU adalah

perlengkapan sekolah sedangkan computer di Lab. Komputer adalah

perlengkapan KBM. Meja Guru di ruang guru adalah perlengkapan

sekolah sedangkan Meja Guru di Kelas adalah perlengkapan KBM.



Halaman 31 dari 62

(Gbr. Perlengkapan Kegiatan Belajar Mengajar “KBM”)

4.3.4 Ruangan Sekolah

Data Ruangan Sekolah WAJIB UNTUK DIISI, utamanya ruangan

teori/kelas untuk seluruh rombel di sekolah. Prioritaskan mengisi data

ruangan yang dipakai sebagai ruang teori/kelas untuk seluruh rombel

dahulu baru jenis ruang yang lain. Data Ruang Teori/Kelas untuk seluruh

rombel akan dipakai sebagai data acuan ketika membuat rombel siswa.

(Gbr. Ruangan Sekolah)

Tab ini berhubungan dengan pembentukan rombel yang membutuhkan

kelas sebagai referensi utamanya.

4.3.5 Pemakaian Listrik

Diisi data mengenai teknis pemakaian listrik di Sekolah.



Halaman 32 dari 62

(Gbr. Pemakaian Listrik)

Hanya dapat diisi satu record karena berkaitan dengan Sub Modul (2.4.1)

cetak LISM Individu Sekolah bagian F Pemakaian Listrik hanya tersedia

satu pilihan sumber listrik .

4.3.6 Buku Sekolah

Diisi data mengenai koleksi Buku yang dimiliki sekolah.

(Gbr. Buku Sekolah)

4.3.7 Alat Pendidikan

Diisi data mengenai alat-alat pendidikan yang belum dimiliki oleh

sekolah

(Gbr. Alat Pendidikan).



Halaman 33 dari 62

4.4 Sub Modul (2.7) Lokasi Peta

Klik pada Sub Modul (2.7) Lokasi Peta Sekolah. Modul ini terintegrasi dengan

API dari googlemap. Sehingga untuk dapat menunjuk pada peta, computer

harus terkoneksi dengan internet. Namun jika tidak terkoneksi maka bisa diisi

pada textbox koordinat X dan koordinat Y.

Pada tahap ini, proses pengisian modul (02). Administrasi Sekolah menjadi

acuan pada output PAS berupa cetak E-formulir Identitas Sekolah di Sub Modul

(2.4) Formulir Sekolah (Rombongan Belajar menyusul). dan Output berupa data

grafik yang diperuntukan fasilitas sekolah.



Halaman 34 dari 62

(Gbr. Modul 02 Administrasi Sekolah beserta sub modulnya)

(Gbr. Contoh Hasil Cetak LISM)



Halaman 35 dari 62



Halaman 36 dari 62



Halaman 37 dari 62

(Gbr. Macam-macam Grafik Fasilitas Sekolah)



Halaman 38 dari 62

BAB 5

ENTRI DATA UNTUK CETAK E-FOURMULIR DATA PEGAWAI

APLIKASI PAS-SMK

Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Data Pegawai.


Kepegawian

Mulai dari modul (1.1.3.12) Fakultas , (1.1.3.13) Organisasi, (1.1.3.14)

Kesejahteraan, (1.1.3.15) Jenis Beasiswa, (1.1.3.16) Portofolio, (1.1.3.17) Bahasa

Keahlian, (1.1.3.18) Penyelenggara Bahasa, (1.1.3.19) Jenis Tunjangan.

Dimana modul-modul diatas akan berhubungan dengan Administrasi Kepegawaian.

ENTRI DATA KEPEGAWAIAN

APLIKASI PAS-SMK

Selanjutnya pengisian data-data kepegawaian, buka modul PAS (03). Administrasi

Kepegawaian.

(Gbr. Menu Sub Modul “03” Administrasi Kepegawaian)

Pegawai terdiri dari Guru (termasuk Kepala Sekolah) dan Tenaga Administrasi.

Aturlah data Kepegawaian terlebih dahulu, data disusun Kepala Sekolah yang

pertama baru guru yang lain. Demikian juga data Tenaga Administrasi, Kepala TU



Halaman 39 dari 62

yang pertama dientri. Pengaturan ini dimaksudkan agar cetak PAS untuk data

kepegawain sudah urut sesuai dengan yang dikehendaki.

