OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN · Peta Konsep Sejarah Humas (Public Relation)...

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

(C3) KELAS XI

Program Keahlian Manajemen PerkantoranKompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran

Penulis :

Dr. Suyitno, S.E., M.Pd

PT. KUANTUM BUKU SEJAHTERA

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLANSMK/MAK Kelas XI

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta Pasal 72 Ketentuan Pidana Sanksi Pelanggaran.1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak melakukan

perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) atau Pasal 49 ayat (1) dan ayat (2) dipidana dengan pidana masing-masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).

2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan; memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

© Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang menyebarluaskan dalam bentuk apapun

tanpa izin tertulis

Tata letak buku ini menggunakan program Adobe InDesign CS3, Adobe IIustrator CS3, dan Adobe Photoshop CS3. Font isi menggunakan Myriad Pro (10 pt)B5 (17,6 × 25) cmviii + 145 halaman

Penulis : Dr. Suyitno, S.E., M.PdEditor : Tim Quantum BookPerancang sampul : Tim Quantum BookPerancang letak isi : Tim Quantum BookPenata letak : Tim Quantum BookIlustrator : Tim Quantum BookTahun terbit : 2019ISBN : 978-623-7398-01-1Penerbit : PT. Kuantum Buku SejahteraAlamat : Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No 5 Malang - Jawa Timur

iii

Kata Pengantar

Kata Pengantar

Puji syukur ke hadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga buku Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan untuk siswa SMK/MAK Kelas XI ini telah diselesaikan. Buku ini disusun sesuai dengan tuntutan Kurikulum 2013 dengan revisi terbaru, yang diharapkan dapat menjadi buku panduan belajar dan praktik bagi siswa dan guru Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Program Keahlian Manajemen Perkantoran. Buku ini dirancang untuk memperkuat kompetensi siswa dari sisi pengetahuan, keterampilan dan sikap berkarakter secara utuh. Buku ini telah dirancang sesuai dengan model pembelajaran berbasis HOTS dan STEM serta diselaraskan dengan pembelajaran Revolusi Industri 4.0 sehingga diharapkan dapat menjadi bahan ajar yang lebih sesuai dalam pencapaian kompetensi siswa.

Terima kasih disampaikan kepada semua pihak yang telah membantu hingga terwujudnya buku ini, terutama kepada Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan dan Penerbit yang telah memfasilitasi penerbitan buku ini.

Dengan hadirnya buku ini diharapkan siswa lebih mudah dan siap dalam belajar serta menerapkan ilmu hasil proses belajarnya selama ini. Kami menyadari masih terdapat kekurangan dalam buku ini, untuk itu kritik dan saran terhadap penyempurnaan buku ini sangat diharapkan. Semoga buku ini dapat memberi maanfaat bagi siswa dan guru Sekolah Menengah Kejuruan khususnya, dan bagi semua pihak yang membutuhkan.

Tim Penulis.

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XI untuk SMK/MAKiv

Daftar Isi

BAB 1 KEHUMASAN ............................................................................................... 1 A. Sejarah Humas/Public Relations............................................................................ 3 B. Definisi Humas/Public Relations ........................................................................... 6 C. Fungsi Humas ............................................................................................................... 6 D. Aspek-aspek Humas ................................................................................................... 7 E. Proses Humas ............................................................................................................... 8 F. Manfaat Humas ........................................................................................................... 10 Uji Kompetensi ...................................................................................................................... 12

BAB 2 REGULASI BIDANG KEHUMASAN ............................................................... 17 A. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Pedoman Tata Kelola Humas ......................... 19 B. Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Pedoman Tata Kelola Humas ............................................................................................................................. 22 Uji Kompetensi ...................................................................................................................... 27

BAB 3 KHALAYAK HUMAS ...................................................................................... 29 A. Definisi Khalayak ......................................................................................................... 31 B. Macam-Macam Khalayak ......................................................................................... 31 C. Pengelompokan Khalayak Humas ........................................................................ 31 Uji Kompetensi ...................................................................................................................... 35

BAB 4 ETIKA DAN KODE ETIK PROFESI HUMAS ................................................... 39 A. Pengertian Etika dan Kode Etik .............................................................................. 41 B. Etika dan kode etik profesi humas ........................................................................ 41 Uji Kompetensi ...................................................................................................................... 51

BAB 5 PELAYANAN PRIMA KEPADA PELANGGAN ................................................ 53 A. Definisi Pelayanan Prima .......................................................................................... 55 B. Etiquette, Behaviour, Team Work........................................................................... 56 C. Personality dan Professional Attitude ................................................................. 59 D. Grooming dan Greeting ........................................................................................... 61 E. Pelayanan Prima Berdasarkan Tindakan ............................................................. 66 Uji Kompetensi ...................................................................................................................... 72

vDaftar Isi

BAB 6 KOMUNIKASI EFEKTIF KEHUMASAN ......................................................... 75 A. Definisi komunikasi .................................................................................................... 77 B. Elemen-Elemen Komunikasi Massa ..................................................................... 78 C. Model-Model komunikasi ........................................................................................ 79 D. Teknik-Teknik Komunikasi........................................................................................ 81 E. Tujuh C Komunikasi ................................................................................................... 83 F. Hambatan Komunikasi ............................................................................................. 84 G. Hubungan Komunikasi dengan Kehumasan .................................................... 86 H. Persiapan dalam Penulisan Pidato ........................................................................ 87 Uji Kompetensi ...................................................................................................................... 89

