Panduan Access 2007

Singkat-Padat-Jelas

Diktat

Disusun oleh:

Pengantar

Salam pendidikan....

Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena Dia senantiasa memberikan nikmatNya, sehingga penyusunan diktat Microsoft Access 2007 untuk mata pelajaran KKPI SMK kelas XI semua jurusan ini telah selesai.

Diktat ini disusun guna memberikan bahan acuan pendamping belajar dan praktikum Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi di Laboratorium Komputer SMK Yos Sudarso Kawunganten. Dalam hal ini diktat ini disusun berdasarkan kurikulum SMK khususnya pada mata pelajaran KKPI. Adapun perinciannya sebagai berikut : Standar Kompetensi : Mengoperasikan Sistem Operasi Software. Kompetensi Dasar :

1. Mengoperasikan Software Aplikasi Basis Data. 2. Melakukan Entry Data Aplikasi dengan Keyboard. 3. Melakukan Update dan Delete Data dengan Utilitas Aplikasi.

Akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada semua pembaca yang telah

meluangkan waktu membaca diktat ini. Semoga bermanfaat. Cilacap, Februari 2011 Penulis

Diktat Microsoft Access 2007 | 1

KD-1 : MENGOPERASIKAN SOFTWARE APLIKSI BASIS DATA A. PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA (DATABASE)

1. Pengertian Database

Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya

data tentang peserta didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data

menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka

data harus diorganisasikan dan diolah dalam suatu file database. Untuk

pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu

sistem manajemen database (DBMS). Dengan DBMS, kita dapat menambah,

mengubah, menghapus, dan mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai

dengan yang diinginkan serta membuat laporan bagi data tersebut.

Database atau biasa dikenal dengan basis data adalah kumpulan data yang

terhubung dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh

database antara lain : buku telepon, buku kamus, katalog buku diperpustakaaan,

dan lain-lain.

2. Mengenal Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007

merupakan salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah

database di bawah system Windows. Dengan menggunakan Microsoft Acces

2007 Anda dapat merancang, membuat, dan mengolah database dengan mudah

dan cepat.

Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft

Access 2007 diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data,

pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari

misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan

lain sebagainya.

3. Database Dalam Access 2007

Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau objek

yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun objek-

objek tersebut antara lain : Tabel 1.1 Objek dalam Access 2007

Objek Kegunaan

Table Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data

Query Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan

yang diinginkan

Form Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi

yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan

formulir

Report Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi

dalam bentuk laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam

lingkungan Access 2007 yaitu :


a. Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel mengatur

data di dalamnya dalam bentuk kolom (field) dan baris (record).

b. Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang

sama atau sejenis dimasukkan. Field umumnya tersimpan dalam bentuk

kolom secara vertikal pada tabel.

c. Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya

tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.

Gambar 1.3 Contoh tampilah field dan record

4. Memulai Microsoft Access 2007

Untuk menjalankan Microsoft Access 2007, ikuti langkah sebagai berikut :

klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office pilih dan klik

Microsoft Office Access 2007.

Gambar 1.1 Memulai Microsoft Access 2007

Sehingga dilayar tampak kotak dialog Microsoft Access seperti berikut :

Gambar 1.2 Tampilan awal Access 2007

Field

Record


Pada tampilan awal tersebut, klik salah satu pilihan berikut :

1) Blank Database jika ingin membuat sebuah database baru

yang masih kosong. Ketik nama filenya pada kotak dialog

yang muncul disebelah kanan Access 2007.

2) Feature Online Template jika ingin membuat sebuah database dengan

menggunakan template yang disediakan oleh Windows Sharepoints Service

Site.

Klik Create untuk pilihan Blank Database atau klik Download untuk pilihan

yang ada di Feature Online Templates.

5. Membuat Database Baru

Untuk membuat sebuah database baru,

langkah-langkahnya sebagai berikut :

a. Pada tampilan awal pilih Blank Database atau

bisa juga memilih New Blank database pada

bagian Microsoft Office Button.

b. Setelah muncul dialog untuk memasukkan

nama file database, isikan alamat beserta nama

file database secara manual atau bisa mengklik

tombol folder untuk menyimpan secara

otomatis.

c. Klik tombol Create untuk membuat sebuah

database atau tombol Cancel untuk

membatalkan proses pembuatan file database.

6. Membuka File Database

Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara :

a. Klik Office Button lalu klik Open.

b. Di dalam daftar folder, cari folder atau alamat tempat tersimpannya file

database.

c. Bila sudah menemukan file database yang diinginkan, pilih salah satu

langkah berikut :

1. Double klik file database untuk membukanya.

2. Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk

membukanya.

7. Menutup File Database yang Aktif

Untuk menutup database yang sedang aktif, langkah-langkahnya sebagai

berikut :

a. Klik Office Button .

b. Klik tombol Close Database (Ctrl+W).

Gambar 1.4 Tampilan dialog blank database


8. Mengakhiri Access 2007

Untuk mengakhiri atau menutup Access 2007, Anda tinggal mengklik

tombol Close (X) dari jendela Access yang sedang aktif atau tekan secara

bersamaan tombol Alt dan F4 pada keyboard.

B. BEKERJA DENGAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS 2007

Membuat dan Memodifikasi Tabel pada Access 2007

1. Pengertian Tabel

Selain objek utama sebuah database, sebuah tabel bisa dipandang sebagai

kumpulan data tentang topik yang khusus, seperti data peserta didik, data guru,

dan lain sebagainya. Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topik

berarti kita sudah melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database.

Sebab dengan demikian akan mengurangi kesalahan terutama di dalam

memasukkan data.

Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record).

