Modul01 menggenal database r1

MENGOPERASIKAN PERANGKAT LUNAK

BASIS DATA 01Mengenal Database

Mata Diklat:

Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi

Program Keahlian:

Semua Program Keahlian

Disusun Oleh:

Drs. Prayitno

Perkiraan waktu

2x45 menit

Meliputi:» Pengertian

Database» Software

Database» Bagian-Bagian

Database» Merancang

Database

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 KEBUMEN

Jl. Joko Sangkrip Kom.1 Sumberadi, Kebumen 54315 Telp. (0287) 381801, Fax. (0287) 381802

web site: www.smkn2kebumen.com, email: [email protected]

2008

KETERAMPILAN KOMPUTER DAN PENGELOLAAN INFORMASI (KKPI)Lembaran Job Sheet MENGENAL DATABASE Metode Teori

Sem 3Nomor 01 Waktu 2 x 45 menit

PendahuluanModul ini menjelaskan pengertian Database – apa itu database, mengapa Anda membutuhkannya, dan apa saja bagian-bagian dari database, serta bagaimana cara merancangnya. Pembahasannya dikhususkan pada database yang dibuat menggunakan Microsoft Access 2003, tetapi konsepnya dapat diterapkan untuk semua produk database.

Latihan 1: Pengertian DatabaseLangkah 1: Ketika tuntutan zaman menghendaki semua pekerjaan berjalan dengan cepat dan akurat seperti sekarang ini, peranan database tidak lagi dapat dielakkan. Apakah yang dimaksud dengan database? Manfaat apa sajakah yang dapat diperoleh dari database? Buatlah kelompok kecil, diskusikan jawaban-jawaban Anda, dan tuliskan pada tempat yang telah disediakan.

Langkah 2: Bersiaplah untuk berbagi informasi mengenai daftar yang Anda miliki mengenai manfaat database dalam kelompok besar seperti yang diminta.

Pengertian DatabaseDatabase adalah tool (peralatan) untuk mengoleksi dan mengorganisasikan informasi yang dihubungkan ke sebuah subjek atau maksud tertentu seperti koleksi buku, musik, nilai, data pribadi, dan lain-lain. Bila suatu database tidak disimpan di dalam komputer, atau hanya sebagian yang disimpan di dalam komputer, Anda dapat menelusuri informasi dari beberapa sumber yang Anda miliki untuk mengelola dan mengorganisasikannya.Sebagai contoh, anggaplah nomor telepon dari suplier Anda disimpan di dalam beberapa lokasi: di dalam kartu nama, di lembaran di dalam lemari, dan di dalam file spreadsheet. Bila nomor suplier Anda berubah, Anda perlu memperbaharui informasi tersebut pada ketiga lokasi tersebut. Sedangkan di dalam database, Anda hanya perlu memperbaharui informasi tersebut dalam satu lokasi saja – nomor telepon suplier secara otomatis diperbaharui pada ketiga lokasi tersebut.Banyak database yang dimulai dari sebuah daftar di dalam program pengolah kata (seperti: MS-Word) atau program pengolah angka (seperti: MS-Excel). Ketika daftar itu bertambah makin banyak, mulailah muncul redundansi (duplikasi) dan inkonsistensi (kekacauan) di dalam data. Data seperti itu menjadi sulit untuk dikelola, dan hanya ada sedikit cara untuk mencari atau menarik bagian tertentu dari data untuk keperluan tertentu. Sekali masalah ini mulai muncul, sangatlah baik untuk mentransfer data tersebut menjadi sebuah database yang dapat dibuat menggunakan Database Management System (DBMS), seperti Microsoft Access 2003.Database berbasis komputer adalah sebuah kontainer (wadah) dari objek. Sebuah database dapat berisi lebih dari satu tabel. Sebagai contoh, database untuk Sistem Pergudangan yang menggunakan tiga buah tabel tidak disebut sebagai tiga database, tetapi satu database yang berisi tiga buah tabel. Database Access menyimpan semua objek-objek databasenya, yaitu tabel, form, report, macro dan modul dalam sebuah file tunggal, terkecuali bila secara khusus

Word Processor Microsoft Office Word 2007 Editor Drs. Prayitno3

Nama File /tt/file_convert/55b7ece5bb61ebc67b8b4766/document.docx Diprint 15 April 2023

Database adalah sebuah tool (peralatan) untuk mengoleksi dan mengorganisasi-kan informasi.

Database dapat menyimpan lebih dari satu tabel.

