Modul Ms Office Full 2003

PENGENALAN KOMPUTER

Komputer merupakan sebuah sistem yan sangat komlek. Membahas masalah komputer

berarti kita tidak anya membahas seperangkat peralatan yang terdiri dari Monitor, CPU, dan

Keyboard saja, tetapi kita juga perlu membahas tentang perangkat lunak yang digunakan termasuk

sistem operasi dan aplikasinya.

Secara garis besar komputer terdiri dari 2 unsur utama yaitu perangkat keras ( hardware)

dan perangkat lunak (software).

Hardware

Input device yaitu peralatan untuk memasukan data ke dalam komputeer, terdiri dari

keyboard dan mouse.

Central processing unit yaitu peralatan yang berfunsi memproses data

Output device yaitu peralatan yan berfungsi untuk menampilkan hasil pemprosesan data

yang termasuk dala katagori ini adalah Monitor.

Software

Sistem Operasi yaitu software komputeer yang berfunsi untuk menjalankan komputer. Bisa

jua disebut sebaai “nyawa” komputeer. Yang termasuk dalam kelompok ini yaitu windows

( semua seri), linux, unix, dll.

Aplikasi yaitu software yang digunakan untuk memudahkan pekerjaan. Contoh software

aplikasi : pengolah kata (word star, word perfect, Microsoft word, dll ) pengola data ( lotus,

microsoft excel, Microsoft access, spss dll), pembuat gambar (corel draw, pagemaker, auto

cad, dll), pembuat gambar animasi (macromedia flash), pemutar audio dan video ( Winamp,

Xing mpeg, jet audio, dll) dan masih banyak lagi yang lainnya.

Driver yaitu software yang bdigunakan untuk membantu pemasanan peralatan tambahan

pada komputeer. Contoh : Driver printer, driver modem, dll.

Bahasa Program yaitu software yang digunakan untuk membuat program aplikasi contoh :

Basic, Pascal, Visual basic, dll.

MENGHIDUPKAN KOMPUTER

Untuk memulai penggunaan komputer, maka kita harus menekan tombol power yang ada

pada CPU ( tombol yang paling besar) . tunggu beberapa saat sampai komputer selesai melakukan

proses boting.

MEMATIKAN KOMPUTER

Mematikan Komputer dapat dilakukan dengan langkah sbb : start shutdown pilih

pilihan shutdown tunggu sampai muncul tulisan it’s now safe to turn off your computer

tekan tombol power .

MATERI I

Pengenalan Microsoft Word XP

Microsoft Word XP memrupakan sebuah program pengolah kata yang merupakan

penyempurnaan dari Microsoft word seri sebelumnya. Ada beberapa hal baru yang terdapat di

Micosoft Word XP yang tidak dijumpai pad seri sebelumnya. Hal-hal tersebut akan dibaas dalam

modul sederhana ini. Versi ini diluncurkan bersamaan dengan peluncuran system operasi Windows

XP.

1.1 Memulai Microsoft Word XP

a. Start Programs Microsoft Word , atau

b. Start Run klik Winword , atau

c. Dobel klik icon Microsoft Word pada desktop

1.2 Bagian –Bagian Microsoft Word

Title bar

Title bar merupakan 2ias2ent2 file yang sedang aktif. Saat pertama kali kita masuk ke

Microsoft Word, title bar akan bertuliskan Dokument 1 microsoft Word. Setelah kita

menyimpan file ,maka Dokument 1 akan berubah sesuai dengan nama yang kita berikan.

Menu

Menu terdiri dari file , Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help. Menu

berfungsi untuk mengatur dan memformat dokumen . Masing- masing menu memiliki

beberapa sub menu.

Start

Toolbars

Toolbars merupakan gambar kecil-kecil yan ada di bawah menu. Toolbar berfungsi sebagai

jalur pintas masuk ke menu . posisi dan jumlah toolbar tidak harus sama untuk tiap tampilan

3ias3ent karena toolbar dapat disembunyikan dan dapat di tampilkan

Cara Mengaktifkan tollbar :

Klik View toolbars

Klik toolbar yang akan ditampilkan sehingga muncul tanda cek (v) disebelah kiri toolbartersebut.

Cara menonaktifkan toolbar :

Klik View toolbars

Klik toolbar yang akan dinonaktifkan denan cara menhilangkan tanda cek (v) disebelah kiri

toolbar tersebut.

Ruler

Ruler ada dua yaitu ruler vertical (berada disamping kiri) dan horisontal (berada di bawah

toolbar atas). Pada ruler horisontal terdapat pengatur indent. Yaitu first line indent

( pengatur indent pertama ). Hanging indent (pengatur indent selain baris pertama). Left

indent ( pengatur indent kiri) dan right (penatur indent kanan). Ruler dapat dimunculkan dan

disembunyikan dengan cara klik View Ruler.

Sroll bar

Sroll bar berfungsi untuk menggeser / menggulung tampilan monitor. Terdiri dari scroll

vertical (untuk menggeser ke atas/bawah) dan scroll horizontal (untuk menggeser ke

keri/kanan). Scroll bar dapat dimunculkan / disembunyikan dengan cara klik tools

options view horisontal scroll bar dan vertical scroll bar.

Text Boundaries

Text Boundaries merupakan pembatas teks sebagai indicator margin. Berupa garis semu

yang membatasi keempat sisi teks. Teks boundaries dapat dimunculkan / disembunyikan

dengan cara klik Tools options view text boundaries.

Kursor

Kursor berupa garis kecil berwarna hitam yang berkedip – kedip . Kursor merupakan

indikator posisi teks.

Kursor

MATERI II

Pembuatan dan Pengeditan Dokumen

2.1 Pembuatan Dokumen

Untuk membuat naskah baru dalam ms Word,dari menu file pilihlah New sehingga akan

muncul jendela Microsoft Word yang baru. Namun yang perlu diperhatikan sebelum naskah mulai di

ketik , adalah ukuran kertas yang akan digunakan. Untuk menentukan kertas, margin, kiri /kanan,

atas /bawah, dapat dilakukan dengan cara :

a. File Page setup

b. Klik paper

c. Pada paper size, pili jenis kertas yang akan digunakan. Antara lain : A4 ( kwarto) dan folio. Bila

kita akan menggunakan kertas folio , namun tidak ada pilihan yang dimaksud, maka pilihlah

kertas A4, kemudian atur Width sebesar 21,5 cm, dan Height sebesar 33 cm.

d. Klik margin

e. Atur margin atas (top), bawah (bottom), kiri (left), kanan ( right)

f. Pada orientation, pilih arah pencetakan, yaitu portrait (kertas tegak) atau landscape (kertas

memanjang).

g. Bila semua sudah diatur klik OK.