Struktur tabel pada Access 2007 yang terdiri dari field-field yang

mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama. Di

dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan

besarnya data yang akan dimasukkan.

Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering

digunakan untuk membentuk sebuah tabel : Tabel 2.1 Jenis data pada Access 2007

Jenis Data Keterangan

Text Untuk pemasukan huruf, angka, simbol, dan spasi. Jumlah

karakter maksimum 255 karakter.

Memo Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untuk

memberikan keterangan dan lain-lain. Jumlah karakter

maksimum 64.000 karakter.

Number Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupun

angka biasa. Bisa menampung hingga 255 karakter.

Date/Time Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam,

menit.

Currency Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format

mata uang.

AutoNumber Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk

masing-masing record dan nilainya tidak dapat diubah.

Yes/No Untuk menampung dua macam keadaan, Yes (ya) atau No

(tidak)

Ole Object Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain

dari proses OLE (Object Linking dan Embeddeing). Ukuran

yang disediakan bisa mencapai satu GB.

Hyperlink Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi dengan

alamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang

tersimpan di lokasi tertentu.

Lookup Wizard Memungkinkan Anda untuk membuat sebuah daftar pilihan

yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar.


2. Merancang Tabel

Untuk membuat sebuah tabel baru, Anda dapat merancang dan membuat

dengan langkah-langkah berikut ini :

Buka file database yang Anda inginkan atau buat sebuah database baru.

Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan, maka

secara otomatis akan muncul tampilan table1 dalam format

Datasheet View. Walaupun begitu tidak disarankan merancang

tabel dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data

tabel tidak terlalu terlihat. Oleh karena itu, pilih tab Datasheet

klik View pilih Design View.

Maka secara otomatis Anda akan diminta memasukkan nama

tabel. Ketikkan nama Peserta Didik. Lalu tekan OK.

Gambar 2.2 Tampilan simpan tabel

Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang

secara otomatis terisi dengan ID. Hapus nama field tersebut.

Gambar 2.3 Tampilan awal design view

Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di gambar berikut ini :

Gambar 2.4 Struktur tabel peserta didik

Gambar 2.1

Ribbon view


Pada Field Name, ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas.

Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (.).

Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur di atas.

Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang

diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuai

dengan perubahan yang Anda buat pada field di sebelahnya.

Pada saat mengisi nama field, Anda perlu menentukan nama field mana yang

akan dijadikan Primary Key. Misalnya nama field NIS (posisikan kursor

dalam keadaan aktif di field name NIS) dijadikan sebagai primary key

(biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang

UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka langkahnya

sebagai berikut :

1. Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh : NIS.

2. Pilih tab Design klik Primary Key.

Gambar 2.5 Ribbon primary key

Pada kotak Field Properties, terdapat beberapa pilihan yaitu : Tabel 2.2 Pilihan field properties

Perintah Kegunaan

Field Size Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang

diisikan pada field tersebut

Format Untuk menentukan format tampilan data

Input Mask Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat

memasukkan data di layar

Decimal Place Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan

Caption Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom, form,

atau laporan

Default Value Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data

yang sama pada field tertentu agar selalu ditampilkan

kembali

Validation Rule Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana

data yang Anda masukkan dalam sebuah database

Validation Text Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data

yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di

validation rule

Required Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau

tidak pada saat pengisian record

Allow Zero Length Untuk mendefinisikan nilai blank (““) yang membedakan

dengan nilai null

Indexed Untuk membuat index pada field yang disorot

Setelah selesai membuat struktur tabel di atas, simpan struktur tabel tersebut.


3. Merancang Tabel dengan Entering Data

Untuk membuat sebuah tabel baru, pengguna juga bisa menggunakan

fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :

Buka file database yang diinginkan, kemudian pada tab Create kilk Table.

Gambar 2.6 Tampilan tab create

Secara otomatis akan timbul tampilan seperti berikut :

Gambar 2.7 Tampilan jendela kerja tabel kosong

Untuk menggantikan nama field tersebut di atas, klik kanan kolom yang

akan diganti. Kemudian pilih Rename Column. Untuk selanjutnya lakukan

untuk menambah kolom dengan cara menekan tombol tab sehingga

tampilannya seperti berikut :

Gambar 2.8 Jendela kerja tabel kosong setelah nama fieldnya diubah

4. Modifikasi Tabel

Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahan yang

mengharuskan modifikasi pada tabel yang dibuat.


Misalkan mengganti field, menambah atau menyisipkan field, ataupun

menghapus field tersebut. Adapun bentuk modifikasi tabelnya adalah sebagai

berikut :

a. Memperbaiki nama field (Field Name)

b. Memperbaiki jenis data (Data Type)

c. Memindahkan letak field

d. Menyisipkan/menambah field

e. Menghapus field

a) Memperbaiki Nama Field (Field Name)

Untuk memperbaiki nama field caranya sebagai berikut :

a. Buka field tabel yang ingin diperbaiki, misalkan tabel peserta didik.

b. Pilih nama field yang akan diganti kemudian ketikkan nama field baru.

Contoh ganti nama field TANGGAL LAHIR dengan TGL LAHIR.

Gambar 2.9 Tampilan field tgl lahir

b) Memperbaiki Jenis Data (Data Type)

Untuk memperbaiki jenis data, caranya sebagai berikut :

a. Misalkan akan mengganti data type Text dengan Number untuk field JK.

b. Aktifkan atau tempatkan kursor pada field JK, lalu klik di bagian Data Type

c. Pilih tipe data Number.

d. Simpan kembali struktur tabel tersebut.

Gambar 2.10 Tampilan jenis data JK

5. Memindahkan Letak Field

Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut :

Misalkan pindahkan letak field KELAS dan letakkan setelah field JK.


Aktifkan kursor pada field KELAS lalu klik.

