Bab I. Mengenal Myob accounting

1.1 Pengertian Myob accounting

Myob accounting adalah software akuntansi yang digunakan untuk membantu bagian

akuntansi menyusun laporan keuangan lengkap dengan pengendalian inventory, penjualan,

pembelian asset perusahaan, bahkan tersedia lebih dari 150 jenis laporan keuangan yang

tersimpan secara otomatis dan mendetail.

Myob didirikan MYOB memproduksi software accounting bernama MYOB accounting

yang merupakan program computer akuntansi (accounting software), MYOB dimulai di

Australia pada tahun 1991 dan merupakan salah satu perusahaan yang sukses mengenali

kebutuhan yang unik dari perusahaan kecil-menengah sampai perusahaan menengah-besar

akan sistem manajemen bisnis (business management systems) yang powerful, mudah dan

terjangkau.

Myob accounting mempunyai berbagai keunggulan dibandingkan dengan software sejenis

lainnya, diantaranya:

1. Mudah digunakan (user friendly), mudah dimengerti oleh orang awam yang tidak

mempunyai pengetahuan yang mendalam tentang computer dan akuntansi serta

sangat mudah dioperasikan dan dapat diterapkan pada berbagai jenis usaha.

2. Mampu menampilkan data secara cepat dan mudah, dilengkapi dengan fasilitas audit

trail maupun transaction trail untuk menampilkan data secara cepat dan mudah pada

layar computer atau dicetak ke printer.

3. Mampu menyajikan laporan keuangan secara otomatis, lengkap dan akurat kapanpun

diperlukan, terdiri dari berbagai jenis laporan keuangan yang dibuat secara otomatis,

meliputi neraca saldo, neraca, laporan rugi lab, laporan pembelian dan penjualan,

daftar umur piutang, jurnal transaksi, sediaan barang dan sebagainya sesuai dengan

standart akuntansi keuangan.

4. Tersedia system keamanan yang handal, dilengkapi dengan system akses memadai

berupa password yang dapat ditentukan dalam beberapa level.

5. Mampu menampilkan laporan keuangan komparasi, menyajikan laporan keuangan

komparasi baik neraca, laporan laba rugi, maupun penjualan dengan data historis

bulan lalu atau tahun sebelumnya.

6. Laporan keuangan dapat diaktifkan dengan Microsoft excel dan Microsoft word

bahkan di simpan dalam bentuk PDF maupun text file.

Peranan myob dalam siklus akuntansi perusahaan

Sebagai alat komunikasi untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan dalam proses

implimentasi dalam pengoperasian MYOB

Sebagai alat untuk mempermudahkan kita untuk mencatat transaksi dalam perusahaan

jasa

Sistem kerja MYOB dalam menyelesaikan pekerjaan akuntansi sesuai dengan siklus

akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut:

1.2 Fungsi & fasilitas MYOB

Dalam aplikasinya (Applied) MYOB mempunyai berbagai fungsi dan fasilitas-fasilitas (fitur). Seperti

dalam baris menu yang terdiri dari delapan kelompok menu pilihan untuk mengakses perintah,

sub menu dan kotak dialog: File, Edit, Lists, Command Centres, Setup, Reports, Window, dan Help.

Sedangkan pada Modul Command Centre terdiri dari delapan modul, yang merupakan

pembagian dari kegiatan akuntansi, meliputi: Accounts, Banking, Sales, Time Billing,

Purchases, Payroll, Inventory, dan Card File.

1. Accounts, adalah komponen utama dari sistem akuntansi perusahan, yang merupakan

ringkasan dariseluruh aktivitas perusahaan tersebut, berfungsi untuk memodifikasi

bagan akun, memasukan saldo awal akun-akun, dan proses penjurnalan transaksi

umum, seperti biaya-biaya dan pembelian/penjualan barang yang dikapitalisasi.

2. Banking, untuk mencatat transaksi-transaksi pengeluaran dan penerimaan kas, seperti

tagihan-tagihan dan beban-beban sewa, listrik dan telepon, pemakaian dan pengeluaran

kartu kredit, pinjaman dari bank, rekonsiliasi rekening koran bank dengan akun-akun

bank, mencetak cek-cek yang Anda bayarkan, dan melakukan pembayaran elektronik.

3. Sales, untuk mencatat transaksi-transaksi penjualan (tunai/kredit), penerimaan

pembayaranpiutang dari pelanggan, mencatat retur penjualan sekaligus penyerahan

uang kas kepadapelanggan.

4. Time Billing, dipakai untuk menghitung penjualan.pembelian yang menggunakan

perhitungan persatuan waktu. Misalnya biaya konsultasi manajemen per jam.

