organisasi proyek

ORGANISASI PROYEK

PKUB3042 Manajemen Proyek

Teknik Informatika Politeknik Indramayu

Ahmad Lubis Ghozali

1 Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek

Perusahaan yang berhasil cenderung

berkembang, menambah sumberdaya dan

orang, mengembangkan struktur organisasi.

Fokus pada spesialisasi orang pada bidang

tertentu.

Struktur lama tidak perlu berubah, selama

struktur organisasi yang ada mampu

menangani pekerjaan-pekerjaan yang ada.

Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 2

Dasar penyusunan struktur organisasi:

Berdasar produk.

Misalkan perusahaan General mempunyai pembagian

organisasi berdasarkan produknya sehingga perlu dibentuk

beberapa divisi seperti General Motor, General Food dan

General electric.

Berdasar lokasi

Beberapa perusahaan BUMN membagi organisasinya

berdasarkan wilayah regional seperti Telkom Devisi

Regional Jawa Timur atau Nokia untuk wilayah Asia dan

lain-lain.


Berdasar proses

Beberapa perusahaan membagi organisasinya berdasarkan

proses pembuatan produk. Misalnya organisasi dibagi

menjadi departemen pengecoran, pengelasan dan finishing.

Berdasar pelanggan

Misalkan perusahaan Nestle membagi divisi produksi susu

bayi dan susu dewasa untuk melayani pelanggan anak-anak

dan dewasa.

Berdasar fungsi

perusahaan membagi organisasinya berdasarkan fungsi-

fungsi seperti keuangan, personalia, produksi, dll.


Pemakaian metode campuran untuk beberapa

tingkatan organisasi yang berbeda.

Tingkat puncak berdasar lokasi, tiap cabang

berdasar produk, dst.

Persoalan yang muncul ketika proyek dimulai:

keputusan bagaimana organisasi proyek melekat pada

organisasi induk

Bagaimana proyek harus diorganisasikan


Proyek sebagai bagian dari

Organisasi Fungsional Departemen dibagi berdasarkan fungsi-fungsi yang

dilakukan bagian yang ada.

Seperti: fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi

produksi, fungsi keuangan, dsb.

Jika suatu proyek merupakan proyek pengembangan

yang melibatkan penerapan teknologi baru, maka

dikelola dibawah divisi produksi.

Jika berupa peluncuran produk baru ke pasar maka

proyek layak dikelola dibawah divisi pemasaran.



General Manager

Keuangan Personalia Produksi Pemasaran

PPIC Kualitas

Gambar 1. Organisasi Fungsional

(+)fleksibilitas tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.

(+)penugasan di banyak proyek yang berbeda.

(+)dapat dikelompokkan dalam satu group untuk

berbagi pengetahuan dan pengalaman yang

bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis.

(+)basis kelangsungan teknologi bila personel keluar

dari proyek/organisasi induk.

(+)mempunyai jalur-jalur karir bagi yang memiliki

keahlian tertentu.


(-) klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas

yang dilakukan orang-orang yang terlibat dalam

proyek.

(-) cenderung berorientasi pada aktivitas khusus yang

sesuai dengan fungsinya/not problem oriented.

(-) tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh

untuk mengurus proyek.

(-) motivasi yang lemah

(-) tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap

proyek.


Tim proyek yang hanya terdiri dari satu unit fungsional

dipimpin oleh project expeditor.


Gambar 2. Proyek melekat pada unit fungsional dipimpin project expeditor

General Manager

Keuangan Engineering Desain

MP VP

Project Expeditor

Bila proyek melibatkan beberapa unit fungsional akan

ada masalah dengan strukturnya, maka manajemen

perlu menciptakan koordinasi antar unit yang bisa

mengintegrasikan aliran kerja tanpa merubah struktur

yang ada yaitu dengan menambahkan jabatan

pimpinan proyek/koordinator proyek.

Koordinator proyek akan mengkoordinasikan

pekerjaan yang berhubungan dengan proyek dan

tidak mempunyai otoritas serta menangani

keputusan-keputusan tentang anggaran, jadwal dan

performansi proyek.



Gambar 3. Proyek dipimpin koordinator proyek

General Manager

VP Keuangan VP Produksi VP Personalia

MP

VP Pemasaran

Koordinator proyek

Bentuk organisasi lain:

Task force adalah kelompok orang yang berasal dari

berbagai bidang dari berbagai fungsi membentuk kelompok

dalam rangka menyelesaikan suatu masalah atau kasus.

Lialison role (peran penghubung) yaitu suatu

kelompok/personil yang menjembatani dua departemen

pada tingkat yang lebih bawah.


Organisai Proyek Murni

Pure project organization/ proyek terpisah dari

organisasi induk.

Organisasi tersendiri dalam staf tersendiri,

administrasi terpisah dan ikatan dengan organisasi

induk berupa laporan kemajuan atau kegagalan

secara periodik mengenai proyek.

Organisasi induk memberikan petunjuk administrasi,

keuangan, personalia dan prosedur kontrol secara

detail. Sedangkan yang lain memberikan kebebasan

penuh dengan batasan pertanggungjawaban akhir.



Gambar 3. Organisasi Proyek Murni

Manajer Proyek

Fabrikasi Desain Procurement

(+) MP mempunyai wewenang penuh untuk mengelola

proyek.

(+) Semua anggota tim proyek secara langsung

bertanggungjawab terhadap manajer proyek.

