Otomasi Perpustakaan(Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Kendalanya)Oleh M. Thoha Mahmun,S.IP, M.MKepalaPusdikom dan Dosen Universitas Tridinanti Palembang

http://univpgri-palembang.ac.id:2095/penelitian/Otomasi%20Perpustakaan.pdf

1. PendahuluanDi era informasi, kehadiran teknologi infomasi dan komunikasi sudah tidak dapatditolak lagi bahkan cenderung menjadi kebutuhan sehari-hari. Hal ini disebabkan karena perkembangan dan kemajuan yang dicapai oleh bidang ilmu pengetahuan teknologi informasi yang semakin canggih melalui penemuan-penemuan barunya yang secara terus menerus bermunculan. Salah satu peralatan teknologi informasi adalah adalah berupa komputer. Sekarang, komputer bukan lagi sebagai alat hitung semata sebagaimana awal ditemukannya, melainkan sudah berubah fungsi menjadi alat pengolah , penyimpan dan penyampai data dan informasi yang canggih. Data yang diolahnyapun tidak hanya berupa angka dan tek semata tapi juga sudah berupa gambar dan suara. Yang menjadi pertanyaan adalah sejauh mana lembaga perpustakaanmemanfaatkan teknologi ini sebagai tertuang dalam Undang-Undang Nomor : 43 Tahun2007 Tentang Perpustakaan yang menjelas bahwa pengembangan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

Merujuk Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 ini, jelas bahwa penggunaan teknologi informasi dan komunikasi menjadi yang disarankan atau bahkan kedepan bukan mustahil menjadi keharusan bagi semua perpustakaan. Untuk merubah dari sistem manual menjadi sistem otomasi dengan memanfaat teknologi informasi dan komunikasi bukan pekerjaan mudah seperti membalikan telapak tanggan. Untuk melakukan perubahan sistem diperlukan suatu kajian yang mendalam agar dapat mendapatkan wawasan yang sama tentang apa yang dimakasud dengan otomasi perpustakaan, tujuan otomasi perpustakaan, manfaat otomasi perpustakaan dan kendala dalam melaksanakan otomasi perpustakaan. Dengan memiliki tewawasan yang baik dan benar, diharapkan dapat melaksanakan otomasi perpustakaan sesuai dengan yang dikehendaki oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007.

2. Pembahasan2.1. Pengerian Otomasi PerpustakaanOtomasi perpustakaan terdiri dari dua kata yaitu otomasi dan perpustakaan. Untuk mendapatkan suatu pengertian yang lebih baik terhadap kata otomasi perpustakaan berikut disampaikan arti kata otomasi dan kata perpustakaan. Menurut Concise Oxford Dictionary (1982 : 59 ), Otomasi adalah peralatan yangdioperasikan secara automasi untuk mengemat tenaga fisik dan mental manusia.Sedangkan menurut Harrod(1990: 47), Otomasi adalah pengorganisasian mesin untukmengerjakan tugas-tugas rutin, sehingga hanya dibutuhkan sedikit campur tanganmanusia.Perpustakaan menurut ( Nurhadi, 1983:11) adalah suatu unit kerja tempatmengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi bahan pustaka yang dikelola dandiatur secara sistematis dengan cara tertentu untuk digunakan secara kontinyu olehpemakainya sebagai sumber informasi.Selanjut nya berikut beberapa definisi otomasi perpustakaan beberapa para ahli perpustakaan.Menurut Salim(1991 : 1067), Otomasi perpustakaan adalah suatu sistem ataumetode yang menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalampekerjaan rutin. Substansi penting dalam definisi ini adalah penggunaan peralatan sebagai pengganti tenaga manusia. Dalam definisi ini belum sampai menyinggung peralatan apa yang digunakan dan pekerjaan apa yang dapat digantikannya. Definisi ini lebih menitik beratkan pada arti dari automasi.

Definisi yang agak rinci disampaikan oleh Harmawan dalam tulisannya berjudulSistem Otomasi Perpustakaan, memberikan definisi bahwa Sistem Otomasi Perpustakaan atau Library Automation System adalah software yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Definisi yang hampir sama dikemukakan oleh Lasa HS (1998), otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan mesin, komputer, dan peralatan elektronik lainnya untuk memperlancar tugas-tugas perpustakaan.

Definisi lebih rinci disampaikan oleh Wahyudi (1999), yang dimaksud denganotomasi perpustakaan adalah pemanfaatan komputer untuk pengelolaan aktivitasperpustakaan yang menyangkut pengadaan bahan pustaka, pengolahan dan pelayananPendapat yang hampir sama dikemukakan oleh Sulistyo Basuki bahwa otomasiperpustakaan adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaanmulai dari pengadaan, hingga ke jasa informasi bagi pembaca. Dari beberapa definisi tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa otomasiperpustakan adalah pemanfaat teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perpustakaan mulai dari pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sirkulasi ppeminjaman bahan pustaka dan penelusuran bahan pustaka.

2.2. Tujuan Otomasi PerpustakaanMenurut Cochrane(1995:31), tujuan perpustakaan adalah :

1.Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan.2.Memudahkan kerja sama dan pembentukan jaringan perpustakaan3.Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan4.Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan5.Memperluas jasa perpustakaan6.Memberikan peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan ,dan7.Meningkatkan efisiensi.

