ORGANISASI KANTOR

MAKALAH

Disusun guna Melengkapi Tugas Matakuliah Manajemen Perkantoran

Dosen Pembimbing : M. Nuruddin Zanky

Disusun oleh :

Dyna Setyorini (120412402972)Amynur Yuviantono (120412423438)Yuswandini Ayu N (120412423481)Nella Hadi Rahma (120412423489)

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

2013

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas

segala rahmat, berkah, dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan

makalah yang berjudul “Organisasi Kantor”.

Makalah ini disusun guna memberikan informasi tambahan mengenai

organisasi kantor, dan juga untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen

Perkantoran.

Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang sumbernya

berupa buku, artikel dan tulisan telah kami jadikan referensi guna penyusunan

makalah ini, semoga dapat terus berkarya guna menghasilkan tulisan-tulisan yang

mengacu terwujudnya generasi masa depan yang lebih baik. Kami berharap,

semoga informasi yang ada dalam makalah ini dapat berguna bagi penulis

khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna,

banyak kekurangan dan kesalahan. Kami menerima kritik dan saran yang

membantu guna penyempurnaan makalah ini.

Malang, Februari 2013

Penulis

i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................i

DAFTAR ISI..........................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang......................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah................................................................................2

1.3 Tujuan Penulisan..................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Organisasi Kantor.................................................................3

2.2 Prinsip-prinsip Oragnisasi Kantor..........................................................5

2.3 Unsur-unsur Organisasi Kantor..............................................................7

2.4 Asas-asas Organisasi Kantor..................................................................9

2.5 Tipe dan Bentuk Organisasi Kantor......................................................13

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan............................................................................................26

3.2 Saran......................................................................................................26

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................27

ii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Organisasi adalah sarana dalam pencapaian tujuan, yang merupakan

wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam usahanya mencapai

tujuan. Organisasi atau perusahaan harus mampu mengelolah manajemennya

untuk memenangkan persaingan pada era yang serba kompetitif supaya dapat

bertahan untuk tumbuh dan berkembang sesuai dengan tujuan perusahaan.

Setiap perusahaan, baik yang bergerak dibidang produksi, jasa

maupun industri, pada umumnya memiliki tujuan untuk memperoleh keuntungan.

Supaya dapat mencapai tujuan itu, perusahaan memerlukan sistem manajemen

efektif yang akan menunjang jalannya operasi perusahaan secara terus-menerus

dan tingkat efektivitas kerja karyawan juga perlu diperhatikan.

Koordinasi diperlukan untuk memperoleh kesatuan tindak dalam

mencapai tujuan perusahaan. Tanpa adanya koordinasi, orang-orang atau fungsi

yang ada akan lebih mengejar kepentingannya sendiri sehingga mengorbankan

tujuan perusahaan. Koordinasi antar bagian sesuai dengan kegiatan perusahaan

akan menjadi salah satu faktor pendukung terhadap kelancaran dan keberhasilan

pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Pada struktur organisasi terdapat garis hubungan antar manajer dan

karyawan yang memiliki garis hubungan antar tugas, wewenang, dan tanggung

jawab.

1

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apakah pengertian dari organisasi kantor ?

1.2.2 Apa saja prinsip-prinsip dari organisasi kantor itu ?

1.2.3 Apa saja unsur-unsur organisasi kantor ?

1.2.4 Apa saja asas-asas dalam organisasi kantor itu ?

1.2.5 Apa saja tipe dan bentuk dari organisasi itu ?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Mengetahui pengertian dari organisasi kantor

1.3.2 Mengetahui prinsip-prinsip dari organisasi kantor

1.3.3 Mengetahui unsur-unsur organisasi kantor

1.3.4 Mengetahui asas-asas dalam organisasi kantor

1.3.5 Mengetahui tipe dan bentuk dari organisasi kantor

2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Organisasi Kantor

Organisasi adalah satu jenis wadah perlengkapan di masyarakat yang

dibikin oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja

tertentu yang sebesar-besarnya. Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang

dengan tujuan tertentu yang dapat dipetik hasilnya secara bersama-sama, berarti

cukup ditangani secara sendiri perorangan, maka orang-orang tidak akan membuat

wadah yang disebut organisasi.

Sebagai wadah anggota organisasi melekukan kegiatan untuk

mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah

karena :

a. Organisasi mengandung delegasi tugas (seseorang tidak dapat

mengerjakan semuanya dengan sendiri)

b. Organisasi mempengaruhi koordinasi

c. Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan

d. Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas

e. Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja

pegawai

Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan

administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Kantor adalah tempat

dalam suatu badan usaha, dimana dilaksanakan pekerjaan tata administratif atau

pekerjaan tata usaha, yang dapat dilakukan dengan tangan atau dengan

menggunakan mesin. Pekerjaan tata usaha senantiasa terdiri pencatatan pelbagai

macam keterangan yang perlu bagi pimpinan organisasi dalam pengambilan

keputusan.

