PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL DALAM SISTEM PENJAMINAN UTE UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA TABUN 2007

1111I Berkem bang menggapai mu tu

AS IL AN PE NDALI MUTLe

SP s UPI

a DEPARTEMLEN PENDIDEKAN NASIONAL UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

0.4aMoa SATUAN PENSAMINAN MUTT/

ICATA PENGANTAR

Kegiatan fasilitasi implementasipenjaminan mutu ke semua unit dasar di lingkunganUniyersitas Pendidikan Indonesia telahberlangsung dan i bulan Februari s.d. November 2007 dan mendapat respon beragam yang sonata substantif bermuara pada bagaimanamengimplementasikan penjaminan mum sehingga targetmutu yang telah ditetapkan unit dasar dapat tercapai.

Karma itu, Satuan Penjaminan Mum UPI bermaksud melakukan monitoring daneyaluasi internal sebagaibahan mengevaluasi kegiatan dan program penjaminan mutu di lingicungan masing-masing unit dengan menugasi anggotaSPM ke sedan unit dasar. Anggota tersebut berkedudukan sebagaimitra bagi Satuan Kendall Muni (SKM) dan Gugus Kendall Mutu (GKM)serla sebagaimitramendiskusikan berbagaipersoalan yang muncul selama implementasi penjaminan mutu, selain itu juga sebagai bahan informasi yang balk bagi atasan, supervisor maupunstakeholders.

Untuk memperlancar kegiatan di atas, disusunlah Panduan Monitoring danEraluasi Internal dalam Sistem Penjaminan Mutu UN yang diharapkan dapat memberilcan arah pada pencapaian tujuan. Dalam pralniknya, tennmaja berbagai persoalan yang muncul tidakdapat direspon oleh panduan ini, sehingga perlu didislcusikan bersarna dengan SKMdan anggotaSPNI lainnya.

Alchimya, kami menghimbau selumh anggota SPM, SKM, dan GKM untuk mengimplementasikan panduan yang telah disusun secara konselcwen, berkesinambungan, dan penuh rasa tanggungjawab.

Bandung, Dusember 2007 Satuan PenjaminanMutu UPI Ketua

'40 4-4 _52

Prof Dr. H. Abdul Azis Wahab, MA, NIPA30321112

DAFTAR IS!

KATAPENGANTAR DAFTAR ISI

A.PENDAHULUAN Peng rtian Monevin 1 Tujuan Monevin 1 Tugas dan Fungsi 1 Frekuensi Komponen Monevin 5

B. IMPLEMENTASIMONITOR1NGDANEVALUASI INTERNAL DALAM SLSTFIVI PENIAMINANARTIU UPI 6 I. Rasional 6

Tujuan 6 Tug as Pokok 6 Langkah-Iangkah Monevin 7 Acuan 7

C IMPLEMENTASI MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL DALAM SLSTEM PENIAMINAN MUTUTINGICAT FAKULTAS 7 I. Tujuan 7

Ruang Linglcup 7 Daftar Pengtcekan 8

D. IMPLEMENTASIMONTTORING DAN EVALUASI INTERNAL DALAM SISTEM PENIAMINAN MUTUTINGICAT EIRDSAN 9

Titular' 9 Ruang Lingkup 9 Daftar Pengecekan 10

UI

E IMPLEMENTASI MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL DALAM SISTEM PENJAMINAN MUTU TINGKAT UNIT ICERJA NON AKADEMIK 10

Tujuan 10 Ruang Linkup 11 Daftar Pengecekan 11

F. PEMERIKSAAN 13 Latar Belakang 13 Pengertian 13 Fungi Pemeriksaan 13 Tujuan Pemerilcsaan 14 Ruang Lingkup PemerilcsaanAkadernik 14 Manual 15 Pelaksanaan Pemeriksaan 15

G.FORMAT PEMERIKSAAN 17 I. ladwal Pemeriksaan Tatman 18

ladwal Pelaksanaan Pemeriksaan 19 Lembar Pengamatan 20 Laporan Ketidalcsesuaian Pemeriksaan 21 Rekapitulasi Pelaksanaan Pemeriksaan Internal 22 Laporan Temuan Pemeliksaan Mum 23 Tindakan Korelctif 24 'UndalcanPencegaban 25 RincianRevisiDoloamen 26 Kuesioner Kepuasan Pelanggan 27 Format Monitoring 1mplementasi POE 28 Evaluasi Tinglcat Capaian Target Mutu 29 Rangkuman Pemeriksaan Mutu Internal 30

PUSTAKA ACUAN 31

iv

A.PENDAHULUAN

1. Pengertian Monevin

Monitoring dan Evaluasi Internal Institusi Perguruan Tinggi adalah observasi (observation) Pemeriksaan (Audit), Penilaian (assessment) dan Evaluasi (Evaluation) terhadap kinetja institusi, berkenaan dengan masukan, proses dan keluaran; dilakukan oleh institusi itu sendiri; dan hasilnya dimanfaatkan untukmengembangkan kebijakan sertamengambil keputusan dalarn rangka pengembangan dan perbaikan mum kinerja, keadaan, dan perangkat kependidikan institusi yangbersangkutan secara bericalanjutan. Monevin institusi merupakan upaya dasar dalam rangka manajemenmutupendidikan tinggi.

