Modul MK Sistem Informasi Manajemen · D } µ o D< W ^ ] u / v ( } u ] D v i u v / u u ^ } o Z D ]...

MODUL MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

OLEH :

IMAM SOLEH MARIFATI

UNIVERSITAS BSI |2016

Modul MK : Sistem Informasi Manajemen

Imam Soleh Marifati Hal : 2

Daftar Isi

Daftar Isi .............................................................................................................................. 2

KATA PENGANTAR............................................................................................................... 4

1. KONSEP DASAR SISTEM DAN INFORMASI ....................................................................... 5

A. DEFINISI SISTEM .......................................................................................................... 5

B. KARAKTERISTIK SISTEM ............................................................................................... 5

C. KLASIFIKASI SISTEM ..................................................................................................... 6

D. SIKLUS HIDUP SISTEM ................................................................................................. 7

E. KONSEP DASAR INFORMASI ...................................................................................... 12

2. SISTEM INFORMASI DAN CBIS ....................................................................................... 14

A. Konsep Dasar Sistem Informasi ................................................................................ 14

B. Konsep Sistem Informasi .......................................................................................... 14

C. Komputasi Pemakai Akhir / End User Computing (EUC) ........................................... 15

D. Spesialisasi Informasi ................................................................................................ 16

E. KONSEP DASAR CBIS ................................................................................................. 16

3. MANAJEMEN & ORGANISASI ........................................................................................ 20

A. Pengertian Manajemen ............................................................................................ 20

B. Tingkatan Manajemen .............................................................................................. 20

C. Peran manajerial ....................................................................................................... 22

D. Keahlian manajer ...................................................................................................... 23

E. KONSEP DASAR ORGANISASI .................................................................................... 23

F. Struktur Organisasi .................................................................................................... 25

G. Visi dan Misi Perusahaan .......................................................................................... 28

4. Sistem Informasi Manufaktur Dan Pemasaran ............................................................. 29

A. Sistem Informasi Manufaktur ................................................................................... 29

B. Sistem Informasi Pemasaran .................................................................................... 30

5. Sistem Informasi Keuangan .......................................................................................... 32

A. Subsistem Sistem Informasi Keuangan ..................................................................... 32

B. Sub Sistem Informasi Anggaran ................................................................................ 32

6. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ...................................................................... 35

A. Subsistem Input Sistem Informasi SDM : .................................................................. 36

B. Subsistem Output Sistem Informasi SDM : ............................................................... 36

7. Sistem Informasi Sumber Daya Informasi ..................................................................... 38



A. Sub sistem Input Sistem Informasi Sumber Daya Informasi ..................................... 38

B. Subsistem Output Sistem Informasi Sumber Daya Informasi ................................... 38

C. Tanggung jawab Chief Information Officer (CIO)...................................................... 39

D. Keamanan Sistem ..................................................................................................... 39

E. Perencanaan berjaga-jaga untuk mengatasi keamanan ........................................... 40

Daftar Pustaka ................................................................................................................... 42



KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan hidayah-Nya

sehingga Modul Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen ini dapat diselesaikan dengan tepat

waktu. Modul ini merupakan modul yang digunakan sebagai pelengkap materi pada mata kuliah

Sistem Informasi Manajemen yang diberikan pada semester 3.

Dengan adanya modul ini diharapkan mahasiswa dapat terbantu sebagai referensi tambahan

di luar buku referensi wajib yang harus dimiliki oleh mahasiswa.

Penulis menyadari apa yang dipaparkan pada modul ini masih jauh dari sempurna, oleh karena

itu penulis mengharapkan adanya saran dan kritik yang membangun untuk pengembangan

modul di masa yang akan datang. Harapan penulis semoga modul ini dapat membantu

mahasiswa dalam mempelajari mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.



1. KONSEP DASAR SISTEM DAN INFORMASI

A. DEFINISI SISTEM

Kata sistem berasal dari bahasa latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) yang diartikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak.

Kata sistem sering digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

Adapun manfaat sistem yaitu untuk menyatukan atau mengintegrasikan semua unsur yang ada dalam suatu ruang lingkup, dimana komponen-komponen tersebut tidak dapat berdiri sendiri. Komponen atau sub sistem harus saling berintegrasi dan berhubungan untuk membentuk satu kesatuan sehingga sasaran dan tujuan sistem tersebut bisa tercapai.

B. KARAKTERISTIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai ciri-ciri atau karakteristik yang terdapat pada sekumpulan elemen yang harus dipahami dalam mengidentifikasi pembuatan sistem. Adapun karakteristik sistem (Hutahaean, 2015:3) yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Komponen (component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian dari sistem.

2. Lingkungan luar (environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

3. Batasan (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar.

4. Jalinan (interface)

Merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem yang lainnya

5. Masukan (input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa maintenance input dan signal input.

6. Proses (process)



Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran

7. Keluaran (output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

8. Sasaran/Tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan dan keluaran sistem yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.

C. KLASIFIKASI SISTEM

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep, misalnya sistem teologi yang di dalamnya berisi gagasan tentang hubungan manusia dan Tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi.

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia, misalnya sistem komputer.

3. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.

4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya sistem perusahaan dagang.

5. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia).



D. SIKLUS HIDUP SISTEM

Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.

Siklus hidup sistem dikelola oleh manajet unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu :

1. Tanggung Jawab Eksekutif

Ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan folusnya lebih operasional kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah, seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CEO.

2. Komite Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS)

Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komiter tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber daya komputer perusahaan maka komite tersebut dinamakan Komite Pengarah SIM.

Komite Pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu : a. Menetapkan kebijakan b. Menjadi pengendali keuangan c. Menyelasaikan pertentangan

Keuntungan yang dicapai :

a. Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.

b. Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.

3. Kepemimpinan Proyek

Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Kegiatan tim tersebut diarahkan oleh seorang Pemimpin Proyek yang memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan sistem telah selesai.

Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :

1. Tahap Perencanaan

Dalam tahap perencanaan, dibuat sketsa / gambaran umum mengenai sistem yang akan dibuat. Dalam tahapan ini belum dimasukkan semua sumber daya kebutuhan secara detail. Pada tahap ini dilakukan :



a. Menentukan lingkup dari proyek. Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.

b. Mengenali berbagai area permasalahan potensial. Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.

c. Mengatur urutan tugas. Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.

d. Memberikan dasar untuk pengendalian. Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.

2. Tahap Analisis

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.

Adapun tahapannya yaitu :

a. Mengumumkan Penelitian Sistem. Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang : alasan perusahaan melaksanakan proyek bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.

b. Mengorganisasikan Tim Proyek. Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.

c. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi. Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan : Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh. Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun

pihak pemakai. Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi. Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan

yang berbeda bahkan bertentangan.

Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.

d. Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem. Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan : Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer; Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;



Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).

e. Menyiapkan Usulan Rancangan. Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.

f. Menerima atau Menolak Proyek Rancangan. Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

3. Tahap Rancangan

Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatann yang akan digunakan. Langkah-langkah tahapan rancangan yaitu :

a. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci. Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis. Beberapa alat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top-down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih rinci. Pendekatan top-down ini merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem. Alat-alat dokumentasi yang popular yaitu diagram arus data (data flow diagram), diagram hubungan entitas (entity relationship duagram), kamus data (data dictionary), flowchart, model hubungan objek, dan spesifikasi kelas.

b. Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem. Analis mengidentifikasi konfigurasi – bukan merek atau model – peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem dalam menyelesaikan pemrosesan. Identifikasi merupakan suatu proses berurutan, dimulai dengan berbagai kombinasi yang dapat menyelesaikan setiap tugas.

c. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem. Analis bekerja sama dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.

d. Memilih konfigurasi terbaik. Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Bila manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh SC MIS.

e. Menyiapkan usulan penerapan. Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.



f. Menyetujui atau menolak penerapan sistem. Keputusan untuk terus pada tahap penerapan sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang telibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, maka penerapan akan disetujui.

4. Tahap Penerapan

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Adapun tahapannya yaitu :

a. Merencanakan penerapan. Manajer dan spesialis informasi harus memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem dan untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.

b. Mengumumkan penerapan. Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama pada penelitian sistem. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama mereka.

c. Mendapatkan sumber daya perangkat keras. Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis perangkat keras yang terdapat pada konfigurasi sistem yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposal (RFP), yang berisi antara lain : Surat yang ditransmisikan Tujuan dan kendala sistem Rancangan sistem : deskripsi ringkasan, kriteria kerja, konfigurasi peralatan,

dokumentasi sistem ringkasan, perkiraan volume transaksi, perkiraan ukuran file.

Jadwal pemasangan.

Selanjutnya mereka membuat usulan tertulis, bagaimana peralatan yang diusulkan akan membuat sistem mencapai kriteria kinerjanya. Ketika semua usulan telah diterima dan dianalisis, SC MIS memilih satu pemasok atau lebih. Spesialis informasi memberi dukungan bagi keputusn tersebut dengan mempelajari usulan dan membuat rekomendasi. Setelah disetujui, perusahaan melakukan pemesanan.

d. Mendapatkan sumber daya perangkat lunak. Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal. Programmer dapat menyiapkan dokumentasi yang lebih rinci seperti flowchart atau bahasa semu (psedudo code) yang terstruktur, dilakukan pengkodean, dan pengujian program. Hasil akhirnya adalah software library dari program aplikasi. Jika peangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software) dibeli, pemilihan pemasok perangkat lunak dapat mengikuti prosedur yang sama seperti yang digunakan untuk memilih pemasok perangkat keras, yaitu RFP dan Usulan.

e. Menyiapkan database. Pengelola database (database administrator – DBA) bertanggung jawab untuks emua kegiatan ynag berhubungan dengan data, dan mencakup persiapan database. Hal tersebut memerlukan pengumpulan data baru atau data yang telah ada perlu dibentuk kembali sehingga sesuai dengan rancangan sistem baru dan menggunakan sistem manajemen basis data (database management sistem – DBMS).



f. Menyiapkan fasilitas fisik. Jika perangkat keras dan sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan. Sehingga pembangunan fasilitas tersebut merupakan tugas berat dan harus dijadualkan sehingga sesuai dengan keseluruhan rencana proyek.

g. Mendidik peserta dan pemakai. Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat sistem bekerja. Mereka disebut dengan peserta, yang meliputi operator entry data, pegawai coding, dan pegawai administrasi lainnya. Semuanya harus dididik tentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan harus dijadualkan jauh setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan.

h. Menyiapkan usulan cutover. Proses menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem baru disebut cutover. Ketika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai , tim proyek merekomendasikan kepada manajer agar dilaksanakan cutover (dalam memo atau laporan lisan).

i. Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru. Manajer dan SC MIS menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui maka manajemen menentukan tanggal cutover. Namun, bila manajemen menolak maka manajemen menentukan tindakan yang harus diambil dan tugas yang harus diselesaikan sebelum cutover akan dipertimbangkan kembali, kemudian manajemen menjadualkan tanggal baru.

j. Masuk ke sistem baru. Ada 4 pendekatan dasar (cutover), yaitu : Percontohan (pilot) yaitu suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu

subset dari keseluruhan operasi. Serentak (immediate) merupakan pendekatan yang paling sederhana yakni

beralih dari sistem lama ke sistem baru pada saat yang ditentukan. Bertahap (phased), sistem baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada

suatu waktu. Paralel (parallel), mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru

telah diperiksa secara menyeluruh. Akan memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan.

5. Tahap Penggunaan

Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :

a. Menggunakan sistem. Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

b. Audit sistem. Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

c. Memelihara sistem. Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (system maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :



Memperbaiki kesalahan Menjaga kemutakhiran sistem Meningkatkan sistem

d. Menyiapkan usulan rekayasa ulang. Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.

e. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem. Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.

E. KONSEP DASAR INFORMASI

1. Definisi Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah kejadian yang terjadi pada saat tertentu.

2. Siklus Informasi

Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan model proses yang tertentu. Misalkan :

suhu dalam fahrenheit diubah ke celcius.

