Pengoperasian Program

Untuk mengoperasikan Simbada, terdapat beberapa menu utama yaitu :

1. File

Pada Menu File hanya terdapat satu submenu yaitu keluar, yang gunanya adalah untuk keluar dari program Simbada.

2. Master

Menu Master digunakan untuk mengakses Data-data Master. Ada 4 (empat) Sub Menu pada Menu Master.

2.1 Kode LokasiMenu ini digunakan untuk mengakses Master Kode Lokasi. Jika di tekan makan

akan muncul Tampilan sebagai berikut :

Area 1 adalah Treeview (tampilan bentuk pohon) dari Kode LokasiArea 2 adalah Daftar Kode LokasiArea 3 adalah Tombol – tombol aplikasi

di gunakan untuk menambah kode lokasi baruJika ditekan akan muncul Area baru di bawah area 2.

i

Untuk menambahkan kode lokasi baru, yang harus diperhatikan adalah kode lokasi mana yang menjadi induk dari lokasi baru yang akan dibuat ?Sebelum Tombol Tambah ditekan maka pada Area 1 atau Area 2, kode lokasi induk harus dipilih terlebih dahulu.

digunakan untuk menyimpan data Kode Lokasi baru yang telah diisikan digunakan untuk membatalkan pembuatan kode Lokasi baru

digunakan untuk mengakses master penanggung jawab.

di gunakan untuk mengubah data kode lokasi, Jika ditekan akan muncul Area baru di bawah area 2.

digunakan untuk menghapus kode lokasi.

PERINGATAN!Jika suatu kode lokasi dimana masih terdapat barang dengan kode lokasi tersebut dihapus, maka barang-barang tersebut akan tidak muncul pada daftar KIB namun jumlah Barang maupun Harganya mungkin masih terhitung. Jadi jangan sekali-kali menghapus kode lokasi, sebelum yakin bahwa tidak ada Barang yang menggunakan kode lokasi tersebut.

digunakan untuk memfilter daftar kode lokasi.Jika ditekan maka dibawah Area 2 akan muncul tampilan sebagai berikut :

Untuk memfilter, isilah Kolom Field, Operator, dan Nilai, kemudian tekanlah Proses Filter. Jika Kriteria Filter lebih dari satu maka isi Juga Kolom Gabung kemudian

ii

isikan kriteria kedua dibaris kedua, begitu seterusnya jika menggunakan kriteria yang lebih banyak lagi.Untuk mengakhiri pemfilteran tekan tombol Selesai Filter.

digunakan untuk mencari suatu kode lokasi.Jika ditekan maka dibawah Area 2 akan muncul tampilan sebagai berikut :

Untuk mencari suatu kode lokasi isilah Kolom Field, lalu begitu kolom nilai diisi maka kursor pada daftar kode lokasi akan bergerak sesuai kode lokasi yang sesuai dengan isian pada Nilai. Tombol Cari Sebelumnya dan Sesudahnya digunakan jika terdapat banyak kode lokasi dari Nilai yang dimasukkan.Untuk mengakhiri pencarian tekan Tombol Selesai Pencarian.

2.2 Kode BarangMenu ini digunakan untuk mengakses Master Kode Barang. Jika di tekan makan

akan muncul Tampilan sebagai berikut :

Penggunaan Form ini hampir sama dengan Form Master Kode Lokasi, bedanya Tombol Tambah, Ubah, dan Hapus tidak bisa digunakan, karena Daftar Kode Barang sudah ditetapkan dengan Permendagri 17 Tahun 2007.

2.3 Kode PemilikMenu ini digunakan untuk mengakses Master Kode Pemilikan. Jika di tekan

makan akan muncul Tampilan sebagai berikut :

iii

Penggunaan Form ini sama dengan Form Master Kode Lokasi.

2.4 Penanggung JawabMenu ini digunakan untuk mengakses Master Penanggung Jawab. Jika di tekan

makan akan muncul Tampilan sebagai berikut :

Jika Tombol Mode Detil ditekan maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

iv

Form ini digunakan untuk mengisi Daftar Penanggung Jawab.

3. Entry Data

Menu Entry Data digunakan untuk mengakses Data-data Entry. Ada 9 (sembilan) Sub Menu pada Menu Entry Data.