3

Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan

catatan-catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut :

a. Untuk menerima keterangan.

Misalnya : surat-surat, harga-harga, dan sebagainya

b. Untuk mencatat keterangan.

Misalnya: catatan –catatan tentang pegawai, harga, dan

sebagainya.

c. Untuk menyusun keterangan.

Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya

d. Untuk memberikan keterangan

Misalnya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan

sebagainya

e. Untuk menjamin aktiva.

Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan, dan

sebagainya.

Fungsi kantor dalam perusahan adalah:

a. Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan.

Misalnya : produksi pabrik mendahului administrasi kantor.

b. Melengkapi tujuan pokok perusahaan.

Adalah tidak mungkin menjalankan pabrik tanpa penyusunan

upah, pembelian bahan-bahan dan sebagainya.

c. Mengawasi factor-faktor produksi

Misalnya dengan pengawasan budgeter, pengawasan pegawai-

pegawai dan keungan.

Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan

berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi perkantoran

pasti mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh

struktur formal atau informal; (2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun dalam

sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan

arus pekerjaan maupun arus informasi; (3) Sebagai suatu system terbuka, setiap

4

organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi

intern ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki

tujuan individu, sebagian daripadanya merupakan alasan tindakannya; mereka

masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya;

(5) Interaksi sosial yang terjadi dalam menejemen perkantoran tersebut juga dapat

membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun mungkin berbeda, namun

berkaitan dengan tujuan-tujuan individu tersebut.

Berdasarkan ke lima fakta tersebut, dapat dikemukakan bahwa:

a. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat

orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

b. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat

orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima,

menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.

c. Organisasi perkantoran mencalup susunan staf dan alokasi tugas dan

tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk

pembuatan keputusan dan merawat aktiva.

2.2 Prinsip-prinsip Organisasi Kantor

Ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:

a. Prinsip tujuan

Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam

organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh

setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah

menjadi mitivasi untuk mencapainya.

b. Prinsip kesatuan fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang

mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi

perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu

system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling

5

berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai

tujuan.

c. Prinsip hubungan individual

Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-

pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun

organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun

individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya

masing-masing.

d. Prinsip kesederhanaan

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas

kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan

memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan

interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

e. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi

wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya

sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan

tugasnya tersebut.

f. Prinsip laporan kepada atasan tunggal

Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia

melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran

tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab

hanya kepada satu orang atasan.

g. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan

sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai.

Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah

dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang

efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu

yang akan datang.

6

h. Prinsip jangkauan pengawasan

Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi

perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah

pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau

seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh

pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan

menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini

melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya

tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan

kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai

titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan

pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya

mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).

Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan

sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi

rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi.

Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya

komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan

bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur

pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi

seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong

sentralisasi mamajemen.

2.3 Unsur-unsur Oraganisasi Kantor

Setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang

antara lain sebagai berikut :

a. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama

Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat

dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan

yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi

orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap

7

orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan

dilaksankan. Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit,

tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat

sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai

keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan

tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah

wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu

misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi

mahasiswa dan sebagainya.

b. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang

Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga

merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam

praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang,

maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata

lain proses kerja sama di lakukan dalam suatu

organisasi,mempunayi kemungkinan untuk di laksanakan dengan

lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama

itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama

antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan

sebaik-baiknya.

c. Jelas tugas kedudukannya masing-masing

Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-

masing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan

dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan

dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa

orang yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya

dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.

d. Ada tujuan tertentu

Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang

manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya

baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan

yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara

8

mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara

lain sebagai berikut : Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai

kemungkinan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar adalah :

1. Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.

2. Harus ada orang-orang yang bekerja sama.

3. Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.

4. Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.

2.4 Asas-asas Organisasi Kantor

Dalam menyusun organisasi perkantoran atau organisasi

ketatausahaan dapat digunakan dua asas, yaitu asas sentralisasi atau pemusatan

dan asas desentralisasi atau pemencaran.

2.4.1 Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua pekerjaan

kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan oleh

sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang

melaksanakan pekerjaan operatif

Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang menjalankan fungsi-

fungsi operatif dibebaskan dari kegiatan-kegiatan perkantoran sepereti surat

menyurat, pengetikan dan lain-lain. Satuan organisasi fungsional trsebut hanya

memberikn petunjuk atau pengarahan teknis mengenai materi dalam surat atau

warkat yang harus dibuat oleh satuan organisasi perkantoran pusat.