Dalam hal ini digunakan model matematik berupa rumus konversi dari derajat fahrenheit menjadi satuan derajat celcius. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, kemudian penerima menerima informasi tersebut, yang berarti menghasilkan keputusan dan melakukan tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya yang disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini juga disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).



Gambar 1.1. Siklus Informasi

Kualitas informasi terdiri dari 3 hal yaitu :

a. Informasi harus akurat (accurate). Informasi harus akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.

b. Tepat pada waktunya (time lines). Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada pemerima tidak boleh terlambat. informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.

c. Relevan (relevance). Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

4. Nilai Informasi (value of information).

Nilai informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan lebih bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.



2. SISTEM INFORMASI DAN CBIS

A. Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.

Definisi SIM menurut Gordon B. Davis : SIM adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi

Definisi SIM menurut George M. Scott : SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi

B. Konsep Sistem Informasi

Komponen sistem informasi

1. Perangkat keras (Hardware) 2. Perangkat lunak (Software) 3. Database 4. Prosedur 5. Personil / Orang 6. Jaringan komputer dan komunikasi data

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu :

Gambar 2.1. Blok Sistem Informasi

a. Blok masukkan (input block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.

b. Blok model (model block)



Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan metode matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang sudah diinginkan.

c. Blok keluaran (output block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok teknologi (technology block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri secara keseluruhan.

Teknologi terdiri dari unsur utama :

Teknisi (human ware atau brain ware) Perangkat lunak (software) Perangkat keras (hardware)

e. Blok basis data (database block)

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

f. Blok kendali (control block)

Banyak faktor yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam, api, temperatur tinggi, air, debu, kecurangan-kecurangan, kejanggalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan ketidakefisienan, sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.

Macam-macam Sistem Informasi antara lain:

1. Sistem Reservasi Tiket Pesawat Terbang 2. Sistem Penjualan Kredit Kendaraan Bermotor 3. Sistem POS (Point-of-sale) 4. Sistem layanan akademis berbasis web 5. E-Government atau Sistem Informasi pemerintahan berbasis Internet

C. Komputasi Pemakai Akhir / End User Computing (EUC)

Suatu lingkungan yang memungkinkan user secara langsung dapat menyelesaikan sendiri persoalan-persoalan terhadap kebutuhan informasi EUC berkembang karena :

Kurang responsif nya Departemen yang melayani permintaan user karena orang-orangnya terlalu sibuk.



Kecenderungan PC dan hardware pendukung yang semakin murah dan dapat dihubungkan dengan mudah ke server database.

Kategori EUC Karakteristik End User Non Pemrogram

Mengakses data yang disimpan dalam komputer melalui program yang sudah tersedia

Akses dibatasi atau didasarkan menu User Level-Perintah Mengakses data berdasarkan kebutuhan

Memberikan perintah sederhana SQL Programmer Menggunakan bahasa pemrograman

prosedural & non prosedural Personil pendukung fungsional

Membuat program berdasarkan kebutuhan end user lain

Personil pendukung komputasi

Menguasai bahasa-bahasa untuk end user & dapat membuat software aplikasi

Pemrogram pemrosesan data

Berada dalam pusat informasi Bekerja atas dasar kontrak

D. Spesialisasi Informasi

Spesialisasi informasi adalah pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer.

Spesialisasi informasi dibagi menjadi lima golongan utama yaitu:

1. Analis sistem 2. Pengelola database 3. Spesialis jaringan 4. Programmer 5. Operator

Gambar 2.2. Spesialisasi informasi

E. KONSEP DASAR CBIS

Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (CBIS) untuk menggambarkan lima sub sistem yang menggunakan komputer yang menyediakan informasi untuk pemecahan masalah Sub sistem CBIS



1. Sistem Informasi Akuntansi Menurut Nugroho Widjajanto sistem informasi akuntansi adalah susunan formulir, catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.

2. Sistem Informasi Manajemen Menurut Raymond McLeod Jr, sistem informasi manajemen yaitu sebuah sistem

berbasis komputer yang menyediakan informasi untuk beberapa pengguna yang mempunyai kebutuhan yang sama. Informasi tersebut menerangkan informasi perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang sudah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, serta memprediksi apa yang mungkin akan terjadi di masa depan.

3. Sistem Penunjang Keputusan (DSS) Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) adalah sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah dengan kondisi semi terstruktur dan tak terstruktur. Sistem ini digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat (Turban, 2001).

4. Otomatisasi kantor (OA) Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, dimana digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

5. Sistem Pakar Menurut Budiharto dan Suhartono (2014), sistem pakar adalah program komputer yang mensimulasi penilaian dan perilaku manusia atau organisasi yang memiliki pengetahuan dan pengalaman ahli dalam bidang tertentu. Biasanya sistem seperti ini berisi basis pengetahuan yang berisi akumulasi pengalaman dan satu set aturan untuk menerapkan pengetahuan dasar untuk setiap situasi tertentu. Sistem pakar yang canggih dapat ditingkatkan dengan penambahan basis pengetahuan atau set aturan.

Gambar 2.3. Sistem informasi fungsional dalam CBIS



3. MANAJEMEN & ORGANISASI

A. Pengertian Manajemen

Manajemen adalah ilmu yang mengandung gagasan, 5 fungsi utama yaitu merancang, memerintah, mengorganisasi, mengendalikan dan mengoordinasasi (Henry Fayol).

Manajemen adalah proses perencanaan/planning, pengorganisasian, pengkoordinasisasian, serta pengontrolan setiap sumber daya yang ada guna mencapai tujuan ataupun goals yang telah ditentukan dengan efektif dan efisien. Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan rencana yang ada, dan efisien berarti dilaksanakan dengan benar dan terorganisis yang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan (Ricky W. Griffin).

Fungsi manajemen :

1. Planning. Merencanakan (plan) apa yang akan dilakukan. 2. Organizing. Mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut. 3. Staffing. Menyusun staf (staff) organisasi dengan sumber daya yang diperlukan. 4. Directing. Dengan sumber daya yang ada mereka mengarahkan (direct) untuk

melaksanakan rencana. 5. Controlling. Mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi

secara optimal.

