DAFTAR ISIDAFTAR ISI .................................................................................................................... 1 KATA PENGANTAR..................................................................................................... 4 MANFAAT TENTANG PENGGUNAAN ALAT ABSENSI SIDIK JARI .................. 5 Fakta ............................................................................................................................. 5 Kemudahan................................................................................................................... 5 Fungsi Keseluruhan ...................................................................................................... 5 Sistem Shift yang Flexibel............................................................................................ 6 Penggunaan Tunggal (Standalone)............................................................................... 6 Setting Jaringan ............................................................................................................ 6 CARA MENJALANKAN SOFTWARE DENGAN PENJELASAN METODE FLOWCHART ................................................................................................................. 7 BAB 1 ............................................................................................................................ 10 PENGENALAN PRODUK........................................................................................... 10 Pengenalan Produk ..................................................................................................... 10 BAB 2 ............................................................................................................................ 12 CARA PENGGUNAANNYA....................................................................................... 12 2. Petunjuk Penggunaan ............................................................................................. 12 2.1 Petunjuk Penggunaan pada Tipe OA200....................................................... 12 2.1.1 Tampilan Interface Utama pada Tipe OA200 ........................................... 12 2.1.2 Tampilan LCD secara Default................................................................... 12 2.2 Sistem Manajemen ........................................................................................... 13 2.2.1 Memasukkan User / Input Karyawan ........................................................ 14 2.2.2 Metode Pengidentifikasian ........................................................................ 15 2.2.3 Access Permission ..................................................................................... 16 2.2.4 Menghapus User / Karyawan .................................................................... 17 2.3 Setting Sistem................................................................................................... 18 2.3.1 Password Admin........................................................................................ 18 2.3.2 Setting Waktu ............................................................................................ 19 2.3.3 Hasil Output dari Akses Kontrol ............................................................... 19 2.3.4 Sistem Komunikasi.................................................................................... 20 2.3.5 Setting Jaringan ......................................................................................... 20 2.3.6 Setting Suara (Volume) ............................................................................. 20 2.3.7 Sistem Inisialisasi (System Initialization) ................................................. 21 2.4 Sistem Informasi............................................................................................... 22 2.4.1 Informasi Pemakai / User .......................................................................... 22 2.4.2 Sistem Informasi Kehadiran (Time Attendance Information)................... 23 2.4.3 Sistem Informasi Unit................................................................................ 23 BAB 3 ............................................................................................................................ 24 SISTEM INSTALASI ................................................................................................... 24 3. Sistem Instalasi ....................................................................................................... 24 3.1 Tata Cara Pengoperasian .................................................................................. 24 3.2 Sistem Instalasi ................................................................................................. 24 3.3 Menghapus Program (Uninstall The Program) ................................................ 28

BAB 4 ............................................................................................................................ 29 SISTEM KOMUNIKASI .............................................................................................. 29 4. Sistem Komunikasi Data ........................................................................................ 29 4.1 Sistem Komunikasi dan Manajemen Terminal ................................................ 29 4.1.1 Penambahan Sistem Terminal Waktu (Time Attendance Terminal)......... 30 4.1.2 Mengganti Sistem Terminal Waktu (Modify) ........................................... 31 4.1.3 Menghapus Terminal Waktu (Delete) ....................................................... 31 4.1.4 Menghubungkan Sistem Terminal Waktu................................................. 32 4.1.5 Download Data Record ............................................................................. 33 4.1.6 Download Data Staff ................................................................................. 33 Download Data Sidik Jari Staff .......................................................................... 34 4.1.8 Setting Parameter pada Sistem Terminal . ................................................ 35 4.1.9 Upload Data Staff ..................................................................................... 38 4.1.10 Upload Data Sidik Jari ( Fingerprint ) ..................................................... 39 4.1.11 Access Permission (Akses Kontrol) ........................................................ 40 4.1.12 Timing Record Collection ....................................................................... 40 4.1.13 Setting Sistem.......................................................................................... 41 4.1.14 Sistem Kontrol Waktu Sebenarnya ......................................................... 42 4.1.15 Memutus Koneksi dengan Mesin ............................................................ 42 4.1.16 Keluar Dari Sistem .................................................................................. 42 BAB 5 ............................................................................................................................. 44 LATAR BELAKANG MANAGEMENT ..................................................................... 44 5. Latar Belakang Management.......................................................................... 44 5.1 Masuk ke Sistem............................................................................................... 44 5.2 Setting Sistem................................................................................................... 45 5.2.1 Setting Parameter....................................................................................... 45 5.2.2 Manajemen Administrator......................................................................... 49 5.2.3 Merubah Record Masuk / Log................................................................... 50 5.2.4 Manajemen Log......................................................................................... 52 5.2.5 Database Link ............................................................................................ 52 5.2.6 Keluar dari Sistem ..................................................................................... 54 5.3 HR Management............................................................................................... 54 5.3.1 Manajemen Departemen............................................................................ 54 5.3.2 Maintenance Staff...................................................................................... 55 5.4 Manajemen Kehadiran...................................................................................... 60 5.4.1 Setting Liburan dan Festival...................................................................... 60 5.4.2 Manajemen Shift ....................................................................................... 61 5.4.3 Menyusun Shift Sementara (Arrange a Temporary Shift) ........................ 70 5.4.4 Attendance Records (Record Kehadiran) .................................................. 71 5.4.5 Attendance Statistical report forms (Form Laporan Statistik Kehadiran). 73 5.5 Deal With Exceptions (Transaksi/Persetujuan Dengan Perkecualian)............. 80 5.5.1 Away on business/Ask for leave ( Urusan Bisnis/Ijin Keluar)...................... 81 5.5.2 Deal With Forgetting Punching In/Out (Setuju Dengan Staff Lupa Absen Datang atau Pulang) ........................................................................................... 82 5.5.4 Deal With Coming Late / Leaving Early Collectively (Setuju Datang Terlambat / Pulang Awal Kolekif....................................................................... 83

5.6 Data Maintenance (Maintenance Data) ............................................................ 84 5.7 Personnel Lists Importing (Impor Daftar Data Pribadi)................................... 85 5.7.1 Attendance Recods Importing (Impor Record Kehadiran)........................ 87 5.7.2 Clear The Obsolute Data (Hapus Data Mutlak/Absolut)........................... 88 5.7.3 Compress and Repair Database (Kompres dan Memperbaiki Database).. 88 5.7.4 Back Up the Database (Back up Database) ............................................... 88 5.7.5 Initialize System (Sistem Inisialisasi)........................................................ 89 5.8 External Program Management (Manajemen Program Eksternal)................... 89 5.8.1 External Program (Program Eksternal) ..................................................... 89 5.8.2 Connect to Time Attendance Machine (Koneksi ke Mesin Absensi) ....... 90 BAB 6 ............................................................................................................................ 92 PERTANYAAN DAN JAWABAN YANG SERING DIAJUKAN PADA MESIN FAQ ........................................................................................................................................ 92 7.1. Tambahan ........................................................................................................ 96 7.1.1 Sistem Komunikasi dan Ilustrasi tampilan muka pada sumber tenaga ( power )................................................................................................................ 96 7.1.2 Tampilan Ilustrasi Konektor Akses Kontrol pada OA 200 ....................... 96 Ilustrasi Penekanan Jari .................................................................................................. 97

KATA PENGANTARKepada Para Pelanggan Yang Terhormat, Terima kasih atas kepercayaan para pelanggan yang selaku pengguna produk andalan perusahaan kami, yaitu tipe OA200. Produk kami benar-benar telah diakui teknologinya di seluruh belahan dunia, sebagai alat absensi sidik jari, yang dilengkapi dengan sistem komunikasi komputer yang sebaik dan secanggih teknologi mikro elektronik. Dari produk tersebut telah diakui atas tiga kombinasi teknologinya, yang terdiri dari sistem elektronik, serat optik, dan media komunikasi komputer. Memang tidak diragukan lagi kehebatan teknologi pada produknya, karena telah menjadi pilihan utama, sebagai alat bantu waktu kehadiran (absensi) karyawan pada perusahaan, dengan fungsi yang lulus uji. Kepada para pelanggan yang budiman, kami sarankan kepada anda untuk untuk membaca buku manualnya dengan seksama, sebagai awal pemahaman terhadap fungsi dan pengetahuan dasar instalasi, teknik debuging, sistem maintenance, cara pemakaian, beserta juga sistem manajemen penggunaan yang lebih baik. Penggunaan teknologi Biometrik pada produk kami tanpa disadari telah memberikan dampak yang positif berupa kepecayaan, kenyamanan, dan manfaat terhadap sistem manajemen yang bonafit bagi perusahaan, khususnya yang bagian Sumber Daya Manusia.

MANFAAT TENTANG PENGGUNAAN ALAT ABSENSI SIDIK JARI FaktaSentuhan sidik jari dari staff yang hadir pada kondisi tetap (diterima) dapat disimpan oleh alat tersebut dengan benar dan tepat. Pemeriksaan absensi kehadiran staff pada alat tersebut bisa digunakan, dengan bantuan password dan sistem kartu, seperti (kartu kertas, kartu magnetis, kartu IC dan lain sebagainya). Dengan bantuan alat absensi sidik jari dengan mudah anda dapat mengenali sistem hadir karyawan. Begitu mudah untuk mengatasi semua masalah dengan sentuhan jari anda, tanpa perlu merasa khawatir jika kartu tidak terdeksi atau kehilangan fungsinya dan lupa akan passwordnya. Demikianlah, kendala pada Departemen Sumber Daya Manusia dapat dihindari dan keabsahan pada sistem hadir karyawan dapat dijalankan.

KemudahanPenggunaan alat tersebut begitu mudah dan menyenangkan sebagai alat absensi sidik jari yang stand alone unit (tanpa terhubung dengan computer waktu absensi) dan dilengkapi dengan Card RF ID. Anda tidak perlu merasa khawatir jika kartu tidak bisa terbaca (terdeteksi) atau rusak, tanpa perlu sistem maintenance, juga hemat waktu dan uang. Hanya cukup sentuhkan sidik jari pada permukaan sensornya, sistem akan memeriksa para pengguna melalui sidik jarinya secara otomatis dan sekaligus menyimpan dengan tepat dan juga sesuai dengan keadaan pada waktu alat tersebut memeriksa sidik jari pengguna.

