Otomasi Dalam Kearsipan - Modul 4

7/22/2019 Otomasi Dalam Kearsipan - Modul 4

1/47

MoPuu 4KonseP Otomasi KearsiPan

M' lmam MutYantonoEE PENDAHULU ANrfi alam membangun otomasi kearsipan benruk penerapan dan infra-U ,**;;;";;"* hal yang sangat mendasar. Keduanva benindakroUugui aturan dan fondasi dari otomasi kearsipan' Modul4 ini mengandung2 kegiat4n belajar' V*g p.rt"oa adalah bentui\ pener4pai otomasi kearsipandan yang kedua adalai infrastruktur otomasi kearsipan' Dalam KegiatanBelajar I kita akan mempelajari tentang seperti apa bentuk penerapanotomasi kearsipan itu, apa saialaptittisinya' dan bagaimana aturann{]' hpoi" f.gi"t* Belajar 2 kita akan mempelajari tentang apa saJa yangtcrmasuk ke dalam infrastruktur otomasi kearsipan' mengapa mer$a begituilr*;;il-*.Inu-g* otomasi kearsipan dan apa yang harus kitalakukan untuk memboultnyu menjadi pilar yang k6koh dalam otomasikearsipan.Dengan mempelajari bentuk penerapan dan infrastruktur otomasikearsipan mahasiswa dapat menggunakannya dalam menetapkan dasaxfr*Urrgun- otomasi kearsipan sehingga mahasiswa dapat

mengetahui kemana arah pengembangan otomasi kearsipanyang mereka harus lakukan'Agar dapat memihaminya dengan baik mahasiswa diharapkan mem-pelajari modul ini tidak hanya berdasarkan teks pada modul namun jugamempelajari contoh, mengir


2/47

4.2 EITG'MAAI OALAM KEAFBIFAN

KEEIATAN BEL^A,.JARBentuk Penerapan Otomasi Kearsipa

1t' eknik penerapan otomasi kearsipan pada berbagai organisasi teI tia* akan sama persis satu sama lainnya. Banyak variabel yangdiperhatikan, termasuk di antaranya adalah jenis arsip berdasarkan fungsiyakni arsip dinamis dan arsip statis. Berikut ini akan dibahas bepenerapan otomasi pada pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis'A. OTOMASI KEARSIPA$I DINAMIS

Secara umum tahapan dalam pengelolaan arsip dinamispenciptaan, pemel$araan dan penggunaan, serta penyusutan arsip' Pada titahapan tersebut penggunaan konputer akan sangat bervariasi sesuai deng

I

lgrnaniauankorputer,yang mrurgkinbisa dimanfaatkan' I

Penciptaan arsip meliputi legiatan teknis pembuatanpenerimaan dan pengirirnan dokumen, seria registrasi dokumen menJad{

Irsip.a. Pembuatan Dohtnien

Dalam hal pembuatan dokumen, komputer sudah dikenal hras sebagaialat yang sangat memudahkan orang dalam proses penuangan gag4san,penyuntingan, dan pencetakan sebuah dokumen. Pada fase pembuatandokumen, pengelola arsip berkepentingan untuk mcngontrol pembuatandokumen agar suatu kegiatan yang dianggap penting benar-benar iterdolumentasi prosesnya dalam forrnat yang sesuai dengan standar. Dalambahasa teknis kearsipan; kontol terhadap penciptaan dokumen perludilakukan agar arsip dari suatu kegiatan benar-benar tercipta dan terekamdalam format yang sesuai dengan ketentuan.

Dalam proses pengontrolan tersebut, kornputer dapat digunakan untukmembantu standarisasi format dolarmen serta mekanisme pengontrolanreliabilitas arsip. Hal tersebut dapat dilahikan dengan berbagai cara, diantaranya;


3/47

4.3I ArtP++gzlMoDuL 4

r)1)

penyeragaman program aplikasi komputer yang digunakan (misalnyauntuk pengolatr r.uru, ,"*uu fegawai h*o' ""gg*akan aplikasi MS-Wordl; J---^- -a-anr ,rnpenyeragaman format penulisan dokumen (misalnya dengan penyusunandan penyebaran sebuah "'emplate" pada program aplikasi unnrk setiappembuatan dokumen dinas);pada lembagu yungi*iJpenciptaan dokumennya kecil' bisa dilakukanprrnurut* pencetakan dral akhir dokumen;'p"i"'ft-U"g" yang telah memiliki jaringan komputer lokal {Local AreaNetwork : LAN, Uisu aitut*arakan mekanisme pelaporan elektonikdari setiap pembuatan dokumen secara trpusat'

b, Pengiriman dan Penerimaan DolatmenDari sisi t"p"ntiogun pengelolaan arsip' perlu dilakukan kontrol terhadapFluruh dokumen yung amii*tun da1-ditlima oleh lembaga' Denganuggapan bahwa ."to*i Joku-to "*i.lemtaga yang tercatat pada sistemponcatatan dokumen *u'"f dan keluar idalah arsip' atau dapat dikategorikanrcbagai arsip, maka Oott itot*g berapa dan apa saja.dokumen YanB telahil;il=ffi dikirim;; rttitueu meniadi pentidg untuk keperluanir".r*tr"r, khasanah ,tip f""Uuga Penerimaan dan pengiriman dokumenyang dimaksud tiaaf< nanya terbaL pada dokumen yang dikirim ke dandlterima dari ruar l"r"bug; saja namun juga yang bersifat inlernal, misalnyaiurut BO*u, yang ditujufan untuk linglungan pegawai sendiri-Untuk kegiatan tersebut, kompqter dapl digunakan untuk.sarana bantupencatatan. putu- penerapan yang sederhana bisa digunakan programI-reJ"h kata (misalnya iS-W*d'-WordPerfec0 untuk mencatat dokumenyang diterima dan dikirimkan' Format

pencatatan bisa dalam bentuk tabelyang dibuat dengan ,""*'; kata atau dalam format spreadsheet' Padatingkatan lebih lanjui iisa dilakukan dalam bentuk basisdata denganmenggunakan p.ogtu* basisdata tertentu (misalnya Paradox' MS-Access'dBase).c. Pencatqtan Dokumen sebagai Arsip (Registrasi)Jika sebuah aon*"" tetln setesai dibuat dan ia memenuhi laiteriasebagaisebuah*.ip,,,utuiaakandicatatdalamsistempengelolaanarsip.Pencatatan yang dimaksudkan tentunya bukan hanya sekedar pencatatantelnis semata-mata, melainkan melibatkan proses inteleknral yang rumit'


4/47

4.4 EITOMAtsI DALAM'KEAF'SIF

Namun terlepas dari itu, pada kegiatan 'pencatatan dalam'artikoryuter dapat dipergunakan sebagai sarana bantu pencatatan. Secarakegiatan pencatatan dengan konputer t6rsebut sama denganpencatatan pada dokumen masuk dan keluar.2. Pemeliharaan dan Penggunaan ArsipApabila sebuah dokumen tplah tercatzt sebagai arsip dansebagai sebuah arsip, maka ia perlu dipelihga agar bisa terjaga otentisiserta bisa digunakan dalarn arti bisa ditemukan kembali dan bisaPada kegiatan ini korrputer bisa melakukan banyak hal yang sangatdan sangat menunjang upaya efisiensi danpeningkatan efektivitas.a. Distribusi ArsiP

Sesudah dokumen dibuat atau diterima, dan kemudian tercatat dasistem p"r,g*oU* arsip, maka arsip tersebut akan didistibusikan baikinternal lembaga maupun keluar lernbaga guna dipe,rgunakan lebih laro " Uotok keperluan ini, komputer bisa digunakan sebagai sarana distribusiitu sendiri atau hanya untuk kontol distribusi saja.b. Perneliharaan/Penyimpanan Arsip

Dalam pemeliharaau arsip perlu adanya data tentang berapa danarsip yang disimpan. Untuk itu kita perlu membuat basisdata tentangarsip yang disimpan. Basisdata tersebut akan mencakup banyak "fielt'diperlukan terutama untuk keperluan penemuan kernbali. Basisdatadirancang dengan baik dan diikuti dengan pengentrian data yang konsistelakan sangat membantu proses penemuan kembali. Sebaliknya jikabasisdatanya buruk serta pengentrian data yang sembaranganmenyebabkan basisdata tidak bisa diperguuakan dan berartitenaga yang telah digunakan untuk merancang basisdata dan pengentiannya.

Pegangan utama dalam penyusunan basisdata adalah prinsipdata bagi kegiatan kontrol terhadap arsip yang disimpan. Dalam bahasa lain,dengan menyimak data yang terdapat dalam basisdata inventaris arsip, kitabisa mengetahui berapa dan apa saja arsip yang kita sirryan.

Pada dasarnya basisdata bisa dibuat secara manual, tidak hanrs selalumenggunakan korryuter. Namun demikian, dengan rnerryertirnbangkalsegala kemanpuan yang dimiliki koryuter, tidak ada salahnyabasisdata inventaris arsip dibuat dengan mengguEkan konputer, Selain


5/47

4.5Aatp44sz,tvtE}DuL 4

juga menawarkan berbagai fasilitas yang tidak -mungkin bisari[" r" melakukannya secara manual'Penggunaan ArsiPPenggunaan arsip dapat dilihat dari segi ptluY*:1,v:1:^1f:T;,T:ingBurr'r.r oJrr vers rleh penggunanya. Darilola arsip dan dari segi cara penggunaan arslp (keperluanpemberianlaffi t"pada'*?,*1^T:9":t:i:T:l::H:, rr".ufrurni khasanah arsip yang dikelolanya serta ketentuan-p.rguk "ruooya. Secara teknis' pengelola 1r11:'T-t- T:T::ffiffi "I"ffi-'r*r'Jiminta:r:hp.'.'ss,l:1-*H:^::'i"*1"#'**Drlam hal ini komputer;"*" tisa aiandaltan ?:lgfl, i:::'H:::ilil;"i""";#r-;; profil arsip, penemuan kembali arsip dengan

homputer akan sangat *oduh' cepat serta akurat' Dengan cara yang sama$tn diketahui iugu ,iupuoiupn 'u.}u y*g berhak untuk'rnengaksesnya danjlga buguirnura ketentuan-ketentuan cam penggunaannya'Dengan dut


6/47

4.6 ET?trMABI DALAM

mungkin.ditambahkan data yang diperlukan' Khusus untuk arsipkorrputer dapat secara langsun$ dipergunakan untukpenyirnpanan arsip {ari media penyirrpanan aktif ke inaktif'Sedangkan untuk kegiatan penyerahan arsip yang bernilaipertanggungiawaban nasional kepada Arsip Nasional atau LenKearsipan Daeralr, komputer dapat kila pergunakan untuk mengidentiarsip-arsip yang memiliki nilai gt'na pertanggungfawaban nasional, tkemudian dibuatkan daftarnya. Selain arsipnya yang diserahkan, basitentang profil arsip yang bersangkutan pun perlu diserahkan kopinyaArsip Nasional grma kemudahan pengolalan berilutnya'Untuk pemusnahan arsip, korrputer juga bisa kita gunakanmenemukan arsip-arsip yang berdasarkan ketentuan yang ada,bisa dan susaatnya dimusnahkan. Pemusnahan suatu arsip tidak deirgan sendirimemusnahlan data profilnya di basisdata. Data profrl arsip masihdisirryan tntot k"pertuan-keperluan lain yang berkaitan secara lar'ataupun tak langsung dengan pengelolaan arsip. Dalam kaitannyai ' pemusnahan arsip slsktrsnik, sistem komputer harus benmeyakirkan bahwa arsip telah dimusnabkan dalam arti sebenamya,informasi yang dikandungnya tidak dapat diakses lagi bagaicaranya.B. OTOMASI KEARSIPAI{ STATIS

Secara teknis dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip statiskegiatan lanjutan dari pengelolaan arsip dinamis yang memiliki nilaiberkelanjutan. Oleh karena itu penerapan otomasinya punmerupakan kelanjutan dari otomasi kearsipan dinanris.1. Akuisisi(PengumPulan)

Apabila pada saat penyrsutan arsip dinamis telah dilakukanotomasi kearsipan, maka pada saat akuisisi yang diterima adalah arsipdiserahkan beritut basisdata tentang profil arsip yang bersangkutan. Jikademikian yang terjadi rnaka akan sangat memudahkan langkah kegiatanotomasi berikutnya.