BAB 7 PENYUSUNAN PESAN BIDANG KEHUMASAN ........................................... 93 A. Struktur Umum Penulisan ....................................................................................... 95 B. Bentuk/Model Penulisan .......................................................................................... 95 C. Bahasa Komunikasi .................................................................................................... 99 D. Pedoman Pemakaian Bahasa dalam Pers .......................................................... 100 Uji Kompetensi ...................................................................................................................... 101

BAB 8 MEDIA KOMUNIKASI HUMAS ..................................................................... 103 A. Definisi media komunikasi humas........................................................................ 105 B. Macam-macam media komunikasi humas ....................................................... 105 C. Ciri-ciri media komunikasi humas ........................................................................ 111 D. Keunggulan dan kelemahan media komunikasi............................................. 112 Uji Kompetensi ...................................................................................................................... 115

BAB 9 PEMBUATAN PROFIL ORGANISASI ............................................................. 119 A. Definisi Profil Organisasi ........................................................................................... 121 B. Sistematika Penyusunan Profil Organisasi ......................................................... 122 C. Tata cara pembuatan profil organisasi ................................................................ 124 Uji Kompetensi ...................................................................................................................... 128

BAB 10 PERENCANAAN PROGRAM KEHUMASAN ................................................. 131 A. Definisi Perencanaan Program Kehumasan ...................................................... 133 B. Urgensi perencanaan program kehumasan ..................................................... 134 C. Model Perancangan Humas .................................................................................... 134 Uji Kompetensi ...................................................................................................................... 141

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 143BIODATA PENULIS ....................................................................................................... 145

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XI untuk SMK/MAKvi

Daftar Gambar

Gambar 1.1. Ivy Ledbetter Lee, The Father of Public Relations .................................................. 3Gambar 1.2 Edward Bernays, “The Father of Modern Public Relation” ................................... 4Gambar 1.3. Prita Kemal Gani, Pendiri London School of Public Relation .............................. 5Gambar 1.4 Contoh Kasus Humas dan Penyelesaiannya ............................................................ 10Gambar 2.1. Bagan Manajemen Komunikasi Terbuka .................................................................. 20Gambar 2.2. Bagan Proses Tata Kelola Kehumasan ........................................................................ 21Gambar 3.1. Pengelompokan Khalayak Humas .............................................................................. 32Gambar 4.1. Dinamika Etika Kehumasan ........................................................................................... 42Gambar 5.1. Sikap dalam Bekerja ......................................................................................................... 59Gambar 5.2. Grooming ............................................................................................................................. 61Gambar 5.3. Grooming and Personality .............................................................................................. 63Gambar 5.4. Pemberian Greeting ......................................................................................................... 64Gambar 5.5. Pelayanan Prima Berdasarkan Tindakan ................................................................... 66Gambar 6.1. Model Komunikasi Alir Dua Tahap .............................................................................. 80Gambar 6.2. Model Komunikasi Alir Dua Tahap .............................................................................. 80Gambar 6.3. Model Komunikasi Alir Multi Tahap ............................................................................ 81Gambar 7.1. Gaya Piramida Terbalik Penyusunan Press Release ............................................... 96Gambar 7.2. Contoh Press Release ....................................................................................................... 98Gambar 8.1. Contoh House Journal ...................................................................................................... 107Gambar 8.2. Contoh Annual Report ..................................................................................................... 108Gambar 8.3. Contoh Advertorial/Pariwara ......................................................................................... 109Gambar 8.4. Contoh Brosur/Selebaran ................................................................................................ 109Gambar 8.5. Contoh Media Kits.............................................................................................................. 110Gambar 8.6. Contoh Media Sosial Online ........................................................................................... 111Gambar 9.1. Company profile engineering ....................................................................................... 125Gambar 9.2. Company Profile Event Organizer ................................................................................ 126Gambar 9.3. Company Profile Furniture .............................................................................................. 126Gambar 9.4. Company Profile dalam Bentuk Web Terintegrated .............................................. 127Gambar 9.5. Company Profile dengan Video .................................................................................... 127

vii

Daftar Tabel

Tabel 6.1 Hambatan-hambatan dalam komunikasi massa beserta contoh .............................84

Tabel 7.1 Tipologi bahasa jurnalistik.................................................................................................... 100

Tabel 8.1 Keunggulan dan kelemahan media komunikasi ......................................................... 112

Tabel 8.2 Kelebihan dan kekurangan media .................................................................................... 113

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XI untuk SMK/MAKviii

Kehumasan 1

1BAB

3.1 Memahami Kehumasan4.1 Melakukan pengelompokan kehumasan

Kompetensi Dasar

Kehumasan

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XI untuk SMK/MAK2

Setelah mempelajari bab ini diharapkan peserta didik dapat: 1. Menjelaskan sejarah Humas/Public Relation2. Menjelaskan definisi Humas/Public Relation3. Menjelaskan fungsi kehumasan 4. Mengidentifikasi aspek-aspek kehumasan5. Menjalankan proses humas6. Menunjukkan manfaat humas

Tujuan Pembelajaran

Peta Konsep

Sejarah Humas (Public Relation)

Aspek-Aspek Humas

Fungsi Humas

Definisi Humas (Public Relation)

Proses Humas

Manfaat Humas

Kehumasan

Kehumasan 3

A. Sejarah Humas/PR

Sejarah perkembangan humas di Indonesia tidak lepas dari sejarah perkembangan humas dunia. Humas merupakan kependekan dari Hubungan Masyarakat. Istilah humas sering disebut dengan istilah Public Relations (PR). Dalam sejarah perkembangan Public Relation dunia dipelopori oleh Ivy Ledbetter Lee yang tahun 1906 berhasil menanggulangi kelumpuhan industri batu bara di Amerika Serikat dengan sukes. Saat terjadi kecelakaan kereta api yang menelan korban 50 orang tewas pada Oktober 1906, di mana Lee mengeluarkan pernyataan kepada masyarakat waktu itu, yang kemudian dikenal dengan istilah Press Release, kemudian Lee mengeluarkan “Declaration of Principle” sebagai pernyataan kepada publik tempat dia bekerja. Atas upayanya ini ia diangkat menjadi The Father of Public Relations. Perkembangan Public Relations sesungguhnya berhubungan dengan keberadaan manusia, yang di dalamnya meliputi unsur-unsur memberi informasi kepada masyarakat, membujuk masyarakat dan mengintegrasikan masyarakat.

