OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN€¦ · Gambar 1.1 Presiden Jokowi Lantik 5 Dubes...

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

(C3) KELAS XII

Khurrotul A'yun

PT KUANTUM BUKU SEJAHTERA

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLANSMK/MAK Kelas XII© 2020Hak cipta yang dilindungi Undang-Undang ada pada Penulis.Hak penerbitan ada pada PT Kuantum Buku Sejahtera.

Penulis : Khurrotul A'yunEditor : Vera Annisa Retno PratiwiDesainer Kover : Achmad FaisalDesainer Isi : Achmad FaisalTahun terbit : 2020ISBN : 978-623-7591-89-4

Diterbitkan oleh PT Kuantum Buku SejahteraAnggota IKAPI No. 212/JTI/2019Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No. 5 Malang - Jawa TimurTelp. (0341) 438 2294, Hotline 0822 9951 2221; Situs web: www.quantumbook.id

Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apapun, baik secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam atau dengan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari PT Kuantum Buku Sejahtera.

iii

Daftar Isi

Prakata ..................................................................................................................... viBab 1 Ruang Lingkup Keprotokolan .......................................................................... 1 A. Sejarah protokol ................................................................................................................. 2 B. Memahami Protokol .......................................................................................................... 3 C. Ruang Lingkup Keprotokolan ........................................................................................ 4 D. Unsur-Unsur Protokol ....................................................................................................... 6 E. Asas-Asas Protokol ............................................................................................................. 7 F. Tujuan Protokol ................................................................................................................... 7 G. Kegiatan-Kegiatan Protokol ............................................................................................ 7 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 9

Bab 2 Regulasi Bidang Keprotokolan ........................................................................ 13 A. Memahami Regulasi Keprotokolan ............................................................................. 14 B. Regulasi Keprotokolan di Indonesia ............................................................................ 15 C. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010 .............................. 16 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 28

Bab 3 Kegiatan Keprotokolan ..................................................................................... 31 A. Jenis-Jenis Kegiatan Protokol......................................................................................... 32 B. Tahap Kegiatan Keprotokolan ....................................................................................... 33 C. Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan ............................................ 35 D. Tamu Negara, Tamu Pemerintah dan/atau Tamu Negara Lain .......................... 44 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 46

Bab 4 Mempersiapkan Penyelenggaraan Pertemuan Atau Rapat .......................... 51 A. Memahami Pertemuan atau Rapat .............................................................................. 52 B. Tujuan Pertemuan atau Rapat ....................................................................................... 53 C. Jenis-Jenis dan Syarat-Syarat Pertemuan atau Rapat ........................................... 54 D. Unsur-Unsur Pertemuan atau Rapat ........................................................................... 61 E. Teknik Mempersiapkan Penyelenggaraan Pertemuan atau Rapat .................. 65 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 68

Bab 5 Menyelenggarakan Pertemuan atau Rapat .................................................... 73 A. Agenda Pertemuan atau Rapat ..................................................................................... 74 B. Daftar Hadir Pertemuan atau Rapat ............................................................................ 75 C. Perlengkapan dan Tata Ruang Pertemuan atau Rapat ......................................... 76 D. Undangan Pertemuan atau Rapat ............................................................................... 82 E. Etika Pertemuan atau Rapat ........................................................................................... 83 F. Teknik Membuka dan Menutup Pertemuan atau Rapat ...................................... 85 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 87

iv

Bab 6 Notula Pertemuan atau Rapat .......................................................................... 91 A. Memahami Notula ............................................................................................................. 92 B. Macam-Macam Notula ..................................................................................................... 92 C. Fungsi Notula ....................................................................................................................... 93 D. Syarat-Syarat dan Kewenangan Notulis ..................................................................... 94 E. Teknik Menyusun Notula Pertemuan atau Rapat ................................................... 94 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 103

Bab 7 Susunan Acara Kegiatan ................................................................................... 107 A. Memahami Susunan Acara Kegiatan .......................................................................... 108 B. Fungsi Susunan Acara Kegiatan .................................................................................... 108 C. Teknik Membuat Susunan Acara Kegiatan................................................................ 109 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 118