Pengisian data kepegawaian ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan tiga cara :

a. Entri Manual

b. Impor Data

c. Gabungan Entri Manual dan Impor Data

Catatan :

Mengenai penjelasan atau maksud dari 3 cara diatas silahkan kembali baca BAB 3.

Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke dalam

database PAS disesuaikan dengan kondisi di sekolah.

Entri Manual Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal

1. Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru

Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan data awal >> (3.1.1) Data awal guru. Cara

pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru,

entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field

dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk

melakukan penyimpanan.

Sedangkan untuk melakukan pengeditan dengan kondisi field telah terisi, ubahlah

data-data yang terisi yang tidak sesuai, kemudian klik tombol Edit Simpan untuk


Entrikan Biodata Kepala Sekolah terlebih dahulu bari biodata Guru yang lain sesuai

urutan yang sudah dibuat. Setelah proses penyimpanan berhasil klik Tambah Data

lagi jika ingin menambahkan data baru.



Halaman 40 dari 62

(Gbr. Biodata Guru)

Setelah mengisi biodata utama, selanjutnya mengisi data-data pendukung Biodata

Guru yaitu Data Keluarga, Data Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat, Riwayat

Jabatan, Penataran dan Riwayat Mengajar.

a. Keluarga

Untuk mengisi data Keluarga. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik

tab Keluarga dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan

data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field

dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia.

Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.

Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist tab keluarga klik link edit, muncul

dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang

sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.

Untuk menghapus data, pada datalist tab keluarga kolom aksi klik link Hapus.



Halaman 41 dari 62

(Gbr. Keluarga Data Awal Guru)

b. Pendidikan Formal

Diisikan dengan riwayat pendidikan mulai dari pendidikan dasar sampai

pendidikan terakhir. Untuk mengisi data pendidikan formal. Caranya masuk ke

modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Pendidikan Formal dibawah, lalu Klik

tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form

dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-

data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk


Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form

dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik

tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.

Untuk menghapus data, pada datalist kolom aksi klik link Hapus.

(Gbr. Pendidikan Formal Data Awal Guru)



Halaman 42 dari 62

c. Riwayat Pangkat

Diisikan dengan riwayat pangkat guru, minimal diisikan pangkat terakhir. Untuk

mengisi data riwayat pangkat. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru.

Klik tab Riwayat Pangkat dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai

menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri

terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang

telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.





(Gbr. Riwayat Pangkat Data Awal Guru)

Setelah Riwayat Pangkat Guru diisi, maka Buku Induk Register Pegawai (3.3.2)

Identitas Guru dapat ditampilkan.



Halaman 43 dari 62

(Gbr. Buku Induk Register Pegawai)

Catatan :

Apabila Riwayat Pangkat belum diisi maka Sub Modul (3.3.2) Identitas Guru Tidak

dapat tampil.

d. Riwayat Jabatan

Minimal diisi dengan Riwayat Jabatan terakhir. Untuk mengisi data riwayat jabatan.

Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Riwayat Jabatan dibawah,

lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul

dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah.

entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan

untuk melakukan penyimpanan.



Halaman 44 dari 62





(Gbr. Riwayat Jabatan Data Awal Guru)

Jika Riwayat Jabatan Guru sudah diisi, maka Guru tersebut akan masuk dalam

Daftar Guru di (3.3.1) Daftar Guru.

(Gbr. Daftar Guru)

Catatan :

Daftar Riwayat Jabatan WAJIB untuk diisi, Guru yang riwayat jabatannya belum

diisi keberadaannya belum diakui oleh PAS SMK. Cetak Daftar Guru di Sub Modul

(3.3.1) Daftar Guru tidak tampil.

Untuk riwayat jabatan Kepala Sekolah, Jabatan Pegawai harus dipilih Kepala

Sekolah. Penetapan riwayat jabatan Kepala Sekolah berkaitan dengan

ditampilkannya identitas Kepala Sekolah di beberapa cetak laporan PAS, contohnya

di cetak LISM individu Sekolah (2.4) Cetak LISM.



Halaman 45 dari 62

e. Penataran

Diisi dengan data penataran yang pernah diikuti oleh Guru/Kepala Sekolah. Untuk

mengisi data penataran. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab

Penataran dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan

data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field

dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia.

Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.