2.2.1 Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan Pada perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual, kegiatanperpustakaannya masih dilakukan secara terpisah-pisah belum terintegrasi. Misalnya antara kegiatan pengolahan bahan pustakan dengan kegiatan sirkulai peminjaman dan penelusuran tidak terintegrasi, sehingga stok bahan pustakan tidak bisa secara langsung terpantau pada bagian sirkulasi peminjaman dan untuk penulusuran bahan pustaka.

Dengan adanya otomasi perpustakaan maka ketiga kegiatan ini dapat terintegrasisehingga stok bahan pustakan secara lasung dapat terpantau dan akan memudahkan padakegiatan sirkulasi peminjaman maupun untuk kegiatan penelusuran bahan pustakan karena secara pasti pengguna perpustakaan mengetahui stock bahan pustaka dan di lemari mana bahan pustaka berada. Kalaupun bahan pustaka tersebut dipinjam maka pengguna perpsutakaan dengan cepat dapat mengetahui siapa yang sedang peminjam dan kapan bahan pustaka tersebut dikembalikan.

2.2.2. Memudahkan kerja sama dan pembentukan jaringan perpustakaanDengan adanya otomasi maka akan memudahkan kerjasa antar perpustakaan karena tersedianya alat komunikasi data yang sudah cukup cangggih yaitu jaringan internet. Dengan adanya internet maka antar perpustakan dapat melukan komunikasi setiap saat dan antar perpustakaan juga dapat melakukan pengiriman data dan tukar menukar data dan informasi. Pada sistem manual tentunya hal ini akan sulit dilakukan.

2.2.3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan Pada sistem manual duplikasi kegiatan tak bisa dihindari karena semua kegiatan pendataan dilakukan sescara manual melalui pencatatan atau pengetikan. Sedang pada otomasi perpustakaan semua kegiatan pendataan dilakukan secara komputerise sehinggaterbangun suatu basis data atau pangkalan data.

Dengan adanya basis data ini maka akan terhidari duplikasi kegiatan diperpustakaan. Misalnya pada kegiatan sirkulasi peminjaman, petugas tidak perlu lagi menulis nama anggota dan alamat anggota tapi cukup memasukan nomor id anggotademikian juga untuk bahan pustaka yang dipinjam cukup dimasukan nomor id bahan pustaka maka deskripsi bahan pustaka dengan sendirinya akan tampil di layar komputer. Demikian untuk kegiatan-kegiatan lain, cukup dengan cukup memanfaatkan basis data yang tersedia.

2.2.4. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankanPada sistem manual, kegiatan yang paling rutin dilakukan dan yang membosankan adalah pembuatan label punggung bahan pustaka, pembuatan catalog pustaka dan barcode bahan pustaka. Dengan otomasi perpustakaan kegiatan iniakan mudah dilakukan oleh petugas perpustakan karena cukup memanfaatkan basis data dengan bantuan program atau software komputer maka pencetakan label punggung bahan pustaka , katalog bahan pustakan dan barcode bahan pustaka dengan mudah dapat dilakukan.

2.2.5. Memperluas Jasa PerpustakaanDengan adanya otomasi perpustakaan maka jasa perpsutakaan dapat dilakukandengan jangkauan yang lebih luas. Karena informasi bahan pustakaan dapat diakses tidaksaja di tempat perpustakaan berada tapi juga diakses dari mana dan kapan saja tidak terbatas dengan ruang dan waktu. Hal dapat terjadi kerena ada jasa layan jaringan internet. Bahkan kualitas informasi juga dapat ditingkatkan misal informasi yang disediakan tidak saja berupa katalog bahan pustaka tapi juga bisa berupa abstrak bahkankalau memungkin sampai pada fulltext.

2.2.6. Memberikan Peluang untuk Memasarkan Jasa Perpustakaan Dengan otomasi perpustakaan, petugas perpustakaan dapat secara aktifmemasarkan jasa layanan perpustakaan kepada penggunakan perpustakaan. Hal ini dapat dilakukan karena tersedianya basis data bahan pustaka yang sudah berbentu soft file danjuga tersedianya teknologi informasi dan komunikasi yang canggih yang dapat memudahkan melakukan komunikasi data dan informasi.

2.2.7. Meningkatkan EfisiensiOtomasi perpustakaan memberikan dampak yang lebih baik bagi pengelolaperpustakaan dan pengguna perpustakaan. Hal ini disebabkan kerena adanya efisiensiyang terjadi dalam otomasi perpsutakaan tersebut. Dengan adanya otomasi perpustakaanmaka efisiensi tenaga, waktu dan biaya akan terasa bagi pengelola perpustakaan, demikian juga bagi pengguna perpustakaan karena pengguna perpustakaan dapatmengakses data dan informasi bahan pustaka dari mana dan kapan pun.

3. Manfaat Otomasi Perpustakaan Menurut Sophia(1998) manfaat otomasi perpustakaan adalah :

1.Mempercepat proses temubalik informasi(informasi retrieval)

2.Memperlancar proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka dan;

3.Komunikasi antar perpustakaan

4.Menjamin pengeloalaan data administrasi perpustakaan.