Database Access menyimpan semua objeknya dalam satu file, dengan ekstensi .mdb.



didisain untuk menggunakan sumber data lain. Format database yang dibuat menggunakan Access 2003 memiliki ekstensi .mdb. Anda dapat menggunakan Access 2003 untuk membuat dile dalam format versi sebelumnya (misalnya Access 2000 dan Access 2002).Dengan menggunakan Access, Anda dapat: Menambahkan data baru ke database, seperti sebuah item baru di dalam sistem

pergudangan Mengedit data yang sudah ada di dalam database, seperti mengganti lokasi suatu barang Menghapus informasi, yang mungkin sudah tidak diperlukan lagi Mengorganisasikan dan meninjau data dalam beberapa cara yang berbeda Berbagi data dengan orang lain melalui report, pesan e-mail, intranet, atau internet

Software DatabaseSejak Anda mulai menggunakan database setiap hari dan database itu bekerja dengan sempurna pada lembaran-lembaran kertas, Anda mungkin bertanya apa keunggulan software database pada komputer. Bergantung kepada data yang ingin Anda kelola, software database mungkin tidak membantu Anda secara seluruhnya. Sebab bagaimanapun, direktori telepon (buku telepon), sebagai contoh, adalah petunjuk akurat yang layak untuk menemukan alamat dan nomor telepon.Apa yang dapat Anda kerjakan jika Anda mengingat nama awal seseorang, tetapi tidak ingat nama akhirnya? Atau jika Anda akan membutuhkan sebuah arsip pelanggan Anda, tetapi Anda hanya mengingat nama perusahaannya?Di sinilah letaknya software database dapat benar-benar membantu Anda. Software database dapat mengatur informasi Anda sehingga Anda dapat mencari suatu item dengan cepat dan mudah. Jika Anda menata database Anda dengan benar, Anda akan dengan mudah menemukan nama awal seseorang, afiliasi perusahaan, atau nama akhir, atau potongan informasi lainnya.Lebih dari itu, software database dapat menyediakan lebih banyak perspektif pada data Anda yang akan sangat sulit bila dikelola dengan manual. Seandainya Anda ingin mengurutkan nama-nama pelanggan Anda berdasarkan kode pos, Anda mungkin menginginkan untuk menemukan suatu hubungan antara alamat-alamat dan barang-barang yang mereka pesan, atau hanya sekedar untuk membuat sebuah daftar persuratan berdasarkan rating kode pos-nya.Jika semua data berada pada kartu indeks dan Anda mempunyai banyak pelanggan, maka untuk mendapatkan informasi yang Anda inginkan akan membutuhkan waktu beberapa hari. Software database, dengan demikian, dapat menghasilkan informasi secara instant. Software database yang baik bahkan dapat menyediakan bagi Anda laporan dan kesimpulan informasi secara tereperinci dan dengan tampilan yang baik dalam banyak cara yang berbeda.Sebagai tambahan, dengan usaha yang sedikit, informasi di dalam database Anda dapat selalu up-to-date. Software database memungkinkan Anda untuk menambah informasi baru ke dalam database, menghapus informasi yang sudah tidak dibutuhkan, dan membuat perubahan-perubahan lain yang diinginkan untuk menyimpan informasi yang aktual.Sebagai kesimpulan, beberapa keunggulan terbesar dari software database adalah: Ia dapat menemukan suatu informasi yang tersimpan di dalam database secara cepat,

akurat dan mudah. Ia dapat menyediakan informasi dalam banyak sudut pandang. Ia memungkinkan Anda untuk memelihara informasi sehingga ia selalu aktual.Sebagai tambahan, kebanyakan software database juga memungkinkan Anda untuk melakukan perhitungan-perhitungan matematis pada informasi yang tersimpan dan menampilkan hasilnya.