Bab 8 Kegiatan Pembawa Acara (Master of Ceremony)............................................ 121 A. Memahami Pembawa Acara atau Master of Ceremony ....................................... 122 B. Persyaratan Pembawa Acara atau Master of Ceremony....................................... 123 C. Menyusun Kerangka Acara ............................................................................................ 125 D. Etiket Pembawa Acara atau Master of Ceremony ................................................... 132 E. Contoh Konsep untuk Berbagai Acara ....................................................................... 132 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 140

Bab 9 Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary) .................................................................. 145 A. Memahami Perjalanan Dinas ......................................................................................... 146 B. Jenis-Jenis Perjalanan Dinas ........................................................................................... 147 C. Langkah-Langkah Persiapan Perjalanan Dinas ....................................................... 150 D. Persiapan Pembiayaan Perjalanan DInas ................................................................... 156 E. Membuat Checklist Perjalanan Dinas ......................................................................... 159 F. Menyusun Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary) ......................................................... 159 G. Menyusun Laporan Perjalanan Dinas ......................................................................... 160 H. Membuat Daftar Perjalanan Dinas (Itinary) ............................................................. 160 I. Menyusun Laporan Perjalanan Dinas ......................................................................... 163 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 165

Bab 10 Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan ................ 169 A. Fungsi dan Tujuan Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan ....................................................................................................................... 170 B. Sistem Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan ..... 170 C. Otomatisasi Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan ....................................................................................................................... 174 D. Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan Menggunakan SIMARDI Offline .................................................................................... 178 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 183

v

Bab 11 Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan Administrasi Humas dan Keprotokolan .. 187 A. Memahami Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan ........................................................... 188 B. Fungsi dan Tujuan Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan .............................................. 189 C. Teknik Membuat Laporan Evaluasi Hasil Kegiatan ................................................ 189 D. Contoh Laporan Evaluasi Kegiatan ............................................................................. 194 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 207

Glosarium ..................................................................................................................... 212Daftar Pustaka ................................................................................................................... 215Biodata Penulis .................................................................................................................. 219Biodata Konsultan ............................................................................................................. 220Tim Kreatif.......... ................................................................................................................ 221

vi

Prakata

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan merupakan salah satu komponen yang sangat penting keberadaannya untuk setiap lembaga resmi, baik itu swasta, pemerintah, maupun lembaga masyarakat. Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan terdiri dua fokus utama yang akan dibahas yaitu yang pertama Otomatisasi Tata Kelola Humas, sedangkan yang kedua Otomatisasi Tata Kelola Keprotokolan. Pembahasan tentang otomatisasi tata kelola humas diberikan di kelas XI, sedangkan otomatisasi tata kelola keprotokolan diberikan di kelas XII yang akan dibahas dalam buku ini. Buku Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan kelas XII disusun sebagai sumber belajar peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) atau Madrasah Aliyah Kejuruan (MAK). Terutama untuk kelompok Bidang Keahlian Bisnis Manajemen yakni Program Keahlian Manajemen Perkantoran khususnya untuk Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Buku ini disesuaikan dengan Kurikulum 2013 yang diselaraskan dengan Spektrum Keahlian Pendidikan Menengah Kejuruan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah tahun 2016 Bidang Bisnis Manajemen. Sesuai dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menegah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan No. 4678/D/KEP/MK/2016. Materi pembelajaran dalam buku ini juga menggiring peserta didik ke dalam keterampilan cara berpikir kritis, kreatif, mampu memecahkan masalah dan mengambil keputusan, serta cara bekerja sama melalui kolaborasi dan komunikasi. Bahan pembelajaran fokus pada proses pembelajaran pemecahan masalah dalam kehidupan nyata, mempelajari konsep-konsep yang diintregasikan untuk memberikan manfaat dalam kehidupan sehari-hari. Kritik, saran, dan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaan sangat penulis harapkan sehingga dapat memperkaya kualitas penyajian buku ajar ini. Tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada kontributor naskah, editor isi, dan editor bahasa atas kerja samanya dalam penyelesaian buku ini. Mudah-mudahan dengan buku ini dapat memberikan yang terbaik demi kemajuan pendidikan di Indonesia.

Malang, Januari 2020

Penulis

Ruang Lingkup Keprotokolan 1

1BAB

Ruang Lingkup Keprotokolan

3.11 Memahami ruang lingkup keprotokolan.4.11 Melakukan pengelompokan ruang lingkup keprotokolan.

Kompetensi Dasar

Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta didik mampu 1. menjelaskan sejarah keprotokolan;2. menjelaskan pengertian protokol;3. memahami ruang lingkup keprotokolan;4. menjelaskan asas-asas protokol;5. memahami unsur-unsur protokol;6. memahami tujuan protokol;7. mengelompokkan ruang lingkup keprotokolan; dan 8. mengelompokkan kegiatan-kegiatan protokol.

