MODUL PERKULIAHAN

Microsoft Excel 2010 (3)

Fungsi Keuangan (Finansial) Pivot Table Menggenerate Data dalam Kolom Excel Membuat Grafik Mencetak Dokumen

FakultasProgram StudiTatap Muka adaDisusun Oleh

PsikologiPsikologi1190001Bima Cahya Putra, M.Kom

AbstractKompetensi

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel mempunyai berbagi fungsi yang di gunakan untuk mengolah angka-angka. Selain rumus-rumus untuk perhitungan matematika, Ms.Excel juga memiliki fungsi fungsi yang lain, seperti fungsi logika, fungsi keuangan dan pencetakan dokumen. Pada modul ini akan membahas berbagai fungsi logika yang ada pada Ms. Excel.

Selain mampu dengan pembuatan tabel, penggunaan fungsi, mahasiswa juga mampu untuk mengembangkan logika dan alur berpikir utk lebih kreatif dalam penerapan / aplikasi didunia kerja (seperti halnya form aplikasi bisnis, dll)

Fungsi Keuangan (Finansial)

Dalam fungsi keuangan ini akan dibahas bagaimana mengolah data-data yang berhubungan dengan pengolahan data keuangan. Aplikasi dari fungsi finansial ini antara lain untuk menghitung nilai investasi pada bank, menghitung penurunan harga, dan pembayaran cicilan. Dalam bab ini akan dibahas fungsi FV, PMT, dan SLN Berikut ini adalah beberapa argumen yang ada di dalam fungsi finansial yang akan dibahas dan berhubungan dengan surat berharga atau obligasi, serta catatan pentingnya Rate, adalah tingkat suku bunga pada periode tertentu, bisa per bulan ataupun per tahun Nper, adalah jumlah angsuran yang dilakukan Pmt, adalah besar angsuran yang akan dibayar Pv, adalah nilai saat ini yang akan dihitung nilai akan datang FV, adalah nilai kemudian (future value) atau nilai modal pada akhir jangka waktu, jika nilai ini dihilangkan maka akan diasumsikan 0 Type, adalah waktu pembayaran, jika bertype 0 artinya pembayaran dilakukan pada akhir periode dan jika bernilai 1 artinya pembayaran dilakukan pada awal periode Cost, adalah harga awal asset Salvage, adalah nilai akhir penyusutan (nilai sisa asset) Life, adalah jumlah periode dimana aset akan jatuh harga (masa penggunaan asset)

Fungsi FV

Fungsi ini berguna untuk menghitung nilai investasi yang akan datang dengan besar pembayaran yang sama untuk tingkat bunga yang tetap dalam periode tertentu.

Bentuk: FV(Rate;Nper;Pmt;Pv;Type) Contoh: Jika Anda ingin mendepositkan uang selama satu tahun, dengan suku bunga 7% per tahun (atau 7%/12 perbulan). Pembayaran deposit yang dilakukan pada setiap awal bulan adalah sebesar 200.000 untuk jangka waktu 12 bulan. Berapa nilai uang Anda setelah jangka waktu 12 bulan.

Sehingga penyelesaiannya sebagai berikut:

Rate, diisi dengan suku bunga per tahun, karena pembayaran dilakukan setiap awal bulan maka rate diisikan dengan 7% dibagi 12 bulan Nper, diisi dengan 12 karena dilakukan dalam jangka waktu 12 bulan Pmt, besar pembayaran yang dilakukan 200.000, dan berikan tanda minus dibagian depannya sebagai tanda cash flow anda mengeluarkan uang PV, dikosongkan Type, berikan nilai 1 karena pembayaran dilakukan pada awal periode

Sehingga dapat kita tuliskan sebagai berikut:

=FV(7%/12;12;-200000;1); yang menghasilkan 2.492.975

Fungsi PMT

Fungsi ini digunakan untuk menghitung nilai angsuran periodik untuk melunasi pinjaman berdasarkan periode, pembayaran dan nilai bunga yang konstanta.