(Gbr. Penataran Data Awal Guru)

f. Riwayat Mengajar

Diisi data riwayat mengajar dari Guru yang bersangkutan. Untuk mengisi data

Riwayat Mengajar. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab

Riwayat Mengajar dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai

menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri

terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang

telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.







Halaman 46 dari 62

(Gbr. Riwayat Mengajar Data Awal Guru)

Catatan :

Data-data Guru akan menjadi input untuk Sub Modul (1.3.1.5) Rombel, (1.3.2.1)

Penugasan Guru Mengajar, (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran. Juga data acuan untuk

laporan PAS : Cetak LISM (2.4), (2.4.2) Individu Guru, (2.5) Cetak Profil Sekolah),

(6.3.4) Cetak Rapot dan macam-macam laporan kepegawaian dalam sub modul

(3.3) Cetak Laporan Kepegawaian.

2. Sub Modul (3.1.2) Data Awal Tenaga Administrasi

Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan data awal >> (3.1.2) Data Awal Tenaga

Administrasi. Cara pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai

menambahkan data baru, entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah

tersedia. Terutama field dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik

tombol Simpan Data untuk melakukan penyimpanan.




Entrikan terlebih dahulu Biodata Kepala TU baru biodata Tenaga Administrasi yang

lain sesuai urutan yang sudah dibuat. Setelah proses penyimpanan berhasil klik

Tambah Data lagi jika ingin menambahkan data baru.



Halaman 47 dari 62

(Gbr. Biodata Tenaga Administrasi)

Untuk pengisian data di sub modul Keluarga, Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat,

Riwayat Jabatan dan Penataran untuk Tenaga Administrasi tata caranya sama

dengan pengisian di Data Awal Guru.

Catatan :

Data Tenaga Administrasi akan menjadi data acuan untuk laporan PAS : Cetak LISM

Sub Modul (2.4) Cetak LISM, (2.5) Cetak Profil Guru, dan macam-macam laporan

kepegawaian dalam sub modul (3.3) Cetak Laporan Kepegawaian.

Entri Manual Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk

Sub Modul (3.2.1) Guru Aktif

Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Guru. Tanda Checklist

menandakan Guru Aktif, Apabila ada Guru yang pension atau pindah maka status

keaktifannya yang di-non aktifkan. Caranya : klik menu (03) Administrasi

Kepegawaian >> Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk >> (3.2.1) Guru Aktif.

Hilangkan tanda checklist di kolom Aktif pada record Guru yang

pension/pindah, klik pada checkbox, setelah tanda checklist hilang >> klik

tombol Edit Simpan.



Halaman 48 dari 62

Jadi Guru yang pensiun atau pindah data-datanya masih tetap tersimpan / ada di

sub modul (3.1.1) Data Awal Guru, tetapi sudah tidak lagi akrif di system. Hal ini

ditandai dengan hilangnya data guru yang pensiun/pindah data daftar guru di

sub modul (3.1.1) Daftar Guru Aktif.

(Gbr. Guru Aktif)

Sub Modul (3.1.2) Tenaga Administrasi Aktif

Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Tenaga Administrasi. Tata cara

menon-aktifkan Tenaga Administrasi sama dengan menon-aktifkan Guru seperti

yang sudah dijelaskan diatas.

Entri Manual Sub Modul (3.1.2) Guru Portofolio atau (3.1.4) Staff Portofolio

Sub Modul (3.1.2)/(3.1.4) , dibedakan berdasarkan fungsi guru dan staff.



Halaman 49 dari 62

Isi tab mulai dari tab Karya Tulis, Pengembangan Profesi, Penghargaan,

Kesejahteraan dan Pelindungan, Beasiswa, Penulisan Buku, Studi Banding,

Diklat, Tes Bahasa, Info Tunjangan.

Sub Modul (3.3.8) Pegawai Pensiun

Pegawai yang status keaktifannya di non aktifkan, datanya akan masuk di sub

modul (3.3.8) Pegawai Pensiun

Catatan :

Data Guru yang tersimpan di dalam database PAS tidak dapat dihapus Perlakuan

Guru yang pensiun atau pindah statusnya di nonaktifkan. Guru dengan status

non aktif, data-datanya tetap ada Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru. Tetapi di

hapus dari daftar Guru di Sub Modul (3.3.1) Daftar Guru.

