Modul I Melakukan Proses Administrasi Transaksi

7/17/2019 Modul I Melakukan Proses Administrasi Transaksi

http://slidepdf.com/reader/full/modul-i-melakukan-proses-administrasi-transaksi 1/36

Mendeskripsikan berkas-berkas Administrsi Transaksi

1

MODUL Mendeskripsikan berkas-berkas Administrsi Transaksi

1

Pengertian Administrasi

Pengertian transaksi

Jenis-jenis transaksi

Bukti transaksi




Bukti transaksi




Bukti transaksi

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

1

Dalam dunia usaha administrasi dan

transaksi adalah dua hal yang saling berkaitan.

Para pelaku usaha dalam rangka menunjang

kegiatan usahanya selalu mengadministrasikan

semua transaksi yang dilakukan. Administrasi

dalam perusahaan juga ikut menentukankeberhasilan dari usaha yang dijalankan, karena

administrasi adalah salah satu langkah

pengamanan terhadap harta perusahaan. Baik itu

perusahaan yang kecil maupun perusahaan besar.

Transaksi dalam pengertian sehari-hari adalah kegiatan kegiatan yang

berkaitan tentang jual beli, Untuk lebih jelas mari kita bahas pengertian

adminstrasi dan transaksi.

A. Pengertian administrasi

Administrasi dalam arti luas.

Menurut The Liang ie mengatakan

!Administrasi secara luas adalah

serangkaian kegiatan yang

dilakukan oleh sekelompok orang

dalam suatu kerjasama untuk

mencapai tujuan tertentu"#$%&'(%).

Administrasi secara luas dapat

disimpulkan pada dasarnya semua

1

Mendeskripsikan berkas-berkas Administrsi

Transaksi

1


Transaksi

1


Transaksi

1


Transaksi

1


Transaksi

1


Transaksi

111

1




mengandung unsur p*k*k yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu,

adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang

telah ditentukan sebelumnya.

Administrasi dalam arti sempit. Menurut +*earn* andayaningrat

mengatakan !Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie

#bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat,

pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersiat

teknis ketatausahaan"#$%&&(/). Dari deinisi tersebut dapat disimpulkan

administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang

meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan

pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang bertujuan untuk menyediakan

in*rmasi serta mempermudah memper*leh in*rmasi kembali jika

dibutuhkan.

0ata administrasi berasal dari bahasa latin #1unani) yang terdiri dari

kata ad dan ministrare. 0ata ad berarti ke atau kepada sedangkan kata

ministrare berarti mengabdi, memenuhi atau melayani. Dim*ck 2 Dim*ck

ahli administrasi menyebutkan baha administrasi berasal dari kata Ad dan

Ministrare yang artinya t* ser3e # melayani). 4nti dari administrasi adalah

suatu pengabdian atau pelayanan, yaitu pemberdayaan orang-orang

dan sumberdaya lainnya dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu

tujuan tertentu #Dedi +uherman 5 Dasar-dasar manajemen).

0egiatan administrasi dalam arti sempit menurut Dedi +uherman

dibagi menjadi enam sbb (

$) Menghimpun

Menghimpun adalah mengumpulkan segala keterangan yang

tadinya berserakan sehingga dapat dipergunakan.

/) MencatatMencatat adalah membukukan berbagai transaksi atau berbagai

keterangan

6) Meng*lahMeng*lah adalah memperbanyak menyalin dan membuat

in*rmasi menjadi baru sehingga lebih berguna7) Menggandakan



Man + Methode + Material = Administrasi Efektif dan esien


Menggandakan adalah memperbanyak dengan berbagai cara dan

alat

8) MengirimMengirim adalah kegiatan menyampaikan dari satu pihak ke pihak

lain.9) Menaruh

Menaruh adalah kegiatan menaruh ditempat tertentu dengan

maksud mudah untuk ditemukan kembali. Administrasi dalam perusahaan mempunyai peranan penting karena

dengan

administrasi segala macam kegiatan dalam perusahaan did*kumentasikan

dengan baik. al ini memudahkan perusahaan dalam melakukan

pemeriksaan, peng*ntr*lan dan pengaasan secara tidak langsung transaksi

yang dilakukan *leh karyaan: pegaai terutama mengenai keuangan. Administrasi dapat berjalan dengan lancar apabila memenuhi tiga unsur

administrasi yaitu ($) Manusia #Man)

Manusia adalah unsur utama dalam administrasi. 0ualitas +umber

daya manusia #+DM) yang terlibat dalam administrasi berperan

menentukan keberhasilan dari administrasi tersebut. ;*b

descripti*n #pembagian tugas) yang tepat, hal ini berarti

menempatkan sumber daya yang ada sesuai dengan keahlian danketrampilan yang dimiliki. +umber daya manusia yang berkualitas

ditempatkan pada pekerjaan sesuai dengan keahlian dan

kemampuan maka menghasilkan suatu pekerjaan sesuai dengan

yang diharapkan, eekti dan eisien./) arta 0ekayaan # Material)

Material adalah semua harta kekayaan perusahaan yang

digunakan untuk memperlancar kegiatan

perusahaan agar berjalan eekti dan eisien

sesuai dengan tujuan perusahaan. arta

kekayaan dimaksud adalah semua sarana

dan prasarana penunjang yang berungsi




mempermudah dan memperlancar kegiatan administrasi. +eperti

alat tulis, peralatan kant*r, perlengkapan kant*r, gedung kant*r

yang memadai.

6) Met*de #Meth*d)Met*de adalah suatu cara yang akan

dilakukan sesuai dengan perencanaan

yang telah ditetapkan sehingga tujuan

dapat tercapai melalui kegiatan yang

eekti dan eisien. Met*de yang telah ditentukan *leh

perusahaan untuk kegiatan administrasi di sebut +<P #+tandard

<perati*nal Pr*cedure) administrasi.