Perkembangan Software DatabasePada awal kemunculannya, software database hanya dapat dijalankan pada mesin-mesin komputer besar dan mahal, yang memiliki memory besar dan kecepatan besar. Personal Computer (PC) yang pada waktu itu tergolong kecil dan lambat, tidak dapat menjalankan software database generasi awal.Software database pertama yang dapat digunakan pada komputer mikro adalah dBASE II yang dibuat oleh Ashton-Tate Company. Awalnya, program ini digunakan pada mikrokomputer 8 bit dengan menggunakan sistem operasi CP/M-80™. Versi dBASE II tersebut sudah digunakan pada berbagai merek komputer seperti TRS-80®, Osborne™, Kaypro® portbale, dan Apple® II (dengan menginstall kartu CP/M®). Selanjutnya dBASE II ditulis kembali untuk komputer pribadi (PC) IBM dan mesin-mesin yang kompatible dengannya. Versi 2.4 yang diedarkan pada bulan September 1983 dibuat untuk PC IBM yang bekerja pada PC DOS V. 1.1 2.0 atau 2.1 pada waktu itu.Sebelum dBASE II diperkenalkan, sistem manajemen database hanya digunakan pada komputer-komputer besar, karena sistem database pada saat itu masih memerlukan prosesor berdaya besar dan memory komputer yang sangat besar. Bahasa pengolahan untuk sistem manajeman database ini terasa asing bagi kebanyakan pemakai yang bukan programmer; pengolahan data dengan sistem ini memerlukan program yang dibuat oleh programmer yang terlatih secara profesional.Diterbitkannya dBASE II merupakan suatu usaha yang berani untuk menggunakan kemampuan mikrokmputer. Sejak saat dikeluarkannya, program tersebut menjadi perangkat lunak mikrokomputer yang diketahui paling baik untuk manajemen database. Meskipun daya dan kapasitas memory yang terbatas dari mikrokomputer masa awal yang sering kali harus disesuaikan dengan kemampuan dari dBASE II, namun program itu telah merevolusi cara penanganan informasi pada mikrokomputer.Sejak dBASE II diperkenalkan, teknologi komputer telah berkembang dengan cepat. Sebagian besar mikrokomputer telah menggunakan mikroprosesor 16 bit yang cukup ampuh. Prosesor ini mampu mengolah data jauh lebih cepat daripada prosesor 8 bit yang dimiliki oleh mikrokomputer masa awal. Kapasitas memory yang besar sudah pula tersedia dengan biaya yang relatif murah. Bahasa-bahasa komputer yang baru dan lebih ampuh seperti bahasa C, sudah dikembangkan dan disempurnakan.Sebagai tanggapan terhadap kemajuan teknologi dalam perangkat keras dan perangkat lunak, maka dBASE III diperkenalkan pada tahun 1984. Meskipun dikembangkan dari dBASE II, namun dBASE III secara drastis jauh berbeda dengan pendahulunya; karena itu dBASE III dirancang bukan sekedar versi perbaikan dari dBASE II. dBASE III dirancang untuk mikrokomputer 16 bit. Karena program ini ditulis dalam bahasa C yang efisien, maka kecepatan pengolahan dari dBASE III jauh meningkat. dBASE III juga mempunyai kapasitas memory yang jauh lebih besar daripada dBASE II.Menanggapi permintaan terhadap program yang selain user-friendly namun juga jauh lebih ampuh, maka Ashton-Tate memperkenalkan dBASE III Plus di akhir tahun 1985. Kemampuan jaringan (networking) dan sistem menu membedakan dBASE III Plus dari dBASE III.Pada perkembangan selanjutnya, dBASE IV dipegang lisensinya oleh Borland Inc. Sayangnya, perkembangan dBASE IV tidak begitu baik karena tidak dapat memenuhi apa yang dituntut pemakainya. Selain itu, pada saat itu juga muncul sistem lainnya yang serupa dengannya yang menyediakan fasilitas yang lebih canggih, misalnya Clipper dan FoxPro.Pada masa sekarang ini terdapat cukup banyak software manajemen database, dengan berbagai kelebihan dibandingkan dengan sistem database yang lalu. Bebrapa di antaranya ialah: Borland Visual dBASE 5.5, yaitu software manajemen database yang dikembangkan oleh

Borland Inc. Yang merupakan kelanjutan dari sistem dBASE versi DOS. Visual dBASE 5.5 Word Processor Microsoft Office Word 2007 Editor Drs. Prayitno

5Nama File /tt/file_convert/55b7ece5bb61ebc67b8b4766/document.docx Diprint 15 April 2023



berjalan pada platform Windows 3.1 atau yang lebih tinggi. Terdapat cukup banyak peningkatan dibandingkan dengan pendahulunya. Sistem ini jauh lebih mudah digunakan, dan jauh lebih ampuh dalam menangani database. Sistem ini telah menerapkan metode OOP (Object Oriented Programming), yaitu pemrograman yang berorientasi kepada obyek. Sebagai timbal baliknya, sistem ini hanya dapat berjalan pada mikrokomputer yang menggunakan sistem operasi Windows 3.1 atau yang lebih tinggi dengan memory minimal 6 MB.

Microsoft Visual FoxPro 6.0, yaitu software manajemen database yang dikembangkan oleh raksasa software terbesar yakni Microsoft Corp. Ciri utama software ini ialah terletak pada kemudahan-pakainya serta keampuhannya dalam mengelola database. Apalagi, pengembang software ini memiliki reputasi yang tak tertandingi, sehingga menjadikan pemakainya merasa lebih aman dan terjamin. FoxPro juga menggunakan metode OOP.

Microsoft Acces 97 (kini sudah ada Microsoft Access 2000!). Software yang dikembangkan oleh Microsoft dan dibundel bersama dengan Microsoft Office ini sangat tepat untuk mengelola database suatu perkantoran, atau bisnis kecil dan menengah.

Borland Paradox, serupa dengan Microsoft Acces. Borland Paradox dibundel bersama dalam satu paket Corel Office Profesional.

Lotus Approach, serupa dengan Microsft Acces dan Borland Paradox. Lotus Approach dibundel bersama dalam satu paket Lotus Smart Suite yang lisensinya kini dipegang oleh IBM.

Jasmine. Software ini memiliki keistimewaan tersendiri. Software ini dirancang untuk mengelola database multimedia di Internet.