B. Tingkatan Manajemen

Tingkatan manajer di dalam organisasi adalah :

1. Tingkat perencanaan strategis, contoh : Direktur, Wakil Direktur 2. Tingkat pengendalian manajemen, contoh : Kepala Divisi, Kepala Bagian 3. Tingkat pengendalian operasional, contoh : supervisor, mandor, leader

Gambar 3.2. Piramida Organisasi

Manajemen & Sifat Informasi

1. Sumber Informasi : Eksternal / Internal



Tingkatan Karateristik Informasi Top Membutuhkan informasi dari internal & eksternal (pemerintah,

masyarakat, pesaing,supplier) Midle Membutuhkan informasi bersifat tengahtengah antara top & low

manajemen. Low Membutuhkan informasi internal & sedikit eksternal (misal dari

supplier )

2. Lingkup Informasi : Global / Parsial

Tingkatan Karateristik Informasi Top Memerlukan informasi organisasi secara global, informasi dari

seluruh komponen organisasi Midle Membutuhkan informasi semi global dan semi parsial.

Mengkoordinasikan antar departemen Low Memerlukan informasi bersifat lokal atau parsial yang

berhubungan dengan departemen masing-masing

3. Kurun Waktu Informasi : Jangka Panjang/Pendek

Tingkatan Karateristik Informasi Top Memerlukan informasi untuk jangka panjang. Rentang waktu

jangka panjang tergantung jenis perusahaan. Midle Membutuhkan informasi jangka menengah Low Membutuhkan informasi jangka pendek

4. Kelengkapan Informasi : Hal-hal Pokok/Lengkap

Tingkatan Karateristik Informasi

Top Memerlukan Laporan hanya pokok-pokok permasalahan

Midle Memerlukan Laporan semi pokok Low Memerlukan Laporan yang lengkap seputar

bagian masing-masing

5. Kerincian Informasi : Ringkas / Rinci

Tingkatan Karateristik Informasi Top Membutuhkan informasi berupa ringkasan, biasanya dalam bentuk

grafik atau diagram Midle Memerlukan informasi semi ringkas Low Memerlukan informasi yang rinci/detail

6. Kerangka Waktu : Masa Depan/Masa Lalu

Tingkatan Karateristik Informasi

Top Membutuhkan informasi tentang masa depan



Midle Memerlukan informasi masa lalu (historis) Low Memerlukan informasi masa lalu (historis)

7. Saat Penyajian Informasi : Sesuai Kebutuhan/Periodik Rutin

Tingkatan Karateristik Informasi Top Membutuhkan informasi sesuai kebutuhan

terutama pada saat akan membuat keputusan Midle Memerlukan informasi semi periodik Low Memerlukan informasi secara periodik rutin

untuk keperluan evaluasi secara teratur

C. Peran manajerial

Peran manajerial menurut Mintzberg.

1. Peran Antar Pribadi (Interpersonal Role)

a. Figurehead (kepala). Seorang Manajer memiliki tanggung jawab terhadap legal, sosial, seremonial dan juga bertindak sebagai simbol perusahaan. Seorang Manajer diharapkan menjadi sumber inspirasi. Sebagai contoh, seorang Manajer biasanya akan melakukan hal-hal seremonial seperti menghadiri acara pemootongan pita peresmian, menandatangani dokumen legal (hukum), menyapa tamu perusahaan dan menjadi tuan rumah resepsi.

b. Leader (pemimpin). Seorang Manajer bertugas sebagai pemimpin dalam Tim, departemen ataupun organisasinya. Menyeleksi dan Melatih karyawanya serta mengelola kinerja dan memotivasi karyawannya.

c. Liasion (penghubung). Seorang Manajer harus membangun dan menjaga komunikasi dengan kontak Internal perusahaan maupun kontak eksternal perusahaan. Contohnya berpartisipasi dalam pertemuan dengan perwakilan dari divisi/departemen lain atau organisasi lainnya.

2. Peran Informasi (Informational Roles)

a. Monitor (pemantau), Dalam Peran Pemantau ini, seorang manajer berperan sebagai pencari informasi yang berkaitan dengan industri dan organisasinya. Seorang Manajer juga memantau tim yang dipimpinnya baik dari segi produktivitas, kinerja maupun kenyamanan kerja anggota timnya.

b. Disseminator (pewarta). Setelah mendapatkan informasi, seorang manajer harus menyebarkan dan mengkomunikasikan informasi tersebut ke orang lain yang ada di dalam organisasinya atau mengkomunikasikan informasi tersebut ke anggota timnya ataupun karyawan yang berkaitan lainnya di dalam perusahaan. Contoh peran penyebar informasi seorang manajer seperti menyampaikan memo, email atau laporan kepada bawahannya mengenai informasi dan keputusan yang telah diambil.



c. Spokesperson (juru bicara). Seorang Manajer juga berperan sebagai Juru Bicara yang meneruskan informasi tentang organisasinya dan tujuan organisasinya ke pihak luar

3. Peran Keputusan (Decisional Roles)

a. Enterpreneur (wirausaha). Seorang Manajer harus mampu membuat suatu perubahaan dan mengendalikannya untuk kemajuan organisasinya. Peran Manajer disini adalah memecahkan masalah dan menghasilkan ide-ide baru serta menerapkannya dalam organisasi. Manajer harus merencanakan masa depan organisasinya, membuat proyek-proyek perbaikan dan peningkatan kualitas dan produktivitas.

b. Disturbance handler (pemecah masalah). Setiap organisasi pasti menemukan masalah dan hambatan dalam operasionalnya. Ketika suatu permasalahan atau hambatan terjadi, manajer harus bertanggung jawab untuk menyelesaikannya. Dan jika terjadi konflik diantara anggota timnya, manajer harus menjadi penengah dan mencarikan alternatif strategis untuk menyelesaikan konflik tersebut

c. Resource allocation (pembagi sumber daya). Seorang Manajer juga berperan sebagai pembagi sumber daya yaitu menentukan dimana sumber daya tersebut harus dialokasikan untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Sumber daya yang dimaksud disini dapat berupa dana, tenaga kerja, material, mesin dan sumber daya lainnya.

d. Negotiator (perunding). Seorang Manajer adalah juga seorang Negosiator, berpartisipasi atau mengambil bagian dalam melakukan negosiasi dengan pihak luar untuk memperjuangkan kepentingan bisnis perusahaannya.

