MODUL KOMUNIKASI ATASAN-BAWAHAN

Tujuan Instruksional Umum

1. Dapat memahami dan menghayati pentingnya komunikasi dalam oprganisasi.

2. Dapat mengerti dan memahami tentang peran komunikasi secara inter-personal, proses

komunkasi dan tunuan komunikasi.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB DRS. ALI MASHAR, MMSEMINAR MSDM

BERKOMUNIKASI

Sistem tak akan mungkin berfungsi tanpa komunikasi, khususnya komunikasi antar

unsur. Manajer berkewajiban untuk menjamin terjadinya arus informasi dalam sistem

sumberdaya manusia.

Dari segi organisasi, komunikasi dapat dilihat sebagai :

- Sistem informasi manajemen yang formal

- Sistem informasi yang operasional

- Organization development, dan

- Sistem komunikasi yang informal

Komunikasi dapat juga dinilai dari sifatnya pada tingkat perorangan (individu) khususnya

dalam kaitannya dengan hubungan antara atasan-bawahan, yaitu : komunikasi interpersonal

(Interversonal Communication disingkat IC). Pada tetap muka ini kita akan mendahulukan

proses komunikasi antara atasan dan bawahan ini.

Peran Komunikasi Inter-Personal

1. Sebagai Media Koordinasi

Jika terdapat sejumlah manusia yang bekerja untuk satu tujuan yang sama, setiap

kegaitan dari setiap orang harus terkoordinasi. IC tentunya harus didorong agar setiap

orang dapat menguraikan seluk beluk pekerjaannya kepada sejawatnya dalam rangka

organisasi dan dalam kaitannya dengan pekerjaannya. Manajer berfungsi sebagai pusat

komunikasi dalam kegiatan koordinasi dan bertanggung jawab atas sampainya informasi

kepada karyawan tentang tujuan dan sasaran perusahaan, dan tentang permasalahan yang

dihadapi oleh perusahaan.

2. Sebagai Wahana dalam Problem Solving dan Innovating

Banyak permasalahan yang dapat diselesaikan oleh setiap karyawan yang

menggunakan keahliannya dan keterampilannya. Namun demikian, masalah-masalah yang

menyangkut perencanaan jangka panjang. OD, proyek-proyek rekayasa, bahkan kejadian


demi kejadian sehari-hari, dilakukan oleh upaya kelompok. Pada keadaan seperti ini, setiap

pemecahan yang memakai cara-cara yang inovatif harus dapat dirangsang oleh komunikasi

antar anggota kelompok. Komunikasi yang diperlukan itu berkisar dari mulai yang formal

dan rumit, sampai kepada informasi interpersonal.

3. Sebagai Ejawantah Kepemimpinan

Untuk memberitahukan dan untuk mempengaruhi bawahan, seorang manajer

seharusnya mempunyai kemampuan dan gaya berkomunikasi dengan baik dan tepat.

Manajer hendaknya dapat menonjolkan situasi yang mendorong bawahan untuk berprestasi

melalui cara-cara berkomunikasi tersebut.

4. Sebagai Wahan untuk Evaluasi dan Regulasi

Komunikasi dapat menampilkan sarana untuk memberikan evaluasi keragaan para

karyawan. Sangat penting adalah kemampuan untuk menyusun ketentuan-ketentuan

tentang pelaksanaan SDM. Disini, peran komunikasi adalah sebagai pendorong umpan

balik, dalam bentuk informasi kepada manajer dan kepada para karyawan perihal unjukkerja

masing-masing, sehingga mereka dapat mengambil langkah-langkah perbaikan seperlunya.

Komunikasi dapat terjadi pada setiap tingkat organisasi dalam sistem perusahaan

secara keseluruhan. Komunikasi yang menghubungkan seluruh karyawan dalam perusahaan

dengan pandangan dan idealisme dari para pimpinannya, biasanya berbentuk selebaran saja.

Pesan yang sama harus diinformasikan kepada seluruh karyawan. Media yang dapat

menyampaikan informasi itu berbentuk koran perusahaan, papan pengumuman, kertas

selebaran, dan lain-lainnya. Sistem selebaran ini dimaksudkan untuk menyebarluaskan sasaran

dan tujuan dari perusahaan.

Pada tingkat yang lebih makro (besar) dapat saja terjadi komunikasi yang lebih formal.