Sebaliknya, jika temyata penyusutan masih dilahrkan secala manual,maka pada saat penyerahan arsip statis dari lembaga penciptanya hanyadisertakan daftar arsipnya yang masih dalam bentuk daftar/tabel tercetak' Jika


7/47

4.7^alP4432lr4oDuL 4

dan halnya, maka harus dilakukan pembuatan basisdata elektronik dariyangdiakuisitersebutl*i1"'*r".0111:i:::.":X"13::flr$J[:ir:ffi#;r*rn*l[" selur ai"amisnva arsip vang diakuisisiut telah diotomasikan pengelolaannya'Pengolahan'terhadap arsip vang telah djakuisoi **-111}t11:::f'l*lfffr

**il"i#";;iT;;;;iasisdata profil arsip pada saat finamtsnva,rr"r#il';#*.'ffi *.,, yang terdiri dari metudata arsip tersebutgongandung p"o:"f** *'g"noi Li' -t*-k*' dan konteks suatu arsip'Apcbila arsip statis y;;d; dari lembaga penciitanya telah lengkapficladot*nyarmuru pJ"u saat pengolah*oy' t"uugui arsip statis tidak akannongalami kesulitan * nu"'u ti"ggA menambahkan,O:l:1T:^f"*t;ffiil;rgan teknis penyimpanan dan perawatan lanjutannya sala'

Namun apabila ternyata arsip statis-yang akan diolah belum -disertaidongan profil yang *t'uAui' maka dapai dipastikan perlu dilakukanpondeskripsian ,r*g JJ "r.ip statis tersebut. Proses pengolatrannya akanlumayan rumit mengurgat barus dilakukan rekonstruksi isi' struktur dankonteks arsip yang Uoi-gtu*' Kadang-kala rekonstruksi tersebut gagaldllakukan, ut u puti"g i;t;fkurang memadai kualitasnya' karena kurangnyadata atau informasi P";;;";yaig aapat dijadikan dasar rekonstuksi' Inibiasanya terjadi p"a" "*ip-*tip

y*g t"iuhlma

penciptaannyl'':*'* b*diolah belakangu,,, ti;';6;yan; tetlh berusia 10 tatrun atau lebih'

Fh';:[:"tr]"#'ili'"*al berdasarkan prinsip asal-usul dan aturanIllnya. Sekali lagi, "to"*i ttgiatan kali ini pun sangat dipengaruhi olehsrkah terah dlakuk* ;"t;;ft T3i'::il}ff'#f:*:f*,

3' Iilil-:J#Trsip statis sering kali dianggap bukan kegiatan vang rumitdan oleh karena itu s"'ing kali disepelelon' Namun pada kenyataannyatldaklah demikian,,"'rtiii-iJil' pada ienyimpanan arsip statis dalam jumlahyang sangat banyak' p"'f' aii"g"t Uafrwa ketidakmampuan paf,a pengelolaarsip dalam *r",*uttuo''tip i*g dikelolanya adalah "l6a6r mati"

bagimereka.oleh karena itu agar dapat mengatur penyimpanan arsin stati.s denganbaik untuk o,uLto V*ii*u" dan mJmastikan ketersediaannya mtuk dapatdiakses seoara terus ;t;;;; semua pihak yang bersangkutan haruslah


8/47

4.8 I]TOMABI DALAM

proaktif. Mereka harus mengernbangkan dan mengimplementasikanorganisasi yang ditargetkan pada kegiatan rnengidentifikasi,menyinpan, dan memastikan akses terus menens pada arsip statis.penyinpanan arsip yang efektif sebaiknya menambahkan kebijakandan prosedur yang mengutamakan pendekatan organisasi untuk manajiangixa panjang arsip statis dan menetapkan proses untukperawatannya berj alan.

Strategi penyirryanan arsip lernbaga kearsipau statis haruskan tanggung jawab legislatifnya, standar industri dan praktekStrategi penyimpanan arsip harus didukung oleh suatu rencanairnplementasinya yang disebarkan ke staf yang relevan. Ini dapatdengan:a. memformulasikan kebijakan, prosedur, dan garis besar

menyediakan Ebatu kerangka kerja dalam organisasi untuk idari stategi; dan

b.{ "menyediaka, manual, informasi dan lembar referensi, dan pelauntuk staf untuk memastikan shategi penyimpanan diinrpsecara benar.Bergantung pada pendekatan yang diadopsi, ini mungkin

pelatihan untuk semua area operasional, tidak terbatas pada stafkearsipan'Lembaga kearsipan statis sebaiknya menugaskan tanggung jawab

manajemen penyinpanan arsip statis pada arca yang tepat dalamdi mana staf mempunyai keahlian dan kualifikasi yang relevan. Inimeqfadi unit informasi terspesialisasi atau mzlnajemen pangetahuandikepalai oleh pegawai arsip senior. Tanggrmg jawab unhrk kebijakanformulasi prosedur, inplementasi strategi untuk penyin:panan arsip,pengawasan dartr review proses, dan pengiriman pelatihan sebadilakukan dalam area ini.

Uraian panjang lebar di atas untuk mengingatkan bahwa keberhaspenyinpanan arsip statis, termasuk otomasinya, bukanlah hanya semencatbt di rnana suatu arsip disimpan. Bukanlah jaminan bahwa sekalitercatat l*asi simpannya di dalam konputer lalu pasti dapatkembali sccara cepat. Penjelasan di atas menmjuklcan bahwa masihfaktor lain yang harfis diperhatikan dalam pelatsanaan otornasi penyiarsip.


9/47

4.9AalP44Sz'lvtoDuL 4

Perawatan tersebut dapat dilakukan dengan cara:; mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;i, menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsipr statis yang mengalami kerusakan;;, melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai denganmetode dan rangkaian tindakan perbaikan yang

paling layak'Perawatanyangdilakukanharusmemperhatikankandunganin&rmasi

lang tertera ai Oatam arsip, .:h-ry: tindakan perawata4 tidak sampai;onghilangkan inforrnasi yang dibutuhkanriaur- setiap kegiatan ierawatan dapat menyelamatkan suatu arsip.,forkadang kegiatan yang hams dilakukan'irntuk'menyelamatkan arsip adala]tdonganm"naupHt


10/47

4.10 OTtrM^Bt E,.r,a-.AM KEAFBtpAx

administasi layanan itu sendiri. Data siapa mengguriak n arsip apa, kapaqmana, mengapa (alasan penggunaan), dan bagaimana (cara penggunaan)perlu disirnpan dalambasisdata layanan arsip statis. Data tercebut tidak Idigunakan untuk kelancaran perayanan nam*n juga untuk pengaturandan pengamanan slsip statis dari tindakan yang bisa merusak atau tmelenyapkan arsip pada saat digunakan.Dari uraian penrapan otomasi kearsipan dinamis dan statis dipendayagunaan teknologi inforrnasi dan komunikasi gnnaefsiensi dan efektivitas pengelolaan arsip hanya dapat dilakukao d"rguojika didasari kombinasi pemahaman y*g -"o.i.pi tentang p"olelarsip dan teknologi infonnasi. Tanpa dasar pemahaman yapg kiratdla bidang ters{ul upaya pengelolaan arsip berbasis teknologi idan kgmunikasi hanya akan menjadi program pemborosan sumber dayatsi6-sia.Guna menghindari hal tersebut, para pengelola arsip harus

wawasannya dengan pengetahuan teknologi inforrnasi dan komuniSedangkau sebalitnya, para pengelola teknologi informasi danjuga harus memahami terlebih dahulu seruk beluk pengeloraan arsipmerencanakan dan melaksanakan program pengelolaan arsipteknologi informasi dan komunikasi.. Namun yang jela3, ke{a sama di antara pengelola arsip dan pengeteknologi informasi dan komunikasi merupakan prasyarat ya-ng kmemungkinkan terlaksananya pengelolaan arsip berbasis teknologi idan komunikasi dalam waktu yang relatif singkat.trPenerapan otomasi kearsipan merupakan kegiatan yang

memiliki pakem sendiri. Apa yang harus dilalukan sudahmainnya. Namun dengan kegiatan yang sudah ditetapkan ini pelaksanaterkadang cenderung salah memandangnya sebagai suatu kegiatan rutinsehari-hari. Menurut Anda bagaimanakah mengatasi rnasalah ini agarpelaksana otomasi kearsipan tidak terpaku dengan kegiatan yang sudah ada?Dan apakah problem-problem yang dapat Anda temui dari usaha tersebut?

LATI HANUntuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas,kerjakanlah latihan berikut

sebenarnyajelas aturau


11/47

a AE1P443z/MErguL 4

PctunjukJau,aban Latihan iSolusi yang Anda cari harus masih ada hubungannya dengan.otomasi

harsipan.Tidakterbaasperencimaannamunjugapelalssanaankegiatannya.

E[ RANEiKU MANSecara umum tahapan dalam pengelolaan arsip dinamis. adalahpenciptaan, pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusutan apig' fada

iiup tit op*'tt sebut penggunaan ttJ*f'q1q".' sangat bervariasi sesuaiJriguo fi..u*pran komluter yang mungkrlbisa dimanfaatkan'- -nenciptaan arsip m.tiputi kigiaran teknis pembuatan dokumen'p"noi-uuli aun p.ngiriroan dokumen, serta registrasi dokumen mogladiarsip. Dalam proses pengontrolan pembuatan dokumen, kbmputer dapatOidrukun *tut .".b*to standarisasi format dokumen serta*""f.*it." pengontrolan reliabilitas arsip' Untuk kegiatan pengirimanJ* p.r-i-'"*iokumen, komputer dapat digunakan tmtuk sarana bantuil;dt * iedangkan paaa tegiatan pencatatan dokumen sebagai-arsipiregistrasi), komputer' dapat dipergunatcan sebagai sarana bT*i,"i""o*i. Secara teknis, kigiatan pencatatan dengan komputer tg:ebutsama dengan teknik pencatatin p"da doto*trr masuk dan"keluar' Untukr."pofuun" aistribusi arsip dalam rangka tildak lanjut pengolahannya'16;.; uisu oigunukan sebagai surar,u distribusinya it, sendiri atauhanya untuk konfiol distribusi saja.Padapenyimpananarsipdinamis,perludibuatbasisdatainventarisarsip dengan menggunakan Lomputer' Dengan memanfaatkan basisdatainnint.it'utuo pr6il.arsip, penemuan kembali arsip dengan kompYterunu, t*gu, rn*Ouh depai sirta akurat. Dengan cara yang sama akana*"tutui-;.rgu siapa-siapa saja yang berhak unnrk mengaksesnya danjuga bagaimana ketentuan'ketentuan cara penggunaannya'" " oeigan dukungan jaringan komputer, apakalr itu LANinternet,-permintaan aan pe*beriun layanan kearsipan dinamis dapataif*,rf.io secara elektrooit, yattg tentunya dari segi kecepatan dankemudahan akan sangat menguntunglcn' Selain itu pelayanan danp"rg"tt"t* terhadap LUuuft isip, tenrtama nada arsrp.ngn;elektronikItuu" yung telah dikonversi ke format digital, bisa dilakukan secarabersamaan oleh lebih dari satu orang.Pada kegiatan penyusutan urtip aaput dilakukan dengan dukungankomputer, to:it< itu'Uerupa kontrol terhalatr- kegiatannya saja maupunkegiatannya itu sendiri(terutama pada arsip elellronik)'