5. Purchase, untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian (tunai/kredit), pembayaran

hutang kepada pemasok, mencatat retur pembelian sekaligus penerimaan uang kas dari

pemasok.

6. Payroll, dipakai untuk penggajian karyawan menggunakan sistem payroll, bisa dipakai

untuk berbagai macam cara penggajian, seperti jam, harian, mingguan atau bulanan.

7. Inventory, mencatat aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pemeliharaan persediaan

barang dagangan, seperti mencatat, mengubah, menghapus, menetapkan dan

menyesuaikan harga, memasukkan hasil perhitungan fisik persediaan barang dagangan,

dan penerbitan laporan yang terkait.

8. Card File, untuk membuat, mencari, menampilkan, mengubah, menghapus, dan

mengelompokkan catatan individu, perusahaan, dan lembaga tersebut. Anda dapat

mencatat seluruh informasi mengenai pelanggan dan Pemasok Anda, mencatat historis

penjualan, menetapkan pajak dan termin pembayaran dari pelanggan dan pemasok,

membuat catatan kontak, membuat label surat, dan membuat surat-surat untuk mereka.

1.3 Membuka Myob Accounting

Membuka Myob Accounting bisa dengan 2 cara yaitu melalui:

Shourcut

Pilih dan klik ganda aplikasi Myob Accounting yang ada pada desktop.

Start menu

1. Klik tombol start

2. Pilih dan klik Myob Accounting

1.4 Format tanggal dan symbol mata uang

Format tampilan tanggal dan symbol mata uang (currency) seperti $ dan Rp mengikuti

setting Windows yang digunakan. Misalkan saat ini tanggal 22 April 2011, format yang

akan dipilih adalah 22/04/11, 22/04/2011 atau 04/22/2011.

Default symbol mata uang pada Myob Accounting adalah $ (dollar), misalkan kamu

menuliskan angka 1000, maka tampilan pada saat dicetak adalah $1,000. Format tanggal

dan satuan mata uang dapat diubah sesuai dengan setting yang diinginkan melalui:

1. Klik Start Menu

2. Pilih control panel

3. Klik Region and language

4. Klik additional setting dan sesuaikan isi tampilan yang muncul dengan gambar di

bawah ini:

5. Kemudian klik tab date. Apabila tampilan yang muncul sudah sama dengan gambar

dibawah ini kemudian klik ok atau apply.

nama menu

nama sub menu

kegunaan menu

account (buku besar)

Account list digunakan untuk fasilitas mencatat nama perkiraan pada buku besar

record journal entry

digunakan untuk mencatat transaksi ijurnal umum, seperti transaksi:1. jurnal penyesuaian pemakaian perlengkapan 2. jurnal penyesuaian pembayaran dimuka 3. jurnal penyesuaian biaya yang harus dibayar 4. pencatatan dan taksiran penyisihan piutang tak tertagih 5. pengkreditan PPN masukan (pembelian) ke PPN keluaran (penjualan) 6. pencatatan dan perhitungan gaji (upah) ke personalia dan PPh pasal 21

Catatan: dalam kasus latihan, dimana tanggal computer dan tanggal transaksi kasus latihan biasanya berbeda. Untuk itu, sebelum kamu membuka program Myob, ubahlah terlebih dahulu setting date & time sesuai dengan tanggal transaksi dalam kasus latihan.

7. pengambilan dan penyetoran simpanan uang di bank kecuali dari transaksi banking

transaksi journal digunakan untuk melihat hasil transaksi jurnal umum

Banking (jurnal khusus

penerimaan dan

pengeluaran kas)

spend money

digunakan untuk mencatat transaksi mengeluarkan uang dari bank guna keperluan usaha selain untuk transaksi hutang dagang, seperti transaksi:1. membeli perlengkapan alat tulis kantor (ATK)2. membayar biaya (bebann) usaha3. menyetorkan uang tunai ke bank atau mengeluarkan cek dari bank untuk keperluan intern maupun untuk ekstern

receive money

digunakan untuk mencatat transaksi menerima uang selain dari pelanggan, seperti transaksi: 1. penerimaan pinjaman uang 2. pendapatan bunga dari bank 3. pengembalian pinjaman dari pelanggan 4. penjualan aktiva selain persediaan barang dagang

prepare bank deposit

digunakan untuk mencatat proses pencairan cek/giro yang diterima pelanggan atau card lainnya.