B. Pengertian transaksiPerusahaan melakukan kegiatan usaha mempunyai tujuan untuk

memper*leh keuntungan. 0egiatan yang

dilakukan *leh perusahaan selaku

berkaitan dengan pihak lain seperti jual

beli barang atau jasa, pinjam meminjamm*dal dll. 0eseluruahan kegiatan yang

dilakukan *leh perusahaan yang

berkaitan dengan keuangan tersebut

adalah transaksi

C. Jenis-jenis transaksiTransaksi perusahaan dapat berupa transaksi dengan pihak dalam

perusahaan maupun dengan pihak diluar perusahaan.

0egiatan Transaksi yang dilakukan dalam suatu perusahaan

dibedakan menjadi dua jenis (

$. Transaksi 4nternal

Transaksi yang hanya berhubungan dengan pihak-pihak di dalam

perusahaan. Transaksi internal perusahaan tidak mengeluarkan uang

secara langsung karena transaksi internal berkaitan dengan

pemakaian peralatan kant*r, pemakaian perlengkapan kant*r.

=*nt*h transaksi internal (

MODAL 1

PERALATAN ANTOR 1




• Perhitungan pemakaian perlengkapan dengan bukti berupa mem*

dari manajer untuk menghitung pemakaian perlengkapan.

• Penghapusan piutang dengan bukti mem* manajer.

• Penyusutan akti3a tetap dengan bukti dari manajer terhadap bagian

pembukuan dan sebagainya.

/. Transaksi ekternal

Transaksi eksternal merupakan transaksi yang berhubungan denganpihak-pihak diluar perusahaan. Pihak-pihak yang dimaksud adalah

pihak yang mengadakan kerjasama dengan perusahaan. Transaksi

eksternal berkaitan dengan keuangan sehingga transaksi ini

menyebabhan adanya pemasukan uang atau pengeluaran uang.

Perusahaan

=*nt*h transaksi eksternal

• Membeli perlengkapan kant*r dengan tunai.

• Menerima hasil penjualan jasa.

• Membayar utang kepada kreditur.

• Membayar gaji karyaan perusahaan

• Bagian pembelian membeli barang dagangan kepada salah

satu supplier.

Transaksi yang dilakukan *leh perusahaan selalu berkaitan dengan

pihak-pihak lain diantaranya(

$. Sales # tenaga penjual )

/. Pembeli

6. Supplier(Pemasok)

7. >asilitat*r, yang termasuk asilitat*r adalah perusahaan pergudangan,

perusahaan asuransi, perusahan pengangkutan, dan lembaga

keuangan.

8. Lingkungan, seperti keinginan k*nsumen dan adanya pesaing #

Competitor



Bukti Transaksi adalah salah satu alat untuk mengamankan kekayaan perusahaan


D. Bukti transaksi+etiap kegiatan dalam perusahaan perlu dilakukan pend*kumentasian

yang dijadikan sebagai alat bukti tertulis yang disebut bukti transaksi.Berikut bukti transaksi yang dibedakan berdasarkan jenis transaksinya (

$. Bukti transaksi internalBukti transaksi internal biasanya hanya berupa mem* yang dibuat

*leh pimpinan#kepala bagian) kepada bagian lain dalam

perusahaan./. Bukti transaksi eksternal

Bukti transaksi ini suatu bukti adanya transaksi antara perusahaan

dengan pihak di luar perusahaan yang berkaitan dengan pembeli

atau pelanggan. Dalam kegiatannya perusahaan melakukan

berbagai Transaksi eksternal seperti pembelian secara tunai dan

kredit atau penjualan secara tunai dan kredit, sehingga bukti

transak ?si eksternal ada beberapa macam antara lain (a. @*ta k*ntan

@*ta k*ntan adalah sebagai bukti adanya transaksi pembelian

secara tunai. @*ta k*ntan dibuat *leh penjual dan diberikan

kepada pembeli sebagai bukti pembelian suatu barang.b. >aktur

>aktur atau disebut in3*ice adalah sebagai bukti telah

terjadinya penjualan secara kredit. >aktur dibuat rangkap duaatau lebih seseui dengan kebutuhan perusahaan. >aktur

yang asli diberikan kepada pembeli sedangkan yang lainnya

untuk penjual dan digunakan untuk mengadministrasikan

atau mencatat penjualan kredit tersebut.c. @*ta debet.

@*ta debet adalah suatu bukti baha perusahaan telah

mendebet rekening pelanggannya.@*ta debet dikirim *leh pembeli#perusahaan) kepada penjual

#supplier) karena barang yang dikirim *leh penjual mengalami

kerusakan, cacat , rusak atau tidak sesuai dengan pesanan

pembelid. @*ta 0redit




@*ta kredit adalah suatu bukti baha perusahaan telah

mengkredit rekening pelanggannya.

@*ta kredit dikirim *leh pembeli#perusahaan) kepada penjual

#supplier) karena barang yang dikirim *leh penjual mengalami

kerusakan, cacat , rusak atau tidak sesuai dengan pesanan

pembeli. @*ta kredit sebagai bukti penjual telah setuju untuk

menerima barang yang telah di kembalikan *leh pembeli.e. =ek

=ek adalah suatu surat perintah dari *rang #nasabah) kepada

pihak bank supaya membayarkan sejumlah uang kepada*rang yang namanya tercantum dalam cek atau kepada pihak

yang membaa cek tersebut.. ir*

ir* adalah suatu perintah membayar dari se*rang nasabah

kepada bank untuk memindahkan sejumlah uang kerekening

*rang yang namanya ditunjuk dalam gir* tersebut.



TUGA MA!"#$#


silah teka teki silang berikut !

1 1

% &%

&'

() *

' )*

(

Pertanyaan mendatar !1. +uatu bukti baha perusahaan telah mendebet rekening

pelanggannya.". +alah satu kegiatan usaha yang dilakukan perusahaan dagang#. Tujuan perusahaan memelakukan pembayaran tidak dengan uang

tunai tetapi menggunakan cek atau transer.$. +ese*rang atau badan dari pihak lain yang melakukan kerjasama

dengan perusahaan%. Bukti transaksi adanya penjualan secara kredit&. suatu cara yang akan dilakukan sesuai dengan perencanaan yang

telah ditetapkan sehingga tujuan dapat tercapai melalui kegiatan yang

eekti dan eisien'. Pihak yang memas*k barang ke perusahaan.(. Langkah langkah atau urutan dalam menjalankan suatua kegiaatan .

