BAB I Pendahuluan

1.1

Tentang Ms. Access

Untuk membuat program aplikasi database dituntut untuk menguasai salah satuu bahasa pemrograman yang ada. Selain itu juga kita harus banyak latihan membuat program aplikasi agar kemampuan kita semakin meningkat.

Perkembangan program database terus meningkat sejalan dengan berkembangnya teknologi computer yang demikian pesatnya. Begitu juga dengan program database yang dikemas dalam Microsoft Office (Microsoft Access) terus berkembang pesat dengan berbagai kemudahan da n kecanggihannya.

Microsoft Access 2000 yang dibundel dalam Microsoft Office 2000 ini dalam perkembangannya sempat tersendat dimasa -masa awal. Namun dengan berbagai feature dan kelebihannya maka tidak sedikit kalangan programmer mulai melirik dan mengguna kan Microsoft Access sebagai program database instant dilingkungan computer PC yang cukup handal.

Untuk dapat membuat program aplikasi menggunkanan Microsoft Access maka yang pertama kali kita buat adalah Database. Database adalah kumpulan informasi yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.

1.2

OOP (Object Oriented Programming) Microsoft Access juga merupakan salah satu Object Oriented

Programming (OOP), maksudnya adalah suatu program dibagi -bagi kedalam

beberapa bagian kecilyang disebut objek. Adapun objek-objek yang terdapat dalam database Microsoft Access adalah sebagai berikut :

1) Tables adalah kumpulan data yang tersusun menurut aturan tertentu dan berhubungan dengan topic tertentu dan merupakan sarana penyimpan data. Merupakan objek yang pert ama kali harus dibuat sebelum onjek yang lainnya.

2) Queries adalah tabel lain yang merupakan hasil penyaringan data dengan syarat tertentu dari satu tabel atau lebih untuk menampilkan data yang diinginkan sesuai dengan keperluan.

3) Forms

adalah sarana lain yang digunakan untuk menampilkan data

dan midifikasi data.

4) Reports adalah sarana yang digunakan untuk menampilkan data dalam bentuk laporan, yakni data yang ditampilkan dapat dibentuk menjadi suatu informasi yang penting.

5) Pages

adalah objek yang digunakan untuk membuat halaman web

berupa data access page yang dapat diakses dalam jaringan computer, baik intranet maupun internet.

6) Macros adalah objek yang digunakan untuk menghemat urutan proses proses yang sering dilakukan menjadi sebuah proses.

7) Modules adalah objek yang digunakan untuk menyusun

proses yang

akan digunakan untuk suatu kebutuhan tertentu dengan cara menuliskan kode program menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic for Application (VBA).

BAB II Tahap Persiapan

2.1

Membuat Database

Seperti yang sudah dijelaskan sebelu mnya bahwa yang pertama kali harus dibuat adalah database. Adapun cara membuat database pada Microsoft Access adalah sebagai berikut:

Klik menu File, Pilih New. Maka akan m uncul Task Pane disebelah kanan seperti gambar dibawah ini.

Pilih Blank Database, kemudian tentukan tempat penyimpanan dan nama file kemudian klik Create .

Gambar II.1 Menentukan Nama dan Tempat Penyimpanan Database

Gambar II.2 Jendela Database CashRegister

Database CashRegister sudah terbentuk, langkah selanjutnya adalah membuat objek yang lain yaitu Tabel.

Sebelum kita membuat tabel sebaiknya kita mengenal terlebih dahulu Jenis Data (Data Type) yang ada pada tabel.

2.1.1 Mengenal Tipe Data (Data Type)

Sebuah Tabel terbentuk dari beberapa field yang memilki tipe data berbeda dan hendaknya diperhatikan jangan sampai salah menggunakan tipe data, karena dapat membuat database kita bekerja tidak optimal serta menyebabkan ukuran file menjadi sangat besar. Pada Microsft Access 2000 tipe-tipe data yang dapat digunakan dalam merancang suatu tabel adalah sebagai berikut :

Text Tipe data text merupakan tipe data yang paling sering digunakan karena tipe data ini bisa menampung AlfaNumeric (Alfabetic dan Numeric). Panjang maksimum karakter yang dapa t ditampung dari tipe text adalah 255.