bank register

digunakan untuk melihat mutasi setiap kas di bank dan dapat menambahkan transaksi perbankan

reconcile account

digunakan untuk melakukan rekonsiliasi bank secara manual, seperti: rekonsiliasi kas/bank, piutang dagang, dan hutang dagang

print cheque digunakan untuk mencetak cek yang telah dibuat transaksi journal digunakan untuk melihat transaksi yang dibuat melalui banking

sales (jurnal khusus

penjualan)

sales register

digunakan melihat transaksi yang telah dibuat dengan status seperti qoute (permohonan), order (pesanan), open invoice (saldo awal), return &debits (retur penjualan), dan sebagainya

enter sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, dengan formulir faktur yang disediakan sebagai berikut: * quote, digunakan untuk mencatat transaksi yang bersifat permohonan dan belum dicatat dalam jurnal transaksi * order, digunakan untuk mencatat transaksi yang bersifat pesanan penjualan dan belum dicatat dalam jurnal penjualan * invoice, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara kredit maupun tunai dan dicatat dalam jurnal penjualan dalam mencatat transaksi penjualan Myob Accounting menyediakan tampilan (lay out) pada faktur penjualan, sebagai berikut: *service, digunakan untuk menampilkan transaksi penjualan jasa dengan keterangan yang panjang *item, digunakan untuk menampilan transaksi penjualan barang dagang

*profesional, digunakan untuk menampilan beberapa transaksi jenis jasa yang disertai beberapa tanggal *miscellaneous, digunakan untuk menampilkan transaksi penjualan lain-lain.

received payment

digunakan untuk mencatat penerimaan uang dari pelanggan sehubungan dengan transaksi penjualan barang dagang

transaction journal digunakan untuk melihat transaksi penjualan yang telah dibuat print invoice digunakan untuk mencetak faktur penjualan yang telah dibuat print statement

digunakan untuk mencetak pernyataan (keterangan) sehubungan dengan transaksi penjualan

time billing

(penjualan jasa)

activities list

digunakan untuk mencatat daftar jasa/ service yang dijual pada customer atau akan dipakai dalam perusahaan itu sendiri

Enter Activity Slip

Digunakan untuk membuat slip transaksi atas penggunaan jasa / service tersebut.

Prepare Time Billing Invoice

Digunakan untuk proses pengambilan data dari activity Slip, dipilih beberapa slip yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dilkirimi tagihan (invoice)

Activity Log

Merupakan form kumpulan dari Activity Slip yang menunjukkan suatu yang telah dilakukan dengan tampilan per Diary View atau detail view.

Purchase (jurnal khusus

pembelian)

Purchase Register

Digunakan untuk melihat transaksi yang telah dibuat dengan status Quote (permohonan pembelian), Order (pesanan pembelian), Open Bills (saldo awal pemasok), Return & Debits (retur pembelian), dsb.

Enter Purchase

Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian, dengan formulir faktur sebagai berikut :* Quote, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang bersifat permohonan dan belum dicatat dalam transaksi pembelian* Order, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang bersifat pesanan pembelian dan belum dicatat dalam transaksi pembelian.* bill, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang bersifat pembelian secara kredit maupun tunai dan dicatat dalam jurnal transaksi pembelian

Pay billDigunakan untuk mencatat transaksi pembayaran hutang pada pemasok sehubungan dengan transaksi pembelian barang dagang.

Print Cheque Order Digunakan untuk mencetak pesanan pembelian.Print Cheque

Digunakan untuk mencetak cek sehubungan dengan pembayaran hutang pada pemasok.

Prepare Electronic Payment

Digunakan mencairkan cek/giro

Transaction Juornal Digunakan untuk melihat transaksi pembelian yang telah dicatat.

payroll (gaji/upah)

Payroll Categories Digunakan untuk membuat jenis-jenis pembayaran gaji (upah).Pay Employess Digunakan untuk transaksi pembayaran gaji (upah) pada pegawai.Prepare Electronic Payment Digunakan untuk pembayaran gaji (upah) melalui kartu. Print Paycheque Digunakan untuk mencetak cek pembayaran gaji (upah)

Inventory (Buku

Pembantu persediaan

barang dagang)

Journal transaction Digunakan untukmelihat jurnal transaksi yang telah dibuat.

Item ListDigunakan untuk mencatat nama persediaan barang dagang dan harga jual barang dagang

Set Item list

Digunakan untuk mencatat metode penilaian persediaan barang dagang LIFO (MTKP) atau Average (rata-rata).

Count Inventory

Digunakan untuk mencatat saldo awal persediaan barang dagang baik banyaknya (quantity) dan harga beli (cost price)

Tranfer Inventory

Digunakan untuk memindahkan suatu barang dan menjadikannya barang baru dengan Quantitas dan harga baru. Biasanya untuk perusahaan perakitan (build).

Adjust Inventory

Digunakan untuk meyesuaikan barang yang ada digudang baik barang dagang, perlengkapan ATK

Auto Build Inventory

Digunakan mencatat menggabungkan beberapa barang menjadi satu sesuai dengan daftar item build.

Transaction Journal Digunakan untuk melihat transaksi persediaan barang dagang.

