PANDUAN MENGGUNAKAN EMAIL

LUMAJANGKAB.GO.ID Penggunaan Webmail

Zimbra webmail adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh Zimbra

untuk mengakses email. Selain menggunakan webmail, email Zimbra juga dapat

diakses melalui email client seperti Thunderbird, Outlook, Outlook Express, Kmail,

Evolution dan lain-lain. Zimbra webmail dipilih karena memiliki fleksibilitas dan kemudahan akses, antara

lain bisa diakses dari berbagai lokasi komputer, dari berbagai browser dan dengan

berbagai model tampilan. Zimbra webmail juga lebih mudah dipakai karena kita

tidak perlu melakukan setting & konfigurasi dimasing-masing klien. Proses

pengelolaan email dan proses backup dapat lebih mudah karena data disatukan

disatu tempat dengan tetap mempertahankan perlindungan keamanan dan

kerahasiaan data.

Salah satu keunggulan utama dari webmail Zimbra adalah tampilannya

yang bagus dan professional. Bagi yang sudah terbiasa menggunakan Gmail atau

Yahoo Mail, tampilan Zimbra sangat mirip sehingga mudah digunakan. Berikut adalah cara menggunakan Zimbra Webmail untuk penggunaan email

sehari hari.

Cara penggunaan mencakup pengiriman dan penerimaan email termasuk

tips-tips dalam membalas, memforward, menambah attachment dan

menggunakan feature lain yang disertakan pada Zimbra.

Sebelum kita membuka halaman utama webmail lumajangkab.go.id, ada

beberapa hal yang mungkin tidak sama cara pembukaannya tergantung dari

browser yang digunakan. Disini akan dicontohkan kasus membuka halaman utama

webmail dengan menggunakan 4 browser terpopuler menurut survey beberapa

website di internet.

1. Mozilla Fireforox atau Firefox

Petunjuk seperti tampak pada gambar dibawah ini adalah apabila mengetikkan alamat webmail dengan menggunakan https, langkahnya adalah sebagai berikut

supaya untuk menampilkan halaman utama webmail. Berurutan sesuai pada

gambar. Untuk membuka webmail, anda bisa menggunakan https atau http secara

langsung diketikkan di address bar browser Firefox dengan penulisan lengkapnya adalah https://mail.lumajangkab.go.id.

Klik disini...

Klik disini...

Klik disini... 2. Google Chrome

Klik disini...

Klik disini...

3. Internet Explorer atau IE

Klik disini...

4. Opera

Klik disini...

Sebagaimana contoh di atas dengan menggunakan 4 (empat) browser terpopuler hasilnya

adalah sama yaitu akan keluar halaman utama webmail lumajangkab.go.id dengan tampilan seperti berikut:

1. Cek email masuk atau Inbox Setelah kita isikan username dan password kemudian klik Sign In akan

keluar halaman berikut :

Untuk cek email yang masuk, klik Inbox . Pada kolom

sebelah kanan tombol Inbox akan muncul daftar email yang telah masuk, baik

yang telah kita baca ataupun yang belum kita baca. Untuk melihat email tersebut

silahkan klik pada salah satu email yang masuk.

Secara default setiap 10 menit sekali email akan dicheck sehingga kita tidak perlu

selalu melakukan klik pada tombol ini. Gunakan tombol Inbox atau Refresh hanya

jika kita ingin mengecek email yang semestinya sudah masuk namun belum

masuk juga.

2. Membuat & Mengirim Email

Untuk membuat email, klik menu New Message sehingga

akan tampil seperti pada gambar dibawah ini :

Isikan data berikut : To : Alamat email yang dituju Cc : Alamat email yang ingin mendapatkan salinan email yang dikirimkan Bcc : Klik pada pilihan Show Bcc. Bcc merupakan singkatan dari Blind Carbon

Copy, artinya si penerima pada posisi To dan Cc tidak akan tahu kalau email

tersebut dikirimkan pada si bcc.

Contoh kasus : budi mengirim email ke (to) instansi@lumajangkab.go.id, di

cc-kan ke adm@lumajangkab.go.id dan di bcc ke boss@lumajangkab.go.id,

maka instansi akan menerima email sebagai penerima asli, adm akan

menerima email sebagai penerima email salinan atau tembusan sedangkan

boss akan menerima salinan email tanpa diketahui oleh instansi dan adm.