12/47

4.12 OToMASI oALAM KEART.PAN

bersangkutan. J+". .demikian yang terjadi *rt u" akan sangatmemudahkan langkah kegiatan otomasi berikutnyaSebaliknya, jika tenryata penyusutan masih dilakukan secaramanual, maka pugu saat penyerahan arsip statis dari lembagaqelciptanya hanya disercakan daftar arsipnya yang masih dalam bentukdaftar/taber tercetak. Jika demikian td^y , "it tr*, -dilahrkanperrbuatan basisdata erekhonik dari arsip-yang diakuisi iersebut danbiasanya hanya mencakup data pokok a; p;"ff -;;;;,;;;-'J;lglenSkag jika sejak dinamisnya arsip yang diakuisisi i;rr"br; ii;hdlotomaslkan pengelolaannya' Terhadap arsip yang telah diakuisisi akan d,ak'kan pengorahanr',' agar arsip tertata secara interektual berdasarkan prinsip arit_,rsu a*aturan aslinya. - Sekali lagi, otornasi kegiatan LU i"i p* ,rrrgrt_tf"q* oleh apakah telah dilakukan kegiatan oto"rri paaa saatclrna6t'"ru atau tidak.Keberhasilan penyimpanan arsip statis, terrnasuk otomasinya,b'kanlah hanya sekadar mencatat ii rrr" ,**-u,rip-disirryan.Bukanlah jaminan flwa sekari arsip tercatat rokasi siffiyadi dalam

Secara teknis. dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip statismeruglkan kegratan tinJug. aari p""griofuurr-ursip aiuamis ya'rrgmcmiliki nilai euna berkelanjutan. dreh karena iru penerir*otomasinya pun sebenarnya meruparian keranjutan aari -otonlsikearsipan dinamis.Apabila pada saat penyusutan arsip dinamis telah dilakukanpenempan otomasi keals-rpan, maka pada saat akuisisi yang diterimaadalah arsip yang diserahkan berikut basisdata tentang profd-arsip yang

komputer lalu p-asti dapat ditemukan kembati ,";;;;rfi;t;U"rrilr-arif. "11tyj*: an q+wa masih banyak faktor lain yrij-r,u*.diperhatikan dalam pelaksanaan otomasi ienyimpanan arsip.-. Semua langkah keg_raran p"ra*itur- tersebut di atas dapatdiotomasikan dengan mendokumentasikan seruruh aetail teg;Ln rctnsperawatan yang dilalrukan pada arsip statis ke dalam basird; k;re;;Basisdata perawatan arsip statis akan mencakup aat^; api,,.pn f,pr" .Ircngapal dan bagaimana- linla]Gn perawatan suatu arsip aif-rmLn.Termasuk di dalarnnya a{alah iadwal kapan dan,brgul**, tiraut*- Otornasi layanan arsip-statis_q"k h*;" tsbatas |ada penenruankembali arsip yang dibutuhkan gJefrlengguna ,"^r"-fig. ,[""i"il",data administasi layanan itu.s.endiri. Oatiiiapa ,r"nggurikun

"r.iupr,

kapan, mengapa (alasan p*ggur;o), aulr-Uugui.**-'(.LfngunTn) arlp perlu disrmpan Aahm Uasisaata fuyuoi" *ip ,iutir.Data tersebut tidak hanya digunakan untuk kelancaran pelayanan namun


13/47

4.13) Ag,tP44.ez/MoDUL 4

juga untuk pengatuan akses dan pengarTanan arsip statis dari tindakanyang bisa merusaKauul"nft* *a*i"pr*" arsip pada saat digunakan'' Dari uraiari p""";;p-;;t;;si tearsipan dinamis dan statis di atas'oendayaguna*,"LrroiJili"fo*uti dan fomunikasi guna peningkatanffi ;.ji;;rr"l**io*"p"ttg1ioru*arsiphanvadapatdilakrrkandenganbaik jika didasari to'iUf"ti pemahaman yang mencukupi tentanil;;;"iil;;;io a* [k";;g'i infoqrasi' ranpa dasar pemahamanyang kuat t"rh"da;l;;;d;c tersebut' upaya pengelolaan arsipberbasis teknologi informasi din komur'-ikati huoyu akan menjadiptog.u* p"t"to.*ut' sumber daya yang sia-sia'

g TEs F.RMATTF 1Jawablah tes formatif di bawah ini pada kertps -terpisah' Kemudian

bandingkan jawaban *J d""*uo kunci jawaban tes formatif pada setiapakhirmodulAnda.BuatlahperkiraanpencapalanAndaterhadaptesformatifyang diberikan. Apabila Anda naerasa kurang' usahakanlah untuk mengulang

*uiri p"au modul ini' Selamat bekerjal) Sebutkan tahap-ahap kegiatan otomsl pengelolaan arsip dinamis?\ Sehutkan uhap-tahap rcllatan otomasi pengelolaan arsip statis;i ffiffii ffi;ffi; vaig termasuk dalam penciptaan arsip4) Jelaskan yang "trJipJJ'iap{iap tahap dalam penciptaan arsip5) Jelaskan *"rrgupu'oiJ* i layanan arsip statis ti-dak hauya terbatas padar ) p"r"r""* t"i.rj"ri "rrip v,,i OiUutotrtuo oleh pengguna saja?Cocolkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang

terdapat di bagian Ji'il t*a"f iol nito"gtah jawaban yang benar'Kemudian, gunakan ;;t berikut untuk mengetahui tingkat penguasaanaoau t"tnuaup rnateri Kegiatan Belajar i'

Arri tingkat psnsuasaan: ?3 : t.r.# : H'I **u70- 79o/o:cukuP


14/47

4.14 EITBMAST DALAM KEApstpaN

Apabila mencapai tingkat pengusaan 80yo atzu lebih, Andameneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus Jika masih di bawahAnda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar l, terutama bagianbelum dikuasai.

s+

Ii


15/47

zlMctouL 4 4.15

KestATAN Pela.rAR Zlnfrastruktur Otomasi KearsiPan

otomasi kearsipair adalah hal penting yang diperhatikanmemulai penerapan otomasi kearsipan itu sendiri. Pilar-pilar

kearsipan yang dimulai dari suprastrukturnya sampar prosesmembutuhkan perhatian yang lebih agar tercipta otomasiyang baik bagi pelaksana maupun orang lain yang

Pongembangan otomasi kearsipan di suatu lembaga dilandasi oleh 4infrastruktur utama, meliPuti:

Suprastruktur otomasi keirsipan yang memuat antara 6in kepemimpinanmanajemen lembaga (eJeadership), sumberdaya manusia (humanresources) dan peraturan yang terkait dengan pengembangan otomasikearsipan (akan dibahas pada'Modtil 5).lnfrastruktur jaringan yang memrlat autara lain protokol komunikasi,topologi, teftnologi dan kearnanan (akan dibahas pada Modul 6)'Infrastruktur inforrrasi kearsipan yang memuat antara lain elemen dataarsip dinamis dau statis (akan dibahas pada Modul 7)['Infrastruktur aplikasi yang memuat antara lain aplikasi pengelolaan arsipdinamis dan statis (akan dibahas pada Modul 8)-Gambar 4.1 menunjukkan pola pikir otomasi kearsrpan atau pengelolaan

berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Dapat dilihat bahwasatu infrastruktur dengan infrastruknrr yang lain sangatberkaitan.


16/47

4.16 EIToMASI DALAM

Statis "JlKll"

[IETADATAARSIP DINAMIS(rsoTs 2348'1.,

Gambar 4.1.Pota pikir pengetotaan arsip berbasis TIK

A. SUPRASTRI]KTURSaat pembangunan otomasi kearsipan unsur manusia dan

merupakan hal yang harus diperhatikan karena kedua unsurmerupakan pelaksana dan yang menetapkan alasan dibangunnyakearsipan. Manusia sebagai pelaksana otomasi kearsipankewajiban untuk memiliki keahlian dalam hal teknologi informasipemanfaatannya. Selain itu mereka juga harus dapat mernbimbinglain untuk mencapai tujuan yang sama. Sementara motivasi sebagaidibuatnya otomasi kearsipan dapat terjabarkan dalamatau kebijakan yang harus dapat mendukung serta melindungiotomasi kearsipan itu sendiri.

Manusia sebagai pelaksana otomasi tidak dapat dipandangpekerja saja, melainkan harus dipandang sebagai aset yarg berbarga.belakang kenapa pekerja dip"qdang sebagai aset berdasarkanlapangan bahwa mereka yang membuat, mengembangkan danotomasi kearsipan adalah ofimg-orang memiliki keahlian tertentu.


17/47

4.17)a|?+qaztuEtDuL 4

rli$cminasinYa.lfcngembangan pedoman penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan,i*ni* p"rg"lolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasibagi lembaga pemerintah agar hasil pendidikan dan pelatihan tersebutt"ruui a"rrgun kebutuhan pengembangan dan pelaksanaan jaringanturlbrmasi kearsiPan nasional'ii",ry"t.ogg*uan pendidikan dan" pelatihan teknologi inforrnasi -dankomunikasi bagi aparat pelaksana yang menangani-kegiatan bidangkcarsipan dan aparat yang bertugas dalam memberikan layanan arsipkcpada masYarakat.l,orubahanpolapikir,sikapdanbudayakerjaaparatpemerintahYanBrnendukung pelaksanaan otomasi kearsipan'l)engan adanya perkembangan teknologi tentu SDM yang ada dapatrnt,"clengan teknologi itu. Seiain membantu dalam bekeija ada pengaruh-,aruh lain yang muncul, Yaitu:Birokrasi menjadi lebitr ramping dan sederhana' karena dengan adanya

yang harus dipelihara sebagai sumber daya yang penting' Sumber Daya,in u,uo sDM tidak bisa sekedar dijaga dan dipelihara kemampuarmya'harus dilatih dan ditingkatkan. Upaya-upaya peningkatan yang dapat

ilftan adalah:Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang pentingnya informastarsip serta pendal,agunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam

ditingkatkan.Olstitusi informasi antar bagian dapat berlangsung dengan cepat'sehingga dapat meningkatkan produltivitas dan kinerja staf'

teknologi komputer, semua data dan informasi dapat mengall .:":*ucopat d; akurat dari bawah ke atas maupun sebaliknya. Terlebih lagipengolahan data dapat dilakukan secara langsung sehingga laporan-i.p;r* dapat dihasilkan secara otomatis' Dengan demikian' peran*urrui", men"ngah dan operasional dalam mengolah data transaksim"njuai laporan sangatlah berkurang' Namur; L


18/47

4.18 OToMAgt DALAM

4. Staf di semua lini menjadi lebih produktif meskiprm jumlahnyasemakin terbatas.5. Sementara itu, pola kerja juga mulai bergeser dari basis personalkerja tim lintas deparlemental. Pola kerja yang berbasismemungkinkan perusahaan unhrk berkonsentrasi padaI ea rnin g o rga niz a t io n.Saat ini para pegawai pelaksana sering kali kurang dapat berpikir

mengatasi suatu masalah yang timbul dalam suatu situasi tertentu.mengatasinya pedu dilakukan perubahan-perubahan seperti pola kerjadapat merangsang pegawai untuk berpikir kritis, sehingga pegawaibekerja dalam segala situasi. Selain itu spesialis pengelola a-rsip dapatdiberi pelatihan seperti worl


19/47

^aae443z,lt|'CtDuL 44.19

Dengan adanya kebijakan dan peraturan tentang otomasi keanipan'r seluruh pihak yang terkait dengan penciptaan dan pengelolaan arsip'itupejabatmaupunstaf,akantermotivasiuntuksecarabersrrngguh-uh -berpartisipasi dalam pengelolaan arsip de'ngan menggunakatr

i kearsipan.IN FRASTRUKTI'R JARINGAI\Arsip sebagai produk dari proses administrasi tentrr diciptakan danurfaatkan dalam suatu jaringan kerja. Hal tersebut sudah menunjul&an

frhwu p*"ipta* dan pengelolaan arsip pada hakikatnya membutuhkantknologi jaringan. Dalam hal ini jaringan komputer memberikan sohrsi yang,fpat datam penyeleuggaraan otomasi kearsipan yang efefttif-dan efuien'gimbar 4-2. memberikan ilustrasi bahwa sejak arsip diciptakan hinggapomanfaatarmya sebagai arsip statis, teknologi jaringan komputer selaluClgunakan.