Pertanyaan menurun !1. 0eseluruahan kegiatan yang dilakukan *leh perusahaan yang

berkaitan dengan keuangan tersebut/. Penyerahan dan pembayaran dilakukan secara bersamaan disebut

transaksi jual beli secara



U,# -.MPETE!#


6. +etuju terhadap suatu kesepakatan7. Dua *rang atau lebih menggadakan suatu k*munikasi untuk

memper*leh suatu kesepakatan tertentu8. 0ependekan dari +tandar <perati*nal Pr*cedure9. Transaksi yang hanya berhubungan dengan pihak-pihak di dalam

perusahaan dan tidak berkaitan dengan keuangan secara langsungC. +uatu surat perintah dari *rang #nasabah) kepada pihak bank supaya

membayarkan sejumlah uang kepada *rang yang namanya tercantum

dalam cek atau kepada pihak yang membaa cek tersebut&. +ingkatan dari Deli3ery <rder

A. Pilihlah salah satu ja)aban yang paling tepat *

$. Perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnis menggunakan d*kumen

sebagai perekam kegiatan yang telah dilakukan, d*kumen yang

dibuat perusahaan ada / macam , yaitu..

a. D*kumen internal dan d*kumen eksternal

b. D*kumen administrasi perkant*ran dan d*kumen dalam pr*ses

bisnis

c. D*kumen jual beli dan d*kumen penyet*ran

d. D*kumen jual beli dan d*kumen dalam aktiitasi

e. D*kumen rahasia dan d*kumen umum

/. >aktur , n*ta, , kuitansi dan cek termasuk dalam..

a. bukti pengisian barangb. bukti pengiriman barang

c. +urat berharga

d. Alat bukti pembayaran

e. bukti transaksi jual beli

6. +etiap perusahaan merekam semua transaksi yang dilakukan secara

benar dan teliti. Pengertian dari bukti transaksi adalah.

a. Bukti pencatatan transaksi yang berhubungan dengan pihak

diluar perusahaan

b. Bukti atas pembelian barang

c. asil dari pembelian dan penjualan.

d. Tanda bukti telah terjadi pembelian atau penjualan secara kredit




e. Bukti pengiriman pr*duk yang telah dibeli

7. Berikut ini tidak termasuk dalam keterangan yang termuat dalam

aktur.

a. Alamat pembeli

b. etur barang

c. +urat jalan

d. @ama barang dan pemberian p*t*ngan harga

e. Tanda tangan pengirim

8. +uatu perintah membayar dari se*rang nasabah kepada bank untuk

memindahkan sejumlah uang kerekening *rang yang namanya

ditunjuk disebut .

a. =ek

b. Bilyet gir*

c. ekening

d. Dep*sit*

e. Tabungan

9. Dibaah ini yang tidak termasuk dalam bukti transaksi adalah.a. 4n3*ice penjualan

b. 4n3*ice pembelian

c. Purchase *rder

d. +ales *rder

e. @*ta kredit

C. Purchase <rder: surat pesanan dalam supermarket yang membuat

adalah

a. k*nsumen

b. Pramuniaga

c. Pramusaji

d. Pramugari

e. Eiraniaga

&. Perbedaan antara n*ta dan aktur, baha dalam aktur

mencantumkan

a. +yarat pembayaran

b. Type barang

c. @ama barang

d. arga satuan




e. T*tal harga

%. +alah satu d*kumen yang diperlukan untuk mengajukan aplikasi

perm*hnan kredit yaitu kecuali

a. +ertiikat tanah

b. 4BM

c. +4M

d. +lip gaji

e. +urat nikah

$'.0*nsumen mengembalikan barang yang telah dikirim *leh pembeli

disebabkan beberapa alasan kecuali

a. Menerima pengembalian barang dari pembeli karena barang

tidak c*c*k

b. Menerima pengembalian barang dari pembeli karena barang

harganya mahal

c. Mengembalikan kepada suplier karena barang rusak

d. Menerima pemngembalian barang dari pembeli karena barang

rusake. Menerima pengembalian barang dari pembeli karena barang

barang jumlahnya kurang

B. Ja)ablah pertanyaan diba)ah ini dengan singkat dan jelas *1. ;elaskan deinisi administrasi secara luas menurut Liang ie ?". +ebutkan dan jelaskan macam-macam kegiatan administrasi

menurut Dedi +uherman ?6. ;elaskan manusia sebagai unsur utama dalam kegiatan

administrasi ?7. Apa perbedaan transaksi internal dan eksternal ?8. Mengapa bukti transaksi sangat diperlukan *leh perusahaan F

;elaskan?



Alur transaksi pem/elian

Bukti transaksi pembe!ian"

A!ur penjua!an

Bukti transaksi Penjua!an tunai dan penju!an kredit

A!ur penerimaankas

A!ur penge!uaran kas

Mempersiapkan #$rmu!ir berkas administrasi transaksi

%

MODUL


+eluruh kegiatan dalam perusahaan dikerjakan *leh pegaai

sesuai dengan pembagian tugas #j*b descripti*n) masing-masing.

Pegaai dalam menjalankan pekerjaan yang berkaitan dengan

transaksi perlu dilakukan suatu pengaasan. Bukti transaksi

merupakan salah satu alat untuk menyelamatkan asset perusahaan daripegaai yang tidak bertanggung jaab. Pembuatan bukti transaksi

harus melalui satu pr*sedur atau alur transaksi yang benar.Berikut alur transaksi pembelian dan penjualan (

A. Alur transaksi pembelianPembelian adalah suatu kegiatan untuk mendapatkan barang

atau jasa dengan imbalan sejumlah uang berdasarkan kesepakatan dari

pembeli dan penjual. 0*nsumen yang membeli barang mempunyaibeberapa tujuan antara lain( pembelian barang untuk k*nsumsi ,

pembelian barang untuk dijual kembali dan pembelian barang untuk

pr*duksi .

