Ms Project 2007 Instruction

Diktat Pelatihan Microsoft Project 2007

BAB I

PENDAHULUAN

Proyek adalah suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam

jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumberdaya tertentu dan

dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah

digariskan dengan jelas. Manajemen Proyek yang efektif

membutuhkan perencanaan, pengukuran, evaluasi, peramalan

(forecasting) dan pengendalian terhadap semua aspek dari sebuah

proyek: kualitas dan kuantitas dari pekerjaan, biaya dan jadwal.

Untuk membuat sebuah proyek, ada beberapa hal yang harus

dilakukan terlebih dahulu:

Melakukan perencanaan, penjadwalan, serta siapa saja

yang akan terlibat proyek tersebut

Menentukan pekerjaan(task), sumber daya (resource),

biaya (cost), serta penjadwalan kerja (schedule). Setelah

semuanya ditetapkan, akan didapat garis besar proyek

tersebut (baseline)

Perkembangan proyek akan selalu dipantau ketika proyek

dilaksanakan, kegiatan ini disebut tracking.

Apabila penjadwalan yang telah direncanakan belum sesuai

dengan realisasi proyek maka perlu dilakukan penjadwalan

ulang (rescheduling)

1.1 Pengenalan Microsoft Project

1


Manajemen proyek merupakan suatu ilmu yang sangat

kompleks. Untuk menguasainya dibutuhkan pengalaman yang

tidak sedikit dan ada beberapa teknik serta tools yang harus

dikuasai. Software Microsoft Project, atau MS Project,

merupakan salah satu dari tools tersebut.

Hingga tulisan ini dibuat, versi terakhir dari Microsoft Project

adalah MS Project 2010. Tidak banyak perbedaan mencolok

dari MS project versi sebelumnya selain penambahan fungsi

serta interface yang sedikit berbeda. Namun, secara garis

besar fungsi dari MS Project 2010 tidak jauh berbeda daripada

versi sebelumnya.

1.2 Mengenal Istilah dalam MS Project

Berikut ini beberapa istilah yang digunakan dalam MS Project:

Task

Task adalah jenis-jenis pekerjaan pada suatu proyek.

Suatu proyek harus terdiri lebih dari 1 task agar dapat

berjalan dengan baik

Duration

Duration atau durasi adalah jangka waktu yang

diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Pada

umumnya durasi kegiatan proyek memiliki satuan hari.

Start

Start adalah waktu kapan dimulainya suatu pekerjaan,

dinyatakan dalam bentuk tanggal, bulan, dan tahun.

Pada MS project pengisian waktu start cukup dilakukan

satu kali pada awal proyek, selanjutnya MS project

akan mengisikan penanggalan secara otomatis sesuai

dengan durasi dan hubungan setiap kegiatan.

Finish

2


Finish adalah tanggal penyelesaian suatu kegiatan.

Pada MS project tanggal Finish suatu pekerjaan akan

otomatis terisi setelah start dan durasi kegiatan

dimasukkan.

Predecessor

Predecessor merupakan hubungan keterkaitan

antarkegiatan. Predecessor adalah kegiatan yang

dilakukan terlebih dahulu sebelum kegiatan

selanjutnya.

Resources

Resources adalah sumber daya yang digunakan pada

proyek, baik itu material maupun sumber daya

manusia.

Cost

Cost merupakan biaya yang diperlukan untuk

menjalankan proyek hingga selesai. Perhitungan biaya

dapat dilakukan secara harian, mingguan, bulanan,

maupun borongan.

Gantt Chart

Gantt Chart adalah grafik yang menunjukkan

hubungan pekerjaan yang satu dengan pekerjaan

lainnya. Gantt Chart digambarkan pada bidang

horizontal.

PERT Chart

PERT merupakan singkatan dari Program Evaluation

Review Technique. Berbeda dengan Gantt chart, PERT

chart digambarkan dalam bentuk kotak berupa node

yang berisi keterangan pekerjaan seprti nama

pekerjaan, start, finish, serta hubungan dengan

pekerjaan lain.

Baseline

3


Baseline merupakan suatu rencana, baik berupa jadwal

maupun biaya, yang telah disetujui dan ditetapkan

Tracking

Peninjauan hasil kerja di lapangan dengan rencana

semula dlaam MS Project disebut tracking.

Milestone

Milestone merupakan penanda dari serangkaian

pekerjaan bahwa waktu pekerjaan tersebut telah

selesai, milestone digambarkan dengan nilai durasi 0.

BAB II

MENGGUNAKAN MICROSOFT PROJECT

4


2.1 Memulai Microsoft Project

Untuk memulai Microsoft Project, klik start > programs > MS

Office. Pelatihan ini menggunakan Microsoft Project 2007

sebagai contoh, maka akan muncul tampilan drop down seperti

di bawah ini:

Gambar 2.1 Microsoft Project 2007 pada Start Menu

Setelah itu klik Microsoft Office Project 2007 untuk

menjalankan aplikasi MS project.

2.2 Mengenal Tampilan User Interface MS Project

Tampilan user interface Microsoft Project 2007 ketika pertama

kali dijalankan adalah seperti berikut ini:

5

Standard Toolbar


Gambar 2.2 Tampilan User Interface Microsoft Project 2007

Title Bar

Bagian dari window MS Project yang berfungsi

menampilkan nama file yang sedang terbuka.

Menu Bar

Menu utama dari MS project, sebagian besar fungsi MS

Project dapat diakses dari menu bar ini.