Dari sekian banyak software sistem database, cukup sulit untuk membandingkan kehebatannya masing-masing. Setiap sistem memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Untuk menentukan mana yang terbaik bagi usaha Anda, tidaklah mudah. Salah satu cara yang bijaksana untuk menentukan software mana yang tepat bagi suatu perusahaan ialah memilih software yang memiliki kelebihan-kelebihan yang sesuai dengan suatu perusahaan. Di perusahaan tertentu, mungkin lebih tepat bila menggunakan Visual dBASE, sementara di perusahaan yang lainnya mungkin lebih menguntungkan bila menggunakan Visual FoxPro, kemudian di perusahaan yang lainnya lagi mungkin lebih pas bila menggunakan Microsoft Access.

Latihan 2: Bagian-Bagian DatabaseLangkah 1: Tidak seperti database flat misalnya file data Microsoft Excel, file database yang ditbuat menggunakn Microsoft Access berisi beberapa bagian database. Apa saja bagian-bagian database dalam Microsoft Access? Buatlah kelompok kecil, diskusikan jawaban-jawaban Anda, dan tuliskan pada tempat yang telah disediakan.






Bagian-Bagian Database MS-AccessDatabase Access, seperti juga database yang lainnya, dapat terdiri dari beberapa bagian, yaitu: Tabel, untuk menyimpan data. Query, untuk menemukan dan memanggil data yang diinginkan. Form, untuk melihat, menambah, dan memperbaharui data di dalam tabel. Report, untuk menganalisa atau mencetak data di dalam layout tertentu. Pages, untuk melihat, mengupdate, atau menganalisa database dari Internet atau Intranet. Macro, action yang digunakan untuk meningkatkan fungsionalitas database. Modul, bahasa pemrograman yang dapat digunakan untuk meningkatkan fungsionalitas

database.Dengan menggunakan Microsoft Access, Anda dapat mengelola semua informasi tersebut dalam sebuah file database tunggal dengan ekstensi .mdb.

1. Sekali data disimpan di dalam satu tabel, saat itu pula data dapat dilihat dari beberapa lokasi. Ketika Anda mengupdate data, secara otomatis mengupdate semua data yang tampil.

2. Tampilan data di dalam sebuah query3. Tampilan data di dalam sebuah form.4. Tampilan data di dalam sebuah report.5. Tampilan data di dalam Data Access Page.

Tabel dan RelationshipTabel mirip tampilan spreadsheet, yang di dalamnya data disimpan dalam baris dan kolom. Sebagai akibatnya, cukup mudah mengimport sebuah spreadsheet ke dalam tabel. Perbedaan utama antara spreadsheet dan tabel database adalah bagaimana data itu diorganisasikan.Untuk mendapatkan tingkat fleksibilitas yang tinggi dalam database, data yang diperlukan diorganisasikan ke dalam tabel sedemikian rupa sehingga redundansi tidak akan terjadi. Sebagai contoh, bila Anda menyimpan informasi tentang nama pekerja, setiap nama pekerja harus dimasukkan hanya satu kali di dalam tabel. Data tentang produk akan disimpan di dalam tabel produk, dan data tentang kantor cabang akan disimpan di dalam tabel yang lain. Proses ini dinamakan Analisa.



Tabel Customer (pelanggan)

Query London Order for April (pesanan)

Form Customers (pelanggan)

Report Customer (pelanggan)

Pages Customer (pelanggan)



Setiap baris di dalam tabel merujuk pada sebuah rekord. Rekord adalah bagian individual dari suatu informasi disimpan. Setiap rekord berisi satu atau lebih field. Field menunjuk ke suatu kolom di dalam tabel. Sebagai contoh, Anda mungkin memiliki tabel bernama “Biodata” dimana setiap rekord (baris) berisi informasi tentang siswa yang berbeda, dan setiap field (kolom) berisi tipe informasi yang berbeda, seperti nama, NIS, alamat, dan seterusnya. Field harus dirancang dengan tipe data tertentu, seperti text, number, atau tipe lainnya.Cara lain untuk menjelaskan rekord dan field adalah seperti dapat dilihat pada kartu katalog perpustakaan. Setiap kartu di dalam lemari menunjuk ke sebuah rekord di dalam database. Setiap bagian dari informasi pada sebuah kartu individual (pemulis, judul, dan seterusnya) menunjuk ke sebuah field di dalam database.Untuk mengelola data dari beberapa tabel secara bersama-sama di dalam Query, Form, Report, atau Data Access Page, perlu dibuatkan hubungan (relationship) antara tabel.

1. Informasi Customer yang berasal dari suatu daftar sekarang berada di dalam tabel CUSTOMER2. Informasi Order yang berada di dalam spreadsheet sekarang berada di dalam tabel ORDER.3. Sebuah ID unik, seperti Customer ID, membedakan satu rekord dengan yang lainnya di dalam tabel.