2. Thjuan Monevin

Untukmenjalin komunikasidengan kegiatan yang sedang berlangsung agar kegiatan itu tetap berada pada alur kemajuan atau rencana itu berada pada jalumya Untuk mengantisipasi kendala perencanaan yang dapat menirnbulkan Icetidakpastian Membuat semua atasan, supervisor, dan stakeholders mendapatkan inforniasi yang baik. Untuk dapat mengevaluasi kegiatan atau program mesh dilalcukan monitoring.

3. Tugas dan Fungsi

Kegiatan monitoring dan evaluasi internal terdiri atas empat komponen, yaitu observasi, pemeriksaan, assesmen dan evaluasi. Objek kegiatan ini mencalcup bidang akademik, sumber daya, infrastruktur, manajemen, dan keuangan, baik di tingkat universitas, fakultas, jurusan,

1

program studi, maupun unit-unit kerialainnya yang berada di lembaga

tersebut. Adapun tugas dan fungsikeempatkomponentersehut dalamtataran

standar produk dapat diuraikanseperti berikut.

a. Observasi Mengamati atau mencermari situasi clan bahan pemeriksaan. Observasi sangat sesuai dengan kondisi kegiatan organisasi, tingkah laku, dan interaksi dalamorganisasilipe-tipepengamatanini melipuri pengamatan berstruktur (dengan pedoman), pengamatan tidak berstruktur (tidak

menggunakanpedoman).

I,. Pemeriksaan Mengkaji kecukupan persyaratan dan sistem yang diinginkan dan diharuskan. Dalam melalcsanakantugas ini,Pemeriksaan iniberfungsi sebagai memeriksa ketepatan (adequac y Audit). Mengkaji kepatuhan atau kefektifanpersyaratan dan sistem yang diinginkan atau diharuskan.Dalam konteks iniP.merilcsaanberfungsi sebagai memeriksa kesesuaian atau compliance Audit (Harvey, L.,

2004-7), kesamaan, dan keselarasanpersyaratan dan sistem dengan standar, spe.rifikasi, atau kualifikasiprodukperguruan finggi.

e.Penilaian Mengkaji dan manual seberapa baik sasaran atau target rencana dan produk tersebutmemenuhi kepuasan konsumen (StakelwIders)

atau pihak yang dilayant Mengkaji apakah sasaran kinerja yang telah ditetapkan dapat

dipenuhi atau tidak? Adakah masalah, hambatan, dan penyimpangan dari sasaran atau

target pencapaian mum produk? Bagaimmakah produk.tersebut akan dikembangkan lagi?

2

d.Evaluasi Mani mbang, menilai, dan menentukan apakah produk yang

dihasillcan itu penting atau tidak punting, pantas atau tidak pantas, bagus atau tidak bagus, benar atau salah, sesuai atau menyimpang dari jal.ur yang benar, menarik, sukar, menggembiralcan, tidak rnenarik, bermanfaat, tidak diinginkan, efektif secarafungsional, membosankan,mahal, terlalu banyalc, terlalu sedikit, terlalu kompleks, pas, terlalu rumit, kacau, atau membahayakan.

Evaluasi rnemililci peran panting dalam beberapa ha]. Evaluasi berperan dalammembantu menunjulckan efektivitas perencanaan dan pelalcsanaan proses alcadernilc Evaluasimeninglcatkan keterlibatan dan rasa memiliki dad unsur-unsur yang ada dalam lembaga/institusi. Evaluasi memberikandasardan alasanuntuk mengkaji ulangdan memperhaildmisi dan tujuan program alcademiklembagaiinstitutsi.

KOMPONEN CAKUPAN SASARAN

Unlversitas

Falcultas

Jurusan

Prod!