Gambar 1.1. Ivy Ledbetter Lee, The Father of Public Relations (Sumber: https://www.google.co.id/)

Nah, bagaimana perkembangan PR/Humas selanjutnya? Untuk perkembangan humas selanjutnya ditemukan dalam revolusi Amerika dengan tokoh yang bernama Edward Bernays. Bernays memulai karir PR nya sebagai seorang agen pers pada pertunjukkan teater, konser, dan balet pada tahun 1913. Saat perang dunia I pecah di tahun 1917, Bernays bekerja untuk Komite Informasi, di mana Komite ini berfungsi sebagai mesin propaganda Amerika untuk menarik simpati masyarakat dalam berperang. Bernays mengemas, mengiklankan, dan menjual perang menjadi cara “membuat dunia menjadi lebih baik”. Setelah perang dunia pertama berakhir pada tahun 1919. Bernays mulai membuka praktik PR nya sendiri, sebagai Konselor PR. Pada tahun 1923, Bernays kemudian menulis buku yang berjudul Crystillizing Public Opinion. Bernays juga orang yang pertama kali membuat mata kuliah Public Relation di Universitas New York dan inilah titik awal PR sebagai ilmu pengetahuan yang dipelajari. Setelah berhasil menyusun ilmu PR Bernays dikenal sebagai “The Father of Modern Public Relation”.

Materi Pembelajaran


Gambar 1.2. Edward Bernays, “The Father of Modern Public Relation”. (Sumber: https://www.google.co.id/

Dan bagaimana pula perkembangan PR/Humas di Indonesia? PR/Humas di Indonesia mulai di akui pada tahun 1950 secara konseptual, pada saat Indonesia mendapat pengakuan dari Kerajaan Belanda pada tanggal 27 Desember 1949. Kala itu Indonesia masih sangat muda dan tidak berpengalaman. Indonesia butuh bantuan secara materi dan moral dari dunia. Maka dari itu dunia harus mengetahui dan paham dengan kondisi Indonesia. Sehingga dunia mau berempati pada Indonesia. Untuk itu dibuatlah Departemen Penerangan. Setelah berjalan beberapa tahun, dirasa Departemen Penerangan belum menyeluruh, maka kemudian pemerintah membentuk Divisi Humas pada tahun 1962. Dengan dibentuknya Divisi Humas, PR/Humas di Indonesia mulai terorganisir. Sampai pada tahun 1972, tepatnya pada tanggal 15 Desember, Perhimpunan Hubungan Masyarakat (PERHUMAS) resmi didirikan. Perhumas didirikan oleh Marah Joenoes yang merasa perlu adanya perhimpunan untuk profesi ini. Secara kelembagaan atau institusional profesi PR diakui kberadaannya sejak terbentuknya BAKOHUMAS pada tanggal 13 Maret 1971. Bakohumas ini menghimpun para pejabat dan para staf PR di lingkungan departemen, lembaga pemerintah, dan BUMN. Perkembangan PR di Indonesia cukup pesat ada 3 (tiga) yang melatarbelakangi, yakni kemajuan teknologi, pertumbuhan ekonomi, dan kian hausnya masyarakat akan informasi. Selanjutnya, lembaga pertama di Indonesia yang menghimpun pra praktisi PR (individu) adalah Perhumas (Public Relations Associatos of Indonesi). Pendirinya dari kalangan swasta dan pemerintah antara lain: Wardiman Djojonegoro, Brigjen Soemrahadi, Marah Joenoes, Nana Sutrisna, Feisal Tamin, R.M. Hadjiwibowo, Dr. Alwi Dahlan, Drs. Soemadi, Uman Soedjon, Isaksono Noeradi, dan beberapa tokoh lainnya. Pada tanggal 13 September 1996 dibentuklah Forkamas (Forum Komunikasi Humas Perbankan) yang khusus menghimpun pejabat PR di lingkungan perbankan, Penggagasnya Gubernur Bank Indonesia saat itu, Soedrajad Djiwandono. Namun, orientasi PR Indonesia belum seutuhnya dapat dikatakan sebagai “PR” sejati, sebab berbeda dengan konsep yang diterapkan oleh Ivy Ledbetter Lee yang mempunyai posisi pemimpin dan diberi kebebasan untuk berprakarsa dalam menyiapkan secara bebas serta terbuka. Tidak heran jika di periode pertama PR di Indonesia secara struktural belum banyak ditempatkan dalam top manajemen. Hal ini sangat ironis, padahal dalam kenyataannya

Kehumasan 5

pemimpin perusahaan sering meminta kepala humas untuk mendampingi ketika menghadapi publik eksternal, selain itu kegiatan PR masih banyak bersifat penerangan satu arah ke publik eksternal semata-mata. Setelah terorganisir dan diresmikan himpunan keprofesiannya, seorang humas sangat dicari di Indonesia yang masih dapat dibilang negara muda. Maka diperlukan pendidikan yang lebih untuk para calon praktisi PR/Humas. Prita Kemal Gani melihat peluang tersebut dan mendirikan London School of Public Relation. Sebelum mendirikan sekolah, beliau juga sempat mengharumkan nama bangsa di tingkat internasional dengan keprofesiannya dalam bidang PR/Humas.