Toolbar Standar

6

View BarTitle Bar

Menu BarFormatting Toolbar

Gantt Table

Gantt Chart


Toolbar standar merupakan baris toolbar yang memiliki

fungsi-fungsi dasar MS Project.

Toolbar Formatting

Toolbar yang berfungsi memberi perintah untuk

pengolahan data maupun lembar kerja pada MS Project

misalnya mengubah format tulisan, alignment tulisan,

atau mem-filter tasks yang ada.

View Bar

Salah satu toolbar yang memungkinkan pengguna

untuk berpindah mode tampilan lembar kerja, fungsi

pada view bar juga dapat ditemukan pada menu bar

“view”.

Gantt Table

Lembar kerja utama MS Project. Pada Gantt Table

dapat dimasukkan unsur-unsur proyek seperti jenis

pekerjaan, durasi pekerjaan, hubungan antar

pekerjaan, serta sumber daya yang digunakan dalam

proyek.

Gantt Chart

Tampilan grafik batang, merupakan ilustrasi durasi

waktu pekerjaan yang dimasukkan pada Gantt Table.

2.3 Membuat Sebuah Proyek Sederhana pada MS Project

Membuat File Proyek

Untuk membuat file proyek, pada menu bar lakukan

langkah berikut:

Klik file > new, akan muncul window bisa juga dengan

mengklik icon ( ) pada standard toolbar baru

bernama New Project.

7


Gambar 2.3 Window New Project

Klik blank project, maka secara otomatis akan muncul

title baru bernama project1

Memasukkan Informasi Proyek

Untuk memasukkan informasi proyek, pada menu bar pilih

project > project information, kemudian akan muncul

window untuk Project Information.

8


Gambar 2.4 Window Project Information

Start Date

Tanggal dimulainya proyek, secara default akan

menampilkan tanggal yang sesuai dengan tanggal

kalender komputer.

Finish Date

Tanggal berakhirnya proyek, secara default akan

menampilkan tanggal yang sama dengan Start date.

Current Date

Tanggal hari ini berdasarkan setting komputer saat ini.

Calender

Tipe penanggalan yang akan digunakan pada proyek

(24 hours, night shift, standard).

Memasukkan Nama Pekerjaan

Untuk memasukkan pekerjaan, klik cell pada kolom Task

Name yang terdapat pada Gantt Table. Setelah itu ketikkan

nama kegiatan dan tekan enter .

Gambar 2.5 Memasukkan Nama Kegiatan

Setelah nama pekerjaan/task dimasukkan, MS Project akan

mengisi keterangan duration, start, serta finish secara

9


otomatis. Mengubah start, finish, serta duration akan

dibahas pada topik selanjutnya. Kolom pada Gantt Table

dapat disesuaikan ukurannya dengan cara melakukan click

& drag pada pinggir kolom yang akan diubah ukurannya.

Lanjutkan mengisi kolom task name dengan kegiatan yang

ada pada proyek.

Gambar 2.6 Nama Kegiatan yang telah Terisi pada Kolom Task Name

Untuk mengganti nama pekerjaan/task, klik cell yang

berisikan nama pekerjaan yang ingin diubah dan ketikkan

nama pekerjaan yang baru, atau tekan F2 untuk mengedit

nama kegiatan yang ingin diubah/diperbaiki.

Menghapus task yang ada dapat dilakukan dengan cara

memilih edit > delete task pada menu bar, sedangkan

untuk menyisipkan task baru pilih insert > new task pada

menu bar.

Mengelompokkan Pekerjaan

Pada MS Project, pekerjaan dikelompokkan menjadi 2

macam, yaitu summary tasks dan subtasks. Summary

Tasks adalah pekerjaan utama yang ditandai dengan

tulisan cetak tebal/bold, sedangkan subtasks merupakan

rincian dari pekerjaan utama yang terbagi dalam beberapa

tasks. Pada satu pekerjaan utama, total durasi subtasks

sama dengan durasi Summary Task (lihat gambar 2.7) .

Setiap pekerjaan yang dimasukkan pada kolom task name

secara otomatis akan menjadi summary task. Untuk

menambahkan subtasks, klik atau blok pekerjaan yang

10


akan dijadikan subtasks kemudian pada menu bar pilih

Project > Outline > Indent. Untuk mengembalikan

subtask menjadi summary task, pilih subtask yang akan

dijadikan summary task kemudian pilih Project > Outline

> Outdent pada menu bar.

Gambar 2.7 Nama Kegiatan yang telah Terisi pada Kolom Task Name

Penomoran pada summary tasks / subtasks seperti pada

gambar 2.7 dilakukan dengan cara memilih Tools >

Options pada menu bar sehingga muncul kotak dialog

Options, kemudian klik tab “View”, beri centang pada

checkbox “Show Outline Number” , terakhir klik ok .

Mengatur Durasi Pekerjaan

Satuan durasi pada MS project dapat diatur berupa menit

(mins), jam(hrs), hari(days), minggu (wks), bulan (mths).

Satuan default MS Project adalah hari (days) .

Untuk memasukkan durasi, pada Gantt Table ketikkan

berapa lama durasi pekerjaan pada cell di kolom Duration

yang terletak di sebelah kanan kolom Task Name. Jika

berhasil, maka pada Gantt Chart akan muncul grafik

kegiatan dengan panjang yang sesuai dengan durasi yang

telah dimasukkan.

