BAB IPENDAHULUAN

1.Latar BelakangDalam rangka peningkatan mutu pelaksanaan program dan pengembangan di lingkup internal managemen, tuntutan kualitas dan kuantitas mutu program merupakan keharusan karena penyelenggaraan pelaksanaan program dan pengembangan yang bermutu merupakan bagian dari akuntabilitas. Akuntabilitas menggunakan prinsip-prinsip yang tidak memberi peluang untuk merubah konsep dan implementasi perencanaan, baik perubahan terhadap program, besaran dana pelaksanaan maupun sasaran. Akuntabilitas mampu membatasi ruang gerak terjadinya perubahan dan pengulangan serta revisi perencanaan. Sebagai alat kontrol akuntabilitas publik memberi kepastian pada aspek-aspek penting perencanaan, dan pelaksanaan program serta pengembangan di lingkungan internal managemen MPS PP Muhammadiyah.

Guna mencapai akuntabilitas terhadap penyelenggaraan pelaksanaan program dan pengembangan di lingkup internal managemen kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai wahana kontrol dan pengendalian program mulai dari proses perencanaan, implementasi,outputdanoutcomeyang diharapkan. Oleh karena itu untuk mewujudkan akuntabilitas pelaksanaan program dan pengembangan dibutuhkan adanya program monitoring dan evaluasi dengan menggunakan suatu aturan, ukuran dan kriteria sebagai indikator keberhasilan suatu pekerjaaan atau perencanaan.

Program Peningkatan Kualitas Hidup Dan Akses Pelayanan Dasar Untuk Anak Jalanan dan Masyarakat Pedesaan Korban Bencana dilaksanakan secara structural dengan melibatkan MPS Muhammadiyah Wilayah, Daerah, Cabang dan Ranting serta dengan melibatkan pemangku kepentingan lainnya sebagai salah satu bentuk pembinaan, pengendalian dan control atas pelaksanaan kegiatan yang dibiayai melalui dana hibah, atau pendanaan lainnya yang tidak mengikat.

Monitoring dan evaluasi merupakan salah satu cara untuk mengetahui kekurangan, kelemahan, dan kekuatan dalam segi perencanaan dan implementasi kegiatan / program. Oleh karena itu dengan melihat besarnya kepentingan monitoring dan evaluasi, maka dipandang perlu adanya satu pedoman yang menjadi panduan atau acuan bagi semua Tim Managemen di lingkungan MPS PP Muhammadiyah untuk melaksanakan tugas dan fungsi dalam Perencanaan, monitoring dan evaluasi suatu kegiatan. Dengan adanya pedoman ini diharapkan tujuan dan hasil pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi dapat dicapai dengan baik.

1. 2.TujuanBuku Panduan Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi ini ditujukan bagi terealisasinya program dalam:

1. membantu memberikan bahan perbaikan dan analisis dalam evaluasi managemen sehingga tetap pada alur program yang sudah direncanakan.

2. Mendeteksi sedini mungkin kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi bagi penguatan program.

3. Memudahkan Tim monev dalam melaksanakan tugasnya di lapangan.

Pada dasarnya buku panduan ini dikhususkan untuk pelaksanaan program Peningkatan Kualitas Hidup Dan Akses Pelayanan Dasar Untuk Anak Jalanan dan Masyarakat Pedesaan Korban Bencana yang dilaksanakan oleh Majelis Pelayanan Sosial PP Muhammadiyah Kemitraan partnership. Namun tidak tertutup kemungkinan jika digunakan oleh pihak lain yang focus garapannya sama.

1. 3.Sasaran2. Kesesuaian dari proses pelaksanaan proyek terhadap kesepakatan-kesepakatan yang telah disepakati antara managemen proyek dengan petugas/pelaksana proyek.

Tercapainya suatu project didukung oleh struktur managemen yang mampu merencanakan, pembagian jobs description, target capaian yang jelas dan pelaksanaan itu sendiri. Sehingga dari kesesuaian ini perlu dibuat mekanisme kerja yang betul-betul matang. Pelaksana kegiatan inilah yang akan menjadi target sasaran monitoring.