Fungsi KeseluruhanSistem alat tersebut dapat digunakan dengan berbagai macam fungsi yang berbeda, yaitu dengan menampilkan laporan absensi dengan menggunakan sidik jari, perhitungan absensi, dan hasil laporan dapat anda cetak. Laporan absensi sidik jari

dapat melaporkan berbagai alasan, seperti urusan kerja waktu dinas luar, sistem waktu hadir, liburan, dan sebagainya. Pemeriksaan dan perhitungan dapat timbul berdasarkan perbedaan periode waktu, departemen, kepentingan individu atau kombinasi keduanya untuk berbagai macam alasan terhadap waktu hadir karyawan, laporan dari absensi dan hasil cetak dapat diwujudkan secara sempurna.

Sistem Shift yang FlexibelSoftware ini mendukung pengaturan kerja pada periode shift mingguan, pergantian shift kerja dan sebagainya. Variasi waktu kerja, waktu libur (libur nasional), ijin staff dan waktu lembur serta untuk permasalahan yang rumit di setiap kebutuhan oleh setiap enterprise.

Penggunaan Tunggal (Standalone)Sistem mesin dapat bekerja tanpa perlu disambungkan ke PC (standalone), kemudahan pada cara menjalankannya tanpa perlu tambahan sumber tenaga.

Setting JaringanBeberapa unit mesin bisa dihubungkan melalui suatu jaringan TCP / IP untuk pengaturan managementnya anda bisa atur melalui software attandancenya.

CARA MENJALANKAN SOFTWARE DENGAN PENJELASAN METODE FLOWCHART( Bab Penting Bacalah Dengan Seksama ) Berikut yang termasuk dalam softwarenya adalah : sistem parameter, sistem manajemen pada departemen, sistem maintenance pada staff, sistem manajemen pada waktu kerja, waktu usai kerja, dan laporan statistik. Bagaimana menggunakan program softwarenya dengan benar ?. Begitu banyak hingga tidak cukup waktu untuk memahami hanya dari fungsi masing-masing modulnya dan cara menggunakan softwarenya, yang dijelaskan dengan metode flowchart. Demikianlah laporan yang benar yang bisa diperbarui. Cara menjalankan program softwarenya dapat dijabarkan dengan metode flowchart melalui petunjuk gambar berikut : 1.

System Parameter

Seting aturan T&A, aturan statistik, nama perusahaan, dan status ijin

2.

Department Management

Tambah, hapus, dan rubah departemen

3.

Staffer Maintenance

Tambah, hapus, dan rubah data staff, import dan transfer data staff.

4

Shift Maintenance

Setting daftar waktu dan jam kerja

5.

Staffer Schedule

Tempatkan jam kerja staff atau pada jam kerja sementara

6. 7.

Record Collection

Kumpulkan record dari unitnya atau import record dari file yang dibackup Ijin untuk urusan bisnis / ijin keluar/ lupa absen masuk / keterlambatan secara kolektif

Exception Management

8.

Statistic Report

Ikutilah, periksa, dan hitunglah recordnya mengetahui waktu hadir sebagai laporan

untuk

1. Ketika software sedang dijalankan pertama kali, settinglah parameter dulu seperti nama perusahaan, peraturan waktu hadir, peraturan statistik untuk awalnya, waktu keterlambatan, waktu lembur, dan sebagainya, ijin keluar. Ketika settingan telah lengkap, maka tidak perlu untuk merubah kekurangan pada peraturan manajemen perusahaan yang patut untuk diubah 2. Normalnya, begitu banyak departemen pada salah satu perusahaan dan semua departemen perlu untuk mulai secara manual seperti mengimpor sistem staff secara langsung. Depatemen sebaiknya disetting lengkap sebelum memasukkan data staff. 3. Ketika software digunakan pertama kali, maka buatlah file tulisan dengan format (*.txt) atau file Microsoft Excel (*.xls) untuk sistem staff perusahaan berdasarkan format tertentu. Untuk formatnya, simaklah baris berikut pada Import Staffer List, sehingga semua sistem staff dapat diimpor dengan satu kali saja. Sistem staff dapat pula ditambahkan, dihapus, diperbarui, dan ditransfer pada sistem departemen yang baru selama masih digunakan di masa mendatang. 4. Pertama siapkan daftar waktu / jam kerja (dari jam masuk kerja sampai jam pulang kerja) berdasarkan peraturan perusahaan dan kemudian settinglah shiftnya. 5. Setelah shift disetting lengkap, program software tersebut dapat dijalankan sampai shift tersebut diterapkan pada staff. Masing-masing staff hanya punya satu shift. Catatlah tanggal mulai shift. Setelah penempatan shift, maka susunlah tanggal kerja dan waktu sehingga dapat dilihat dengan jelas untuk setiap staffnya.

6. Record pada transaksi telah disediakan setiap unit alat absensinya. Download recordnya dari unit tersebut sebelum menampilkan hitungan laporanya. Pada tambahan, informasi staff dan file tempalate sidik jari dapat diupload dan didownload diantara unit dan komputer. Simak baris pada Background Management untuk tampilan informasi yang lebih lengkap. 7. Selalu ada staff yang ijin untuk kepentingan bisnis, ijin tidak masuk, dan lupa absen yang terjadi pada perusahaan. Suatu ketika terjadi perbaikkan, maka cocokkan waktu pada program software untuk menghindari kesalahan pada laporan statistiknya 8. Setelah semua cara penggunaan softwarenya dijelaskan diatas, maka software tersebut bisa dijalankan, perhitungan laporannya pun dapat dijalankan. Laporan tersebut dapat dihitung berdasakan status kehadiran pada semua staff atau staff tertentu dari sebuah departemen tertentu berdasarkan periode waktu tertentu. Pada Attendance Calculating and Report, pertama pilihlah awal dan akhir tanggal pada sistem staff, dengan mengklik Calculate dan sistem akan menghitung secara otomatis dan memeriksa kevalidan pada recordnya. (Diprogram tersebut masih terdapat beberapa record yang tidak benar selama digunakan perunitnya. Untuk instansi, jika salah satu staff absen dengan jari kurang lebih dua kali dalam periode yang singkat, salah satu diantara record dianggap sebagai absen yang tidak sesuai / tidak valid. Jika kita jumpai beberapa kesalahan pada perhitungan softwarenya, maka adminnya bisa juga merubah secara manual untuk menghindari kesalahan pada hasil laporannya. Catatan : Dari penjelasan diatas dengan metode flowchart, kita dapat melihat bahwa ada sebuah kesalahan pada laporan perhitungan di salah satu staffnya, alasan yang mungkin sesuai petunjuk berikut : Sistem shift staff atau shift sementara yang dianggap tidak benar. Adanya

pengecualian seperti staff yang ijin dinas keluar / ijin tidak kepentingan pribadi / lupa absen masuk atau pulang kerja dianggap tidak benar. Periksa dan hitunglah transaksi recordnya yang dianggap tidak benar.

BAB 1 PENGENALAN PRODUKTema utama pada bab ini adalah pengenalan komponen sebagai fungsi yang bagus pada T& A

Pengenalan ProdukBio Office dengan tipe OA200 memiliki multi fungsi secara tunggal pada T&A dan sistem akses kontrol terbaru yang diluncurkan pada tahun 2007, yang berfungsi untuk mendeteksi sidik jari. OA200 dapat mengidentifikasi semua kesulitan dalam pembacaan sidik jari yaitu untuk area yang sulit terdeteksi oleh alat tersebut. Tipe OA200 merupakan puncak awal dari alat T&A dengan sistem akses kontrol 128*64 pada LCD warna biru. Model alat ini dapat digunakan secara tunggal atau dapat pula disambungkan via TCP / IP. Tipe OA200 dapat mengontrol fungsi penguncian pada pintu masuk sebagai akses kontrol. Alat absensi sidik jari diidentifikasikan sebagai alat yang memiliki sistem keamanan tingkat tinggi. Record kehadiran asli bisa juga disimpan pada unitnya.

Model yang digunakan secara tunggal (standalone), desain yang lebih ringan, penginstalan yang mudah dan tampilan pada softwarenya yang ramah Sistem baterai CMOS Chip dari industri philip, dengan tampilan yang lebih menyakinkan Kecepatan dalam mengidentifikasi yang luar biasa, yaitu sekitar 1 detik Beberapa model pembacaan / verifikasi : sidik jari saja, kartu ID saja, sidik jari + kartu ID dan password. Card reader dengan sistem pilihan EM Sistem pemancar dengan akses kontrol yang mudah dan sistem output yang bekerja dengan mudah pula yang sesuai standar teknologi pada akses kontrol Dengan status pemeriksaan 16 pilihan untuk dapat dihubungkan dengan software payroll secara mudah Sistem Suara, Sistem lampu Indicator LED dengan tiga warna Metode komunikasi dengan sistem RS 232 dan TCP / IP Kapasitas pengguna : 2000 users Kapasitas alat absensi sidik jari yaitu 1760 Kapasitas kartu slot 2000 Kapasitas penyimpanan data record 5000 Ukuran kaca sensor : 140*30 ( mm )

BAB 2 CARA PENGGUNAANNYABab ini lebih mengutamakan tampilan ilustrasi dan sistem setting yang saling berhubungan, yaitu bagaimana untuk menambah dan menghapus daftar pemakai absensi sidik jari 2. Petunjuk Penggunaan 2.1 Petunjuk Penggunaan pada Tipe OA200

2.1.1 Tampilan Interface Utama pada Tipe OA200

2.1.2 Tampilan LCD secara Default

2.2 Sistem Manajemen Tekan menu untuk menampilkan tampilan password seperti gambar dibawah ini:

Masukkan default password 8888, untuk konfirmasi dan sistem akan masuk ke tampilan menu manajemen seperti gambar dibawah ini:

Simak catatan berikut : Tekan tombol in atau out untuk pindah menu. In = Up. Out = Down. Pilih menu Admin kemudian tekan Ok untuk memilih menu user enroll seperti gambar dibawah ini :

Sama dengan contoh diatas in dan out bisa digunakan untuk memindah up atau down .