Number Tipe data number merupakan tipe data yang hanya digunakan untuk menyimpan data numeric. Dengan tipe data ini, perhitungan matematis dapat dilakukan dengan mudah tapi tidak semua data yang berisi numeric atau angka harus menggunakan tipe data ini. Misalnya untuk nomor telepon, kita tidak perlu menggunakan tipe data ini karena nomor telepon tidak akan diproses secara matematis.

Date/Time Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam dalam periode tahun 100 dan 9999. panjang maksimum yang dapat ditampung adalah 8 karakter .

Memo Merupakan tipe data yang mirip dengan tipe data text, tapi tipe data ini memiliki kemampuan lebih yaitu dapat menampung karakter hingga 65535. satu hal yang perlu diperhatikan adalah ukuran file database akan sangat besar sekali.

Currency Umumnya tipe data ini digunakan untuk menampung nilai mata uang yang bisa diproses matematis.

AutoNumber Berisi angka urut atau angka acak yang ditetapkan oleh Microsoft Access untuk record baru yang ditambahkan kesebuah field. Umumnya digunakan untuk jenis data atau nilai yang unik, yaitu data yang tidak boleh ada nilai yang sama.

Yes/No Tipe data Yes/No merupakan tipe data yang hanya berisi due nilai saja yaitu Yes/No atau True/false dan On/Off

OLE Object Merupakan tipe data yang digunakan untuk eksternal objek, seperti file dokumen, gambar, suara data biner dan sebagainya. Kapasitas yang disediakan oleh tipe data ini sampai 1 GigaByte.

Hyperlink Merupakan gabungan dari te xt dan numeric yang disimpan dalam bentuk text dan digunakan sebagai alamat hyperlink, seperti www.bsi.ac.id .

Lookup Wizard Merupakan tipe data yang bisa digunakan untuk memilih sebuah nilai dari tabel atau dari sebu ah daftar nilai yang ditampilkan dalam kotak daftar (List Box) atau kotak kombo (Combo Box).

2.2

Membuat Tabel

Setelah database terbentuk kita bisa membuat objek -objek yang liannya, dan yang pertama kali harus dibuat adalah tabel. Dalam pembuatan tabel ada tiga cara, yaitu Create table in Design view, Create table by using wizard dan Create table by entering data. Yang paling sering digunakan

adalah cara yang pertama karena kita bisa langsung menentuan nama field, tipe data dan propertinya. Adapun cara pembuatan tabel dengan cara yang pertama adalah sebagai berikut :

Klik dua kali Create table in Design view Tentukan Nama Field, Tipe Data dan Propertinya Untuk keperluan relasi, maka kita hartus menentukan Kunci Utama (Primary Key) pada beberapa tabel. Caranya dengan memilih salah satu Nama Field kemudian klik gambar pada Toolsbar. pada

Simpan dengan nama Tabel_Item dengan mengklik gambar Toolsbar

Filed Name Data Type Filed Size KodeItem NamaItem Harga1 Harga2 StokAwal Text Text Number Number Number 8 50 Long Integer Long Integer Long Integer Gambar II.3 Struktur Tabel_Item

Tabel II.1 Struktur Tabel_Item

Tutup jendela Tabel_Item, kemudian buat tabel -tabel yang lain di bawah ini.

Field Name Data Type NoNota TglNota Jam Nota Kasir

Field Size

AutoNumber Long Integer Date/Time Date/Time Text 30

Brutto Discount Netto Bayar Kembali

Number Number Number Number Number

Long Integer Long Integer Long Integer Long Integer Long Integer

Tabel II.2 Struktur Tabel_Nota

Filed Name Data Type Filed Size NoNota KodeItem Jumlah Number Text Number Long Integer 8 Long Integer Gambar II.5 Struktur Tabel_Detail_Nota 2.3 Membuat Hubungan Antar Tabel (Relationships)

Tabel II.3 Struktur Tabel_Detail_Nota

Setelah tabel-tabel yang kita butuhkan terbe ntuk maka langkah selanjutnya adalah menentukan hubungan atau relasi antar tabel agar memudahkan dalam meracang objek berikutnya yaitu Quieries, Forms dan Reports. Adapun caranya sebagai berikut :

Klik menu Tools, pilih Relationships atau klik gambar

pada Toolsbar

Gambar II.6 Menampilkan Menu Relationship

Maka akan muncul seperti gambar dibawah, pilih semua tabel kemudian klik Add, lalu klik Close untuk menutup.

