KOMUNIKASI BISNISKOMUNIKASI BISNISSEDERHANASEDERHANA

UNTUK WIRAUSAHAUNTUK WIRAUSAHA

KOMUNIKASI BISNISKOMUNIKASI BISNISSEDERHANASEDERHANA

UNTUK WIRAUSAHAUNTUK WIRAUSAHAMateri KuliahMateri Kuliah

KEWIRAUSAHAANKEWIRAUSAHAAN

• Komunikasi bisnis : komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis,mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal.

• Tujuan komunikasi bisnis : – untuk membentuk kesan, – meningkatkan produktifitas, baik

organisasi maupun diri sendiri. – Sehingga kemampuan berkomunikasi

dapat menentukan kesuksesan anda.

Bentuk Dasar Komunikasi

• Komunikasi Verbal• Komunikasi Nonverbal• Pentingnya Komunikasi Nonverbal• Tujuan Komunikasi Nonverbal

Komunikasi verbal• Menyusun kata-kata dalam suatu pola

yang memiliki arti/makna, baik lisan maupun tulisan

• Memiliki struktur yang teratur dan teroganisasi dengan baik

• Penyampaian pesan-pesan bisnis dilakukan secara lisan dan tulisan, dan penerimaan pesan-pesan bisnis dapat dilakukan melalui bacaan dan pendengaran

– Lisan : Presentasi proposal, Briefing/meeting, melakukan wawancara kerja.

– Tulisan : Membuat dan mengirim berbagai jenis surat bisnis, Membuat laporan bisnis, membuat dan mengirim berbagai jenis bahan publisitas.

Komunikasi non verbal• Manusia menggunakan gerakan-

gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat komunikasi

• Lambang non verbal lebih banyak digunakan manusia daripada lambang verbal (± 70%)

• Sifatnya kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari

– Paralanguage : • bentuk Lisan : tempo bicara, intonasi, aksen,

tinggi rendah suara, logat, kata-kata yang sering dipakai

• bentuk Tertulis : tanda baca, bentuk tulisan, penggunaan huruf besar dan kecil, tinta yang dipakai, cara mengetik, cara menggunakan kertas, dan cara menulis/format.

– Penampilan– Gesture/Kinesic : Gerakan tubuh

seluruhnya yang menunjukkan nilai-nilai yang kita anut ( warisan, discovery/ditemukan sendiri, ditiru dari orang lain, dan dari pelatihan atau training.

– Haptics : Sentuhan/rabaan, relevan bagi pertumbuhan manusia, dan pemberian makna tergantung budaya, serta memiliki arti tingkat kedekatan hubungan, sifat, keintiman, posisi antara satu dengan yang lain.

– Space : Penggunaan jarak ketika berbicara. Berfungsi untuk mengarahkan kita bagaimana kita bertingkah laku, memberikan nilai-nilai simbiolik, dan mengatur interaksi.

– Chronemics: Penggunaan waktu dan memiliki makna yaitu mempengaruhi dan merupakan sesuatu.

• Komunikasi Non Verbal : untuk menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran, dan sifatnya yang efisien

• Relevansi komunikasi ini dalam dunia bisnis:

– Dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang,

– Seorang manajer harus dapat menjadi komunikator yang baik ; mampu mengelola pesan (bagaimana, kapan, dan kepada siapa menyampaikan pesan-pesan bisnis) dan dapat membaca pesan non verbal yang disampaikan orang lain, serta dapat menafsirkan maksud dan sikap mereka secara lebih akurat dan lebih tepat.

Proses Komunikasi• Pengirim mempunyai ide/gagasan• Pengirim mengubah ide menjadi pesan• Pengirim menyampaikan pesan• Penerima menerima pesan• Penerima menafsirkan pesan• Penerima memberi tanggapan dan

mengirim umpan balik kepada pengirim

ROLE PLAY……

Munculnya Kesalahpahaman

• Masalah dalam mengembangkan pesan

• Masalah dalam menyampaikan pesan

• Masalah dalam menerima pesan• Masalah dalam menafsirkan pesan

– Beda latar belakang– Perbedaan penafsiran kata– Perbedaan reaksi emosional

Tiga hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi efektifTiga hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi efektif

1.1. Membuat suatu pesan secara lebih Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hatiberhati-hati

2.2. Minimalkan gangguan dalam proses Minimalkan gangguan dalam proses komunikasikomunikasi

3.3. Mempermudah upaya umpan balik Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dengan si penerima antara si pengirim dengan si penerima pesanpesan

Organisasi Direct Request

• Pembukaan• Penjelasan rinci• Penutup

Permintaan Informasi Rutin• Permintaan di dalam organisasi• Permintaan di luar organisasi

DIRECT REQUEST

Menulis Direct Request untuk Aduan

• Jelaskan masalah secara rinci• Lampirkan informasi pendukung, seperti

faktur pembelian• Usahakan nada surat tidak marah atau

emosional• Permintaan tindakan khusus

Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi• Surat undangan

– Ide pokok– Penjelasan rinci– Penutup

• Surat pesanan dan reservasi– Pernyataan rinci apa yang dipesan (kuantitas,

ukuran, warna, harga, lokasi pemesan, tanggal kirim, dan sebagainya)

– Cara pengiriman– Cara pembayaran

Permintaan Kredit• Mengisi formulir• Sertakan berbagai data

pendukung yang penting– Kartu tanda pengenal– Laporan keuangan tahun terakhir– Data pendukung lain– Surat permohonan kredit

Pendekatan Langsung• Keunggulan

– Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca suatu pesan

– Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah Anda lakukan– Menghemat waktu bagi audiens

• Kelemahan– Faktor kebiasaan: orang cenderung menyampaikan pesan

berdasarkan cara berpikirnya– Kesulitan mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke

pokok pembahasan

Penulisan Permintaan Rutin Penulisan Permintaan Rutin dan Pesan-pesan Positifdan Pesan-pesan Positif

Strategi Permintaan Rutin

• Mulai dengan pernyataan ide pokok• Penjelasan yang lebih rinci mengenai

permintaan Anda• Perlu disampaikan pernyataan yang

dapat menarik perhatian pembaca• Bagian akhir: kemukakan pernyataan

yang ramah• Tambahkan informasi kontak

Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

• Ide pokok yang jelas• Penjelasan rinci• Penutup surat

Pesan-pesan Good News dan Goodwill

• Good news tentang pekerjaan• Good news tentang produk• Pesan-pesan goodwill

Menulis Jawaban Positif• Surat konfirmasi pesanan• Menjawab permintaan informasi

– Menjawab permintaan dengan penjualan potensial– Menjawab permintaan tanpa penjualan

Menangani Permintaan Kredit Rutin

• Persetujuan kredit• Memberikan referensi kredit

Surat Rekomendasi & Pemberitahuan• Bisnis• Dosen kepada alumni• Pemberitahuan penerimaan kerja