2.2.1 Memasukkan User / Input Karyawan Pilihlah menu enroll user , tekan OK untuk masuk tampilan menu user enrollment sesuai gambar berikut : Untuk contoh tekan ID : 118

Masukkan ID dan tekan OK untuk masuk tampilan user enrollment sebagai berikut : Simak catatan berikut : Jika nama staff untuk ID 118 telah di upload pada unitnya

didalam software tersebut, namanya akan ditampilkan terlebih dulu dari kolom ID nya seperti gambar dibawah ini :

Untuk saat ini, baik password atau sidik jari dapat diregistrasikan. Tekan dua kali dengan jari anda pada permukaan scaner dan suara segera berbunyi. Kotak sebelah kiri pada FP 1, dicentang hingga berwarna hitam dan bagian yang terang akan pindah ke kotak FP 2 untuk mulai scan untuk backup jari kedua pengguna pada alat tersebut. Setelah sidik jari berhasil diregistrasikan, tekanlah OK untuk menyimpan dan masukkan status registrasi untuk registrasi staff berikutnya. Tekan tombol start / esc untuk keluar dari menu aplikasi tanpa harus menyimpan sidik jari yang diregistrasi.

2.2.2 Metode Pengidentifikasian Pilihlah T&A Option dan tekan OK untuk mulai menampilkan metode pengidentifikasian. Masukkan ID dan tekan OK untuk setting sesuai dengan tampilan gambar dibawah :

Simak catatan berikut : Tekan C dan Menu untuk memilih atau tidak memilih. Setelah settingan sudah lengkap, tekan OK untuk menyelesaikannya. : Absensi dengan sidik jari saja : Absensi dengan kartu ID + sidik jari : Absensi dengan kartu ID + Pasword : Absensi dengan kartu saja

FP ID + FP ID + PW CARD

CARD + FP : Absensi dengan kartu + sidik jari CARD + PW : Absensi dengan kartu + pasword

2.2.3 Access Permission Pilihlah menu Door Open , tekan OK Permission seperti gambar berikut :

untuk masuk ke tampilan Access

Simak catatan berikut : Tekan C atau Menu sebagai akses masuk atau larangan untuk staff tertentu. Lengkapilah settingannya dan tekan OK untuk melengkapi.

2.2.4 Menghapus User / Karyawan Pilihlah menu Delete User , tekan OK untuk masuk tampilan hapus user seperti gambar dibawah ini :

Masukkan ID dan tekan OK untuk mulai menghapus settingan. Menghapus Para pengguna / User dapat dilakukan sesuai petunjuk berikut :

Simak catatan berikut : Tekan tombol C dan Menu yang bisa dipakai untuk memilih antara persediaan dan penghapusan pengguna / user. Setelah settingannya lengkap, tekan OK untuk konfirmasi :

2.3 Setting Sistem Pilih menu Setup sebagai berikut :

Tekanlah OK untuk memilih sub bagian menu seperti gambar :

2.3.1 Password Admin Pilih kolom Admin PWD , tekan OK untuk masuk tampilan admin passwordnya

sesuai gambar berikut : Masukkan password baru (jika mau merubah password admin), tekan OK untuk konfirmasi dan keluar dari tampilan.

2.3.2 Setting Waktu Pilih kolom Clock Setup dan tekan OK untuk masuk tampilan setingan waktu

seperti gambar dibawah : Atur tanggal dan jam, tekan OK untuk konfirmasi dan keluar dari tampilan setting waktu. 2.3.3 Hasil Output dari Akses Kontrol Pilih kolom Output dan tekan OK untuk masuk tampilan menu akses kontrol output seperti gambar dibawah :

Simak catatan berikut : Tombol In dan Out dapat digunakan untuk mengeset waktu jeda sebelum pintu terkunci setelah membuka. Tekan OK untuk konfirmasi dan keluar dari tampilan output akses kontrol.

2.3.4 Sistem Komunikasi Pilihlah menu Comm pada menu tersebut dan tekan OK untuk masuk tampilan metode komunikasi seperti gambar dibawah :

Simaklah catatan berikut : Disini ada dua metode komunikasi , yaitu TCP / IP dan RS 232. Tombol In dan Out dapat digunakan untuk memilih salah satu. Tekan OK untuk konfirmasi dan keluar dari tampilan menu metode komunikasi.

2.3.5 Setting Jaringan Pilih menu Network lalu tekan OK untuk masuk ke tampilan menu setting jaringan seperti gambar dibawah :

Simak catatan berikut : Tombol In dan Out dapat digunakan untuk memilih field yang berbeda. Tekan OK untuk konfirmasi dan keluar dari tampilan menu Network.

2.3.6 Setting Suara (Volume) Pilihlah kolom Volume pada menunya dan tekan OK untuk menampilkan setting volume suaranya sesuai dengan gambar dibawah ini :

Simak catatan berikut : Tombol In atau Out dapat digunakan untuk menambah dan mengurangi volume suara. Tekan OK untuk konfirmasi dan keluar dari tampilan volume suara.

2.3.7 Sistem Inisialisasi (System Initialization) Pilihlah kolom Init pada menunya,tekan OK untuk menampilkan menu sistem inisialisasi seperti gambar dibawah ini :

Masukkan password (Admin Password ) dan tekan OK untuk konfirmasi sistem Inisialisasi. Simak catatan berikut : Data data tersebut tidak dapat direcoveri setelah inisialisasi. Tolong hati-hati.

2.4 Sistem Informasi Pilihlah kolom Info pada menu seperti gambar dibawah ini :

Tekan OK untuk masuk sub bagian menu

2.4.1 Informasi Pemakai / User Pilihlah menu User Info dan tekan OK untuk masuk tampilan user information seperti gambar dibawah ini :

User Information terdiri dari : Data user yang sudah diregistrasi, data sidik jari yang sudah diregistrasi, dan informasi berupa kapasitas yang sudah terpakai.

2.4.2 Sistem Informasi Kehadiran (Time Attendance Information) Pilihlah menu T&A Info dan tekan OK untuk menampilkan sistem informasi kehadiran seperti gambar dibawah ini :

Sistem Informasi ini menampilkan informasi jumlah record kehadiran yang sudah ada dan informasi jumlah kapasitas yang dipakai.

2.4.3 Sistem Informasi Unit Pilih manu Unit Info , tekan OK untuk masuk tampilan unit informasinya seperti gambar dibwah ini :

Unit informasi terdiri dari : serial number produk unitnya dan versi firmware. Simak catatan berkut : Tombol Start / Esc atau OK dapat digunakan untuk keluar dari tampilan ini.

BAB 3 SISTEM INSTALASIBab ini lebih lebih mengutamakan cara menginstal dan mengahapus instalasi pada software dan hardware untuk proses kerjanya

3. Sistem InstalasiPertama kita akan menginstal software yang merupakan latar belakang manajemen pada sistem komputernya. Simaklah petunjuk berikut :

3.1 Tata Cara Pengoperasian Spesifikasi Hardware : Pentium II 256 keatas, pentium III 500 keatas yang direkomendasikan Memori 128 Mb sampai dengan keatas Kapasitas Hardisk 100 Mb COM (USB Port) untuk koneksi CD ROM ( CD ROM untuk keperluan instalasi ) Kartu VGA dengan resolusi 800 x 600 sampai dengan keatas

Operating System : Microsoft Windows 2000 ( direkomendasikan ) Microsoft Windows XP

3.2 Sistem Instalasi Masukkan CD instalasi T&A ke CD ROM dan secara otomatis proses instalasi bekerja. Jika tidak kliklah file setup .exe pada drive CD ROM pada windows explorer. Windows akan menampilkan pop up:

Klik tab Next untuk melanjutkan instalasi ( simaklah gambar diatas ) :

Pilihlah tujuan sistem directorinya untuk menginstal progam dan defaultnya akan menampilkan C : \ Att . Klik Next untuk melanjutkan instalasi ( simaklah gambar diatas ) :

Klik Back dan instalasi akan kembali kelayar sebelumnya dan pilihlah kembali tujuan directorinya, klik Next dan instalasi akan menampilkan gambar berikut :

Penginstalan akan selesai setelah beberapa detik ( simaklah gambar diatas ) :

Klik Finish untuk menutup program instalasi dan icon

akan muncul secara

otomatis pada desktop. Klik dua kali iconnya dan program manajemen T&A muncul. Untuk tambahan Time and Attendance System telah ada pada All Program . Simaklah gambar berikut :

Shortcut dari Time and Attendance System ikut dimunculkan di All Programs.

3.3 Menghapus Program (Uninstall The Program) Klik Uninstall Time and Attendance System pada gambar diatas, klik Next dan program akan terhapus secara otomatis . Simaklah catatan berikut : Semua file dan data akan dihapus setelah proses penghapusan (uninstall) pada program, maka pastikan lebih dahulu sebelum menjalankan aplikasinya (uninstall).

BAB 4 SISTEM KOMUNIKASIBab berikut membahas tenteng bagaimana menambah, menghapus, dan mengeset sistem komunikasi antara PC dan terminal

4. Sistem Komunikasi Data

4.1 Sistem Komunikasi dan Manajemen Terminal Klik External menu pada softwarenya dan pilih Connect to Time and Attendance Machine , windows yang secara otomatis akan manampilkan pop up berikut :

Setelah berhasil terhubung via Com Port atau jaringan, maka sistem tanggal akan diupload dan didownload diantara terminal dan aplikasi softwarenya, setting parameter pada sistem terminalnya dapat dijalankan dengan mudah. Ikuti petunjuk berikut ini :

4.1.1 Penambahan Sistem Terminal Waktu (Time Attendance Terminal) Klik Add maka secara otomatis windows akan menampilkan gambar pop upnya :

Catatan : Pada kolom Match No diisi serial number. Serial Number : serial number digunakan untuk mengidentifikasi setiap terminal pada setiap unitnya . ( No. Seri dapat dilihat pada label belakang sebagai serial number ). Metode Koneksi: Setting metode komunikasi antara sistem PC dan terminal (COM, Network, RS 485 ).

Alamat IP: Alamat IP default dari mesin (alat absensi) adalah 192. 168. 0. 218 Nomor Com Port : Normalnya adalah COM 1 tapi jika ingin menggunakan COM 2 , maka nomer COM Portnya disetting dengan COM Port 2. Peberitahuan : Sistem default pada alamat IP bertujuan untuk menampilkan alamat mesin dengan nomer 192. 168. 0. 218. Jika alamat IP tersebut bukan milik sektor jaringan pada perusahaan anda, maka alamat IP pada sistem terminal harus diganti sesuai petunjuknya. Simaklah baris 4.1.8. untuk mengetahui cara merubah alamat IP. Setelah membuka sistem terminal informasi, klik OK menyelesaikan dan kembali ke menu utama pada windows .