CEvaluasl>

-t_

CPenilalan--).>

CPamern) saan —7>

Erbsetvasi

Proses Alcademik

Cumber dap

lnfrastruktur

Manajemen

Finansial

Gambar 1.1 Komponen monitoring danevaluasi internal (monevin)

3

Tugas dan fungsi keempat komponen monevin dalam tataran kegiatan atau aktivita.s dapat diuraikan seperti berikut.

a. Observasi Mengumpulkan data yang diperlukan datum rangka implementasi

sesuatu sildus tindakan perbaikan. Penerapan indikator—indikator yang relevan yang termanifestasikan

dalam bentuk tingkah laku. MenentUkan prosedur perekaman data yang paling soma). lintuk pemanfaatan data dalam analisis dan reflelcsk

b. Pemerilcsaan Kepatuhan terhadap program dan janji perlengkapan (provision)

Program dan perlengkapan sesuai dengan yang ditulis pada manual Manual, P013, dan format pengecelcan dijalankan

c.Penilainn I). Deteksi dini masalah, bambatan, dan penyimpangan pada proses

yang sedang berlangsung 2). Menyampaikan pesan kepada pimpinan dan penanggungjawab

kegiatan.

d. Evaktasi Menilai, danmenentukan apakah produkyang dihasilican itupenting

atau tidak penting, pantas atau tidak pantas, bagus atau tidakbagus,benar atau salah, sesuai atau menyimpang dad jalur yang benar

Tugas dan fungsi keempat komponen monevin dalam produk kegiatan dapat diuraikan genet') bedkut.

a. Observasi Mencatat yang dilihat dan dalengar bukan memberikan permatan. Observer sebaiknyajuga rnemberikan salinan catatan observam kepada

unit kerja yang diobservasi.

4

Pemeriksaan Memcnuhi, tidak memenuhi, perbaikan yang disyaratkan. Dipedukan koreksi berdasarkan pengamatan.

Penilaian Rekaman tentang baik tidaknya spesifikasi produk, proses, dan pemberian rekornendasi untuk dijadikanumpan batik atau saran lcepada pihak terkait.

Evaluasi Hash l Pemeriksaan dart asesmen dievaluasi untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan, reviu manajemen, tindakan koreksi, dan perbaikan mutu seem berkelanjutan.

4. Frekuensi Komponen Monitoring dun Embus' Internal

Observasi Pengamatan dilakukan sebelum dilakukan pemeriksaan, untuk menghilangkan ketegangan pegawai selama diobservasi, pada awal observasi dilakukan diskusi yang bersifatpositif.

Pemeriksaan Pemeriksaan dilakukan path awal periode atau sexual dengan usulan dari sistem yang ada; akhir periode yang ditentukan; tengahperiode atau sewaktu-waktu.

Penilaian Rutin atau sejaIan dengan proses dan program kegiatan yang dilakukan; tidak hams sekuensial, dapat berlangsung secara paraIel bergantung kegiatan, program, Iayanan.

5

Evaluasi Tergantung kebutuban baikdalam konteks basil pemerilcsaan maupun penilaian.

B. IMPLEMENTASI MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL DALAM SISTEM PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Rasional Untuk menjamin terla.ksananya proses penjaminan mutu universitas

pada setiap unit dasar diperlukan upaya monitoring dan evaluasi kegiatan penjaminan mum secara terencanadanberkesinambungan.UPayaku dapat dilakukan dengan pembentukan fim monitoring dan evaluasi yang melekat pada tugas SPM.

Tujuan Terlaksananyaprosas penjaminan mutu akademik internal secara efektif danefisien Terlaksananyapeningkatan mutu yang tenis menerus pada setiap unit dasar demi mewujudkan UPI sebagai universitas pelopor dan unggul.

Tugas Pokok Melakukan monitoring dan evaluasi implementasi upayapencapaian rencanamutu yang telah dimtapkan.setiap unit dasar. Memberikan dukungan dan motivasi terhadap setiap unit dasar mengenai pelaksanaan penjaminan mum oleh Satuan dan Gugus Kendall Mutu. Melaporkan kepadapimpinan universitas biladiperlukan tindalcan koreksi atas pelaksanaan penjaminan muti unit dasar tertentu.

6

4. Langkah-Langkah Monitoring dan Evaluasi Internal Perencanaan monitoring danevaluasi Pembentukan tim money Monitoring dokumen (rencanamutu,P0B, instrumenevaluasi, di!) Melakukan kunjunganlapangan Evaluasi hasilevaluasidokumendanlcunjunganlapangan

1. Menyarankan pelaksanaan tindakan perbaikan g. Melaporkan hash l money pada Ketua SPM

5. Acuan PP No. 6 Tahun 2004 tentang IJPIEHMEN HELTS 2003-2010DirJen DikTi KetetapanMWANo.12/MWAUPI2005tentang RENSTRAUPI KetetapanMWANo.15/MWAUP12006tentangAnggaranRumah Tangga

C. IMPLEMENTASI MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL DALAM SISTEM PENJAMINAN MUTU TINGICATFAICULTAS

1. Tujuan meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mum fakultas terhadap kebijakan, standar, peraturan, dan manual mutu UPI meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu fakultas terhadap kebijakan, standar, peraturan, dan manual prosedur Universitas.