Tujuan Pembelajaran

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan2

Kedudukan keprotokolan sangat penting keberadaannya. Setiap lembaga resmi, baik itu lembaga swasta, lembaga pemerintah, maupun lembaga masyarakat pada tingkat pusat maupun daerah pasti akan menyelenggarakan acara atau pertemuan. Dalam acara atau pertemuan tersebut tentu ada tata cara baku yang tidak boleh ditinggalkan, yaitu keprotokolan.

Keprotokolan yang baik akan menciptakan penyelenggaraan acara yang berjalan tertib dan khidmat. Tugas-tugas protokol tidaklah ringan karena menyangkut eksistensi atau harga diri seorang pejabat, serta mampu menjaga kehormatan dan birokrasi di pemerintahan.

Banyak hal yang harus dikuasai oleh protokol. Hal-hal seputar acara yang akan diselenggarakan dan dihadiri oleh para pimpinan atau para pejabat, serta bagaimana cara memperlakukan para pejabat dalam aktivitas kedinasan. Semua itu harus benar-benar terencana sesuai dengan aturan yang telah di tetapkan sehingga penyelenggaraan acara dapat berjalan lacar, tertib, dan khidmat, serta hal-hal yang tidak diinginkan seperti kekacauan acara mengecewakan juga dapat dihindari.

Sebenarnya sejak kapan kegiatan keprotokolan itu ada? Apa yang dimaksud dengan protokol? Apa saja ruang lingkupnya? Kapan kegiatan keprotokolan diperlukan? Apa saja syarat-syarat menjadi protokoler? Apa saja tugas-tugas protokoler? Mari mulai pembahasan materi tentang ruang lingkup keprotokolan.

A. Sejarah Protokol

Sejarah protokol berawal dari tata krama kerajaan pada zaman dahulu. Peranan protokol kerajaan adalah untuk mengatur hierarki menjadi sebuah kebiasaan dan akhirnya berkembang menjadi hukum kebiasaan yang harus dipatuhi karena hierarki tersebut menyangkut harga diri kerjaaan.

Protokol juga berfungsi untuk menjaga hubungan antarkerajaan, dalam hal ini kebiasaan antara satu kerajaan dengan kerajaan lain berbeda sehingga apabila suatu kerajaan hendak berkunjung ke kerajaan lain harus mengikuti aturan dan tata krama pada kerajaan yang dikunjunginya. Hal tersebut dirundingkan hingga membuat kedua pihak merasa nyaman.

Masalah protokol dianggap penting dalam hubungan antarnegara maka pada tahun 1815 hal mengenai keprotokolan diundangkan melalui Vienna Convention dan terus berkembang hingga melahirkan Vienna Convention of Diplomatic Relation yang berisi tentang pengaturan apabila akan berkunjung ke suatu negara.

Walaupun mempunyai kekebalan diplomatik, namun tidak dapat dengan bebas bertindak di dalam negara lain karena sudah ada aturannya. Selain itu juga dituntut untuk menghargai hukum setempat, dengan demikian orang yang mengatur semua itu adalah protokol.

Secara etimologis kata protokol berasal dari bahasa Yunani “protos” yang artinya “yang pertama”, dan “kolla” yang artinya “lem atau perekat”, kemudian diartikan sebagai lembaran perintah atau keputusan raja kepada rakyatnya. Kata protokol dibawa ke Indonesia oleh Belanda dan diterjemahkan dalam Bahasa Inggris.

Istilah protokol dalam bahasa Inggris adalah “protocol”, bahasa Perancis “protocole” dan bahasa Latin “protocoll(um)”. Awalnya istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman,


pengertian tersebut berkembang semakin luas tidak hanya sekadar halaman pertama dari suatu naskah melainkan keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.

