SISTEM PENGOLAHAN DATA SISWA BERBASIS CLIENT SERVER

SMP NEGERI 3 GAMPING

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Hasby Maulana Pratama 07.02.6644

Muhammad David Muharom 07.02.6698

Safril Adi Husada 07.02.6703

kepada 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

 

 

INTISARI

SMP Negeri 3 Gamping saat ini masih menggunakan Ms. Excel sebagai

pengolahan datanya sehingga dianggap belum memanfaatkan kinerja komputer

secara optimal. Namun dengan metode penyimpanan data tersebut semakin hari

semakin tidak memadai. Seperti pengolahan data yang masih menggunakan

manual, keamanan data tidak terjamin, proses pencarian data yang lama, besar

kemungkinan data bisa hilang/terselip, tidak efisien.

Dengan menggunakan sistem informasi, segala permasalahan tersebut

akan dapat teratasi sehingga kegiatan akan menjadi lebih lancar dan lebih baik.

Sistem pengolahan data siswa diharapkan dapat membantu pengambilan

keputusan dalam penilaian, kenaikan kelas maupun pendataan siswa. Proses

penilaian dan kenaikan kelas mempunyai beberapa variabel yang telah ditentukan

oleh pihak sekolah, seperti nilai pengetahuan umum, nilai pengetahuan khusus,

nilai psikotest dan kemampuan berbahasa asing. Untuk proses evaluasi kinerja

karyawan mempunyai beberapa variabel seperti kedisiplinan, pengalaman kerja,

perilaku, tanggung jawab. Sistem pengolahan data siswa yang baru dibuat untuk

mengambil peluang pada sistem pengolahan data yang lama dimana masih belum

efisien serta kurang praktis dan memadai.

Pengolahan data siswa sudah terkomputerisasi sehingga proses input,

pengubahan, pencarian data, dan pembuatan laporan menjadi semakin mudah dan

cepat. Sistem pengolahan data siswa yang baru memiliki sistem enkripsi data yang

menjamin keamanan data-data di dalamnya. Mengurangi atau meminimalisir

terjadinya data yang hilang, terselip atau rusak.

Kata Kunci : Sistem Informasi, Sistem Manajemen, Database.

 

Student Information System Using Client Server for SMP Negeri 3 Gamping

Sistem Pengolahan Data Siswa SMP Negeri 3 Gamping Berbasis Client Server

Hasby Maulana Pratama

Muhammad David Muharom

Safril Adi Husada

Jurusan Manajemen Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

SMP Negeri 3 Gamping currently using Ms. Excel as its data processing that is

considered not optimally utilize the computers performance. But with the method of data

storage is increasingly inadequate. As data processing still using manual, data security is

not guaranteed, the process of finding the old data, most likely the data can be lost /

misplaced, inefficient.

By using information systems, all these problems will be resolved so that the

activities will become more fluent and better. Data processing system students are

expected to help decision-making in the valuation, an increase in both class and student

data collection. Assessment process and increase the class has several variables that

have been determined by the school, such as the value of general knowledge, the value

of specialized knowledge, values and ability to speak foreign psikotest. For the employee

performance evaluation process has several variables such as discipline, work

experience, behavior, responsibility. Data processing system of the new students are

made to take a chance on the old data processing system which is still not efficient and

less cumbersome and inadequate.

Data processing has been computerized so that the students input, alteration,

retrieval of data, and preparing reports has become easier and faster. Data processing

system of new students who have a data encryption system that guarantees security of

data in it. Reduce or minimize the occurrence of missing data, stuck or damaged.

Keywords : Information System, Management System, Database.

 

1.1. Latar Belakang

SMP Negeri 3 Gamping saat ini masih menggunakan Ms. Excel sebagai

pengolahan datanya sehingga dianggap belum memanfaatkan kinerja komputer

secara optimal. Namun dengan metode penyimpanan data tersebut semakin hari

semakin tidak memadai. Dan beberapa permasalahan pada sistem pengolahan

data yang lama antara lain:

1) Pengolahan data yang masih menggunakan manual sehingga

proses pemasukan data relatif lama.

2) Keamanan data kurang terjamin.

3) Proses pencarian data cukup lama.

4) Besar kemungkinan data hilang atau terselip.

5) Kurang efisien.

Sistem pengolahan data siswa yang baru dibuat untuk mengambil peluang

pada sistem pengolahan data yang lama dimana masih belum efisien serta kurang

praktis dan memadai. Beberapa keuntungan penggunaan sistem pengolahan data

siswa yang baru antara lain :

1) Pengolahan data siswa sudah terkomputerisasi sehingga proses

input, pengubahan, pencarian data, dan pembuatan laporan

semakin mudah dan cepat.

2) Sistem pengolahan data siswa yang baru memiliki sistem enkripsi

data yang menjamin keamanan data–data di dalamnya.