Gambar 1.3. Prita Kemal Gani, Pendiri London School of Public Relation(Sumber: https://www.google.co.id/)

Sekarang bagaimana dengan kalian sebagai generasi penerus bangsa yang nantinya melanjutkan estafet kemajuan negara tercinta? Tentunya wajib ikut berperan sebagai humas di era global saat ini. Di samping ini semua sejarah perkembangan Public Relations bisa dilihat dari beberapa gambaran kronologi seperti berikut ini:1. Abad ke-19 : PR di Amerika dan Eropa merupakan program studi yang mandiri

didasarkan pada perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.2. 1865-1900 : Publik masih dianggap bodoh.3. 1900-1918 : Publik diberi informasi dan dilayani.4. 1918-1945 : Publik diberi pendidikan dan dihargai.5. 1925 : Di New York, PR sebagai pendidikan tinggi resmi.6. 1928 : Di Belanda memasuki pendidikan tinggi dan minimal di fakultas sebagai

mata kuliah wajib. Di samping itu banyak diadakan kursus-kursus yang bermutu.

7. 1945-1968 : Publik mulai terbuka dan banyak mengetahui8. 1968 : Di Belanda mengalami perkembangan pesat. Ke arah ilmiah karena

penelitian yang rutin dan kontinu.Di Amerika perkembangannya lebih ke arah bisnis. 1. 1968-1979 : Publik dikembangkan di berbagai bidang, pendekatan tidak hanya satu

aspek saja.2. 1979-1990 : Profesional/internasional memasuki globalisasi dalam perubahan mental

dan kualitas


3. 1990-sekarang: Perkembangannya antara lain:a. Perubahan mental, kualitas, pola pikir, pola pandang, sikap dan

pola perilaku secara nasioal/internasional.b. Membangun kerja sama secara lokal, nasional, dan internasional.c. Saling belajar di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, iptek,

sesuai dengan kebutuhan era global/informasi.

B. Definisi Humas/Public Relations (PR)

Pengertian Humas/PR menurut beberapa ahli:1. Edward L. Bernays, berpendapat bahwa HUMAS (Hubungan Masyarakat) atau Public

Relations (PR) memiliki 3 pengertian yaitu:1) Memberi penerangan kepada masyarakat.2) Pembujukan langsung terhadap masyarakat guna mengubah sikap dan tindakan.3) Usaha-usaha mengitegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan dengan

masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannya.2. Scott M. Cutlip dan Allen H. Center berpendapat bahwa, Humas merupakan fungsi

manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan tata cara seseorang atau organisasi suatu program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya.

3. The Public Relations Society of America, berpendapat bahwa HUMAS membantu suatu organisasi adalah usaha organisasi dan publiknya untuk saling beradaptasi secara menguntungkan. Humas adalah usaha organisasi untuk memperoleh kerja sama dari kelompok orang lain. Humas membantu organisasi berinteraksi secara efektif dan berkomunikasi dengan publik utama.

4. Dr. Rex Harlow, berpendapat bahwa Public Relations merupakan komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya secara timbal bailk dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan pembinaan kerja sama serta pemenuhan kepentingan bersama.

Dari beberapa pendapat para ahli di atas dapat diambil kesimpulan bahwa humas adalah usaha untuk mempengaruhi masyarakat melalui komunikasi secara timbal balik dalam rangka memperoleh kerja sama dalam upaya pencapaian tujuan organisasi/perusahaan.

C. Fungsi Humas

Berdasarkan rumusan dari Departemen penerangan RI, fungsi humas adalah:1. Melaksanakan hubungan ke dalam, yaitu pemberian pengertian tentang segala hal

mengenai departemen penerangan terhadap internal publik, yaitu karyawan.2. Melakukan hubungan keluar, yaitu pemberian informasi tentang segala hal mengenai

departemen penerangan terhadap eksternal publik, yaitu masyarakat pada umumnya.3. Melakukan pembinaan serta bimbingan untuk mengembangkan kehumasan sebagai

medium penerangan.

Kehumasan 7

4. Menyelenggarakan koordinasi integrasi dan sinkronisasi serta kerjasama kegiatan PR atau hubungan masyarakat untuk penyempurnaan pelayanan penerangan terhadap umum.

Sedangkan fungsi Humas menurut Edward L. Bernays adalah:1. Menyediakan penerangan/pemahaman kepada publik2. Melaksanakan persuasi kepada publik untuk menjadikan sikap dan tingkah laku publik

berubah3. Usaha mempersatukan sikap dan perilaku lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan

masyarakat atau sebaliknya.Fungsi humas menurut Djanalis Djanaid memiliki 2 fungsi yaitu:1. Fungsi Konstruktif, yaitu humas mendorong untuk membuat aktivitas ataupun kegiatan

yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. Termasuk di sini humas bertindak secara preventif (mencegah).

2. Fungsi Korektif, humas dapat mengatasi terselesainya permasalahan yang terjadi dalam organisasi, fungsi ini sama halnya dengan suatu penyakit, ketika orang sudah dalam keadaan sakit, maka upaya selanjutnya adalah upaya mengobati menuju kesembuhan. Karena mengobati adalah salah satu upaya penyembuhan, maka dapat jadi upaya ini gagal total sehingga menyebabkan kematian. Pepatah mengatakan, “mencegah lebih baik daripada mengobati”.