Perkembangan selanjutnya, protokol merupakan kebiasaan-kebiasaan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan, dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

B. Memahami Protokol

1. Protokol Menurut Wikipedia Protokol menurut Wikipedia Ensiklopedia Bebas (2018) adalah etiket berdiplomasi dan urusan negara. Sebuah protokol menjadi sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi. Dalam bidang diplomatik dan pemerintahan protokol usaha sering kali garis pembimbing yang tidak tertulis. Protokol membahas kebiasaan yang layak dan diterima umum dalam masalah negara dan diplomasi seperti menunjukkan rasa hormat kepada kepala negara, diplomat utama dalam urutan kronologikal di pengadilan, dan lain-lain. Dalam hukum internasional dan hubungan internasional, sebuah protokol menjadi sebuah perjanjian atau persetujuan internasional yang menambah perjanjian atau persetujuan internasional sebelumnya.

Gambar 1.1 Presiden Jokowi Lantik 5 Dubes Baru RI untuk Negara SahabatSumber: KSP, 2019

2. Protokol Menurut KBBI Protokol menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sebagai berikut.a. Surat-surat resmi yang membuat hasil perundingan (persetujuan dan

sebagainya).b. Peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan

tamu-tamu negara dan sebagainya.c. Tata cara (upacara dan sebagainya) yang secara internasional berlaku dalam

hubungan diplomatik.d. Orang yang bertugas mengatur jalannya upacara.

3. An English Indonesia DictionaryProtokol meliputi a. lampiran pada perjanjian negara; danb. laporan penelitian tentang rapat politik.


4. Pedoman Keprotokolan Negara dan Petunjuk Pelaksanaan Protokol Protokol dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, hikmat, rapi, lancar dan teratur, serta memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.

5. Protokol Menurut Undang-Undang Republik IndonesiaDi Indonesia diterbitkan Undang-Undang Khusus tentang praktik keprotokolan. Pengertian protokol terdapat dalam Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Pasal 1 Ayat 1 yang berbunyi “Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, atau masyarakat.” Dalam perkembangan selanjutnya, kata protokol seolah-olah merujuk kepada seseorang yang diserahi tugas untuk mengurus acara-acara kenegaraan atau kepada suatu lembaga tertentu sehingga pada saat lain kata tersebut dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, khidmat, rapi, lancar dan teratur, serta memperhatikan ketentuan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional, maupun internasional. Dengan demikian dapat disimpulkan definisi atau pengertian dari protokoler yang dipaparkan sebagai berikut.a. Julukan yang bersifat filosofi terhadap seseorang yang menerima hak protokoler

serta melaksanakan ketentuan keprotokolan sebagaimana mestinya.b. Julukan terhadap suatu kegiatan yang mengaplikasikan ketentuan-ketentuan

keprotokolan, meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan.

C. Ruang Lingkup Keprotokolan

Mengacu pada Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Pasal 4 disebutkan bahwa ruang lingkup keprotokolan terdiri dari tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Namun dalam undang-undang tersebut memang dikhususkan pada acara-acara yang bersifat kenegaraan (state/government protocol).

Pengaturan tersebut diberlakukan dalam acara kenegaraan atau acara resmi bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu.1. Tata Tempat

Tata tempat berlangsungnya suatu acara disesuaikan dengan jenis acara, misalnya acara resmi, acara semi hiburan, dan sebagainya. Tata penempatan benda berharga dilakukan berdasarkan fungsi dan nilai historis benda tersebut, misalnya bendera merah putih, lambang-lambang negara, pataka, dan sebagainya. Dalam bahasa Perancis, tata tempat disebut dengan “preseance” yang berarti “didahulukan” dan secara etimologis tata tempat dapat diartikan sebagai penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan. Pada hakikatnya, tata tempat mengandung unsur berikut:a. siapa yang berhak yang lebih didahulukan;b. siapa yang memperoleh hak menerima prioritas dalam urutan; dan


c. orang yang berhak memperoleh urutan tempat untuk didahulukan adalah seseorang yang memiliki jabatan, pangkat dan status, serta kedudukannya di dalam negara, pemerintah, masyarakat, atau institusi tertentu.

Pada acara kenegaraan atau acara resmi, tata tempat di bagi menjadi sebagai berikut.a. Tata tempat dalam acara kenegaraan acara resmi di Ibukota Negara Republik

Indonesia.b. Tata tempat dalam acara resmi di provinsi.c. Tata tempat dalam acara resmi di kabupaten/kota.