Tanggal Start dan Finish kegiatan dapat ditemukan di

sebelah kolom Duration. MS Project secara otomatis akan

memasukkan tanggal yang sesuai dengan tanggal pada

sistem komputer. Untuk mengubahnya, klik tanggal Start

11


yang ingin diubah sehingga muncul kalender. Pilih tanggal

yang sesuai dengan jadwal mulai pekerjaan/task pada

kalender tersebut. Tanggal finish akan terisi secara

otomatis berdasarkan durasi yang telah dimasukkan

terlebih dahulu.

Gambar 2.8 Menentukan Tanggal Mulai Pekerjaan

Menyimpan File Proyek

12


Untuk menyimpan file proyek, pada menu bar pilih File >

Save atau klik icon ( ) sehingga muncul kotak dialog

sebagai berikut:

Gambar 2.9 Kotak dialog Save As

Pada kotak dialog save as masukkan nama file proyek pada box file

name dan pilih tipe file Project (*.mpp) pada box Save as Type.

Setelah selesai klik tombol save untuk menyimpan proyek.

Untuk mengamankan file proyek dengan password, pada kotak

dialog save as klik Tools > General Options. Perlu diketahui

bahwa pada setiap versi sistem operasi Windows tampilan kotak

dialog save as ini berbeda-beda.

13


Gambar 2.10 Menu Drop Down Tools dan Kotak dialog Save Options

Pada kotak dialog Save Options, pada kotak Always create

backup, apabila pilihan ini diberi tanda centang maka setiap anda

menyimpan file akan dibentuk file tambahan yang isi file sama

dengan file sumber. Ketikkan password pada box Protection

Password untuk memberikan proteksi password pada file ketika file

dibuka. Ketikkan password pada Write Reservation Password

untuk memberikan proteksi password ketika file diubah. Centang

check box “Read-only recommended” untuk mengubah file

menjadi read only sehingga file tidak dapat diedit.

14


BAB III

MILESTONE DAN CONSTRAINT

3.1 Milestone

Fungsi milestone adalah menampilkan kegiatan yang dilakukan

diluar lingkungan proyek. Contohnya adalah kegiatan yang

memerlukan aplikasi/metode dari perusahaan lain, namun

tidak dilakukan pada lapangan. Milestone juga dapat

digunakan sebagai checkpoint untuk memantau pekerjaan

proyek.

Milestone terbagi dua, yaitu:

a. Milestone dengan Durasi Nol

15


Seluruh pekerjaan /tasks dengan durasi nol akan menjadi

milestone pada MS Project. Untuk membuat pekerjaan

dengan durasi nol, ketikkan 0 pada cell yang ada pada

kolom Duration. Apabila berhasil, pada Gantt Chart akan

tampil simbol milestone ( ).

Gambar 3.1 Milestone dengan Durasi Nol

b. Milestone dengan Durasi Lebih dari Nol

Milestone dapat memiliki durasi lebih dari satu hari,

biasanya berada pada akhir suatu pekerjaan utama/

summary task pada MS Project.

Gambar 3.2 Milestone dengan Durasi Lebih dari Nol

Untuk membuat milestone dengan durasi lebih dari nol:

a) Pada Gantt Table pilih task dengan durasi lebih

dari nol yang akan dijadikan milestone atau

masukkan task beserta duration baru yang akan

dijadikan milestone.

16


b) Klik tombol Task Information ( ) pada

standad toolbar untuk memunculkan kotak

dialog Task Information.

c) Klik tab advanced.

d) Beri tanda centang pada checkbox Mark as

Milestone.

Gambar 3.3 Kotak dialog Task Information dengan Tab View

Diaktifkan

3.2 Constraints

Constraints merupakan batasan-batasan dalam penjadwalan

pekerjaan pada proyek. Beberapa constraints yang dikenal

adalah seawal mungkin (As Soon As Possible/ASAP), selambat

mungkin(As Late as Possible/ALAP) Untuk menetapkan

constraints pada suatu kegiatan, lakukan langkah berikut:

1. Pilih pekerjaan yang akan diberi constraints.

2. Klik tombol task information pada standard toolbar.

3. Jika diperlukan, masukkan tanggal deadline pada kotak

Deadline. Deadline adalah target waktu suatu pekerjaan

harus selesai. Dinyatakan dalam tanggal, bulan, dan

tahun.

4. Aktifkan tab Advanced dan pilih tipe constraints pada pull

down menu Constraint Type.

17


5. Masukkan constraint date pada kotak Constraint Date bila

diperlukan. Klik OK.

Gambar 3.4 Memilih tipe Constraints pada Menu Constraint Type

Seperti yang telah dijelaskan pada awal subtopik ini,

Constraints dikelompokkan dalam beberapa jenis, yaitu:

As Late as Possible (ALAP), pekerjaan akan dimulai

selambat mungkin

As Soon as Possible (ASAP), pekerjaan dimulai

sesegera mungkin. MS Project secara default akan

menggunakan tipe constraint ini pada setiap

pekerjaan/task yang dimasukkan.

Finish no Earlier Than (FNET), pekerjaan selesai setelah

melewati tanggal yang ditentukan.

Finish No Later Than (FNLT), pekerjaan harus selesai

sebelum tanggal yang telah ditentukan.

Must Finish ON (MFO), pekerjaan harus selesai pada

tanggal yang ditentukan.

Must Start On (MSO), pekerjaan harus dimulai pada

tanggal yang ditentukan.

18


Start No Earlier Than (SNET), pekerjaan harus dimulai

setelah tanggal yang ditentukan.

Start No Later Than (SNLT), pekerjaan harus dimulai

sebelum tanggal yang ditentukan.