1. Proses pelaksanaan proyek.

Menggambarkan bagaimana kegiatan yang sedang berlangsung, ditandai dengan adanya aktivitas rutin pelaksana program dan penerima manfaat. Untuk mencapai tujuan yang diinginkan tentunya dapat ditentukan dari bagaimana proses pelaksanaan proram berjalan dengan baik. Sehingga perlu dijadikan sasaran monitoring untuk membantu managemen dalam mengambil langkah-langkah berikutnya.

1. Dampak dari proyek

Setelah kegiatan selesai dilaksanakan dalam suatu project, penerima manfaat akan merasakan adanya dampak perkembangan kearah kemajuan atau kemunduran. Jika adanya perkembangan kearah kemajuan maka project tersebut boleh dikatakan berhasil, sedangkan sebaliknya /kemunduran maka ada yang belum bias diterima oleh penerima manfaat.

1. 4.Tugas dan fungsiTugas dan fungsi Tim monitoring dan Evaluasi adalah sebagai berikut:

1. Membantu Program Officer/Program Manager dalam melaksanakan perencanaan program kegiatan

2. Membantu meneliti dalam melaksanakan rencana kegiatan yang sudah dibuat

3. Membantu meningkatkan kualitas hasil capaian program

4. Membantu mencari penyelesaian masalah yang dihadapi

5. Membantu menunjukkan kelemahan dalam pelaksanaan program, bukan mencari kesalahan dari pelaksana program

6. Membantu pelaksana program agar tetap berada dalam koridor etika mekanisme program.

1. 5.Keanggotaan/Tim monevAda dua bentuk keanggotaan/Tim monev:

1. Masuk dalam struktur managemen program

Bersama-sama dengan staf lain ikut andil dalam perencanaan, perumusan dan pelaksanaan kegiatan yang diatur sesuai dengan mekanisme managemen yang telah disepakati.

1. Terpisah dari struktur managemen/independen

Tim monev ini akan melaksanakan tugas sesuai dengan apa yang diperintahkan oleh tm managemen program, serta tidak berhak dalam menyusun/merumuskan program. Dalam hal ini hanya sebatas memberikan laporan monev dan rekomendasi sesuai dengan kontrak kerja yang disepakati.

Untuk Petugas Monev akan ditentukan langsung oleh Koordinator Tim Monev dengan memperhatikan (managemen pusat & MPS PP Muhammadiyah).

Maka dalam pelaksanaan program Peningkatan Kualitas Hidup Dan Akses Pelayanan Dasar Untuk Anak Jalanan dan Masyarakat Pedesaan Korban Bencana Tim Monev masuk dalam struktur managemen program.

1. 6.AnggaranDalam melaksanakan tugas dan fungsinya seluruh kebutuhan Tim Monev dibebankan kepada anggaran operasional managemen yang telah disusun oleh finance officer, dengan terlebih dahulu memberikan surat pengajuan monitoring yang dilampirkan dengan jadwal kegiatan monitoring.

1. 7.LandasanSurat keputusan pengangkatan dan Mekanisme Kerja Monitoring Evaluasi yang telah disepakati.

1. 8.TargetOutput2. Mengidentifikasi/monitoring sumber hambatan atau masalah sesegera mungkin

3. Memacu pelaksanaan kegiatan yang terlambat dari rencana

4. Melakukan pemantauan kegiatan-kegiatan pelaksanaan program dan pengembangan yangoutputnya tidak jelas

5. Memberikan rekomendasi tentang kelanjutan/pemberhentian kegiatan.

6. Mengidentifikasi kegiatan pelaksanaan program yang memiliki potensi menjadi kegiatan unggulan/success story

BAB IIPerencanaan dan Monitoring Kegiatan

2.3PerencanaanUntuk merencanakan sebuah kegiatan disusun oleh managemen pusat berdasar pada analisis masalah yang ada, kemudian dilakukan survey lapangan untuk memastikan bahwa penerima manfaat program benar-benar membutuhkannya. Sedangkan dalam perencanaan monitoring, langkah awal dibuat dahulu panduannya mengacu pada logframe yang sudah dibuat, sehingga memudahkan bagi petugas monev dalam menjalankan tugasnya.