3.1. Mempercepat proses tembubalik informasi.Sudah tidak bisa dipungkiri lagi bahwa pada sistem manual bahwa temubalikinformasi tidak dapat dilakukan secara cepat kalaupun dapat ditemukan judul bahanpustaka yang dicari tapi belum tentu bahan pustakanya ada di perpustakaan karenamungkin saja bahan pustakan sedang dipinjam oleh pengguna perpustkaan atau bahanpustakanya sudah hilang atau rusak. Hal ini disebabkan karena informasi yang didapatadalah melalui penulusuran dengan menggunakan katalog bahan pustaka. Sedang biladilakukan dengan menggunakan otomasi maka dengan cepat informasi yang dicari akan diperoleh karena basis data perpustakaan telah menyediakan untuk kepentinganpenelusuran yaitu dengan tersediannya OPAC (On line Public Acess Catalog).

3.2. Memperlancar proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem otomasiperpustakaan maka untuk kepentingan proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka akan yang terbantu sekali. Sehingga pengadaan bahan pustaka dapa dilakukan sesuai dengan keperluan dari pengguna perpustakaan, artinya penambahan judul dan examplar bahan pustaka dapat disesuaikan dengan keperluan pengguna perpustakaan, karena basis data pengadaan bahan pustaka dapat ditelusur dengan mudah dan cepat.

Bahkan untuk kepentingan pengolahan bahan pustaka otomasi perpustakaan sangat membantu sekali karena ada hal-hal yang diperlukan dalam pengolahan bahan pustaka sudah tersedia dalam basis data misal untuk mencetak label punggung bahan pustaka, katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka. Ketiga kegiatan ini dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

3.2.3. Komunikasi antar perpustakaanDengan tersediannya basis data yang baik dan sarana telekomunikasi data daninformasi yang baik maka komunikasi antar perpustakaan yang sangat mudah dilakukan. Antar perpustakaan dapat melakukan komunikasi melalui media intenet, demikian juga untuk tukar menukar data dan informasi dapat, antar perpustakaan dapagt melakukannya dengan mudah melalui media internet.

3.2.4. Menjamin pengeloalaandata administrasi perpustakaanPada sistem manual pengelolaan data admnistrasi akan terasa tidak efisien karena banyak kegiatan yang harus dikerjakan yang terkesan sangat bertele-tele yang bias membuat bosan bagi petugas perpsutakaan. Hal ini dapat dilihat bagai prosedur yang harus dilalui dan dikerjakan mulai dari pengolahan bahan pustaka dan sirkulasipeminjaman bahan pustaka. Prosedur akan menjadi sederhana bila sudah menggunakan sistem otomasi. Dan juga akan menjadi tertib administrasinya.

4. Kendala dalam Otomasi PerpustakaanMenurut Harmawan dalam tulisannya yang berjudul Sistem OtomasiPerpustakaan dan Loly dalam tulisanya yang berjudul Peluang dan Tantangan OtomasiPerpustakaan di Indonesia, kendala dalam otomasi perpustakaan adalah :

1.Kesalah Pahaman tantang Otomasi Perpustakaan

2.Kurangnya Staf Terlatih

3.Kurangnya Dukungan dari Pihak Pimpinan4.Input Data

4.1.Kesalah pahaman tentang Otomasi Perpustakaan Setidaknya 2 hal yang menyebabkan kesalah pahaman tentang otomasi perpustakaan yaitu :

1.Ketakutan kehilangan pekerjaan

2.Biaya Otomasi Perpustakaan yang besar

4.1.1. Ketakutan kehilangan pekerjaan Dalam otomasi perpustakaan, ketakutan kehilangan pekerjaan bagi pustakawaan sebenarnya tidak perlu terjadi karena tidak semua pekerjaan dapat diambil oleh komputer.Pada bidang-bidang tertentu masih tetap diperlukan campur tanggan manusia misalnya klasifikasi, layanan referensi dan majalah secara standar dan pekerjan-pekerjaan lain yang dapat menumbuh kembangkan perpustakaan menjadi lebih baik. Oleh karenanya ketakutan kehilangan pekerjaan bagi pustakawan tidak perlu terjadi.

4.1.2. Biaya Otomasi PerpustakaanSebagian orang beranggapan bahwa otomasi perpustakaan memerlukan biayayang besar. Berbicara biaya sangat relatif karena bila dibandingan dengan output atauhasil dari otomasi perpustakaan jelas anggap ini adalah salah. Hal ini dapat dibandingkan bila pekerjaan perpustakaan dikerjakan secara manual jelas terkesan sangat tidak efektif dan efisien, namun bila dikerjakan secara otomasi akan terlihat sekali tingkat efisiennya dari segi tenaga dan waktu dan biaya.

4.2. Kurangnya Staf TerlatihMemang tidak dapat dipungkiri bahwa masih banyak pustakawan yang belummempunyai pemahaman yang baik dalam bidang teknologi informasi dankomunikas(TIK). Ini menjadi tantang tersendiri bagi pustakawan, dan kalau maupustakawan dapat mempelajari bidang teknologi informasi dan komunikasi(TIK) sendiritanpa harus ditakuti karena ilmu teknologi dan komunikasi merupakan ilmuterapan(applied science). Ilmu terapan adalah ilmu yang dapat dipelajari denganmenerapkan sistem bisa karena biasa. Misalnya banyak orang-orang yang tidak memiliki pendidikan dibidang TIK tapi mereka ahli dalam bidang tersebut.

