Modul Ms Project 2013

of 11 /11

Embed Size (px)

description

penjadwalan produksi

Transcript of Modul Ms Project 2013

  • PENDAHULUAN

    Penjadwalan produksi merupakan aktivitas perencanaan dan pengendalian

    produksi untuk jangka pendek, umumnya dalam periode perencanaan kurang dari 1

    tahun, dimana suatu pekerjaan diproses dengan menggunakan sumber daya yang

    terbatas.

    Dalam penjadwalan produksi, pengalokasian sumber daya tersebut didasarkan

    suatu prosedur sistematis untuk mencapai suatu kriteria diharapkan; misalnya

    meminimumkan rata-rata waktu keterlambatan, memaksimumkan utilitas sumber

    daya, dan lain-lain.

    Dalam menyusun jadwal produksi sesuai prosedur yang telah dirancang,

    dapat digunakan bantuan perangkat lunak Microsoft Project.

    Microsoft Project merupakan salah satu perangkat lunak yang disediakan

    dalam Microsoft Office (selain Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Access, dan lain-

    lain) yang berfungsi untuk memjadwalkan beberapa aktivitas dalam suatu proyek,

    dengan aturan/hubungan antar aktivitas dalam proyek tersebut yang sudah tertentu

    (serial, paralel atau gabungannya).

    Berikut ini beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dalam menyusun

    jadwal produksi dengan menggunakan Microsoft Project:

    1. Dapat melakukan penjadwalan produksi secara efektif dan efisien, karena ditunjang dengan informasi alokasi waktu yang dibutuhkan untuk

    tiap proses, serta kebutuhan sumber daya untuk setiap proses sepanjang

    waktu.

    2. Dapat diperoleh secara langsung informasi aliran biaya selama periode waktu penjadwalan produksi

    3. Penjadwalan produksi yang dihasilkan lebih akurat dibandingkan dilakukan secara manual.

    4. Mudah dilakukan modifikasi, jika ingin dilakukan rescheduling. 5. Penyusunan jadwal produksi yang tepat akan lebih mudah dihasilkan

    dalam waktu yang cepat.

    Selanjutnya pada bagian berikut ini akan dibahas secara singkat dan jelas

    struktur dari aplikasi perangkat lunak Microsoft Project Professional 2013, langkah-

    langkah penerapan Microsoft Project Professional 2013 dalam penyusunan jadwal

    produksi, berserta contoh kasusnya.

    STRUKTUR MS PROJECT PROFESSIONAL 2013

    Microsoft Project Professional 2013 terbagi menjadi 3 bagian utama, seperti

    ditunjukkan pada Gambar 1, yaitu:

    1. Tools bar, terdapat beberapa icon, yaitu: Calendar, Gantt chart, Network diagram, Task usage, Tracking gantt,

    Resource graph, Resource sheet, Resource usage, more views.

    2. Gantt table, terdapat beberapa kolom, yaitu: ID, Task name, Duration, Start, Finish, Predecessors, Resource Name.

    3. Gantt Chart, terdapat kolom-kolom bulanan / mingguan / harian / jam tempat gantt chart.

  • Gambar 1. Struktur Microsoft Project Professional 2013

    MEMULAI PROJECT

    1. Memulai Proyek Baru Tekan File New Blank Project, selanjutnya akan tampil Sheet kosong

    seperti Gambar 1. Selanjutnya pengguna harus menentukan jadwal kerja

    perusahaan, yaitu informasi tentang hari kerja dan jam kerja secara detail untuk

    proyek yang akan dijadwalkan pada Microsoft Project Professional 2013.

    2. Menentukan Jadwal Kerja Langkah berikutnya adalah pembuatan kalender perusahaan. Dalam

    program microsoft project terdapat beberapa pilihan untuk mewakili

    penanggalan kalender yang berbeda-beda, diantaranya jam kerja Standar 08.00-

    17.00, shift malam, atau 24 jam. Tekan Project Change Working Time, maka akan muncul jendela Change Working Time dapat dilihat pada Gambar 2.

    Gambar 2. Change Working Time

    Gantt Table Gantt Chart

    Tools Bar

  • Apabila pilihan kalender tidak ada yang cocok dengan kelender

    perusahaan, maka pengguna harus merancang sendiri kalender perusahaan

    tersebut dengan cara klik pada Create New Calendar, maka akan muncul

    jendela Create New Base Calendar seperti pada Gambar 3.

    Gambar 3. Create New Base Calendar

    Isikan nama kalender dan pilih Create New Base Calendar, lalu klik Ok.

    Kemudian masuk ke kolom Work Weeks seperti pada Gambar 4, double klik

    pada kolom default dan jendela Detail For [Default] akan muncul seperti pada Gambar 5. Lakukan pengisian detail jam kerja pada tiap masing-masing hari

    dalam satu minggu, setelah itu klik Ok.