Pada setiap perusahaan baik perusahaan barang dan jasa

dalam menjalankan akti3itasnya selalu memerlukan barang-barang.

Barang-barang yang dibutuhkan dalam pengadaannnya harus dibeli dari

pihak lain. Misalnya perlengkapan kant*r , barang yang dibeli untuk dijual#barang dagangan) atau barang yang dibeli untuk di*lah kembali #bahan

Baku).




Pembelian barang-barang dapat dilakukan dengan pembelian

tunai maupun kredit. 0elengkapan administrasi pembelian setiap

perusahaan memiliki +P +tandard perational Procedure tersendiri.

Dalam pelaksanaannya administrasi dapat dilakukan secara manual dan

atau menggunakan peralatan tehn*l*gi , jenis perlengkapan yang

diperlukan terdiri atas ( *rmulir-*rmulir, buku-buku untuk mencatat,

peralatan kant*r #AT0), mesin kant*r dan lain-lain

>*rmulir adalah datar isian baik itu yang tercetak maupun

tidak yang memiliki ruang untuk diisi dengan in*rmasi. >*rmulir bermanaat untuk menetapkan tanggung jaab timbulnya transaksi

bisnis, merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan

in*rmasi p*k*k dari perusahaan ke pelanggan. >*rmat *rmulir di tiap-

tiap perusahaan tidaklah sama, tetapi secara umum memiliki data yang

sama yang harus diisi.

Alur transaksi pembelian dapat digambarkan dalam diagram berikut (

ALU TA@+A0+4 PGMBGL4A@




0eterangan (

$. Pr*ses pembelian diaali dari permintaan dari bagianpenjualan:bagian gudang untuk perusahaan yang bergerak dibidang

perdagangan. +edangkan untuk perusahaan manuacture atau

perusahaan pr*duksi pembelian berdasarkan permintaan dari bagian

pr*duksi. Dalam membuat lap*ran permintaan barang bagian

penjualan:bagian pr*duksi dengan menggunakan tiga met*de (a. 4ntuiti

Bagian penjualan:bagian pr*duksi dalam menentukan barang

yang harus dibeli dengan cara memprediksi.=*nt*h ( Perusahaan dapat memprediksikan baha kebutuhan

biscuit kaleng dan sirup pada bulan puasa meningkat.b. Penelitian pasar

+uatu met*de penentuan kebutuhan barang yang dibutuhkan

k*nsumen dengan melakukan penelitian secara langsung

k*nsumen. Met*de ini menghasilkan in*rmasi secara langsung

tentang jumlah, jenis:type barang dibutuhkan k*nsumen.=*nt*h ( Perusahaan minyak g*reng membuat kuisi*ner melalui

media masa, kemudian hasil dari kuisi*ner perusahaan

memper*leh kesimpulan tentang jenis minyak g*reng , ukuran

:kemasan minyak g*ring yang paling diminati *leh k*nsumen.c. Perhitungan +t*k barang

Bagian penjualan:bagian pr*duksi menentukan barang setelah

memeriksa persediaan barang yang ada digudang./. Melakukan sur3ey pasar

+ur3ey pasar dilakukan dalam rangka menentukan supplier yang

tepat bagi perusahaan. +ur3ey dapat dilakukan dengan berbagai cara

seperti memasang iklan di berbagai media, baik media cetak maupun

media elektr*nika, mendatangi supplier secara langsung.+ur3ey yang dilakukan *leh perusahaan akan menghasilkan

in*rmasi tentang harga, syarat pembelian, serta asilitas yang lain

dari masing-masing supplier. 4n*rmasi tersebut digunakan sebagai

dasar untuk memilih supplier yang paling menguntungkan bagi

perusahaan. Dalam tahap ini sekaligus perusahaan membuat surat

penaaran *rder ke supplier.6. Menentukan +upplier

Dari berbagai supplier yang dianggap menguntungkan bagi

perusahaan setelah mendapatkan in*rmasi secara langsung dari

supplier maka perusahaan dapat memilih supplier yang paling




menguntungkan dengan mempertimbangkan kualitas, harga, syarat

pembayaran, dan lain-lain.

7. Mengirim surat pesananPerusahaan membuat surat pesanan dan dikirimkan kepada supplier

yang dianggap memberikan penaaran yang paling menguntungkan.8. Membuat surat perjanjian

+ebagai bukti adanya kesepakatan untuk mengadakan jual beli

antara perusahaan dengan supplier maka dibuat bukti secara tertulis

berupa surat perjanjian jual beli yang ditandatangani *leh kedua

belah pihak. +urat perjanjian dibuat untuk pembelian secara kredit,

pembelian secara tunai kesepakatan transaksi antara penjual danpembeli dilakukan secara langsung.

9. Menerima barang+etelah kesepakatan antara perusahaan dengan supplier maka

perusahaan akan menerima sejumlah barang yang telah dibeli dari

supplier.C. =ek barang

al penting yang harus dilakukan perusahaan setelah menerima

barang dari supplier adalah meneliti kesesuaian antara barang yang

dipesan melalui surat pesanan dengan barang yang dikirim *leh

supplier. al ini dilakukan untuk mengetahui apakah mutu barang,

jumlah barang dan k*ndisi barang dalam keadaan baik #tidak cacat).&. Pembayaran

Perusahaan melakukan pembayaran setelah barang diterima.

Pembayaran dapat dilakukan dengan menggunakan uang tunai:cash,

cek, gir*, sesuai dengan surat perjanjian jual beli yang disepakati.

B. Bukti transaksi pembelian!

$. +urat permintaan pembelian

+urat ini diisi *leh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan

barang. +urat permintaan pembelian berisi antara lain mengenai




PT. 04A@4 TU@AL;L. MUAMMAD 1AM4@ @< // A

+UA0ATATGLP. '/C$98/78 >AH .$/C$98/88 GMA4L (0irITungJyah**.c*.id

%URAT PERM&NTAAN PEMBEL&AN !o 0aktur 2222223

Tanggal 2222223

Dari Bagian (

Tanggal diperlukan ( Diperlukan untuk ( Dikirim ke (

@* ;enis Barang Ukuran :tiipe ;umlah Barang arga +atuan 0eterangan

0epala Bagian

..