Gambar II.7 Menentukan Tabel Untuk Pembuatan Relationship

Berikutnya

menghubungkan

t abel,

sebagai

contoh

kita

akan

menghubungkan Tabel_Nota dengan Tabel_Detail_Nota berdasarkan NoNota. Klik NoNota pada Tabel_Nota kemudian drag dan lepaskan diatas NoNota pada Tabel_Detail_Nota.

Gambar II.8 Jendela Perancangan Relationship

Maka akan muncul jendela seperti gambar dibawah ini, sesuaikan kemudian klik Create. Lakukan cara yang sama untuk menghubungkan Tabel_Item dengan Tabel_Detail_Nota.

Gambar II.9 Membuat Relasi Antara Tabel_Nota dengan Tabel_Detail_Nota

Gambar II.10 Hasil Akhir pembuatan Relationship

2.4

Membuat Query

Tujuan pembuatan query adalah untuk memani pulasi data yang ada pada tabel, bisa lebih dari satu tabel untuk data sumbernya. Untuk

pembuatan Query aca dua cara, yaitu Create query in design view dan Create query by using wizard. Untuk kali ini kita coba membuat query Q_Detail yang berfungsi untuk menampung data barang yang dibeli dengan cara Design view. Adapun langkahnya sebagai berikut :

Klik dua kali Create query in Design view Pilih Tabel_Item dan Tabel_Detail_Nota, k emudian kilk Add

Gambar II.11 Menentukan Tabel Dalam Pembuatan Query Q_Detail_Nota

Isi kolom-kolom dengan field sesuai dengan bentuk query yang kita inginkan. Caranya klik dua kali field yang ada didalam tabel, maka kolom pertama akan terisi sesuai de ngan field yang pilih. Lanjutkan untuk mengisi kolom berikutnya sesuai dengan gambar dibawah ini.

Field NoNota KodeItem sNamaItem Harga2 Jumlah

Tabel Sumber Tabel_Detail_Nota Tabel_Detail_Nota Tabel_Item Tabel_Item Tabel_Detail_Nota

JumlahHarga Ekspresi

Tabel II.4 Struktur Query Q_Detail_Nota

Untuk JumlahHarga langsung ketik dikolom terakhir JumlahHarga:([Harga2]*[Jumlah]) Klik gambar untuk menyimpan dengan nama Q_Detail_Nota

Gambar II.12 Hasil Akhir Query Q_Detail_Nota

2.5

Membuat FormKasir dan Subform

Untuk pembuatan FormKasir dan Subform kita menggunakan Wizard, karena dalam satu kali pembuatan dapat membuat dua form yaitu FormKasir dan Subform.

Klik dua kali Create form by using wizard Tentukan sumber data yang pertama, pilih pada bagian Ta bles/Queries yang pertama adalah Tabel_Nota. Pindahkan semua field ke sebelah kanan dengan tombol Kemudian untuk data yang kedua, pilih Query Q_Detail_Nota. Pindahkan semua field kecuali NoNota menggunakan tombol Klik tombol Next > untuk melanjutkan langkah berikutnya.

Gambar II.13 Menentukan Sunber Data Untuk FormKasir

Gambar II.14 Menentukan Sunber Data Untuk Subform

Pada tampilan dibawah adalah informasi bahwa bagian atas adalah FormKasir dan yang bawah Subform. Klik Next > untuk langkah berikutnya.

Gambar II.15 Menentukan Tampilan Form

Untuk Layout atau tampilan tidak perlu diubah yaitu Datasheet. Klik Next> untuk melanjutkan.