4.3. Kurangnya Dukungan dari PimpinanMasih banyak pimpinan yang belum memiliki perhatian terhadap perpustakaan,walaupun perpustakaan sudah dijadikan sebagai jargon misalnya Perpustakaan Merupakan Jatungnya Perguruan Tinggi.Jargon ini baru sebatas lib service saja.Belum menjadi keputusan yang dapat mendukung kemajuan perpustakaan. Karena masih banyak kebijakan pimpinan yang belum pihak kepada kemajuan perpustakaan apalagi untuk bidang otomasi. Ini mejadi kendala serius bagi pengelola perpustakaan.

4.4.Input DataBila kendala yang lain dapat diatasi kendala berikutnya adalah input data. Inputdata merupakan kendala yang serius bila jumlah datanya cukup banyak. Hal ini dapatmenyebabkan ketidak berhasilan dalam otomasi. Untuk mengatasinya adalah denganmemasukan biaya input data dalam biaya proyek otomasi perpustakaan. Bila tidak makayang terjadi adalah tersendatnya ketersediaan data, yang pada akhirnya akan sia-siapekerjaan otomasi perpustakaan.Sedang Aa Kosasih, S.Sos dalam tulisanya yang berjudul Otomasi Perpustakaan Sekolah : sebuah pengenalan, menyatakan bahwa kendala dalam otomasi perpustakaan adalah :

1. Kurangnya pengetahuan pustakawan Indonesia akan komputer dan aplikasinya,banyak kalangan pustakawan yang masih gagap teknologi (Gaptek) khususnya pemahaman tentang Otomasi dan Teknlogi Informasi.

2. Kurangnya SDM yang menguasai komputer sekaligus menguasai masalahperpustakaan

3. Belum adanya format baku sehingga masing-masing perpustakaanmenggunakan format berlainan. Aibatnya pertukaran data tidak bisadilakukan karena format tidak seragam. Indomarc telah membahas dariawal tahun 1990-an namun sampai saat ini belum ada kesepakatan tentangkeseragaman sistem yang dipakai. Hal ini yang mengakibatkan perpustakaan membuat data sesuai dengan keinginan masing-masing.

4. Belum adanya peraturan pengkatalogan yang berstandar nasional yangditerima oleh semua pihak. Otomasi perpustakaan khususnya otomasikatalog, bertujuan antara lain memudahkan pertukaran data antarperpustakan. Pertukaran data ini memerlukan keseragaman peraturanpengkatalogan. Namun praktik pengkatalogan di Indonesia seragam (khususnya untuk penentuan tajuk entri utama nama pengarang)

5. Keterbatasan dana untuk pengadaan software. Lazimnya perpustakaan menyediakan dana khusus untuk software, seperti halnya dana yangdisediakan untuk perangkat kerasnya (membeli komputer, ATK, bahan habis pakai dll.) akibatnya perpustakaan membeli software di pasaran yangbelum tentu cocok untuk aplikasi yang dibutuhkan.

6.Kurangnya jaringan dan kerjasama antar perpustakan.

3.KesimpulanDari uraian tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahawa kedepan melakukanotomasi perpustakaan merupakan suatu keharusan bagi perpustakaan hal ini sesuaidengan Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan yang menjelasbahwa pengembangan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

Namun untuk melakukan otomasi perpustakaan perlu ada suatu pemahan yang benar terhadap otomasi perpustakaan mulai dari pengertian otomasi perpustakaan, tujuan otomasi perpustakaan, manfaat otomasi perpustakaan dan kendalah dalam otomasiperpustakaan. Pemahaman ini sangat penting karena pekerjaan otomasi perpustakaan bukanlah pekerjaan yang mudah seperti membaik telapak tangan, namu perlu pemikiranyang matang agar otomasi perpustakaan dapat berhasil dengan baik sesuai tuntutanUndang-Unadang Nomor : 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan.

Daftar PustakaNurhadi, Muljani. 1983. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya di Indonesia. Yogya : Andi Offset Hendrowi. 2005. Salah Kaprah Perpustakaan Dijital di IndonesiaSurahman, Maman. 1999. Kemungkinan Pengembangan Perpustakaan Elektronik di BPK. Jakarta : Penabur KPS Suwahyono, Nurasih. 1999. Mempersiapkan Sumberdaya Manusia Bidang Dokinfo Memasuki Abad Informasim Juarsa, Ishak. 2003. Akases Informasi Offline atau Online Subagyo,R. Harry. 2004. Strategi Membangun Sistem Otomasi Dalam PerpustakaanWahyudi, Kumoroto, dan Subandono Agus Margono, 1999. Sistem Informasi Manajemen Dalam Organisasi-organisasi Publik.Yogyakarta: Gadjah Mada UniversityPress.Sulistiyo-Basuki.2004. Pengantar Dokumentasi.Rekayasa SainsLasa HS.2005.ManajemenPerpustakaan.Yogyakarta : Gama Media.Miyarso Dwi Ajie. Sistem Otomasi Perpustakaan .http://file.upi.edu/Direktori/A%20%20FIP/PRODI.%20PERPUSTAKAAN%20DAN%20INFORMASI/MIYARSO%20DWI%20AJIE/Makalah%20a.n%20Miyarso%20Dwiajie/Hand%20Out%20%2301%20Otomasi%20Perpustakaan_pengantar.pdfLoly. Peluang dan Tantangan Otomasi Perpustakaan Di Indonesia

http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2009/11/peluang-dan-tantangan-otomas