2.2 Pengeditan Dokumen

Toolbar / Hotkeys Efek Tulisan Keterangan

Mengatur Jenis Huruf

Pengaturan dilakukan dengan

cara :

1. Blok ulisan yang akan

diatur

2. klik toolbar atau tekan

tombol-tombol yang sesuai

Mengatur Ukuran Huruf

Ctrl J Teks Rata semua

Ctrl Q Teks Rata kiri

Ctrl W Teks Rata kanan

Ctrl E Teks Rata Tengah

Ctrl B Efek Tebal

Ctrl I Efek Miring

Ctrl U Efek garis bawah unggal

Ctrl Shift D Efek garis bawah ganda

Ctrl = Efek Subscript

Crl Shift = Efek Superscript

2.3 Format paragraph ( Jarak baris )

1. Jarak baris 1 spasi (spasi tunggal)

a. Blok paragraph yang akan diatur

b. Tekan Ctrl 1 pada keyboatd secara bersama-sama

2. Jarak baris 2 spasi ( spasi ganda)



3. Jarak baris 1,5 spasi



2.4 Menyimpan file

a. Klik File save

b. Pada kotak save in pilih my Dokument untuk menyimpan di hardisk computer

c. Pada kotak file name masukan nam filenya, kemudian tekan enter.

Atau

Klik Icon

2.5 Menutup file

Penutupan file dapat dilakukan dengan cara mengklik file close atau klik

2.6 Membuka file

Apabila kita ingin membuka nfile yang sudah tersimpan, klik file open dobel klik

pada file yang akan dibuka.

2.7 Keluar dari Microsoft Word

Untuk keluar dari Microsoft Word, klik exit

MATERI III

Mengedit Dokumen ( Lanjutan )

3.1 Menambahkan karakter Simbol

Penambahan karakter khusus yang tidak terdapat pada keyboard, dapat dilakukan dengan

lankah-lankal berikut ini:

a. Klik Insert Simbol

b. Klik pada karakter yang akan dipakai

c. Klik Insert Close

3.2 Menambah halaman

a. Klik pada akhir tulisan

b. Klik Insert Break

c. Klik page Break OK.

3.3 Page Number ( Penomeran Halaman)

Bila kita akan memberi nomor pada halaman naskah yang telah dibuat, maka langkah –

langkahnya sebagai berikut :

1. Klik Insert Page Number, sehingga akan muncul window berikut ini :

2. Position merupakan pilihan untuk menempatkan nomor halaman.ada dua pilihan , yaitu :

Bottom of page ( dibawah naskah ) dan top of page (di atas naskah )

3. Aligment digunakan untuk menentukan nomor halaman apakah disebelah kiri (left), kanan

(right) atau tengah ( center)

4. Bila kita ingin agar alaman pertama juga diberi nomor, maka klik show number at first

page.

5. klik format

6. Number format : format nomor yang akan

digunakan

7. klik Start at : nomor awal yang akan digunakan.

8. setela selesai semua klik OK.

3.4 Menghapus, Menyalin, Membatalkan Perintah

Selama kita mengetik suatu naskah atau teks, adakalanya kita menjumpai kesalahan sehinga kita

harus menghapus naskah yang yan kita ketik, atau menjumpai teks yan sama dengan yang kita ketik

atau atau juga kita salah dalam memberikan perintah.

Menhapus teks

a. Blok nteks yang akan dihapus

b. Tekan tombol delete pada keyboard.

Menyalin /copy

a. Blok nteks yang akan disalin

b. Klik edit copy

c. Letakkan kursor pada daerah tujuan

d. Klik edit paste

Atau

a. Blok teks yang akan disalin

b. Klik


d. Klik

Atau

a. Blok nteks yang akan disalin

b. Tekan tombol Ctrl C pada keyboard


d. Tekan tombol Ctrl V pada keyboard

Membatalkan Perintah

Pembatalan perintah dapat dilakukan apabila terdapat salah ketik, salah hapus, atau kesalahan

mengetik.pembatalan perintah dapat dilakukan denan cara klik

3.5 Change Case

Change case digunakan untuk merubah tampilan huruf dari uruf kecil kapital atau

sebaliknya Caranya :

a. Klik format Change Case

b. Pilih salah satu pilihan :

Sentence case : awal kalimat huruf kapital

Lower case : huruf kecil semua

Uppercase : huruf kapital semua

Title case : awal kata menjadi huruf kapital

Togle case : awal kata menjadi huruf kecil

c. Klik OK.

3.6 Mengganti Teks Dalam Jumlah Banyak

Bila kia ingin mengganti teks yang kita ketik dalam jumlah yang Dokument banyak, maka kita

dapat melakukannya melalui cara berikut :

a. Klik edit Replace

b. Pada kotak find what, masukan teks yang akan diganti

c. Klik Replace all OK Close

3.7 Text Background

Txt Background merupakan teks transparan yang akan dijadikan background tulisan.

Pembuatan teks background dapat dilakukan dengan cara :

a. Format Background Printed watermark

b. Klik Text Watermark

c. Pada kotak Text, tulis tek yang akan dijadikan background, atau pilih teks yang sudah ada.

d. Pada kotak font, pilih jenis huruf untuk background

e. Pada kotak size, pilih ukuran huruf

f. Pada kotak color, pilih warna huruf

g. Pada Layout, pilih diagonal (miring) atau horisontal

h. Klik apply Close

MATERI IV

Drop Cap, Bullet And Numberings, Border and Shanding

4.1. Drop cap

Penulisan huruf di awal kalimat 9ias dibuat lebih besar dari huruf lainnya dengan cara Drop

cap, adapun caranya :

a. Letakkan kursor pada huruf di awal kalimat

b. Klik format Drop cap

c. Klik Dropped

d. Font diunakan untuk memilih jenis huruf

e. Line to drop : menentukan banyak baris untuk drop.

f. Distance fromtext : jarak jenis teks

g. Setelah semua diatur, klik OK.