9

Manager Umum

Manager Keuangan

Manager ADM. Perkantoran

Manager Produksi

Teknis Keuangan

T.U. Keuangan

Tata Usaha Umum

Tata Usaha Produksi

Teknis Produksi

Contoh susunan organisasi perkantoran dengan asas sentralisasi

digambarkan sebagai berikut :

Keterangan :

Garis Hierarki :

Garis Petunjuk Teknis :

Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas induk

yaitu misalnya : mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau memelihara

arsip. Jadi masing – masing satuan organisasi itu secara sentral melayani seluruh

satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya itu.

Keuntungan Asas Sentralisasi:

a. Pengawasan lebih mudah dilakukan

b. Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor

c. Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan

d. Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang

lebih lanjut

10

Manager Umum

Manager Keuangan

Manager ADM. Perkantoran

Manager Produksi

Teknis Keuangan

T.U. Keuangan

Tata Usaha Umum

Tata Usaha Produksi

Teknis Produksi

Kelemahan Asas Sentralisasi

a. Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak

pekerjaan yang ditangani

b. Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat

dipenuhi oleh pusat.

2.4.2 Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi atau pemencaran digunakan apabila masing-

masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping menyelenggarakan

tugas pekerjaan pokok sesuai fungsinya, juga melaksanakan semua pekerjaan

kantor.

Contoh susunan organisasi dengan asas desentralisasi:

Keterangan :

Garis Hierarki :

Garis Petunjuk Teknis :

11

Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara

lain adalah :

a. Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim

b. Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya

c. Penerimaan tamu

d. Penggandaan surat termasuk fotokopi

e. Penyimpanan surat dan warkat

f. Pengetikan

g. Pekerjaan menghitung

h. Perlengkapan kantor dan alat tulis

i. Pengawasan formulir

j. Pembersihan kantor

k. Daftar hadir

Keuntungan Asas Desentralisasi:

a. Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masing-

masing unit organisasi yang bersangkutan

b. Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama

lain

c. Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal

pengadaan perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat,

pencarian arsip dan lain-lain.

Kelemahan Asas Desentralisasi

a. Pemborosan biaya kantor

b. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat

c. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi Kelebihan Asas

Desentralisasi

12

2.5 Tipe dan Bentuk Oraganisasi Kantor

Salah satu usaha untuk menjamin adanya fleksibilitas dalam rangka

pengembangan organisasi, maka bentuk organisasi harus diusahakan sesederhana

mungkin.Dalam perkembangannya sampai sekarang ini pada pokoknya ada enam

(6) macam bentuk organisasi yang masing-masing mempunyai kebaikan dan

keburukkanya. Keenam macam bentuk itu ialah:

2.5.1 Organisasi Lini (Line Organization)

Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk

organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan

dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-

jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain

masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando.

Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini

hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil.

Ciri-ciri organisasi lini :

a. Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung

dengan satu garis wewenang

b. Jumlah karyawan sedikit

c. Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

d. Belum terdapat spesialisasi

e. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung

jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

f. Struktur organisasi sederhana dan stabil

g. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

h. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

13

Contoh bagan organisasi lini :

Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :

a. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

b. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)

c. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan

d. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat

berjalan cepat

e. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan

langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua

perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan

f. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

g. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

h. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan

bakat-bakat pimpinan.

i. Adanya penghematan biaya

j. Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis, yaitu :

a. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan

dengan tujuan organisasi

14

b. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang

sendiri

c. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara

otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

d. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena

sukar untuk mengabil inisiatif sendiri

e. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan

f. Kurang tersedianya staf ahli

2.5.2 Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization)

Organisasi lini dan staf adalah suatu bentuk organisasi dimana

pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dan sepenuhnya dari

pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya serta masing-masing

pejabat, manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staf yang tidak

mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat,

misalnya mengenai masalah kearsipan, keuangan, personel, dan

sebagainya.

Ciri-ciri organisasi Lini dan staf:

a. Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

b. Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

c. Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

d. Jumlah karyawan banyak

e. Organisasi besar, bersifat komplek

f. Adanya spesialisasi

15

Contoh bagan organisasi lini dan staf :

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:

a. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu

tangan.

b. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana

c. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat

ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

d. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat

bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

e. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang

jelas.

f. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai

dengan spesialisasinya

g. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

h. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:

a. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan

perintah dan bantuan nasihat

b. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak

saling mengenal

16

c. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing

menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting

d. Pimpinan lini mengabaikan advis staf

e. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara

pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan

kekacauan dalam menjalankan wewenang

f. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang

besar

g. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya

sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini

h. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang

lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan

sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

2.5.3 Organisasi Fungsional (Functional Organization)

Organisasi fungsional adalah suatu organisasi di mana wewenang dan

pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai

jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang

mempunyai keahlian khusus.

Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan

sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian

kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-

sungguh.