Dengan menambahkan sebuah ID unik pada setiap tabel, dan dengan menentukan sebuah hubungan, Microsoft Access dapat secara tepat menghubungkan record dari semua tabel sehingga Anda dapat mengambilnya bersama-sama di dalam sebuah form, report, atau query.

QueryUntuk menemukan dan memuat hanya data-data yang sesuai kondisi tertentu, termasuk data dari beberapa tabel, gunakanlah Query. Sebuah query juga dapat mengupdate atau mengapus beberapa record sekaligus, dan melakukan kalkulasi predefinisi atau kalkulasi buatan sendiri pada suatu data.





Query adalah “senjata ampuh” di dalam database, yang dapat melakukan banyak fungsi yang berbeda. Salah satu fungsi yang paling umum adalah memuat data spesifik dari tabel. Data yang ingin Anda lihat biasanya tersebar di beberapa tabel, dan Query memungkinkan Anda untuk melihatnya di dalam satu datasheet tunggal. Juga, biasanya Anda tidak ingin melihat semua rekord sekaligus, query memungkinkan Anda menambahkan kriteria untuk “menyaring” data hanya yang benar-benar Anda inginkan. Query seringkali menjadi data sumber untuk form dan report.Query juga updateable, artinya Anda dapat mengedit data yang berada di dalam tabel melalui datasheet query. Bila Anda bekerja di dalam query yang updateable, ingatlah bahwa perubahan yang Anda lakukan sebenarnya dikerjakan di dalam tabel, bukan di dalam datasheet query.Query tersedia dalam dua macam: select queries dan action queries. Select queries secara sederhana memuat data yang siap untuk digunakan. Anda dapat meninjau hasil query pada layar monitor, cetakan, atau mengkopinya ke clipboard. Atau, Anda dapat menggunakan hasil query untuk dijadikan sumber data pada form atau report.Action queries, seperti namanya, melakukan sebuah tugas dengan data. Action queries dapat digunakan untuk membuat tabel baru, menambah data ke tabel, memperbaharui data, atau menghapus data.

FormUntuk lebih memudahkan kita melihat, memasukkan, dan mengganti data secara langung di dalam tabel, gunakan Form. Ketika Anda membuka sebuh form, Microsoft Access memuat data dari satu atau beberapa tabel, dan menampilkannya pada layar dengan layout yang Anda pilih di dalam Form Wizard, atau layout yang telah Anda buat sendiri di dalam Design View.

1. Sebuah tabel menampilkan banyak record sekaligus, tetapi mungkin anda perlu menggulungnya untuk melihat semua data di dalam sebuah record. Juga, ketika melihat sebuah tabel, Anda tidak dapat mengupdate data dari dua tabel atau lebih sekaligus.

2. Sebuah form memfokukan pada sebuah record pada satu saat, dan dapat menampilkan field-field dari satu atau beberapa tabel. Form juga dapat menampilkan gambar dan objek lainnya.

3. Sebuah form dan berisi sebuah tombol untuk mencetak, membuka objek lain, atau melakukan tugas-tugas otomatis tertentu.

Form kadang-kadang diartikan juga sebagai “layar pemasukan data”. Form adalah interface yang digunakan untuk bekerja dengan data, dan seringkali berisi beberapa tombol perintah. Anda dapat membuat database tanpa menggunakan form untuk mengedit data, dengan cara langsung menggunakan tabel datasheet. Akan tetapi, kebanyakan database menggunakan form untuk meninjau, memasukkan, dan mengedit data di dalam tabel.Form menyediakan format yang easy-to-use (mudah digunakan) untuk bekerja dengan data, dan Anda dapat juga menambahkan elemen-elemen fungsional seperti tombol perintah. Anda





dapat memprogram tombol untuk menentukan data mana yang muncul pada form, membuka form atau report, atau melakukan berbagai tugas lain. Sebagai contoh, Anda mungkin memiliki sebuah form dengan nama “Form Pelanggan” yang digunakan untuk bekerja dengan data pelanggan. Form pelanggan mungkin memiliki sebuah tombol yang membuka form pesanan dimana Anda dapat memasukkan sebuah pesanan baru untuk pelanggan.Form juga memungkinkan Anda untuk mengontrol bagaimana pemakai lain berinteraksi dengan data di dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat membuat sebuah form yang menampilkan hanya field-dield tertentu dan hanya operasi-operasi tertentu. Ini dapat membantu melindungi data dan memastikan data dimasukkan dengan benar.

ReportUntuk menganalisa data atau menampilkan data dalam bentuk cetakan (printout), gunakanlah report. Sebagai contoh, Anda mungkin akan mencetak sebuah laporan untuk mengelompokkan data dan menghitung total, dan laporan lain dengan bentuk yang berbeda, misalnya untuk label surat.

1. Report digunakan untuk membuat label surat.2. Report digunakan untuk menampilkan total dalam bentuk chart/grafik.3. Report digunakan untuk menghitung total.