2. Ruang Lingkup a. monad keberadaan organisasi penjaminan mutu di tinglcat

faloaltassesuai dengan manual mum, yaitsr. 1). Gust's Kendall Mum

7

Satuan Kendall Mutu Tim Monevin Fakultas

I,. meneliti 1).S tandar Mutu Faku I tas 2).Target Mutu Fakultas 3). PUB implementasi penjaminan mum internal di tingkatfakultas

c. meneliti pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu di tingkat fakultas

3. Daftar Pengecekan a. Implementasi sistempenjaminan mutu di tingkatfakultas.

I). SK pengangkatan penangungjawabpelaksanasistempenjaminan mum SK pengangkatan koordinater, sekertaris dan anggota gugus kendali mutu. Perumusan dan pengesahan kcbijakan dan standar fakultas Penyusunan target mum akademik dan POB implementasi pcnjaminan mutu akademik internal di tingkat fakultas Kesesuaian targetmuMdanPOB implementasi penjaminan mutu di tingkat fakultasdengan acuannya, yaitukebijakan universitas. SK pengangkatan tim Monevin Fakultas Penyusunan evaluasi did dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu SICM dan pelaporan ke dekan. Kendala untukmelaksanakan standar mutu fakultasdan manual prosedur mutu fakultas. Cam mengatasi kendala tersebut.

10).Memerilcsabutir standar mutufakultas yang belumdilaksanakan dan rencanapelalcsanaannya.

b. Implementasi sistem monitoring dan evaluasi internal di tingkat fakultas. I). SK pengangkatan tim monitoring clan evaluasi internal tingkat

tmiveisitas.

8

Pengkoordinasian monitoring dan evaluasi internal sistem penjaminan mytu tinglcat fakultas. Pembentulcan tim Monevin di tingkat fakultas oleh Dekan Percneanaan pelalcumaan monitoring dan evaluasi internal oleh tan Monevin di tingkat fakultas hersama timMonevinUniversitits Pelaksanaan monitoring dan evaluasi internal sesuai period° mutu oleh tim Monevin Pelaporan basil monitoring dan evaluasi kepada Tim Monevin Universitas dan dilanjudcan ke dekan Pelaksanaan laporan tindalcan koreksi sesuai dengan basi l monitoring dan evaluasi Pelaporan basil tindakan koreksi kepada rektor Rekomendasipeningkatan mutu di ting)cat fakultas

D. IMPLEMENTASI MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL DALAM SISTEM PENJAMINAN MUTU TINGKATJURUSAN

It. 'Num meneliti kepatuhaniketaatan penjaminan mum alcadernik internal tingkat jurusan terhadap standar mutu, manual mutu clan manual prosedur implementasi penjaminan mutu akactemik internal di tinglcat fakultas. meneliti kesesuaian arab dan pelalcsanaan penjaminanmututingkat jurusan terhadap standar mutu, manual mumclanmanual prosedur implementasipenjaminan mutu di tingkat falcultas.

c, meneliti kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang ditetaplcan oleh program studi.

2. RuangLingkup a. Menehti.

9

Spesifikasi program studi, temmsuk didalamnyakompetensi

lulusan. POB dan intruksi kmjaprogram smdi yangsesuai dengtm standar mutu, manual mutu,dan manual prosedut tingkat fakultas.

b. meneliti proses pelaksanaan sisterapenjarninan mum di lingkatjumsan meneliti penyempurnaan sistem penjaminan mum di tingkat jurusan secara berkelanjutan meneliti keberadaan dan kineda sister' penjaminan mum di

tinglcatjunisan

1 Daftar Pengecekan Kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi manual prosedur dan instruksi kerjaprogram studi SK pengangkatan SKM dan GKM dan Tim Monevin ditingkat

Jurusan Pemantauan danevaluasi proses pembelajaran semester oleh SKM clan Glad clan Tim Monevin ditingkat 'artisan Laporan rencana tindakan koreksi proses pembelajaran oleh SKM dan GICM dan Tim Monevin ditingkathrusan

E Pelaksanaan Peningkatan mull] proses pembelajaran oleh setiap dosen penanggung jawabmata kuliah

g. Laporan penilaian program studi dan kegiatan program studi dani SKM clan GKIVI dan Tim Monevin ditingkat Artisan.

E. IMPLEMENTA SI MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL DALAM SISTEM PENJAMINAN MUTU TINGKAT UNIT KERJA NON AKADEMIK

Tujuan a. menelidkepatuhanNetantatiPenjaminanmutuunitkedanonolca.demik

terhadapkebijakan, standar, peraturan, dan manual mutu UPI

10

b. menelitikesesuaian arab dan pelaksanaan penjaminanmutu unit keija non akademikterhadap kebijakan, standar, peraturan, dan manual prosedur Universitas.