D. Aspek-Aspek Humas

Setelah mengetahui definisi dan fungsi humas dapatlah kita ketahui bahwa dalam tugas humas terdapat aspek aspek di dalamnya, antara lain:1. Aspek Layanan, yaitu untuk mengatur, mengotomatisasi, dan sinkronisasi proses

bisnis/kegiatan perusahaan juga layanan pelanggan dan dukungan teknis, dengan tujuan menarik pelanggan/klien dan memeliharanya agar tidak berada di tempat kita. Contohnya pada perusahaan dibutuhkan layanan yang baik agar klien tertarik dan bertahan pada perusahaan tersebut.

2. Aspek Komunikasi, yaitu perubahan dengan memasukan aspek komunikasi atau hubungan dua arah (two-way commucations). Definisi mengenai humas kemudian memasukkan kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual (saling) dan between (antara). Dengan demikian pengertian humas sudah mengandung pengertian aksi timbal balik (interaktif ). Contohnya sebelum para karyawan perusahaan melakukan unjuk rasa kenaikan gaji, public relations harus melibatkan semua staf perusahaan yang bersankutan untuk mencegah aksi umpan balik. Public relations menggunakan informasi untuk mengembangkan sebuah rencana aksi dirancang untuk meminimalkan risiko unjuk rasa dan kemudian melasanakan rencana terbaik sebelum terjadi unjuk rasa oleh karyawan perusahaan.

3. Aspek Kesetiaan, mempengaruhi pelaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, di mana persepsi, sikap dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan di mana dia berada. Contohnya menjaga suatu rahasia perusahaan oleh pegawai dan karyawan


demi kelancaran jalannya perusahaan.4. Aspek Produktivitas, secara umum produktivitas mengandung pengertian

perbandingan terbalik antara hasil yang dicapai (output) dengan keselutuhan sumber daya (input) yang digunakan, dapat dikatakan bahwa kinerja sebagai suatu hasil atau output dari suatu proses pelaksanaan tugas akan berpengaruh terhadap produktivitas/kerja. Semakin baik kinerja seorang pegawai, berarti tersebut juga semakin produktif atau produktivitasnya semakin meningkat. Contohnya merancang iklan yang menarik dan inovatif sehingga menarik klien untuk bergabung sehingga dapat meningkatkan produktivitas diperusahaan.

5. Aspek Etika Moral, dalam era globalisasi yang ditandai munculnya kebebasan pers, mengeluarkan pendapat/opini dan berekspresi terbuka, serta kemampuan untuk berkompetitif dalam persaingan pasar bebas, khususnya dibidang jasa teknologi informasidan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara, sehingga dampaknya sulit dibendungoleh negara lain sebagai target sasarannya. Contohnya tidak menggunakan cara atau sistem yang menyinggung klien dalam proes berjalannya perusahaan.

E. Proses Humas

Berbicara tentang proses humas, tidak akan bisa lepas dari aspek manajemen PR, telah kita ketahui pada dasarnya fungsi humas tidak lepas dari fungsi manajemen, begitu juga dengan proses kerja humas yang tidak lepas dari fungsi manajemen.

Menurut Scott M. Cultip dan Allen H. Center proses manajemen public relations sepenuhnya mengacu kepada pendekaan manajerial, di mana proses kerjanya dilakukan melalui 4 (empat) tahapan atau langkah-langkah pokok yang menjadi landasan acuan untuk melaksanakan program kerja kehumasan, yaitu: fact finding, planning, communicating dan evaluating.1. Fact Finding yaitu mendifinisikan permasalahan yang dilakukan melalui penelitian

dengan menganalisa situasi berupa pemahaman, opini, sikap dan perilaku publik terhadap lembaga. Tahap ini memberikan landasan pada tahap-tahap berikutnya dalam proses penyelesaian masalah, dengan mengatakan, “Apa yang terjadi sekarang.”

2. Planning yaitu membuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Tahap ini melibatkan hal-hal yang ditemukan pada tahap pertama. Tahap kedua ini berusaha menjawab, “Didasarkan pada apa kita telah mempelajari situasi, apa yang akan kita ubah atau lakukan dan katakan?”

3. Communicating yaitu mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga mampu mempengaruhi sikap publiknya yang mendorong mereka untuk mendukung pelaksaan program tersebut. Jadi tahap ini merupakan tahap pelaksanaan program. Pertanyaan dalam tahap ini adalah “Siapa yang akan melakukan dan memberitahukan program ini serta kapan, di mana dan bagaimana?”

4. Evaluating yaitu tahap melakukan penilaian terhadap hasil-hasil pelaksanaan program dari perencanaan, pelaksanaan program (pengkomunikasian), sampai keberhasilan

Kehumasan 9

atau kegagalan yang terjadi pada program tersebut. Dalam tahap ini humas mencari kesesuaian pembuatan program-program yang dilaksanakan dengan rencana semula, didasarkan pada evaluasi umpan balik, bagaimana hal ini bisa tidak berjalan. Apakah program ini akan dilanjutkan atau diberhentikan. Pertanyaan dalam tahap ini “Bagaimana yang sedang kita kerjakan atau bagaimana yang telah kita kerjakan?”

Jika diuraikan lebih rinci, keempat tahapan menurut M. Cultiv & Center tersebut, adalah sebagai berikut:1. Menganalisa prilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan.2. Menentukan dan memahami secara benar perilaku tiap-tiap kelompok terhadap

organisasi.3. Menganalisa tingkat opini publik, baik yng intern maupun ekstern.4. Mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah-masalah potensial, kebutuhan-

kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.5. Menentukan formulasi dan merumuskan kebijakan-kebijakan.6. Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah perilaku

masyarakat sasaran. Termasuk membuat budget/anggaran biaya operasional.7. Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang telah

direncanakan.8. Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian-

penyesuaian yang diperlukan.Berikut ini adalah contoh kasus yang ditangani oleh humas perusahaan, dari tahap demi tahap.