3.1 Data Tanah (KIB A)

Menu ini digunakan untuk mengakses Data KIB A. Jika di tekan makan akan muncul Tampilan sebagai berikut :

v

Tombol Delete digunakan untuk menghapus 1 (satu) rekord barang.

PERINGATAN!Jangan menghapus barang inventaris yang telah tersimpan lama, karena sejarah dari barang tersebut akan hilang, dan ini mungkin akan mengubah nilai dari Rekap Mutasi, Rekap Inventaris dan Laporan Lainnya yang telah tercetak sebelumnya.

Tombol Filter digunakan untuk memfilter Data

Tombol Export ke XLS digunakan untuk mengeksport data yang muncul pada daftar menjadi file Excel.

Tombol Page digunakan untuk pindah halaman (1 halaman berisi 100 data barang, jadi jika barang yang ada kurang dari 100, tombol ini tidak perlu difungsikan).

Tombol Print digunakan untuk mencetak daftar barang yang ada.

Tombol Tutup digunakan untuk mengakhiri akses KIB A.

Semua judul kolom pada daftar barang adalah suatu tombol, jika ditekan makan daftar barang akan terurut berdasar kolom tersebut. Sedangkan untuk jenis urutannya (menaik atau menurun) bisa ditekan tombol A-Z (Z-A) pada judul kolom paling kiri.

Tombol Mode Detil digunakan untuk pindah dari mode daftar ke mode detil. Jika tombol ini ditekan maka akan muncul tampilan seperti berikut :

vi

Pada mode Detil, data entry terpilah-pilah menjadi beberapa Tab, yaitu : Data Pokok, Data Pendukung 1 s/d 3, dan Nilai aset. Tab Nilai Aset tampak seperti tampilan berikut :

vii

untuk mengubah nilai aset disediakan tiga jenis perubahan yaitu :• Penambahan, digunakan untuk menambah nilai aset sejak tanggal tertentu.• Pengurangan, digunakan untuk mengurangi nilai aset sejak tanggal tertentu.• Apraisal, digunakan untuk menilai ulang nilai aset sejak tanggal tertentu.

Tombol Tambah digunakan untuk menambah barang baru.Tombol Ubah digunakan untuk mengubah data barangTombol Delete digunakan untuk menghapus data barang.Tombol Tulis digunakan untuk menyimpan data barang, setelah ditambah atau diubah.Tombol Batal digunakan untuk membatalkan data yang ditambah atau diubah.Tombol Kiri Kanan digunakan untuk menampilkan data sebelum dan setelah.Tombol Cetak digunakan untuk mencetak Profil Data Aset. Untuk mencetak Profil Data Aset ikuti langkah-langkah seperti berikut :

1. Tekan Tombol Cetak. Jika terdapat lebih dari satu buah gambar data visual, pilih salah satu gambar yang diinginkan untuk dicetak.

2. Tutup Form Pilih Gambar.

3. Tentukan Jenis Printer serta ukuran kertas.4. Tekan Tombol Print

viii

Tombol Tutup Digunakan untuk mengakhiri akses KIB A.

Langkah-langkah untuk menambah barang baru :1. Tekan Tombol Tambah2. Isikan Kode Lokasi, Kode Barang, dan Kode Pemilikan.3. Tekan Tombol Register Terakhir +14. Isikan data – data Barang, baik Data Pokok maupun data pendukung. Pada data

pendukung 1 terdapat Data Visualisasi. Cara pengisian Data ini adalah sebagai berikut :a. Klik Kanan pada baris dibawah kolom Denah atau Sertifikat atau Gambar atau

movie tergantung mana yang akan diisi, maka akan muncul menu AMBIL, HAPUS, dan LIHAT.

b. Untuk mengisi pilih menu AMBIL.c. Pilih File yang Dimaksud.d. Data Visual akan masuk.

5. Tekan Tombol Tulis.Jika masih ada data yang kurang lengkap maka akan ada komentar data kurang lengkap dan coba diisi yang kurang lengkap sesuai komentar tadi.

3.2 Data Peralatan Dan Mesin (KIB B)Menu ini digunakan untuk mengakses Data KIB B. Menu ini memiliki 2 (dua)

sub menu yaitu : Kendaraan dan Alat Besar (KIB B1) dan Peralatan dan Mesin Lainnya (KIB B2). Penggunaan Form KIB B1 maupun KIB B2 hampir sama dengan penggunaan Form KIB A.