Gambar 3.5 Contoh Kegiatan yang Diberi Tipe Constraint Must Start

On

BAB IV

HUBUNGAN ANTAR PEKERJAAN

4.1 Mengenal Hubungan Ketergantungan antar Pekerjaan

Pada sebuah proyek, unsur hubungan urutan antar pekerjaan

ada dua, yaitu Predecessor dan Successor.

Predecessor/pendahulu merupakan pekerjaan yang dilakukan

sebelum pekerjaan successor dimulai, sedangkan

successor/penerus merupakan pekerjaan yang dilakukan

setelah predecessor selesai.

19


Sebagai contoh, ada dua pekerjaan yaitu pekerjaan penggalian

tanah dan pekerjaan pengecoran pondasi. Pekerjaan

pengecoran pondasi hanya dapat dilakukan setelah pekerjaan

penggalian tanah selesai. Oleh karena itu, pekerjaan

penggalian tanah dinamakan pekerjaan predecessor terhadap

pekerjaan pengecoran pondasi, sedangkan pekerjaan

pengecoran pondasi dinamakan pekerjaan successor terhadap

pekerjaan penggalian tanah.

Pada penjadwalan proyek ada beberapa macam hubungan

ketergantungan antar pekerjaan, yaitu:

Finish To Start (FS), apabila suatu pekerjaan (B) hanya

dapat dimulai setelah pekerjaan sebelumnya (A)

selesai.

Start To Start (SS), apabila suatu pekerjaan (B) hanya

dapat dimulai ketika pekerjaan lainnya (A) dimulai.

Finish to Finish (FF), apabila pekerjaan (B) tidak boleh

selesai sebelum pekerjaan lainnya (A) selesai.

Start to Finish (SF), apabila pekerjaan pekerjaan (B)

hanya dapat diselesaikan sebelum pekerjaan (A)

dimulai.

4.2 Membuat Hubungan antar Pekerjaan

Membuat hubungan antar pekerjaan pada MS Project dapat

dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:

Hubngan antar pekerjaan pada Gantt Chart

Pembuatan hubungan ketergantungan antar

pekerjaan dilakukan dengan cara:

20


a. Pilih dua pekerjaan yang akan diberi hubungan

dengan cara mengklik tombol mouse kiri+

menekan tombol ctrl.

b. Klik tombol link task ( ) pada standard toolbar.

Gambar 4.1 Contoh Hubungan Ketergantungan antar Pekerjaan pada

Gantt Chart

Hubungan antar pekerjaan pada Gantt Table

Ketikkan ID pekerjaan pekerjaan predecessor pada

cell di kolom Predecessor. ID pekerjaan dapat dilihat

pada kolom bagian paling kiri pada Gantt Table.


Gantt Table

Hubungan antar pekerjaan pada Network Planning

Diagram

21


Untuk melihat tampilan Network Planning Diagram

pilih View > Network Diagram pada menu bar.

Tentukan pekerjaan yang akan dijadikan predecessor

dan successor, lakukan click & drag mouse dari kotak

pekerjaan predecessor ke kotak pekerjaan successor.


Network Planning Diagram

Hubungan antar pekerjaan pada Task Information

Untuk membuka Task Information, pilih Project >

Task Information pada menu bar. Akan muncul

kotak dialog task information.

Aktifkan tab “Predecessors” , tab Predecessor berisi

keterangan pekerjaan yang dipilih pada gantt table

beserta pekerjaan apa saja yang menjadi predecessor

pekerjaan tersebut.

22



Kotak dialog Task Information

4.3 Mengubah Hubungan antar Pekerjaan

Macam-macam hubungan antar pekerjaan telah dijelaskan

pada awal bab 4. Pada umumnya, hubungan antar pekerjaan

adalah finish to start.

Untuk mengubah jenis hubungan ketergantungan antar

pekerjaan pada MS Project, buka kotak dialog Task Information

dengan cara memilih pekerjaan yang akan diubah

predecessornya. Setelah itu buka tab “Predecessors” sehingga

kotak dialog menampilkan tabel predecessor. Ubah tipe

hubungan antar pekerjaan pada kolom “type” dan klik ok.

Gambar 4.5 Mengganti Jenis Hubungan antar Pekerjaan pada Kotak

dialog Task Information

23


BAB V

MEMAHAMI SISTEM KALENDER PADA

MICROSOFT PROJECT

5.1 Mengenal Sistem Kalender pada MS Project

Salah satu fungsi kalender pada MS Project adalah

menentukan jadwal pekerjaan pada proyek. Dengan

adanya kalender, pengaturan pemakaian sumber

daya/resources dapat dijadwalkan.

MS Project memiliki 3 jenis default calendar, yaitu:

Standard, kalender kerja standar yang biasa

digunakan. Jadwal kerja hari Senin – Jumat dan waktu

kerja dari 08.00 pagi sampai 05.00 sore dengan satu

jam istirahat.

24


24-hours, jenis kalender kerja 24 jam. Tidak ada hari

libur pada kalender kerja ini.

Night Shift, sistem kalender yang menggunakan

jam kerja pada malam hari.

Jenis default calendar dapat diganti pada tab advanced

yang ada pada kotak dialog task infromation

5.2 Kotak Dialog Working Time

Kotak dialog working time berfungsi menampilkan jadwal

kerja pada sebuah proyek. Secara default MS Project akan

menggunakan kalender jenis standard (jadwal kerja hari

Senin-Jumat dari jam 08.00 pagi sampai jam 05.00 sore).