' Gambar 4.2-Sistem dan jaringan informasi kearsipan nasionat

SISTEIIi DAil JARI}IGAN INFORIrIASI KEARSIPAN NASIONALrroDUL$SrEil iloDuLslslEill uqrylqllE{iL-ncr-rdulii pENcELoLAAl{ PBIGELq4pI'lrisrp-ltair ARslPlllAlfilF ARSIPSTATE [otxjl slsrEtI-AYAM}I -xAsloNAtARSIPSTATIS

TASYARATGTPEI'IGGUNA

PengelolaDAERAH- r---------':::::-EeryerArsipAk$

Ledaga lGamiPaol(ab,Koh,ProvinslUnlt Pengolah


20/47

4.20 rfTEMASI E,ALAM KEAR

Pada saat pengelolaan arsip aktifjaringan komputer digunakanmenghubungkan antar unit pengolah dalam hal-penciptaan, pengolahan,penyimpanan arsip aldif. Sementara unit kearsipan dapatpengelolaan arsip aktif yang dikelola oleh unit pengolah melalui jankomputer, Dengan demikian diharapkan sejak aktifnya arsip telah tertataterkelola secara baik berkat adanyajaringan komputer.

Pada saat memasuki masa inaktif arsip-arsip yang tadinya dikelolapengolah akan diserahkan pengelolaannya pada unit kearsipan.pemindrhan arsip inaktiftersebut dapatberlangsung dengan cepat dandengan dukungan jaringan komputer. Melalui jaringan komputer jugaunit pengolah yang masih ingin menggunakan arsip inaktifnyamengaksesnya seara cepat, meskipun segara fisik arsip inaktifdisimpan di pusat arsip inaktif yang biasanya lokasinya jauh dari ruangunit pengolah. +

,Ketika penyusutan alfiir dilakukan jaringan kompu{er dapat dikan sebagai sarana komunikasi konsultasi unit kearsipan denganpengolah dan lembaga kearsipan statis dalam menetap(an status akhirarsip inaktif, apakah di perpanjang status inaktifrrya, dimusnahkandiserahkan kepada lembaga kearsipan statis. Apabila dalam penilaianterdapat'arsip yang memiliki nilai guna sekunder maka arsip tersebutdiserahkan kepada lembaga kearsipan statis. Dalam penyerahanjaringan komputerjuga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengiridata profil arsip yang akan diserahkan unit kearsipan. Bahkan untukelektronik, penyerahan arsipnya sendiri dapat dilakukan melalui jarrkomputer.Dalam pengelolaan arsip statis, jaringan komputer selainuntuk keperluan administrasi rutin sehari-hari juga digunakan sebagaipelayanan ar-sip statis pada masyarakat luas. Tentunya yand digunakanjaringan komputer internet. Dengan kata lain melalui jaringanmasyarakat dapat mengakses informasi tentang arsip statis.terhadap arsipnya sendiri pun dapat dilakukan melalui jaringanuntuk arsip yang berformat elelctronik dan arsip non elektronik melalutdigitalnya. -. l


21/47

4'21A)lP4AszlM.EtDuL 4

INFRASTRUKTUR INFORMASIDalam otomasi kearsipan vang dimaksud .&"gT "T:5::-'*T:;*"'*::fi ;;;ilffi -diolahsedemikianrupasehing*:1':an secara efektif au" Jfi'l"n untuk keperlu"". o*'"T]ii::t:'

r istilah iain yang juga sering dipergunakan' mi-salnva *."': ":^::',arsip, deskripsi arsip, aun f nin .*"buCu1l1:,:::, j::::,^Tlr":t:lT'X;,'t", i"":*;J;"*"r' oleh para pakar kearsipan dunia sampar-i perlu disusun du" Oit"tupiun *itt;:"ff:l::] ::f::f::::;t3ffi i#il,?,:J#';;;;;iiir:::: .,:::":#::;,::""0'lanageruentprocesses'-un'oaoito:':::"2ra*r,1;t}l";::::rx:;,lilnQgemvnL v'vwereve brd. Archival pescripfion,.iiies", tol, General International stana ,'.

intternrtron'ol Council On A rchiv es)Berdasarkan rsorri iroal-r, pengeloraar metadata atar' data tentangsnip adalah suatu bagial r*r ua"r a"r" s:"tY" aal nenel]113 arstn'yang melayani u"'uugJ-n*gJi aut' firjuan' Dalam konteks manaJemen zrsrp'ileladatadidefinisikan sebagai data yang mendeskripsikan konteks' konten'drn stnrktur arsip serta pengelolaannya sepanjang waktu (ISO 15489-1'2001:3). Seperti d'kq;;; toaoto io'tpakan informasi yang terstrukturItau semi-terstrukhr Vu'[' *"*'"gti't*o'":.:]l'iili ::::t::: *illT"T;l[-: J:il:::IXH: l];ilffi 'p i"p" ali*'n sepanj ang waktu baikdi dalam atau di f*' ao*io' i"tiup io*uio ini memperlihatkan suatu bidangtulisan intelektual dari rn:as V*ut*t dan/atau allivitas organisasi dengankclompok orang yang O"'i"U" atau- :e$atas yang berbagi nilai ddinpengetahuan tertentu' 'Metadata pengelolaan arsip dapat digunakan untukmengidentifika.i, ot"t'tisitus dan kontekstualitas arsip dan orang-orang'nroses dan sistem yang menciptakan, mengelola, memelihara dan meng-grnuku*yu serta kebijakan yang mengaturnyapada awalny u, *rioirromendefinisikan arsip pada tahap pengkapturan,memastikan *,ip a""g* konteks bisnisnya dan melalnrkan pengelolaankontror. Selama t"t"ruiu* arsip atau kelompoknya, lagisal netadan varrgbaru'akan ditambahkan, karena pengguna yang baru dalam bisnis yang

lainntau konteks n"***;;;;' ioi'u"'*i ualtwa meta'data berlanjut untukmenambah, setiap ;Jju, inforrrasi yang berkaitnrr dengan kontekspengelolaan **ip a* proses bisnisnvl yang menggunakan arsip danberhubungandengan;;i;4nstruknraf lsinatautampilannya'Metadatadapat bersumb* "o' Ii*'"tL dengan sistem multipel atau tujuan inultipel'


22/47

4.22 CITEMAS| DALAM KEAR

Metadata diaplikasikan pada arsip selama m-asa aktifrya dan dapatpada saat arsip berhenti diperlukan unark tujuan bisnis saat inidipelihara untuk kebutuhan penelitian atau nilai guna lainnya.Metadata mer$amin otentisitas, reliabilitas, ketergunaan dan isetiap saat dan memungkinkan pengelolaan dan pemahamaninformasi, baik secara fisilq analog maupun digital. Namun di sisimetadata sendiri juga perlu dikelola.Pengelolaan arsip selalu meliputi pengelolaan metadatq.lingkungan digital memerlukan pernyataan yang berbeda daritradisional dan mekanisme yang berbeda untuk mengidentikasi,menghubungkan dan menggunakan metadata. Dalam lingleunganarsip otorisasi disahrkan dengan metadata mendefinisikanpentingnya-.Ikrakteristik ini harus secara eksplisit didolarmentasikanhalnya pudfproses arsip berbasis kertas. Dalam lingkungan digital,untuk menjamin bahwa penciptaan dan pengkapturan metadataarsip diimplementasikan di dalam sistem yang menciptakan danarsip. Sebaliknya, lingkungan digital menghadirkan kesempatan barumenentukan dan menciptakan lnetadata dan menjamin kepengkapturan arsip'yang sezauuln. Anip ini dapat menjadi bahantransaksi atau arsip itu sendiri menjadi transaksi.Penerapan metadata peirgelolaan arsip dalam suatu organisasipada:l. kebutuhanbisnis;2. lingkunganpengaturannlq dan3. risiko yang berdampak pada pelaksanaan bisnisFungsi metadata pengelolaan arsip menurut ISO/TS 23081-luntuk:l. melindungi arsip sebagai bahan bukti dan menjamin aksesibilitasnyaketergunaannya setiap saat,2. memfasilitasi kemampuan untuk memahami arsip,3. mendukung dan menjamin nilai guna bahan bukti arsip,4- membantu untuk menjamin otentisitas, reliabilitas dan integritas arsip,5. mendukung dan mengelola akses, kerahasiaan dan hak-hah6. mendulcrng efisiensi temu balilq


23/47

4.23ABIP44S2IrMODUL Z1

mendukung strategi pelaksanaan dengan memungkinkan pengkapturanarsip yang diciptakan dalarr lingkungan teknik dan bisnis yang.beragamsecara terus menerus selama diperlukan, Ememberikau hubungan yang logis antara arsip dan konteks penciplannya, serta memeliharanya di dalam suatu cara yang terstruktur, reliabeldan berarti,), mendukung identifrkasi lingkungan teknologi tempat arsip digitaldiciptakan dan mengelola lingkungan teknologi tempat arsip dipeliharaagar arsip yang otentik dapat diciptakan selama diperlukan, serta

10, mendukung efisiensi dan keberhasilan migrasi arsip dari satu lingkunganatau platform (suatu istilah yang menerangkan standar keseluruhan darisuatu perangkat.keras dan perangkat lunak yang drpakai pada komputer)komputer ke lingkungan yang lain atau strategi preservasi lainnya'Sehingga, ada dua perspektif me tadbra pengelolaan arsip:l, metaiitayang mendokumentasikan konteks bisnis, kointen, struktur, dantampilan arsipnYa; serta

2. metadata yang lnendokumentasikan pengelolaan arsip dan proses bisnisyang menggunakan arsip, termasuk setiap perubAhan pada konten'struktur dan tampilannYa.

. Metadata dapat diciptakan dan digunakan untuk tujuan tunggal, tujuuntertentu, atau bermacam-macam tujuan. Metadata pengelolaan arsip dapatdibagi untuk semua tujuan tersebut.