MEMBANGUN AUTOMASI PERPUSTAKAAN:tinjauan kebutuhan spesifikasi software*)WIDODO H. WIJOYO**)e-mail: widodo@uns.ac.idWebblog: widodo.staff.uns.ac.idHP: +62 08562999385http://widodo.staff.uns.ac.id/2009/07/13/membangun-automasi-perpustakaan-tinjauan-kebutuhan-spesifikasi-software/

I PENGANTAR Komputer, teknologi Informasi (TI), dan teknologi komunikasi telah menyebar hampir di semua bidang kehidupan, tidak terkecuali perpustakaan. Karena perpustakan merupakan institusi pengelola informasi, maka harus sigap dan tanggap terhadap kebutuhan informasi dan memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya.Perkembangan dari penerapan komputer, TI, dan teknologi komunikasi di perpustakaan bisa dilihat dari perpustakaan manual ke perpustakaan terautomasi dan perpustakaan digital. Bahkan, tren yang berkembang saat ini (walaupun mungkin belum diteliti), ukuran perkembangan perpustakaan lebih banyak dinilai dari penerapan Komputer, TI, dan teknologi komunikasi, bukan dari ukuran lain, seperti besar gedung, jumlah koleksi fisik yang tersedia, maupun jumlah penggunjungnya.II PENGERTIANDari beberapa pengertian automasi perpustakaan yang ada, tiga di antaranya sebagai berikut:

2.1. Http://www.biology-online.org/dictionary/Library_automation:The use of automatic machines or processing devices in libraries. The automation may be applied to library administrative activities, office procedures, and delivery of library services to users. (Penggunaan mesin atau alat pemrosesan automatis di perpustakaan. Automasi diterapkan untuk aktivitas administrasi perpustakaan, prosedur-prosedurnya, dan untuk memberikan pelayanan kepada pengguna).

2.2. Arif: Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya.

2.3 Widodo: Pengunaan teknologi komputer, TI, dan teknologi komunikasi beserta aplikasinya untuk melaksanakan kegiatan rutin perpustakaan, yang eksesnya langsung dapat dimanfaatkan oleh pemustaka, yaitu:

1. manajemen pengadaan bahan pustaka (aquisition management),2. manajemen informasi (information management), atau pengolahan bahan pustaka, atau katalogisasi3. layanan informasi (information services), atau layanan sirkulasi,4. temu balik informasi (information retrieval), atau OPAC (Online Public Access Catalog),5. manajemen serial (serials management)Dalam operasionalnya, hanya 3 (tiga) modul utama yang diperlukan dan menjadi modul keharusan, yaitu:

1. modul untuk kegiatan manajemen informasi (information management) atau pengolahan bahan pustaka atau katalogisasi,2. modul untuk layanan informasi (information services) atau layanan sirkulasi,3. modul untuk temu balik informasi (information retrieval) atau OPAC (Online Public Access Catalog).Modul-modul tambahan, seperti: aquisition modul, serials modul, booking materials modul, dan inter-library loan modul sifatnya opsi, karena penambahan modul akan menambah beaya dan namun tidak berbengaruh besar kepada pemustaka. Ada kalanya, modul-modul opsi sudah dimasukkan ke dalam modul utama.III LATARBELAKANGPenerapan automasi perpustakaan lebih dilatarbelakangi:

1. Jumlah terbitan/koleksi meningkat2. Kebutuhan informasi meningkat3. Jumlah jenis layanan meningkat4. Keterbatasan SDM5. Adanya greged dari pengelola perpustakaan untuk mengembangkan perpustakaannya.IV TUJUAN AUTOMASI PERPUSTAKAANAdapun tujuan automasi perpustakaan adalah:

1. Untuk meningkatkan pelayanan, mempercepat, mengefisienkan dan mengakurasi pekerjaan2. Untuk memberi keleluasaan akses informasi3. Untuk meningkatkan akses ke perpustakaan lain4. Untuk memenuhi tuntutan perkembangan TI5. Untuk meningkatkan prestise/citra6. Agar perpustakaan tidak terisolasi7. Untuk menyebarkan informasi8. Untuk mengembangakan kerjasama dan resource sharingV FAKTOR-FAKTOR PENDORONG Mengimplementasikan automasi perpustakaan tidaklah sesulit seperti di awal 90an. Faktor-faktor yang memberi kemudahan untuk implementasi automasi perpustakaan saat ini antara lain:

1. Kemudahan mendapatkan produk TI dan semakin terjangkau harganya2. Dudukungan perkembangan teknologi komunikasi3. Tawaran banyaknya aplikasi untuk automasi perpustakaan4. Tuntutan masyarakat akan layanan yang cepat, tepat, akurat dan bervariasi yang harus direnspon secara positifVI UNSUR-UNSUR PENDUKUNG Dalam automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung, dan terkait satu dengan lainnya. Unsur-unsur atau syarat tersebut antara lain:1. Komitmen pengelola perpustakaanIni berarti bahwa, pengelola perpustakaan (mulai dari tingkatan kepala/penanggungjawab sampai staff perpustakaan tingkat bawah) dituntut untuk berinisiatif dan memiliki keteguhan yang kuat untuk mewujudkan automasi perpustakaan. Hal ini perlu dilakukan dengan diskusi yang efektif di antara mereka mulai dari perencanaan, persiapan, instalasi, training, ujicoba, sosialisasi, implementasi, evaluasi dan pengembangan.2. Dukungan pimpinan Inisiatif dan keteguhan belumlah cukup tanpa dukungan pimpiman di mana perpustakaan tersebut dipayungi, Oleh karenanya, para pengelola perpustakaan harus mampu meyakinkan pimpinan induk untuk memberi dukungan dan dorongan penuh.3. Dana Dukungan dan dorongan pimpinan tidaklah sekedar dukungan dan dorongan secara moral saja, akan tetapi yang pasti dukungan tersedianya anggaran untuk pengadaan hardwares, software, training, perawatan (mantenance), pengembangan dan pembeayaan lainnya.4. Perangkat Keras (Hardwares) Komponen dari sisi pandang hardwares, antara lain: komputer, HUB, UTP cable, printer, laminator, UPS, barcode scanner, scanner dan lainnya, perlu disediakan. Ada yang sifatnya keharusan, dan ada yang sifatnya opsi.5. Perangkat Lunak (Software) Selain software sistem operasi, diperlukan software aplikasi untuk automasi perpustakaan. Diharapkan bahwa, aplikasi automasi perpustakaan bisa diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi (multi-platform), mampu mengelola data secara handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).6. Network (Jaringan) Network (jaringan) adalah kumpulan dua atau lebih sistem komputer yang terhubung. Ada 2 (dua) jenis jaringan komputer:

a. Local-Area Network (LAN): komputer yang terhubung berada pada tempat yang berdekatan secara geografis (misalkan satu gedung). Ini berarti bahwa, automasi perpustakaan hanya sebatas pada lingkup perpustakaan saja, atau lingkup lembaga sajab. Wide-Area Network (WAN): komputer yang terhubung berada pada tempat yang berjauhan dan dihubungkan dengan line telepon atau gelombang radio. Ini berarti bahwa, perpustakaan tersambung dengan jaringan global, sehingga data/informasi akan bisa diakses secara global pula.7. Data (anggota, bibliografi) Untuk bisa dilakukan transaksi peminjaman pustaka diperlukan data anggota dan data bibliografi. Data ini bisa diperoleh melalui: entri data baru maupun konversi data yang telah ada. Agar data mudah ditemukan kembali dan memberi kenyamanan tampilan, maka yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan data diperlukan ketelitian, kekonsistenan, kecepatan, taat azas pada pedoman/peraturan.

8. Pengguna (users) Pengguna yang dimaksud di sini adalah pemustaka atau siapasaja yang berpotensi menjadi pengguna perpustakaan (potential users). Memberi kemanfaatan kepada pengguna adalah salahsatu target dari tujuan automasi perpustakaan. Konsultasi/diskusi dengan pengguna untuk menentukan kebutuhannya perlu dilakukan. Namun perlu pencerahan terhadap penilaian yang mungkin keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak/belum bisa dilakukan oleh suatu sistem automasi perpustakaan. Catat secara detail tentang kebutuhan dan keinginan pengguna, karena akan sangat bermanfaat untuk pengembangan sistem automasi perpustakaan di masa mendatang.9. System administrator (administrator sistem) System administrator atau administrator sistem automasi perpustakaan mutlak diperlukan. Hal ini untuk mengatur, mengontrol dan meyakinkan bahwa, seluruh komponen automasi perpustakaan berjalan sebagaimana yang diharapkan. Oleh karenanya seseorang yang ditunjuk sebagai administrator sistem harus:

a. menguasasi komputer dan jaringan komputerb. menguasai aplikasi yang diterapkanc. menguasai operating systemd. mempunyai pengetahuan perpustakaane. memahami tatakerja/manajemen perpustakaanf. mempunyai komitmen terhadap tugasg. mampu bekerja secara organisasi dan peroranganh. mempunyai wawasan yang luasi. selalu bersedia mengembangakan ilmu dan ketrampilannyaVII SPESIFIKASI UMUM Untuk mengimplementasi automasi perpustakaan diperlukan software (perakkat lunak) yang memadai. Perpustakaan bisa merancang sendiri atau bekerjasama dengan Pusat Komputer di mana perpustakaan tersebut berada (in-house product), atau perpustakaan bisa memesan kepada perusahaan perancang aplikasi komputer (company product). Sebagai gambaran, pertanyaan berikut bisa dipakai sebagai kriteria umum dalam penilaian untuk menentukan software:

1. Bisa berjalan pada berbagai jenis operating system (multi-platform)2. Kapasitas simpan?3. Sudah teruji?4. Harga?5. User interface (tampilan)?6. Fasilitas searching?7. Security systems (sistem pengamanan)?8. Indexing (pengindeksan)?9. Fasilitas training?10. Jaminan/garansi?11. Fasilitas tutorial dan help screens?12. Fasilitas conversion?13. Kemampuan file sharing?14. Fasilitas pelaporan?15. Web interfaceble?16. Lisensi?17. Beaya maintenance?18. Interval upgrade?VIII MODUL KATALOGISASI Modul manajemen informasi (information management) atau pengolahan bahan pustaka yang secara umum disebut sebagai modul katalogisasi. Modul katalogisasi adalah modul untuk membangun database koleksi, bahkan dalam perkembangannya ada beberapa aplikasi automasi perpustakaan juga berfungsi untuk membangun digital library. Dengan modul ini, selanjutnya pustakawan dan pengguna perpustakaan bisa mengkases database yang berisi berbagai jenis koleksi perpustakaan, atau akses ke database tertentu. Bahkan dimungkinkan database tersebut dimanfaatkan untuk resource sharing.