Jadwal kerja ini dapat diubah sesuai kebutuhan proyek.

Untuk mengakses kotak dialog working time, pada menu

bar pilih Tools > Change Working Time.

25


Gambar 5.1 Kotak Dialog Working Time

for calendar, merupakan pull down menu yang

menampilkan jenis default calendar yang digunakan saat

ini.

Legend, berisi keterangan dari simbol kotak tanggal

pada kalender

Tampilan kalender, menampilkan kalender beserta

keterangan jadwal kerja setiap hari dalam satu bulan. Jika

salah satu tanggal diklik, maka keterangan jam kerja dapat

dilihat pada sebelah kanan kalender

Tab Exception, berfungsi menambahkan hari libur. Cara

menambah hari libur adalah pada tampilan kalender klik

hari yang akan dijadikan hari libur, setelah itu ketikkan

keterangan untuk hari libur pada kolom name, maka secara

otomatis aplikasi akan menjadikan hari yang dipilih sebagai

hari libur selama satu hari. Untuk menambah hari libur, atur

tanggal akhir hari libur pada kolom finish.

Tab Work Week, berfungsi mengatur jadwal kerja

mingguan dengan mendetil. Untuk mengatur jam kerja,

pilih cell pada tab work week, klik details sehingga muncul

kotak dialog dengan nama Details for ‘[nama jadwal]’ .

Pada kotak dialog ini terdapat pilihan hari selama stau

minggu. Pilih salah satu atau lebih hari yang akan diubah

26


jadwalnya, kemudian tentukan jam kerja yang baru.

Sebagai contoh apabila setiap hari Jumat jam kerja adalah

dari pukul 8:00 sampai 11:00 kemudian disambung pukul

13:00 hingga 17: 00, isikan seperti berikut:

Gambar 5.2 Mengatur Jadwal Kerja Khusus

27


BAB VI

SUMBER DAYA

6.1 Mengenal Sumber Daya yang Digunakan pada Proyek

Sumber daya merupakan unsur penting dalam proyek agar

proyek tersebut dapat berjalan. Sumber daya yang digunakan

pada proyek dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

a) Pekerja (worker)

b) Material

c) Biaya (cost)

Pada MS Project, seluruh sumber daya akan dimasukkan ke

dalam resource sheet.

6.2 Resource Sheet

Untuk menampilkan resource sheet, pada menu bar pilih

View> Resource Sheet. Resource sheet juga dapat diakses

dari view bar apabila view bar telah diaktifkan.

28


Gambar 6.1 Tabel Resource Sheet

Resource Name, kolom ini berisikan nama-nama sumber

daya yang digunakan pada proyek. Untuk mengisi nama

sumberdaya, pilih cell yang akan diisikan, ketik nama

sumberdaya, tekan Enter pada keyboard setelah selesai

memasukkan nama sumberdaya.

Gambar 6.2 Tabel Resource Sheet yang telah Diisi oleh Resource

29


Type, tipe sumberdaya yang digunakan pada proyek.

Material Label, satuan yang digunakan untuk setiap

sumberdaya

Initials, kode pengenal yang diberikan untuk setiap

sumberdaya. MS project secara otomatis akan mengisi

inisial dengan huruf awal pada resource name.

Group, berfungsi mengelompokkan beberapa sumber daya

ke dalam pekerjaan tertentu.

Max. Units, jumlah sumberdaya yang digunakan selama

proyek berlangsung. Max units hanya digunakan pada

sumberdaya tipe pekerja/work.

Std. Rate, adalah harga satuan masing-masing sumberdaya

Cost/Use atau Cost per Use adalah biaya yang dikeluarkan

untuk sumber daya yang melakukan pekerjaan secara

borongan, misalnya tukang listrik. Honor sumberdaya

borongan ini tidak dihitung dalam perjam

Ovt. Rate, merupakan tarif lembur (overtime rate) , hanya

digunakan pada sumberdaya tipe work.

Accrue At, metode pembayaran dari sumberdaya. Ada tiga

macam pembayaran:

a) Start, pembayaran dilakukan pada saat pekerjaan

dimulai.

b) End, pembayaran dilakukan saat pekerjaan selesai.

c) Prorate, pembayaran dilakukan berdasar atas

persentase pekerjaan yang selesai.

Base Calendar, jenis kalender yang digunakan (lihat bab 5).

Code, kode masing-masing resource.

6.3 Mengubah Satuan Harga Resource

30


Secara default, satuan pada harga resource adalah $/hari.

Untuk mengubahnya, lakukan langkah berikut:

1) Pilih Tools> Options pada menu bar untuk menampilkan

kotak dialog Options.

2) Aktifkan tab View, pada kotak symbol ganti $ menjadi Rp.

3) Klik Ok setelah selesai melakukan perubahan.

6.4 Menghubungkan Resources ke Pekerjaan

Ada beberapa cara menghubungkan resources yang ada pada

resource sheet ke dalam pekerjaan/tasks:

a) Melalui Task Information

Buka kotak dialog Task Information pada tampilan

Gantt Table.

Klik Tab “Resources”.

Masukkan resources pada tabel yang ada.

Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya,

resource bertipe work/pekerja menggunakan %

sebagai satuan. Oleh karena itu apabila diperlukan

lebih dari satu orang pekerja (1 pekerja = 100% ),

jumlah pekerja tersebut dikalikan dulu dengan

100%.

b) Menggunakan Tombol Assign Resource

Pada tampilan Gantt Table/Gantt Chart, pilih cell

pekerjaan yang akan ditambahkan resource.