/. +urat permintaan pena)aran harga

PT. 04A@4 TU@AL;L. MUAMMAD 1AM4@ @< // A

+UA0ATATGLP. '/C$98/78 >AH .$/C$98/88 GMA4L (0irITungJyah**.c*.id

+UAT PGM4@TAA@ PG@AEAA@ BAA@

@<M< (.

0epada

1th

..

Dengan h*rmat,

0ami harap +audaara memberikan penaaran harga untuk barang-barang berikut (

@

*

;enis

barang

Ukuran ;umlah

barang

arga

satuan

0eteranga

n

+yarat pembayaran +yarat penyerahan

Barang yang bersangkutan harus sudah kami terima paling lambattanggal.

=atatan ( +urat Permintaan harga ini tidak berlaku sebagai *rderpembelian

Bandung,.

0epala BagianPembelian,

.



PT3 -#$A!# TU!GGA4 ,43 MU5AMMA" 6AM#! !. %%A

U$A-A$TA

Pur'(ase Order

)Pesanan Pembe!ian*

!o P. 7(7)

Mohon Anda kirim pesanan dari perusahaan kami /erupa

-ami mengharapkan /arang terse/ut dikirimkan pada tanggal ' eptem/er %7783

yarat pem/ayaran %9):n9&7

urakarta: 1 eptem/er %778Menyetu;ui:

Bagian Pem/elian

A<anthori

epada "

Amanda Mart

J!+ emukus Ra,a N$+ %emarang


6. +urat rder pembelian Purchase Order/PO

7. Bukti penerimaan barang>*rmulir ini diisi *leh bagian penerimaan barang setelah barang

yang diterima dan diperiksa.



Amanda Mart

,l3 -emukus $aya !o3(

emarang

Penerimaan Barang

!o PB 7*()

urakarta: ) eptem/er %778

PengirimPenerima

5udainta

-epada PT3 -#$A!# TU!GGA4

,43 MU5AMMA" 6AM#! !. %%AU$A-A$TA


8. Bukti pengeluaran kas

>*rmulir ini diisi *leh bagian hutang pada aktu menggadakan

transaksi pembelian secara kredit yang jangka aktu pembayaran

sudah jatuh temp* =*nt*h (




C. Alur penjualan

Penjualan yang dilakukan *leh perusahaan berupa penjualan

secara tunai dan penjualan secara kredit.

$. Alur penjualan tunai #'n cash)Penjualan tunai adalah suatu penjualan dimana penyerahan

barang dan pembayaran dilakukan secara bersamaan.

Untuk perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti

t*k*- t*k* atau supermarket, penjualan barang seluruhnya dilakukan

secara tunai. Pembeli datang sendiri ke tempat penjual , barang

diserahkan di tempat penjual. Dalam sistem penjualan tunai eceran,

n*ta atau b*n tunai selain berungsi sebagai bukti penjualan juga

berungsi sebagai *rder penyerahan barang kepada pembeli.

Pada perusahaan-paerusahaan yang tidak melakukan

penjualan secara eceran, penjualan dapat dilakukan secara tunai

PT3 -#$A!# TU!GGA4;L. MUAMMAD 1AM4@ @< // A

+UA0ATA

TGLP. '/C$98/78 >AH .$/C$98/88 GMA4L (0irITungJyah**.c*.id

@*m*r B00 (.

BUT& PEN.ELUARAN A% Tanggal (.

Dibayarkan ( @*. Akun (.

0epada (.

;umlah Uang (. @*. =ek (.

#.)

Untuk (..

Disetujui, Dibuat, Dibayar,

0epala Bagian 0euangan Bagian hutang Bagian 0assa

. .




maupun kredit. Pembeli dapat melakukan pembelian barang dengan

cara datang sendiri ketempat penjual atau melalui surat order

purchase order /P. Penyerahan barang dapat dilakukan di tempat

penjual atau dikirim ke tempat pembeli, tergantung kepada syarat

penyerahan barang yang disepakati. >*rmulir yang digunakan terdiri

atas ( aktur penjualan, atau n*ta k*ntan. Berikut ini uraian kegiatan

bagian-bagian yang terlibat dalam akti3itas penjualan tunai baik pada

t*k*-t*k* atau supermarket, dan gr*sir.

Pengel*laan <rder Penjualan Tunai secara eceran pada t*k*atau supermarket. Unit-unit *rganisasi yang terlibat dalam akti3itas

penjualan adalah Bagian <rder Penjualan #pramuniaga), Bagian

0assa:kasir, Bagian udang, Bagian Pembungkusan:Packing dan

Bagian Akuntansi.

Bukti transaksi yang berkaitan dengan penjualan tunai eceran (

$. >aktur

/. n*ta penjualan tunai

b.Pengel*laan <rder Penjualan Tunai

Pengel*laan *rder penjualan yang ditemukan dalam praktek, di

antaranya sebagai berikut ( transaksi penjualan tunai melibatkan

Bagian <rder Penjualan, Bagian udang, Bagian Pengiriman

Barang, Bagian kassa, dan Bagian Akuntansi.

+ementara *rmulir yang digunakan terdiri atas ( aktur

penjualan tunai, n*ta k*ntan, bukti penyerahan barang, dan bukti

penerimaan kas.

Transaksi penjualan secara tunai dapat digambarkan melalui

diagram sebagai berikut(




0eterangan($. Permintaan pelanggan

Transaksi penjualan tunai dimulai dari adanya permintaan dari

pelanggan baik ssecara lisan maupun tertulis yang disampaikankepada bagian penjualan. Permintaan pelanggan secara lisan

disampaikan melalui telep*n atau pelanggan datang secara

langsung. Permintaan secara tertulis disampaikan melalui surat

pesanan, aKimile, e-mail./. Menyiapkan aktur

Bagian penjualan menerima bukti transaksi permintaan dari

pelanggan digunakan sebagai dasar dalam pembuatanaktur.