Tekan dan geser (drag dan drop) field KELAS lalu arahkan ke field JK lalu

lepas mousenya.

Pindahkan kembali field KELAS ke tempatnya semula.

Simpan kembali struktur tabel tersebut.

Gambar 2.11 Tampilan field kelas setelah dipindahkan

c) Menyisipkan/Menambah Field

Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :

Misal sisipkan field JURUSAN, dengan data typenya text, sedangkan

lebarnya 20 dan letakknya setelah field KELAS.

Aktifkan/tempatkan kursor pada field setelah KELAS lalu klik.

Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows.

Lalu ketik nama field JURUSAN.

Simpan kembali struktur tabel tersebut.

Gambar 2.12 Struktur tabel setelah insert

d) Menghapus Field

Cara menghapus field adalah sebagai berikut :

Misal hapus field JK.

Aktifkan/tempatkan kursor pada field JK lalu klik.

Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.

Gambar 2.13 Struktur tabel setelah JK dihapus


6. Mengubah Ukuran Data

Seperti halnya field, data/record pun dapat diubah ukurannya, baik lebar

kolom maupun tinggi baris data.

a. Mengubah lebar kolom

Aktifkan kolom yang akan diubah lebar kolomnya.

Masuk ke tab Home.

Klik tombol More yang ada di bagian record lalu pilih Column Width

atau klik kanan pilih Column Width sengga muncul :

Gambar 2.14 Tampilan column width

Gambar 2.15 Isian column width

Pada kotak isian Column Width, isikan angkanya.

Klik OK.

Keterangan ;

Standard Width : Mengubah lebar kolom ke lebar kolom semula (standar).

Best Fit : Mengubah lebar kolom sesuai dengan banyaknya

karakter pada kolom data.

7. Mengubah tinggi baris

Aktifkan baris yang akan diubah tinggi barisnya.

Masuk ke tab Home.

Klik tombol More yang ada dibagian Records lalu pilih Row Height atau

klik kanan pilih Row Height sehingga muncul :

Gambar 2.15 Isian row width

Pada kotak isian Row Height, isikan angkanya.

Klik OK.


8. Menyisipkan/Menambah Data

Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada.

Data baru akan selalu ditampilkan setelah data terakhir. Untuk menyisipkan

data/record langkahnya sebagai berikut :

Pilih dan klik baris data/record yang akan disisipkan.

Masuk ke tab Home.

Klik tombol New yang ada pada bagian record atau klik kanan lalu pilih

New Record.

9. Menghapus Data

Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi, langkahnya sebagai

berikut :

Pilih dan klik baris data/record yang akan dihapus.

Masuk ke tab Home.

Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records atau klik kanan lalu pilih

Delete Record.

10. Mengurutkan Data (Data Sort)

Anda dapat mengurutkan data dengan cara re;atif cepat dan singkat, baik

diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun).

Misal urutkan data berdasarkan NAMA secara Ascending, langkahnya sebagai

berikut :

Pilih dan klik kolom NAMA sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi.

Masuk ke tab Home.

Klik tombol Ascending pada bagian Sort & Filter.

Untuk mengurutkan data secara Descending langkahnya hampir sama

dengan Ascending, hanya tombolnya yang berbeda.

11. Mencetak Tabel

Untuk mencetak tabel yang telah dibuat, langkah-langkahnya sebagai

berikut :

Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada.

Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya, kemudia

klik Office Button Print. Selanjutnya muncul jendela Print. Anda bisa

melakukan pengaturan pada jendela Print. Selanjutnya OK.

Tabel hasil cetakan akan terlihat seperti berikut.

Gambar 2.16 Hasil mencetak tabel


KD-2 : MELAKUKAN ENTRY DATA APLIKASI DENGAN MENGGUNAKAN KEYBOARD

A. PENGENALAN KEYBOARD

Keyboard merupakan salah satu perangkat masukan yang berfungsi untuk

memasukkan perintah-perintah ke dalam komputer. Selain itu, kewyboard juga

digunakan untuk memasukkan data, baik berupa huruf maupun simbol.

1. Jenis-jenis Keyboard

Secara fisik keyboard dibedakan menjadi 4, yaitu :

Keyboard Serial

Keyboard PS/2

Keyboard USB

Keyboard Wireless

2. Struktur dan Fungsi Tombol Keyboard

Struktur dan fungsi tombol keyboard telah dibahas di kelas X. Berikut

diingatkan lagi beberapaa tombolfungsi pada keyboard.

Tabel 2.1 Kelompok tombol pada keyboard

Tombol Modifikasi Ctrl, Shift, dan Alt

Tombol Pengunci Caps Lock, Num Lock, dan Scroll Lock

Tombol Navigasi Up, Down, Right, Left, Page Up/Page Down, Home/End

Tombol Edit Enter, Backspace, Insert, Delete, Tab, dan Space Bar

Tombol Ketik Semua tombol yang belum disebutkan di atas

Tabel 2.2 Beberapa fungsi dari tombol pada keyboard

Alt + F4 Berfungsi sebagai jalan pintas (shortcut) untuk menutup

program aplikasi yang sedang aktif.

Ctrl + Alt + Del Berfungsi untuk menampilkan task manager.

F1 Berfungsi untuk menampilkan menu bantuan.

Esc (Escape) Berfungsi untuk membatalkan pelaksanaan perintah.

Arah (tanda panah) Berfungsi untuk mengarahkan kursor.

Enter Berfungsi untuk mengeksekusi perintah.

Delete Berfungsi untuk menghapus huruf yang ada di sebelah

kanan kursor

Home Berfungsi untuk memindahkan kursor ke awal baris.