Sub Modul (3.4.1) Kebutuhan Guru

Berfungsi mencatat kebutuhan Guru per mata pelajaran. Caranya : klik Sub

Modul (3.4) Data Lain >> (3.4.1) Kebutuhan Guru >> klik tombol Tambah Data,

isi field yang tersedia dengan data yang sesuai. Setelah selesai mengisi klik

tombol Simpan Data.



Halaman 50 dari 62

(Gbr. Kebutuhan Guru)

Data yang diisikan di Sub Modul ini menjadi input Cetak Laporan Kepegawaian

di Sub Modul (3.3.7) Kebutuhan Guru

(Gbr. Laporan Kebutuhan Guru)

Output data kepegawaian dapat dilihat di Sub Modul (3.3) Cetak Laporan

Kepegawaian. Adapun beberapa laporan kepegawaian seperti berikut :



Halaman 51 dari 62

(Gbr. Sub Modul Cetak Laporan Kepegawain)



Halaman 52 dari 62



Halaman 53 dari 62

(Gbr. Macam-macam laporan kepegawaian)



Halaman 54 dari 62

BAB 6

ENTRI DATA UNTUK CETAK E-FOURMULIR DATA SISWA

APLIKASI PAS-SMK

Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Data Siswa.

Sub Modul (1.2.3.2) Sekolah Setingkat

Sub Modul ini berisi data SMA/SMK se-Kabupaten/Kota setempat. Data Sekolah

setingkat diperlukan sebagai data referensi ketika ada siswa yang pindah ke

SMA/SMK lain. Salah satu data yang dibutuhkan adalah record SMA/SMK tujuan

bagi siswa yang akan pindah dan record asal SMA/SMk bagi siswa pindahan.

Entrikan data sekolah setingkat yang se-kabupaten/kota setempat. Dengan cara

Klik tombol Tambah Data, isikan data pada field yang tersedia yang muncul

pada dialog form, pastikan field dengan warna merah terisi, klik tombol Simpan

untuk melakukan penyimpanan. Untuk mengedit data pada datalist klik link Edit

lalu ubahlah data yang muncul di field dialog yang muncul, klik tombol Simpan

untuk menyimpannya kembali. Sedangkan, untuk menghapus data didatalist klik

link Hapus.

(Gbr. Sekolah Setingkat)



Halaman 55 dari 62

Sub Modul ini berhubungan dengan biodata siswa pindahan di Sub Modul (5.2.1)

Data Siswa >> Data Pindah Sekolah.

Sub Modul (1.2.3.3) Penyakit

Diisi dengan macam-macam penyakit yang diderita oleh siswa. Data penyakit

adalah acuan data Riwayat sakit dari siswa sebagai kelengkapan Biodata Siswa.

(Gbr. Penyakit)

Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Riwayat Sakit.

Sub Modul (1.2.3.4) Hobi

Diisi dengan macam-macam jenis hobi dari siswa. Hobi siswa digolongkan

kedalam beberapa kelompok yaitu : Seni, Olah Raga, dan Organisasi. Cara

pengisian : klik link Lihat pada kelompok hoby yang diinginkan. Lalu pada tab

Referensi Hoby : Jenis Hoby klik tombol Tambah Data, isikan data pada field

yang tersedia yang muncul pada dialog form, pastikan field dengan warna merah

terisi, klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan. Untuk mengedit data

pada datalist klik link Edit lalu ubahlah data yang muncul di field dialog yang

muncul, klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali. Sedangkan, untuk

menghapus data didatalist klik link Hapus.



Halaman 56 dari 62

(Gbr. Hobi)

Apabila Hobi siswa tidak dapat dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi yang

sudah ada, maka dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi Lain-lain. Caranya : klik

link Lihat pada record Lain-lain >> Klik tombol Tambah Data pada tab

dibawahnya >> pada dialog form yang muncul isi semua field >> klik tombol

Simpan untuk menyimpan data.

Sub Modul ini berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >>

Hobi.

Sub Modul (1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua

Berisi data referensi untuk jenis profesi/pekerjaan orang tua siswa yang

dikelompokkan berdasarkan golongannya. Jenis pekerjaan yang belum ada

dapat ditambahkan di poin Lain-lain.



Halaman 57 dari 62

(Gbr. Pekerjaan Orang Tua)

Cara untuk menambahkannya : klik link Lihat pada record Lain-lain >> Klik

tombol Tambah Data pada tab dibawahnya >> pada dialog form yang muncul isi

semua field >> klik tombol Simpan untuk menyimpan data.