>aktur sebagai bukti transaksi jual beli berisi keterangan

mengenai barang yang dijual dan jumlah pembayaran. >aktur

dibuat rangkap tiga untuk pembeli, bagian penjualan dan bagian

gudang.6. Menyiapkan barang yang dijual




Bagian gudang mempersiapkan barang sesuai dengan yang

tertulis di dalam aktur. Barang yang dipersiapkan harus

diperiksa terlebih dahulu agar tidak terjadi kekeliruan mengenai

kualitas dan jumlah barang yang dibeli pelanggan.7. Menerima Pembayaran dan menyiapkan bukti pembayaran.

0asir menerima pembayaran sesuai dengan harga yang tertulis

didalam aktur. +ebagai bukti pembayaran kasir membuatkan

bukti berupa kuitansi8. Menyerahkan mengirimkan barang yang dijual.

Pr*ses akhir dari pembelian secara tunai setelah dilakukan

pembayaran *leh pembeli adalah menyerahkan : mengirimkanbarang kepada pembeli. Penyerahan barang sesuai dengan

kesepakatan aal transaksi baha barang diterima pembeli

secara langsung atau barang dikirim ke alamat pembeli

". Alur Penjualan kreditPenjualan secara kredit adalah suatu transaksi jual beli dimana

penjual melaksanakan penjualan barang dengan cara pelunasan

pembayaran dilakukan *leh pembeli dalam beberapa kali angsuran,

hak milik atas barang beralih kepada pembeli pada saat barang

diserahkan kepada pembeli.Penjualan secara kredit kesepakatan jual beli dituangkan dalam

surat perjanjian, hal ini dilakuakan karena keajiban dari pembeli

sebagai salah satu pihak yang melakukan transaksi jual beli belum

dipenuhi secara keseluruhan. +urat perjanjian berungsi mengikat

pembeli agar selalu memenuhi keajibannya dan sebagai langkah

penjual dalam mengurangi resik*. +elain itu penjual harus berhati-hati

dalam dan selekti terhadap pembeli yang mengajukan perm*h*nan

pembelian secara kredit. Alur pr*ses penjualan kredit digambarkan dalam diagram

sebagai berikut (



D&TOLA

$n/rmasi

Pe!annggan

"#T.4A- "#T.4A-


0eterangan ($. Permintaan dari pelanggan

Transaksi penjualan tunai dan kredit Perusahaan tergantung

ada tidaknya permintaan dari pelanggan, maka pr*ses aal dari

transaksi penjualan kredit adalah adanya permintaan dari cal*n

pelanggan./. @eg*siasi

Pr*ses Penjualan secara kredit berikutnya adalah melakukan

neg*siasi tentang persyaratan penjualan secara kredit yang

diajukan *leh penjual. @eg*siasi penjual dan pembeli

menghasilkan dua in*rmasi yaitu tidak terjadi kesepakatan

$n/rma

si

$n/rma

si




penjualan secara kredit atau menghasilkan suatu kesepakatan

penjualan secara kredit. Apabila neg*siasi menghasilkan

kesepakatan tentang persyaratan penjualan secara kredit maka

transaksi penjualan secara kredit dipr*ses lebih lanjut.

@eg*siasi yang tidak menghasilkan kesepakatan secara

*t*matis pr*ses transaksi tidak dapat dilanjutkan.

6. Pr*ses pembuatan aplikasi kredit7. 0esepakatan yang telah dicapai dalam neg*siasi, pr*ses

selanjutnya pembeli mengisi *rmulir aplikasi kredit yang sudah

disiapkan *leh penjual. >*rmulir apliksi kredit setiap perusahaan

mempunyai +<P yang berbeda-beda akan tetapi isi dari aplikasi

sesuai dengan pasal $6/' 0U Perdata menentukan empat

syarat sahnya suatu perjanjian, yaitu (a. arus ada kesepakatanb. 0ecakapanc. al tertentud. +ebab yang diperb*lehkan.

8. Melakukan <bser3asi pelanggan

Penjual melakukan *bser3asi mempunyai tujuan untukmenc*c*kkan in*rmasi yang disampaikan pembeli melalui

*rmulir aplikasi kredit dengan k*ndisi riil perusahaan. Dalam

melakukan penjualan secara kredit harus dilakukan secara

selekti, dengan tujuan menghindari kemungkinan terjadinya

resik* kerugian karena kredit macet yang disebabkan *leh

pemberian kredit tidak ada pr*ses *bser3asi.9. Persetujuan 0redit dari bagian

Bagian kredit menganalisa in*rmasi yang diper*leh daripembeli dan hasil *bser3asi yang kemudian menghasilkan

keputusan layak atau tidak layak pembeli untuk melakukan

pembelian secara kredit. ;ika pembeli dianggap tidak layak

untuk mengadakan pembelian secara kredit penjual

mengk*nirmasikan kepada pembeli serta memberitahukan

alasan pen*lakan.+urat Perjanjian ;ual beli

Pr*ses berikutnya penjual membuat +urat Perjanjian jual belidan ditandatangani *leh kedua belah pihak pembeli dan

penjual. +urat perjanjian ini mengikat secara hukum penjual dan

pembali agar tidak melakukan tindakan ingkar janji.C. Membuat bukti transaksi



PT3 -#$A!# TU!GGA4 ,43 Muhammad 6amin !. %%A U$A-A$TA

TE4P3 7%(1*)%') 0A> 31%(1*)%))

EMA#4 -ir?Tung@yahoo3o3id

0ATUR PENJUALAN

)&NO&2E*

!o3 0aktur 87))9-T9#>978

-epada Toko handra

,l3 Panorama !o3%&

6ogyakarta

Tanggal 71C 78C %778

yarat pem/ayaran &917:n9&7yarat penyerahan #0

5ormat kami:

hinta

Ter/ilang Enam /elas ;uta enam ratus em/ilan puluh delapan ri/u


+yarat administrasi yang diperlukan selesai dipr*ses

diserahkan kepada bagian penjualan untuk dibuatkan bukti

transaksi penjualan berupa aktur #in3*ice) dan surat jalan

#sales *rder)&. Menyerahkan dan mengirim barang

Bagian penjualan mengk**rdinir bagian gudang agar bagian

gudang menyiapkan barang dan bagian pengiriman #Deli3ery)

mengantar barang kepada k*nsumen.