3.3 Data Bangunan Dan Gedung (KIB C)Menu ini digunakan untuk mengakses Data KIB C. Penggunaan Form KIB C

hampir sama dengan penggunaan Form KIB A.

3.4 Data Jalan, Irigasi dan Jaringan (KIB D)Menu ini digunakan untuk mengakses Data KIB D. Menu ini memiliki 3 (Tiga)

sub menu yaitu : Jalan (KIB D1), Jembatan (KIB D2) dan Irigasi dan Jaringan (KIB D3). Penggunana Form KIB D1, KIB D2 maupun KIB D3 hampir sama dengan penggunaan Form KIB A.

3.5 Data Aset Tetap Lainnya (KIB E)Menu ini digunakan untuk mengakses Data KIB E. Menu ini memiliki 2 (dua)

sub menu yaitu : Buku Perpustakaan dan Barang Bercorak Kebudayaan (KIB E1) dan Tanaman dan Hewan Ternak (KIB E2). Penggunana Form KIB E1 maupun KIB E2 hampir sama dengan penggunaan Form KIB A.

3.6 Data Konstruksi dalam Pengerjaan (KIB F).Menu ini digunakan untuk mengakses Data KIB F. Penggunaan Form KIB F

hampir sama dengan penggunaan Form KIB A.

3.7 Perawatan dan Perbaikan BarangMenu ini digunakan untuk mengakses data perawatan dan perbaikan barang.

Menu ini memiliki 2 (dua) sub menu yaitu : Usulan Perbaikan dan Data Perbaikan Barang.

ix

3.7.1 Usulan Perbaikan Barang.Jika menu ini ditekan maka akan muncul tampilan seperti berikut :

Cara penggunaan Form ini adalah :- Tekan Tombol Tambah untuk menambah atau Tekan Tombol Ubah untuk

mengubah usulan pemeliharaan.- Isikan : Nomor Dokumen, Tanggal Dokumen, dan Jenis Anggaran.- Tekan Tombol Isi Item Barang untuk memilih Barang mana yang akan

diusulkan untuk dipelihara. Jika Tombol ini ditekan maka akan muncul Tampilan seperti berikut :

Penggunaan Form memilih barang adalah sebagai berikut :o Beri tanda centang untuk setiap barang yang akan dipilih.o Untuk mempermudah pencarian barang dapat digunakan Tombol Filter.o Tombol Pilih untuk setuju memilih barang dan Tombol Batal untuk batal

memilih.

- Isikan dalam setiap barang yang dipilih : Alasan, Jenis, Cara dan Biaya pemeliharaan.

- Tekan Tombol Tulis untuk menyimpan atau Tombol Batal untuk membatalkan.

3.7.2 Data Perbaikan Barang.Jika menu ini ditekan maka akan muncul tampilan seperti berikut :

x

Cara penggunaan Form ini hampir sama dengan penjelasan penggunaan Form Usulan Pemeliharaan.

3.8 Pemanfaatan BarangJika menu ini ditekan maka akan muncul tampilan seperti berikut :

Tampak pada gambar di atas rekord yang berwarna-warni. Pengertiannya adalah warna merah menandakan barang telah selesai masa pemanfaatannya, warna kuning menandakan barang hampir selesai masa pemanfaatannya, sedangkan warna biru dan putih menandakan masa pemanfaatannya masih lama. Cara penggunaan Form ini adalah sebagai berikut :

- Tekan Tombol mode detil, maka akan muncul tampilan seperti berikut :

xi

- Tekan Tombol Tambah untuk mengisi data baru atau Tekan Tombol Ubah untuk mengubah Data.

- Isi semua Field yang terdapat pada form tersebut- Tekan Tombol Ambil Barang maka akan muncul tampilan pilih Barang.- Isikan DetailBarang dan Keterangan Detail setiap rekord barang yang dipilih.- Jika ada rekord barang yang terlanjur dipilih tapi kemudian ingin

menghapusnya, pada posisi rekord barang tersebut tekan CTRL+DEL.- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan dan Tekan Batal untuk membatalkan.

3.9 Penghapusan BarangMenu ini digunakan untuk mengakses data penghapusan barang. Menu ini

memiliki 2 (dua) sub menu yaitu : Usulan Penghapusan dan Data Penghapusan Barang.