4.2. Bullet And Numbering

1. Pemberian nomor urut (numbering) dapat dilakukan denan cara :

a. Klik Format Bullet and Numberings Numbered

b. Pilih sala satu model penomoran yang akan digunakan OK.

2. Penambahan Bullet dilakukan dengan cara

a. Klik Format Bullet and Numberings

b. Klik Bulleted

c. Klik pada model yang akan digunakan OK.

4.3. Paragraph Border

Salah satu contoh pengguynaan paragraph border adalah untuk pembuatan garis di bawah kop

surat. Pembuatan garis tersebut dapat dilakukan denan cara :

a. Klik pada garis terbawah dari kop surat tersebut

b. Klik Format Border Shading

c. Klik border

d. Pilih model garis pada kotak Style.

e. Pilih warna garis pada kotak color.

f. Pada kotak preview, hapus (klik) pada garis yang tidak diperlukan.

g. Klik OK.

4.4. Page Border

Untuk memperindah tampilan naskah yang telah kita buat, kita bisa beri batasan atau border

terhadap naskah tersebut, caranya :

a. Klik Formar Border and shading

b. Klik Page Border

c. Pada kotak Art, pilih model border yang akan dipakai

d. Klik Options

e. Pada kotak Measure form, pilih Text

f. Pada pilihan Margin, atur jarak sebesar 1 cm

g. Klik OK.

MATERI V

Wordart, Autoshape, Clipart

5.1 Wordart

Selain mengetik naskah dengan model tulisan biasa, kita juga bisa menulis dengan

menggunakan macam-macam model tulisan yang disebut Wordart.

1. Memasukan Wordart

a. klik insert picture Wordart atau klik

b. Pilihlah salah satu model wordart

c. Klik OK sehinga akan muncul tampilan edit wordart gallery

d. pilih jenis huruf pada kotak font

e. pilih ukuran huruf pada kotak size

f. Ketikan teks pada kotak Teks

g. Klik OK

2. Memformat Wordart

a. Klik pada objek yang akan diatur

b. Pada toolbar kusus wordart,klik

c. Klik in front of text

3. Mengganti teks / tulisan Wordart

a. Dobel klik pada wordart yang akan diganti tulisannya.

b. Ganti tulisan yang ada

c. Klik OK

4. Mengganti model Wordart

a. Klik objek yang akan diatur

b. Pada toolbar kusus wordart klik

c. Pilih model yang baru

d. Klik OK.

5.2. Autoshape (Gambar)

Autoshape merupakan gambar-gambar bangun datar yang terdapat pada Microsoft word yang

dapat digunakan untuk melengkapi dokumen..

1. Memasukan autoshape

a. Klik pilih kelompok gambar pilih bentuk gambar

b. Klik mouse yang telah berubah bentuk menjadi ”+” pada bagian yang dikehendaki

2. Memasukan garis lurus atau garis panah

a. Klik untuk membua garis lurus, atau klik untuk membuat garis panah.

b. Klik pada tempat yang diperlukan dan drag (geser) kearah yang diininkan.

3. Mengubah ukuran gambar

a. Klik gambar yang akan diatur

b. Arakan poiter mouse pada salah satu lingkaran kecil disekitar gambar.

c. Geser kearah yang diinginkan

4. Menggeser ukuran gambar

a. Klik ditengah gambar yang akan digeser

b. Drag kearah yang diinginkan

5. Mengatur ketebalan garis

a. Klik pada gambar/ garis tersebut

b. Klik (line style)

c. Pilih ketebalan yang diinginkan

6. Membuat garis putus-putus


b. Klik (dash style)


7. Mengatur warna garis


b. Klik (line color)


8. Mengatur warna gambar


b. Klik (fill color)


9. Menambah efek bayangan


b. Klik (shadow syle)


10. Menambah efek 3 D


b. Klik (3 – D syle)


11. Menambah tulisan didalam gambar

a. Klik kanan pada gambar yang diinginkan

b. Klik add text

12. Mengatur arah tulisan di dalam gambar

a. Klik didalam gambar yang sudah memiliki tulisan

b. Klik Format text direction

c. Pilih salah satu model OK.

5.3 Memasukan Gambar (Clipart)

1. Memasukan gambar

a. Klik inser picture Clipart atau klik

b. Klik SEARCH pada tampilan sebelah kanan

c. Klik pada gambar yang akan digunakan.

2. Memformat gambar (mengganti tanda aktif dari kotak hitam menjadi lingkaran kecil).

a. Dobel klik pada gambar yang akan diformat

b. Klik Layout.

c. Klik in front of text

d. Klik OK.

Catatan :Untuk Menggeser dan merubah ukuran gambar Clipart

sama dengan Autoshape

Catatan :Untuk Menggeser dan merubah ukuran gambar Clipart

sama dengan Autoshape

MATERI VI

Kolom dan Tabs

6.1 Membuat Kolom pada File Baru

Pembuaan kolom pada file baru 14ias dilakukan melalui langkah-langkah berikut ini :

a. Dari menu format , pilih Coloumns

b. Pilih salah satu jumlah kolom yang diinginkan dangan cara mengganti angka yang tertera

pada kotak number of Coloumns

c. Aturlah lebar dan spasi tiap –tiap kolom dengan width and spacing.

d. Bila ingin memberikan garis batas antar kolom, klik line between.

e. Bila ingin agak lebar kolomnya sama, klik equal colomn width

f. Klik OK.