3) Mengurangi atau meminimalisir terjadinya data yang hilang,

terselip atau rusak.

 

1.2. Rumusan Masalah Penelitian

Dari latar belakang masalah tersebut diatas dapat diidentifikasi bahwa

rumusan masalah yang ada adalah :

1) Banyaknya siswa dan perhitungan nilai-nilai yang cukup merepotkan

serta report yang masih dicetak secara manual.

2) Dengan disimpannya data-data yang masih tidak terproteksi

menyebabkan semua orang dapat mengaksesnya, sehingga

keamanan data sangat tidak aman.

3) Borosnya tenaga yang digunakan oleh guru dan pegawai untuk

mengolah data-data siswa swcara manual juga mengakibatkan

borosnya efisiensi sumber daya. Kecepatan dalam proses data juga

sangat kurang dikarenakan proses manual membutuhkan banyak

waktu.

Oleh karena itu sebagai solusi dari permasalahan diatas maka dibangunnya

suatu Sistem management akademik sebagai pengganti sistem lama yang selama

ini ada.

1.3. Batasan Masalah

1) Pendataan siswa

2) Pendataan kelas

3) Pendataan mata pelajaran

4) Pendataan guru

5) Pendataan nilai

6) Pendataan laporan siswa

7) Pendataan laporan kelas

8) Pendataan laporan mata pelajaran

9) Pendataan laporan guru

10) Pendataan laporan nilai

 

1.4. Metode Pengumpulan Data

1) Metode Interview

2) Metode Observasi

3) Metode Sampling

4) Metode Pustaka

1.5. Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penyusun membagi sistematika

penulisan menjadi lima bab dengan rincian sebagai berikut :

Bab I Pendahuluan

Berisi tentang latar belakang yang diteliti, rumusan masalah, batasan

permasalahan, maksud dan tujuan, metode pengumpulan dan sistematika

penulisan.

Bab II Dasar Teori

Dasar teori dan tinjauan pustaka adalah konsep yang relevan dengan obyek

penelitian yang digunakan sebagai dasar untuk pembuatan aplikasi, yaitu

membahas tentang MySQL Server, Visual Basic, Data Report, dasar teori dari

sistem informasi, dan basis data.

Bab III Tinjauan Umum

Bab ini berisi tentang gambaran umum tentang sejarah berdiri, visi dan misi,

tugas dan fungsi, struktur organisasi, sistem yang diusulkan.

Bab IV Pembahasan dan Perancangan Sistem

Pada bab ini membahas tentang perancangan dan pembahasan sistem,

pendataan siswa dan karyawan secara umum, terdiri dari data pribadi maupun

data tambahan lainya, dan mata pelajaran, data tahun ajaran, data nilai harian

maupun ulangan umum yang juga digunakan untuk memproses penilain dan

kenaikan kelas. Serta perancangan database dan perangkat lunak untuk sistem

pengolahan data siswa yang menghasilkan laporan-laporan untuk keperluan data

sekolah seperti laporan data siswa, laporan data guru, laporan data nilai dan

raport.

Bab V Penutup

Bab ini merupakan penutup dari penjelasan yang berisi tentang kesimpulan

dan saran.

 

2.1. Perancangan Sistem

2.1.1. Document Flowchart

Sangat berguna untuk mengetahui permasalahan yang ada

pada suatu perusahaan. Dari sini dapat diketahui apakah sistem informasi

tersebut masih layak dipakai atau tidak, serta masih manual atau sudah

komputerisasi. Jika sistem informasinya tidak layak dipakai lagi maka perlu

adanya perubahan dalam pengolahan datanya sehingga menghasilkan

sistem informasi yang cepat dan akurat supaya menghasilkan suatu

keputusan yang lebih baik.

2.1.2. Data Flow Diagram (DFD)

Sistem Pengolahan Data Siswa SMP

Negeri 3 GampingGuru

Kepala Sekolah

Data Nilai Data SiswaData GuruData Mata PelajaranData KelasDataTahun AjaranData Wali KelasData Kelas Siswa

Laporan SiswaLaporan NilaiLaporan Tahun Ajaran

Tata Usaha

 

Data Flow Diagram Level 0 yang diusulkan

 

Tata Usaha

Proses Data Guru

Proses Data Siswa

Proses Data Kelas

Data Guru Data Kelas

Proses Data

Mapel

Data Nilai

Kepala Sekolah

Prose Data Kelas Siswa

Proses Data Thn

Ajaran

Guru

Proses Data Nilai

Data Siswa

Data MapelData Thn

Ajaran

Data Kelas Siswa

Input data guru

Input data sisw

a

Input data

kelas

Input da

ta map

el

Input data kela

s siswa

Input d

ata thn aja

ran

Laporan data sisw

a

Lapora

n data nilai

Laporan da

ta tahun ajaran

Proses Data Wali

Kelas

Data Wali Kelas

Input data w

ali kelas

 