D. Keahlian manajer

1. Keahlian komunikasi

Keahlian yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan karyawan. Walaupun seorang individu memiliki keahlian teknis, bila ia tidak dapat berhubungan baik dengan manusia lain maka akan sulit baginya bekerja dengan baik

2. Keahlian pemecahan masalah

Pemecahan masalah (problem solving) pada semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalahan. Masalah biasanya dianggap sesuatu yang selalu buruk, karena sangat sedikit yang menganggap masalah sebagai suatu untuk meraih kesempatan.

E. KONSEP DASAR ORGANISASI

Organisasi ialah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama (Stoner).



Adapun ciri-ciri organisasi:

Mempunyai tujuan & sasaran Mempunyai keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati Adanya kerja sama dari sekelompok orang Mempunyai koordinasi tugas dan wewenang

Berikut ini merupakan asas-asas atau prinsip-prinsip organisasi sebagai berikut :

1. Organisasi harus memiliki tujuan yang jelas

Sebelumnya juga sudah dijelaskan bahwa tujuan yang jelas yang benar-benar urgen bagi setiap organisasi agar terarah apa yang dicita-cita orang-orang yang berada diorganisasi tersebut.

2. Skala Hirarki

Skala Hirarki dapat diartikan sebagai perbandingan kekuasaan disetiap bagian yang ada. Kekuasaan yang terukur, jika jelas berapa banyak bawahan dan jenis pekerjaan apa saja yang menjadi titik tumpu sebuah organisasi. Artinya tidak sama antara kepala sekola dengan pembantu kepala sekolah dalam ukuran hirarki kekuasaan. Yang hanya bisa memerintah bawahan adalah atasan. Itu yang menjadi tolak ukur di manapun organisasi itu berdiri.

3. Kesatuan perintah/komando

Untuk sentralisasi organisasi, kesatuan perintah itu terletak di pucuk pimpinan tertinggi. Jika disekolah, maka kepala sekolahlah yang bisa memerintah seluruh komponen sekolah, tetapi untuk desentralisasi, pembantu kepala sekolah atau guru yang mempunyai peran mengkomandokan bagian kekuasaan.

4. Pelimpahan wewenang

Dalam hal ini, ada dua pelimpahan wewenang, yakni : Secara permanen yang ditandai dengan Surat Keputusan Tetap (SK) Secara sementara yang sifatna dadakan. Contoh kepala sekolah berhalangan

menghadiri undangan rapat di Depdiknas tentang UIN, amak yang berhak menggantikan adalah PKS I yang sifatnya sementara.

5. Pertanggung Jawaban

Dalam melakukan tugas, semua bawahan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas dan hasil kerjanya. Juga bertanggung jawab atas kemajuan organisasi kepada bawahannya. Jadi semua pihak bertanggung jawab pada setiap apa yang dia kerjakan.

6. Pembagian pekerjaan

Pembagian Pekerjaan sangat diperlukan untuk menutupi ketidakmampuan setiap orang untuk mengerjakan semua pekerjaan yang ada dalam organisasi. Perlu adanya spesialisasi pekerjaan yang disuaikan dengan keahlian masing-masing. Kegiatan-



kegiatan itu perlu dikelompokkan dan ditentukan agar lebih efektif dalam mencapai tujuan organisasi.

7. Rentang pengendalian

Jenjang atau rentang pengendalian berkaitan dengan jumlah bawahan yang harus dikendalikan seorang atasan. Oleh sebab itu tingkat-tingkat kewenangan yang ada harus dibatasi seminimal mungkin sehingga tidak semua merasa menjadi atasan.

8. Fungsional

Bahwa seorang dalam organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenang nya, kegiatannya, hubungan kerjanya, serta tanggung jawabnya dalam pencapaian tujuan organisasi.

9. Pemisahan

Prinsip pemisahan ini berkaitan dengan beban tugas individu yang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain. Kecuali ada hal-hal tertentu diluar kuasa manusia, misal sakit.

10. Keseimbangan

Prinsip ini berhubungan dengan keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Keseimbangan antara beban tugas, imbalan, waktu bekerja dan hasil pekerjaan.

11. Flexibelitas

Suatu pertumbuhan dan perkembangan organisasi tergantung pada dinamika kelompok. Keseimbangan penugasan dengan imbalan perlu diperhatikan dengan baik dalam memenuhi tujuan organisasi.

12. Kepemimpinan

Kepemimpinan sangat berarti bagi sebuah organisasi. Semua aktivitas dijalankan oleh pemimpin. Pemimpin juga bertanggung jawab atas kemajuan dan kemunduran organisasi. Seluruh fungsi-fungsi manajemen akan dikendalikan sepenuhnya oleh pemimpin. Oleh karena itu, kepemimpinan dianggap sebagai inti dari organisasi ataupun manajemen.

F. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubunganhubungan di antara fungsi-fungsi.

1. Organisasi pola Lini (LineOrganization)



Dalam bentuk ini garis komando terbentang lurus dari atas (pucuk pimpinan) sampai kepada pelaksana di bawah, dan garis pertanggung jawaban baik secara ketat menurut hirarkis dari bawah, melalui unsure-unsur di tengah samapai ke atas. Dalam pola organisasi ini terdapat garis wewenang yang berhubungan langsung dengan vertical antara bawahan dan atasan.

Gambar 3.3. Struktur organisasi lini

Ciri – Ciri :

Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang

Jumlah karyawan sedikit Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan Organisasi kecil

Keuntungan dari struktur organisasi lini

Orang-orang yang mempunyai kekuasaan bertanggung-jawab dan terbuka. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan tepat. Disiplin kerja yang mudah dikontrol tingginya solidaritas diantara anggota adanya kesempatan yang luas bagi para anggota untu dapat mengembangkan

bakatnya.