Sistem ini memberikan petunjuk pelaksanaan komunikasi pada seluruh karyawan yang dalam

pelaksanaan tugasnya sangat memerlukan informasi tertentu. Kedua sistem tersebut, yaitu

sistem selebaran dan sistem formal, didukung oleh sistem komunikasi interpersonal yang

memberikan semacam klasifikasi (bertambah tinggi kemampuan sebarnya), dan umpan balik

sebagai alat bantu memonitor kejadian. Tingkat komunikasi yang paling rendah dapat

diobservasi pada hubungan atasan-bawahan, yang sering dilakukan melalui memo, telpon, atau

bahkan tatap muka.


Sistem komunikasi pada tingkat interpersonal, dapat dilihat dari kemampuan :

- Sistem indera secara fisiologik dan spikologik

- Interprestasi terhadap pesan

- Encoding dan docoding dari setiap pesan

- Kemampuan seluruh komunikasi

- Kecepatan dan ketepatan responsi, dan

- Penerimaan dan penyaluran pesan.

Sistem komunikasi antar kelompok dapat terjalin jika terdapat banyak kontrak

interpersonal dan dengan demikian memperbanyak garis atau titik singgung yang memberikan

dampak positif bagi terjalinnya kerjasama dan meningkatnya unjuk kerja.

Apakah komunikasi itu ? IC adalah proses dari hubungan seseorang dengan orang lain,

dalam menyampaikan ide, konsepsi, citra atau rasa. Tidak saja informasi itu tersalurkan, tetapi

juga perasaan dan sikap dapat tersalurkan juga. Komunikasi terjadi apabila mereka yang terkait

dengan komunikasi, si pengerim berita dan si penerima pesan, memberikan bobot dan

relevansi pada perilaku masing-masing.

Tujuan berkomunikasi adalah :

- Memberitahu

- Memberikan penilaian

- Menyakin

- Mencari tahu (umpan balik)

Dalam situasi kerja sehari-hari manajer memberi informasi tentang perkembangan baru

dan meminta informasi tentang keadaan yang sesungguhnya dari penugasan mereka. Semua

individu dalam organisasi menyalurkan penilaian karyawan dan situasi kerja. Manajer

menggunakan komunikasi untuk menyakinkan bawahan untuk melaksanakan tugasnya

melakukan perintahnya dengan kesungguhan. Sebaliknya bawahan juga menggunakan

komunikasi untuk menyakinkan atasannya akan pentingnya proposal mereka dijalankan

diperusahaan tersebut. Jadi sering komunikasi dalam dunia usaha dikembangkan untuk

meningkatkan keyakinan seseorang akan tugasnya dan tugas orang lain.


Apakah Informasi itu ?

Kita membedakan data dengan informasi dalam hal, bahwa informasi merupakan data

yang mempengaruhi perilaku, kepercayaan, dan sikap manusia. Data lebih merupakan fakta

yang bisa diperoleh pada setiap file, atau media simpan lainnya, berupa fakta yang nyata (hard

facts).

Kita berkomunikasi melalui informasi. Komputer hanya dapat menerima data, tetapi

komputer dinamakan mengkomunikasikan informasi kepada seorang manajer apabila manajer

tersebut menggunakan komputer itu sebagai keluaran untuk pengambilan keputusan (jadi

bahan masukan bagi decision making).

Seringkali, apa yang kita terima sebagai informasi, sangatlah berbeda dengan yang

sesungguhnya, informasi itu ada distorsinya, ada kelainannya. Karena itu kita harus mencarikan

keadaan yang sebenarnya, dan didukung oleh data lainnya yang memadai. Kualitas informasi

sangat dipengaruhi oleh :

- Kebenarannya, rellability;

- Ketepatannya, accuracy, perbedaan antara yang sesungguhnya dengan yang

dikomunikasikan.

- Bias, perbedaan yang konsisten dengan data yang sesungguhnya.

- Tingkat berlakunya, validity, apakah suatu data menggambarkan sesungguhnya.

- Kemutakhirannya, sejauh mana data itu masih berlaku.

- Berlebihan, apakah data itu terlalu berlebih-lebihan, adanya data yang diajukan secara

berulang-ulang, da n

- Kemurniannya, apakah tidak dikotori oleh data yang tidak diperlukan.

Apakah Pesan atau Message itu ?