1. Metadata untuk e'bisnisMetadata membanfu memungkinkan e-bisnis, termasuk e-commerce dan,-r;;;;;;";. Metadatq tertan semua proses eib-isnis dapat dikaptur. Halini meliputi lokasi penciptaarl layanan, penyediaan dan. pelanggan'persetujuan istilah dan syarat-syarat bisnis, tanda tangan digital' sertatransaksi proses bisnrs. Metadata membeirfl


24/47

4.?4

2. Metadata untuk preservasi. Preservasi informasi, khususnya informasi digital, untuk kelaqiakses merupakan urusan dari pengelolaan arsip, komunitas" perpustakaanarsip. Teknologi informasi relatif mudah berubah dibandingkanteknologi kertas. Metadata teknis diperlukan untuk memenuhiperubahan teknologi yang terus menerus. Metadata strulcuralpenyimpanan serta beberapa metadata tentang proses pertgelolaandiperlukan untuk mendukung preservasi. Termasuk, metadata tentangpengelolaan arsip yang meliputi akses dan keamanan, migrasi, konversiaktivitas pemindahan untuk menjamin aksesibilitas, otentisitas, reliabiliketergunaan dan integritas arsip.3. Metadsta untuk deskripsi sumberSatu daql penggunaan metadata yang utama adalahmendeskripsikan sumber. Sumber ini bisa berupa buku, jurnal, vi

6'.dokumen, gambar dan artifak. Juga termasuk arsip ynng dipindahkanlembaga kearsipan statis. Metadata diperlukan untuk mengidentisumber yang meliputi judul, pencipta, tanggal, pengidentifikasi yanghubungan dengan sumber lain (yaitu dalam series yang sama) sertadan jumlahnya. Beberapa elemen metqdata ini juga dipergunakan dikonteks pengelolaan arsip. Keduanya memiliki kesamaan, danmelengkapi dengan, elemen metadata utama pada saat pengkapturanmendokumentasikan konten arsip. Namun, metadata deskripsipengelolaan arsip dan kepentingan arsip statis (bernilai gunaurnunrnya lebih besar daripada metadata deslripsi sumber yang standar sedapat meliputi elemen lainnya seperti, misalnya, metadata kontekstual.Ada hubungan yang kuat antarajenis bagan metadata dan deskripsistatis. Lembaga kearsipan statis menggunakan metadata unf;ttkkan arsip yang bernilai guna selornder untuk mempreservasisetiap saat, untuk menempatkan arsip di dalam pengelolaan arsip danadministratif serta untuk memfasilitasi penggunaan danKarena itu, standar deskripsi arsip statis yang ada, seperti ISAD(G)ISAAR(CPF), saling melengkapi dengan metadata pengelolaan arsip,keduanya berurusan dengan pendokumentasian konteks bisnis danpengelolaan. Pengelolaan arsip statis, termasuk deslripsi arsipmerupakan suatu aktivitas yang saling melengkapi dan berlanjut untuk

EIToMASI DALAM KEARSIPAN

tersebut yang diidentifikasikan memiliki nilai guna sekunder. OIeh


25/47

4:15r AalP44ts9,/MEtE,UL 4

fungsionalitas yang memungkinkan migpsi metadata antara sistem arsipnisa.si dan sistem kontrol arsip statis direkomendasikan'd Metudata untuk Penemuan sumberMetadata untuk penemuan sumber, yaitu temu balik informasi' salingpolengkapidanberlimjuthinggamelebihimetadatadeskriptif.Unitbisnis,Aanuj.*"r, pengetahuan, p,,,tuku*uo dan masyarakat luas tergantung padaileladatauntukmenemukankembaliinformasi.Pengindeksan,klasifikasi,drn lokasi metadat'aadalah contoh yang mendukung penemuan' Metadata

rni$gu *"rd,rkoog tujuan pengelolaan arsip untuk memfasilitasi penemuanlumber arsip. Dalam ,** to't"tt pengelolaan atsip' metadala ini terutamaborkaitan dengan aksesibilitas metadata't. Metadatauntuk Pengelolaan hakManajemen hak dapat dipertimbhngkah menjadi jeTS- at11. aspek tertentudni e-biinis, karena berkaitan dengan manajemen hak dbn penggunaantumber informasi agen (pelaku)' Hal ini mencakup deskripsi' penilaian'perdangan, monitoringdan penelusuran hak serta memedukan metqdcta yafigmendeslripsikan tiga entitas utama yang terlibat di dalarnnya dalam,.ngg.rrrul* sumber.informasi' Ketiga entitas ini adalah pihak-pihak yangtorlibat (misalnya, pencipta, penerbit dan konsumen); konten dalam semuaformatnya;sertahakitusendiriftnisalnyaperizinan'batasandanganjaranuntuk menggunakan)Proses pengelolaan metqdata meliputi: penciptaan' pengkapturan'p.rr;;;;, de-stripsl, pemeliharaan, akses' kebijakan definisi' strategi danmetode.u. Penentuan kebijakan dan metode

Agen (pelaku), termasuk pemimpin unit kearsipbn' harus mendefinisikandan mendokumentasikan kebijakan dan peraturan untuk .mengelolametadata serta harus menjelaskan ketentuan untuk struktutal metadatayang sejalan deqgan ketentuan bisnisnya' Kebijakan dan peraturan inil"*"t"p musalah seperti penunjukan tanggung jawab' metadata apayang t arus diciptakan dan dikaptur, kapan dan dari sumber alai strukturmetadataapayangakanvalid,standarapadansistempendukungapayang harus digunakan.


26/47

4.26 ElToMAsl DALAM KEARSIPAN

P enciptaan dan pemeliharaan metadataPemimpin unit kearsipan harus mengidentifftasikan metadata apapeflu diciptalcan dan dikaptur pada saat'menciptakan dan memelarsip. Proses penciptaan metadata pada saat penciptaan arsipdimonitor dan didokumentasikan.Metadata tentang penciptaan atau perubahan metadata tentangharus didefinisikan dan dipelihara. Metqdata ini akan mependokumentasian yang sesuai dan konsisten di dalam arsip metadata.Penciptaan dan pemeliharaan struktur untuk pengelolaan metadataStruktur untuk mengkaptur, menyimpan dan mengelola metadatadikembangkan dan didefinisikan untuk menggambarkan arsipketentuan pengelolaan arsip.Hubungan antara elemen metadata dan antar elemen teriebutobyek informasi yang mendeskripsikarmya perlu ditetapkan.ini harug- diperbaiki dan dipelihara secara benar setiap saatperhatian khusus yang diberikan untuk perubahan yang disebabkanmigrasi, konversi, dan pelaksanaan preservasi lainnya.Penentuan kapan dan bagaimana metadata harus dikapturAgen (pelaku), termasuk pemimpin unit kearsipan, harus mengidentikasi metadata apa yang digunakan untuk mengkaptur,mengkapturnya, dan dari sumber apa. Ketentuan metadata inldidasarkan pada proses pengelolaan arsip. Bagian dari aktivitas iniuntuk menentukan bagaimana metadata harus dikaptur (secaraatau automatik).P endokum entasian dan p enyelenggaraan definki yang standarAgen (pelaku), termasuk pemimpin unit kearsipan, harus mendokucasikan peraturan dan kebijakan tentang konsistensi penggunaankonten, struktur, istilah dan yang berkaitan dengannya, serta ,yang relevan. Agen (pelaku) tersebut harus menjamin bahwametadata ini, istilah, deskripsi entitas, dan atribut digirnakan denganyang konsisten.Penyimpanan metadataAgen (pelaku), termasuk, pemimpin unit kearsipan, harus menencara penyimpanan metadala. Keputusan ini harushubungan antara metadata dengan obyeknya yang menghubungkanmemilikinya.

d.

c.

e.

f.


27/47

4.27AalP44s2lM-EtDUL 4

luletadata dapat disimpan bersarna-sama dengan arstq ltau . secaraterpisah di dalam 'uui'

d''obo'"' atau dengan cara kedua-duanya'Kriteria pengelolaan, '["'ti biaya dan kinerja' dapat berdampak padakeputusan bagaimana metqdata akan disimpanDeskriPsiProses pengelolaan metqdata dilakukan -selama arsipnya masih ada'Untuk memelihara arti, realibitas dan kegunaan arsip' pedu u4tukmenarnbahkan *"'oaot' bu*yang dibutuhka* -Hl -t l"1k.ulil^::'::saat di domain manapun, sebagai contoh' apabila fungsi satu orgausaslclan bagian-bagian dari sistem arsip yang sesuai dipindahkan ke sistemarsip yang lain. Hal inimemerluka" uO'pt"ti dengan organisasi p:":ltudari struktur *utrdon yang ada. organisagi harus mendefinisikanprosedur dan kebijalon untuk mendokumentasikan perubahan ini'h, Al


28/47

4.28 oToMAEt DALAM KEAFr

d) Prosedur backup (duplikasi dari data atau perangkat lunakdimiliki oleh pengguna untuk meniaga ketersediaan inforntersebut apabila terjadi kehilangan atau kerusakan dariaslinya);e) Migrasi melalui lingkungan teknologi informasi atauatau untuk memperbaharui sistem yang mengelolapengelolaan arsiP.

2) Otentisitas dan pengatur an metadataMetadata pengelolaan arsip berlaku untuk peraturan atau kriotentisitas arsip yang berhubungan untuk membuatnyadipercaya. Karena itu, agen (pelaku) harus mendoku;nentasikseluruh kebijakan peraturan yang berkaitan dengan metadatapengeqpangallnya. Perubahan di dalam struktur untuk zbaik konseptual maupun fisik, juga harus didokumentasikan'

{'..-Elemenpentinguntukmer{aminotentisitasmetadatadanan ryetadata yang baik merupakan ketentuan untukmetadata. Mei:tadata pengelolaan arsip perlu dipelihara- sepertiadanya.dan, dalam perubahan yang diperlukan, peraturanditempa&an untuk mengatu proses. Hal ini harus meliprperaturan untuk mendokumentasikan alasan rmtukperubahan itu sendiri, serta otentisitas agen (pelalar) yang terlibatdalarurya.Metadata menyediakan kelengkapan tentang penciptaan atau,perubahan, arsip metadala harus dipelihara. Hal ini harus meliinformasi tentang agen (pelaku) manapgn yang berhubunganpenciptaan atau perubahan serta jenis aktivitas yang disebagai contoh: penciptaan, modifikasi, pemeriksaan, peserta versi skema metadata yang digunakan dan jumlah elemem et adata harus diidentifi kasikan.Untuk memungkinkan hubungan antar elemen metadata danbuatnya dapat dimengerti, maka metadata perlu ditata, midengan skema. Agen (pelaku), termasuk pemimpin unit kearsipharus mengembangkan skema untuk mendeskripsikan arsipdiciptakan dan dikelola, termasuk informasi kontekstualberkaitan dengan proses dan agen (pelaku) bisnis' Skema inidipelihara setiap saat untuk menggambarkan perubahan di da


29/47

4'29)alP44g2tt4EDUL 4

konteks organisasi dan bisnis' Hubungan antara"skem,'a baru dan,t"*u lama harus diidentifikasi dan didokumentasikan' 'skema metadata metdeskripsikan entitas, elemen dan hubungannya'Skema :.'gu *""ai'fo*g a"'t"ip'i struktur dokumen (derrgar. mark-up languages, ;;*r;J;a XML) dan penting untuk mengelolaiotoUo,uyang berisi informasi deskriptif'

X*"r'l#" khsifikasi untuk mendefrnisikan dan mendestripsikanhubungan ** *U"n atau kategori' seperti aktivitasbisnis'b) Document '*'"i"f"ioTs (DfOs) atau skema XML untuk

mendefinisikan struktur dols'rmen' strukhrr database atau obyeklainnYa'c) Skema konseptual untuk hubungan ata:u .datlbase yang

d) Skema untuk otoritas dan pengamanan akses'Manfaat skema; " sa) memungkinkan integrasi dan konsistensi pengelotian metadata',l) *"*"*lt** ttoui"'gu" dengan perbandingan atau pemetaan,"P"r*gkut metadata Yang berbeda'c) ;;;;.k""hubungan elernen dengan arti katatya'd) mengonhol kaitan airtara elemen metadata dan arti kata yang

melekat,e) ;;ft dan memelihara konsistensi di dalam sisteminformasi (misalnYa sistem miP)'0 ;;;-,"'r** p"og"mbungan yang teratur' memisahkan ataumenghubungkan sistem informasi' sertag) menyediakan landasan untuk pengernbangan sistem ataudatabase informasi' I