2.3.1Indikator kinerjaIndikator kinerja adalah ukuran kuantitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang ditetapkan berdasarkanoutputdanoutcome.Fungsi indikator kinerja adalah :

1. Memperjelas apa, berapa dan bagaimana kemajuan pelaksanaan kegiatan/program dan kebijakan

2. Menciptakan kesepakatan yang dibangun oleh berbagai pihak terkait.

3. Membangun dasar bagi pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja.

4. Merupakan ukuran keberhasilan (akuntabilitas) Satuan Kerja dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

Dalam menggambarkan tingkat pencapaian suatu tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan, maka dirumuskan indikator kinerja yang merupakan ukuran kuantitatif kinerja yang dicapai dalam lingkup Tim Managemen pusat MPS PP Muhammadiyah. Indikator ini terdiri dari indikator input, keluaran dan hasil. Indikator input mengukur sumber daya yang digunakan Tim Managemen dalam menjalankan tugas-tugasnya meliputi anggaran dan sumber daya manusia (SDM). Indikator kinerja untuk mengukur capaian dalam kurun waktu tertentu, terdiri dari indikator kinerja output dan indikator kinerja outcome. Sesuai panduan, indikator ini dikelompokkan berdasarkan 2 (dua) dimensi: dimensi akademis dan dimensi output.

Untuk mengukur kemajuan yang dicapai dalam melaksanakan program, maka ditetapkan Indikator Kinerja Tim Managemen, yang merupakan alat untuk mengukur kemajuan hasil pelaksanaan program dalam mencapai Sasaran dan Tujuan. Indikator Kinerja ini digunakan untuk membantu dalam mengevaluasi kemajuan kearah tujuan ataustrategic directiondari organisasi. Untuk mengukur capaian outcome dari berbagai program/kegiatan, maka ditetapkan indikator bagi setiap program/kegiatan, yang menjadi acuan bagi dalam mengevaluasi dan mengukur kemajuan kegiatan. Indikator Kinerja Tim Managemen dibuat dalam kurun waktu pelaksanaan program dan memuat hal-hal sebagai berikut:

1) Catatan proporsional personal kerja dalam jabatannya

2) Jumlah Tim Managemen pusat dan daerah

3) Jumlah hasil kinerja yang dicapai

4) Jumlah kerja sama dengan Tim lain

5) Frekuensi interaksi dan jumlah keikutsertaan dalam aktivitas pertemuan kegiatan.

6) Perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan yang berkualitas dan akuntabel

7) Status pengelolaan administrasi keuangan dan inventaris Satuan Kerja Managemen yang tertib dan taat azas

Dari 7 (tujuh) Indikator Kinerja diatas, yang akan di monitor dan evaluasi oleh Tim Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi meliputi :

1) Jumlah hasil kinerja yang dicapai

2) Jumlah kerja sama dengan Tim lain

3) Frekuensi interaksi dan jumlah keikutsertaan dalam aktivitas pertemuan kegiatan.

4) Perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan yang berkualitas dan akuntabel

5) Status pengelolaan administrasi keuangan dan inventaris Satuan Kerja Managemen yang tertib dan taat azas

2.3.2Beban kerja Monitoring KegiatanBeban kerja monitoring kegiatan disesuaikan dengan kegiatan yang sudah disusun oleh masing-masing koordinator program serta kebutuhan managemen.