Card file (Buku

Pembantu pelanggan

dan pemasok)

Card ListDigunakan untuk mencatat nama pelanggan dan pemasok perusahaan.

Contact log

Digunakan untuk mencatat keterangan dialog kepada pelanggan, pemasok, pegawai.

Print Mailing Labels

Digunakan untuk mencetak nama pelanggan dan pemasok, dan pegawai.

1.5 Tampilan Awal MYOB

Open: digunakan untuk membuka salah satu data yang sudah dibuat atau dimiliki

Create: digunakan untuk membuat data akuntansi yang baru

Explore: digunakan untuk mengexplorasi contoh data akuntansi yang disertakan pada

waktu anda menginstal

What’s New: digunakan untuk mendapatkan berbagai informasi baru yang belum terdapat

pada program Myob versi sebelumnya

Exit: digunakan untuk keluar dari program Myob

1.6 Membuat Data Akuntansi Baru

Proses pembuatan data akuntansi baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

1. Aktifkan Program MYOB Accounting.

2. Klik tombol Create New Company File, kotak dialog New Company File Assistant

ditampilkan:

Gambar 4 - New Company File Assistant, Company Information

3. Pada kotak dialog pertama ditampilkan perkenalan (introduction) Welcome to the

MYOB New Company File Assistant untuk memulai pembuatan data perusahaan PT

DUTA VISION

4. Klik tombol Next>, selanjutnya isi nama dan alamat lengkap perusahaan seperti

tampak pada Gambar 4 di atas.

5. Klik tombol Next>,isikan data tahun dan bulan sebagai dasar untuk pencatatan

transaksi. misalkan periode akuntansi dimulai bulan Januari dan berakhir bulan

Desember. Current Financial Years diisi dengan 2011 dan Last Month of Financial

Years diisi dengan December dan Conversion Month diisi dengan Januari.

Kemudian pilih Twelve untuk periode akuntansi dalam satu tahun

Gambar 5 - New Company File Assistant, Accounting Information

6. Klik tombol Next>, Anda diminta untuk meninjau kembali data yang telah diisi pada

langkah sebelumnya. Edit atau sunting untuk data yang belum sesuai dengan cara klik

< Back.

Gambar 6 - New Company File Assistant, Comfirm Accounting Information

7. Klik tombol Next>, pilih salah satu jenis usaha sesuai dengan aktivitas yang dijalankan.

Dalam kasus ini akan dipakai pilihan I would like to build my own, karena perusahaan

akan membuat bagan akun sendiri.

Gambar 7 - New Company File Assistant, Accounts List

8. Klik tombol Next>, selanjutnya akan ditampilkan sebuah kotak dialog yang

menawarkan lokasi penyimpanan data akuntansi (secara default akan tersimpan di C:\

myob12\namaperusahaan.dat). Apabila Anda hendak menyimpan di tempat lain, maka

klik Change

Keterangan:

I would like start with one of the lists provided bu Myob Accounting : Menampilkan bagan akun

I would like to import a list of accounts provided by my accountant after I’m done creating my company file: mengimpor data

I would like to build my own account list once I begin using Myob : membuat sendiri bagan akun

Gambar8 - New Company File Assistant, Accounts List

9. Klik tombol Next>, untuk create your company file.

10. Klik tombol Setup Assistant untuk membuat data awal perusahaan yang akan dipandu

oleh MYOB.

11. Klik tombol Command Centre untuk menuju ke program menu MYOB/Command

Centre seperti tampak pada Gambar 14.

1.7 Membuka data file MYOB Accounting

Program MYOB Accounting yang telah terpasang dalam komputer Anda dapat diaktifkan

dengan langkah :

1. Klik tombol start, pilih dan klik Program - MYOB Accounting sehingga akan muncul

tampilan berikut:

Gambar 9 - Tampilan Welcome to MYOB Accounting

2. Klik tombol Open your company file sehingga pada layar komputer akan muncul

kotak dialog alamat data yang pernah disimpan sebelumnya kemudian klik ganda file

data PT DUTA VISION.

3. Selanjutnya akan muncul tampilan UserID dan Password, untuk latihan sementara

langsung saja klik OK.

1.8 Menutup program MYOB Accounting

Membuka Myob Accounting bisa dengan 2 cara yaitu melalui:

Klik tombol silang pada bagian paling kanan atas di layar command centre MYOB.

 Atau dari menu File, klik Exit.

Akan muncul konfirmasi apakah akan keluar dengan mencetak Session Report atau

tidak (pilih saja Quit No Report)

Selanjutnya akan muncul pertanyaan apakah akan melakukan proses Backup Data

atas data sample tersebut? Untuk kasus ini tidak perlu di Backup, jadi klik saja

pilihan No. Secara otomatis MYOB akan terutup.