Data Flow Diagram Level 1 yang diusulkan

 

2.1.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

SISWA

memiliki

memiliki GURU

PELAJARAN

KELAS

memiliki

I

N Nmemiliki N N

mengajar

TAHUN AJARAN

NILAII

N

memiliki

N

N N

N

I

memilikimemiliki

I I

I

N

Nis

Nis

Nama

IdNilaiKdMapel

Tempat_lhr JenKel

KdMapelMapel

KdKelas Kelas

NIPNama

Th_AjranKd_ThnAjaran

Alamat

 

ERD terdiri dari 3 komponen yaitu :

1) Entitas

2) Atribut

3) Kerelasian/Hubungan

2.1.4. Perangkat Lunak yang Digunakan

1) MySQL Server

2) Visual Basic 6.0

3) Data Report

 

4.1. Perancangan Sistem

4.1.1. Relasi Antar Tabel

Guru

Nip *Nm_Guru

Tmpt_LahirTgl_Lahir

Jen_KelaminAgama

Pendidikan_AkhirSpesialis

StatusAlamat

Siswa

Nis *Nm_SiswaGol_Darah

Jen_KelaminTmpt_LahirTgl_LahirAgama

War_NegaraAnakKeAlamatPhone

Sek_AsalTgl_SttbNo_Sttb

Thn_MasukNm_OrtuPek_Ortu

Kelas

Kd_Kelas *Nm_Kelas

Keterangan

Kelas_Siswa

Thn_Ajaran*Kd_Kelas **

Nis **

Kelas_Wali

Kd_ThnAjaran*Kd_Kelas **

Nip **

Nilai

IdNilai *Nis **

Kd_Pelajaran *NilHarianNilTugas

NilUUNilRerataUserId **

Pelajaran

Kd_Pelajaran **Nm_Pelajaran

AkronimJenisBobot

* = Primary Key (Kunci Utama)

Keterangan :

** = Foreign Key (Kunci Tamu)= Bentuk Relasi One to Many

Tahun Ajaran

Kd_ThnAjaran**Thn_ Ajaran**

Guru Mengajar

Nip**Kd_Pelajaran*Thn_Ajaran*

 

 

4.1.2. Perancangan Input dan Output

1) Rancangan Input Data Siswa

2) Rancangan Input Data Pengguna

 

3) Rancangan Output Laporan Semua Data Siswa

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil kegiatan analisis sistem pengolahan data siswa pada

SMP Negeri 3 Gamping dapat diketahui bahwa sampai saat ini masih dilakukan

secara manual. Maka sistem yang berjalan mempunyai kekurangan antara lain:

a) Sistem pengolahan data siswa yang diterapkan oleh SMP Negeri 3 Gamping

masih dilakukan secara manual, sehingga sistem tersebut mempunyai

banyak kelemahan diantaranya kurang efektif dan efisien terhadap waktu

dan biaya.

b) Sistem komputerisasi pengolahan data siswa yang dibuat ini dapat

mempermudah dalam hal pencarian data yang berkaitan dengan siswa dan

SMP karena data tersimpan secara terstruktur.

c) Kesulitan dalam penulisan laporan, karena pendataan disimpan secara

manual dalam lembar-lembar buku berbentuk arsip, dalam pembuatan

laporan juga lama, karena harus mencari dan mengumpulkan data-data

yang akan dilaporkan.

Pada sistem pengolahan data siswa yang ada pada SMP Negeri 3

Gamping selain mempunyai kelemahan juga mempunyai kelebihan yaitu:

“Sistem dapat lebih menyesuaikan jika terjadi perubahan secara mendadak’’

 

Salah satu upaya untuk mengatasi kekurangan diatas adalah dengan

memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkurang saat ini yaitu dengan

membuat software aplikasi pengolahan data siswa. Kelebihan dari sistem aplikasi

ini adalah:

a) Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, pelayanan terhadap siswa

dapat ditingkatkan baik dari segi kuantitas dan kualitas yang tentunya akan

berdampak pada kenaikan jumlah siswa.

b) Kemampuan komputer mengolah data secara cepat dan tepat meningkatkan

efektifitas waktu.

Selain mempunyai kelebihan komputer juga mempunyai kelemahan

diantaranya adalah :

‘‘Tidak dapat secara cepat untuk menyesuaikan situasi jika terjadi

perubahan.”

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Arief, Rudianto, M. 2006.Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000. Penerbit Andi. Yogyakarta.

Razaq, Abdul. 2004. Belajar Cepat langsung Praktek Visual Basic 6.0. Penerbit

Indah Surabaya.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft

SQL. Penerbit Andi. Yogyakarta.

Komputer, Wahana. 2010. Membuat Aplikasi Client Server dengan Visual Basic

2008. Penerbit Andi. Semarang.

Kadir, Abdul. 2010. Mudah Mempelajari Database MySQL. Penerbit Andi.

Yogyakarta.