Klik tombol Assign Resources pada standard

toolbar untuk memunculkan kotak dialog baru.

Tentukan resources apa saja yang diperlukan pada

pekerjaan, blok resources tersebut.

Klik tombol Assign.

31


Gambar 6.3 Menghubungkan Resources Menggunakan Tombol

Assign Resources

c) Memasukkan Resources Langsung pada Gantt Table

Buka tampilan Gantt Chart dengan cara memilih

View > Gantt Chart pada menu bar.

Tentukan pekerjaan yang akan ditambahkan

resource-nya.

Buka pulldown menu kolom Resources Name

pada gantt table untuk memilih resources yang

akan digunakan

Untuk memasukkan jumlah resources yang

dibutuhkan, tambahkan nilai jumlah resources di

sebelah nama resources diapit dengan tanda

kurung “( )”

Untuk memasukkan resource berikutnya pada satu

pekerjaan , gunakan tanda koma (,) atau titik

koma (;) tergantung pada regional settings

komputer yang digunakan(Indonesian atau

English).

BAB VII

BIAYA

32


7.1 Perhitungan Biaya pada MS Project 2007

Ada dua macam fasilitas perhitungan biaya pada MS project

2007:

Resource Cost, diperoleh dari penjumlahan Std. Rate

(standard rate), Ovt. Rate (overtime rate), dan cost/use

pada resource sheet.

Fixed cost, merupakan perhitungan biaya dari item yang

pekerjaannya dilakukan di luar proyek. Perhitungan fixed

cost dilakukan di luar aplikasi MS Project karena MS Project

tidak menyediakan fasilitas untuk menghitung fixed cost.

7.2 Mengenal Unsur-unsur Tabel Biaya

Tabel biaya dapat diakses dari tampilan tabel Gantt Chart ,

Resource Sheet, Resource Usage, maupun Task Usage

(tampilan dapat dipilih pada view bar). Pada bab ini akan

dibahas tampilan cost table pada Gantt Chart. Untuk

menampilkan tabel biaya pilih View>Table: >Cost pada

menu bar.

33


Gambar 7.1 Tabel Biaya

Fixed Cost, merupakan biaya untuk pekerjaan yang

dilakukan di luar lingkungan proyek (tidak ada rincian

sumber dayanya pada resource sheet)

Fixed Cost Accrual, merupakan sistem pembayaran untuk

fixed cost. Ada 3 macam sistem pembayaran, yaitu start

(pembayaran pada saat pekerjaan dimulai), end

(pembayaran setelah pekerjaan selesai), dan prorate

(pembayaran berdasarkan persentase penyelesaian

pekerjaan).

Total Cost, merupakan total pembayaran dari fixed cost

dan resource cost pada setiap task.

Baseline, merupakan biaya yang dianggarkan pada saat

estimasi. Baseline berfungsi sebagai kontrol apakah biaya

yang dikeluarkan pada saat pelaksanaan proyek sudah

sesuai dengan biaya yang dianggarkan. Pembahasan lebih

lanjut mengenai baseline dapat ditemukan pada bab

selanjutnya.

34


Variance, selisih antara Total Cost dengan Baseline, bila

nilai variance negatif, maka pengeluaran proyek di

lapangan lebih kecil daripada biaya yang dianggarkan.

Actual, secara otomatis akan diisi oleh MS Project sesuai

perkembangan pelaksanaan proyek.

Remaining, merupakan sisa dari pengurangan Total Cost

dengan Actual Cost. Apabila saat penyelesaian proyek nilai

pada kolom remaining adalah positif, maka proyek

dianggap untung (pengeluaran lebih kecil dari biaya

semula).

7.3 Pengendalian Biaya Proyek

Dalam pelaksanaan proyek, seorang perencana dituntut

untuk mengatur pengeluaran biaya yang digunakan dalam

proyek tersebut. Untuk mengetahui dan mengontrol

pengeluaran biaya, dapat dilakukan beberapa metode

(catatan: untuk untuk mempermudah navigasi tampilan,

pastikan view bar sudah aktif):

Untuk melihat tampilan cost pada Gantt Chart, pilih

menu view > table > cost

Biaya untuk masing-masing sumber daya yang

digunakan juga dapat dilihat tampilannya dengan

mengklik tampilan resource sheet kemudian pilih

view>table>cost pada menu bar.

Biaya untuk masing-masing sumberdaya pada setiap

task bisa dilihat dengan memilih view>table>cost

pada menu bar di tampilan task usage.

Untuk melihat biaya penggunaan sumber daya

tertentu pada setiap task secara terperinci, buka

tampilan resource usage, kemudian pada menu bar

pilih view>table>cost.

35


BAB VIII

RESOURCE CONFLICT

8.1 Mengenali Resource Conflict

36


Conflict dapat diartikan sebagai pekerjaan-pekerjaan yang

bertubrukan karena penjadwalan yang tidak sesuai. Untuk

mengatasi hal ini, sebaiknya dari awal pekerjaan tersebut sudah

diurutkan.

Akan tetapi, masalahnya akan mejadi bila terjadi resource conflict.

Resource conflict terjadi apabila resource/sumberdaya yang

digunakan melebihi jumlah sumberdaya yang ada/terjadi kelebihan

beban pada sumberdaya.