Bentuk: PMT(rate;nper;pv;fv;type)

Contoh: Berapa cicilan perbulan sebuah rumah dengan harga Rp. 350.000.000, selama 5 tahun dengan suku bunga 9,75%.?, dengan menggunakan fungsi PMT() dan masukkan parameter yang ada Rate, diisi dengan suku bunga per tahun, karena pembayaran dilakukan setiap awal bulan maka rate diisikan dengan 9,75% dibagi 12 bulan Nper, diisi dengan 12 dikalikan dengan 5, karena dilakukan dalam jangka waktu 5 tahun PV, besar nilai saat ini yang akan dihitung nilai yang akan datang yang nilainya adalah 350.000.000, dan berikan tanda minus dibagian depannya sebagai tanda cash flow anda mengeluarkan uang FV, dikosongkan Type, dikosongkan

Sehingga dapat kita tuliskan sebagai berikut: =PMT(9,75%/12;12*5;-350000000;0;0) dengan hasil 7.393.485 Fungsi SLN

Fungsi ini digunakan untuk menghitung nilai penyusutan dari suatu hak milik untuk suatu periode tanggal berdasarkan metode Garis lurus (Straigh-Line). Dengan cara ini penyusutan akan dibagi merata sepanjang umur hak milik dipakai.

Bentuk: SLN(Cost;Salvage;Life)

Contoh: Seseorang membeli mobil Avanza dengan harga 130.000.000 yang ditaksir akan dapat dipakai selama 6 tahun. Nilai residu alat tersebut selama 6 tahun adalah 13.000.000. Dengan demikian, nilai penyusutan setiap tahunnya dapat dihitung dengan rumus: =SLN(130000000;13000000;6); dengan hasil 19.500.000

PIVOT TABLE

Pivot table adalah cara membuat laporan atau meringkas informasi tabel atau daftar data dalam excel sehingga diperoleh informasi yang ringkas dengan analisis informasi yang diperoleh dari kombinasi kolom data dalam tabel. Dengan Pivot Table Excel kita dapat menganalisis, meringkas dan memanipulasi data sehingga kita memperoleh informasi untuk mengambil keputusan. Misalnya Anda memiliki data penjualan yang isinya 50.000 baris seperti terlihat pada Gambar Dengan data itu anda ingin membuat laporan ringkas yang menunjukkan penjualan per wilayah dan produk (region and product).

Caranya: Untuk meringkas data di atas, anda dapat menggunakan pivot table. Pivot tables sangat cocok untuk analisis data seperti di atas. Pastikan bahwa data yang ada dalam daftar memiliki judul (pada baris paling atas) yang berbeda satu dengan lainnya (unik). Pilih salah satu sel dalam database (data anda). Pilih Menu Insert Pivot Table. IntelliSense Excel (sensor cerdas Excel) akan menduga range data anda. Dan biasanya benar seperti pada Gambar dibawah ini. Dan Klik OK.

Dengan menekan tombok OK, anda akan melihat tabel pivot yang masih kosong dan dua toolbar tabel pivot baru, dan sebuah dialog daftar PivotTable baru. Dialog Excel versi 2010 memperlihatkan daftar filed pada bagian atas dan empat tempat meletakkan (Drop Zone) field pada bagian bawah dialog, seperti terlihat pada Gambar Sedangkan pada Excel versi sebelumnya, maka anda harus menarik field dari Dialog Field List langsung ke pivot table. Proses ini sangat menyulitkan bagi orang yang masih baru mengenal pivot tables. Dalam Excel 2010, Anda menarik field dari dialog field list bagian atas ke zona yang yang cocok pada bagian bawah dialog Field List. Biasanya dengan hanya meng-klik field yang ada di dialog Field List akan menempatkan field tersebut pada zona yang tepat. Untuk kasus yang kita miliki ini, maka kita mencoba meletakkan produk merupakan daftar yang ke bawah (judul baris) sedangkan wilayah merupakan judul mendatar (judul kolom).

Klik Check box Produk di Dialog Field List bagian atas. Excel akan secara otomatis memasukkan ke dalam Row Labels (Label baris) pada drop zone. Pivot table akan menunjukkan daftar produk satu per satu (tidak ada duplikasi) pada Kolom A.

Klik check box Pendapatan yang ada di dialog Field List bagian atas. Dan karena field tersebut adalah numeric maka Excel akan menambahkan pada bagian Values (nilai) dari pivot table. Jika anda meng-klik check box Wilayah, maka Excel akan meletakkan field tersebut di area row pada pivot table. Karena anda ingin wilayah menjadi judul kolom maka, klik mouse, tahan dan tariklah field Wilayah dari dialog Field List dan letakkan di drop zone Column Labels yang terletak di bagian bawah dialog Field List. Hasilnya adalah ringkasan data penjualan berdasarkan produk dan wilayah, seperti terlihat dalam Gambar.