6.2 Membuat kolom pada File (teks) yang sudah jadi.

Membuat file (teks) yang sudah jadi menjadi beberapa kolom dapat dilakukan dengan cara :

Blok teks yang bakan dibuat kolom

Format Coloumns

Lakukan langkah- langkah seperti diatas

6.3 Format Tabs

Macam-macam Tabs

Left tab ( ) : Untuk mengatur tabulasi rata kiri

Right tab ( ) : Mengatur tabulasi rata kanan

Center tab ( ) : Mengatur tabulasi rata tengah

Decimal tab ( ) : Mengatur tabulasi bilangan

decimal

Pengaturan tab dapat dilakukan dengan menggunakan

14ias14ent14l ruler atau melalui Format Tabs

Tab Stop position : Posisi tab pada ruler

Aligment : Model tab yang dipakai

Leader : Penghubung antar tab

MATERI VII

T A B E L

7.1. Membuat Tabel

a. Table Insert Table

b. Number of Colomns : Masukan jumlah kolom yang diperlukan

c. Number of Row : Masukan jumlah baris yang diperlukan

d. Klik OK.

e. Seperti pada gambar di bawah ini :

7.2. Menyisipkan Baris

a. Diatas kursor : Klik pada salah satu baris Table Insert Rows above

b. Dibawah kursor : Klik pada salah satu baris Table Insert Colomns

7.3. Menyisipkan kolom

a. Di sebelah kiri kursor : Klik pada salah satu baris Table Insert Colomns

to the left

b. Disebelah kanan kursor : Klik pada salah satu baris Table Insert Colomns

to the right

7.4. Menghapus Baris : Klik pada baris yang akan di hapus Table delete Rows

7.5. Menghapus Kolom : Klik pada baris yang akan di hapus Table delete Colomns

7.6. Menghapus Tabel : Klik pada baris yang akan di hapus Table delete Table

7.7 Menggabungkan Sel-sel dalam Tabel

a. Blok sel-sel yang akan diabungkan

b. Klik Table Merge Cells

7.8 Membuat Judul Kolom berulang pada setiap Halaman

Klik pada Judul kolom Table Heading rows repeat

7.9 Table Autoformat

Kita bisa menggunakan format table yang sudah ada dalam Table Autoformat, adapun

langkah-langkahnya sebagai berikut :

a. Klik pada table

b. Table Table Autoformat pilih salah satu model OK.

7.10 Warna Sel

a. Klik /Blok pada sel yang akan diwarnai

b. Format Border and shading

c. Klik Shading

d. Pilih warna OK.

7.11 Pengatur Bingkai table (luar dan dalam berbeda)

a. Klik didalam Tabel

b. Format Border and shading

c. Klik Border

d. Pilih model garis pada kotak Style

e. Pilih warna pada kotak Color.

f. Atur penempatan garis pada kotak preview OK.

7.12 Menengahkan posisi teks pada sel hasil penggabungan

a. Klik pada sel tersebut

b. Table Table Properties

c. Klik Cell

d. Klik Center OK.

7.13 Tulisan Vertikal

a. Klik pada sel tersebut

b. Format Text Direction

c. Pilih arah yang diinginkan OK.

7.14 Tabel Formula

a. Klik pada sel untuk penempatan hasil perhitungan

b. Table Formula

c. Pada kotak formula, ketik rumus yang dirumuskan, Misal :

=SUM (ABOVE) digunakan untuk menjumlahkan dari atas bawah

=SUM (LEFT) digunakan untuk menjumlahkan dari kiri kanan

MATERI VIII

Mail Merge

(Membuat surat Massal / Menggabungkan surat)

Bila kita ingin mengirimkan surat dengan isi yang sama ke banyak tujuan dengan artian membuat

surat satu yang sama tapi buat banyak tujuan. Kita bisa memanfaatkan fasilitas Mail Merge yang

ada di Microsoft Word

Langkah-langkahnya yaitu :

1. Pilih Tool Letters and Mailing Mail Merge Wizard, sehingga disebelah kanan

monitor muncul task pane Mail Merge. Di bagian bawah terdapat keterangan Step 1of 6 ( berarti

dari langkah (1) sampai ke (6)

2. Klik pada pilihan Letters dibagian select dokument type

3. Klik Next : Starting dokument dibagian kanan bawah sehingga muncul taskpane ke 2

4. Klik use the current dokument pada select starting dokument ( menggunakan 17ias17ent

yang sedang aktif )

5. Klik pada Next : Select recipients di bagian kanan bawah sehingga muncul taskpane ke 3

6. Klik Type a new list pada bagian Select recipients create

7. Pada formulir yang tersedia, ganti blangko field sesuai kebutuhan kita dengan mengklik tombol

customize.

8. Hapus semua fields yang ada dengan cara : Klik fields yang akan dihapus delete yes

9. Buat fields yang baru dengan cara : Klik add isikan nama fields OK.

10. Isikan identitas tujuan pada form yang tersedia , unuk menanbah entry, klik new entry, jika

semua data sudah dimasukan , klik close simpan data tujuan.

11. Pada tampilan Mail Merge recipients, klik select all OK.

12. Letakkan kursor pada posisi yang disediakan untuk mail merge

13. Klik pada Next : Write your letter more items pilih field yang akan ditampilkan

Insert close. Lakukan hal ini beberapa kali sampai semua field terpilih.

14. Klik Next : Preview your letter

15. Klik Next : Complete the merge, di bagian kanan bawah

16. Untuk melihat hasil penggabungan , klik Edit individual letters klik All OK.

MATERI IX

Equation Editor

Equation Editor adalah suatu fasilitas dari Microsoft Word yang bisa dihunakan dalam

penulisan rumus matematika dan ilmu-ilmu aksakta lainnya,akan lebik efktif dan efisien dengan

menggunakan toolbar equation editor . Apabila toolbar tersebut belum muncul, bisa dimunculkan

dengan cara :

Tool Costomize Commands Seperti pada gambar di bawah ini :

Pada kotak categories , pilih insert

Pada kotak komannd cari equation editor

Drag ( geser toolbar tersebut , letakan

pada deretan toolbar di bawah baris menu

Penggunaan toolbar equation editor dilakukan dengan cara :

Klik toolbar equation editor atau klik dobel pilih model rumus yang di perlukan

Penulisan rumus harus dilakukan secara bertahap

Seperti pada gambar di bawah ini :

MATERI X

Pencetakan file (Print)

Bila kita selesai dalam pembuatan naskah / dokumen lalu kita mau mencetak hasil naskah

tersaebut , langkahnya yaitu:

1. Menu file pilih print Seperti pada gambar di bawah ini :

2. pilih halaman yang akan dicetak

melalui page range.

All : seluruh halaman

pada file tersebut.

Current page : halaman yang sedang

aktif ( kursor berada )

Pages : halaman tertentu missal

1,2,3 - 12, 19, 30

3. Tentukan jumlah yang mau di cetak

melalui number of copies

3. klik OK.