4.1.2 Mengganti Sistem Terminal Waktu (Modify) Plilihlah sistem terminalnya dan klik Modify maka secara otomatis windows akan menampilkan gambar berikut :

Pilihlah sistem metode komunikasi dan klik OK untuk menyelesaikan modifikasinya.

4.1.3 Menghapus Terminal Waktu (Delete) Pilihlah sistem terminalnya dan klik Delete secara otomatis windowS akan menampilkan gambar berikut :

Klik OK untuk menyelesaikan penghapusan pada sistem terminalnya

4.1.4 Menghubungkan Sistem Terminal Waktu Pilihlah sistem terminalnya dan tekan Connect , secara otomatis windows akan menampilkan gambar berikut :

Pemberitahuan : Jika ingin menggunakan sistem komunikasi dengan LAN, IP komputer sebaiknya disetting dengan nomer IP : 192.168. 0. 7.dan subnet masknya : 255. 256. 255. 0 Masukkan password yang benar : Password aslinya adalah 8888. Setelah berhasil terhubung/terkoneksi, maka sistem terminal informasinya akan menampilkan ( Jumlah Staff, Versi firmwire, kapasitas sidik jari ...dll) dapat tampil pada menu windows utamanya. Artinya kita dapat melakukan beberapa pengoperasian / penggunaan yan dianjurkan.

4.1.5 Download Data Record Klik Download Record pada pilihan Operating Item dan secara otomatis akan menampilkan gambar berikut :

Klik OK untuk mendownload data record ke manajemen softwarenya.

4.1.6 Download Data Staff Klik Download Staff pada sistem operasinya dan windows akan menampilkan :

Klik OK untuk mendownload data staff ke software manajemennya.

Download Data Sidik Jari Staff Klik Download Fingerprint pada sistem pengoperasiannya dan windows akan menampilkan gambar popupnya :

Klik data staff yang akan didownload ( Tip : Dengan menekan tombol Ctrl untuk memilih sistem individu atau kelompok sesuai dengan pilihan ). Dan jika diklik All , maka semua staff akan dipilih, klik OK untuk mendownload data sidik jarinya. Maka windows akan menampilkan pop upnya :

Setelah proses download, kita dapat melihat data sidik jari staff yang telah didownload dan data sidik jari staff yang belum dimasukkan.( Pengoperasian dapat dijalankan secara menurun sesuai kebutuhan )

4.1.8 Setting Parameter pada Sistem Terminal . Klik Setting Parameter pada pilihan sistem operasinya sesuai petunjuk gambar berikut :

1. Inisialisasi Pada Alat Absensi (Initialize System). Klik Initialize System pada Data management sesuai petunjuk gambar berikut :

Klik OK untuk mulai inisialisasi. Sistem mesin akan dikembalikan sesuai settingan awal pabriknya. Dan semua data akan terhapus.

2. Sinkronisasi Waktu Alat Absensi dengan Komputer Fungsi ini untuk mengatur waktu pada mesin secara otomatis sesuai dengan komputer

3. Menghapus Data Informasi Staff Klik Delete Staffers sesuai petunjuk gambar berikut :

Klik data staff ( Gunakan tombol Ctrl atau tombol Shift untuk pilihan lebih dari satu / Multi Select ) dan jika data Staff ingin terhapus pada waktu yang sama, pilihlah Delete The Selected Staff On Computer , Klik Ok untuk menghapus data staffnya.

4. Menghapus Record Absensi Setelah proses Download Record dilakukan, Klik Delete Attendance Record Untuk menghapus record yang tanggalnya telah berakhir pada mesinnya. Setelah muncul petunjuk berikut, kemudian klik OK untuk menghapus data recordnya.

Catatan : Harap hati-hati saat menjalankan proses tersebut, lakukan proses ini setelah berhasil mendownload semua recordnya.

5. Setting Parameter Pada Mesin. Kontrol lama jeda waktu setelah kunci terbuka . Jeda waktu yang dimiliki sekitar 0 15 detik. Maksudnya berapa detik yang diperlukan untuk menutup pintu (terkunci) setelah terbuka. Waktu defaultnya sekitar 1 detik.

6. Setting Parameter Jaringan pada Mesin dengan Sistem Komunikasi COM Port. Gateway defaultnya : Gateway IP ketika terhubung ke internet Subnet mask Alamat MAC IP server : Masukkan subnet mask yang sesuai berdasarkan tipe jaringan yang ada sebenarnya. : Sistem administrator punya sumber kekuatan pada pilihan ini ( Sistem default pabriknya sudah bagus ) : Masukkan alamat IP Komputernya.

7. Metode Identifikasi Dengan Sistem Default dan Buka Pintu Secara Istimewa

Pilihlah metode pengidentifikasian berdasarkan sistem manajemen sesungguhnya sesuai dengan kebutuhan. E.g Jika settingnya sesuai gambar dibawah ini, maksudnya semua pengguna hanya bisa menggunakan kartu ID + sidik jari sebagai pengidentifikasiannya

4.1.9 Upload Data Staff Klik Upload Staffs pada pilihan Operasinya dan ikuti tampilan windows promptnya :

Pilihlah data Staff ( Gunakan tombol Ctrl atau tombol Shift untuk pilihan lebih dari satu / Multi Select) dan klik OK untuk mengupload data informasi staffnya.

4.1.10 Upload Data Sidik Jari ( Fingerprint ) Klik Upload Fingerprint pada pilihan operasinya, dan tampilan windows promptnya:

Pilihlah data fingerprint pada Staffnya ( Gunakan tombol Ctrl atau tombol Shift untuk pilihan lebih dari satu / Multi Select ) dan klik OK untuk mengupload data sidik jari staff.

4.1.11 Access Permission (Akses Kontrol) Klik Access Permission pada pilihan operasinya. Anda dapat memberikan tanda cawang untuk staff tertentu yang diijinkan untuk bisa membuka pintu denga tanda sesuai petunjuk gambar berikut : dan tanda silang X untuk staff yang tidak diijinkan

4.1.12 Timing Record Collection Klik Timing Record Collection pada pilihan operasinya, dan window akan menampilkan promptnya :

Fungsi ini memperbolehkan untuk mengumpulkan / mendownload record absen secara otomatis dari mesin dengan pengaturan waktu. Masing masing mesin memiliki 5 pengaturan waktu. Mach No. (Nomor seri mesin) : Pilihlah nomor mesin yang benar. Password : masukkan pasword sesuai dengan password mesin yang dipilih. Collecting Time : masukkan waktu / jam pada kolomnya sebelum klik Add Time , sesuai dengan kebutuhan anda untuk mendownload record secara otomatis dan klik Add untuk meyelesaikan pengaturan timing yang pertama. ( catatan : maksimal 5 aturan waktu )

4.1.13 Setting Sistem Klik Setting pada menu tool, akan muncul tampilan berikut :

Berilah tanda cawang pada Run Automatically When System Starts

Berilah tanda cawang pada Listen to Serial Port (untuk membaca benar atau tidaknya yang mana dapat dibaca berdasarkan kebutuhan sebenarnya). Listen to LAN Port adalah setting defaultnya.

4.1.14 Sistem Kontrol Waktu Sebenarnya Klik Setting pada menu tool, akan muncul petunjuk berikut :

Sistem windows akan menampilkan record dengan segera, staff mana yang sudah verifikasi. Jeda waktunya dapat diatur dari 1 hingga 120 menit untuk menampilkan real time control. Catatan : Hanya ketika anda memilih Listen to serial port atau Listen to LAN Port pada Setting , sehingga anda bisa mendapatkan data waktu sebenarnya. 4.1.15 Memutus Koneksi dengan Mesin Klik untuk memutus koneksinya

4.1.16 Keluar Dari Sistem Klik dan akan muncul tampilan prompt :

Klik OK untuk keluar dari sistem.

BAB 5 LATAR BELAKANG MANAGEMENTTema utama pada Bab ini tentang bagaimana mengumpulkan sistem record kehadiran dari terminal yang berbeda dengan manajemen softwarenya dan membuat laporan dengan tampilan yang berbeda. Background software dapat digunakan untuk mengatur sistem informasi staff, membuat aturan untuk sistem kehadiran dan sebagainya.

5. Latar Belakang Management. Managemen sofwarenya dapat mengumpulkan record kehadiran dari beberapa terminal yang berbeda, menghitungan berdasarkan setting shiftnya dan hasil akhir membuat tampilan laporan yang berbeda. Latar belakang sofwarenya bisa mengatur informasi staff, membuat aturan kehadiran dan sebagainya.

5.1 Masuk ke Sistem Klik dua kali di ikon pada dekstop untuk mulai masuk ke software program

attandancenya. Tampilan Log-in akan muncul seperti tampilan gambar dibawah ini :

Nama default administratornya adalah Admin dan passwordnya dikosongi. Sistem Log in dan dikuti tampilan berikut ini :

Tampilan Utama terdiri dari tiga bagian : 1. Sistem menu : termasuk modul fungsi penuh beserta informasi. 2. Tombol shortcut : tombol shortcut dari modul fungsi perintah, shortcut diurutkan sesuai alur kerja, untuk kemudahan dalam menjalankannya. 3. Status Kolom : menunjukkan sistem waktu secara umum , masuk ke sistem administrator dan sistem informasi.

5.2 Setting Sistem Klik " System " pada menu utama , sesuai petunjuk berikut :

5.2.1 Setting Parameter Klik " Parameter Setting " pada menu sistem. Akan diikuti tampilan windows prompt seperti gambar dibawah ini :

Sistem Parameter Dasar Masukkan nama perusahaan, sistem defaultnya " Head Office ". Masukkan nama perusahaan yang diangggap sebagai kepala Daftar Departemen. Sehari waktu kerja dihitung berapa menit sebagai dasar waktu penghitungan kehadiran yang mana akan dijadikan sistem standar peralihan untuk menghitung waktu terlambat dalam bekerja / waktu pulang awal / lembur bebas , menit merupakan standar peralihan pada jam dan hari kerja. "Late For Work as how many minutes " dapat di setting ketika no clock in / tidak absen masuk pada saat jam masuk kerja, " Early to leave as how many minutes " Ketika no clock out / tidak absen pulang pada saat jam pulang kerja. Bebas lembur dapat pula dihitung sesuai dasar waktunya seberapa banyak menit yang dibutuhkan untuk bekerja setelah jam pulang kerja. " Shift expand two days " di setting sesuai kondisi sebenarnya.