Oleh karena itu, arsip hals dicingkaL atau dikelola baik olehsistem bisnis, sistem "lio "uo komlinasi kedua-duarryq seperti:a) sistem bi,'i' y*g ;;ang untukmcnciptakan dan mengelolab) sistem bisnis yang menciptakan' tetapi tidak mengelola arsipdan karenany" u"iA" t"tuai dengan sistem arsip yang berlaku'

atau


30/47

4.30 E,TEMAST DALAM

c) sistem arsip yang didisain untuk menciptakan danarsip.Sistem apapun atau kombinasi sistem manapun yang digunakan,mampu untuk digunakan dan menyalurkan metadata untuk mengeloladengan cara yang efektif dan dapat dipertanggungjawabkan.Sistem arsip harus didisain dan diimplementasikan denganyang tetap dapat diakses, otentik, reliabel dan dapat digunakan meskipunperubahan jenis sistem.Satu metode perubahan perekaman adalah dengan menggunakanlrails. Namun, meskipun atdit trails untuk sistem arsip dan bisnisuntuk kepentingan kelangsungan bisnis, tetapi tidak secara penuhketentuan pengelolaan arsip untuk memberikan sejarah t.ansaksilengkap untuk arsip tertentu.Instrumen pengglolaan arsip, seperti bisnis, klasifikasi akseskeamanan serta otoritas penyusutan arsip, juga perlu untuk menjamin bmetqdata'aiamUit dari sumber yang sah. Apabila memungfinkan, siarsip. harus didisain untuk mengakomodasikan instrumen inimengautomasikan penggunaannya.Jenis metadata yang diperlukan untuk mendukung ISO l54gg-lRecords Management dapat dibagi ke dalam enam komponen atau entitas.a) . metadata tentang arsip;b) metadata tentang peratuian dan kebijakan serta mandat bisnis;c) metadata tentang agen (pelaku);

d) metadata tentang aktivitas dan proses bisnis;e) metadata tentang proses pengelolaan arsip; serta0 metadata tentang arsip metadataMetadata tentang Arsip

Metadata arsip pada saat penciptaannya harus:meliputi tanggal dan waktu kapan arsip diciptakan,mengidentifikasi dan mendeskripsikan orang-ofimg yang terlibatdalam penciptaan arsip,mendokumentasikan struktur arsip,mendokumentasikan format arsip,mendokumentasikan bahan kimia dan properti fisik lainnya,mendokumentasikan karakteristik dan ketergantungan teknis arsip,

a)b)c)d)e)0


31/47

*)lsqqsztwctDUL 4 4-31.

mondokumentasikan hubungan antara datz atau elemen format yangmcmbentuk arsip.mendokurnentasikan ketentuan tentang pembuatan, penciptaan, danpcnerimaan arsip,memungkinkan migrasi pada perangkat lunak yang berbeda,memfasilitasi penampilan kembal i melalui emulasi,mengajukan aktivitas pengelolaan format dan data untuk melindungi darikeusangan media,mendokumentasikan hubungan antara arsip dan transaksi bisnisnya atauaktivitas yang menciptakannya, sertamendokumentasikan hubungan antar arsip atau anrira tiap arsip dankelompok yang lebih luas.Metadata tentang arsip harus ditambahkan setiap saat. Metadata ini akan

flrnisikan perubahan dalam atribut skuktur fisik dan teknis arsip yangserta mendefinisikan konteks baru penggunatn arsip. Juga mendefinisi

hubungan yang baru dengan kelompok arsip yang lain'Arsip metadata struktural sekarang dan sebelumnya, seperti forfrrat dan'gantungan teknis, akan berlanjut diaplikasikan untuk menjamin

ilitas arsip yang dipelihara setiap saat. Hal ini harus dipelihara untukn bahan bukti struktur orisinal arsip dan untuk memfasilitasipreservasi di masa depan.

Apabila proses terjadi diawali oleh metadata struktural dan penyimpan-tn, maka bahan bukti ini harus disimpan, bersama dengan berbagai detail daridirain dan format arsip.

Metadata harus digunakan untuk mengidentifikasikan arsip danmemfasilitasi temu balik dan penggunaan arsip dalam sistem arsip'Sistem arsip harus memberikan akses untuk semua arsip danmctadatanya. Sistem dapat didisain untuk menggunakan {netadata untukmemfasilitasi obyeknya.

Metadata tentang Peraturan, Kebijakan dan Mandat Bisnis pada saatPenciptaan Arsip

Pada saat pengkapturan arsip, metadata harus mendokumentasikan arsipyang sesuai dengan peraturan dan kebijakan serca ketentuan lainnya untukpenciptaan dan pengelolaan arsip.


32/47

iI

4.32 EToMAst ETALAM KEARSTP

Metadata ini harusa) mengidentifikasikan skema metadata tertentu atau skemadigunakan di dalam sistem bisnis organisasi,b) mengkaptur peranqan bisnis atau kontrol sistem lainnya yangpenciptaan dan pengelolaan arsip,c) mengkaptur peraturan bisnis atau sistem kontrol lainnya yangpelaksanaan penciptaan dan pengelolaan metadata,d) mengkaprur peraturan bisnis atau sistem kontrol lainnya yangpelaksanaan pengelolaan arsip,e) mengkaptur peraturan atau kontrol sistem lainnya yangpelalsanaan akses dan hak atas arsip,0 mendokumentasikan mandat atau ketentuan aturan lainnya. penciptaan dan/atatpengelolaan arsip,g) mendokumentasikan mandat atau ketentuan aturan lainnyaketentsa4 penciptaan, pengamanan atau pemusnahan arsip, serta

, h) mengkaptur hubungan antara mandat atau informasi peraturan dan{-' .. atau proses pengelolaan arsip.

Metadata Agen (pelaku)Metadata agen (pelaku) pada saat pengkapturan arsip harusa) mengidentifikasi agen (pelaku) yang terlibat dalam penciptaan arsip,b) mengidentifikasi agen (pelaku) yang terlibat dalam prosesarsip dan ortorisasinya, seperti identitas dan posisi agen (pelaku)mengambil keputusan tentang penyusutan arsip,c) mengidentifikasi agen (pelaku) yang diotorisasi untuk mengakses

Metadata Proses BisnisMetadata proses bisnis pada saat pengkapturan arsip harusa) mengidentifikasi dan mendokumentasikan fungsifungsi bisnis, aktividan transaksi yang didokumentasikan oleh arsip di dalam sistem,b) mendokumentasikan hubungan antara arsip, agen (pelaku) dan funbisnis, aktivitas dan transaksi yang saling berhubungan,c) mengidentifikasi dan mendokumentasi agen (pelaku) atau peserta dalsebuah transaksi,d) mendokumentasikan peraturan keamanan dan akses untuk prosesEansaksi bisnis,


33/47

4.33A)lP4432tMctE,UL 4

memfasilitasitransaksifungsi,aktivitasdantransakSibisnisyangdiPerlukan' ursaksi bisnis,memfasilitasi ktasifikasi fiqgti, aktivitas dan wmemfasilitasi klasifikasi arsip, dan*"rtO** tanggal dan waktu transaksi pada saat arsip diciptakan'

tentang Proses Pengelolaari ArsipMetadata Pengelolaan arsiP harusmenjamin instrumen pengelolaan arsip, seperti otoritas pen)rusutan'skemaklasifikasiaktivitasbiSnissertaskemaklasifikasikeamanandanakes, dapat diaplikasikan di dalam suahr sistem arsip'mengtaptur metadata penyxsutan yang diaplikatik* It dalanl suatusistem arsiP,mengidentifikasi dan mendokumentasikan otorisasi atan ],tr'in untuk agenlpelaku) yang diperlukan untuk menuqjut&an aktivitas tertentu'mengaplikasikan batasan waHir unt$k otorisasi atau izrn pengguna danm"rri a-in evaluasi secara reguler,mendokurnentasikan metadata akses dan keamanan untuk arsip di dalamsistem arsiP,memfasilitasi klasifikasi fungsi, aktivitas dan transaksibisnis'memfasilitasi klasifikasi arsiP,mengkaptur hubungan antara arsip dan kelompoknya' dan antar arslp'agen (pelaku) dan Proses, sertamemfasilitasi preservasi arsip jangka panjang'

D. INFRASTRUKTUR APLIKASIPengelolaan arsip dengan menggun4kan. komputer tentu tidak bisa

ditaksanakan tanpa aplika.iy*g ada di dalamnya. Aplikasi yang ada difor..* terkadang belum tentu dallt memenuhi u"ti:l1i.9ti:::anva': il;;* o";;.i,r* pembuatan aplikasi pengelolaan arsip dibutuhkan''-'---i"u"to* uptitasl dibuat terlebih dahulu dibuat rancan Namun

rebelum merancang terlebih dahulu dibuat perencanaannya' Perencanaan tmi,*J."au,,rlgrri"ru* perancangarlnya tidak ada masalah ketika aplikasi;ffi;;;i*irnrtuo, selain itu perencanaan juga dapat.membantu jikaaplikasiingindikembangkanlebihtanjutunfukmengikutiperkernbanganpengelolaan arsip yang 'bda' Saat perancangan dan pengembangannJa


34/47

berarti masalah selesai sampai di situ saja. Aplikasi tersebut harus dulang sehingga masalah-masarah yang timbul dapat diatasi dengan segeraproduknya pun memenuhi ketentuan. Selain itu keluaran jugadiverifikasi agar dapat persehrjuan yang dibutuhkan.untuk menjamin aplikasi telah memenuhi ketentuan-ketentuanan yang diinginkan maka dilakukanlah validasi. varidasi ini ditat


35/47

4-35l?443z,/r,,aDaL 4

(akan dibicarakan dalam modul 8)' Tahap-tahap ter;ebut adalahlkan investigasi awal, *"'g*U'u aktivitas bisnis' mengidentifikasi-ketentuan untuk arsip, ir"*tui sistem yang ada, mengidentifikasi

rafesi untuk memenuhi ketentuan-ketentuan atsip' merancang sYatu:';H.,"#;;;, ;;;rlementasikan -sebuah sistem pengelolaanclar, ,ielatokar, peninjauan ulang paska implementas', -- --'-.^, ",,-*,%ffi;;-o"J J*"'ra dapat membantu **u -T:,*-:li:,:J"*

mn dalam kegiatan-kegiatan seperti perancangan atay rembefT 1l.t]Y"tl;1ilffi;il'iruJ^;;", t"rpantau dan pengembansan serra evaluasidilakuka; dengan benar . - -L:-- .r^r^mInfrastruktur aplikasi --memegang peranan sangat penting dalam

remtransan otomasi t"u"ipu*' iungsionalitas dari inftastruktur aplikasimanajemen transaksipcngelomPokan sumber daYaprrlu*pulun pesan antar aplikasi yang'andalmunu3"*.n sistem,.."r* pengembangan aplikasi tingkat lanjutpengauran aksesintelperabilitas dengan teknologi yang ada'Infrastr-uktur aplikasi otomasi kearsipan dlancans t"fl*fl^T::l dapat dila*ukan rntegrasi, manipulasi dan penyampaian data darii back-end solutions ttf"i"i web misalrrya basisdata 43 fT :1

irH:l"l-::ff# *,*rt memberikan suatu pttform vang kuat untukgnondukung aur, *"*p"Ao's layanan aplikasi otomasi kearsipan' termasukJuga modul transaksi elektronik' -o.o- lnrnci rlalam sKarena infrastruktur aplikasi memainkan peran kunci dalam strategrBt()masi kearsipan, beUerapa hal yang harus mendapqt perhatian antara'lain:

1. Kinerja JaringanEfrsiensi jaringan akau terhambat bilamana server digunakan untukmenyediakan tugas-tugas jaringan lainnya' seperti enkripsi' oiorisasi

danhompresi' P"rrguut'gu' kinerja iol tiauf hanya memerlukan :*}]1 serverdnn lisensi perangkat --tunak yang mahal, namun juga meningkatkankompleksitas aun uluvu-uiuvu ui*ini.t utir hinnya. untuk itu pada aplikasi


36/47

4.36 EITEMAST IfALAM KEARS

otomasi kearsipan prioritas akan difokuskan pada fungsi-fungsipelayanan informasi.2. Penggunaan Bandwidth

Semakin canggih aplikasi yang digunakan dalam jaringan makabesar konsumsi bandwith yang diperlukan. Infrastruktur aplikasikearsipan dirancang untuk mendukung berbagai aplikasi IP (IP appliseperti suara, video, dan data. Namun demikian perlu terusdepannya dalam hal solusi aplikasi yang dipergunakan dalammemaksimalkan sumber-sumber informasi yang' ada di sampingmeningkatkan kemampuan pengiriman dan fleksibilitas aplikasibersangkutan3. Manajemen Koneksitntilhruttw aplikasi otomasi kearsipan diharapkan selalu. mongelola ketentuan-ketenttran koneksi yang rumi1 secara efisien.{' ,'

Otomasi kearsipan membutuhkan suatu solusi yangmengamankan infrastruktur aplikasi sekaligus menjaga fleksibilitasaksesibilitas j aringan.5. Skalabilitas (scalabitity)Infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan diharapkan selaluditingkatkan kemampuannya di masa mendatang.Platform infrastruknu aplikasi otomasi kearsipan menjadikanlapisan infrastruktur aplikasi sebagai bagian dari solusi tunggalterarsitektur dengan baik. Platform infrastruktur aplikasi otomasiharus:a) TerpaduPlatform tersebut menyatukan arsitektur TI dengan cara menyedisuatu integrated suite dari komponen-komponen perangkat lunakmembentuk fungsionalitas dasar yang diperlukan untuk membangun aplaplikasi berbasis internet. Platform tunggal ini akan membantu instansimengurangi biaya pembelian aplikasi, memenuhi kebutuhan bisnisnya,mendayagunakan aset-aset infrasrukur yang telah ada.


37/47

4.37 al?A4ezlr*ioDUL 4

SederhanaPlatform tersebut mempermudah oper4si-operasi TI' dengan caraiakan suatu kerangka kerja yang terpadu untuk melakukanrbangan, debugging,pengujian, penyebaran, dan pengelolaan terhadapi-aplikasi. Dengan cara mengurangi "mov:ing purts" melalui integrasi

lebih ketat dan dengan cara menyediakan perangkat yang sama untukliharaan dan penyebaran, maka biaya keseluruhan dari pengadaan dan

aplikasi-aplikasi TI dapat dikurangi'

Platform tersebut memperluas nilai dari aset IT yang ada dengan caraiakan peranti yang membantu mengintegrasikan aplikasi-aplikasi' Di; itu, ilatform itu sendiri bersifat dapat diperluas m*elalui dukung-t-".nuaup standar-standar terbuka dan peranti-peraxrti pengembangan

memungkinkan pengembang untuk membuat fungsionalitas baru yangrberi daya dukung keseluruhan infrastruktur aplikasi tersebut'Selain itu karena platform t"r.6b.rt dtran menjadi fondasi bagi aplikasi-

i seluruh sistem otomasi kearsipan, ia harus memenuhi ketentuan-.rtuan penting berikut ini:e.ndai yakni menjamin bahwa aplikasi tersebut tidak pemah matimeskipun daiam situasi yang paling sibuk digunakan' '"''ferus-menerus, yakni aplikasi dapat beroperasi secara terus-menerusselama 24 jxtx 365 hari.Dapat dikembangkan, yang memungkinkan instansi untuk merencanakansecara murah dan efisien terhadap semua level penggunaan'Dapat dipercaya dan aman, yakni harus dapat menjaga kontrol yang utuhterhadap datanYa.Setiap lapisan dari platform harus bekerja sama, sehrngga aplikasi yangt"o"U,rt dapat memberi daya dukung terhadair semua fungsionalitas-Dengan menstandarkan pada satu platforrn, unit TI yang mendukungagai kegiatan dapat menjamin bahwa kegiatan-kegiatan

yang berkaitanlnngi otomasi kearsipan akan terintegasi dengan baik' tanpa harusao*ruptuo kcintrol yang terpusat terhadap sistem secara ketat yang akanGrrvuvr sr->E-?iengurangikemampuansistembereaksiSecaracepatterhadapperubahan-Pcrubahan Yang dibutuhkan.


38/47

4.38 EIToMASI oALAM

Platform infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan memberikan'umum bagi aplikasi-aplikasi, mengruangi risiko teknologi dan mekan manfaat yang akan diperoleh dari layanan yang diberikan.

Platform infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan menerapkankomponen dari infrastruktur aplikasi ._ portal, server aplikasi, kea:integrasi, peranti untuk administrasi dan manajemen operasi,lingkungan pengembangan dan penyebaran - sebagai satu produkkoheren yakni terdiri dari komponen-komponen perangkat lunak yangdipergunakan ulang.Platform infrastruktur aplikasi otomasi kearsipankemudahan pembangunan aplikasi baru, pengintegrasian denganaplikasi yang ada di pasaran, atau peduasan terhadap aplikasi-aplilhsitelah dibangun secara khusus bagi instansi yelng bersangkutanfungsionalitas-fir*gsionalitas yang baru di masa mendatang. Di sampiplatfolm tersebut akan memudahkan dalam pengelolaan aplikasi,iirdnggunakan peranti-peranti operasl administrasi dan'manajemenszuna.Dewasa ini banyak teknologi yang dapat digunalizn instansimembual aplikasi berbasis web. Setiap pilihan teknologi mungkin dsempurrvr bagi pihak yang menggunakannya dan solusi-solusinyasi secara sama namun metodologi-metodologi integrasinya, lipengembangannya serta peranti-peranti untuk pengelolaannyaberbeda sama sekali. Bila hal ini terjadi maka integrasi akan sulit diOleh karena itu meskipun teknologi yang melandasinya dapatnamun dasar bagi setiap aplikasi yang berbasis intemetlweb meinfrastruktur sebagai berikut:1) Lapisan Portal (Portal Layer), yakni suatu kerangka kerjamempresertasikan informasi kepada pengguna. Meliputipenggnna berbasis web, manajemen isi, personalisasi,

kolaborasi dan pencarian.2) Server Aplikasi, yakni mesin untuk mengeksekusi logika bisnis (logic) - Meliputi infrastruktur untuk menjalankanbisnis yang dapat dipergunakan berulang-ulang, dan perantimeqjamin keandalan, ketersediaan, dan skalabilias.3) l,apisan Integrasi, yakni suatu kerangka kerja dan perantimembantu komunikasi satu aplikasi dengan aplikasi lainnya.jenis integrasi antara lain yang sinkronis dan asinkronis. Ke


39/47

4,19))lP+4satlrtEtDUL 4

arsip statis.

vane lebih maju lainnya dapat melcakup transaksi-transaksi danhurriuj"."t proses kegiatan lintas

orgamsasr'Kerangka Kerja K"umuo*' yakni suatu kerangka kerja untukmemberikan kontrol ,"rtuaup-ut es, rayanan direltori, proses otonsasrpenggula, dan enkriPsi'Kerangka Kerja Operasi, Administrasi -dan Manajemen' yakni saraflayang dapat *"*bu"ti" -"t'gu'*gi biaya neneoperasian aplikasi'Mencakup peranti "** t"L"lihira komponen-komponen aplikasi'koneksi dan Profil Para PenggunaMetodologi a*' su'uJu'p-fig"iu*g*-dan Penerapan' yakni suatukerangka toi" r't tt

-i""g"ilu*gt* dan.qrengkustomisasi aplikasi'Mencakup antara lain ;;; ;;r";q*Tur\ lingkungan pengembangarqperanti pemodelan"'"J o'*ui"-"n-kualitas dan konfigurasi'Sebagai sebuah sistem utuh' aplikasi yanq dibangun untuk otomasisioan seharusnya *"o"uf..'r'keseluruhan tuttup* .ot:t:: ry-l*:l:t:TrSr.T# ];il;nG" pensuqptan serta pelestariannya sebagar

staris. Namunpuau t"ovutil ai Up*g*, k*"* neni*b*:-:s]:::ff";"1fi;d';;;*ra serta lokasi pengoperasiannla, .aplrysiasi kearsipan ,".iog tuii'aiuugi "t*radi-tis1 ry1j;,f] :**ii#:--## #: ;;'i pJngelolaan arsip inaktii dan modul

MODUL PENGELOLAAN ARSIP AKTIFUTTI PEilGON.AHtffi"nie *Lii#IffiL?., ..-ntKF1sffiqffi#cF\C$rkt,Poe(feluar)

i- pemtlDlttlxI" lrnsrmrnri

Gambar 4.3. Irrtodut Pengetotaan Arsip Aktif


40/47

.{4.40 OTEMAST DALAM KE

Gambar 4.4. Modut Pengetolaan Ar5ip lnaktif

Gambar 4.5.Modul Pengetotaan Arsip Statis

MODUL PENGELOLAAN ARSIF INAKTIFP+nyimmArciol{bnibkbod}

ffi#W,"NPE}IGGUI{A

PEHYENATIDIARSIF 9TAN5

MODUL PENGELOLAAN ARSIP STATISFcayinxmn Anb- Srrdi l{riwbkrrsrik

PENYEEAH^IIAngp$T Tts

I,JIUT KERJA LEINBAGA KEARS'PA}I STATISFengnrnprdan; Paoyinpqnrn;Ferawatsn; FsnFlamrt.ni panggunrrn

PEII@JIIA


41/47

.l,.ll43zlvatruL 4

LATI HANUntuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas'kerj akanlah latihan berikut

Dalam modul ini disebutkan btyu *",11$.i:',:fi5ilffi f#am modul 1rl1 .,lstiuulsql , ;.;:;:antinonva infrastruktur menjadi.t-.* *"*"si kearsipan' Sebegitu pentingnyayanssangat'krusiar'la:,1,*"1,3L.,:::t:.::HT*T,:::ffrffi;ff;"*-n"*" infrastruktur dalam pengembangan otomasl;"*;;;;*masalah aPa saja Yang dihadaPi? 'Jawaban Latihan

Anda dapat melihat aspek-aspek sep?t lostal' politik' inaip*n ekonomiil;;'**-kira dapat mempengaruhi otomasi kearsipan'