Gambar 1.2 Presiden Lantik Gubernur dan Wagub Jatim serta Gubernur JambiSumber: KSP, 2019

2. Tata UpacaraMengacu pada Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan menjelaskan bahwa tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Tata upacara berupa tata urutan kegiatan, dalam hal ini bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar yang digunakan, dan materi aktivitas. Secara umum, tata upacara terbagi menjadi dua meliputi tata upacara bendera dan tata upacara bukan bendera. Berikut penjelasannya.a. Tata upacara bendera Tata upacara bendera adalah aturan untuk melaksanakan upacara yang di

dalamnya terdapat pengibaran bendera dengan diiringi lagu kebangsaan Indonesia Raya. Upacara bendera dilaksanakan dalam rangka acara sebagai berikut.1) Peringatan hari ulang tahun proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia.2) Peringatan hari besar nasional.3) Hari ulang tahun lahirnya lembaga negara.4) Peringatan hari ulang tahun lahirnya instansi pemerintah.5) Hari ulang tahun lahirnya provinsi dan kabupaten/kota.

b. Tata upacara bukan bendera Tata upacara bukan bendera adalah aturan mengenai upacara dalam acara-acara

yang tidak terdapat pengibaran bendera. Walaupun harus terdapat bendera, bendera tersebut sudah dalam keadaan berkibar pada tiang. Berikut acara yang termasuk upacara bukan bendera.1) Pelantikan pejabat negara/pemerintah/lembaga instansi.2) Upacara serah terima jabatan.3) Penandatanganan nota kesepahaman (Memorandum of Understanding/

MoU).


4) Penyambutan tamu asing atau pejabat negara.5) Upacara pembukaan dan penutupan pertemuan ilmiah, pelahitan, dan

konferensi.3. Tata Penghormatan

Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Penghormatan yang dimaksud sebagai berikut.a. Penghormatan kepada bendera negara.b. Penghormatan kepada lagu kebangsaan.c. Bentuk penghormatan lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

D. Unsur-Unsur Protokol

Unsur-unsur dalam kegiatan resmi protokol yang harus diperhatikan meliputi tata cara, tata krama, dan petugas.

Gambar 1.3 Presiden Jokowi Minta TNI Polri Respon Revolusi IndustriSumber: KSP, 2019

1. Tata Cara Tata cara adalah hal untuk menentukan tindakan yang harus dilakukan dalam suatu acara tertentu. Perbuatan atau tindakan menurut aturan atau adat kebiasaan tertentu yang sudah ditetapkan dan harus ditaati dengan seksama oleh peserta upacara.

2. Tata Krama Tata krama adalah etiket tertentu yang harus diikuti, pada prinsipnya mencerminkan tata sopan santun dalam pergaulan. Oleh karena itu, pada setiap acara digunakan kata-kata yang baik, benar, dan tepat menurut tinggi rendahnya jabatan seseorang atau kedudukan seseorang.

3. PetugasPetugas protokol menjadi petugas pelaksana yang terlibat dalam penyelenggaraan acara kenegaraan atau acara resmi. Petugas protokol mempunyai peran yang sangat penting agar acara dapat berjalan tertib, khidmat, rapi, lancar, dan teratur dengan memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.


E. Asas-Asas Protokol

Pada Pasal 2 Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010 menyebutkan bahwa keprotokolan diatur berdasarkan asas kebangsaan, ketertiban dan kepastian hukum, keseimbangan, keserasian dan keselarasan, serta timbal balik.1. Kebangsaan

Keprotokolan sebaiknya memperhatikan asas kebangsaan Indonesia, yaitu Bineka Tunggal Ika. Hal tersebut berarti bahwa keragaman penduduk, agama, suku dan golongan, kondisi khusus daerah, serta budaya dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara dengan tetap menjaga prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia.

2. Ketertiban dan Kepastian HukumKeprotokolan harus dijalankan dengan cara yang baik dan tepat sehingga mampu menciptakan suasana yang tertib. Hal tersebut dilengkapi dengan sistem hukum dalam suatu perundang-undangan yang ditetapkan oleh pemerintah dan dijalankan dengan baik sehingga menjadi pedoman dalam keprotokolan dan mendapatkan kepastian hukum.

3. Keseimbangan, Keserasian, dan KeselarasanKeprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan antara kepentingan individu, serta masyarakat dan kepentingan bangsa dan negara.