3.9.1 Usulan Penghapusan.Jika menu ini ditekan maka akan muncul tampilan seperti berikut :

xii

Cara penggunaan Form ini adalah sebagai berikut :- Tekan Tombol Tambah untuk mengisi data baru atau Tekan Tombol Ubah untuk

mengubah Data.- Isikan semua Field.- Tekan Cari Data Barang untuk memilih barang yang akan diusulkan untuk

dihapus.- Isikan Alasan Penghapusan tiap-tiap Barang.- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan.- Jika ingin mencetak Daftar Usulan, Tekan Tombol Cetak dengan terlebih dahulu

bisa memilih Data Tanah, Data Gedung, Bangunan dan Jembatan, Data Kendaraan atau Data Lainnya. (Tombol Cetak tampak pada Gambar berikut)

- Untuk melihat Daftar usulan sebelum atau sesudah bisa menekan Tombol Panah Kiri atau Tombol Panah Kanan yang terdapat dibagian bawah Form.

3.9.2 Data Penghapusan Barang.Jika menu ini ditekan maka akan muncul tampilan seperti berikut :

xiii

Cara penggunaan Form ini adalah sebagai berikut :- Tekan Tombol Tambah untuk mengisi data baru atau Tekan Tombol Ubah untuk

mengubah Data.- Isikan semua Field.- Tekan Tab Daftar Barang, maka akan muncul tampilan seperti berikut :

- Tekan Isi Item Barang untuk memilih barang yang akan dihapus.- Isikan Alasan Penghapusan tiap-tiap Barang dan nilai penghapusan jika ada.- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan.

xiv

4. Laporan

Menu Laporan digunakan untuk mencetak berbagai laporan. Ada 14 (empat belas) Sub Menu pada Menu Laporan.

4.1. Laporan MasterMenu ini digunakan untuk mencetak data master.

4.2. Laporan Rekapitulasi Jumlah BarangJika menu ini ditekan maka akan muncul form filter seperti berikut :

Kode Lokasi :Jika tidak diisi maka dianggap kode lokasi yang ada pada saat kita mensetup pertama kali.Kalau diisi misalkan 13001301% maka semua barang yang ada pada kode lokasi 13001301 beserta bawahnannya akan ikut diproses semua.Kalau diisi 13001301 tanpa % maka yang diproses adalah barang yang ada pada kode lokasi 13001301 sajaPeriode :Bisa dipilih : Tahun, Semester I, Semester II, Triwulan I, Triwulan II, Triwulan III, maupun Triwulan IV. Dan harus diikuti dengan menuliskan tahun.

4.3. Laporan KIBMenu ini terdiri 6 (enam) sub menu yaitu KIB A – F. Semua Sub Menu hampir

sama, maka akan dijelaskan hanya 1 (satu) KIB saja yaitu KIB A.Jika menu ini ditekan maka akan muncul Form Filter seperti berikut :

xv

Pengisian Filter-filternya hampir sama dengan penjelasan filter pada point 4.2. Filter Sampai dengan Tanggal kalau tidak diisi maka penghitungan nilai dan jumlah barang dianggap sampai dengan tanggal saat ini.

4.4. Laporan Daftar Mutasi Jika menu ini ditekan maka akan muncul form filter seperti berikut :

Pengisian parameter-parameternya penjelasannya sama dengan Laporan Rekapitulasi jumlah barang

xvi

4.5. Laporan Rekap MutasiJika menu ini ditekan maka akan muncul form filter seperti berikut :

Pengisian parameter - parameternya penjelasannya sama dengan Laporan Rekapitulasi jumlah barang

5. Fasilitas

Menu Fasilitas digunakan untuk mengakses berbagai Fasilitas yang ada. Terdapat 7 (tujuh) Sub Menu pada Fasilitas.

5.1 BackupMenu ini digunakan untuk membackup database. Jika menu ini ditekan maka

akan muncul Form pilih file untuk menyimpan seperti berikut :

Isilah dengan nama file tertentu (lebih disarankan nama file mencerminkan waktu pembackupan), kemudian tekan save.