Microsoft Excel

MATERI I

Pengenalan Microsoft Word Excel XP

Microsoft Excel merupakan salah satu program preadsheet yang sering digunakan .ada

beberapa kemudahan di dalam kita mengolah data menggunakan Microsoft Excel dan lebih cepat ,

karena di program Excel menyediakan fasilitas penghitungtan angka, rumus , fungsi logika, fungsi

keuangan , matematika dan masih banyak lagi .

1.1 Memulai Excel

a. Start Programs Microsoft Excel

b. Start Run ketik Excel , atau

c. Klik dobel icon Microsoft Excel di desktop

1.2 Bagian – bagian Excel

a. Sheet/ worksheet : halaman utama excel , terdiri jutaan sel .pertama membuka excel

tersedia 3 sheet , dan bisa di tambah sheetnya sesuai yang di butuhkan.

b. Tab sheet : bagian tempat nama berada , dan bisa diganti nama dan warnanya.

c. Sel : unit terkecil dari suatu sheet , memiliki alamat yang diyatakan dengan pertemuan

antara kolom dan baris , kumpulan dari beberapa sel yang diblok sama-sama disebut range

d. Name box : bagian yang memunculkan alamat sel yang sedang aktif .

e. Formula bar : bagian yang memunculkan isi dari suatu sel termasuk rumus yang ada

didalamnya.

1.3 Pengaturan – Pengaturan dasar

Sel

Tab sheet

Formula bar

Nama Box

PENGATURAN LANGKAH-LAGKAH

1. Menambah garis Insert Rows

2. Menambah kolom Insert Columns

3. Menambah sheet Insert Worksheet

4. Menghapus baris

Klik kanan pada baris yang

akan di hapus

Klik Delete

Klik Entire Row OK.

5. Menghapus kolom

Klik kanan pada baris yang

akan di hapus

Klik Delete

Klik Entire Columns

OK.

6. Mengukur lebar kolom

Arahkan pointer mouse ke garis batas

antar kolom

Drag tekan dan geser ke arah yang di

inginkan

7. Menyamakan lebar kolom

Blok kolom - kolom yang akan

disamakan

Format Columns

width

Ketik ukuran yang di inginkan

OK

8. Mengatur tinggi baris

Arahkan pointer mouse ke garis batas

antar kolom

Drag (tekan dan geser) ke arah yang

di inginkan

9. Menyamakan tinggi baris

Blok baris -baris yang akan

disamakan

Format Rows Height

Ketik ukuran yang di inginkan

OK

10. Mengganti nama tab Dobel klik pada tab sheet tersebut

Tulis nama sheet yang beru

Enter

11. Mengganti warna tab Klik kana pada sheet tersebut

Klik tab Color

Pilih warna OK

12. Menengahkan judul table Klik judul tabel selebar –

( tanpa penggabungan sel )

lebarnya

Format Cells

Klik Alignment

Pada Horisontal klik Center

across selection OK.

13. Menggabungkan sel

Horisontal ( dalam satu

baris)

Blok Sel-sel yang akan di

gabung

Klik ( Merge and

Center)

14. Penggabungan sel

Vertical ( dalam Satu

kolom )

Blok sel-sel yang akan digabung

Format Cells

Klik Alignment

Pada kotak Horizontal , klilk Center

Pada kotak Vertical , klik Center

Klilk Merge Cells OK.

PENGATURAN LANGKAH-LANGKAH

15. Membatasi isi sel

Blok sel

Format Cells

Klik Alignment



Klilk Wrap Text OK.

16. Membuat border tabel

Blok sel

Format Cells

Klik Alignment



Klilk Wrap Text OK.

17. Menambah simbol mata

uang

Blok sel

Format Cells

Klik Category , pilih Accounting

Pada Desimal places , pilih 2


Pada kotak simbol , pilih simbol

mata uang yang diinginkan OK.

18 Merubah type nama bulan Blok sel

Format Cells

Klik Category , pilih Date

Pada Type , pilih 14 Maret 2001

OK.

19. Membuat nomor urut

Memasukan nomor awal pada satu

sel

Arahkan pointer ke fill handle

( pojok kanan bawah dari sel tersebut , “ + “

Sambil menekan tombol Ctrl pada

keyboard, tari mouse kearah yang di inginkan.

MATERI II

Funsi Matematika dan Statistika Sederhan

Seperti yang sudah dijeaskan diatas , Excel dapat digunakan untuk mengolah data , dan

memiliki fasilitas untuk mengerjakan fungsi –fungsi perhitungan dan logika. Beberapa fungsi

Matematika dan Statistika Sederhana yang sering digunakan antara lain : penjumlahan , pengurangan

, pembagian , perkalian , memcari nilai tinggi , terendah, dan rata-rata.

2.1 Penjumlahan

Contoh Soal :

Penyelesaianya :

Pada sel D4 , ketik rumus :

= 17+13 atau =B4+C4 atau dengan {=sum(b4+n4) Enter}

Untuk mengisi sel D5 dan D6 : klik sel D4 arahkan mouse ke fill handle sel D4

lalu klik dan tarik ke sel D5 dan D6

Pada sel B7 , ketik rumus :

= 17+10+9 atau =B4+B5+B6 atau dengan {=sum(B4:B6) Enter}

Untuk mengisi sel B7 dan C7 : klik sel B7 arahkan mouse ke fill handle sel B7

lalu klik dan tarik ke sel C7 dan D7.

2.2 Pengurangan

Contoh Soal :

Penyelesaiannya


= 350-325 atau =B2-C2


lalu klik dan tarik ke sel D3 dan D4.

2.3 Perkalian

Contoh Soal

Penyelesaiannya


= 9500*3 atau =B2*C2



2.4 Pembagian

Contoh Soal

Penyelesaiannya


= 500/20 atau =C2/B2



2.5 Nilai Tertinggi, Terendah , dan Rata –rata

Contoh Soal :

Penyelesaianya

Tertinggi , pada sel B9, ketik rumus :

=Max(B3:B8)

Terendah, pada sel B10, ketik rumus :

=Min(B3:B8)

Rata-rata, pada sel B11, ketik rumus :

=Average(B3:B8)

2.6 Pangkat Bilangan

Contoh Soal :

Penyelesaiannya

Pada sel B2 , ketik rumus =5^2 atau =A2^2

Pada sel C2 , ketik rumus =5^3 atau =A2^3

Pada sel D2 , ketik rumus =5^4 atau =A2^4

Untuk mengisi sel B3 sd B6 : blok sel B2:D2 arahkan mouse ke fill handle sel D2

lalu klik dan tarik sampai ke sel D6.