End Berfungsi untuk memindahkan kursor ke akhir baris.

B. MEMBUAT FORM

1. Membuat atau Merancang Form

Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk

mempermudah Anda memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari

data, memperbaiki data dan mencetaknya. Dengan form, kita bisa membuat atau

bahkan merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian fielf dari sebuah

tabel, atau bahkan menyertakan foto Anda maupun data siswa suatu sekolah yang

datanya kita simpan. Tidak itu saja, dengan form kita bisa menampilkan record-

record yang memenuhi kriteria tertentu.


2. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard

Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan

formnya tidak perlu merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. Kita

cukup memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007.

Sebelum membuat form, terlebih dahulu buatlah file database dengan nama

Database Pendidikan. Sedangkan nama file tabelnya yaitu Peserta Didik dengan

struktur tabel sebagai berikut :

Gambar 2.1 Struktur tabel Peserta Didik

Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut

ini :

Buka tabel Peserta Didik

Klik tab Create.

Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard.

Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya.

Apabila ingin memilih salah satu field, anda bisa mengklik dua kali field yang

diinginkan atau tinggal mengklik tombol >. Untuk memilih semua field klik

tombol >>. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next.

Gambar 2.2 Form pemilihan field

Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. Dalam hal

ini ada empat pilihan yaitu :

Columnar

Tabular

Datasheet

Justified

Pilih Columnar lalu klik Next.


Gambar 2.3 Form pemilihan tampilan

Pada form ketiga, anda bisa memilih style yang anda suka. Pilih Access 2007

lalu klik Next.

Gambar 2.4 Form pemilihan style

Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat.

Pada form tersebut, kita juga bisa memilih untuk membuka form atau

memodifikasi tampilan form yang sudah dibuat. Masukkan form Peserta Didik

pada isian nama form lalu pilih Open the form to view or enter information.

Klik Finish untuk melihat hasil formnya.

Gambar 2.5 Form isian nama

Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut :


Gambar 2.6 Tampilan form peserta didik

Di bawah ini tampilan form, ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk

berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan.

Setelah itu anda dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol .

3. Mengubah Desain Form

Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang

menarik, anda harus melakukan perubahan. untuk melakukan perubahan tersebut,

anda bisa mulai melakukan pengaturan ulang pada form tersebut. Langkah-

langkahnya adalah sebagai berikut :

Buka kembali Database Pendidikan. Pada jendela Navigation Pane, klik

kanan form Peserta Didik dan pilih Design View.

Gambar 2.7 Tampilan mengubah form


Selanjutnya muncul tampilan berikut.

Gambar 2.8 Desain form siap diubah

Sekarang coba anda merubah judul pada Form Header. Hal ini dapat

dilakukan dengan meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah

perubahan judul yang diinginkan. Misal judulnya diubah menjadi “Peserta

Didik SMK Yos Sudarso Kawunganten”, hasilnya seperti terlihat pada gambar

berikut.

Gambar 29 Mengubah judul form

Setelah selesai melakukan perubahan klik tab Design pada ribbon yang

tampil pilih View Form View. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar.


Gambar 2.9 Hasil perubahan desain form peserta didik

4. Menambahkan Fungsi Matematika pada Form

Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan

menggunakan form Daftar Nilai yaitu menghitung Jumlah Nilai secara otomatis,

langkahnya sebagai berikut :

Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis data Database Pendidikan.

Musuk ke Design View tabel tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai dan

Rata-rata. Keduanya memiliki tipe data Number.

Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekan Ctrl + S. Buatlah

kembali sebuah form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semua

field yang telah ada. Buat form dengan menggunakan Form Wizard.

Hasilnya dapat anda lihat seperti berikut :

Gambar 2.10 Penambahan Jumlah nilai dan rata-rata pada Penilaian

Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah:

anda masuk ke Design View dari Penilaian. Klik ganda textbox jumlah

nilai. Jika anda mengklik dengan benar, maka akan muncul properties box


seperti pada gambar. Jika Control Source diklik, akan muncul tombol di

sebelah kanan kotak Jumlah Nilai.

Gambar 2.11 Properties box dari textbox

Jika tombol diklik, anda akan memasuki Expression Builder.

Gambar 2.12 Expresion Builder

Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan,

caranya :

Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “), kemudian klik ganda pada nilai yang

akan dijumlah.

Klik sekali tanda tambah (+), lalu klik lagi nilai berikutnya yang akan

dijumlah, dan seterusnya sampai semua nilai yang akan dihitung

dimasukkan.

Hasilnya dapat anda lihat seperti pada gambar. Setelah selesai memasukkan

persamaan, klik OK.

Gambar 2.13 Expresion Builder telah diisi dengan persamaan jumlah nilai


Kemudian akan diperoleh tampilan seperti berikut. Hal ini menunjukkan

bahwa Control Source (sumber control) dari Text Box: jumlah nilai telah

berubah.

Gambar 2.14 Control source dari text box

Jika telah berhasil mencapai langkah ini, simpan hasil kerja anda. Selanjutnya

keluar dari Design View dan buka kembali form Penilaian. Maka akan

diperoleh hasil seperti gambar berikut.

Gambar 2.15 Text box jumlah nilai telah menunjukkan data nilai total

5. Menambah Fungsi Seleksi pada Form

Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif,

sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yang jelas agar keterangan yang

disampaikan memiliki makna. Sebagai contoh, jika seorang siswa mendapatkan

nilai rata-rata di atas 65, maka siswa dinyatakan lulus, jika sebaliknya maka siswa

tidak lulus, dapat juga diberi batasan, jika siswa mendapatkan nilai diatas atau

sama dengan 85 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa, sebaliknya siswa

hanya mendapatkan nilai cukup.