Kerugian dari struktur organisasi lini

Tujuan organisasi sama, atau tujuan dari pihak-pihak tertentu saja. Pimpinan organisasi terkadang berbuat semaunya. kelangsungan hidup organisasi sangat ditentukan oleh seseorang. Kurang didalam pengembangan aktifitas pada setiap anggota.

2. Organisasi Fungsional

Pada struktur organisasi fungsional awalnya diciptakan oleh F.W.Taylor. Konsep struktur ini asal berasal dari adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan secara jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang dalam memberikan perintah kepada setiap bawahan, sepanjang masih ada hubungan terhadap fungsinya. Jadi, setiap pegawai bisa mempunyai atasan lebih dari satu dan berbeda.



Gambar 3.4. Struktur organisasi fungsional

Ciri – Ciri

Pembidangan tugas dapat dibedakan dengan jelas Spesialisasi karyawan dapat berkembang optimal Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

Keuntungan dari struktur organisasi ini

Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik, Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik. Solidaritas antar anggota yang tinggi. Moral serta disiplin keija yang tinggi. Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik. Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

Keburukan dari struktur organisasi ini :

Insiatif perseorangan sangat dibatasi. Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri

dalam satu bidang tertentu. Menekankan pada rutinitas tugas – kurang memperhatikan aspek strategis jangka

panjang Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi Menumbuhkan ketergantungan antar ungsi dan kadang membuat koordinasi dan

kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

3. Organisasi pola lini dan staf (line and staf organization)

Pola ini merupakan gabungan dari kedua pola organisasi tersebut di atas. Yaitu menempatkan menempatkan pucuk pimpinan sebagai pemegang hak dan kekuasaan tertinggi, namun tidak semua hak/tanggung jawab tersebut dilimpahkan sepenuhnya pada bagian/unit kerja yang ada.



Gambar 3.5. Struktur organisasi lini dan staf

Ciri – Ciri :

Organisasi besar dan komplek Jumlah karyawan besar Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

Keuntungan dari struktur organisasi ini

Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini dan kelompok staff Adanya pengembangan spesialisasi untuk para anggota. Koordinasi didalam setiap bagian dapat diterapkan dengan mudah.

Keburukan dari struktur organisasi ini

Adanya kemungkinan pimpinan staf melampaui batas kewenangannya. Para pemimpin baik lini maupun staff sering mengabaikan nasehat dan gagasan

yang ada. Pemimpin dan karyawan yang kebanyakan tidak saling mengenal

G. Visi dan Misi Perusahaan

Visi

Merupakan sesuatu yang didambakan untuk dimiliki dimasa depan. Menggambarkan aspirasi masa depan tanpa menspesifikasi cara-cara untuk mencapainya.

Misi

Apa yang harus dikerjakan oleh perusahaan dalam usahanya mewujudkan Visi yang telah dirumuskan.



4. Sistem Informasi Manufaktur Dan Pemasaran

A. Sistem Informasi Manufaktur

Merupakan sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi yang mencakup seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang atau jasa.

Gambar 4.1. Model Sistem Informasi Manufaktur

Istilah yang digunakan dalam S.I. Manufaktur :

1. ROP (Reorder Point)

Suatu sistem yang mendasarkan keputusan pembelian berdasarkan titik pemesanan kembali.

2. MRP (Material Requirements Planning)

Suatu sistem yang dapat dipakai untuk merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi.

3. MRP II (Material Resources Planning)

Suatu sistem yang memadukan MRP dengan penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja. Sistem ini hanya untuk memperkerjakan mesin secara efektif

4. JIT (Just In Time)

Suatu pendekatan yang menjaga arus bahan baku melalui pabrik agar selalu dalam keadaan minimum dengan mengatur bahan baku tiba di bengkel kerja pada saat diperlukan atau tepat pada waktu nya

5. CIM (Computer Integrated Manufacturing)

Suatu sistem yang menggabungkan berbagai teknik untuk menciptakan proses manufaktur yang luwes, cepat, dan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dan efisien. CIM menggabungkan robotika, CAM kontrol mesin.



Penggunaan Komputer sebagai bagian dari Sistem Produksi Fisik

1. CAD (Computer Aided Design)

Sistem yang menggunakan komputer untuk merancang suatu produk manufakturFisik (mobil, kapal, pesawat terbang, dsb)

2. CAE (Computer Aided Engineering)

CAE identik CAD, Sistem yang dirancang untuk menganalisa karakteristik dari suatu desain dan dipakai untuk mensimulasikan kinerja produk yang berbeda-beda untuk mengurangi pembuatan prototipe.

3. CAM (Computer Manufacturing)

Sistem berbasis komputer yang digunakan untuk mengontrol suatu proses produksi

4. CAPP (Computer Aided Proses Planning)

Sistem yang digunakan untuk merencanakan urutan proses untuk memproduksi atau merakit suatu komponen.

5. Robotik

Melibatkan pengguna robot industrial, alat yang secara otomatis melaksanakan tugas tertentu dalam proses manufaktur.

B. Sistem Informasi Pemasaran

Pemasaran adalah kegiatan perorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi dan penentuan harga barang, jasa dan gagasan.

Sistem Informasi Pemasaran merupakan sistem informasi yang menyediakan informasi untuk memecahkan masalah pemasaran perusahaan.

Gambar 4.2. Model Sistem Informasi Pemasaran



Prinsip pemasaran

Bauran pemasaran adalah strategi pemasaran yang terdiridari gabungan unsur 4P :

1. Product, menyediakan informasi mengenai produk yang dihasilkan

2. Promotion, menyediakan informasi tentang kegiatan periklanan dan penjualan langsung

3. Place, menyediakan informasi tentang jaringan distribusi

4. Price, menyediakan informasi yang membantu manajer dalam membuat keputusan harga.

Kelompok Informasi Pemasaran

1. Informasi Produk, menyangkut produk yang dijual dan produk-produk kompetitor

2. Informasi Promosi, menyangkut cara, media dan waktu promosi yang dilakukan

3. Informasi Tempat, menyangkut lokasi atau tempat menjual produk

4. Informasi Harga, menyangkut harga produk, termasuk harga dari kompetitor



5. Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan merupakan suatu subsistem dari CBIS yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan.