2.7 Akar Kuadrat

Contoh Soal :

Penyelesaiannya

Pada sel B2 , ketik rumus =SQRT(169) atau =SQRT(A2)

Untuk mengisi sel B3 sd B6 : blok sel B2 arahkan mouse ke fill handle sel B2 lalu klik

dan tarik sampai ke sel D6.

2.8 Operasi Perhitungan Waktu

Menghitung Jumlah Jam

Contoh Soal :

Penyelesaianya :

Bilangan Jam Bilangan desimal

=Jam pulang – Jam datang =(Jam pulang – jam datang)*24

Pada C3, ketik rumus =B3-A3 pada sel D3, keik rumus =(B3-A3)*24

Untuk menisci sel C4 sd C6 dan sel D4 sd D6 klik dan arik sampai ke sel C6/D6

Menghitung Jumlah hari (dalam tahun yang sama )

Contoh Soal :

Penyelesaianya

Pada sel C2, tulis rumus : = B2-A2

Untuk mengisi sel C3 sd C6 : klik sel C2 arahkan pointer mouse ke fill

Handle sel C2 klik dan tarik sampai ke sel C6.

Menghitung selisih tahun

Contoh soal :

Penyelesaianya Pada sel D2, tulis rumus : = (C2-B2)/365

Untuk mengisi sel D3 sd D5 : klik sel D2 arahkan pointer mouse ke fill

Handle sel D2 klik dan tarik sampai ke sel D5.

Menghitung selisih Bulan

Pada sel E2, tulis rumus : =(C2-B2)/365

Untuk mengisi sel E2 sd E7 : klik sel E2 arahkan pointer mouse ke fill

Handle sel D2 klik dan tarik sampai ke sel D5.

MATERI III

Fungsi If, If …And, If…Or

Fungsi LookUp (Vlookup dan Halookup)

Fungsi Concatenate,Left,Right,Mid

3.1 Fungsi If (if Function), If…Or, If…And

Fungsi if digunakan untuk mencari nilai yang benar dari suatu syarat tertentu.

Rumus : =IF(Syarat;Jika benar;Jika salah)

=IF(Or(Syarat1;Syarat2;Syarat n);Jika benar;Jika salah)

=IF(And(Syarat1;Syarat2;Syarat n);Jika benar;Jika salah)

Keterangan

Jika benar, sama artinya memenuhi syarat yang ditentukan

Jika salah, sama artinya tidak tidak memnuhi syarat yang ditentukan

Contoh soal 1

Berdasarkan soal diatas, setiap sales berhak mendapat bonus sebesar 150.000 jika penjualan lebih

dari 100.

Syarat : Penjualan > 100 atau B2>100

Benar : 1.000.000

Salah : 0

Penyelelesainya :

- Pada sel C2, keik rumus : =IF(B2>100;1000000;0)

- Untuk mengisi sel C3 sd C7 : klik sel C2 arahkan poiter mouse ke fill handle sel C2

klik dan tarik ke sel C7

Contoh Soal 2 :

Pada kolom keterangan diisi dengan ketentuan sebagai berikut:

Jika nilai B. Indonesia atau Matematika, IPA, IPS lebih dari 6 maka LULUS

Penyelesaianya :

- Pada sel F3, ketik rumus : =IF(OR(B3>6;C3>6;D3>6;E3>6);”LULUS”;”TIDAK LULUS”)

- Untuk mengisi sel F4 sd F8, klik F3 lalu arahkan pointer mouse ke fill handle sel F3 lalu klik dan

tarik ke sel F8

Contoh Soal 3 :

Jika sama dengan diatas tapi beda pengertianya sbb.

Jika semua lebih dari 6 maka LULUS

Penyelesaianya :

- Pada sel F3, ketik rumus : =IF(AND(B3>6;C3>6;D3>6;E3>6);”LULUS”;”TIDAK LULUS”)

- Untuk mengisi sel F4 sd F8, klik F3 lalu arahkan pointer mouse ke fill handle sel F3 lalu klik dan

tarik ke sel F8

3.1 Velookup dan Hlookup

Fungsi vlookup dan funsi hlookup digunakan untuk mengisi data berdasarkan data lain yang

dijadikan acuan. Pada dasarnya kedua fungsi tersebut sama, yang membedakan adalah jenis data

acuannya.

Pada vlookup data acuan berbentuk vertikal sedangkan pada hlookup data berbentuk horisontal.

Rumus : =VLOOKUP(sel kunci;tabel acuan;no kolom)

=HLOOKUP(sel kunci,tabel acuan;no baris)

Keterangan :

Sel kunci : sel yang diberi kode(misal kode barang, jabatan)

Tabel acuan : tabel yang berisi data acuan

No kolom : No.urut kolom pada tabel acuan yang sama dengan kolom tabel utama.

Contoh Soal :

Penyelesaianya :

Nama Barang :

Pada sel B3, tulis rumus : =VLOOKUP(A3;A13:C18;2)

A3 = sel yang berisi kode barang

A13:C18= range tabel acuan (didapat denan cara diblok)

2 = nomor urut kolom Nama Barang tada tabel acuan

Harga Satuan :

Pada sel B3, tulis rumus : =VLOOKUP(A3;A13:C18;2)

A3 = sel yang berisi kode barang

A13:C18= range tabel acuan (didapat denan cara diblok)

3 = nomor urut kolom Harga Satuan pada tabel acuan

Harga Total

Pada sel E3, tulis rumus : =C3*D3

Contoh Soal HLOOKUP

Penyelesaian

Bagian

Pada sel C4 tulis rumus : =HLOOKUP(B4;A13;E16;2)

B4 : Sel kunci (el yang berisi kode karyawan)

A13:E16: range tabel acuan (didapat dengan cara diblok)

2 : nomer urut baris BAGIAN pada tabel acuan.

Gaji pokok :

Pada sel C4 tulis rumus: =HLOOKUP(B4;A13;E16;3)

B4 : sel kunci (sel yang berisi kode karyawan)

A13:E16: range tabel acuan (didapat dengan cara diblok)

3 : nomer urut baris GAJI POKOK pada tabel acuan.