Untuk menyelesaikan kasus tersebut, Microsoft Access telah menyediakan

fungsi seleksi yaitu fungsi IIf. Format dari fungsi ini adalah :

Maksud dari fungsi tersebut, jika pernyataan benar, maka yang diambil

adalah nilai A, namun jika pernyataan salah, maka yang diambil adalah nilai B.

Sekarang, untuk contoh kasus Database Pendidikan ini, kita buat syarat-

syarat, sebagai berikut :

a) Nilai rata-rata ≥ 85; keterangan = Istimewa

b) Nilai rata-rata < 85; keterangan = Cukup

IIf(Pernyataan, A, B)


Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi anda mempelajari fungsi

seleksi ini. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

Buka kembali Design View dari form Penilaian. Kemudian klik ganda

textbox Keterangan dan ubah Control Source melalui Expression Builder.

Gambar 2.16 Properties box dari text box: Keterangan

Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder.

Gambar 2.17 Mengubah control source dari text box: keterangan di expression builder

Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi, karena kesalahan kecil

saja akan memyebabkan Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang

diberikan.

Penulisan harus diawali dengan tanda sama dengan (“=”).

Penulisan yang tepat adalah IIf. Walaupun demikian Microsoft Access

tetap mengenali fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil.

Perhatikan tanda kurung buka.

Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata (bukan angka), gunakan

tanda kutip dua(“ “). Dalam hal ini kita gunakan kata “Istimewa” dan

“Cukup”. Kedua kata ditulis lengkap dengan tanda kutip dua.

Jangan lupa meletakkan tanda kurung tutup!

Klik OK, simpan hasil perubahan yang anda lakukan dengan menekan Ctrl+S.

Selanjutnya, buka kembali form Penilaian. Anda akan melihat bahwa

keterangan siswa telah berubah.

=IIf([RATA-RATA]>=85;"Istimewa";"Cukup")

Gambar 2.18

Textbox keterangan

telah menunjukkan

perubahan


Setelah anda mampu membuat suatu program seleksi di Expression Builder,

mungkin anda akan lebih tertantang membuat syarat-syarat yang lebih ketat.

Misalnya, nilai 85 – 100 adalah istimewa, 70 – 84 adalah baik, 60 – 70 adalah

kurang, sedangkan kurang dari 60 dapat diberi keterangan tidak lulus.

Dapatkan anda melakukannya?

6. Entry Data pada Form dengan Menggunakan Keyboard

Dalam hal ini, asumsikan bahwa anda sudah mempunyai sebuah basis data

yang didalamnya sudah terdapat tabel dan form. Aturan yang ada di dalam sistem

manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry) data ke

dalam suatu basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu form. Selain mudah dan

praktis, pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data.

Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau

keyboard. Tetapi dari kedua alat tersebut, penggunaan keyboard biasanya lebih

dominan perannya.

Sebelum anda mulai memasukkan data, anda harus mengenal beberapa

fungsi tombol pada keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form.

Untuk berpindah dari field satu ke field yang lain anda dapat menekan tombol

Enter, Tab, dan Arrow (panah).

Jika anda telah mengisikan data pada semua field dan akan pindah ke lembar

form yang baru dapat menekan tombol Page Down atau tekan Enter pada

field terakhir.

Jika kamu ingin kembali ke lembar form sebelumnya, anda dapat menekan

tombol Page Up.

Selanjutnya anda dapat mulai memasukkan data pada form, perhatikan

langkah berikut :

Buka form yang telah dibuat, misalnya form Penilaian.

Setelah form terbuka, anda bisa mulai mengisikan data. Jika lembar form

telah terisi anda harus mencari lembar form yang kosong dengan menekan

Page Down atau dengan menekan pada form.

Selanjutnya isikan data sesuai yang diinginkan sampai sesasai.

Setelah selesai melakukan input data jangan lupa untuk menyimpannya.

7. Memeriksa Hasil Entry Data

Untuk memeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah

tersimpan pada basis data, dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satunya

dengan melihat tabel yang menyimpan data tersebut. Sebagai contoh, sekarang

akan dilihat data yang baru saja dimasukkan pada bagian sebelumnya. Caranya

adalah sebagai berikut :

Buka tabel Penilaian. Tabel Penilaian mengalami beberapa penambahan

data.

Gambar 2.19 Tabel Penilaian telah mengalami penambahan data


Data yang baru dimasukkan ada pada baris ketiga, artinya data yang

dimasukkan tersimpan. Anda bisa mengecek apakah datanya sudah benar atau

belum.

Anda juga bisa memeriksa hasil entry data dengan menggunakan form.

Caranya adalah dengan membuka form Penilaian, kemudian kamu periksa record

pada setiap lembar form dengan menggunakan tombol navigasi yang terdapat

pada bagian bawah jendela form Penilaian.

Gambar 2.20 Memeriksa hasil entry data menggunakan form

Keterangan :

Tombol digunakan untuk menuju ke record pertama.

Tombol digunakan untuk menuju ke record sebelumnya.

Kotak digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan

dipilih untuk ditampilkan.

Tombol digunakan untuk menuju ke record berikutnya.

Tombol digunakan untuk menuju ke rocord terakhir.

8. Mencetak Hasil Entry Data

Ada baiknya yang sudah anda masukkan ke dalam basis data juga dicetak ke

atas kertas agar anda mempunyai arsip

data tersebut secara fisik. Langkah untuk

mencetak sebagai berikut :

Tekan tombol office Print atau

Ctrl+P.

Klik All untuk mencetak semua data.

Untuk melakukan pengaturan jenis

kertas, pewarnaan dan sebagainya,

anda dapat menggunakan tombol

Properties.

Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai. Gambar 2.21 Mencetak hasil entry data


KD-3 : MELAKUKAN UPDATE DAN DELETE DATA DENGAN UTILITAS APLIKASI

A. PERSIAPAN MENG-UPDATE DAN MEN-DELETE DATA

Salah satu peristiwa yang selalu terjadi adalah perubahan. Kebutuhan dan

minatmu dapat berubah seiring anda tumbuh dan berkembang. Sebuah informasi

yang dahulu sangat penting bisa berubah menjadi tidak penting. Sementara,

informasi yang semula dianggap tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi

informasi berharga. Seiring meningkatnya jumlah informasi dalam bidang bisnis

dan kehidupan sehari-hari, anda mungkin perlu menata atau mendistribusi ulang

informasi tersebut. Oleh karena itu untuk mengantisipasi terjadinya perubahan-

perubahan pada data yang dimiliki, ada baiknya mempelajari bagaimana cara

meng-update (mengubah) atau men-delete (menghapus) data pada basis data.

1. Memilih Field dan Record

Anda harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela

datasheet. Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat

dilakukan dengan beberapa cara, untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah

ini :

Pilihan Perintah

Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut.

Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai

melintasi beberapa sel yang ingin dipilih.

Sebuah Kolom Klik pada pisisi selektor Kolom.

Beberapa Kolom Drag drop Pointer pada posisi selektor Kolom sesuai

kebutuhan.

Sebuah record Klik pada pisisi selektor baris.

Beberapa record Drag drop Pointer pada posisi selektor baris sesuai

dengan kebutuhan.

Semua Record Klik tombol Select All pada selector baris.

Pilih perintah Select All Record dari menu Edit.

Tekan kombinasi tombol Ctrl + A pada keyboard.

2. Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah

datasheet dapat menggunakan fasilitas yang ada diperintah Go To dari menu

Edit, Panah atas, panah bawah, Page Up, Page Down atau menggunakan Vertikal

scroll Bar. Selain itu Anda dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan

memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela datasheet

sebuah tabel. Perhatikan tabel berikut :


Pindah Ke Perintah Klik

Awal record First Record

Akhir record Last record

Record Sebelumnya Previus Record

Record berikutnya Next Record

Record Baru New Record

Record tertentu Atau tekan tombol F5 atau ketik nomor

Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan

menekan tombol enter.

B. MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA

Ada beberapa cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis

data. Pada Microsoft Access, update data dapat dilakukan melalui tabel,

query,dan form. Pada buku ini, update data akan dilakukan melalui tabel dan

query.

1. Update Data Melalui Tabel

Untuk meng-update data melalui tabel, bukalah tabel yang ingin diubah

terlebih dahulu. Misalkan anda ingin meng-uodate data pada tabel “Peserta Didik”

yang kita buat sebelumnya. Langkahnya sebagai berikut :

Buka basis data Database Pendidikan yang telah dubuat sebelumnya.

Selanjutnya buka tabel Peserta Didik.

Anda bisa mulai meng-update data setelah muncul jendela berikut ini.

Gambar 3.1 Tabel Daftar

Misalkan data di-update dengan menambahkan dua

record baru dengan siswa bernama Dian Sastro dan

Nicolas Saputra. Caranya, klik kanan pada selektor

kolom, lalu pilih New Record, seperti pada gambar. Klik New Record

Gambar 3.2 Update tabel

Selanjutnya masukkan data dari Dian Sastro dan Nicolas Saputra dengan

benar.


Gambar 3.3 Memasukkan dua record baru

Setelah data selesai di update, klik Tombol Office Save atau klik ikon

pada toolbar untuk menyimpan hasil update data.

Langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik Tombol Office Close

Database atau dengan mengklik ikon .

2. Update Data Melalui Query

a. Membuat Query

Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel,

sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara

fisik query adalah tabel juga. Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa

tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel

dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada.

Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi

kriteria tertentu atau juga dapat berupa ekspresi. Sebelum membuat query, tabel-

tabel yang akan digunakan harus dihubungkan terlebih dahulu satu sama lain

karena ketika memuat query kita akan menggunakan kombinasi dari tabel-tabel

tersebut. Cara membuat relationship pada tabel-tabel tersebut adalah sebagai

berikut :

Klik tab Database Tools.

Gambar 3.4 Tab menu Database Tools

Klik Relationship yang ada di bagian Show/Hide.

Timbul sebuah tampilan relationship. Klik Show Table yang ada dibagian

Relationship. Pada Form Show Table pilih tabel yang ingin kita hubungkan

dengan cara sorot nama tabelnya kemudian klik Add.

Gambar 3.5 Form show table


Setelah memilih kemudian klik Close.

Gambar 3.6 Tampilan relationship

Untuk membuat sebuah relasi antar tabel anda bisa langsung menyorot field

yang ingin direlasikan kemudian drag dan drop di field relasinya pada tabel

yang berbeda. Sebagai contoh anda klik field NIS yang ada di tabel Peserta

Didik kemudian drag dan drop field tersebut dengan field NIS yang ada di

tabel Penilaian. Kemudian pada form Edit Relationship klik Create.

Gambar 3.7 Form edit relationships

Gambar 3.8 Tampilan relasi tabel Peserta Didik dan Daftar Nilai

Setelah anda selesai membuat relasi antar tabel, maka sekarang bisa dimulai

membuat query. Terdapat dua cara membuat query yaitu :

Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.

Membuat Query dengan Query Design

1) Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.

Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh

Access 2007 yaitu dengan fasilitas query wizard. Cara untuk membuat query

dengan query wizard adalah sebagai berikut :

Buka Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya.

Klik tab Create.

Klik Query Wizard yang ada di bagian Other.