Stat. Rules (Aturan Status Kehadiran) Klik halaman " Stat. Rules " sesuai petunjuk gambar dibawah ini :

Halaman ini menggambarkan bagian " Stat. Rules " untuk item : normal , Late , Early , Business - leave , Leave , Absence , over time , Free Over time. " Accumulate by Times " : hanya dihitung total waktu , menampilkan akumulasi waktu pada laporan. " Round at Total " : menambahkan total waktu dan berdasarkan sistem sekitar unit korespoden. " Round Down " : menyisakan jumlah desimal tanpa harus diperhitungkan. sebagai contoh : jika perhitungan minimal perunitnya 1 hari , jika akumulasi waktunya adalah 1 ,1 per harinya atau 1,9 per harinya , maka hasil perhitungannya adalah 1 hari. '' Round Up '' : menyisakan jumlah desimal tanpa harus diperhitungkan. sebagai contoh : jika perhitungan minimal perunitnya 1 hari , jika akumulasi waktunya adalah 1 ,1 per harinya atau 1,9 per harinya , maka hasil perhitungannya adalah 2 hari. " Round Off : Jika perhitungan desimalnya sama atau lebih dari 0,5, maka ditambahkan 1 unit, atau yang lain diabaikan saja. Catatan : Setting " Stat. Rules " diatas akan memberikan pengaruh langsung terhadap hasil statistiknya. Buatlah settingan sesuai petunjuk diatas berdasarkan keadaaan yang sesungguhnya pada perusahaan anda untuk menjamin ketepatan dan keakuratan laporan.

Leave Class (Klasifikasi Ijin)

Klik " Leave Class ", akan diikuti tampilan gambar berikut ini :

Add new leave class / membuat klasifikasi baru : Klik " Append " , masukkan nama klasifikasi ijinnya pada kolom " Leave Classs " dan pilih warna pada kolom " Show color " dan klik " Save " untuk menyelesaikannya.

Revise Leave Class / memperbaiki klasifikasi ijin Pilih salah satu nama leave class yang ingin diperbaiki, klik " Modify " , masukkan nama baru pada kolom " Leave Class " dan warna baru pada kolom " Show Color " , Klik " Save " untuk menyelesaikannya.

Delete Leave Class / Hapus Leave Class : Pilih salah satu nama leave class yang ingin dihapus, klik delete, klik OK untuk menyelesaikannya.

Difinisi Area :

Pada halaman ini kita akan menambahkan nilai korespondensi untuk " Nation ", " Specialty " , " Position " , " Education " , pada menu " Staffer Maintenance "

5.2.2 Manajemen Administrator Klik " System " pada kolom " Administrator " diikuti tampilan windows berikut ini :

Tambah Administrator baru : Klik " Append ' masukkan nama Administrator yang baru pada kolom " Administrator ", pilih hak-hak administrator dibawah kolom administrator dan Klik " Save " untuk

menyelesaikan penambahan administrator baru. Password default pada administrator yang baru adalah 888888 . Masuklah pada menu pendaftaran administrator baru, dan Klik menu " System " --'' Administrator's Pasword Set " untuk setting pasword baru pada Administrator untuk keamanan sistem. catatan : Ketika banyak administrator yang menjalankan software ini , ini memungkinkan untuk setting akses yang benar pada masing-masing administrator. Dapat dikatakan bahwa ketika seorang administrator masuk, maka fungsinya hanya dijalankan secara terbatas.

Ganti Administrator Pilih nana Administrator , Klik " Modify " , masukkan nama baru pada administrator dan sistem korespondensi yang benar pada kolom " Administrator " dan klik " Save " untuk menyelesaikan / mengakhirinya.

Hapus Administrator Pilih nama Administrator yang akan dihapus dan Klik " Delete " untuk menyelesaikan penghapusan sesuai dengan promptnya.

Memperbaiki Password Administrator Klik menu " System " -- " Administrator's Password Set " diikuti tampilan berikut ini :

Masukkan password yang asli pada kolom " Old Pwd " masukkan password baru pada kolom " New Pwd " masukkan lagi password yang sama pada kolom " Confirm Pwd " dan Klik " Ok " untuk menyelesaikannya.

5.2.3 Merubah Record Masuk / Log Klik menu " System " kemudian " Modified Record Log " diikuti tampilan berikut ini :

Pilih Departement , ID Staff dan range waktu dan klik " Search " dan recordnya yang sama dengan kondisi diatas akan ditampilkan seperti tampilan dibawah ini :

Catatan : Mengganti record lognya akan menampilkan seluruh record kehadiran yang telah dirubah, jika ada record yang telah diperbaiki kesalahannya sebelumnya, itu dapat direcoveri dengan cara memilih record dan klik " Restore ". Kemudian klik " Close " untuk keluar dari tampilan.

5.2.4 Manajemen Log. Klik menu " System " kemudian " Managing Log " diikuti tampilan berikut ini :

Ini record log / masuk semua operasi yang dilakukan oleh setiap administrator. Pilih " Administrator " dan range waktunya kemudian klik " Search '' untuk melihat operasi apa yang telah dilakukan oleh administrator dengan range waktu yang telah dipilih, mana memungkinkan bahwa multi-administrators dapat menggunakan sofware pada waktu yang bersamaan.

5.2.5 Database Link Sistem ini diadopsi dari tampilan Interface database Microsoft ADO. Sesuai database pada Acess 2000. Database defaultnya Att2003. Mdb dibawah setup utama directorinya. Anda dapat mensetting hubungan database berdasarkan kondisi yang sebenarnya. Ketika muncul petunjuk kesalahan seperti gamabar dibawah ini, anda harus menghubungkan databasenya lagi.

Klik " Database Linking " pada menu sistemnya , diikuti tampilan berikut ini :

Masukkan nama database atau Klik tanda ....... tombol untuk memilih file database yang benar ( Catatan : Anda dapat meng klik " Test Connection " untuk mengetes hubungan yang benar dengan database )

5.2.6 Keluar dari Sistem Klik " Exit System " pada menu sistem diikuti tampilan berikut ini :

Klik " Ok " untuk keluar dari manajemen Sofware dan kembali ke sistem Windows. 5.3 HR Management Klik " HR Management " pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini :

5.3.1 Manajemen Departemen Klik " Departement Management " di menu " HR Management ", diikuti tampilan windows berikut ini :

Buat Departemen Baru

Klik " Append " masukkan nama departemen baru dan klik " Save " untuk membuat sub departemen departemen pilihan.

Rubah Departemen Pilihlah departemen, klik " Modify " dan masukkan nama departemen yang baru, kemudian klik " Save ".

Hapus Departemen Pilihlah departemen , klik " Delete " dan kemudian klik " Ok " untuk melengkapinya.

Catatan : Pengulangan pada nama departemen tidak diperbolehkan , jika masih ada staff didalam departemen yang dihapus, staff ini secara otomatis akan ditransfer ke departemen Head Office).

5.3.2 Maintenance Staff Klik " Staffer Maintenance " pada menu " HR Management " diikuti tampilan windows berikut ini :

Tambah Staff Pilihlah departement yang akan dimasukkan staffnya, klik " Append ", dan masukkan informasi staff , kemudian klik " Save " untuk melengkapi. Catatan ; Bagian pada " Calculate Attendance " , ''Calculate Over time " , " Rest on Holiday " , dibawah " Attendance Set " memiliki hubungan dengan laporan , settinglah dengan benar. Jika check box pada ''Calculate Attandance'' pada staff ini tidak dicawang, disini tidak akan ada hasil statistik untuk staff ini dilaporan. Jika kotak Check box pada " Calculate Overtime " tidak dicawang , maka hasil statistik lembur dari karyawan ini akan menjadi 0 (nol), kecuali dia punya " Temporary Shift " yang didefinisikan kerja lembur; jika kotak Check box pada " Rest on Holiday " tidak dicawang, hari libur tidak akan memberikan pengaruh pada shift untuk karyawan ini; jika kotak Check box pada " Rest on Holiday " dicawang , pada hari libur dia libur, ketika ada shift pada hari itu (holiday) untuk staff ini, shift ini akan menjadi tidak valid. Dan jika ada record kehadiran dari staff ini, record ini akan dianggap lembur bebas.

Rubah Staff

Pilihlah nama staff, klik " Modify " dan masukkan informasi yang baru kemudian klik " Save ". Catatan : Staffer ID merupakan identitas penting / eksklusif yang dimilik oleh staff tersebut , yang mana hanya dapat ditambahkan dan dihapus , tetapi tidak bisa diperbaiki.

Hapus Staff Pilihlah nama staff, klik " Delete " dan kemudian klik " Ok " untuk melengkapi. Anda harus berhati hati ketika menghapus staff pada semua record kehadiran staff, daftar shift akan dihapus pada waktu yang bersamaan.

Import Staff Klik " Import " pengimporan staff windows akan menampilkan tampilan impor staff.

Pindah Staff ke Departement Lain Pilih nama staff yang ingin anda pidah ke departemen lain, klik " Transfer " dan diikuti tampilan pop up windows berikut ini :

Pilihan departemen yang baru dan klik " Ok " untuk melengkapi.

Export Staff Klik kanan pada daftar staff dan diikuti tampilan pop up windows berikut ini :

Semua area yang ditampilkan pada daftar info staff dapat dibatasi melalui bagian submenu pada " column " . Sementara itu untuk penggantiannya akan diambil hasilnya dan disimpan. Klik " Show all Columns " untuk menampilkan semua area pada daftarnya. Klik " Export Data " dan akan diikuti tampilan prompt windows berikut ini :

Pilihlah tujuan directory untuk hasik export, file dengan format ( txt or xls ). dan nam filenya. Klik "Save " untuk konfirmasi. Catatan : File excel yang diekspor dapat digunakan untuk backup informasi dan bisa di impor kembali.

5.4 Manajemen Kehadiran Klik " Attendance " pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini :

5.4.1 Setting Liburan dan Festival Klik " Holiday List " pada menu '' Attendance '' , akan menampilkan gambar be ini :

rikut

Tambah Daftar Liburan atau Festival Klik " append ' kemudian masukkan nama liburan atau festival dan aturannya. Klik " Save " ketika sudah siap.

Rubah Daftar Liburan atau Festival Pilih liburan atau festival yang ingin anda perbaiki, kemudian klik " Modify " dan masukkan informasi baru , klik " Save " ketika sudah siap .

Hapus Daftar Liburan atau Festival

Pilih liburan atau festival yang ingin anda hapus , kemudian klik " delete " untuk menghapus daftar liburan atau festival.