Fasilitas :

Pada sel C4 tulis rumus: =HLOOKUP(B4;A13:E16;4)

B4 =sel kunci (sel yang berisi karyawan

A13:E16=range table acuan (didapat dengan cara diblok)

4 =nomer urut baris BAGIAN pada tabei acuan.

3.3 Contacenate, Left, Right and Mid

Concatenate, Left Right dan Mid merupakan fungsi-fungsi di excel yang berkaitan dengan teks.

Concatenate digunakan bila kita akan menggabungkan isi dari beberapa sel ke dalam satu sel.

Rumus : =CONCATENATE(SEL 1;SEL2;SEL3;SEL N)

Catatan : bila akan memasukan spasi ke dalam hasil penggabungan, maka sebelum dan

sesudah spasi diberi tanda petik(“)

Conttoh : CONCATENATE(SEL 1 ;” “;SEL 2;” “;SEL3

Fungsi left digunakan bila kita ingin mengambil isi suatu sel dari arah sebelah kiri sejumlah

karakter terentu.

Rumus : =LEFT(ALAMAT SEL ;N)

Keterangan : Alamat sel : alamat sel yang diambil isinya

N : jumlah karakter yang akan diambil

Contoh: =LEFT(A5;4): artinya mengambil dari sebelah kiri pada sel A5 sebanyak 4

karakter.

Fungsi right digunakan bila kita ingin mengambil isi suatu sel dari arah sebelah kanan sejumlah

karaker tertentu.

Rumus : =RIGHT(ALAMAT SEL ;N)



Contoh: =RIGHT(A5;4); artinya mengambil dari sebelah kiri pada sel A5 sebanyak

4 karakter

Fungsi mid digunakan bila kita ingin mengambil isi suatu sel dari bagian tengah sejumlah

karaker tertentu.

Rumus : =MID(ALAMAT SEL ;KARAKER AWAL;N)


Karakter Awal : Awal Pengambilan (minimal karakter ke 2)


Contoh : =MID(A5;4;3); artinya mengambil dari sebelah kiri pada sel A5 sebanyak 4 ;

sebanyak 3 karakter.

MATERI IV

Database

4.1 Data Form

Data form merupakan proses mengimputy data melelui suatu formulir (form). Form dapat

dibuat dengan cara sebagai berikut :

a. Tulislah judul kolom dari data yang akan dibuat, Misal : nomor, nama, alamat,ttl dll.

b. Blok judul kolom data data form OK

c. Untuk mengisi data ke dalam form tersebut, klik pada kotak yang ada.

d. Untuk menisi data form baru ke dalam form, klik tekan enter

e. Untuk melihat data sebelumnya, klik find prev

f. Untuk melihat data selanjutnya, klik find next

g. Bila data sudah dimasukan semua klik close.

lihat shett pengisian data form

4.2 Data Sort

Data sort digunakan untuk mengurutkan data berdasarkan kreteria tertentu.

Caranya :

- Klik pada kolom yang akan dijadikan dasar pengaturan.

- Klik (Sort ascending) untuk mengurutkan dari Kecil ke Basar (A- Z)

- Klik (Sort ascending) untuk mengurutkan dari Basar ke Kecil (Z- A)

4.3 Filter

Digunakan untuk menaring data menurut syarat tertentu.

Caranya :

- Blok Judul Kolom

- Data Filter Autofilter

- Klik filter Autofilter

- Klik filter pada kolom yang akan dijadikan syarat penyaringan

- Pilih syarat penyaringan.

Contoh :

4.4 Costom Autofilter

Digunakan untuk menyaring data berdasarkan syarat-syarat yang lebih spesifik. Misal

menyaring data karyawan yang berusia lebih dari 30 th dan kurang dari 40 th.

Caranya :

- Klik filter pada kolom usia

- Klik costom

- Isi ke empat kotak pada gambar dibawah.

4.5 Fungsi Count

Digunakan untuk menghitung jumlah data yang terdapatpada database. Ada beberapa variasi

dari fungsi count, yaitu :

COUNT : digunakan untuk menghitung data numerik

Rumus : =COUNT(sel awal : sel akhir)

COUNTA : digunakan untuk menghitung jumlah data string (teks)

Rumus : =COUNTA(sel awal : sel akhir)

COUNTIF : digunakan untuk menghitung data dengan syarat tertentu.

Rumus : =COUNTIF(sel awal : sel akhir)

4.6 Subtotal

Digunakan untuk membuat ringkasan database berdasarkan syarat tertentu.

Caranya :

- Klik Data Subtotals

- Pada bagian at each change in, pilih syarat peringkasan.

- Pada add subtotal to :, pilih kolom nama yang akan dioperasikan

- Klik OK

4.7 Pivottable

Digunakan untuk meringkas database sehingga dapat diketahui jumlah data untuk masing-

masing kelompok. Caranya :

- Data Pivottable and pivot chart reports

- Klik Microsoft Excel List or database

- Klik Pivottable Next

- Blok data yang akan diringkas Next

- Klik Layout

- Pindahkan (drag) tombol-tombol disebelah kanan kediagram disebelah kiri OK

- Klik New Worksheet Finish

Step 1 of 3 Step 3 of 3

Layout

Step 2 of 3

MATERIV

GRAFIK

5.1 Grafik batang

Blok data

Tekan tombol F11 pada keyboard,

Untuk menambah identitas grafik , klik Chart Chart options.

Klik title

Pada chart title , masukan nama grafik

Pada Categori (X) axis , masukan nama sumbu X

Pada Volue (Y) , masukan nama sumbu Y OK

5.2 Grafik Lingkaran

Blok Data

Tekan tombol F11 pada keyboard

Anti tipe grafik dengan cara klik Chart Chart Type.

Pada Chart Type, klik Pie atau Doughnut

Pada chart sub type, pilih model yang diinginkan OK

Pada chart title, masukan Nama Grafik

Untuk menampilkan prosesntase data dan keterangan lain, klik Data Labels

Klik pada percentage ( menampilkan prosentase data ) atau values (nilai tiap bagian ) atau

category name (menampilkan nama kelompok) OK

MATERI VI

MENCETAK DOKUMEN EXCEL

Cara mencetak dokumen atau file pada excel hampir sama dengan Word.