Contoh KASUSTahun 2000-an Perusahaan bedak PT. Pigeon memproduksi bedak padat untuk wantia remaja, namun bedak padat tersebut di isukan mengandung pewarna pakaian yang berbahaya bagi kulit. Peran PR dalam menangani kasus tersebut yaitu:1. Fact Finding: mencari data-data yang akurat mengenai produk kami dengan

bahan-bahan yang digunakan untuk pembuatan bedak padat tersebut dan melihat kelapangan/masyarakat yang menggunakan produk tersebut apabila keadaannya mengacu pada hal yang menggawatkan perusahaan misalnya masyarakat banyak yang menganggap bedak padat tersebut berbahaya sehingga didemo keberadaannya, langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh seorang PR adalah:

2. Planning : Menyusun rancangan hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh seorang PR, setelah PR mendapatkan bukti dan fakta bahwa produk perusahaan tidak mengandung bahan pewarna pakaian yang berbahaya untuk kulit, rencana pertama akan dilakukan adalah conferensi pers yaitu dengan mengundang para wartawan di lobby perusahaan pigeon kemudian membawa ahli lab dan dokter kulit yang telah menyelidiki komposisi dari bahan pembuatan bedak tersebut dan PR sebagai perwakilan atau juru bicara dari perusahaan, kemudian mengadakan acara bazzar di mall taman anggrek dan di dalamnya ada uji coba pembuktian bedak yang berbahaya dengan yang aman, dan juga memberikan hadiah bagi pembeli bedak tersebut. Dan dengan tempat yang sama yaitu di mall taman anggrek perusahaan pigeon akan mengadakan talk show dengan


mengundang artis “icon” dan mengundang badan POM, dokter kulit. Membuat berita melalui media cetak, majalah mengenai perbaikan citra dari produk kami. Membuat iklan yang mengandung unsur pembuktian bahwa bahan-bahan pembuatan bedak ini adalah alami semuanya dan tentunya juga harus menarik dengan memperhatikan komposisi warna dan icon atau artis yang menjadi talent dalam iklan tersebut.

3. Comunicating : Kemudian PR akan membagikan tugas kapada karyawan yang memiliki keahlian pada tugasnya masing-masing agar rancangan yang telah disusun berjalan dengan baik misalnya membagi tugas untuk acara event siapa saja yang mengatur lokasi, bintang tamu dan sebagainya, kemudian yang merancang berita di media cetak agar terlihat lebih menarik dan tugas lainnya . Setelah semua hal-hal sudah diatur dengan baik, PR beserta karyawan lain yang ikut serta membantu kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya langsung melakukan tindakan dan terjun ke lapangan untuk merealisasikannya. Tentunya setiap kegiatan ini juga kami bekerja sama dengan pihak media agar setiap kegiatan kami diberitakan sehingga perusahaan kami membaik imagenya. Tentunya hal ini juga diawali dengan hubungan yang baik antara PR dengan para wartawan/pers. Dalam pelaksanaan kegiatan seorang PR perusahan yang memegang andil besar bagi kegiatan yang akan dilaksanakan ini maka PR harus mengontrol segala kegiatan yang dilakukan agar meminimalisir kesalahan dan meluruskan segala sesuatu yang melenceng dari jalur yang telah disepakati atau ditentukan. Tujuan lainnya yaitu agar segala kegiatan berjalan sesuai rencana sehingga target atau tujuan yang diinginkan bisa tercapai dengan baik karena pada dasarnya yang merancang kegiatan ini adalah seorang PR, maka PR itu juga yang harus mengawasi agar sesuai track/perencanaan awal.

4. Evaluating : Setelah selesai kagiatan tersebut seorang PR perusahaan pigeon akan mengevaluasi seluruh kegiatan tersebut apakah berjalan sesuai rencana, lancar dan memenuhi target yang diinginkan sehingga kedepannya diperlukan modifikasi atau tidak. Dan tidak lupa setelah kegiatan ini PR juga harus memantau segala pemberitaan yang berkembang di publik melalui media massa maupun media elektronik.

Gambar 1.4 Contoh Kasus Humas dan Penyelesaiannya (Sumber: http://sumaiyahinfo.blogspot.co.id/2013/03/proses-atau-tahapan-kerja-public.html)

F. Manfaat Humas

Menurut Frank Jefkins (1988:333) manfaat humas adalah:1. Manajemen krisis, dalam beberapa masa belakangan ini, hampir semua organisasi

pernah mendapatkan krisis hingga kalangan pimpinan dan pihak manajemen sadar mereka membutuhkan kesiapan dan persiapan untuk mengatasi hal ini, utamanya yang berkaitan dengan hubungan pers. Oleh sebab itu tiap organisasi harus membentuk tim manajemen krisis yang permanen.

2. Penerbitan dekstop, sistem penerbitan dekstop sebenarnya sangat bermanfaat, namun lebih membutuhkan opertaor yang mempunyai dedikasi dan waktu editor dibanding

Kehumasan 11

metode editing konvensional yang masih menggunakan kertas.3. Identitas perusahaan, tugas ini ditangani staf humas karena menyangkut semua aspek

organisasi secara menyeluruh dan menjadi bagian terpenting dari semua komunikasi yang dijalankan organisasi.