5.4.2 Manajemen Shift Hubungan antara Shift dan Timetable : setting Shift harus dilakukan dengan dua langkah. Pertama, settinglah kebutuhan Timetable. Kedua, settinglah Shiftnya. Satu atau lebih Timetable dapat dimasukkan dalam satu Shift. Timetable adalah periode waktu diantara jam masuk kerja dan jam pulang sesuai peraturan perusahaan. Pada instansi, peraturan perusahaan yang dikehendaki sesuai waktu kerja yaitu antara pukul 08.00 12.00 dan 13.00 17.00. Sehingga pukul 08.00 12.00 dan pukul 13.00 17.00 merupakan dua Timetable. Jika dua Timetable tersebut ingin dibuat Shift, dua Timetable ini harus dibuat terlebih dahulu. Di sini kita menggunakan Timetable morning sebagai identifikasi pukul 08.00 12.00 dan Timetable afternoon sebagai identifikasi pukul 13.00 17.00, maka dua Timetable tersebut telah disetting. (simak baris berikut berdasarkan petunjuk lengkapnya pada bab ini yaitu bagaimana membuat Timetable) dan kemudian kita dapat membuat Shift seperti Normal Shift yang satu Shift Cycle dan Cycle Unit yang akan disetting. Kemudian kita harus membuat dua Timetable morning dan afternoon, sehingga setting Shift tersebut dapat disetting secara lengkap. Pengenalan singkat yang dijelaskan kepada anda, supaya anda mendapatkan gambaran secara umum tentang hubungan diantara Timetable dan Shift. Secara lengkap cara membuat Shift akan kita temukan pada 2 sesi berikunya.

Maintenance Timetable Klik Timetable dan Shift pada menu Attandance, akan muncul tampilan windows berikut :

Membuat Timetable Baru Klik Append dan masukkan informasi korespondensinya : Timetable Name untuk nama Timetable, Shift hari, jam masuk kerja (On Duty Time) pukul 08.00, jam pulang kerja (Off Duty Time) pukul 17.00, jam mulai bisa absen masuk (Begin Clock in Time) pukul (07.00), jam batas akhir bisa absen masuk (End Clock in Time) pukul 13.00, jam mulai bisa absen pulang (Begin Clock Out Time) pukul 16.00, jam batas akhir bisa absen pulang (End Clock Out Time) pukul 20.00, toleransi terlambat (Late error allowance) bisa diisi 5 menit , toleransi pulang lebih awal (Early Error Allowance) bisa diisi 5 menit, penghitungan jam kerja dalam hari (Count As Work Day) diisi 1 hari, penghitungan jam kerja dalam menit (Count As Work Time) sesuai lama jam kerja dari jam masuk sampai jam pulang, kalau sesuai contoh diatas diisi 480 menit, beri tanda cawang () pada kolom Must C-In dan Must C-Out, terakhir klik Save untuk menyelesaikan. (Catatan : setiap bagian harus disetting pada Timetable tanpa mengosongi kolom sebelah kiri. Begin Clock In Time dan End Clock In Time, disetting range waktu periode yang benar untuk absen masuk. Record yang tidak sesuai dengan range akan

dianggap sebagai satu data yang tidak cocok / tidak valid. Untuk contoh Begin Clock In Time diisi pukul 07.00 dan End Clock In Time diisi 13.00. Jika record absen masuk sedang menunjukkan antara 07.01 sampai 12.59, maka semua recordnya dianggap benar, tetapi jika record absen masuk menunjukkan pukul 06.59, maka dianggap tidak benar / tidak valid. Disamping itu, Begin Clock In Time dan End Clock In Time bisa lebih dari satu hari (maksudnya End Clock In Time bisa juga sebelum Begin Clock In Time) tetapi tidak bisa lebih lama dari 24 jam. Late Error Allowance maksudnya berapa menit yang dibutuhkan setelah On Duty dianggap sebagai suatu keterlambatan. Early Error Allowance maksudnya berapa menit yang dibutuhkan sebelum Off Duty dianggap pulang awal. Count As Work Day dan Count As Work Time digunakan untuk menghitung ijin keluar untuk urusan bisnis, ijin keluar, tidak masuk kerja dan lembur. Memberi tanda cawang pada Must C-In dan Must C-Out atau tidak akan berpengaruh pada hasil penghitungan. Jika Must C-In tercawang dan Timetable diikuti oleh staff yang termasuk dalam shift, dia akan dianggap absen atau akan diikutkan ke dalam pernyataan Not clock in count as late xxx minutes dalam Parameter Setting jika dia tidak absen masuk atau ijin keluar. Anggapan yang lain, jika ada record jam pulang / Off Duty hanya untuk dia, absennya akan dianggap normal.

Modifikasi Timetable Pilih nama timetable yang ingin anda rubah, dan klik Modify, kemudian masukkan informasi baru, kemudian klik Save ketika sudah selesai merubah.

Hapus Timetable Pilih nama timetable yang ingin dihapus, klik Delete, klik OK untuk menyelesaikannya. Simak catatan berikut: Begin Clock-in Time dan End Clock-in Time untuk membuat range waktu yang valid untuk absen masuk / clock-in. Clock-in / absen masuk diluar range waktu tadi akan dianggap record yang tidak valid. Ini sama dengan Clock Out Time. Settinglah berdasarkan kondisi latihan.

Contoh Tambah Sebuah Timetable Lengkapilah proses untuk penambahan empat timetable :

Shift hari normal pukul 08.00 17.00 Shift pagi pukul 04.00 12.00 Shift siang pukul 12.00 20.00 Shift malam pukul 20.00 04.00

(Informasi yang lain dapat disetting berdasarkan kondisi latihan. Simaklah gambar A pada halaman 50. Simaklah catatan disana tanpa mengosongi bagian sebelah kiri).

Maintenance Shift : Klik Shift Maintenance pada gambar A di halaman 50 dan akan diikuti tampilan windows pop up sebagai berikut :

Tambah Shift :

Klik Append dan masukkan informasi yang sesuai pada kolok Shift Name seperti : normal shift, jumlah perputaran shift (Cycle) diisi 1 , satuan perputaran shift (Cycle Unit) dalam minggu (week), dan klik Add, pilihlah timetable dan range waktu pada shift ini di tampilan windowsnya (lihat gambar B dibawah ini). Untuk mudahnya, pilih timetable Day shift dan pilih dari hari senin sampai jum'at dan kemudian klik OK, kembali ke tampilan windows tadi dan klik Save untuk melengkapi. (silahkan lihat contoh untuk detailnya)

Rubah Shift Pilihlah nama Shift yang ingin dirubah dan klik Modify, kemudian masukkan informasi baru pada Shift Name dan lainya, klik Save untuk melengkapi.

Hapus Shift Pilihlah shift yang akan dihapus dan klik delete. Contoh : tiga shift Buat shift dengan nama Three Shifts (Simak catatan berikut : ini diasumsikan bahwa shift ini perputaranya dalam minggu, perputarannya setiap 3 minggu dan staff memiliki hari libur pada hari sabtu dan minggu).

Langkah 1: Klik Append, masukkan Three shift pada kolom Shift Name, setting Cycle jadi 3 dan Cycle Unit dalam week. Silahkan lihat gambar dibawah ini :

Langkah 2: Buat Koresponden Timetable jam kerja yang cocok berdasarkan Cycle : minggu pertama ( Shift pagi, dari Senin sampai Jumat). Klik Add dan diikuti tampilan pop up windows berikut :

Pilih Timetable Shift Pagi untuk ditambahkan dan pilih range waktu untuk memakai timetable ini from monday to friday of the first week dan Klik OK untuk melengkapi setting di minggu pertama. Minggu kedua ( Shift Siang, dari senin sampai jumat ) Klik Add buat koresponden kerja dalam tampilan window (lihat hasilnya pada gambar dibawah ini )

Klik OK untuk melengkapi setting jam kerja untuk minggu kedua. Minggu Ketiga ( Shift Malam, dari Senin sampai Jumat ) Klik Add buat koresponden kerja dalam tampilan window (lihat hasilnya pada gambar dibawah ini )

Klik OK untuk melengkapi setting jam kerja untuk minggu ketiga. Setelah langkah diatas dilengkap, jangan lupa klik Save dan pembuatan tiga shift akan dijalankan. ( lihat gambar dibawah ini )

Urutkan Shift Staff Klik Staffer Schedulingpada menu attandance. Diikuti tampilan window berikut ini

: Pilih departemen atau beberapa staff yang dibutuhkan untuk mengurutkan shift, klik Arrange, diikuti tampilan windows berikut ini :

Buat Shift Baru Pilih koresponden shift, untuk contoh : tanggal mulai (commencement date) dan tanggal akhir (deadline) dari shift ini adalah normal class, klik tombol Add, klik OK pada tampilan pop up kotak dialog untuk mengakhiri penambahan shift baru. Catatan : Jika Unit perputaran dari penjadwalan adalah week dan jumlah perputaran lebih dari 2, tanggal mulainya harus disetting Sunday. Jika Unit perputaran dari penjadwalan adalah month dan jumlah perputaran lebih dari 2, tanggal mulainya harus disetting 1st day of a month.

Hapus Shift Pilih shift pada tampilan form shift yang mana yang ingin dihapus, klik tombol delete, klik OK untuk tampilan kotak dialog pop up untuk menyelesaikan penghapusan shift.

5.4.3 Arrange a Temporary Shift (Susun Shift Sementara) Ketika satu atau banyak jam kerja staff dibutuhkan untuk dirubah sementara, anda dapat menyusun shift sementara. Klik Add Temporary diikuti tampilan windows berikut ini :

Klik OK dan jadwal sementara dapat dioperasikan. Kemudian klik Add dan diikuti tampilan pop up windows berikut ini :

Klik OK dan timetable akan disimpan. Klik Save dan jadwal sementara akan disimpan. Delete Clear Cancel : menghapus timetable yang dipilih : menghapus semua timetable di tampilan range waktu : menghapus jadwal sementara yang ada pada range waktu yang dipilih.

5.4.4 Attendance Records (Record Kehadiran) Klik Attendance Records pada menu Attendance, diiukuti tampilan berikut ini :

Inquiry of attendance records (Permintaan records hadir) Pilih departemen, staff, waktu mulai dan waktu terakhir yang diperlukan untuk ditampilkan, kemudian klik Search, anda dapat melihat hasil dari record kehadiran.