Pesan adalah berkas informasi yang disalurkan melalui media informasi dari si pengirim

kepada si penerima. Dalam memberikan pesan itu harus diperhatikan.

1. Banyaknya ide dalam satu pesan. Jika kita hanya menyampaikan satu ide saja,

kemungkinan berhasilnya komunikasi sangat tinggi. Namun apabila kita mengirim ide dalam

jumlah yang banyak, kemungkinan berhasilnya sangat tipis, karena si penerima akan

bingung menerimanya, dan isi dari setiap ide akan tercampur satu sama lain.


2. Kecepatan dari arus informasi. Dalam kecapakan, apabila kita berbicara terlalu cepat, si

pendengar mungkin tidak akan menangkap apa yang kita katakan. Manajer saring memberi

informasi yang berlebihan dan mendetail sehingga sering terjadi semacam tumpukan data

yang tidak tertata dengan baik. Jangan terjadi kelebihan informasi. Sebagai manajer kita

harus dapat menyeleksi mana informasi yang diperlukan dan mana yang tidak diperlukan.

3. Tingkat-tingkat pentingnya ide yang harus dikomunikasikan. Dalam menyampaikan ide, kita

harus menyusun tingkat prioritas dari ide tersebut didalam pesan ide yang terpenting tentu

harus menduduki posisi teratas, dan dikomunikasikan dengan setepat-tepatnya.

4. Tingkat cakupannya, covarage. Luasnya cakupan data yang hendaknya dipertimbangkan

dalam penyebarluasan melalui komunikasi. Info yang besar cakupannya memerlukan media

yang lebih besar pula, memerlukan amplification yang lebih besar pula.

5. Hubungan antar ide. Ide yang saling terkait dikelompokkan kedalam satu ketegori, ide yang

berhubungan secara berurutan tentu saja dikemukakan dengan urutan yang tepat. Beri

contoh bagaimana manajer produksi membuat urutan-urutan berbagai ide dalam bidang

produksi komoditas perdagangannya.

Segi-Segi Psikologik dari IC

1. Saringan dan persepsi selektif dari karyawan. Bagaimana kita melihat sekeliling, dan

karenanya melihat kehidupan, sangat tergantung dari latarbelakang, pengalaman dan tentu

pengaruh lainnya dalam kehidupan. Tanpa sadari ada semacam filter yang menyaring

informasi yang masuk, dan karenanya kita harus berwawasan luas untuk dapat memilah

informasi secara objektif.

2. Komunikasi verbal dan non-verbal. Kita berkomunikasi dengan kata-kata dan dalam

percakapan (verbal) apa yang dimaksud sering dinyatakan dengan kiasan, dengan smile,

dengan kebalikan, dan jika sipendengar tidak pintar-pintar mendengarkannya, akan mudah

terjadi salah paham. Karenanya perlu diperhatikan bahasa badan, tinggi rendahnya nada

orang berbicara, dan lain-lain pentujuk yang biasa kita amati pada orang yang sedang

bicara.

3. Rujukan sumber. Setiap orang yang kurang merasa yakin akan kebenaran suatu pesan

akan berusaha untuk merujuk kepada sumber yang lebih bisa dipercaya. Pejabat,

pengarang besar, sering dipakai sebagai sumber rujukan.

4. Kekuasan. Kekuasan dalam komunikasi mempunyai pengaruh yang besar. Benarkan

demikian ?


5. Mendengarkan. Jika seseorang berbicara, sedang lainnya menjadi pendengar, maka tingkat

kesadaran si pendengar dalam memahami pesan, sangat mempengaruhi keberhasilan

komunikasi.

Segi fisik, segi waktu dan segi semantik sangat berpengaruh terhadap efektifitas

komunikasi.

Tujuan dari Komunikasi Atasan Bawahan

1. Menyampaikan tujuan dan sasaran organisasi dan tanggung jawab perorangan.

2. Menyampaikan kebijakan, prosedur, dan praktek-praktek perusahaan yang baku, juklak dan

juknis.

3. Memberikan arahan kepada para karyawan.

4. Mendisiplinkan para pegawai.

5. Salah satu cara counseling dan guiding.

6. Mendengarkan keluhan dari para karyawan.

7. Exit interview, mewawancari mereka yang terkena PHK.

Kiat Memperbaiki Komunikasi dengan para Karyawan

1. Kembangkan suatu rencana kerja atau program yang menyeluruh untuk seluruh lapisan

karyawan diperusahaan.