2.4MonitoringKegiatan monitoring bertujuan untuk memantau suatu kegiatan penelitian dan pengembangan dalam pencapaian sasaran. Kegiatan monitoring meliputi mekanisme monitoring, fokus monitoring, acuan monitoring, jadwal monitoring

Sebelum menguraikan satu persatu tentang kegiatan monitoring, maka terlebih dahulu akan dijelaskan apa sebetulnya monitoring dan evaluasi itu?, lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut;

Monitoringadalah pengumpulan dan analisis informasi secara sistematis untuk melihat kemajuan dari suatu project

Monitoring bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari sebuah project atau organisasi.

Monitoring berdasarkan target dan kegiatan yang telah direncanakan selama proses pekerjaaan berlangsung.

Monitoring dapat membantu pekerjaan tercatat dalam jalurnya, dan managemen mudah mengetahui suatu kesalahan dalam pekerjaan.

Monitoring memungkinkan anda untuk menentukan sumber mana yang tersedia dengan cukup baik dan dapat digunakan, dan juga kapasitas yang mencukupi dan sesuai, sehingga anda dapat melakukan apa yang telah anda rencanakan.

AnswersWHAT, WHO, WHEN, HOW MUCH

Monitoringmencakup; Menenetukan indikator dari efficiency, effectiveness dan impact;

Merencanakan sistem untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan indikator;

Mengumpulkan dan mencatat informasi;

Menganalisa informasi;

Menggunakan informasi untuk menginformasikan day-to-day managemen

Monitoringadalah suatu fungsi internal dalam suatu projet atau organisasiSiapa yang seharusnya terlibat? Setiap orang yang terlibat dalam organisasi atau program

Petugas administrasi rapat bertanggung jawab mempersiapkan distribusikan absensi

Petugas lapangan menulis laporan kunjungan tentang lapangan

Petugas pencatatat bertanggung jawab untuk mencatat semua pengeluaran dan pemasukkan

Mekanisme MonitoringPelaksanaan monitoring dapat dilakukan dengan berbagai cara, disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada. Untuk monitoring di tingkat lapangan dapat dilakukan dengan cara diskusi langsung secara intensif bersama para stakeholder yang terlibat dalam kegiatan, atau dengan presentasi setiap kegiatan oleh penerima manfaat pada waktu yang disepakati.

Sedangkan untuk monitoring yang dilakukan oleh Tim pelaksana program akan dilakukan dengan cara presentasi dan dilanjutkan dengan kunjungan ke lapangan.

Fokus MonitoringDalam pelaksanaannya monitoring di tingkat lokal maupun tingkat managemen pusat akan di fokuskan pada :

INPUT : Pendanaan, SDM, Peralatan

PROSES : Metoda, Waktu Pelaksanaan, Ketepatan pelayanan pemberdayaan masyarakat, perencanaan kerja.

OUTPUT : Lapangan usaha, success story, Networking

Acuan MonitoringDalam pelaksanaan monitoring mengacu pada :

1) Kegiatan

2) Rencana Kinerja Masa Program

3) Penetapan Kinerja

4) Term of Reference (TOR) / Kerangka Acuan Kerja / Logframe

5) Laporan Kemajuan Kegiatan

6) Hasil monitoring pendamping program

7) Self Assesment

Waktu Pelaksanaan MonitoringPelaksanaan monitoring di tingkat managemen lokal dilakukan secara intensif setiap minggu, sedangkan untuk tingkat managemen pusat dilakukan dalam setiap pelaksanaan kegiatan yang disesuaikan dengan kebutuhan.

BAB IIIEvaluasi Kegiatan

EvaluasiEvaluasi merupakan rangkuman hasil pengukuran capaian kinerja selama tahun berjalan, yang berkontribusi terhadap capaian outcome yang ditetapkan dalam Rencana Strategi (Renstra). Capaian kinerja output dan outcome diukur dengan menggunakan berbagai indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam Renstra tersebut. Keseluruhan capaian kinerja merupakan ukuran keberhasilan managemen program dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.