4. Hubungan Parlemen, dalam hal ini hubungan yang dilaksanakan secara langsung maupun dengan perantara konsultan khusus dengan pemerintah, parlemen dan birokrat. Ada 2 (dua) dalam hubungan parlemen, yaitu:a) Usaha untuk mendorong para politisi dan pejabat manjadi sadar dan juga tahu

kepentingan dari organisasi atau perusahaan.b) Usaha untuk memperoleh berbagai informasi tentang peraturan dan undang-

undang baru yang sedikit banyak akan berpengaruh pada aktivitas perusahaan. Saat ini banyak praktisi humas/PR memanfaatkan internet untuk menyelesaikan tugasnya. Teknologi telah mengubah pola komunikasi humas yang sebelumnya bersifat konvensional beralih ke penggunaan internet. Internet membawa perspektif dan pola baru di era informasi dalam bentuk jaringan teknologi yang memungkinkan setiap orang mengakses informasi kemana saja memenuhi kebutuhannya. Dengan internet humas dapat membuat annual report (laporan tahunan) dimuat dalam situs/web perusahaan, sehingga tidak perlu mengirim laporan melalui pos. Melalui internet humas mampu mencapai sasaran secara langsung, tanpa intervensi dari pihak-pihak lain, seperti redaksi atau wartawan di media massa, yang biasanya bertindak sebagai penjaga gawang dan melakukan penyensoran terhadap pesan humas kepada publik/khalayak.Adapun keuntungan humas dalam menggunakan internet:1. Informasi cepat sampai ke publik.2. Internet dapat berfungsi sebagai iklan, media, alat marketing, sarana penyebaran

informasi dan promosi.3. Siapapun dapat mengakses internet.4. Tidak terbatas oleh ruang dan waktu.5. Memberi kesempatan melakukan hubungan komunikasi dalam bidang pemasaran

secara langsung.


Rangkuman

Humas adalah usaha untuk mempengaruhi masyarakat melalui komunikasi secara timbal balik dalam rangka memperoleh kerjasama dalam upaya pencapaian tujuan organisasi/perusahaan.

Dalam tugas humas terdapat aspek-aspek di dalamnya, antara lain: 1) Aspek Layanan; 2) Aspek Komunikasi; 3) Aspek Kesetiaan; 4) Aspek Produktivitas; dan 5) Aspek Etika Moral.

Proses humas tidak terlepas dari proses manajemen. M. Cultip dan Allen H. Center proses manajemen public relations sepenuhnya mengacu kepada pendekaan manajerial, dimana proses kerjanya dilakukan melalui 4 (empat) tahapan atau langkah-langkah pokok yang menjadi acuan untuk melaksanakan program kerja kehumasan, yaitu: fact finding, planning, communicating dan evaluating.

Manfaat humas sebagaimana diungkapkan Frank Jefkins (1988:333) meliputi empat al, yaitu: 1) Manajemen krisis; 2) Penerbitan dekstop; 3) Identitas perusahaan; 4) Hubungan Parlemen. Kemajuan teknologi telah mengubah pola komunikasi humas yang sebelumnya bersifat konvensional beralih ke penggunaan internet. Internet telah membawa perspektif dan pola baru di era informasi dalam bentuk jaringan teknologi yang memungkinkan setiap orang mengakses informasi kemana saja dalam memenuhi kebutuhannya.

Lembar Kerja Siswa Berbasis STEM

Buatlah kelompok yang terdiri dari 5 orang, carilah berita tentang kasus perusahaan yang produknya terkena issue buruk sehingga Humas harus menangani mulai dari proses Fact finding, Planning, Communicating dan Evaluating, buatlah dalam bentuk laporan dan presentasikan hasilnya di depan kelas.

Uji KompetensiA. Pilihlah jawaban yang tepat!

1. “The Father of Public Relations” adalah julukan dari...a. Edward L. Bernays d. Ir. Soekarnob. Ivy Ledbetter Lee e. Wardiman Djojonegoroc. Scott M. Cutlip

2. “The Father of Modern Public Relation” adalah julukan dari...a. Frank Jeffkins d. Verne Bernettb. Arthur W. Page e. Edward L. Bernaysc. Paul Garre

Kehumasan 13

3. Sebagai pelopor humas,, Ivy Ledbetter Lee yang pada saat terjadi kecelakaan kereta api yang menelan korban 50 orang tewas pada Oktober 1906, di mana Lee mengeluarkan pernyataan kepada masyarakat waktu itu, yang kemudian dikenal dengan...a. Blue print d. News paper b. Press release e. Cyber crime c. New release

4. Menurut Dr. Rex Harlow humas adalah...a. Usaha-usaha mengitegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan dengan

masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannya.b. Fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan

tata cara seseorang atau organisasi suatu program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya.

c. Usaha organisasi untuk memperoleh kerja sama dari kelompok orang lain dan membantu organisasi berinteraksi secara efektif dan berkomunikasi dengan publik utama.

d. Komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya secara timbal bailk dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan pembinaan kerjasama serta pemenuhan kepentingan bersama.

e. Usaha untuk mempengaruhi masyarakat melalui komunikasi secara timbal balik dalam rangka memperoleh kerjasama dalam upaya pencapaian tujuan organisasi/perusahaan.