Gambar 5.1. Model sistem informasi keuangan

A. Subsistem Sistem Informasi Keuangan

1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Menyediakan data akuntansi yang berupa catatan mengenai segala sesuatu yang terjadi dalam perusahaan. Akuntansi adalah rekaman kegiatan organisasi dalam bentuk bahasa keuangan. Informasi selanjutnya digunakan untuk dasar pengambilan keputusan manajer

Sub Sistem yang terdapat pada sistem informasi akuntansi :

a. Pemrosesan pesanan penjualan : subsistem yang menangani pemrosesan pesanan dari pelanggan.

b. Pemrosesan persediaan : subsistem yang menangani perubahan dalam persediaan dan memberikan informasi pengiriman dan pemesanan kembali.

c. Buku Besar (general ledger) : subsistem yang mengkonsolidasi data dari sistem akuntansi yang lain dan menghasilkan pernyataan dan laporan bisnis yang bersifat periodik.

d. Piutang Dagang : subsistem yang mencatat piutang pelanggan dan menghasilkan faktur, pernyataan pelanggan bulanan serta laporan manajemen kredit.

B. Sub Sistem Informasi Anggaran

Sistem Informasi Anggaran dalam organisasi pemerintah atau dalam Perusahaan bertujuan menyediakan informasi keuangan bagi manajer keuangan.

Proses pembuatan anggaran:



1. Pendekatan dari atas ke bawah, Eksekutif yang menentukan jumlah anggaran dan kemudian menekankan jumlah tersebut pada tingkat yang lebih rendah.

2. Pendekatan dari bawah ke atas, Proses penganggaran dimulai pada tingkat organisasi terendah.

3. Pendekatan partisipasi, Pihak yang akan menerima dana ikut berpartisipasi dalam menentukan tingkat dana.

Output dari Sistem Informasi Keuangan.

1. Sub Sistem Peramalan

Berfungsi untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja keuangan saat ini dan terproyeksi dalam bisnis.

Fakta Dasar Peramalan :

a. Semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu

b. Semua peramalan adalah keputusan semi terstruktur

c. Tidak ada peramalan yang sempurna.

Jenis-jenis peramalan

1. Peramalan jangka panjang

2. Peramalan jangka pendek

Metode Peramalan

1. Metode kuantitatif

2. Metode Non Kuantitatif

a. Tehnik Konsensus Panel

b. Metode Delphi

c. Rapat elektronik

2. Sub Sistem Manajemen Dana

Berguna untuk membantu pengelolaan aset, seperti kas dan saham dengan manfaat yang tinggi tetapi dengan resiko yang kecil

Tujuan :

1. Memastikan bahwa arus uang yang masuk melalui pendapatan lebih besar dari arus uang yang keluar melalui biaya.

2. Memastikan bahwa keadaan ini akan stabil sepanjang tahun.



3. Sub Sistem Pengendalian

Sub sistem yang terkait dengan anggaran. Bagian ini dapat melaksanakan evaluasi keuangan dan dampak keuangan terhadap pengeluaran modal yang diajukan

Sistem Audit Internal

Auditor adalah orang bertugas memeriksa catatan akuntansi untuk menguj kebenarannya. Auditor dibagi menjadi dua jenis yaitu :

a. Auditor Ekternal : Auditor yang bekerja untuk kantor akuntansi publik.

b. Auditor Internal : Auditor yang dimiliki sendiri oleh perusahaan

Sifat pekerjaan Auditor Internal

a. Obyektivitas

b. Independen

Pengetahuan dan Keahlian Auditor Internal

a. Pendidikan

b. Kemampuan khusus

c. Pengalaman



6. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi SDM adalah sistem yang digunakan dalam mengelola personil yang ada didalam perusahaan.

Fungsi SDM

SDM merupakan departemen atau divisi di dalam organisasi yang bertanggungjawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan SDM.

Kegiatan Utama SDM

1. Perekrutan dan Penerimaan 2. Pendidikan dan Pelatihan 3. Manajemen Data 4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Gambar 6.1. Arus sumber daya personil

Gambar 6.1. Model sistem informasi sumber daya manusia



A. Subsistem Input Sistem Informasi SDM :

1. Sistem Informasi Akuntansi

Data yang diolah terdiri dari data personil dan data keuangan. Data Personil : relatif lebih permanen & bersifat non keuangan. Data Keuangan : bersifat keuangan & cenderung dinamis

2. Subsistem Penelitian SDM

Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus:

a. Penelitian suksesi b. Analisis dan evaluasi jabatan c. Penelitian keluhan

3. Subsistem Intelijen SDM

Mengumpulkan data yang berhubungan dengan SDM dari lingkungan luar perusahaan.

Database SISDM Data yang tersimpan dalam database SISDM terdiri dari data pegawai dan data non-pegawai.

Data Pegawai : berisi data yang berhubungan dengan data pegawai atau perusahaan yang ada.

Data Non Pegawai : berisi data non pegawai dalam database perusahaan. Seperti: data agen tenaga kerja, akademi/universitas, serikat pekerja dan pemerintah.

B. Subsistem Output Sistem Informasi SDM :

1. Subsistem Angkatan Kerja

Semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai dimasa depan.

2. Subsistem Perekrutan

Melakukan kegiatan perekrutan.

3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Menggunakan aplikasi untuk mengetahui usaha pengembangan angkatan kerja yang sudah dilakukan.

4. Subsistem Kompensasi

Melakukan proses penggajian.

5. Subsistem Tunjangan

Menyediakan paket tunjangan baik bagi pegawai yang masih bekerja maupun yang pensiun.

6.Subsistem Pelaporan Lingkungan.



Ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab kepada pihak yang berkepentingan diluar perusahaan.