D. Bukti transaksi Penjualan tunai dan penjulan kredit$. @*ta k*ntan

/. >aktur #in3*ice)

22222222222

PT3 -#$A!# TU!GGA4 !ama

2222222222223333333333333

;L. MUAMMAD 1AM4@ @< // A Toko

22222222222222

3333333333333

NOTA ONTAN"333333+

Ban,

ak Nama Barang

4arga

%atuan Jum!a(

Barang telah diterima dengan /aik

dan /etul Total

Penerima

D222222222222233




$. 0uitansi #t

6. 0uitansi

@* (.. @* kuitansi (.0epada 0epada (

.. Uang sejumlah (

..Uang sejumlah Untuk

pembayaran

(

..

.Untuk pembayaran . Terbilang (

,..

.. ..

7. @*ta Debet

PT3 -#$A!# TU!GGA4 +urakarta, 7 +eptember /''%

;L. Muhammad 1amin @< // A 0epada

+UA0ATA 1th ( T*k* =handra

TGLP. '/C$98/78 >AH .$/C$98/88 ;ln ( ;l. Pan*rama @*./6GMA4L (0irITungJyah**.c*.id 1*gyakarta

0A D2B2

"ikirim kem/ali 1 /uah Mesin ui % ta/ung anken TFC(8*8"A: karena

rusak dengan pesanan seharga $P 13)'73777:77 dan rekening ini telahdi

"EBET3

5ormat kami:




8. @*ta 0redit

9. =ek#d*n l*ad )

PT3 -#$A!# TU!GGA4 +urakarta, 7 +eptember /''%

;L. Muhammad 1amin @< // A 0epada

+UA0ATA 1th ( T*k* =handra

TGLP. '/C$98/78 >AH .$/C$98/88 ;ln ( ;l. Pan*rama @*./6

GMA4L (0irITungJyah**.c*.id 1*gyakarta

0A 342D

"iterima kem/ali +tan >an Miyak* $9$&: karena tidak sesuai dengan pesanan

seharga $P 138773777:77 dan rekening ini telah di -$E"#T3

5ormat kami:

Thori



Amanda Mart

,l3 -emukus $aya !o3(

emarang

%urat Ja!an

!o , 7*()

urakarta: ) eptem/er %778

Pengirim5ormat kami

5udainta

-epada PT -#$A!# TU!GGA4

,l3 Muhammad 6amin !7 %% A

U$A-A$TA


C. Bilyet gir*

C. +urat ;alan/.

Amanda Mart

;l. 0emukus aya @*.C

+emarang

+urat Jalan

@* +; ( '9C8

@

<

@* PB@ama Barang +atuan

$ '9C8 Mesin cuci / tabung +anken TE-C%9%DA+ 8,'' Unit

/ '9C8 Lemari es / pintu Panas*nic@B/8B> 7,'' Unit

T*tal %

+urakarta, 8 +eptember /''%

Pengirim *rmat kami

uda +inta

-epada PT -#$A!#

TU!GGA4

,l3 Muhammad 6amin !7

%% A



M e

m er i k

s a

b u

k t i

t r a

n s a

k s i

M e

n g (i t u

n g

n i ! a

i

t r an s a

k s i

M

en

e

r i

m

au

a

n

g

2 e k

j u m! a (

d a n

k e a

b s a

( a nu a n

g

m e

m bu a t

b u k

t i

p e n

e r im a a

n

u a n


2. Alur penerimaanPerusahaan menerima pemasukan uang berasal dari

penjualan secara tunai, pembayaran hutang para pelanggan dari

pembelian secara kredit dan pembayaran biaya-biaya lain. Alur

penerimaan dapat dilihat diagram berikut (

Alur penerimaan 0as



u k

i

e m

e l i

n 9

e n

e l u

r a

e

e r

k s a

e a

s a

a n

u k

i

n

e

a

k

n

a

g

r

t


0eterangan (

A. Memeriksa bukti transaksi

Bagian kasir mempunyai berbagai bukti transaksi dari bagian

penjualan dari penjualan tunai, pembayaran hutang atau pembayaran

biaya lain. Bukti transaksi tersebut digunakan untuk menc*c*kkandengan bukti transaksi yang dibaa *leh pelanggan. al ini dilakukan

untuk menghindari kesalahan jumlah pembayaran.

B. Menghitung nilai transaksi

+etelah bukti transaksi diperiksa kasir menghitung keseluruhan nilai

transaksi dari pelanggan, termasuk menghitunng p*t*ngan

pembelian:disk*n.

=. Menerima uang

0asir memberitahukan n*minal pembayaran kepada pelanggan

kemudian menerima uang.




D. =ek jumlah keabsahan uang

Uang yang diterima dari pelanggan dihitung ulang untuk

menc*c*kkan jum lah dan sekaligus memeriksa apakah uang

tersebut palsu atau tidak.

G. Membuat bukti penerimaan uang

Apabila jumlah uang yang diterima sudah sesuai dengan nilai

transaksi berikutnya sebagai bukti pembayaran kasir memberikan

bukti berupa kuitansi kepada pelanggan.