Bcc biasanya diperlukan jika ingin mengirim email kategori rahasia dan

antara penerima yang satu dengan penerima yang lain diharapkan tidak

tahu bahwa email yang sama dikirimkan kepada pihak lain. Subject : Ketikkan subyek dari email yang mencerminkan isi email. Hindari

penggunaan subyek email yang tidak jelas.

Untuk mengirim attachment, klik tombol Attach. Kemudian pilih file yang akan disertakan dalam

pengiriman email bisa berupa file word, excel atau file compressan seperti zip dan rar. Setelah

file dipilih, klik Open

Ketikkan isi email pada bagian isi dan setelah dipastikan benar, klik tombol Send. Beberapa catatan penting seputar etika pengiriman email : - Quota penyimpanan email tiap account email sebesar 5000 Mb (5 Gb), sehingga

diharapkan untuk melakukan cek email setiap hari untuk monitoring email dan juga quota

yang tersisa.

- Gunakan alamat email instansi untuk kepentingan instansi, jangan gunakan untuk kegiatan

yang dapat merugikan instansi (aktif di situs jejaring sosial, mengirim gambar yang tidak

patut, mengirim isu tidak benar, mengirim data yang tidak valid, mem-forward hoax atau

berita palsu, mengikuti milis yang tidak jelas dll). - Kirimkan attachment dalam jumlah yang sewajarnya. Pengiriman attachment

dalam ukuran besar dapat mengganggu trafik lalu lintas email di server.

- Tidak merespon spam email yang terdapat di folder Junk atau email yang tidak

berhubungan dengan kepentingan instansi. Spam email akan masuk ke folder Junk,

selanjutnya bisa langsung dihapus. Sedangkan untuk email yang tidak berhubungan

dengan kepentingan instansi, bisa langsung dihapus atau klik menu spam sehingga

alamat email tersebut otomatis akan ditandai sebagai spam email dan masuk ke folder

Junk bukan masuk ke folder Inbox .

- Folder Trash merupakan folder yang secara otomatis menyimpan email yang sudah

dihapus, baik yang berasal dari folder Inbox, Sent, Drafts maupun Junk, sehingga apabila

sudah menghapus email sebaiknya di cek juga folder Trash kemudian delete atau hapus

semua isinya agar tidak mengurangi quota penyimpanan email yang sudah diberikan.

- Jangan lupa klik Sign Out apabila keluar dari halaman web mail

3. Membalas Email

Untuk membalas email, gunakan tombol Reply yang terletak pada menu

disebelah kanan menu New Message.

Jika email ditujukan juga pada pihak lain (cc) gunakan tombol Reply All agar salinan balasan

email juga terkirim pada penerima lain tersebut.

4. Memforward Email

Memforward email artinya meneruskan email. Klik tombol Forward jika email

ingin diteruskan pada pihak lain. Isikan alamat email yang ingin dituju pada kolom isian To

dan Cc

5. Menghapus Email masuk

Terkadang karena keterbatan quota pada mailbox bisa terjadi kondisi full quota sehingga kita

tidak bisa menerima email masuk lagi. Untuk mengatasi hal demikian kita perlu menghapus

beberapa inbox guna mengurangi isi quota mailbox yang penuh tersebut. Caranya kita klik

dulu email masuk yang akan kita hapus kemudian klik tombol Delete , maka secara

otomatis isi email tersebut akan masuk ke dalam Trash atau tempat sampah.

Klik di sini

6. Menambahkan Address Book

Untuk menambahkan data address book, kita bisa membuat address book untuk data

kontak / alamat email yang sering dikirimi, yaitu dengan

memilih menu Address Book pada menu bagian atas di sebelah kanan

menu Mail. Kemudian setelah itu, klik menu New Contact

Isikan nama dan alamat email serta deskripsi dari address book yang baru dan alamat email

serta deskripsi dari address book yang baru.

Terakhir setelah kita isikan form di atas, jangan lupa untuk klik tombol Save untuk menyimpan.

7. Mengecek Email Terkirim

Email yang sudah dikirimkan akan dipindahkan ke folder Sent, sedangkan email yang belum

dikirimkan namun sudah disimpan akan ditempatkan di folder Draft. Kita bias membuat

folder khusus untuk email-email tertentu, misalnya email dari boss kita tempatkan difolder

khusus agar kita tidak kalang kabut ketika ditanyakan emailnya namun email tersebut

kesulitan kita temukan.