2. Ruang Lingkup a. meneliti keberadaan organisasi penjaminan mum di tingkat unit

keija non akademik sesuai dengan manual mum, yaitu: Gugus Kendall Mutu Satuan ICendali Mum Tim Monevin unit kerja non akademik

b. menelid I). Standar Mutu unit kerja non akademik

Target Motu unit kerja non akademik POB implementasipenjaminanmutu internal di tingkatunit kerja non akademik

c. meneliti pelalcsanaan kegiatanpenjaminan mum di tingkat unit kerja non akademik.

3. Daftar Pengecekan a. Implementasi sistem penjaminan mum di tingkat unit kerja non

akademik I). SK pengangkatan penangungjawabpelaksanasisternpenjaminan

mum SK pengangkatan !coordinator, sekertaris dan anggota gugus kendalimutu. Perumusan danpengesalian Icebijakan dan standarunit kerja non akademik Penyusunan target mutu akademik dan POB implementasi penjaminan mutu akademik internal di tingkat unit kerja non akademik

I I

Kesesuaian targetmum dan POP implementasi penjaminan mutu di tingkat unit kerja non akademik dengan acuannya, yaitu kebijakanuniversitas. SKpengangkatan timMonevin olehDirektur/Kepala/Ketua unit kerja non akademik. Penyusunan evaluasi din danrencanatindaklanjutunbakceningkatan mutu SEM danpelaporan ke Direktur/ Kepala/Ketua. Kendala untuk melaksanakan standar mutu unit kerja non akademikdan manual prosedurmutu unit kerja non akademik.

9). Cara mengatasi kendalatersebut. 10).Memeriksabutir standar mutu unit kerja non akademik yang

belum dilaksanalcan danrencanapelaksanaannya.

b. Implementasi sistemmonitoringdan evaluasi internal di tingkatunit kerja non akademik. 1).SKpengangkatan tim monitoring dan evaluasi internal tingkat

universitas. 2).Pengkoordinasian monitoring dan evaluasi internal sistem

penjaminan mutu ringkat unit kerja non akademik. 3). Pembentukan timMonevin di tingkat unit keija non akademik

oleh DrickturiKepala/Ketua 4).Pereneanaan pelaksanaan monitoring danevaluasi internal oleh

tim. Monevin di tingkat unit kerja non akademik bersama tim Monevin Universitas Pelaksanaan monitoring dan evaluasi internal sesuaiperiodemutu olehtim Monevin Pelaporan hash monitoring clan evaluasi kepadaTirn Monevin Universitas dan dilanjutkan keDirelttur/Kepalar Ketua

7).Pelaksanaan laporan tindakan koreksi sesuai dengan hasil monitoring danevaluasi Pelaporan basil tindakan koreksi kepada rektor Rekomendasi peningkatanmutu di tingkatunitkeria non akhdemik

12

F. PEMERIKSAAN

I. Latar Belakang

S i stem penjaminan mum akademik memerlukan kegiatan

pemeriksaan sebagai komponen C pada rangkaian kegialan FOCA dalam setiap proses atau siklus peningkatan mum secara berkelanjutan.

Pengertian

Pemeriksaan merupakan upaya secara sistemik dan independen

terhadap kesesuaian antararencanadengan pelaksanaan dan pencapaian standar yang Eclat: ditetapkan.

Auditee (fl/en) merupalcan unit keda/unit dasar atau orang yang diperiksa.

Pemeriksa ialah orang yang memlliki kualifikasi untukmelakukan pemeriksaan

Pemeriksaan mum merupakan penilaian secara sistematis untuk menetapkan apakah suatu proses telatibedalan sesual dengan standar mum yang telah ditetapkan ataukab belum sesuai.

Pemeriksaan mum akademik merupakan kegiatan memeriksadan verifikasi secant independen terhadappelaksanaan proses akademik guna

mengetahui kesesuaian proses dengan standar mum yang telab ditetapkan sehinggaproses itu menghasilkan produk yang bermutu.

Fungsi Pemeriksaan

a. Fungsi akuntabilitas yang berkenaan dengan pemeriksaan dan verifikasi tentang:

kesesuaian rencana mum atau program dengan standar mutu di tingkatuniversitas, fakultas, jurusan, dan program studi.

kesesuaian rencana mum dengan POB atau manual manajemen Mal

menyusun laporan basil pemeriksaan dan data referensi yang digunakan

13

b. Fungsi peningkatan, yaitu memherikan umpan balik bagi unit-unit ketja yang diperiksa, sebingga unit itu memahami kondisi nyata tentang pelaksanaan program peningkatan mum yang dilakukannya, kemudian unit itu dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan kebijakan, prosedur, dan praktik penyelenggaraan akadennis di lingkungankerjanya

4. Tujuan Pemeriksaan Memeriksa kesesuaian antara komponen-komponen peningkatan mutu akademik dengan standar yang telah ditetapkan. Memeriksa basil proses pencapaian mum Menyiapkan sarana atau laporan kepada auditneesebagai landasan bagi perbaikan mum pada program multi selanjutnya. Membantu universitas,fakultas, jurusan, don program studi daiam mempersiapkan pemeriksaanekstemal.