4. Timbal Balik (Reciprocity)Keprotokolan harus memperhatikan asas timbal balik yang saling menguntungkan antara beberapa pihak yang mengadakan hubungan baik di dalam maupun luar negeri.

F. Tujuan Protokol

Pengaturan keprotokolan menurut Pasal 3 Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010 memiliki tujuan berikut.1. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan,

perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, tokoh masyarakat tertentu, serta tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat.

2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan kententuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.

3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa.

G. Kegiatan-Kegiatan Protokol

Kegiatan-kegiatan protokol dalam pelaksanaannya terdiri atas kegiatan berikut.1. Penerimaan tamu atau audiensi.2. Perjalanan atau peninjauan.3. Pengaturan rapat atau pertemuan.


4. Penyelenggaraan resepsi, upacara hari besar nasional, dan keagamaan.5. Apel bendera.6. Pelantikan, serah terima jabatan, dan pelepasan.7. Peresmian proyek.8. Pelayanan bagi para diplomat, meliputi

a. kekebalan dan kelonggaran diplomatik;b. fasilitas pelabuhan;c. pemberian hak-hak tertentu; dand. penyusunan daftar diplomatik dan konsulat.

9. Pembuatan pernyataan selamat dan belasungkawa.

Tugas Kelompok

Konsep Ruang Lingkup Keprotokolan

Nama Kelompok

Anggota 1. 2.

3. 4.

Alat dan Bahan 1. Laptop 2. Internet

3. Printer 4. Alat tulis

3. Ms. Office 5. LCD

Langkah-Langkah Kegiatan 1. Carilah informasi tentang hal berikut.

a. Kegiatan keprotokolan di Indonesia

b. Kegiatan protokol internasional

2. Susunlah informasi tersebut menjadi satu makalah dengan menggunakan aplikasi pengolah kata.

3. Buatlah slide pada aplikasi presentasi.

4. Presentasikan di depan kelas.


Rangkuman

Keprotokolan akan menciptakan penyelenggaraan acara yang berjalan tertib dan khidmat. Hal-hal seputar acara yang akan diselenggarakan dan dihadiri oleh para pimpinan atau para pejabat, serta bagaimana cara memperlakukan para pejabat dalam aktivitas kedinasan. Dalam perkembangan selanjutnya, protokol seolah-olah menunjuk kepada seseorang yang diserahi tugas untuk mengurus acara-acara kenegaraan atau kepada suatu lembaga tertentu sehingga kata tersebut dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara.

Pada Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Pasal 4 disebutkan bahwa ruang lingkup keprotokolan terdiri atas tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Dalam undang-undang tersebut keprotokolan dikhususkan pada acara-acara kenegaraan (state/government protocol).

Uji KompetensiA. Soal Pilihan GandaPilihlah jawaban yang paling tepat.1. Secara etimologis kata protokol berasal dari bahasa Yunani artinya “yang pertama”

dan “lem atau perekat” yaitu ….a. kolla dan spartab. protos dan keallac. protos dan kollad. kealla dan protose. sparta

2. Istilah protokol dalam bahasa Latin adalah ….a. protosb. protocolec. protocold. protocoll (um)e. protocole (um)

3. Protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi. Hal ini pengertian protokol menurut ….a. Wikipediab. KBBIc. An English Indonesia Dictionaryd. Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010e. Pedoman Keprotokolan Negara


4. Menurut Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010 aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi meliputi ….a. tata krama, tata tempat, dan tata upacarab. tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatanc. tata upacara, tata busana, dan tata tempatd. tata penghormatan, tata upacara, dan tata tempat duduke. tata penghormatan dan tata acara

5. Dalam bahasa Perancis, tata tempat disebut dengan “preseance” yang mempunyai arti ….a. mendahuluib. didahulukanc. pendahuluand. daftar hadire. pembukaan

6. Penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan merupakan keprotokolan dalam pengaturan ….a. tata kramab. tama upacarac. tata tempatd. tata kedudukane. tata cara

7. Aturan untuk melaksanakan tata urutan kegiatan yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya, terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar yang digunakan, dan materi aktivitas. Hal ini merupakan protokol dalam pengaturan ….a. tata upacarab. tata kramac. tata penghormatand. tata kedudukane. tata tempat

8. Upacara serah terima jabatan, MoU, dan penyambutan tamu asing atau pejabat negara merupakan contoh dari kegiatan protokol …. a. tata upacarab. tata penghormatan bukan benderac. tata upacara benderad. tata penghormatan benderae. tata upacara bukan bendera

9. Aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi merupakan protokol dalam pengaturan ….a. tata pengorbanan d. tata penghormatanb. tata tempat e. tata upacarac. tata urutan penghormatan


10. Tindakan tentang hal-hal yang harus dilakukan dalam suatu acara tertentu menurut aturan atau adat kebiasaan tertentu yang sudah ditetapkan dan harus ditaati dengan seksama oleh peserta upacara merupakan unsur protokol ….a. tata upacarab. tata kramac. tata carad. tata laksanae. tata penghormatan

11. Etiket tertentu yang harus diikuti pada prinsipnya mencerminkan tata sopan santun dalam pergaulan merupakan unsur protokol …..a. tata krama b. tata upacarac. tata penghormatand. tata carae. tata pergaulan

12. Unsur-unsur dalam kegiatan resmi protokol yang harus diperhatikan adalah ….a. tata cara, tata krama, dan petugasb. petugas, tata cara, dan tata pergaulanc. tata penghormatan, tata krama, dan petugasd. petugas upacara, petugas protokol, dan tata tempate. tata upacara, tata krama, dan tata penghormatan

13. Keprotokolan harus memperhatikan asas timbal balik yang saling menguntungkan antara beberapa pihak yang mengadakan hubungan baik itu baik dalam negeri maupun luar negeri. Hal ini merupakan asas keprotokolan ….a. kebangsaanb. reciprocityc. keseimbangand. keserasiane. keselarasan

14. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat tertentu, serta tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat. Hal ini merupakan … protokol.a. asas b. tujuanc. tata laksanad. etikae. penghormatan

15. Pelayanan bagi para diplomat terdiri dari, kecuali ….a. kekebalan dan kelonggaran diplomatik b. fasilitas pelabuhanc. pemberian hak-hak tertentud. penyusunan daftar diplomatik dan konsulate. pembebasan undang-undang


B. Soal EsaiJawablah dengan tepat dan benar.1. Surat-surat resmi yang membuat hasil perundingan (persetujuan dan sebagainya),

peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu negara dan sebagainya, merupakan pengertian protokol menurut …

2. Masalah protokol dianggap penting dalam hubungan antarnegara maka pada tahun 1815, hal mengenai keprotokolan tersebut diundangkan melalui ….

3. Istilah protokol dalam bahasa Latin adalah ….4. Ruang lingkup keprotokolan terdiri dari tata tempat, tata upacara, dan tata

penghormatan, hal ini termasuk dalam Undang-Undang ….5. Penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan disebut ….6. Tata urutan kegiatan yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis

aktivitasnya, terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar yang digunakan dan materi aktivitas disebut ….

7. Etiket tertentu yang harus diikuti pada prinsipnya mencerminkan tata sopan santun dalam pergaulan disebut ….

8. Keprotokolan harus memperhatikan keragaman penduduk, agama, suku dan golongan, kondisi khusus daerah, serta budaya dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara dengan tetap menjaga prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia. Hal ini sesuai dengan asas keprotokolan ….

9. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa merupakan … protokol.

10. Pengaturan rapat dan pertemuan merupakan salah satu contoh dari … protokol.

C. Soal Esai UraianJawablah dengan ringkas dan benar.1. Kedudukan protokol sangat penting dalam penyelenggaraan acara resmi dan

kenegaraan. Jabarkan tujuan protokol menurut Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010!

2. Mengacu pada Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 berikan penjelasan tentang ruang lingkup keprotokolan!

3. Tata penghormatan dilaksakan untuk pemberian hormat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Jelaskan penghormatan seperti apa yang dimaksud dalam tata penghormatan!

4. Dalam melakukan kegiatan keprotokolan terdapat beberapa unsur-unsur protokol yang harus ada. Sebut dan jelaskan masing-masing unsur-unsur keprotokolan tersebut!

5. Kegiatan keprotokolan dilaksanakan dalam acara resmi dan acara kenegaraan. Sebut dan jelaskan lima macam kegiatan-kegiatan protokol!

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN€¦ · Gambar 1.1 Presiden Jokowi Lantik 5 Dubes...

Documents

Transcript of OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN€¦ · Gambar 1.1 Presiden Jokowi Lantik 5 Dubes...