Evaluasi kinerja dimaksudkan untuk menelaah apakah capaian kinerja output serta capaian kinerja outcome kumulatif sesuai dengan yang direncanakan. Evaluasi capaian kinerja dilakukan antara lain dengan analisis membandingkan antara apa yang direncanakan dengan apa yang dihasilkan, disertai dengan tingkat capaian dalam ukuran kuantitatif yang tertera dalam penetapan indikator yang terdiri dari indikator input dan indikator output.

Evaluasiadalah perbandingan dariactualproject dengan perencanaan strategi yang telah disepakati

Evaluasi dapat memperlihatkan penjabaran yang dilakukan, dan apa yang telah diselesaikan dan bagaimana menyelesaikannya

Evaluasi dapat secara formativedapat dilakukan selama project atau organisasi berlangsung, dengan menitikberatkan pada peningkatan strategi atau cara dengan mengetahui fungsi sebuah project atau organisasi.

Evaluasi dapat juga secarasummativepenggambaran pembelajaran dari sebuah project yang lengkap atau organisasi yang sudah lama tidak berfungsi.

AnswersWHAT HAPPENED, WHY, and WAS IT WORTH IT

Evaluasi mencakup..; Memperlihatkan pada program atau acuan organisasi apa perbedaan yang ingin dibuat? Apa dampak yang ingin dihasilkan?

Memperlihatkan dan mengkaji kemajuan program atau organisasi yang ingin didapatkan sebagai target/ dampak.

Memperlihatkan startegi program/ organisasi Sudahkah memiliki strategi? Seberapa efektif strategi tersebut? Apakah stategi tersebut berguna? Jika tidak, mengapa tidak?

Memperlihatkan bagaimana hal tersebut bekerja. Adakah menggunakan sumber yang efisien? Bagaimana keberlanjutan kerja program atau organisasi? Nagaimana pelaksanaan untuk berbagai stakeholder dana cara kerja organisasi mereka

Dalam evaluasi. Kita dapat melihat efisiensi, efektifitas dan juga dampak.Monitoring dan evaluasi satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, namun bukan berarti sama. Apa perbedaan diantara keduanya? Mengapa harus melakukan monitoring dan evaluasi?, berikut akan diuraikan;

Apa yang dimaksud dengan Monitoringdan Evaluasi?Kata dari monitoring dan evaluasi cenderung mengarahkan bagaimana melaksanakan monitoring dan evaluasi tersebut secara bersamaan sebagai salah satu kesatuan, kenyataannya bahwa monitoring dan evaluasi adalah dua hal yang berbeda dalam suatu kegiatan organisasi, yang berhubungan tetapi tidak sama.

Apakah Perbedaan Umum dari Monitoringdan Evaluasi?M&E mengacu pada pembelajaran dari apa yang telah dilakukan dan bagaimana anda melakukannya dengan berfokus pada:

Efficiency-memperlihatkan suatu input (misalnya uang, waktu, satf, peralatan) dari pekerjaan yang sesuai dengan output

Effectiveness-pengukuran kemajuan dari suatu program atau project yang dicapai dari tujuan khusus yang telah direncanakan.

Impactmemperlihatkan bagaimana anda dapat membuat suatu pembedaan untuk mengatasi kondisi permasalahan yang telah diusahakan, dengan kata lain, apakah strategi anda bermanfaat?

Mengapa harus melakukan Monitoringdan Evaluation? Membantu untuk mengidentifikasi suatu masalah dan penyebab;

Mengarahkan solusi yang mungkin dapat mengatsai suatu permasalahan;

Menimbulkan pertanyaan tentang asumsi dan strategi;

Mendorong anda untuk merefleksikan bagaimana anda melakukan dan bagaimana anda mencapainya;

Menyediakan anda dengan informasi dan cara pandang;

Mendorong anda untuk beraksi dengan informasi dan cara pandang yang telah didapatkan;

Meningkatkan kesempatan/kemampuan anda untuk dapat membuat pengembangan positif dengan cara yang berbeda