5. Ruang Linglmp Pemeriksaan Akademik a. Pemeriksaan program pembelajaran, yang meliputh

I). Kelengkapan unsur pembelajaran seperti silabus, SAP, BAP, bahan ajar, presensi mahasiswa, manual praktilcum, contoh soak tugas mahasiswa, jadwal kuliah, jadwal pralctikum, jadwal bimbingan akademik Kesesuaian kompetensi penugasan staf, laboran, asisten praktikum Peraturan perkuliahan, tugas akhir, KKK, bimbingan dan konsultasi.

b. Pemeriksaan proses pembelajaran 1).kesesuaian antarajadwal dengan pelaksanaa.n kuliah, praktikum

(tamp muka, quis, UTS, UAS, dan penyerahan nilai akhir) 2).Kesesuajan jadwal bimbingan skripsi, akademik, KKN, sidang

skripsi,

14

3). Kesesuaian mated perkuliahan, silabus, BAR PR, soal ujian.

c. Pcmerilcsaan basil pembelajaran I). Nilai tugas, Quis, UAS,UTS,Nilai akhir,

Prasensi mahasiswa Kuesionermahasiswa

Manual Prosedur ini disusun untuk mengatur tata can melaksanakan

kegiatan Pemerilcsaan Internal. Prosedur ini digunakan untuk menjadwalkan, melaksanakan dan

melaporkan pemeriksaan serta penentuanpemerilcsa untuk kegiatan yang drialculcan pada semuaunitkeriamaupunsatuan tugas yang adadi bawahnya.

Adalah tan ggung jawab Wakil Manajemen Mutu untuk menjadwalkan, mengatur pelaksanaan dan melaporkan hasilpemeriksaan internal.

Adalah tanggungjawab tiap karyawan untuk berperan alctif dalam kegiatan Pemeriksaan internal, balk sebagai pemeriksa maupun sebagai yang diperiksa.

Pelaksanaan Pemeriksaan Pimpinan SPM clan SKIM menyusunIadwal Pemerilcsaan Tahunan

(Lampiran I) dan Jadwal Pelaksanaan Pemeriksaan (Lampiran 2) untuk pemeriksaan internal berdasarkan status dan pentingnya unit kerja atau kegiatannya

Dalarn jangka waktu setahun itu semua unit kerja/kegiatan hams pemah diperiksa dan pemeriksaan barns mencakup semua aspek bagian atau kegiatan itu.

Unit kerja/kegiatan yang diperiksa tidak boleh diperiksa oleh sescorang dari kalangan unit keria/Icegiatan itu.

Setiappemeriksa haruslah sesearang yang telah mendapatpelatihan dalam hal keterampikm memeriksa, tetapiia bolehditemanioleh seseorang

15

yang ahli dalam bidang ataukegiatan yang diperilcsa. Dapatjuga seorang pemeriksaditemani oleh seseorang yang memang dimaksudkan SPM/SICM untuk dapat dilatih lebih lanjut selaku pemeriksa. Dalam kedua kasus itu pendamping bukanlah pemeriksa dan tidak dapat bertindak selaku pernerilcsa.Semuapemerilcsaharusdinilai kompetensinyadan hams ditunjuk menggunalcansurat penugasan sebagai pemeriksa.

Setiappemeriksa, sebelum melaksanakan pemeriksaan, sebaiknya menyiapkan sebuati checklist untuk clipakai sebagai alat pemicu ingatan pada saat melaksanakan pemeriksaan. Scmua temuan dalampemeriksaan haruslahdicatat dalam Lembar Pengamatan (Lampiran 3), yang kemudian hams dikumpulkan olehpimpinan SPMJSICM sebagai salah sant rekaman pelaksanaanpemeriksaan.

Tiap ketidaksesuai an yang ditemukan dal= pelaksanaan Pemeriksaan hams dibuatkan laporannyarnenumt format yang tertera di Lampiran 4, Laporan Ketidaksesuaian Pemeriksaan, yang selalu hams disertai bukti yang dapat diverifikasi.

Pimpinan UnitKetja atau kogiatan yang diperilcsaharusmenanggapi laporan ketidaksesuaian itu dan menentukan, kalau dapat dilakulcannya sendiri, tindakan koreksi apayang akanditakukan danberapa lama tindakan koreksi terselesaikanjugabila dapatdilakulcan koreksi terhadappenyebab ketidalcsesuaian.