2. Membangun rasa saling mempercayai antara atasan dan bawahan, sehingga terjadi kontak-

kontak yang beraturan, dan saling mengandalkan informasi.

3. Mencari fakta dengan data yang tepat, benar, mutakhir, tidak bias, dapat dipercaya, dan

segi-segi lain dari kebenaran suatu data untuk mengadakan pendekatan kepada karyawan.

4. Dalam setiap pertemuan, rencana plot diskusi dengan baik. Jangan ngelatur, kemana-mana

tanpa dapat dikendalikan. Berikan pertanyaan-pertanyaan yang tepat, dan dengarkan

dengan baik. Jangan terlalu banyak bicara, biarkanlah karyawan yang bicara. Lihatlah body

languagenya secara hati-hati, dan rasaan jika terjadi sesuatu.

5. Jadualkan pertemuan berkala yang baik, yang menyenangkan bagi kedua belah pihak.

6. Cari tempat pertemuan yang menyenangkan kedua belah pihak, yang memberikan

kenyamanan tertentu, yang dapat mendorong terjadinya interaksi yang baik.

7. Beritahu sebelumnya topik yang akan didiskusikan, seandainya ada topik yang tidak enak

dibicarakan terbuka, terangkan alasannya, dan beritahu sebelumnya kemungkinan yang

terjelek yang bisa terjadi.

8. Bersiaplah dengan tantangan, hambatan, gangguan, dan pembangkangan.


9. Berikan justifikasi, keterangan untuk setiap kebijakan yang mungkin merugikan dan yang

dianggap berdampak mengurangi hak mereka. Padahal mungkin kita hanya ingin

mengurangi kemangkiran dan keterlambatan yang dikaitkan dengan produktivitas.

10. Jadilah pendengar yang baik.

11. Buatlah rangkuman pada setiap pertemuan.

12. Akhiri pertemuan dengan perasaan bebas dari ganjalan dan tetap mempertahankan

hubungan baik.

13. Jangan lupa follow-up

Komunikasi yang Lugas untuk Membina Hubungan antar Manusia (disarikan dari paper

mahasiswa)

Banyak masalah pada organisasi yang hanya disebabkan oleh komunikasi yang buntu,

macet, tersendat-sendat, rancu, atau tidak sempurna. Persoalan yang berkaitan dengan disiplin

karyawan, citra buruk mengenai pimpinan unit kerja, terbentuknya kelompok (klik) antar

karyawan, masalah SARA, dan lain-lain sejenisnya, sering mendorong dijadikannya komunikasi

sebagai kambing hitam.

Masih banyak pimpinan unit kerja yang merasa tidak puas atas tingkat tercapainya

komunikasi yang mereka bina. Kita sepakat dengan beberapa pengertian yang baku, dan

karenanya sering memberikan latihan kepada karyawan bahwa komunikasi yang baik antara

pengirim pesan dengan penerima pesan harus ada medianya, ada umpan balik, ada kerangka

acuan, ada keterbukaan serta kepekaan, dan diselenggarakan dengan sedapat mungkin

menghindarkan rintangan. Namun ternyata cara-cara itu tidak menjamin adanya peningkatan

keterampilan berkomunikasi.

Ada pula pimpinan unit kerja yang mengharuskan stafnya mengefektifkan komunikasi

(arus perintah dan laporan) dengan memo atau tidak tertulis. Bahkan ada juga yang

menyelenggarakan rapat untuk setiap pengambilan keputusan. Semuanya itu mengandung

keunggulan dan kelemahan yang perlu kita pelajari sebelumnya.

Komunikasi tidak berdiri sendiri, bagaimana seseorang berkomunikasi, gaya orang

berkomunikasi sangat tergantung dari pikiran, emosi, dan perilakunya yaitu faktor-faktor

psikologik bagaimana orang melihat citra dirinya, citra pihak lain, kondisi fisik, mental, dan


suasan hatinya pada saat berkomunikasi. Oleh karena itu, tantangan mengembangkan suatu

pola dan iklim komunikasi dalam suatu lingkungan organisasi, tidak terbatas pada penguasaan

kata-kata, gerak langkah dan perbuatan, ekspresi wajah dan bahasa tubuh saja. Tantangan

yang besar justru datang dari berfikir, keyakinan, emosi dan perilaku yang tepat untuk suatu

budaya dan lingkungan kerja suatu organisasi atau unit kerja.