Sistem Informasi Kepegawaian

Berguna untuk mengolah data kepegawaian

Data yang terdapat pada S.I. Kepegawaian : Data Induk: identitas pegawai memuat NIP, nama, alamat, tempat dan tanggal lahir,

agama, dll Data Riwayat kepegawaian : data kenaikan jabatan, data prestasi kerja, data

pensiun, dll. Data Pendidikan, keluarga dan lain-lain : data pendidikan, data keluarga, data

tanggungan. Output : data pribadi, daftar pegawai yang akan naik jabatan, data pegawai yang

akan pensiun.

Sistem Informasi Penggajian

Berguna untuk mengolah data gaji , cetak slip gaji dan pembuatan laporan daftar gaji

Input : Data gaji pokok, data tunjangan, data kenaikan jabatan, data lembur, data potongan

Laporan : Slip gaji, Rekapitulasi gaji pegawai perbulan



7. Sistem Informasi Sumber Daya Informasi

1. Jasa Informasi adalah area fungsional utama perusahaan yang terdiri dari analis sistem, programmer, pengelola database, spesialis jaringan, dan personil operasi.

2. Sumber Daya Informasi perusahaan meliputi hardware,software, para spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database dan informasi.

3. Sistem Informasi Sumber Daya Informasi adalah sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan pada para pemakai diseluruh perusahaan.

4. Manajer unit jasa informasi dikenal dengan istilah CIO(Chief Information Officer).

Gambar 7.1. Model sistem informasi sumber daya informasi

A. Sub sistem Input Sistem Informasi Sumber Daya Informasi

1. Sistem Informasi Akuntansi

Mengumpulkan data internal yang menjelaskan unit jasa informasi dan data eksternal yang menjelaskan transaksi unit tersebut dengan para pemasoknya.

2. Subsistem Riset SDI

Melakukan kegiatan-kegiatan yang terdiri dari proyek-proyek riset di dalam perusahaan yang selanjutnya menentukan kebutuhan pemakai dan kepuasan pemakai.

3. Subsistem Intelijen SDI

Berhubungan dengan pengumpulan informasi dari elemen-elemen lingkungan perusahaan.

B. Subsistem Output Sistem Informasi Sumber Daya Informasi

1. Subsistem perangkat keras

Menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat keras.



2. Subsistem perangkat lunak

Menyiapkan output informasi yang menjelaskansumber daya perangkat lunak

3. Subsistem SDM

Menyediakan informasi tentang spesialis informasi perusahaan.

4. Subsistem data dan informasi

Menyiapkan output yang menjelaskan sumber daya data dan informasi yang berada di database pusat

5. Subsistem sumber daya terintegrasi

Menyatukan informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat keras, perangkat lunak, SDM, serta data dan informasi.

C. Tanggung jawab Chief Information Officer (CIO)

1. Berkontribusi pada perencanaan strategis perusahaan dan jasa informasi.

2. Sumber kepemimpinan utama dalam mencapai dan memelihara kualitas informasi, menjaga keamanan sumber daya informasi, merencanakan keadaan tak terduga dan menjaga biaya sumber daya informasi tetap terkendali.

D. Keamanan Sistem

Mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.

Tujuan keamanan :

Kerahasiaan Ketersediaan Integritas

Ancaman terhadap keamanan :

Pengungkapan tidak sah & pencurian Penggunaan tidak sah Penghancuran tidak sah & penolakan jasa Modifikasi tidak sah

Untuk mengatasi ancaman keamanan dilakukan pengendalian akses sebagai berikut :

Identifikasi pemakai Pembuktian keaslian pemakai Otorisasi pemakai



E. Perencanaan berjaga-jaga untuk mengatasi keamanan

1. Rencana darurat :

merencanakan ukuran-ukuran yang memastikan keamanan pegawai jika terjadi bencana seperti sistem alarm, prosedur evakuasi dan sistem pemadam api

2. Rencana cadangan :

a. Pengulangan ( redudancy ) b. Keragaman ( diversity ) c. Mobilitas ( mobility )

3. Rencana catatan-catatan vital

Cara mengamankan catatan-catatan vital :

a. Back-up b. Back-up disimpan di lokasi yang jauh

Strategi Pengurangan Biaya Manajemen Informasi

a. Konsolidasi, mengurangi jumlah sumber daya informasi yang terpisah b. Downsizing, transfer berbagai aplikasi berbasis komputer dari konfigurasi peralatan

besar (mainframe) ke platform yang lebih kecil (komputer mini, LAN berbasis PC ).

Smartsizing Pemindahan ke sistem yang kurang mahal tetapi penuh daya. Keuntungan:

Pengurangan biaya User friendly Lebih cepat dalam menjalankan sistem User dapat berpartisipasi dalam bangsis User dapat berkomunikasi dengan staf IT dengan lebih baik

Resiko: Keamanan Berkurangnya integritas Kesulitan pemulihan dari bencana

c. Outsourcing

Mengkontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan.

Outsourcer : suatu perusahaan jasa komputer yang melaksanakan sebagian atau seluruh kegiatan komputasi perusahaan pelanggan untuk periode waktu yang lama.

Jasa outsorcing:

Entry data & pengolahan data sederhana Kontrak pemrograman Manajemen fasilitas Integrasi sistem



Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanan atau pemulihan dari bencana

Keuntungan outsourcing:

Pengurangan biaya Dapat memperkirakan biaya-biaya masa depan.



Daftar Pustaka

Eko Riswanto. 2007. Analisa dan Perancangan Sistem. Yogyakarta : STMIK El Rahma.

Gordon , Davis B. 2002. Sistem Informasi Manajemen I & II, Kerangka Dasar. Jakarta : PT. Gramedia

Hutahaean, J. 2015. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Deepublish.

Jogiyanto, H.M. 2005. Analisa & Disain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan SIM. Yogyakarta : Andi

Mc Leod, Raymond. Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen I & II. Edisi Ketujuh. Jakarta : Prenhallindo

Modul MK Sistem Informasi Manajemen · D } µ o D< W ^ ] u / v ( } u ] D v i u v / u u ^ } o Z D ]...

Documents

Transcript of Modul MK Sistem Informasi Manajemen · D } µ o D< W ^ ] u / v ( } u ] D v i u v / u u ^ } o Z D ]...