Untuk mengetahui resource conflitct, ada beberapa metode:

Resource Conflict pada resource sheet

Pada resource sheet, resource conflict dapat dikenali dengan

berubahnya warna font/huruf dari sumberdaya/resource yang

mengalami kelebihan menjadi merah. Untuk mengatasi masalah ini,

tambahkan jumlah sumberdaya yang kelebihan beban. Kelemahan

metode ini adalah hanya dapat mengetahui sumberdaya/resource

yang kelebihan beban, namun tidak dapat mengetahui

pekerjaan/task mana yang menggunakan resource tersebut.

37


Gambar 8.1 Resource Conflict yang Terjadi pada Resource Sheet

Resource Conflict pada tampilan resource usage

Sumber daya yang kelebihan beban pada resource usage akan

ditandai dengan highlight berwarna merah beserta jumlah

kelebihannya. Untuk melihat tampilan ini, klik Resource Usage

pada bagian View Bar.

Gambar 8.2 Resource Usage yang menunjukkan Resource Conflict

Resource Conflict pada resource graph

Resource graph berfungsi menampilkan penggunaan masing-masing

sumberdaya dalam bentuk grafik batang . Resource conflict akan

38


lebih mudah dikenali pada tampilan grafik batang ini, namun

pengguna tidak dapat mengetahui berapa banyak jumlah pasti

kelebihan bebean masing-masing task karena tampilan grafik

batang ini menggunakan persentase sebagai satuannya.

8.2 Memanfaatkan Tampilan Task Assignment untuk

Mempermudah Pemantauan Resource Conflict

Fungsi-fungsi task assignment dapat mempermudah pemantauan

terhadap terjadinya resource conflict karena terdapat dua tampilan

(pane) yang menampilkan resources dan tasks.

Menampilkan Toolbar Resource Management

Toolbar ini mepermudah akses terhadap tampilan-tampilan yang

diperlukan untuk mengatasi resource conflict. Ada 2 cara untuk

menampilkan toolbar, yaitu dengan menggunakan menu View

Toolbar>Resource Management atau klik kanan pada baris

toolbar yang kosong dan pilih Resource Management sehingga

muncul toobar baru seperti ini:

Gambar 8.3 Toolbar Resource Management

Tampilan Resource Allocation View

Tampilan Resource Allocation View memungkinkan pengguna untuk

melihat tampilan alokasi sumber daya yang digunakan pada masing-

masing task. Untuk menampilkan alokazsi sumber daya, klik tombol

Resource Allocation View ( ) pada toolbar Resource

Management.

39


gambar 8.4 Tampilan Resource Allocation View

Pada tampilan di atas terdapat dua buah pane. Pane bagian atas

menampilkan Resource Usage yang berisi informasi tentang

pemakaian masing-masing resource untuk setiap task. Untuk

menemukan resource conflict pada tampilan Resource Allocation

View, klik icon go to next overlocation ( ), atau tekan alt+f5

pada keyboard.

8.3 Mengatasi Resource Conflict

Ada beberapa cara untuk mengatasi resource conflict,yaitu dengan

cara manual atau dengan menggunakan metode levelling.

I. Langkah manual mengatasi conflict:

a. Mengurangi jumlah resource pada tasks yang kelebihan

beban. Konsekuensinya akan terjadi penundaan pekerjaan

pada task yang resource driven ( durasi tergantung

pemakian resource). Penundaan tidak terjadi apabila task

tersebut menggunakan fixed duration.

b. Mengganti resource yang mengalami conflict dengan

resource lainnya yang sejenis.

c. Menggeser jadwal task.

d. Mengubah hubungan antar task.

e. Memasang jam kerja lembur untuk sumber daya apabila

proyek tidak menggunakan sistem lembur. Perhitungan

40


upah sumberdaya yang memiliki jam lembur akan dihitung

menggunakan biaya upah lembur (ovt. Rate)

II. Menggunakan Leveling untuk Mengatasi Resource Conflict

Leveling adalah salah satu metode untuk mengatasi conflict

dengan cara menggeser task yang mengalami overlap.

Kelemahan metode levelling ini adalah dapat menyebabkan

penundaan pekerjaan.

Levelling dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

a. Pilih Tools > Level Resources.

b. Tampilan window untuk resource leveling akan muncul,

proses leveling dilakukan pada window ini.

Gambar 8.6 Jendela Resource Leveling

41


c. Pilih opsi automatic untuk melakukan leveling secara

otomatis. Akan muncul tanda seru setiap adanya

sumberdaya yang diisikan melebihi kapasitas.

d. Pilih opsi manual untuk melakukan leveling secara manual.

e. Tentukan acuan pembacaan overlocation/conflict pada opsi

looks for overlocation on a _____ basis. Pilih satuan day by

day karena secara default sistem durasi yang digunakan

pada MS Project adalah hari/day.

f. Pilih Level entire project untuk melakukan leveling pada

keseluruhan proyek. Untuk melakukan leveling pada rentang

waktu tertentu, isikan tanggal yang diperlukan pada form

From: dan To:

g. Tentukan leveling order, secara default MS Project akan

memilih metode Standard.

h. Centang pilihan level only within available slack untuk

melakukan leveling hanya pada setiap pekerjaan yang

memiliki slack time (waktu tunda).

i. Centang pilihan leveling can adjust individual assignment on

task agar leveling dapat mengatur tugas pada masing-

masing task

j. Centang pilihan leveling can create splits on remaining work

untuk memecah pekerjaan yang belum terselesaikan pada

saat leveling.

k. Centang pilihan level resource with the proposed booking

type untuk melakukan leveling dengan resource yang telah

ditentukan.

l. Klik Level Now untuk melakukan leveling setelah selesai

menentukan batasan.

m. Untuk membatalkan leveling, klik Clear Leveling.