Sebuah report biasanya menjawab sebuah pertanyaan tertentu, seperti “Berapa banyak uang yang kami terima dari setiap pelanggan pada tahun ini?” atau “Kota mana pelanggan kami berada?” Setiap report dapat diformat untuk menampilkan informasi yang mudah dibaca dan menarik.Sebuah report dapat dijalankan kapan saja, dan akan selalu mencerminkan data aktual di dalam database. Report umumnya diformat untuk dicetak, tetapi dapat juga dilihat di layar, dieksport ke program lain, atau dikirim sebagai pesan e-mail.

Data Access PagesUntuk membuat data tersedia pada Internet atau Intranet, misalnya untuk laporan interaktif, pemasukan data, atau analisa data, gunakan Data Access Pages. Microsoft Access memuat data tersebut dari satu atau lebih tabel dan menampilkannya pada layar dengan layut yang telah Anda buat di Design View, atau dengan Page Wizard.





1. Klik expand indicator…2. Untuk menampilkan data dan toolbar navigasi record untuk level berikutnya dari sesi detail3. Gunakan toolbar navigasi record untuk memindah, menyortir, dan menyarng record, dan untuk

mendapatkan Help.

MacroMacro di dalam Access dapat diibaratkan sebagai bahasa pemrograman sederhana yang dapat Anda gunakan untuk menambah fungsionalistas ke database. Sebagai contoh, Anda dapat mengaitkan sebuah macro ke sebuah tombol perintah pada suatu form sehingga macro tersebut berjalan ketika tombol tresebut diklik. Macro berisi action yang melakukan tugas-tugas, seperti membuka report, menjalankan query, atau menutup database. Kebanyak operasi-operasi database manual dapat diotomatiskan dengan menggunakan macro, sehingga dapat menghemat waktu dan peralatan.

ModuleModule, seperti macro, adalah objek yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan fungsionalitas database. Bila macro dibuat dengan memilih dari daftar macro action, module dibuat dengan cara menulis bahasa pemrograman di dalam aplikasi Visual Basic for Applications (VBA). Sebuah module adalah koleksi dari deklarasi, pernyataan, dan prosedur yang disimpan bersama-sama sebagai sebuah unit. Sebuah module dapat berupa class module atau standard module. Class module adalah module yang dikaitkan kedalam form atau report. Standard module berisi prosedur umum yang tidak dikaitkan dengan objek lain. Standard module muncul di bawah bagian Module pada jendela database, sedangkan class module tidak.

Latihan 3: Merancang DatabaseLangkah 1: Diperlukan beberapa langkah yang diperlukan untuk merancang database yang handal. Ada berapa langkah proses merancang database? Sebutkan langkah-langkah tersebut secara urut! Buatlah kelompok kecil, diskusikan jawaban-jawaban Anda, dan tuliskan pada tempat yang telah disediakan.






Dasar-Dasar Merancang DatabaseRancangan database yang baik memastikan bahwa database itu mudah untuk dipelihara. Anda menyimpan data di dalam tabel dan setiap tabel berisi data hanya tentang satu subjek, misalnya pelanggan. Oleh karenanya, anda mengupdate bagian data, seperti alamat, hanya dalam satu tempat dan perubahannya secara otomatis muncul di keseluruhan database.Database yang baik biasanya berisi beberapa tipe query yang berbeda yang menampilkan informasi yang diperlukan. Sebuah query dapat menampilkan subset data, seperti semua pelanggan di Kebumen, atau kombinasi data dari beberapa tabel, seperti informasi pesanan dikombinasikan dengan informasi pelanggan.Database yang dirancang dengan baik dapat menyediakan informasi yang mudah diakses dan hasilnya akurat. Karena pentingnya rancangan database secara benar agar diperoleh sistem database yang handal, maka mempelajari prinsip-prinsip disain database juga sangat penting.Untuk merancang database, Anda perlu mempelajari bagaimana menentukan informasi yang dibutuhkan, bagaimana menentukan informasi itu disimpan di dalam tabel dan kolom, dan bagaimana tabel-tabel direlasikan ke tabel-tabel yang lain. Anda harus membaca uraian ini sebelum mulai membuat database untuk pertama kalinya.Sebelum Anda menggunakan Access untuk membuat tabel, query, form, dan objek-objek lainnya, sangat dianjurkan untuk membuat sketsa rancangan database di atas kertas. Anda juga dapat membuka contoh database ‘Northwind’ dan kemudian membuka jendela ‘Relationship’ untuk memeriksa rancangannya.