Para pakar psikologis menyederhanakan konsep komunikasi yang dilatarbelakangi gaya

komunikasi ini dengan pembagian : agresif, assertif, dan non-assertif. Mereka yang tergolong

berkomunikasi dengan gaya agresif melakukan komunikasi dengan terlalu cepat, terlalu aktif,

dominan, kasar cenderung merebut hak orang lain. Sebaliknya, mereka yang termasuk non-

assertive berkomunikasi dengan gaya terlalu pasif, terlalu mengalah, sulit menyatakan “tidak”,

sulit mengungkapkan isi hatinya secara jujur dan lugas, sulit menolak, sulit membantah, dan

cenderung direbut hak perorangannya. Sedangkan diantara mereka, ada gaya berkomunikasi

yang lugas atau assertive, yaitu mereka yang dapat menjewantahkan percaya diri sehingga

berani dan lugas dalam mengungkapkan keyakinan, tambah dalam mempertahankan

pendapatnya, dan sehingga positif dalam berkomunikasi.

Budaya dan tradisi sering dianggap sebagai penyebab kita berlaku tidak assertif, atau

“nrimo”. Sering kita dididik untuk tidak membantah, tidak mau berdebat, tidak boleh menatap

muka orang jika berbicara, dan tidak menunjukkan emosi kita. Sikap demikian dianggap

sebagai sikap hormat seseorang kepada yang lebih tua, yang lebih dihormati.

Pertentangan pendapat berarti ketidakserasian dan kerugian, menolak permohonan

berarti egoisme, menerima pujian berarti kesombongan. Pada waktu kita terjun ke masyarakat,

ternyata nilai-nilai itu membuat kita frustasi karena sifat dan perilaku kita dapat dimanipulasi

oleh orang lain. Nurani berontak, dan mungkin timbul niat membalas sehingga orang yang

nrimo itu malah akan menjadi agresif.

Sikap agresif juga bisa diwarnai oleh budaya, oleh kebiasaan dan tradisi, namun

sebenarnya dengan pengenalan dan pendidikan yang benar, sikap agresif itu akan dapat

dibenahi untuk menjadi assertif atau lugas. Perilaku yang lugas atau assertif menunjang

prospek karir karena pola kebiasaan mengacu kepada sikap percaya diri yang sehat,

membangun sikap dan berfikir positif, menghilangkan prasangka buruk, menanamkan

penghargaan dan pengakuan akan prestasi orang lain dan prestasi kita, dan meningkatkan

kemampuan komunikasi secara efektif.


Dalam pekerjaan, apabila memang diperlukan, mereka yang telah terbiasa, dengan

gaya lugas dapat dengan tepat mengungkapkan ketidaksepakatan, menyatakan pendapat,

mengajukan permintaan, menolak permintaan, menyampaikan penghargaan, menerima

penghargaan, menyampaikan berita buruk, dan sebagainya. Pesan komunikasi tersebut dapat

diungkapkan dengan gaya berbeda, dan setiap gaya tentu berdampak berbeda pula.

Untuk melembagakan pola komunikasi dalam suatu organisasi, kita perlu memulainya

dengan menanamkan keyakninan bahwa setiap karyawan atau peserta organisasi mempunyai

hak dan kewajiban yang harus dihormati (cognitive assertion).

Kemungkinan setiap karyawan diperkenalkan kepada teknik-teknik untuk, antara lain :

- meredam kemarahan

- mengungkapkan diri dengan tepat

- merubah kritik dengan pertanyaan

- mencari titik-titik untuk kompromi

- menonjolkan titik yang penting, mengabaikan yang tidak penting.

Memang melembagakan perilaku baru tidaklah mudah. Membiasakan diri berkomunikasi

secara lugas ini memerlukan waktu, latihan dan motivasi yang kuat. Jika pimpinan unit kerja

dapat memberikan dorongan dan rangsangan kuat dalam berkomunikasi secara lugas, akan

terbentuk budaya kerja dan etos kerja yang mapan, mendorong keterbukaan dan kejujuran,

saling menghormati hak dan kewajiban, berpegang secara teguh kepada tatakrama dan etika

pergaulan yang baik.


MODUL KOMUNIKASI ATASAN-BAWAHAN

Documents

Transcript of MODUL KOMUNIKASI ATASAN-BAWAHAN