Sub Modul ini berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >>

Data Ayah/Ibu/Wali.

Catatan :

Data mengenai Penyakit, Hobi dan Pekerjaan Orang Tua adalah data pendukung

/ pelengkap Biodata Siswa dan Biodata Calon Siswa.



Halaman 58 dari 62

BAB 7

ENTRI DATA KESISWAAN

APLIKASI PAS-SMK

Selanjutnya pengisian data-data siwa, buka modul PAS (05). Administrasi Siswa dan

Alumni .

(Gbr. Menu Sub Modul “05” Administrasi Siswa dan Alumni)

Modul (05) Administrasi Siswa dan Alumni, mencakup data siswa maupun data

alumni sekolah. Siswa yang aktif, ataupun cuti/putus sekolah.

Pengisian data kesiswaan ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan tiga cara :

d. Entri Manual

e. Impor Data

f. Gabungan Entri Manual dan Impor Data

Catatan :

Mengenai penjelasan atau maksud dari 3 cara diatas silahkan kembali baca BAB 3.

Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke dalam

database PAS disesuaikan dengan kondisi di sekolah.

Entri Manual Sub Modul (5.1) Pembentukan Data Awal

3. Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru



Halaman 59 dari 62

Klik Sub Modul (5.1) Pembentukan data awal >> (5.1.1) Data awal siswa baru. Cara

pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru,

entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field

dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk





Setelah proses penyimpanan berhasil klik Tambah Data lagi jika ingin

menambahkan data baru.

(Gbr. Biodata SIswa)

Setelah mengisi biodata utama, selanjutnya mengisi data-data pendukung Biodata

Guru yaitu Data Keluarga (Ayah, Ibu, Wali) , Data STTB, Data Hobi Seni, Data Hobi

Olahraga, Data Hobi Organisasi, Data Hobi Lain dan Riwayat Sakit.

Untuk Melakukan transaksional data siswa cuti, siswa pindah sekolah, siswa putus

sekolah berada pada modul (5.2) Pemeliharaan Data Induk > (5.2.1) Data Siswa.



Halaman 60 dari 62

Untuk melihat cetak e-formulir data siswa bisa dilihat pada modul (5.3) Cetak

Laporan Siswa > (5.3.2) Buku Induk Siswa.

Untuk Saat Ini, Panduan Singkat PAS SMK dicukupkan. Perubahan sesuai dengan

pengembangan selanjutnya.



Halaman 61 dari 62

BAB 8

PERUBAHAN ROMBEL

APLIKASI PAS-SMK

Pada Modul Aplikasi PAS SMK “Perubahan Rombel” dapat digunakan juga sebagai

fungsi kenaikan kelas. Berada pada modul PAS – Administrasi Akademik. (6)

Administrasi Akademik >> (6.1) Transaksi Rutin Kesiswaan >> (6.1.5) Penentuan

Kelas Siswa Lama :

(Gbr.91. Modul Penentuan Kelas Siswa Lama)

Ada beberapa syarat, agar modul (6.15) ini berfungsi semestinya, yaitu :

Siswa mesti tercatat/pada proses penentuan jurusan pada modul (6.1.2)/(6.1.3)

Sebelumnya siswa mempunyai catatan pada modul (6.1.4)



Halaman 62 dari 62

Jika persyaratan diatas terpenuhi, maka Anda dapat membuka modul (6.1.5) Penentuan

Kelas Siswa Lama.

Saat module (6.1.5) terbuka, pada form filter pilih tingkat dan kompetensi keahlian

yang siswanya ingin dipindahkan rombel. Lalu klik tombol tampilkan diatasnya. Akan

muncul daftar siswa pada form penempatan kelas siswa lama.

Ubah keterangan rombel, pada record yang ingin diubah. Kemudian ceklist record

tersebut atau klik tombol “Berikan Semua Tanda” untuk menceklist All dan klik

tombol Edit Simpan untuk menyimpan perubahan.

PANDUAN PAS SMK - · PDF fileBAB 6 ENTRI DATA SISWA ... (Gbr Preview Sub Menu Aplikasi PAS...

Documents

Transcript of PANDUAN PAS SMK - · PDF fileBAB 6 ENTRI DATA SISWA ... (Gbr Preview Sub Menu Aplikasi PAS...