5.2 Transfer DataMenu ini digunakan untuk mentransfer data dari database dalam komputer ke

database komputer lain. Menu ini terdiri dari 2 (dua) sub menu yaitu : Dari Cabang ke

xvii

Pusat (digunakan untuk mentransfer dari UPTD ke Dinas atau Dari Dinas ke Propinsi) dan Dari Pusat ke Cabang (dari Dinas ke UPTD atau dari Propinsi ke Dinas). Jika menu ini ditekan maka akan muncul tampilan seperti berikut :

Cara penggunaan Form ini adalah sebagai berikut :1. Tentukan Data apa saja yang akan ditransfer dengan cara mencentang.2. Tentukan Kode Lokasi Tujuan.3. Tekan Tombol Proses

4. Pilihlah Folder yang akan terisi file-file hasil transfer, jika diinginkan bisa membuat folder baru dengan cara menuliskan nama folder pada kotak editor.

5. Tekan Tombol Ok

6. Kalau Folder yang dipilih belum ada maka akan muncul pertanyaan seperti gambar di atas. Pilih Yes

7. Akan ada proses beberapa saat.8. Jika sudah selesai maka akan muncul tampilan seperti berikut :

xviii

5.3 Terima DataMenu ini digunakan untuk menerima data hasil transfer. Menu ini terdiri dari 2

(dua) sub menu yaitu : Dari Cabang ke Pusat dan Dari Pusat ke Cabang. Jika menu ini ditekan maka akan muncul tampilan seperti berikut :

Cara penggunaan Form ini adalah sebagai berikut :1. Tekan Tombol Proses

2. Tekan Tombol OK

xix

3. akan ada tampilan proses, kemudian akan muncul informasi jumlah data yang kemudian diikuti munculnya form pembandingan seperti berikut :

Keterangan untuk Form Pembanding :1. Adalah Tab Pilihan untuk informasi jenis kib yang akan dievaluasi2. Informasi data global yang akan diterima3. Informasi data global yang sudah ada4. Informasi data detail yang akan diterima5. Informasi data detail yang sudah ada6. Tombol simpan berguna untuk menyimpan perubahan data karena dianggap

kurang benar.7. Mengcopykan data yang sudah ada ke data yang akan diterima8. Menghapus data yang akan diterima (tidak diinginkan untuk diterima)9. Proses berguna untuk memproses terima data.

5.4 Pembetulan Data MasterMenu ini digunakan untuk membetulkan jika suatu barang dengan kode lokasi

atau kode barang tertentu namun kode lokasi atau kode barang tersebut tidak terdapat pada data master. Ini bisa terjadi karena adanya penghapusan pada data master. Jika menu ini di tekan maka akan muncul form seperti berikut :

xx

1. Pilih Tab Kode Lokasi atau Tab Kode Barang2. Jika terisi / ada data maka perlu dibenarkan terlebih dahulu.3. Data detail barang4. Dihapus, bila yakin data tersebut salah5. Ditambahkan, menambah kode master (kode barang, kode lokasi) sehingga data

tersebut tergabung dengan data yang sudah ada

5.5. Pengurutan Ulang Nomor Register Fasilitas ini dipergunakan untuk mengurutkan kembali nomor register yang sudah teracak misalkan karena penghapusan atau pun karena pemindahan lokasi barang

5.6. Betulkan data penghapusan Fasilitas ini dipergunakan untuk membetulkan data penghapusan karena dobel atau dokumen tanpa barang. Ini bisa terjadi karena proses transfer.

5.7. Pindah Lokasi Barang.Fasilitas ini digunakan untuk mencatat perpindahan barang dari satu lokasi ke

lokasi yang lain secara permanen. Jika menu ini ditekan makan akan muncul tampilan seperti berikut :

xxi

Cara penggunaan Form ini 1. Isi tanggal mutasi2. Pilih Kode Lokasi Lama3. Pilih Tab Jenis KIB, lalu centang barang yang akan dipindah4. Tentukan kode lokasi baru5. Tekan Prose

Tombol Split Register digunakan untuk memisahkan nomor register dari kumpulan nomor register dalam satu rekord barang.Jika Tombol split register ditekan maka akan muncul tampilan seperti berikut :

Cara penggunaan Form ini adalah sebagai berikut :1. Pilih Barang yang akan displit2. Tentukan nomor mulai3. Dipisahkan berapa nomor ?4. Tekan Proses.

xxii

6. HelpMenu Help digunakan untuk memunculkan User Manual Simbada.

xxiii