Attendance record report form preview ( Form tampilan laporan record kehadiran ) Klik Report ketika windows menampilkan record kehadiran yang diminta, anda dapat mendapatkan form laporan secara otomatis.

Attendance records exporting (Meng ekpor record kehadiran) Jika ingin mengirim keluar record kehadiran, hanya perlu meng klik Export, anda dapat mengirim keluar data yang diminta.(format file : txt, xls). Klik Modify Log dan log-modify windows akan dipanggil, untuk menampilkan modifikasi log dari waktu dan record kehadiran.

5.4.5 Attendance Statistical report forms (Form Laporan Statistik Kehadiran) Menampilkan form laporan : Klik Calculating and Report pada menu Attendance, diikuti tampilan windows berikut ini :

Pilihlah tanggal mulai, tanggal berakhir dan departemen dan staffnya yang dibutuhkan untuk dihitung, kemudian klik calculate diikuti tampilan windows berikut ini :

Disana ada empat tabel informasi setelah dicari/search dan dihitung yang dapat ditampilkan dengan baik. Attendance Exceptions Shift Exceptions jam kerja Other Exceptions dan lembur dan lain-lain Calculated Items : menampilkan semua staff dihitung dari beberapa item seperti ; Normal/Hadir, Late/Terlambat, Early/Pulang Awal, Absent/Tidak Hadir, Overtime/Lembur, dll. Catatan : Ketika melakukan transaksi penghitungan Out/Keluar, harus ada Out Back/Kembali dan hanya Out/Keluar dan Out Back/Kembali dalam satu shift yang dapat dihitung. Jam-jam kerja dalam laporan : Actual-Late-Early-Out : menampilkan data staff yang yang ijin (leave), keluar : menampilkan hasil record kehadiran asli : menampilkan hasil kehadiran staff berdasarkan jadwal

Perkecualian dengan record kehadiran :

Buka The Attendance exceptions option card (kartu pilihan record kehadiran) untuk disesuaikan dengan record. Lihat gambar dibawah ini :

Kita akan melihat beberapa kesalahan seperti : State Mistake/Status Salah, Invalid Record/Record Tidak Sesuai, Repeated Record/Record Terulang dll, akan didikripsikan. (Jika kita akan memperbaiki, klik kanan pada record dan akan menampilkan menu berikut ini :

Definisi masing-masing pilihan sebagai berikut : Export Data : Meng ekspor data daftar tampilan record kehadiran ke dalam file format txt atau xls.

Create Report for Currrent Grid Change State prakteknya Deleted Selected ketika disimpan. Cancel Operation for Selected

: menampilkan dasar laporan pada data dalam

daftar tampilan record kehadiran untuk ditampilkan dan di print/cetak. : Mengganti record kehadiran yang dipilih ke pernyataan baru Secara manual berhubungan dengan record kehadiran, tergantung pada situasi : tandai recordnya seperti penghapusan manual, menghapus : membatalkan perbaikan untuk record ini

Deal With and Save : Anda dapat menyimpan record yang sudah diperbaiki. Jika anda ingin melihat record yang telah dirubah, anda dapat klik Modified Record Log pada menu sistem. Filter The Record Columns : Jika ada terlalu banyak record, anda dapat menyaringnya dan menyimpan hasil record yang anda inginkan. : Mendefinisikan kolom yang ditampilkan. Sementara itu, modifikasinya akan memberikan pengaruh dan akan disimpan. Show All Columns : Menampilkan semua field dalam Columns Catatan : Kita bisa merubah record secara manual seperti tercantum diatas untuk meyakinkan pemeriksaan laporan sesuai dengan situasi prakteknya. Jika ada operasi yang salah, catatan dapat dibetulkan kembali melalui Modified Record Log pada System. Klik kanan pada Shift Exceptions, Other Exceptions, Calculated Items diikuti menu shortcut akan menampilkan pop up berikut ini :

Operasi ini sama dengan yang dijelaskan diatas.

Report (Laporan) Klik Report dan menu berikut ini akan tampil :

Attendance Report : Menghitung record kehadiran staff Daily Report General Report : Menghitung record kehadiran staff setiap hari : Menghitung semua item kehadiran staff seperti : Normal,

Actual, Late, Early, Absent, Overtime, dll. Exceptions Report : Menghitung staff yang Out/Keluar, Overtime/Lembur, Business Leave-Personal Leave/Ijin Bisnis-Ijin Perorangan dll. Create a Report For Current Grid : Tampilan sebelum di print dari grid yang ditampilkan Lihat laporan dengan baik :

Laporan yang lain

Cetak laporan Toolbar yang ada ditampilan report adalah sebagai berikut :

Penyesuaian skala tampilan Membuka file laporan yang ada Cari file laporan (*.frp) untuk dibuka, pilih dan klik Open untuk melihat laporan. Menyimpan laporan dalam bentuk file. Pilih direktori untuk menyimpan laporannya, masukkan nama file dan klik Save untuk menyelesaikan backup laporan untuk dicek berikutnya atau kopi ke komputer lainnya untuk di print, ekstensi dari nama filenya adalah *.frp. Untuk mencetak laporan

Untuk keluar dari tampilan report

Data Export (Ekspor Data) Gambar D pada halaman 62, klik Export dan data yang ditampilkan dalam grid pada tampilan windows akan diekspor ke file dengan format (*.txt atau *.xls) ini memiliki fungsi yang sama dengan Export Data ketika di klik kanan pada setiap grid.

Exceptions Dealt With (Perkecualian Dengan Persetujuan) Gambar D pada halaman 62, klik Exception dan menu berikut akan ditampilkan :

Klik pilihan satu per satu pada menu dan tampilan modul akan ditampilkan dengan baik : Append Record, Late/Early Collectively, Business Leave/Leave, dan Modified Record Log. Jika hasil penghitungan tidak benar untuk beberapa staff, pertama, , pertama, periksa apa ada ijin (leave) atau lupa absen masuk (Clock In) atau absen pulang (Clock Out) untuk staff yang bersangkutan. Jika ada, silahkan setujui record tersebut melalui menu diatas. Silahkan lihat bab berikutnya untuk lebih jelasnya.

5.5 Deal With Exceptions (Transaksi/Persetujuan Dengan Perkecualian)

Klik Exceptions pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini :

5.5.1 Away on business/Ask for leave ( Urusan Bisnis/Ijin Keluar)

Ketika staff tidak bisa absen masuk atau pulang karena pergi keluar untuk urusan bisnis atau ijin keluar untuk keperluan lain, agar menjamin ketepatan dari statistik akhir, kita harus membuat settingan ini melalui fungsi ini. Klik Away On Business / Leave pada menu Exception, diikuti tampilan berikut ini :

Staff keluar urusan bisnis Klik Append, kemudian pilih departemen yang sesuai, ID staff, waktu mulai, waktu berakhir, jenis ijin dan klik Save ketika sudah siap.

Rubah staff ijin urusan bisnis atau ijin

Pilih staff yang ditunjuk yang ingin anda rubah, dan klik Modify. Kemudian anda bisa merubah informasi yang mungkin, klik Save ketika sudah siap.

Hapus data staff ijin tugas bisnis atau ijin Pilih staff yang ditunjuk dan informasi yang mungkin yang ingin dihapus, dan klik Delete.

5.5.2 Deal With Forgetting Punching In/Out Pulang)

(Staff Lupa Absen Datang atau

Jika staff tidak absen karena alasan khusus, anda dapat menggunakan fungsi ini untuk membuat record kehadiran yang kelupaan. Klik Append Record pada menu Exception, diikuti tampilan windows berikut ini :

Pilih Item yang bersangkutan dan klik Append ketika sudah siap.

5.5.3 Punching In/Out Collectively (Absen Masuk / Pulang Secara Kolektif) Ketika sebagian atau seluruh staff dalam suatu departemen tidak absen masuk atau pulang karena beberapa alasan, silahkan anda bisa menggunakan fungsi ini untuk membuat absen masuk atau pulang secara kolektif, klik Exception Punching In/Out Collectively, Diikuti tampilan berikut ini :

Pilih departemen, dengan demikian staff yang ada dalam departemen akan terdaftar dalam daftar karyawan, pilih staff yang ingin anda tambahkan recordnya, kemudian pilih absen masuk (In) atau pulang (Out) dan atur waktunya, klik OK untuk mengakhirinya.

5.5.4 Deal With Coming Late / Leaving Early Collectively (Datang Terlambat / Pulang Awal Kolekif Ketika datang terlambat dan pulang awal secara kolektif karena alasan yang bisa diterima, anda dapat menggunakan fungsi ini. Klik Append Record Collectively pada menu Exceptions. Diikuti tampilan berikut ini :

Ikuti langkah-langkah berikut ini : 1. Klik Dealing With Collectively Late/Early 2. Pilih range waktu untuk kolom Ignore Clock In Record 3. Pilih waktu yang telah dirubah / The Modified Clock In Time 4. Cari staff melalui departemen atau shift 5. Pilih staff 6. Klik OK untuk konfirmasi

5.6 Data Maintenance (Maintenance Data) Klik Data Maintenance pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini :

5.7 Personnel Lists Importing (Impor Daftar Data Pribadi) Klik Import Staffer List pada menu Data Maintenance, diikuti tampilan windows berikut ini.

Klik

untuk memilih daftar data pribadi yang ingin diimpor.

Pilih file yang benar yang menggunakan format *.txt atau M.S Excel (*.xls). Kemudian klik Open untuk dapat kembali ke tampilan windows diatas, klik OK untuk mulai. Definisi dari (*.txt) format data sebagai berikut : Format dari file ini hanya dapat meng impor data staff seperti ID, Nama, Departemen.