Gambar II.16 Menentukan Layout Form

Pada langkah ini adalah untuk memilih Style atau gaya dari form. Untuk kali ini pilih Standard. Klik Next>.

Gambar II.17 Menentukan Style Form

langkah terakhir adalah menentukan nama, ketik FormKasir pada kotak Form: dan Subform pada kotak Subform: seperti gambar dibawah. Kemudian klik Finish.

Gambar II.18 Menentukan Nama Form dan Subform

Selesai pembuatan form maka akan muncul form seperti gambar dibawah.

Gambar II.18 Hasil Akhir FormKAsir

BAB III Tahap Pembuatan

Pada bab tiga ini kita akan menyempurnakan form yang sudah kita buat sebelumnya, termasuk membuat query dan repot untuk pembuatan struk yang akan mencetak transaksi .

3.1

Modifikasi FormKasir

Setelah selesai pembuatan FormKasir dan Subform, hasilnya terlihat tidak sesuai dengan apa yang kita inginkan.

Gambar III.1 Tampilan FormKasir Sebelum D imodifikasi

Seperti masih adanya garis tegak disebelah kiri form, kemudian adanya penggulung layar atau Scroll Bars . Itu semuabisa kita sembunyaikan, adapun caranya sebagai berikut :

Tampilkan FormKasir dalam keadaan Design View, kemudian Klik Kanan pada bagian yang kosong, atau pada contoh gambar dibawah pada bagian Form Footer.

Gambar III.2 Cara Menampilkan Properties FormKasir

Maka akan muncul jendela Properties dari Form seperti gambar dibawah. Atur nilai dari properties seperti yang di beri tanda lingkaran

Gambar III.3 Jendela Properties FormKasir

Tambahkan Judul dengan menggunakan label

pada ToolBox, letakan

di bagian Form Header. Kemudian atur posisi objek yang lain sehingga seperti gambar dibawah.

Gambar III.4 Tampilan FormKasir Setelah Dimodifikasi

3.2

Modifikasi Subform

Pada modifikasi subform tidak terlalu banyak, hanya menambahkan objek textbox pada bagian Form Footer yang berfungsi untuk menampung nilai penjumlahan dari JumlahHarga. Adapun langkanhnya sebagai berikut :

Tampilkan Subform, kemudian tambahkan objek TextBox dibagian Form Footer. Klik kanan pada bagian Unbound, kemudian ubah nilai dari Name dan Control Source seperti gambar dibawah. Tutup Subform, kemudian kita lanjutkan modifikasi FormKasir.

Gambar III.5 Merubah Nilai P roperties TextBox Pada SubForm

Tampilkan FormKasir dalam mode Design View Tambahkan objek TextBox dibawah subform, kemudian tampilkan properties dan ubah nilai Name dan Control Source .

Gambar III.6 Menambahkan TextBox dan Merubah Nilai Properties Pada FormKasir

Kemudian tambahkan lagi TextBox, letakan dibagian yang kosong, kemudian tampilkan properties dan ubah nilai Name dan control source seperti gambar dibawah.

Gambar III.7 Menambahkan TextBox Lain dan Merubah Nilai Properties Pada FormKasir

Gambar III.8 Tampilan FormKasir Setelah Modifikasi Lanjutan

3.3

Membuat Query Struk

Query Q_Struk dibuat untuk menampung data transaksi dan nantinya digunakan untuk pembuatan struk. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut :

Masuk kedalam bagian Query, kemud ian klik dua kali Create Query in Design view. Pilih Tab Both, pilih Q_Detail_Nota dan Tabel_Nota kemudian klik Add

Gambar III.9a Menentukan Sumber Data Query Q_Struk

Gambar III.9b Menentukan Sumber Data Query Q_Struk

Tentukan field yang akan digunak an untuk pembuatan struk, yaitu :

Field NoNota TglNota JamNota

Tabel Tabel_Nota Tabel_Nota Tabel_Nota

Criteria [Forms]![FormKasir]![NoNota]

Kasir KodeItem NamaItem Harga2 Jumlah JumlahHarga Brutto Discount Netto Bayar Kembali

Tabel_Nota Q_Detail_Nota Q_Deail_Nota Q_Detail_Nota Q_Detail_Nota Q_Detail_Nota Tabel_Nota Tabel_Nota Tabel_Nota Tabel_Nota Tabel_Nota

Tabel III.1 Struktur Query Q_Struk Ket : [Forms]![FormKasir]![NoNota] = Hanya menampilkan data yang sesuai dengan NoNota pada FormKasir saja.