42


BAB IX

TRACKING

Target Suatu proyek dapat berupa biaya atau hasil kerja. Untuk itu

dalam penetapan target, penggunaan sumber daya dalam suatu

proyek harus diperhitungkan.

Untuk mengetahui serta menetapkan target biaya, terlebih dahulu

ditetapkan besarnya biaya yang digunakan dalam proyek tersebut.

9.1 Baseline

Baseline adalah estimasi dari jadwal dan biaya proyek yang

telah dihitung sebelumnya. Baseline digunakan sebagai acuan

dari suatu proyek sekaligus sebagai pembanding antara

rencana proyek yang dibuat, baik schedule mupun biayanya,

dengan kenyataan di lapangan serta hasil yang dicapai. Setiap

perubahan yang dilakkan pada baseline akan dihitung sebagai

penyimpangan /variance. Dari penyimpangan inilah dapat

dilihat apakah kinerja proyek lebih baik atau lebih buruk

daripada yang direncanakan.

43


Suatu file MS Project yang telah disimpan sebagai baseline

akan memiliki Starting Date dan Finish Date yang telah

disalin menjadi starting date dan finish date baseline, begitu

juga dengan data yang telah diinputkan sebelumnya.

Sebaiknya data proyek yang telah dijadikan baseline disimpan

sebagai data terpisah.

Baseline dapat dilakukan pada task tertentu yang sudah siap

untuk dilaksanakan di lapangan. Untuk menjadikan seluruh

proyek sebagai baseline, lakukan langkah berikut:

1. Pilih menu Tools > Tracking > Set Baseline. Akan

muncul kotak dialog Set Baseline seperti berikut.

Gambar 9.1 Kotak dialog Set Baseline

44


2. Aktifkan pilihan Entire project untuk menjadikan seluruh

proyek sebagai baseline.

3. Klik Ok.

Untuk penyimpanan baseline pada task tertentu, lakukan

langkah berikut:

1. Pilih menu Tools > Tracking > Set Baseline.

2. Blok task yang akan disimpan sebagai baseline.

3. Aktifkan pilihan selected task. Untuk menyimpan

baseline pada task yang telah diblok sebelumnya.

To all summary task

Apabila pilihan ini diaktifkan, maka baseline akan

dihitung langsung pada summary task yang ada

berdasarkan subtask yang dipilih.

From subtask into selected summary task(s).

Apabila ini diaktifkan, maka baseline hanya akan

dihitung pada summary task yang dipilih.

4. Klik Ok

9.2 Melakukan Tracking

Tracking meliputi langkah-langkah pembaharuan jadwal sesuai

perkembangan yang terjadi di lapangan serta perbandingan

antara jadwal dengan kenyataan yang terjadi dalam beberapa

bagian proyek, contohnya penggunaan biaya dan durasi

proyek.

Tracking dapat dilaksanakan secara rinci maupun minimal.

Untuk tracking secara minimal, cukup dilakukan perubahan

pada Start Date dan Finish Date. Tracking secara rinci

dilakukan dengan melakukan penyuntingan bagian per bagian.

Bagian-bagian yang dapat disunting adalah:

Durasi dan tanggal mulai suatu task.

Biaya proyek.

45


Persentase pelaksanaan proyek di lapangan dari waktu ke

waktu.

9.3.1 Memperbaharui Start Date dan Finish Date

Berdasarkan Perkembangan Proyek di Lapangan

Memasukkan data perkembangan proyek di lapangan

merupakan hal yang pnting walaupun data yang dimasukkan

tidak berbeda daripada yang telah dijadwalkan. Durasi

pekerjaan di lapangan yang berbeda dari jadwal akan

mempengaruhi durasi proyek secara keseluruhan meskipun

pekerjaan selesai lebih cepat maupun lebih lambat.

Langkah-langkah memasukkan waktu mulai dan selesai

lapangan (Actual Start/Finish Date):

1. Buka tampilan Gantt Chart pada M.S. Project.

2. Pilih task yang akan di-update dengan mengklik task

tersebut. Agar lebih efisien, task yang memiliki waktu mulai

dan sleesai sama dapat dipilih secara bersamaan.

3. Pilih menu Tools>Tracking>Update Task sehingga

tampil kotak dialog Update Task

Gambar 9.2 Kotak Dialog Update Task

46


4. Pilih dan ubah nilai pada form Actual Start dan Actual

Finish.

5. Klik Ok

9.3.2 Mengisikan Persentase Selesainya Pekerjaan

Tasks yang berdurasi relatif panjang akan lebih mudah bila

di-tracking secara bertahap. Perkembangan pekerjaan

dihitung berdasarkan persentase pekerjaan yang selesai.

Pekerjaan yang persentasenya 0% dianggap belum mulai

dilaksanakan, sedangkan pekerjaan yang telah selesai

persentasenya adalah 100%. Langkah-langkah untuk

mengisikan nilai persentase pnyelesaian suatu task:

1. Buka tampilan Gantt Chart.

2. Pilih task yang akan diupdate

3. Pilih menu Project>Task Information sehingga kotak

dialog Task Information muncul.

Gambar 9.3 Kotak Task Information untuk Mengisi Persentase

Penyelesaian Task

47


4. Aktifkan tab General dan isikan nilai persentase pekerjaan

pada form Percent Complete.

5. Klik Ok.

48

Ms Project 2007 Instruction

Documents

Transcript of Ms Project 2007 Instruction