1. Blok area yang akan diprint

2. Dari menu file pilih print area set print area

3. Area yang akan di print terlihat dikelilingi oleh garis putus-putus

4. Pilih file print preview

5. Untuk pengaturan margin, klik margins, sehinga akan muncul garis –garis diatas teks

6. Geser garis-garis tersebut sesuai dengan keinginan,untuk menghilangkan garis-garis, klik

margins.

7. Klik setup untuk menentukan jenis surat

8. Atur bagian yang akan diprint OK

MICROSOFT POWER POINT

Mikrosoft merupakan salah satu angota ms. office. Powerpoint biasa digunakan untuk

membuatslide presentasi. Presentasi dapat dibuat menjadi lebih menarik dengan menggunakan

slidedari powerpoin.

1. Membuka progam powerpoint

Ada banyak cara untukdapat masuk ke program powerpoint, diantaranya:

a. Star progams microscoft powerpoint, atau

b. Star Run ketik powerpoint enter, atau

c. Klik ikon microsoft powerpoint pada desktop

2. Membuat Slide Presentasi

a. Letakan kursor pada Clik to add title untuk memasukan judul slide.

b. Letakan kursor pada Clik to add subtitle untuk memasukan isi slide.

3. Menambahkan Efek Animasi pada Presentasi

Presentasi dapat dibuat lebih menarik dengan menambahkan beberapa animasi pada teksnya.

Animasi tersebut dapat dibuat dengan cara:

a. Klik teks yangakan diberi animasi.

b. Klik Slide Show Costum Animations, sehingga muncul tampilan costum animation

bagian kanan. Klik Add Efekt untuk memilih jenis efek animations.

c. Klik pilihan pada kotak start untuk menentukan

waktu permulan efek.

- On klik ; bertepatan dengan tombol mouse

diklik.

- With previous; bersamaan dengan efek

sebelumnya

- After Previous; setelah efek sebelumnya

- Klik pilihan pada kotak speed untuk

menentukan kecepatan efek.

- Klik play untuk melihat hasil pembuatan

efek.

4. Slide Design

Slide design merupakan pilihan background yang dapa

dipakai untuk setiap slide. Background yang dipakai

dapat digunakan untuk semua slide atau slide tertentu.

Penambahan slide design dapat dilakukan dengan cara :

a. Klik Format Slide Design

b. Klik tanda segitiga (drop down) di sebelah kanan

model design yang akan dipakai.

c. Klik salah satu pilihan, Apply to All Slides (designyang akan dipakai pada seluruh slide) atau

Apply to Selected Slides (design akan dipakai pada slide yang aktif )

5. Menambah Slide Baru

Pembuatan Prosentasi pada umumnya menggunakan lebih

dari satu slide, Penambahan slid baru dapat dilakukan dengan

Cara : Klik Insert New Slide

6. Slide Transition

Slide Transition merupakan efek ttampilan yang muncul

ketika terjadi pergantian slide. Pembuatan dapat

dilakukan dengan cara :

a. Klik Slide Show Slide Transtion

b. Pilih salah satu model transisi

c. Atur Kecepatan pada kotak speed

d. Pilih suara pada kotak sound

e. Pada bagian advance slide, klik salah satu pilihan. On

mouse click (transisi terjadi setelah mouse diklik ) dan

automatically after (transisi setelah beberapa detik

sesuai yang dipilih)

f. Apabila transisi tersebut akan diterapkan pada seluruh slide, klik apply to all slides.

7. Mengatur Durasi Slide

Setelah prosentasi dibuat, kita dapat mengatur durasi tampilan untuk prosentasi tersebut.

Pengaturan dapat dilakukan dengan cara :

a. Klik Slide Show Rehearse timing

Next Pause Waktu Slide Repeat Total waktu Semua

Slide

b. Prtunjuk waktu pada slide time akan terus berjalan. Slide time menunjukkan durasi tampilanm

untuk slide slide yang aktif.

c. Setelah satu efek animasi atau slide terakhir, klik tombol Next untuk melanjutkan pengaturan

durasi efek atau slide berikutnya.

d. Klik tombol pause untuk menghentikan sementara slide /efek animasi yang sedang aktif.

e. Klik tombol repeat untuk mengulangi tampilan.

f. Setela semua slide diatur durasinya, otomatis akan muncul tampilan berikut ini

g. Klik OK.

8. Mengatur Tampilan Presentasi

Presentase yang sudah dibuat dapat diatur tampilannya melalui dea cara , yaitu ditampilkan

menurut jangka waktu tertentu dan ditampilkan secara terus menerus (continuous)

Agar slide dapat ditampilkan terus menerus yaitu dengan cara berikut ini :

a. Slide Show Set Up Show

b. Pada bagian show type, klik browsed at kiosk (full screen)

c. Klik OK.

9. Presentasi dapat disimpan dalam dua format utama, yaitu

a. Presentation (File Save pada kotak save as type, pilih Presentation Save )

b. Powerpoint Show (File Save pada kotak save as type, pilih Powerpoint Show

Save )

10. Menampilkan Presentasi (Slide Show)

Untuk melihat tampilan presentasi yang telah dibuat, klik Slide Show View Show atau

Tekan tombol F5 pada keyboard

11. Memasukan Tabel pada Power point

Ada beberapa cara untuk memasukan tabel ke dalam

slide :

a. Insert Tabel

b. Number of column (jumlah kolom) Numberof

rows (jumlah baris)

c. Klik OK.

12. Membuat Grafik

a. Insert Chart

b. Memilih tipe grafik

- Klik chart chart type

- Pilih salah satu tipe OK.

c. Memasukan data

memasukan data secara langsung pada presentation Datasheet, sehingga data akan langsung

membentuk grafik.

d. Menambah Kelengkapan Grafik

- Klik chart chart options

- Isi Keterangan yang diperlukan. Chart Title ( Nama Grafik ), Category (x) axis

(keterangan sumbu X), Value (Y) axis ( ketangan sumbu Y)

- Keterangan lain dapat diisi dengan mengklik axes,gridlines, legend, data labels, data

table.

INTERNET

Modul Ms Office Full 2003

Documents

Transcript of Modul Ms Office Full 2003