Apabila pimpinan unit keda atau kegiatan yang diperiksa tidak dapat menentukan sendiri, maka masalah tindakan koreksinya diangkat ke atas, Ice rapat koordinasi bulanan.

Jika tindakan koreksi dan kerangka waktupenyelesaiannya telah disepakati, Wakil Manajemen Mutu hams mengusahakan adanya pemeriksaan terhadap hasil tindakan koreksi tersebut.

Jika verifikasiini menunjukkanhasil yang negatif, dibuatkan laporan ketidaksesuaian lagi dengannomorlaporan yang sama disertai kociekhusus di belakangnya. Jika verifikasi ini menunjukkan basil yang positif, maka pimpinan SPM/SKM dapatmenutup laporan tersebut.

16

Jadwal, pelaksanaan,laparan, verifikasi pemeriksaan dirangkum dalam formulir seperti yang tertera dalam Rekapitulasi Pelaksanaan Pemeriksaan Internal (Lampiran 5).

G. FORMAT PEMERIKSAAN

Betilcutdisampaikan format pemeriksaan yang terdiri dari(1)Jadwal Pemerilcsaan Tahunan, (2) Jadwal Pelaksanaan Pemeriksaan, (3) Lembar Pengamatan, (4) Laporan Ketidaksesuaian Pemeriksaan, (5) Rekapitulasi Pelaksanaan Pemetilcsaan Internal, (6)LaporanTemuanPemerilcsaan Mum (7) Tindakan Korektif, (8) Tindakan Pencegahan, (9) Rincian Revisi Dokumen, (10) Kuesioner Kepuasan Pelanggan, (11)MonevImplementa.si PUB, (12) Evaluasi Tingkat Capaian Target Mutu, dan (13) Rangkuman Pemerilcsaan Mum Internal, Sebagai berikut:

17

FORMAT 1 JADWAL PEMERIKSAAN TAHUNAN

No Ilitit

Kerja Target Mutu

Bulan

1 2 3 4 . 5 • 6 7 8 9 10 1112

I.

2

3.

5

6

dst

Bandung 2007.

Kenm SPIM/SKM

18

FORMAT 2 JADWAL PELAKSANAAN PEMERIKSAAN

Proses/ kegiatan

- Pasal Standar

Unit Kerja

Wakil Pemenksa

Peale riksa

Hari/ Tanggal/

Waktu

Bandung 2007

Ketua SPMJSKM

19

FORMAT 3 LEMEAR PENGAMATAN

Bidang/Unit Kerja: Diternui:

UnStir No. Pengamatan Catataxt

Catatan Pemetiksa KTS : Ketidaksesuaian OK tidal( ada masalah (I) : untuk diperhatian

Bandung 2007

Ketua SPM/SKM

20

FORMAT 4 LAPORAN KETIDAKSESUAIAN PEMERIKSAAN

Unit kerja

Bidang kegiatan :

Pemerilcsa

No. :

Tgl. :

Auditee:

Pengamatan Pemeriksa :

Tandatangan Pemerilcsa: / Tgl Auditee: / Tgl Malan Koreksi :

Auditee : /Tgl. Paling lambat tgl: Akar penyebab ketidalcsesuaian:

Auditee: /Tgl Tindakan koreksi:

Auditee: /Tgl Tinjauan koreksi dan tindalcan koreksi:

Pemeriksa : /Tgl Komentar manajemen :

Tandatangan : /Tgl. :

21

FORMAT S REKAPITULASI PELAKSANAAN PEMERIKSAAN

kid No . Regis

anANk Am!.

Acuan

Standar

PemesUnsur dim

Tarugal Batas Status Pare

NI Puma- A u:Wee

rlksaan it *Gran iNaktis

Bandung 2007

Ketua SPMISKII

22

FORMAT 6 LAPORAN TEMUAN PEMERIKSAAN MUTU

Perin& Pentanes=

Tgl. Pemmiksaan

Unit Kerja

Kode Canavan

Klasifikasi Teinuan

Nama dan Paraf

Ifiernetiksa Nama dan Paraf Auditee

Tem= Unsur Terkait

Uraian Perbaikan

Tanggal Selesai Perbaikan

Nast! Verifikasi Tanggal Verifikasi

Paraf Perneriksa Sesuai

Tdic Sesuai

Tgl. Verifikasi

korai Auditee:

23

FORMAT 7 T1NDAKAN RORER=

Usulas Tindal= Korektif NO.