Ciri-ciri organisasi fungsional antara lain :

a. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

b. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

c. Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

d. Target-target jelas dan pasti

e. Pengawasan ketat

f. Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

17

Contoh bagan organisasi fungsional :

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :

a. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

b. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

c. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

d. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas,

sehingga berjalan lancar dan tertib

e. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan

fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

f. Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:

a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan

b. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu

bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan

bidang spesialisasi sendiri saja

c. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri,

sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

2.5.4 Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Functional Organization)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi

dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan

tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan

wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang

18

pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit

terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Ciri-ciri organisasi lini dan Fungsional :

a. Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas

yang bersifat bantuan.

b. Terdapat spesialisasi yang maksimal

c. Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja.

Contoh bagan organisasi Lini dan Fungsional :

Kebaikan Organisasi Lini dan fungsional yaitu :

a. Solodaritas tinggi

b. Disiplin tinggi

c. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal

d. Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak

dikerjakan

Keburukan dari organisasi Lini dan Fungsional adalah :

a. Kurang fleksibel dan tour of duty

19

b. Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena

dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang

c. Spesiaisasi memberikan kejenuhan

2.5.5 Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line, Functional, and Staff

Organization)

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi

berbentuk lini dan fungsional

Ciri-ciri organisasi lini, fungsional, dan staf :

a. Organisasi besar dan kadang sangat ruwet

b. Jumlah karyawan banyak

c. Mempunyai 3 unsur karyawan pokok

d. Karyawan dengan tugas pokok (line personal)

e. Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)

f. Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

2.5.6 Organisasi Komite (Commite Organization)

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya

dilaksakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari :

1. Executive Committee (Pimpinan Komite) yaitu para anggotanya

mempunyai wewenang lini

2. Staff Committee yaitu orang – orang yang hanya mempunyai

wewenang staf

Ciri-ciri organisasi komite:

a. Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif

b. Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-

masing anggota dewan.

c. Asas musyawarah sangat ditonjolkan

d. Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana

e. Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.

20

Kebaikan Organisasi komite adalah :

a. Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi

musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

b. Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil

c. Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Keburukan dari organisasi komite :

a. Proses decision making sangat lambat

b. Biaya operasional rutin sangat tinggi

c. Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang

bertanggung jawab 

2.5.7 Bentuk Organisasi Lainnya adalah :

1. Bentuk Verikal

Dalam bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi

atau pejabat yang lebih rendah digariskan dari atas ke bawah secara

vertikal.

2. Bentuk Mendatar / Horizontal

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan

sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah

disusun atau digariskan dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya.

3. Bentuk Lingkaran

Dalam bentuk lingkaran, saluran wewenangnya dari pucuk

pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang

terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.

4. Bentuk Setengah Lingkaran

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai

dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari

pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya

21

5. Bentuk Elliptical

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan

sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah

digambarkan dengan pusat Elips kearah bidang elips

6. Bentuk Piramid terbalik

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai

dengan organisasi atau pejabat terendah digambarkan dalam

susunan berbentuk piramid terbalik.

2.5.8 Struktur dan Bentuk Organisasi Lain

a. Stuktur Organisasi Bentuk Sirkular :

b. Struktur Organisasi Berstaf Bentuk Piramidal

22

c. Struktur Organisasi Fungsional Bentuk Piramidal

d. Struktur Organisasi Garis Bentuk Piramidal

e. Struktur Organisasi Horizontal

23

f. Struktur Organisasi Matrix

24

g. Struktur Organisasi Vertikal

25

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat

orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan,

mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva, dengan menyertakan

prinsip, unsur, dan asas organisasi kantor supaya kegiatan perkantoran berjalan

dengan baik dan lancar.

Organisasi perkantoran dibagi menjadi beberapa bentuk yaitu Organisasi

Lini dan Staf (Line and Staff Organization), Organisasi Lini (Line Organization),

Organisasi Fungsional (Functional Organization), Organisasi Lini dan Fungsional

(Line and Functional Organization), Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line,

Functional, and Staff Organization), Organisasi Komite (Commite Organization).

Dalam beberapa bentuk organisasi ini, bentuk yang paling baik dalam suatu

organisasi adalah bentuk organisasi lini dan staf.

3.2 Saran

Dalam menyusun organisasi suatu kantor harus disesuaikan dengan

keadaan kontor tersebut. Sehingga kantor tersebut dapat mencapai efektif dan

efisiensi kerja dengan baik. Dan tujuan dari kantor tersebut dapat bejalan sesuai

perencanaan awal.

Memilih jeis organisasi juga harus disesuaikan dengan keadaan kantor

agar tidak terjadi pemencaran tugas yang semakin banyak dan adanya

penghematan biaya.

26

DAFTAR PUSTAKA

GIE THE LIANG,2000“Administrasi Perkantoran Modern” ;Liberty

OffsetYogyakarta.

Edwin B. Flippo dalam T.Tani Handoko, Organisasi Kantor (Yogyakarta:

BPFE,1998)

www.google.co.id/http://kiditaman.blogspot.com/2011/07/organisasi-kantor

27