Beberapa Istilah Database yang Perlu DiketahuiMicrosoft Access 2003 mengorganisasikan informasi Anda ke dalam tabel-tabel: yaitu daftar dalam bentuk baris (row) dan kolom (column) yang mirip worksheet pada MS-Excel. Dalam database yang sederhana, Anda mungkin hanya memiliki satu tabel. Untuk kebanyakan database Anda memerlukan lebih dari satu tabel. Sebagai contoh, Anda mungkin memiliki sebuah tabel untuk informasi penyimpanan tentang barang (Products), tabel lain yang menyimpan informasi tentang pesanan (Orders), dan tabel lain yang berisi informasi tentang pelanggan (Customers).Setiap baris dinamakan sebuah rekord (record), dan setiap kolom dinamakan field. Sebuah rekord merupakan informasi yang konsisten dari suatu objek. Sedangkan sebuah field merupakan informasi tunggal dari informasi – yang merupakan item yang muncul di setiap record.

Merancang Database yang BaikTerdapat beberapa prinsip yang dapat digunakan dalam proses perancangan database. Pertama, duplikasi informasi (juga dikenal dengan istilah redundansi) adalah buruk, karena ia menyita ruangan dan menambah kemungkinan error dan kekacauan. Kedua, kebenaran dan kelengkapan informasi sangatlah penting. Bila database Anda berisi informasi yang salah, maka report yang dihasilkan dari database juga berisi informasi yang salah. Sebagai akibatnya, segala keputusan yang dibuat berdasarkan pada report tersebut menjadi misinformasi.Dengan demikian, rancangan database yang baik adalah:

Bagilah informasi menjadi tabel-tabel yang berdasarkan suatu subjek (pokok masalah). Hubungkan informasi-informasi di dalam tabel sesuai keperluan. Dukungan bantuan dan pastikan keakuratan dan keutuhan dari informasi. Sediakan pemrosesan data dan laporan-laporan (report) yang dibutuhkan.

Proses PerancanganProses perancangan database terdiri dari langkah-langkah berikut:





1. Menentukan Tujuan DatabaseLangkah pertama dalam merancang database adalah menentukan tujuan dari penggunaan database: Tanyakan kepada pemakainya. Catat tentang semua pertanyaan dari Anda dan pemakai

seperti apakah keinginannya. Buat sketsa report yang ingin Anda hasilkan dari database. Kumpulkan form-form yang saat ini digunakan untuk merekam data.Saat Anda menentukan tujuan database, daftar informasi yang Anda inginkan dari database mulai muncul. Dari situ, Anda dapat menentukan apa sebenarnya yang perlu Anda simpan di dalam database dan fakta apa yang dimiliki setiap subjek. Fakta-fakta tersebut dapat Anda jadikan field (kolom) di dalam database, dan subjek yang berisi fakta-fakta itu menjadi tabel.

2. Menentukan Field yang DiperlukanSetiap field merupakan fakta tentang bagian subjek. Sebagai contoh, Anda mungkin perlu menyimpan fakta berikut: nama perusahaan, alamat, kota, propinsi, dan nomor telpon. Anda perlu membuat field terpisah untuk setiap fakta tersebut. Ketika menentukan field mana yang Anda perlukan, ingatlah prinsip-prinsip berikut: Masukkan semua informasi yang diperlukan. Simpanlah informasi di dalam bagian logika terkecil. Sebagai contoh, nama pekerja

seringkali dipisahkan menjadi dua field, NamaAwal dan NamaAkhir, sehingga memudahkan untuk mengurutkan data berdasarkan NamaAkhir.

Jangan membuat field untuk data yang berisi daftar dari banyak item. Sebagai contoh, di dalam tabel ‘Supplier’, bila Anda membuat field ‘Products’ yang berisi daftar yang dipisahkan dengan koma untuk setiap produk yang Anda terima dari supplier, itu akan menyulitkan dalam menemukan supplier yang hanya menyediakan bagian produk tertentu.

Jangan menyertakan data hasil perhitungan (data yang merupakan hasil ekspresi). Sebagai contoh, bila Anda memiliki field HargaSatuan dan field Jumlah, jangan membuat field tambahan yang merupakan hasil kali kedua field tersebut.

Jangan membuat field yang mirip dengan yang lain.

3. Menentukan Tabel yang DiperlukanSetiap tabel hasrus berisi informasi tentang satu subjek. Daftar field dapat digunakan untuk menunjukkan tabel yang diperlukan. Sebagai contoh, bila Anda memiliki field TglLahir, subjeknya adalah pekerja, sehingga ia milik tabel Pekerja. Anda mungkin memiliki sebuah tabel untuk Pelanggan, sebuah tabel untuk Produk, dan sebuah tabel Pesanan.

4. Menentukan Tabel Mana berisi Field yang ManaKetika Anda menentukan tabel dan field-field di dalamnya, ingatlah prinsip-prinsip berikut: Tambahkan field hanya ke sebuah tabel. Jangan tambahkan field ke sebuah tabel bila field tersebut mengakibatkan informasi yang

sama muncul di beberapa record di dalam tabel tersebut. Sebagai contoh, bila Anda menempatkan field yang berisi alamat pelanggan di dalam tabel Pesanan, informasi tersebut mungkin akan terulang di lebih dari satu record, sebab pelanggan mungkin ditempatkan di lebih dari satu pesanan. Sebaliknya, bila Anda menempatkan field Alamat di tabel Pelanggan, field tersebut akan muncul hanya sekali. Dalam hal ini, sebuah tabel Microsoft Access Database berbeda dengan tabel dalam file database flat seperti spreadsheet. Ketika setiap bagian informasi disimpan hanya sekali, Anda hanya perlu sekali untuk mengupdatenya. Ini lebih efisien, dan juga menghilangkan kemungkinan duplikasi data yang mengakibatkan informasi yang tidak akurat.