Gambar 3.9 Tampilan query wizard


Pada isian New Query, pilih Simple Query Wizard lalu klik OK.

Gambar 3.10 Form new query

Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut :

Pada kotak daftar pilihan Table/Query, pilih dan klik nama tabel/query

yang diinginkan, misal:

Tabel Peserta Didik nama field yang diinginkan NIS, NAMA

SISWA, KELAS, dan JURUSAN.

Tabel Penilaian nama field yang diinginkan yaitu BIND, BINGG,

MTK, PRODUKTIF, JUMLAH NILAI, dan RATA-RATA.

Pada kotak daftar pilihan Selected Field, pilih field-fieldnya dengan

menekan tombol >. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga

field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini.

Gambar 3.11 Form Simple query wizard

Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya. Pada form Simple

QueryWizard pilih Detail (Shows every field of every record). Kalau

memilih Summary kita bisa menambahkan kesimpulan dari query yang akan

dibuat. Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk query yang telah

dibuat. Selanjutnya klik Next.

Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan.

Kemudian anda bisa memilih Open the query to view information (melihat

hasil query dalam bentuk tabel) atau Modify the query design (melihat hasil

query dalam bentuk design view). Klik Finish.


Gambar 3.12 Tampilan masukan nama query

Maka hasil querynya adalah sebagai berikut.

Gambar 3.13 Tampilan Peserta Didik Query

2) Membuat Query dengan Query Design

Selain cara di atas, query juga dapat dibuat dengan cara manual. Langkah-

langkah pembuatan query manual adalah sebagai berikut:

Bukalah Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya.

Klik tab Create.

Klik Query Design di bagian Other.

Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan cara

mengklik Add. Lalu klik Close.

Gambar 3.14 Form show table

Pada jendela yang tampil, pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada

kolom-kolom yang disediakan. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan,

antara lain :

Pada kolom pertama, klik tombol daftar pilihan pada baris Table. Pilih

tabel yang diinginkan. Lalu klik pada tombol daftar pilihan pada baris

Field, pilih dan klik nama field yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut

untuk mengisi kolom-kolom berikutnya.


Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, pilih

dan klik nama field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom

yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom

berikutnya.

Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, klik

dua kali nama field yang ingin ditampilkan. Dengan langkah ini secara

otomatis field-field tersebut akan mengisi kolom berikutnya yang masih

kosong.

Gambar 3.15 Jendela kerja query1

Gambar 3.16 Isian query yang telah terisi

Untuk melihat hasil query yang dibuat, klik Run yang ada di bagian

Results, sehingga hasilnya adalah sebagai berikut.

Gambar 3.17 Hasil Query1

Kemudian simpan query tersebut dengan nama Peserta Didik Query1.

Bagaimana menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query? Perhatikan

langkah berikut :


Buka query Peserta Didik Query1. Masuk ke dalam Design View, pada

kolom jumlah nilai, ketikkan rumus berikut :

JML NILAI:[BIND]+[BINGG]+[MTK]+[PRODUKTIF]

Perhatikan penggunaan tanda “:” dan bukan tanda

“=”. Simpan hasil perubahan yang dilakukan di

Design View.

Gambar 3.18 Memasukkan rumus

Selanjutnya, kamu dapat melihat query Peserta Didik Query1 telah

menunjukkan jumlah nilai siswa.

Jika ingin rata-rata ikut diperlihatkan dalam query, beri tanda checklist pada

kolom rata-rata di Design View, kemudian

ketikkan persamaan berikut :

RATA-RATA:[JML NILAI]/4

Simpan perubahan yang anda lakukan dan keluarlah dari Design View.

Selanjutnya, buka kembali Peserta Didik Query. Hasilnya sebagai berikut.

Gambar 3.20 Jumlah nilai dan rata-rata telah ditampilkan pada query

Anda dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom rata-

rata pada jendela Design View, kemudian klik Properties.

Gambar 3.21 Melihat dan mengubah properties field rata-rata

Ubah Format pada field properties menjadi Standard.

Gambar 3.22 Mengubah format dari field rata-rata menjadi tipe Standard

Simpan hasil perubahan query dengan menekan Ctrl+S dan buka Peserta

Didik Query1 dengan cara klik View Datasheet View.

Gambar 3.19 Memasukkan rumus rata-rata


b. Update data melalui query

Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda

dengan update data melalui tabel. Berikut langkah-langkahnya :

Buka basis data Database Pendidikan, kemudian masuklah ke Peserta

Didik Query1.

Pada record terakhir, masukkan data yang ingin anda tambahkan dengan

tepat. Misalkan menambahkan data peserta didik berikut NIS: 3015, Nama

Siswa: Firman, Kelas: XI Oto 2, Bind: 75, Bingg: 82, Mtk: 70, Produktif: 90.

Gambar 3.23 Perubahan data melalui query

Simpan hasil perubahan yang dilakukan.

C. MEN-DELETE (MENGHAPUS) DATA

Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak

digunakan lagi. Oleh karena itu, data tersebut perlu kita hapus agar tidak

memenuhi ruang penyimpanan dalam basis data. Agar tidak terjadi kesalahan

menghapus data, terlebih dahulu harus dipastikan bahwa memang data tersebut

adalah data yang dihapus. Penghapusan data dalam basis data bisa dilakukan

dengan berbagai bentuk, yaitu dengan men-delete (menghapus) record,

menghapus field, dan menghapus tabel.

1. Menghapus Record

Sebelum menghapus data dalam bentuk record, anda harus membuka tabel

yang datanya akan dihapus. Pada bagian ini kita akan menghapus record pada

tabel Peserta Didik. Berikut langkah-langkahnya :

Buka tabel Peserta Didik, kemudian pilih record yang hendak dihapus.