Database tersebut meliputi sumber bibliografis dan authority records yang siap untuk diakses dengan menggunakan berbagai strategi penelusuran. Sekali melakukan penelusuran, record-record akan ditampilkan dan siap untuk di-download untuk keperluan copy cataloguing atau diupdate.. Dalam hal update/editing bisa dilakukan full record editing, holdings maintenance, dan pembuatan entri baru. Untuk bisa menjalankan fungsinya dengan baik, Modul Katalogisasi harus memiliki berbagai karakteristik.Adapun karakteristik Modul Kalogisasi dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Security system for different levels (sistem pengamanan untuk berbagai tingkatan)2. Help menues at any menu (Menu bantuan pada setiap menu/sub menu)3. Searching menues (Menu penelusuran)4. Search menu update (Menu penelusuran yang bisa di-update)5. Workform: sort and full entry (Form isian: ringkas, komplit) apakah dalam format MARC atau Dublin Core6. Record control (Kontrol cantuman)7. Identification of creator, date (entry, modify), language (Adanya identitas pengentri, tanggal entri tanggal dimodifikasi, bahasa)8. Records may be added from external sources (cantuman-cantuman bisa dikonfersi dari database lain)9. Export data may be possible (Dimungkinkan bisa ekspor data)10. Duplicating of records may be possible (Memungkinkan untuk menduplikasi cantuman)11. Authority control (Kontrol terhadap cantuman bibliografi dalam katalog agar bisa terjaga konsistennya: pengarang, judul dan subjek).12. Authority global update (Bisa meng-update secara global)13. Authority maintenance (pemeliharaan/perawatan terhadap authority control)14. Editing, deleting and merging (Mengedit, menghapus, menggabung)15. Automatic indexing (Proses pengindekan secara automatis)16. Unlimited length for certain fields (Untuk field-field tertentu tidak dibatasi panjang pendeknya)17. Repeatable field (Pengulangan field)18. Status update (Bisa meng-update status)19. Item types (Jenis koleksi untuk mengetahui lama peminjaman, besaran denda, berapa kali bisa diperpanjang, dll.)20. Item sources (Sumber koleksi)21. Item notes (Catatan koleksi)22. Item locations (Lokasi kolsksi)23. Used barcodes are controlled (Barcode terpakai bisa terkontrol)24. Usecount and totalused are identified (Identitas jumlah penggunaan)25. Reports (Laporan)IX MODUL SIRKULASI Modul sirkulasi didesain untuk keperluan pelayanan peminjaman.dan pelayanan informasi. Menu modul sirkulasi memliliki fungsi untuk meja pelayanan dan memungkinkan pustakawan melakukan pelayanan lain bagi pengguna, bahkan beberapa fungsi dari modul yang lain ada di modul sirkulasi ini (misalnya: penelusuran biliografi, merubah status koleksi, merubah lokasi koleksi).9.1 Pendaftaran/identifikasi Anggota Sebagaimana telah disebut di atas bahwa, Modul katalogisasi adalah modul untuk membangun database bibliografi. Sedangkan Modul Sirkulasi, salah satu fungsinya untuk membangun database anggota. Fungsi-fungsi Modul Sirkulasi selanjutnya, misalnya: peminjaman, pemesanan dan pembayaran denda atau berbagai beaya Modul sirkulasi menyediakan beberapa cara untuk mengidentifikasi anggota. Apabila anggota di depan pustakawan, pustakawan bisa men-scan kartu anggota, namun jika anggota tidak di hadapan pustakawan atau tidak membawa kartu anggota, pustakawan bisa melakukan browsing nama dari daftar anggota.9.2 Akses Fungsi Lain Modul sirkulasi memungkinkan pustakawan menjalankan fungsi modul yang lain yang relevan dengan modul sirkulasi. Dengan menggunakan menu-menu, pustakawan kembali ke menu asal atau menu berikutnya, misalnya menu peminjaman dan atau data anggota yang sedang aktif. Dari menu sirkulasi ini, pustakawan bisa melakukan searching bibliografis atau menjalankan modul katalogisasi dan kemudian kembali ke menu sirkulasi. 9.3 Mendifinisikan Kebijakan Sirkulasi Modul sirkulasi memberi fasilitas untuk mendefinisikan kebijakan sirkulasi yang dituangkan dalam sistem automasi. Di antara kebijakan tersebut adalah:

menentukan jenis keanggotaan dan hak peminjamannya Menentukan lama peminjaman, besar denda keterlambatan Menentukan jumlah koleksi yang dipinjam dari masing-masing jenis anggota Menentukan kapan tagihan harus dikirim Menentukan kapan anggota akan diblokir sehubungan keterlambatan dan denda, atau hal-hal lain. Menentukan hari-hari libur perpustakaan Menentukan jenis koleksi yang bisa dipinjam dan berapa waktunyaKebijakan semacam ini dimungkinkan juga untuk pelaksanaan automasi dari beberapa perpustakaan cabang/unit yang memiliki kebijakaan yang berbeda.9.4 Layanan Di Meja Sirkulasi Peminjaman, pegembalian, pemblokiran, denda/beaya, pemesanan, catatan sedang/pernah dipinjam/meminjan akan mudah dan cepat dilakukan di modul sirkulasi saat pustakawan berhadapan dengan anggota atau pelayanan dengan telepon:

Peminjaman, akan menunjukkan barcode koleksi, judul, dan tanggal seharusnya kembali. Pengembalian, menunjukkan daftar judul koleksi yang dikembalikan Pemblokiran, menunjukkan jika dan mengapa anggota diblokir. Dari sini pustakawan bisa menambah, menghapus, dan mengupdate blokir. Denda/beaya, bisa terlihat berbagai jenis denda/beaya, termasuk alasannya. Pustakawan bisa menambah, mengupdate, melakukan pembayaran, cicilan untuk denda/beaya. Pemesanan, memungkinkan pustakawan memesankan koleksi yang sedang dipinjam untuk anggota yang lain atau untuk perpustakaan cabang/unit. Record pernah dipinjam, memungkinkan pustakawan melihat suatu koleksi pernah dipinjam oleh anggota siapa saja. Record pernah pinjam, memungkinkan seorang anggota pernah pinjam koleksi apasaja, termasuk judul, tanggal pinjam/kembali.9.5 Laporan Kegiatan Sirkulasi Dimungkinkan untuk membuat laporan kegiatan bagian sirkulasi yang bisa diformulasi rentang waktunya dan apasaja yang perlu ditampilkan.X OPAC OPAC adalah Online Public Access Catalog: provides access to the librarys holdings via a computer monitor, replacing the traditional card catalog. May also be called a PAC (Public Access Catalog). (OPAC adalah sarana akses ke data katalog melalui monitor komputer, menggantikan katalog tradisional, katalog kartu. OPAC juga disebut PAC).Adapun karakteristik OPAC antara lain sebegai berikut:

1. searching is faster, easier, efficient (penelesuran bisa dilakukan lebih cepat, mudah dan efisien)2. more users at the same time (beberapa pengguna bisa melakukan penelusuran dalam waktu yang bersamaan)3. browsing is easier (penelusuran acak bisa dilakukan dengan mudah)4. read only (hanya untuk dibaca)5. more searching options (lebih banyak opsi menu penelusuran)6. basic searching/advanced searching (tersedianya penelusuran sederhana dan penelusuran tingkat mahir)7. boolean operator (AND, OR, NOT) (tersdianya operator boolean)8. display options (tersedianya opsi tampilan)9. internet access (bisa diakses via internet)10. downloading/saving: external/computer disc (bisa download dan disimpan)11. Sending via e-mail (hasil penelusuran bisa dikirim via e-mail)12. truncations (kemampuan penelusuran dengan pemenggalan kata)13. printing is available (menyediakan fasilitas cetak)14. identify items status (status koleksi teridentifikasi)15. mengesampingkan huruf besar maupun huruf kecil dan tanda-tanda baca16. articles (a, an, the) pada awal kata dikesampingkan17. dapat dipilih multiple hits untuk tampilan

XI PENUTUP Sedikit yang bisa disampaikan, mudah-mudahan bisa memberikan pencerahan bagi para praktisi dunia perpustakaan yang akan membangun automasi perpustakaan dan mengembangakan perpustakaannya.SUMBER RUJUKAN1. Cataloging Glossary. http://www.infopeople.org/training/past/2006/beyond/bcc_glossary.pdf. Diakses 6 Juli 2009.2. KLAS Circulation Control Module. http://www.klas.com/ProductsCirculation.html. Diakases 3 Juli 2009.3. Library Automation Considerations. http://www.widernet.org/library%20projects/libraryautomation/autessay.html. Diakses 1 Juli 2009.4. Arif, Ikhwan. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan. Makalah Seminar dan Workshop Sehari Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan UMM 4 Oktober 2003. http://aurajogja.wordpress.com/2006/07/11/otomasi-perpustakaan/ Diakses 30 Juni 20095. Manjunath, G.K. Library Automation: Why and How? http://www.igidr.ac.in/lib/paper1.htm. Diakases 6 Juli 2009.6. Moulton, Lynda. Leading the Library Automation Project. Diakses http://www.ilsr.com/leading.htm. Diakses 29 Juni 2009.7. Saleh, Abdul Rahman. Strategi Penerapan Teknologi Informasi (Digital Library) di Perpustakaan dan Pusat Informasi. .8. Widodo Sekilas Tentang Katrakteristik Modul Katalogisasi. Makalah disampaikan dalam Workshop Membangun Perpustakaan sekolah Berbasis Teknologi Informasi, FISIP UNS, diselengarakan oleh Program Diploma III Perpustakaan FISIP UNS, tanggal 13 Oktober 2005.9. Widodo. Sekilas Tentang Karakteristik Modul Sirkulasi Makalah disampaikan dalam Workshop Membangun Perpustakaan sekolah Berbasis Teknologi Informasi, FISIP UNS, diselengarakan oleh Program Diploma III Perpustakaan FISIP UNS, tanggal 13 Oktober 2005.10. Widodo. Studi Kasus Dalam Implemtasi Otomasi Perpustakaan: Pengalaman Membangun Database Bibliografis di UPT Perpustakaan UNS. Makalah Disampaikan pada Technical Assistance di UPT Perpustakaan UNILA, tanggal 22 s.d. 25 Agustus 2005.