Format data harus diikuti : Staffer ID+Tab+Name+Tab+Depertemen Masing-masing informaisi staff diambil dalam satu baris, tidak boleh ada baris yang kosong antara yang satu dengan yang lain. Lihat tampilan :

Definisi dari M.S Excel (*.xls). Format data sebagai berikut : Format file ini dapat megimpor informasi staff yang meliputi : ID, Nama (Name), Departemen (Departement), Kartu (Card), Jabatan(Position), Tanggal mulai masuk kerja (Employ Date), Nomor telpon (Telephone), Alamat (Alamat), Jenis kelamin (Sex), Kewarganegaraan(Nation), Tanggal lahir (Birthday), Tempat tinggal (Native Place), ID Card, Nomor HP (Mobile), Pendidikan (Education) , SIN, Keahlian (Specialty), Letakkan item-item tersebut pada baris utama (head line) dan masukkan (input) dengan menggunakan perintah, perintah tidak dapat diganti. Lihat gambar dibawah ini :

5.7.1 Attendance Recods Importing (Impor Record Kehadiran) Klik Import Attendance record pada menu Data Maintenance, diikuti tampilan windows berikut ini :

Klik mulai.

untuk memilih file record kehadiran yang di impor, dan klik OK untuk

5.7.2 Clear The Obsolute Data (Hapus Data Mutlak/Absolut) Klik Clear Obsolute Data pada menu Data Maintenance, diikuti tampilan windows berikut ini :

Setelah sistem anda digunakan dalam waktu yang lama, anda akan mendapat banyak data absolut didalam database. Data ini memakan kapasitas hard disk dan mempengaruhi kecepatan kerja sistem anda. Pada kesempatan ini anda dapat menggunakan fungsi ini untuk menghapus data yang tidak digunakan ini. Pilih tanggal terakhir untuk menghapus data anda. Dan klik Clear untuk menyelesaikan operasi ini, setelah pembersihan, sistem akan menyuruh anda untuk meng kompres database seperti yang ditampilkan, pilih OK untuk menyelesaikannya. (Catatan : Anda hanya dapat membersihkan data satu bulan yang lalu).

5.7.3 Compress and Repair Database (Kompres dan Memperbaiki Database) Klik Compress Database pada menu Data Maintenance untuk meng kompres dan memperbaiki database.

5.7.4 Back Up the Database (Back up Database) Untuk menjamin keamanan data dan keselamatan, kami menyarankan anda untuk mem back up database secara teratur. Klik Back Up Database pada menu Data

Maintenance, kemudian pilih cara untuk mem back up database. Klik Save jika sudah siap. Mem back up database secara manual. Copy file Att2003.mdb direktori hasil penginstalan software untuk cara yang anda inginkan untuk mem back up database, jadi jika sistem rusak, anda hanya cukup mengkopi file Att2003.mdb ke direktori hasil installan lagi setelah menginstal ulang softwarenya.

5.7.5 Initialize System (Sistem Inisialisasi) Klik Initialize System pada menu Data Maintenance untuk meng inisialisasi sistem. (Catatan : Setelah sistem diinisialisasi, semua informasi/data akan hilang, sistem akan kembali ke bentuk semula ketika sudah diinstal. Yakinkanlah jika anda ingin meng inisialisasi sistem.

5.8 External Program Management (Manajemen Program Eksternal) Klik External pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini :

5.8.1 External Program (Program Eksternal) Kita dapat membuat program eksternal pada software absensi untuk ketepatan operasi, untuk contoh, kita butuh Calculation ketika kita mengoperasikan, kita dapat klik ExternalExternal Program Management, diikuti tampilan :

Klik Append masukkan Calculator ke dalam kolom Program Name, masukkan C:\winnt\System32\calc.exe pada kolom Executable File atau cari mencari program calculator, klik Save untuk mengakhiri. Anda akan melihat Calculator Program ketika anda membuka External Program Management sekali lagi. untuk

5.8.2 Connect to Time Attendance Machine (Koneksi ke Mesin Absensi) Klik ExternalConnect to Time Attendance Machine akan menampilkan tampilan komunikasi atara software dan mesin yang dapat mengkontrol mesin yang ada dikoneksikan dengan komputer, ini dapat digunakan untuk mengumpulkan data record absensi dari mesin, meng upload dan men download data staffer dan menghapus data

yang lama dan merubah waktu pada mesin. Temukan detailnya pada bab Time and Attendance Management & Communication.

BAB 6 PERTANYAAN DAN JAWABAN YANG SERING DIAJUKAN PADA MESIN FAQ1. Sidik jari saya telah didaftarkan, tetapi saya sering menjumpai satu kesalahan dalam pegidentifikasian.

Keluhan 1. Sidik jari tidak diregistrasi dengan tepat 2. Terkena cahaya matahari langsung atau terkena cahaya yang terlalu terang 3. Jari terlalu kering 4. Jari terlalu basah karena minyak atau kosmetik 5. Kualitas sidik jari saya menurun karena luka atau terkelupas 6. Cara yang salah dalam menekan jari ketika masuk / keluar 7. Sidik jari tidak terdeteksi pada permukaan sensor 8. Penekanan jari tidak cukup kuat 9. Akibat perubahan gambar sidik jari

Solusi 1. Registrasi ulang sidik jarinya,sesuai baris ilustrasi tentang penekanan jari 2. Hindarkan dari cahaya matahari langsung atau cahaya terlalu terang 3. Sentuhlah kening untuk menambah tingkat kekentalan minyak pada jari 4. Bersihkan jari dengan handuk 5. Daftarkan sidik jari anda yang lain yang mempunyai kualitas yang baik 6. Simak baris ilustrasi yang membahas cara penekanan jari 7. Bersihkan permukaan sensor dengan pita kertas selotip yang bersih yang direkomendasikan 8. Ulangi penekanan pada sensor dengan tekanan yang lunak 9. Daftarkan sidik jari anda lagi, dengan menyimak baris yang membahas tekanan jari

10. Sidik jari belum didaftarkan terlebih dahulu

10. Daftarkan sidik jari anda

2. Sistem T&A tidak bisa dihubungkan / dikoneksikan ke PC

Keluhan 1. Metode komunikasi tidak disetting secara benar 2. Kabel tidak tersambung kuat atau ada masalah pada kabel hardwarenya 3. Tidak bisa terhubung dengan COM ( kesalahan CON No ) 4. Tidak bisa terhubung dengan COM ( kesalahan settingan )

Solusi 1. Pilihlah metode komunikasi yang benar 2. Sambunglah kabel dengan tepat atau ganti dengan kabel kabel yang lain 3. Masukkan COM No dengan benar 4. Simaklah baris 4.1.4. yang membahas Connecting Time Attendance Terminal

3. Mengapa tidak ditemukan record staff padahal staff sudah absen masuk atau keluar. Keluhan 1. Terjadi proses mati pada powernya dalam waktu yang cukup lama ( settingan waktu kemballi ke posisi 0 sebagai sistem defaultnya ) 2. Sidik jari tidak terdeteksi pada record staff khusus 2. Simaklah baris 5.5.2 tentang cara menambah record absen secara manual 2.2. Simaklah baris 4.1.8 tentang cara mengatur sidik jari agar dapat dibaca dengan benar 2.3. Ganti jari yang lain dan daftarkan kembali Solusi 1. Simaklah baris 4.1.8 untuk cara sinkronisasi waktu dengan komputer

Catatan : Mesin absensi sidik jari tipe OA200 menggunakan kapasitor double layer yang terdapat pada komponen jam di mainbordnya untuk menghindari sesuatu yang

merepotkan pada perubahan tombol cellsnya agar tercipta secara teratur seperti komponen jam tradisional. Jika mesin absensi OA200 mengalami mati power / sumber tenaga untuk waktu yang lama ( lebih dari 5-7 hari ), Ini akan mereset jam pada alatnya. Settinglah tanggal dan jam sebelum digunakan kembali.

4. Mengapa Staff tidak dapat absen masuk atau keluar pada saat lampu pada scanner sidik jari dalam keadaan mati dan waktu sedang berjalan dengan baik

Keluhan 1. Alat tersebut dalam keadaan istirahat / tidak aktif 2. Scanner sidik jari dalam keadaan tidak normal mengaktifkannya

Solusi 1. Tekan sembarang tombol untuk 2. Restart alat tersebut atau ganti modul sidik jarinya

5. Mengapa ID dan sidik jari tidak bisa memeriksa secara benar Keluhan 1. Kesalahan dalam proses memasukkan ID 2. Pemakai tidak bisa menggunakan 1:1 pada metode pengidentifikasian 2. Simak baris 2.2.2 untuk mengaktifkan pilihan tersebut Solusi 1. Masukkan ID yang benar

6. Mengapa alat tersebut mengeluarkan bunyi beep secara otomatis padahal tak seorangpun menekan sidik jarinya pada waktu masuk kerja atau usai kerja

Keluhan 1. Terkena cahaya matahari langsung atau cahaya terlalu terang 2.Sidik jari tidak terdeteksi pada permukaan sensor

Solusi 1. Hindarkan dari cahaya matahari langsung atau cahaya yang terlalu terang 2.Bersihkan permukaan sensor dengan kertas pita selotip yang direkomendasikan

Catatan : Jika anda punya masalah yang lain, kirimkan email sebanyak banyak kepada kami dengan format file Zip file dikompres atau rar file diekstrak (File lognya berada pada log direktori tempat hasil penginstallan softwarenya.

BAB 7 TAMBAHAN

Tema utama pada bab ini berupa tambahan informasi tentang T&A termasuk system pengkoneksian kabel dengan akses kontrol dan cara penekanan jari yang benar.

7.1. Tambahan 7.1.1 Sistem Komunikasi dan Ilustrasi tampilan muka pada sumber tenaga ( power )

Tampilan sistem sambungan komunikasi berupa : RS 232 dan TCP / IP Tampilan sumber tenaga berupa arus DC dengan tegangan12 V

7.1.2 Tampilan Ilustrasi Konektor Akses Kontrol pada OA 200

Vin + GND W0 W1 485 A 485 B NC COM NO

: Colokkan sumber tenaga masuk kedalam dengan tegangan 12 V : Sistem ground : Sistem signal wigan D 0 : Sistem signal wigan D 1 : Sistem sambungan positif RS 485 A : Sistem sambungan negatif RS 485 B : Sistem kontak signal kering yang bersifat normal secara tertutup : Sistem sambungan berupa kontak signal yang bersifat umum : Sistem kontrak signal kering yang bersifat normal secara terbuka

Ilustrasi Penekanan Jari

Benar

Letakkan tengah dari sidik jari pada tengah-tengah sensor

Pengumuman : 1. Daftarkan proses penekan sidik ibu jari anda atau sesuai daftar index jari pengguna jika sangat mungkin untuk diperlukan 2. Tekan kata kunci untuk mengaktifkan unit yang belum aktif 3. Anda tunggu sejenak proses linenya dan jangan melakukan penekanan dengan sidik jari yang belum terdaftar 4. Hindarkan terkena sinar matahari langsung, terkena percikan air, benturan akibat benda keras dan berbahaya