5. Mengidentifikasi Field dengan Nilai Unik di setiap RekordUntuk keperluan menghubungkan informasi yang disimpan di tabel-tabel terpisah – sebgai contoh, untuk menghubungkan sebuah pelanggan dengan semua pesanan pelanggan – setiap tabel di dalam database harus menyertakan sebuah field atau sekelompok field yang memiliki nilai unik untuk setiap rekordnya. Filed tersebut nantinya akan dijadikan sebagi Primary Key.

6. Menentukan Relationship Diantara Tabel-TabelSekarang Anda telah memiliki informasi di dalam tabel-tabel yang memiliki field Primary Key, Anda perlu satu cara untuk memberitahu Microsoft Access bagaimana menghubungkan informasi menyatu kembali. Untuk melakukan hal ini, Anda menentukan Relationship diantara tabel-tabel. Anda dapat menemukan contoh relationship di dalam database contoh dari Acces yaitu ‘Northwind’.

7. Memperhalus RancanganSetelah Anda memiliki rancangan tabel, field, relationship yang Anda perlukan, saatnya untuk mempelajari rancangan dan mendeteksi suatu kekurangan yang mungkin ada. Akan lebih mudah memperbaiki rancangan database saat ini daripada setelah tabel-tabelnya diisi data.Gunakanlah Access untuk membuat tabel, menentukan relasi diantara tabel-tabel, dan memasukkan contoh data secukupnya di dalam tabel sehingga Anda dapat menguji rancangan Anda. Untuk menguji relationship di dalam database Anda, lihatlah bila Anda dapat membuar query untuk memperoleh jawaban yang Anda inginkan. Buatlah draft kasar dari form dan report Anda dan lihatlah apakah dapat menampilkan data yang Anda masukkan. Periksalah untuk beberapa duplikasi data dan hilangkanlah data tersebut.

8. Masukkan Data dan Buatlah Objek Database LainBila Anda puas dengan struktur tabel dalam rancangan Anda, selanjutnya tambahkanlah data ke tabel-tabel Anda. Kemudain Anda dapat membuat objek database lain, yaitu query, form, report, data access page, macro dan modul.

9. Gunakan Tools AnalisisMicrosoft Access menyertakan tool yang dapat membantu Anda untuk memperhalus rancangan database. Table Analyzer dapat menganalisa rancangan tabel, dapat mengusulkan struktur tabe bary

dan relationship bila sesuai, dan dapat membagi tabel menjadi tabel terhubung yang baru. Performance Analyzer dapat menganalisa keseluruhan database dan membuat

rekomendasi untuk memperbaikinya. Wizard-nya juga dapat mengimplementasikan saran dan rekomendasi yang diberikan.

Latihan untuk Dikerjakan di Rumah: Refleksi Modul 1Pikirkanlah latihan, kegiatan, kecakapan, dan pendekatan yang diminta dalam modul ini. Catat jawaban Anda atas pertanyaan berikut dan bersiap-siap untuk berbagi jawaban Anda pada bagian awal modul berikutnya.

1. Bagaimanakah database dapat meningkatkan produktivitas di berbagai bidang? Bayangkanlah, seandainya di era yang serba cepat seperti sekarang ini peranan database ditinggalkan sama sekali. Apa yang bakal terjadi?



KETERAMPILAN KOMPUTER DAN PENGELOLAAN INFORMASI (KKPI)Lembaran Job Sheet

MENGENAL DATABASEMetode Teori


2. Software apa saja yang dapat Anda gunakan untuk membuat aplikasi database? Software mana yang akan Anda pelajari selama latihan di SMKN2 Kebumen? Bagaimana caranya Anda akan meningkatkan kompetensi Database?

Ringkasan Modul 1Langkah 1: Apa yang Anda peroleh dari modul ini? Buatlah daftar pemikiran Anda dan pemikiran orang lain seperti yang diminta pada tempat yang telah disediakan.

Langkah 2: Perihal penting apa yang dibahas dalam modul ini? Buat daftar pemikiran Anda dan pemikiran orang lain seperti yang diminta pada tempat yang disediakan.

Langkah 3: Buat pertanyaan dan usahakan untuk saling bertukar komentar. Pelajari dan bersiap-siaplah untuk Modul 2: “Mengeksplorasi Contoh Database ‘Northwind’”.



Modul01 menggenal database r1

Education

Transcript of Modul01 menggenal database r1