5. Pada tanggal 13 September 1996 dibentuklah Forkamas (Forum Komunikasi Humas Perbankan) yang khusus menghimpun pejabat PR di lingkungan perbankan, Penggagasnya Gubernur Bank Indonesia saat itu, yaitu....a. Miranda Gultom b. Agus Martowardojo c. Boedionod. Soedrajad Djiwandonoe. Radius Prawiro

6. Humas mendorong untuk membuat aktivitas ataupun kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif, ini merupakan .... humas.a. Fungsi normatif b. Fungsi kwalitatif c. Fungsi preventifd. Fungsi distruktife. Fungsi konstruktif

7. Dalam fungsi korektif, humas berfungsi ....a. Mengidentifikasi kebijakan dan tata cara seseorang atau organisasi suatu program

kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya.

b. Mengatasi terselesainya permasalahan yang terjadi dalam organisasi, fungsi ini sama halnya dengan suatu penyakit, ketika orang sudah dalam keadaan sakit, maka upaya selanjutnya adalah upaya mengobati menuju kesembuhan.


c. Memberi berbagai informasi tentang peraturan dan undang-undang baru yang sedikit banyak akan berpengaruh pada aktivitas perusahaan.

d. Mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah-masalah potensial, kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.

e. Menyelenggarakan koordinasi integrasi dan sinkronisasi serta kerjasama kegiatan PR atau hubungan masyarakat untuk penyempurnaan pelayanan penerangan terhadap umum.

8. Semakin baik kinerja seorang pegawai, beraarti tersebut juga semakin produktif atau produktivitasnya semakin meningkat, hal ini merupakan....humas.a. Aspek hukum d. Aspek kesetiaanb. Aspek produktivitas e. Aspek komunikasic. Aspek layanan

9. Dalam era globalisasi yang ditandai munculnya kebebasan pers, mengeluarkan pendapat/opini dan berekspresi terbuka, serta kemampuan untuk berkompetitif dalam persaingan pasar bebas, khususnya di bidang jasa teknologi informasidan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara, sehingga dampaknya sulit dibendung oleh negara lain sebagai target sasarannya, hal ini merupakan....a. Aspek layanan d. Aspek Etika Moralb. Aspek kesetiaan e. Aspek hukumc. Aspek komunikasi

10. Mendifinisikan permasalahan yang dilakukan melalui penelitian dengan menganalisa situasi berupa pemahaman, opini, sikap dan perilaku publik terhadap lembaga merupakan tahap....a. Planning d. Communicatingb. Evaluating e. Exploringc. Fact Finding

11. Usaha untuk mendorong para politisi dan pejabat manjadi sadar dan juga tahu kepentingan dari organisasi atau perusahaan, perlu adanya humas, dalam hal ini humas memberikan manfaat....a. Profil perusahaan d. Layanan masyarakatb. Hubungan parlemen e. Identitas perusahaanc. Hubungan eksternal

12. Dalam beberapa masa belakangan ini, hampir semua organisasi pernah mendapatkan krisis hingga kalangan pimpinan dan pihak manajemen sadar mereka membutuhkan kesiapan dan persiapan untuk mengatasi hal ini, utamanya yang berkaitan dengan hubungan pers. Oleh sebab itu tiap organisasi harus membentuk tim ....a. Manajemen krisis d. Auditorb. Top manager e. Birokrasic. Controlling

13. Evaluating merupakan tahap melakukan penilaian terhadap hasil-hasil pelaksanaan program dari perencanaan, pelaksanaan program (pengkomunikasian), sampai keberhasilan atau kegagalan yang terjadi pada program tersebut. Pertanyaan dalam tahap ini adalah....

Kehumasan 15

a. “Bagaimana yang sedang kita kerjakan atau bagaimana yang telah kita kerjakan?”b. “Siapa yang akan melakukan dan memberitahukan program ini serta kapan, di

mana dan bagaimana?”c. “Apa yang terjadi sekarang.”d. “Akan dibawa ke mana perusahaan ini.”e. “Didasarkan pada apa kita telah mempelajari situasi, apa yang akan kita ubah atau

lakukan dan katakan?”

14. Berikut ini contoh Aspek Kesetiaan mempengaruhi pelaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, di mana perpepsi, sikap dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan di mana dia berada, yaitu....a. Tidak menggunakan cara atau sistem yang menyinggung klien dalam proses

berjalannya perusahaan.b. Sebelum para karyawan perusahaan melakukan unjuk rasa kenaikan gaji, public

relations harus melibatkan semua staf perusahaan yang bersangkutan untuk mencegah aksi umpan balik.

c. Pada perusahaan dibutuhkan layanan yang baik agar klien tertarik dan bertahan pada perusahaan tersebut.

d. Menjaga suatu rahasia perusahaan oleh pegawai dan karyawan demi kelancaran jalanya perusahaan.

e. Usaha untuk mendorong para politisi dan pejabat manjadi sadar dan juga tahu kepentingan dari organisasi atau perusahaan.

15. Humas merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan tata cara seseorang atau organisasi suatu program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya. Merupakan definisi humas yang disampaikan oleh...a. M. Cultiv & Center d. Djanalis Djanaidb. Arthur W. Page e. Radius Prawiroc. Paul Garre

B. Selesaikan soal-soal berikut dengan tepat! (Menggunakan HOTS)1. Jelaskan secara singkat sejarah keberadaan Humas di Indonesia baik secara konseptual

maupun de facto!2. Jelaskan fungsi humas bagi suatu organisasi/perusahaan!3. Jelaskan manfaat humas bagi suatu organisasi/perusahaan!4. Jelaskan proses pekerjaan seorang humas!5. Jabatan seorang Humas/PR di Indonesia belum dikatakan sebagai Humas/PR “sejati”

seperti konsep seorang Humas/PR yang disampaikan oleh Ivy Ledbetter Lee. Jelaskan!6. Dalam era global seorang humas dituntut untuk menggunakan internet dalam

menyelesaikan pekerjaannya. Jelaskan keuntungan dari penggunaan internet oleh seorang Humas/PR!

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN · Peta Konsep Sejarah Humas (Public Relation)...

Documents

Transcript of OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN · Peta Konsep Sejarah Humas (Public Relation)...