RAN Gi K,U MAN-Infrastruktur otomasi kearsipan adalah hal penting yang

diperhatikan sebelum'*'*f ui penerapan .otomasi kearsipan itu sendin'Piiar-pilar otomasi *"tfi*;t':"q . -"g *: top'utttoktu*ya sam'1aiproses implem"oo"nyu 'l*Ut'ttihttu' p"thutian yang lebih agar tercrptaotomasi kearsipan rtg;;ik ;;gi pelaksa.na mauDun orang lain yangmemanfaatka*r"' utfi""''*u)t*"? itomuti tt"*sioan di suatu lembagadilandasi oleh 4 ("*p;'i infra'struttur utama' meliputi' Suprastrukfurotomasikearsipan{Tft ;T;;iantaralain.tcenem#ffi ##l;'.ili.*["t" tr-t eidershipl' sumber daya manusrperaruran vang. ter;itT;;;-;""gembanean otomasi kearsipan;infr asruktur i uriogun. vun*J;;,,"t llf:-*, [[H#ffi'T:li"1,"***Sl'H;1*,f;"Tffi11; tx#il dinamis dan statis;infrastruktur aplikasi y#;;;,";;;laio uptituti pengelolaan arsipdinumis dan statis' i Laqrsi,'An unsur manusia dan motivasiSaat pembangunan otomasi kearlinan-u:merupakan nur vu"g t'J'f;iltilt6" karena kedua unsur tersebutmerupakan pelaksana ffi ;;;+taptu" ututun dibangunnva otomasikearsipan. Manusia. '"U"g"i ielaksana otomasi tidak dapat dipandangsebagai pekeda *r" *3r"iit"' harus dipandang sebagai aset yang


42/47

ElToMAst DALAM KEARETF

berharga. Untuk mengatur agar para pegawai dapat mencapaiyang sama dibutuhkanlah seoriurg pemimpin.. Pemimpindibutuhkan harus mampu mengetahui apa yang dibutuhkanagar dapat bekerja dengan baik.Arsip sebagai produk dari proses administrasi tentu diciptakandimanfaatkan dalam suatu jaringan kerja. Hal tersebut sudahkan bahwa penciptaan dan pengelolaan ars:ip padamembutuhkan teknologi jaringan. Pada saat pengelolaan arsipjaringan komputer digunakan unfuk menlhubungkan antar unitdalam hal penciptaan, pengolahan, dan penyimpanan arsip aktif.Pada saat memasukj masa inaktif arsip-arsip yang tadinyaunit pengolah akan diserahkan pengelolaannya pada unit kearsiKetika penyusutan akhir dilakukan jaringan komputer dapat dipekan sebagai saftrna komunikasi konsultasi unit keardipan denganpengolah dan lembaga kearsipan statis dalam'menetapkan statusdari.prsip inaktif, apakah di pelpanjang status inaktifirya,atafhiserahkan kepada lembaga kearsipan statis.Fungsionalitas dari infrastruktur aplikasi meliputi:transaksi, pengelompokan sumber daya, penyampaianaplikasi yang andal, manajemen sistem, . perangkataplikasi tingkat lanjut, pengaturan akses, interoperabilitasteknologi yarg ada. Karena platform akan menjadi fondasi bagi apaplikasi seluruh sistem otomasi kearsipan, ia harus memenuhiketentuan penting berikut ini:a) Andal yakni mcr{amin bahwa aplikasi tersebut tidak pemah mameskipun dalam situasi yang paling sibuk digunakan.b) Terus-menerus, yakni aplikasi dapat beroperasi secaramenerus selama 24 jarn x 365 hari.c) Dapat dikembangkan, yarrg memungkinkan instansimerencanakan secara murah dan efisien terhadap semua

penggunaan.d) Dapat dipercaya dan aman, yakni harus dapat menjaga kontrolutuh terhadap datanya.Karena infrastruktur aplikasi memainkan peran kunci dalam straotomasi kearsipan, beberapa hal yang harus mendapat perhatianlain: Kinerja Jaringan, penggunaan bandwidth, manajemen konekeamanan dan atsesibilitas, skalabilitas (Scalability).


43/47

4.43a AalP443z,/MoDUL 4

W rEs FERMAT'F zJawablah tes formatif di bawah ini pada kertas terpisah' Kemudian

bondingkan jawaban ,liJ; ;enga" kunci lawaban tes formatif pada setidplkhir modul Anda' Buatlah perkiraan pencapaian Anda terhadap tes formatifvane diberikan. Apabila Anda m"rasa kurang, usahakanlah *ntuk meng,langmatlri puau modul ini' Selamat-bekerja .-^---^r-,,aaa a Acta rentansil'siil; masalah-masarah tentang penggabungan data tentang arsrystatis &\g daPat dilakukan2) Sebutkanupaya-upayapeningkatan tPt'3) Sebutkan flrng'ionJtit'i auti Tnftutttuktur aolikasi4) Sebutkan t tt"o*uo-t"t"ntuan yang harus dioenuhi oleh fondasi aplikasi5i Sebutkan hal-hal yaiglh;;'rn"lnduput perhatian dalam infrastruktur6) 3lljll;]" infrasrrukrur dari dasar bagi setiap aplikasi yang berbasisinremetlwebl 'J

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yangtcrdapat di bagian ;fi#;;d"l l"i' Hi'""glah jawaban vang benar'Kemudian, gunakan *i""t i"tift"' "1e- mengetahui tingkat penguasaarffi;;;d"P materi KegiatanBelajar 2'

Arti tinskat pensuasaan: 33: ,r.rff -: l}[*u't7O - 79%: culsrP


44/47

4.44 ETI]MAEI DALAM KEAR

2\3)

Kunci Jawaban Tes FormaTes Formatd Il) Penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusuian

dinamis:Akuisisi, pengolahan, penyimpanan, perawatan, dan layanan arsipPembuatan dokumen, pengiriman dan penerimaan dokumen,dokumen sebagai arsip (registrasi), distribusi dokumen.

4) Pada fase pembuatan dokumen, pengelola arsip berkepentinganmengontrol pembuatan dolormen aga.r suatu kegiatan yang dipenting benar-benar terdokumentasi prosesnya dalam format yangdengan standar. Untuk kegiatan pengiriman dan penerimaan,komputer dapat digunakan untuk sarana bantu pencatafan.penerapan yang sederhana bisa digunakan program pengolah(misalnya $[S-Word, WordPerfect) untuk mencatat dokumenditerima dan dikirimkan. Jika sebuah dokumen telah selesai dibuat danmemenuhi kriteria sebagai sebuah arsip, maka ia akan dicatatsistem pengelolaan arsip.5) Otomasi layanan arsip statis tidak hanya terbatas padakernbali arsip yang dibutuhkan oleh pengguna namun juga manajdata administrasi layanan itu sendiri. Data siapa menggunakan arsipkapan, di mana, mengapa (alasan penggunaan), dan bagaimana (penggunaan) arsip perlu disimpan dalam basisdata layanan arsip staData tersebut tidak hanya digunakan untuk kelancaran pelayanan najuga untuk pengaturan akses dan pengarnanan arsip statis dari tiyang bisa merusak atau bahkan melenyapkan arsip pada saat digunakan;

Tes Formatd 21) Masalah intelektual, termasuk pengembangan standar formattemu balik yangtnemungkinkan sarana temu balik dari berbagaikearsipan statis yang berbeda tetap dapat berfuqgsi dalam basisdatasama dan bahkan apabila mungkin dapat disatukan; Masalahtermasuk menelaah masalah penciptaan sarana temu balikterdesentralisasi dan pemeliharaan sarana temu balik tersebulmasalah-masalah di sekitar kepemilikan dan tanggung jawabmernbuat basisdata anggota jaringan yang harus sesuai dengan


45/47

1.41^)lP443zlM.oDuL 4

pusat jaringan; Masalah teknis, termasuk masalah akses' deskripsi dankontrol sarana temu balik yang merepresentasikan kelompok-kelompoku*ip yurg memiliki pokok masalah yang berelasi dari beberapa lembagakearsipan statis yang berbeda; Masalah ekonomi' seperti biaya konversisarana temu balilg pemasukan data, pemeliharaan basisdata' pelatihandan dokumentasi.Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang pentingnya informasinrsip serta pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dalamdiseminasinya; Pengembangan pedoman penyelenggarailn pendidikanclan pelatihan sistem p"ng"l'olu* arsip berbasis teknologi informasi dankomunikasi bagi lembiga pemerintah agar hasil pendidikan danpelatihan tersebut .",'ii d""g* kebutuhan pengembangan danpelaksanaan jaringan informasi kearsipan nasional; Pe4yelenggaraano"nArOttu, dan pelatitran teknologi informasi dan komunikasi bagiaparat pelaksarn yang menangani kegiatan bidang kearsipan dan aparatyang bertugas dalam mernberikan layanan arsip kepada masyarakat;f""JU*r* pola pikir, sikap dan budaya kerja aparat pemerintah yangmendukung pelaksanaan otomasi kearsipan'

3) Manajemei trarsaksi: pengelompokan sumber daya; penyamparan pesan .antar aplikasi yang ut'i'f, *'*jemen sistem; perangkat-p-":l:*Yun*unaplikasi tingkat lanjut; pengaturan akses; interoperabilitas denganteknologi Yang ada'4) Andal, yakni menjamin bahwa aplikasi tersebut tidak pemah matimeskipun dalam situasi yang paling sibuk digunakan; Terus-menerus'yakni aplikasi dapat beroperasi secara terus-menerus selama 24 jarh x365 hari; Dapat dikembangkan' yang memungkinkan instansi unttrkmerencanakan u""u'u *oi"h dan efisien terhadap semtxr levelf.rggoouuq Dapat dipercaya dan aman' yakni harus dapat menjagakontrol yang utuh terhadap datanya' i5) Kinerja Jaringaq pt"gg**t' bandwidth''manajemen koneksi'keamanan dan aksesibilitas, skalabilitas (Scalability)'6) Lapisan Portal (Portal Layer), yakni suaht kerangka kerja untukmempresentasikan informasi kepada pengguna' Meliputi antarmukapengguna berbasis web, manajemen isi' personalisasi' fungsionalitaskolaborasi au, p"rr"uriun; s"*". Aplikasi, yakni melin untukmengeksekusi togiL bisnis (bu*n ess logic).Meliputi infrastruktur untukmenjalankankomponen-komponenbisnisyangdapatdipergunakan


46/47

44.46 clToMABI-DALAM KEAR

berulang-ulang, dan peranti untuk meqiamin keandalan,dan skalabilitas; Lapign Integrasi, yakni suatu kerangka kerjaperanti untuk membantu komunikasi satu aplikasi dengan aplilainnya. Beberapa jenis integrasi antara lain yang sinkronisasinkronis. Kemampuan yang lebih maju lainnya dapat mencrtransaksi-transaksi dan manajemen proses kegiatan lintas organiKerangka Kerja Keamanan, yakni suatu kerangka kerjamemberikan kontrol terhadap akses, layanan direktori, proses otoripengguftr, dan enkripsi; Kerangka Kerja Operasi, AdministrasiManajemen, yakni sarana yang dapat membantu mengurangipengoperasian aplikasi. Mencakup peranti untuk memeliharakomponen aplikasi, koneksi dan profil para pengguna; MetodologiSarana Pengembangan dan Penerapan, yakni suatu ke{angka ke{iamengembangkan dan mengkustomisasi aplikasi. Mencakup antarabdga pemrcgaman, lingkungan pengembangan, peranti peserta'manajemen loralitas dan konfigurasi -


47/47

4.47?44Az|t,iclol-lL 4

DaftTr PustakaMuhammad. W. Amin. (2000). Sistem Informasi Manajemen' UPP '

Yogyakarta: AMP YKPN.Budi sutedjo . (2002). Perencanaan & Pembangunan sistem Informasi.

Yogyakarta: Andi.

Otomasi Dalam Kearsipan - Modul 4

Documents

Transcript of Otomasi Dalam Kearsipan - Modul 4