Gambar III.10 Struktur Query Q_Strul

klik gambar

untuk menyimpan dengan nama Q_Struk

3.4

Membuat Repot Struk

Report struk adalah tampilan Struk dari hasil transaksi penjualan yang akan secara otomasti tercetak setelah selesai memas ukan data. Ikuti langkah berikut ini.

Masuk kebagian Report, klik dua kali Create Report by Using Wizard Tentukan datanya dari Q_Struk, pindahkan semua field kedalam kotak sebelah kanan dengan menekan tombol >>, kemudian klik Next>

Gambar III.11 Menentukan Sumber Data Report Struk

Tentukan Grouping berdasarkan NoNota, Klik Next> untuk kelangkah berikutnya.

Gambar III.12 Menentukan Grouping

Tentukan pengurutan berdasarkan KodeItem secara Ascending, klik Next>

Gambar III.13 Menentukan Sorting

Pilih Align Left 1 untuk Layout, klik Next>

Gambar III.14 Menentukan Layout Reptr Struk

Pilih Corporate untuk Style, lalu klik Next>

Gambar III.15 Menentukan Style Report Struk

Ketik Rpt_Struk pda kotak title, kemudian klik Finish .

Gambar III.15 Menentukan Judul Sekasligus Nama

Maka akan muncul jendela Enter Parameter Value, itu karena menjalankannya tidak melalui FormKasir. Masukan 1 klik OK atau klik Cancel.

Gambar III.16 Jendela Enter Parameter Value

Gambar III.17 Report Struk Dalam Mode Des ign

Untuk mendapatkan bentuk seperti Struk yang sering kita dapat ketika selesai membeli barang-barang di Toko atau Mall. Maka kita harus merubahnya seperti gambar dibawah.

Gambar III.17 Hasil Modifikasi Report Struk

Gambar III.19 Contoh Struk

BAB IV Tahap Penyelesaian

4.1

Menambahkan VBA (Visual Basic Application)

Pada proses penyelesaian ini kita akan menambahkan kode VBA (Visual Baisc Application) agar Program kita bisa berjalan seperti layaknya mesin kasir yang sudah ada.

4.1.1 FormKasir

Pada tahap penyelesaian ini kita akan menambahkan kode VBA pada kedua form yaitu FormKasir dan Subfor. Adap un langkahnya sebagaii berikut:

Tampilkan FormKasir dalam mode Design View, kemudian klik kanan pada objek Bayar, pilih Build Event, pilih Code Builder klik OK Lalu ketik perintah dibawah ini.

Gambar IV.1 Kode VBA Untuk FormKAsir

4.1.2 Subform

Selain FormKasir yang kita tambahkan kode VBA Subforn juga perlu kita tambahkan VBA. Langkanya sebagai berikut :

Tampilkan Subform dalam mode Design View, ke mudian klik kanan pada objek KodeItem, pilih Build Event, pilih Code Builder klik OK Lalu ketik perintah dibawah ini.

Gambar IV.2 Kode VBA Untuk Suform

Daftar Pustaka

Haryanto,

Agus.2003.Membuat Aplikasi Sederhana

Dengan Microsoft

Access.Jakarta.Kuliah Umum Ilmukomputer.com

Permana,

Budi.2005.36

Jam

Belajar

Komputer

Microsoft

Access

2003.Jakarta.PT. Elex Media Komputindo

Tutang.2002.Belajar Cepat Microsoft Access 2000.Jakrta.Datakom Lintas Buana.Jakarta