Perencanaan Monitoring dan Evaluasi Monitoring dan evaluation harus menjadi bagian dari proses perencanaan anda. Akan sangat sulit untuk kembali dan merencanakan sistem monitoring dan evaluasi adalah satu hal yang dapat mulai untuk dilaksanakan

Anda perlu memulai pertemuan untuk berbagi informasi tentang kinerja dan hubungannya dengan target pada saat dimulai

Informasi utama pada saat pertemuan haruslah kondisi kenyataannya, pada saat dilaksanaannya asesmen/ kajian awal

Bagaimana kita mendapatkan informasi?Menggunakan cara yang simple dan mudah untuk mengumpulkan informasi. Mengumpulkan hal yang mungkin dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi

Alat-alat yang biasa digunakan:

Studi Kasus

Observasi

Diary/ catatan harian

Mencatat and menganalisa peristiwa penting (disebut Analisis kejadian penting)

Pertanyaan berstruktur/ kuesioner

Interview/ wawancara satu per satu

Diskusi kelompok

Survey sample

Sistem review data statistik yang mendukung

3.1.6Kriteria penilaiana. Indikator InputIndikator input terdiri dari dana, sumber daya manusia dan sarana/prasarana yang dipergunakan dalam menjalankan kegiatan. Evaluasi/penilaian atas capaian kinerja input dilakukan dengan melihat realisasi dana yang terserap, ketersediaan sumber daya manusia yang terlibat dan ketersediaan sarana/prasarana.

Pada pelaksanaan ini, dengan adanya sumber dana yang memadai, adanya SDM dengan kualifikasi yag sesuai serta ditunjang dengan sarana dan prasarana yang tersedia, diharapkan suatu kegiatan akan dapat dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang diperkirakan. Oleh karena itu pada evaluasi indikator input ini memiliki bobot yang cukup besar.

b. Indikator ProsesIndikator Proses ini terdiri dari :

1) Metoda : Kesesuaian penggunaan metode /proses/langkah

kegiatan dalam mencapai tujuan/sasaran

2) Waktu pelaksanaan: Kesesuaian waktu pelaksanaan dari rencana

3) Keterpaduan : Keterkaitan dan keterpaduan rencana kerja dengan

pelaksanaan

4) Kalender Harian : Pencatatan setiap rencana kegiatan (chek list)

Pada evaluasi indikator proses ini pelaksanaan kegiatan akan dapat dilaksanakan dengan baik apabila metode penyampaian yang digunakan adalah benar, dan memiliki keterpaduan dengan rencana kerja, sehingga waktu pelaksanaan akan sesuai dengan jadwal yang direncanakan, serta kegiatan yang dilakukan dan data yang diperoleh tercatat di dalam Kalender harian.

c. Indikator OuputEvaluasi/Penilaian atas capaian kinerja output dilakukan dengan melihat output dari kegiatan yang tercantum dalam Indikator Kinerja

Indikator output ini teridiri dari :

Adanya barang yang digunakan dalam setiap praktek kegiatan

Terselenggaranya setiap kegiatan yang sudah direncanakan Laporan keberhasilan oleh setiap pendamping

Networking : jaringan yang dirintis, misal dg Pemda, UMKM, Industri, dan stakeholders lain

Pada evaluasi indikator output tercapai, dengan asumsi bahwa kegiatan sedang dilaksanakan dengan baik menggunakan metode kegiatan yang benar, berdasarkan rencana kerja yang tepat, sesuai dengan jadwal yang direncanakan, dan tercatat di dalam kalender harian. Sehingga pada tahap ini potensi output dapat terlihat walaupun belum terealisasi.

3.1.7penilaian kegiatanPenilaian didasarkan atas total hasil penilaian berbobot terhadap kriteria-kriteria yang dinilai pada setiap kategori. Pembobotan diberikan sesuai dengan nilai penting kriteria di dalam masing-masing kategori. Besaran penilaian adalah:

- A = Baik sekali (>= 800)

- B = Baik (700-799)

- C = Cukup (600-699)

- D = Kurang (