    Gambar 4. Work Weeks

  • Gambar 5. Details for [Default]

    Setelah selesai membuat kalender perusahaan, Selanjutnya pengguna

    harus mengisi data Project Informaton, yaitu informasi tentang proyek yang

    akan dijadwalkan pada Microsoft Project Professional 2013.

    3. Pengisian Project Information Klik Project Project Information, selanjutnya akan tampil jendela

    Project Information seperti pada Gambar 6, dengan alternatif Schedule from : Project Start Date, Start date: day dd/mm/yy

    Project Finish Date, Finish date: day dd/mm/yy

    Gambar 6. Project Information

  • Setelah informasi mengenai jadwal awal atau akhir proyek diisi,

    selanjutnya tekan Ok. Untuk memberikan informasi singkat mengenai file

    proyek yang sedang dibuat, tekan File Info Project Information Advanced Properties - Summary, selanjutnya akan tampil seperti Gambar 7

    dan isi sesuai menu dan akhiri dengan tekan Ok.

    Gambar. 7 Advance Summary Project Information

    4. Pengisian Resource Sheet Klik View Resource Sheet, selanjutnya akan muncul jendela Resource Sheet seperti pada Gambar 8, terdapat kolom :

    Resource name : Nama sumber daya (mesin, operator, material)

    Type : Work (mesin, operator) or material

    Material label : Satuan untuk material

    Initial : Singkatan untuk resource name

    Group : Pekerjaan kelompok

    Max. unit : Jumlah unit yang tersedia untuk work

    Standard rate : Work (Rp/unit time); Material (Rp/unit material)

    Ovt rate : Work (Rp/unit time)

    Cost/use : Biaya untuk pekerjaan borongan

    Accrue at : Waktu pembayaran: start, end, prorate (% yang telah

    selesai)

    Base calendar : 24 hours, night shift; standard

    Code : Kode untuk masing-masing resource

  • Gambar 8. Resource Sheet

    5. Input Task Pada Gantt Table Entry Dalam penjadwalan produksi, task adalah operasi-operasi dalam membuat

    suatu produk yang ditulis secara lengkap dengan operasi-operasi pembuatan

    komponen produk tersebut. Dengan menggunakan fasilitas View-Gantt Chart Table Entry yang ada pada Microsoft Project dan informasi order seperti

    ditunjukkan pada Tabel 1 dan peta proses operasi untuk mesin rajangan pada

    Gambar 9, kita dapat mengisikan nama task, durasi, tanggal mulai, dan

    predecessor.

    Tabel 1. Order Bengkel Purnama Bulan April 2015

    Tanggal Order Nama Mesin Pemesan

    2 April 2015 Rajangan manual Banyuwangi

    3 April 2015 Pembuat kerupuk Tulungagung

    3 April 2015 Pembuat kerupuk Mx

    13 April 2015 Rajangan Turen

    21 April 2015 Rajangan Pakisaji

    28 April 2015 Roll Bojonegoro

    28 April 2015 Pembuat kerupuk Bojonegoro

  • Rangka MesinPisau PlendesAss PisauPlat CoverCorongPangkon Dinamo

    O-1Potong Siku 4/4

    Mesin Gunting Plat20'

    O-2Las Siku 4/4Mesin Las

    63'O-4Melubangi Plandes

    Mesin Blander19'

    O-510'Bubut Plandes

    Kecil, AsMesin Bubut

    O-6Las As, Plandes Kecil

    Mesin Las8'

    O-7Melubangi Plandes

    KecilMesin Bor

    5'

    O-8Potong Plat Monel

    GilapMesin Gunting Plat

    127'

    O-10Las Plat Monel

    GilapMesin Las

    45'

    O-11Potong Plat Monel

    GilapMesin Gunting Plat

    25'

    O-12Las Plat Monel

    GilapMesin Las

    38'

    O-13Melubangi Plandes Pangkon DInamo

    Mesin Blander15'

    O-14Las EngselMesin Las

    9'

    O-19

    O-20

    O-21

    O-22

    O-23

    O-24

    O-25

    PerakitanOperator Perakitan

    CatOperator Perakitan

    O-25I-1

    Setting dan InspeksiOperator Setting

    1350'

    450'

    225'

    O-3Bubut Rata Plandes

    Mesin Bubut15'

    O-9Roll Plat Monel

    GilapMesin Roll

    20'

    Gambar 9. Peta Proses Operasi Mesin Rajangan

    Predecessor adalah hubungan antar tugas/aktifitas dalam satu proyek,

    yang artinya jika satu tugas/aktifitas mengalami perubahan waktu maka otomatis

    tugas/aktifitas yang lainnya juga akan ikut berubah. Sehingga pengguna tidak

    perlu untuk merubah satu persatu waktu tugas yang saling berhubungan, gambar

    1 menunjukkan gambaran 4 macam predecessor dalam microsoft project

    (Yuditira 2013). Ada 4 macam predecessor yaitu :

    1. FS : Finish to Start = Pekerjaan B dapat dimulai setelah Pekerjaan A selesai.

    2. FF : Finish to Finish = Pekerjaan A dan B selesai bersamaan. 3. SS : Start to Start = Pekerjaan A dan B dimulai bersamaan. 4. SF : Start to Finish = Pekerjaan A dapat diakhiri jika Pekerjaan B telah

    dimulai.