(+) Rantai komunikasi menjadi pendek (manajer dengan

eksekutif secara langsung), komunikasi makin cepat.

(+) Bisa memanfaatkan para ahli yang sama dan melakukan

kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu.

(+) Kemampuan membuat keputusan bisa cepat dilakukan.

(+) Simpel dan mudah dilaksanakan.

(+) Dukungan menyeluruh terhadap proyek


(-) Terjadinya duplikasi usaha dan fasilitas.

(-) Biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk.

(-) Penumpukan sumberdaya secara berlebihan.

Sumberdaya dipegang saat tersedia, bukan saat

dibutuhkan.

(-) Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang

bagaimana nasib pekerja proyek yang ada.

(-) ketidakkonsistenan prosedur, dengan alasan “memenuhi

permintaan klien”.


Organisasi Matriks

Merupakan kombinasi antara organisasi fungsional dan

organisasi murni.

Adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi

fungsional pada .organisasi induk.

Contoh: perusahaan induk mempunyai dua proyek

(proyek A dan proyek B) yang dikelola di bawah divisi

otomotif. Alokasi sumberdaya bisa dilakukan dengan

melihat proyek mana yang lebih diprioritaskan dan

bagaimana sumberdaya yang dibutuhkan tersedia.

akan ada kemungkinan antara manajer proyek saling

berebut sumberdaya tertentu yang sangat diperlukan.


Jika perusahaan induk melaksanakan banyak proyek

maka perlu adanya modifikasi terhadap struktur yang

ada dalam bentuk berupa penambahan seorang

manajer program (koordinator). Dengan demikian

jumlah laporan yang mengalir ke eksekutif senior

bisa dikurangi. Manajer program ini seperti manajer

fungsional.



Arya International

Divisi Otomotif Divisi Kimia Divisi Electric

Fasilitas&

Produksi

Accounts&

Pengendalian

Safety&

Personalia

Elektik

Riset&

Engineering

Proyek A

Proyek B

Gambar 4. Organisasi Matriks

(+) Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.

(+) Mudah untuk mendapatkan orang potensial yang

dibutuhkan dari setiap unit fungsional.

(+) Tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul

berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika proyek

selesai.

(+) Tanggapan terhadap permintaan klien bisa cepat

diberikan.

(+) Mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi

perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan

kebijaksanaan, prosedur dari perusahaan induk tetap

terjaga. Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 21

(+) Memungkinkan distribusi sumberdaya yang lebih

seimbang untuk mencapai berbagai target dari beberapa

proyek yang berbeda.

(+) Memungkinkan proyek dijadwalkan dan diberi porsi

personel untuk mengoptimalkan performansi organisasi

secara menyeluruh.


(-) Dalam organisasi proyek murni Manajemen proyek adalah

sentral pengambilan keputusan yang berhubungan dengan

proyek. Sedangkan dalam proyek yang dikelola oleh satu unit

fungsional, divisi fungsional yang bersangkutan yang

memegang pengambil keputusan.

(-) bila ada perintah dari dua manajer ada keraguan perintah

manajer mana yang harus dipenuhi, pekerjaan proyek

terbengkalai.

(-) perpindahan sumberdaya dari satu proyek ke proyek lain dalam

rangka memenuhi jadwal proyek bisa meningkatkan persaingan

antar manajer proyek.

(-) melanggar prinsip utama dari manajemen yakni kesatuan

komando (unity of command).


Memilih Bentuk Organisasi Proyek

1. Frekuensi adanya proyek baru: berapa sering

suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh

mana perusahaan induk terlibat dengan aktivitas

proyek.

2. Berapa lama proyek berlangsung.

3. Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja,

modal dan sumberdaya yang dibutuhkan.

4. Kompleksitas hubungan: jumlah bidang

fungsional yang terlibat dalam proyek dan

bagaimana hubungan ketergantungannya.


Matriks dan organisasi proyek murni diterapkan untuk

proyek-proyek berskala menengah dan besar; dan

kompleksitas yang sedang dan tinggi.

Organisasi matriks bisa berfungsi dengan baik di mana

ada sejumlah proyek yang dikerjakan pada waktu yang

bersamaan dan sumberdaya fungsional digunakan secara

part-time.

Proyek dengan skalalebih kecil dan melibatkan beberapa

bidang fungsional, task force-nya yang mebghubungkan

berbagai bidang fungsional lebih cocok diterapkan. Atau

dikelola oleh satu divisi fungsional dengan mengambil

personil dari unti fungsional yang lain.


Kriteria lain: Ketidakpastian, Keunikan, Biaya dan Waktu; serta

sikap manajemen organisasi dalam hal pemberian wewenang

dan tanggungjawab kepada Manajer Proyek dan pengalaman

perusahaan dalam mengelola proyek.

Proyek dengan kepastian tinggi dan sedikit resiko sedangkan

faktor biaya dan waktu bukan masalah penting lebih sesuai

dikelola oleh task force.

Proyek yang berisiko tinggi dan penuh ketidakpastian, biaya dan

waktu merupakan hal yang kritis, lebih cocok digunakan

organisasi matriks atau organisasi proyek murni.

Perusahaan dengan sedikit pengalaman sebaiknya tidak

memakai bentuk matriks karena cukup sulit pengaturannya.


Question ?

End of Session


organisasi proyek

Documents

Transcript of organisasi proyek