Misalnya, jika kita menginginkan record dari siswa bernama Dewi Persik

untuk dihapus, maka klik kanan pada selektor record tersebut dan pilih

Delete Record. Atau anda juga dapat menghapusnya dengan cara menekan

tombol Delete pada keyboard atau melalui tab menu Home .

Gambar 3.26 Menghapus record siswa

Setelah memilih Delete Record, anda akan dihadapkan pada dialog box. Pilih

Yes jika memang pasti data tersebut yang harus dihapus, atau pilih No untuk

membatalkan penghapusan data.


Setelah record dihapus, maka tabel akan tampak seperti pada gambar.

Gambar 3.27 Tabel setelah penghapusan record

2. Menghapus Field

Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agar

mengurangi kepadatan penyimpanan data dalam database. Penghapusannya dapat

dilakukan melalui tabel dalam format Design View. Langkah-langkahnya sebagai

berikut :

Buka kembali basis data Database

Pendidikan.

Selanjutnya, buka Design View dari tabel

Peserta Didik. Klik kanan selektor field yang ingin dihapus

dan pilih Delete Rows. Jika field yang ingin

dihapus adalah field JK, maka klik kanan

selektor field-nya dan pilih Delete Rows.

Selesai mengklik perintah Delete Rows, akan

keluar jendela validasi. Jendela tersebut berisi

pilihan Yes jika anda hendak menghilangkan

field secara permanen dan pilihan No jika

anda ingin membatalkan penghapusan.

3. Menghapus Tabel

Kita sudah mengetahui bahwa di dalam suatu basis data itu terdapat banyak

tabel yang saling berhubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain. Jika

terdapat satu atau sejumlah tabel yang sudah tidak digunakan lagi, maka tabel

tersebut sebaiknya dihapus. Hal ini dimadsudkan untuk mengurangi kepadatan

penyimpanan data di dalam basis data. Adapun langkah-langkah untuk menghapus

tabel adalah sebagai berikut :

Buka jendela Navigation Pane.

Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan, tabel Peserta Didik).

Gambar 3.29 Memilih tabel Peserta didik

Gambar 3.28 Menghapus field JK

dari tabel peserta didik


Klik kanan tabel Peserta Didik, kemudian pilih Delete.

Gambar 3.30 Perintah menghapus

Setelah memilih Delete, akan muncul kotak konfirmasi. Pilih Yes untuk

melanjutkan menghapus tabel atau pilih No untuk membatalkan penghapusan

tabel.

Semua data yang telah dihapus tidak akan bisa dikembalikan lagi, kecuali

anda memasukkan ulang data tersebut. Maka berhati-hatilah dalam menghapus

data.

D. MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA

Setelah data di-update, sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update

sudah benar atau belum. Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam

meng-update data. Salah satu cara untuk memeriksa data yang telah di-update

adalah dengan menggunakan report. Langkah-langkah membuat report sebagai

berikut :

Buka kembali file basis data Database Pendidikan.

Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya.

Klik tab menu Create, lalu klik/pilih , akan muncul gambar

berikut.

Gambar 3.31 Jendela Report Wizard

Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari

Available Fields ke dalam Selected Fields. Tekan > untuk memidahkan nama

field satu per satu, atau klik >> untuk memindahkan seluruh field kedalam

Selected Fields. Klik Next.


Klik Next lagi, lalu atur penyortiran data jika diperlukan Ascending (menaik)

atau Descending (menuru), kemudian klik Next.

Pilih layout untuk report yang anda buat. Misalnya layout yang dipilih

Tabular dan Orientation yang digunakan Landscape seperti pada gambar.

Gambar 3.32 Jendela pengaturan layout pada Report Wizard

Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya.

Selanjutnya tentukan style (gaya) dari report yang akan ditampilkan.

Gambar 3.32 Jendela pengaturan style pada Report Wizard

Setelah anda memilih salah satu style yang tersedia, klik Next.

Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan.

Kemudian anda bisa memilih Preview the report (melihat hasil report) atau

Modify the report’s design (melihat hasil report dalam bentuk design view).

Klik Finish.

Gambar 3.33 Tampilan masukan nama report


Maka hasil querynya adalah sebagai berikut.

Gambar 3.34 Tampilan report Peserta Didik SMK Yos Sudarso

Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut.

Setelah report dibuat, anda bisa memeriksa data-data melalui report.

E. MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA

Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data, anda dapat menggunakan

cara seperti pada bagian sebelumnya, yaitu :

Tekan Tombol Office Print atau Ctrl+P, maka akan tampil gambar

berikut.

Gambar 3.35 Mencetak hasil entry data

Pilih nama printer pada kotak Name:

Isikan nomor halaman yang hendak dicetak, pada kotak isian Page From:

Klik All untuk mencetak semua data.

Untuk melakukan pengaturan jenis kertas, pewarnaan dan sebagainya, anda

dapat menggunakan tombol Properties.

Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai, maka tabel akan tercetak

beserta datanya.

**** ooOOoo ****


DAFTAR PUSTAKA

Modul KKPI VEDC Malang

Mintana, Anjrah. 2008. Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan

Informasi untuk SMK dan MAK Kelas XI. Penerbit Erlangga,

Jakarta.

D Fauzi, Harry. 2006. Memahami KKPI SMK. Penerbit Armico,

Bandung.

Alexander Mangkulo, Hengky. 2005. Bank Soal Access. Penerbit

PT Elexmedia Komputindo, Jakarta .

Buku Diktat Mata Kuliah Software Terapan II. Unikom.

www.google.co.id

Panduan Access 2007

Documents

Transcript of Panduan Access 2007