5. Alur pengeluaran kasPerusahaan selain menerima kas juga melakukan

mengeluarkan kas untuk membayar pembelian tunai, membayar

hutang dari pembelian kredit dan membayar biaya lain-lain.Berikut alur pengeluaran kas (0eterangan ($. Bukti pembelian: pengeluaran

Bagian keuangan sebelum mengeluarkan uang meminta bukti

transaksi pembelian atau bukti pengeluaran uang yang lain,

sehingga mengeluarkan uang tanpa bukti transaksi tidak dapat

dilakukan./. Memeriksa keabsahan bukti

Bukti yang diterima dicek apakah bukti yang benar atau tidak, hal

ini untuk menghindari apabila ada pihak yang ingin melakukan

rekayasa bukti transaksi.6. Menyerahkan uang

+etelah diperiksa bukti transaksi dan jumlah transaksinya maka

bagian keuangan akan membayar sejumlah uang sesuai dengan

yang tertulis dalam bukti transaksi.7. Menerima bukti

+ebagai bukti telah melakukan pembayaran akan menerima bukti

pembayaran yang dibuat *leh pihak yang menerima uang. Dalam

perusahaan pembayaran tidak dilakukan *leh bagian keuangan,

bagian keuangan hanya bertugas memeriksa bukti, mengeluarkan

uang dan menerima bukti pembayaran



TUGA MA!"#$#

U,# -.MPETE!#


8. 0eterangan

$. 0umpulkan bukti transaksi berupa aktur / macan dari perusahann

yang berbeda, n*ta dua macam dari perusahaan yang berdeda,

kuitansi dua macam dari perusahaan yang berbeda./. Perhatikan aktur, n*ta dan kuitansi yang sudah Anda kumpulkan

kemudian cari perbedaan dan kesamaam dari bukti transaksi yang

sudah Anda miliki ?

@* Bukti transaksi 0esamaan Perbedaan

$ >aktur • .

• .

• .

•

• .

• .

• .

•

/ @*ta • .

• .

• .

•

• .

• .

• .

•

6 0utansi • .

• .

• .

•

• .

• .

• .

•

A. Pilihlah salah satu jaaban yang paling tepat ?$. Perusahaan selalu membuat bukti transakai dalam setiap melakukan

transaksi internal maupun transaksi eksternal, hal ini dilakukan

bertujuan untuk a. Administrasib. Memberikan pelayanan penjualan yang baik

c. Memanaatkan *rmulir yang tersediad. Menyelamatkan asset perusahaane. Melaksanakan +<P

/. Bagian gudang menghitung st*k: persediaan di gudang kemudian

mendata nama nama barang yang perlu dimasukkan dalam surat




permintaan barang untuk dilap*rkan kepada bagian pembelian.

Met*de yang digunakan untuk mementukan barang yang dibeli dalam

perusahaan tersebut adalah..a. 4ntuitib. Penelitian pasar c. Penghitungan st*k digudangd. <bser3asie. +ur3ey k*nsumen

6. +upllier yang dipilih *leh perusahaan harus menguntungkan

perusahaan, dasar penentuan supplier yang menguntungkan

perusahaan dengan mempertimbangkan beberapa hal . kecuali

a. arga barangb. +yarat pembelian yang ditentukanc. P*t*ngan hargad. 0ualitas barange. ubungan baik perusahaan

7. +urat permintaan dibuat *leh bagian gudang harus memuat hal-hala. @ama jenis barang p*t*ngan harga, jumlah,tanggal diperlukanb. +yarat pembayaran, nama barang, type barang, jumlah, harga

satuanc. +yarat penyerahan, nama barang, type barang, jumlah, harga

satuand. Tanggal diperlukan, nama barang, type barang, jumlah, harga

satuane. aransi , nama barang, type barang, jumlah, harga satuan

8. Dalam perusahaan dilakukan ;*b descripti*n #pembagian tugas)

bertujuan untuk.0ecualia. +pesialisasib. Membagi tanggung jaabc. Mempermudah pengaasand. Mempermudah k**rdinasie. Agar karyaan tidak berebut pekerjaan

9. Bagian penerima barang pada saat barang datang perlu melakukan

pemeriksaan terhadap barang yang diterima mengenai.a. 0ualitas barang ,;umlah barang ,0*ndisi barang, harga barangb. 0ualitas barang ,;umlah barang ,0*ndisi barang, nama

pengirimc. 0ualitas barang ,;umlah barang ,0*ndisi barang, syarat

penyerahand. 0ualitas barang ,;umlah barang ,0*ndisi barang, alat angkute. 0ualitas barang ,;umlah barang ,0*ndisi barang, tanggal jatuh

temp* pembayaranC. Transaksi jual beli secara tunai dapat dilakukan pembayaran dengan

menggunakan kecualia. =ekb. ir*




c. Transerd. =ash

e. 0uitansi&. Dalam penjualan secara tunai alat bukti transaksi yang berungsi

sebagai bukti penjualan sekaligus sebagai bukti pennyerahan barang

kepada pembeli adalaha. >akturb. P<c. D<d. @*tae. 0uitansi

%. Diera gl*balisasi permintaan pelanggan dapat disampaikan secara

lisan dan tertulis. Permintaan secara tertulis melaluia. +urat pesanan, email, aceb**k,b. +urat pesanan, aKimile, aceb**kc. Gmail , aKimile, aceb**kd. +urat pesanan, aKimile, +*rt message sente. +urat pesanan, email, aceb**k

$'.Alur penjualan tunai yang benar adalaha. Permintaan pelanggan, mempersiapkan barang yang dijual

,membuat aktur, menerima pembayaran, pembuat bukti

pembayaran, menyerahkan barang

b. Permintaan pelanggan, membuat aktur, mempersiapkan

barang yang dijual, pembuat bukti pembayaran, menerima

pembayaran, menyerahkan barangc. Permintaan pelanggan, membuat aktur, mempersiapkan

barang yang dijual, menerima pembayaran, pembuat bukti

pembayaran, menyerahkan barangd. Membuat aktur, mempersiapkan barang yang dijual, menerima

pembayaran, pembuat bukti pembeyaran, menyerahkan barange. Permintaan pelanggan, membuat aktur, mempersiapkan

barang yang dijual, pembuat bukti pembeyaran, menyerahkan

barang menerima pembayaran,

B. ;aablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas ?$. ;elaskan arus pembelian secara tunai ?/. +ebutkan bukti transaksi pembelian secara tunai ?6. ;elaskan perbedaan penjualan secara tunai dan penjualan kredit ?7. +ebutkan hal-hal yang harus termuat didalam kuitansi ?8. ;elaskan pengertian n*ta debet ?

Modul I Melakukan Proses Administrasi Transaksi

Documents

Transcript of Modul I Melakukan Proses Administrasi Transaksi