  • Gambar 10. Jenis Predecessor dalam Microsoft Project

    Setelah mengetahui jumlah order, peta proses operasi, dan hubungan antar

    tugas dari setiap operasi selanjutnya pengguna harus melakukan input data-data

    tersebut kedalam gantt table. Dapat dilihat pada Gambar 11, penulisan task

    dimulai dengan Mesin Rajangan selanjutnya dengan posisi menjorok kedalam

    dituliskan komponen / part dari mesin rajangan tersebut, dan dalam posisi

    menjordok kedalam lagi dituliskan proses operasi dari pembuatan komponen /

    part tersebut. Pengguna cukup melakukan input data Duration, Start,

    Predecessor, dan Resource Name pada task proses operasi masing-masing part

    saja, task komponen / part, dan produk akan secara otomatis terisi. Daftar produk

    yang akan diproduksi (secara ringkas) dapat dilihat pada Gambar 12.

    Gambar 11. Input Gantt Table

  • Gambar 12. Ringkasan Gantt Table

    Task Mode : Mode penjadwalan setiap tugas, pada mode ini tersedia 2 opsi. Auto Schedule (penjadwalan akan mengikuti tanggal dilakukannya

    penjadwalan tersebut untuk task tanpa presecessor, dan akan mengikuti

    predecessor sebelumnya untuk task yang memiliki predecessor). Manually

    schedule (pengguna dapat mengatur sendiri tanggal mulai atau selesainya

    pengerjaan tugas.

    Task Name : Nama produk, komponen dari produk, atau proses pengerjaan. Indent pada task name harus sesuai dengan urutan proses pada OPC produk.

    Duration : lama pengerjaan, dapat diisi dengan satuan year (y), month (mo), week (w), day (d), hour (hr), minutes (m).

    Start : Waktu dimulainya pekerjaan.

    Finish : Waktu selesainya pekerjaan.

    Predecessor : Proses yang mendahului

    Resource Names : Sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan task / tugas tersebut.

    LAPORAN

    Laporan hasil penjadwalan produksi dengan Microsoft Project Professional

    2013 dapat ditampilkan dalam bentuk :

    Overview : Laporan hasil penjadwalan secara keseluruhan, yang terdiri dari 5 (lima) jenis, yaitu :

    1. Project Summary : Ringkasan hasil penjadwalan. 2. Top Level Task : Jadwal untuk proses utama saja. 3. Critical Task : Jadwal untuk proses yang berada pada jalur kritis. 4. Milestone : Jadwal proses milestone (proses dengan durasi waktu nol). 5. Working Days : Jadwal kerja yang digunakan.

  • Current Activity : Laporan kegiatan proyek yang terdiri dari 6 (enam) jenis, yaitu :

    1. Unstarted tasks: Daftar proses yang belum selesai. 2. Tasks starting soon: Daftar proses yang akan dimulai.

    3. Tasks in progress: Daftar proses yang sedang dikerjakan.

    4. Completed Tasks: Daftar proses yang sudah selesai.

    5. Should have started tasks: Daftar proses yang harus diselesaikan

    pada tanggal tertentu.

    6. Slipping tasks: Daftar proses yang menyimpang dari rencana.

    Cost : Laporan tentang biaya proyek, yang terdiri dari 5 (lima) jenis, yaitu:

    1. Cash flow: Laporan jadwal pengeluaran biaya produksi. 2. Budgets: Laporan dana anggaran proyek.

    3. Overbudgets tasks: Daftar proses yang membutuhkan dana melebihi

    anggaran.

    4. Overbudgets resources: Daftar resource yang melebihi anggaran.

    Assignment : Pemakaian resource pada proses produksi, yang terdiri dari 4 (empat) jenis, yaitu:

    1. Who does what : Daftar resource dengan proses-prosesnya.

    2. Who does what when: Daftar resource dengan proses dan

    jadwalnya.

    3. To-do list: Daftar resource dengan proses yang harus dilakukan.

    4. Overallocated resources: Daftar resource yang melebihi alokasi

    proses.

    Workload : Beban kerja resource, yang terdiri dari 2 (dua) jenis; yaitu. 1. Task usage: Daftar proses dengan resources yang digunakan dan

    beban kerja per minggunya.

    2. Resource usage: Daftar pemakaian resource untuk tiap proses dengan beban kerja per minggunya.

    Custom : Laporan mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan penjadwalan produksi , tetapi ditentukan sendiri oleh user. Pada custom

    report terdapat banyak jenis seperti ditunjukkan pada Gambar Klik View

    Report-Custom - Select.