ICeadaan yang Nomor Laporan Rincian lain:

Produklitem Proses (Lampincan

memerlukan Tindakan Korektitl Kelidaksesuaim:

: .

laporart bila parla)

Tandalangan: Tanggal:

Haan penelitian/penyebab: (Lompirkan laporan lain yang sesuai)

Tindakan Korektif yang pada dilalculcan: Disetujuk

Tandatangan: Tanggal:

Ftineian Ramesh

Tandatangan: Tanggal:

Romer dokumen yang pain dimbah & rather: pembahannya:

Tindakan lain (pencegahan dab.)

Tandatangan: Tanggal:

Tinjauan tindakan korektif:

Tandatangan: Tanggal:

Tindakan Koreksi selesai.

Tandatangan: Taziggab

24

FORMAT 8 TINDAKAN PENCEGARAN

Mal data

Dilcumpulkan oleh

Diketahui

Tanggal

Analisa data oleh

Unit kerja

Diketahui

Hasil analisa

Tinjanan pada basil malls,' data Oleh Rekomendasi

Keputusan Manajemen: Perla/ tidak perlu tindakan pencegahan terjadinva ketidaksesuaian

Tindakan yang hams thambil : Diusulkan oleh SICM : Disetujni oleh Ketua Unit Dasar : Tinjauan tindakan pencegahan : Oleh : Dampak tindakan pencegahan :

Disetujui dan ditutup oleh SKM

25

FORMAT 9 RINCIAN REVISI

Revisi tanggal:

Tempat yang direvisi:

Sekarang berbunyi:

Semulw.

Bandung 2007 Pengendali dokumen,

NIP

26

FORMAT 10 KUISIONER ICEPUASAN PELANGGAN (MAHASISWA) TENTANG PROSES BFI AJAR MENGAIAR (PBM) DAN

FASILITAS DI UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Na PERNYATAAN

PENILAIAN Sangat Baik (4)

Balk

(3)

Cukop

(2)

kurang

(I)

1 Anda unmativasi selama melaksanakan lculmh di IBB

2 Anda m milild kesempatan untuk mennal pengajar

Anda memiliki kesempatan untuk rnengemukakan keluhan/saran seeva terbuka

4 Anda diberi kesempatan untuk berdiskusi selama di IceLss

5 Sikap pengajar terhadap Anda

6 Variasi coma sold atau kasus selama !noses belajar mengajar

7 Penyelesalan tugas-tugas yang dibenIcan selama proses belajax &fugal&

8 Tenaga administrasi & damn cokup naembantu auda dalam PEIMmengajar

9 Anda culcup puas dengan pengetahuan yang diperoleh selama belajat di UPI

10 Dengan bekal peugetahuan yang dipetolch , anda merasa siap untuk bekerja dan bersaing dengan lulusan d Permuan tinggi lainnya.

11 Anda memperoleh informasi mengenai bursa tenaga kerja dari bagian 1Cemahasiswaan BAAK

27

FORMAT II FORMAT MONITORING

IMPLEIVIENTASI PUB KEGIATAN

Mama SKM Tanggalfrahun Monitoring :

No. Nama Kogiatan Mama POB Masai& Rekomendasi 1.

3-

4.

5

6

7-

8.

9

10,

Ketua Unit Omar, Ketua SPM

28

FORMAT 12 EVALUASI TINGKAT PENCAPAIAN TARGET MUTU

Nama Stal Tauggal/Tahuu Evaluasi :

No. Name KeNatan

Target yang Dijanjskan

Tingkat Capstan GKNI Rekoznendasi

Ya Tidak

1.

3

4-

5.

6

7

8

9

10.

Ketua Unit Dasar, 'Cetus SPIV'

NIP

29

Unit Kerja

Nama Pemeriksa

Name amaze

Damen Terkait

Tgl. Temuan

FORMAT 13 RANGKUMAN PEMEREKSAAN MUTU INTERNAL

Ketua Unit Deur, Ketua SPM,

30

PUSTAKA ACUAN

Ditjen Dikti. 2003. Higher Education Long-term Strategy (Kerangka Pengembangan Pendidikan Tinggi Jangka Panjang) 2003 -2010. Ditjen Dikti-Depdilcnas, Jakarta.

Fandy Tjiptono danAnastasia Diana. 2001. Total Quality Management. Yogyakarta.

Harvey, L., 2004-7, Analytic Quality Glossary, Quality Research International, httrEwww.qualityresearchintemationaLcom/glossary/

last updated May 2007.

Ketetapan MWANo. 15/MWAUPI2006 tentangAnggaran RumahTangga

Peranwan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2004 tentang Penetapan Universitas Pendidikan Indonesia sebagaiBadanHulcumMilikNegara(BIDIN).

Universitas Pendidikan Indonesia. 2005. Rencana Strategis (Renstra) Universitas Pendidikan Indonerta2006-2010.

31