Tingkat Lanjut: Pivot table memberikan banyak opsi (pilihan) yang sangat berguna. Untuk Pemakai Versi Sebelumnya: Jika anda menyukai pivot table pro pada Excel versi sebelumnya, maka anda akan dengan cepat menggunakan pivot table Excel 2010. Drop zones telah diubah namanya. Drop Zone Row Area sekarang bernama Row Labels. Sedangkan drop zone Column Area sekarang menjadi Column Labels. Agar Lebih Mudah: Pada awal pembuatan sebuah Pivot Table, maka dialog PivotTable Field List akan berada di layar sebelah kanan. Anda dapat memindahkan ke tengah dengan cara klik pada Judul Dialog dan tarik ke worksheet agar terlihat mengambang di atas worksheet dan mempermudah anda dalam mengatur data. Dalam membuat artikel ini saya menggeser ke tengah agar tampak dalam gambar yang disajikan sebagai contoh. Bentuk Drop Zone: Anda dapat mengatur bentuk dialog PivotTable Field List dengan mengklik dropdown pada bagian atas. Bentuk yang ditawarkan untuk tampilan ini ada lima (5). Tiga diantaranya tidak menyertakan daftar field atau drop zones. Jika tampilan dialog box anda tidak menampilkan salah satu bagian tersebut, maka gunakan panah dropdown untuk mengembalikan tampilan ke Fields Section and Areas Section Stacked. Ada juga yang menampilkan field dan drop zone secara berdampingan.

Menggenerate Data dalam Kolom Excel

Bila anda mempunyai tabel dengan ribuan data dan sebagian besar merupakan isinya sama (data duplikasi), bagaimana caranya mengenerate daftar dengan isi yang unik (masing-masing hanya satu data berlainan yang tampil dalam satu kolom ? ) Ada dua cara untuk mendapatkannya yaitu: pertama dengan menggunakan fungsi Data Autofilter, kemudian klik drop-down list untuk kolom yang diperlukan. Dengan melakukan perintah di atas anda akan mendapatkan daftar data unik di layar. Kalau dengan cara ini anda cukup puas, maka permasalahan sudah selesai. Cara yang kedua adalah jika anda perlu memiliki daftar yang unik yang dapat dicopy dan paste kan ke range (kolom) lainnya. Untuik menghasilkan daftar yang unik tersebut, maka anda perlu menggunakan perintah Data | Filter | Advanced Filter. Contoh di bawah ini adalah cara untuk mendapatkan daftar tersebut di atas. Kita akan menggunakan kolom B

Langkah yang harus dilakukan dalam menggenerate data pada gambar 5.58 diatas adalah sebagai berikut: 1. Klik atau blok kolom B untuk memilih seluruh kolom yang berisi data Jenis aktivitas pada kolom B dan copy-kan dengan cara menekan Ctrl + C, atau dengan menekan icon Copy pada tab Home di grup Clipboard. (Memilih seluruh kolom karena anda perlu seluruh isi data beserta judul kolomnya).

2. Mem-Paste-kan data tersebut ke kolom lain (misalnya anda ambil pada Kolom F) (ingat beri jarak dengan range sumber data), atau pada sheet baru. Setelah anda melakukan paste, kolom B masih tetap terpilih (lihat ada garis putus-putus disekeliling Kolom B). Akan tetapi jika anda secara tidak sengaja telah membatalkan peritah select, pastikan bahwa petunjuk sel (cell pointer) berada di dalam data yang baru anda paste (kolom F) sebelum melanjutkan.

Catatan: Anda tidak perlu memilih seluruh data atau men-sort (urut data) dahulu untuk melakukan perintah ini.

3. Setelah anda memindahkan data pada kolom B ke Kolom F, lalu klik pada tab Data di grup sort & Filter klik Filter lalu klik ke Advanced Filter. Secara otomatis, Excel akan menunjukkan bahwa filtering telah aktif. Kita lanjutkan saja, yaitu dengan memilih opsi copying the unique records to another location, sehingga anda dapat membandingkan kedua daftar secara berdampingan.

4. Pilih opsi (radio button) Select the Copy To Another Location (Gambar 5.86), pilih opsi Check Box Unique Records Only , dan ketik H1 pada input Copy To field.

5. Klik OK, dan Excel akan mengcopykan daftar dengan data unik dari kolom sumber data (kolom F) ke kolom baru (kolom H). Bahkan hasinya akan urut abjad , seperti yang tampak pada Gambar

Membuat Grafik

Grafik adalah tampilan secara visual dari sebuah data yang tersedia. Pada grafik anda dapat melihat perbandingan, pola, dan trend (kecenderungan) kurva dari data pada grafik. Dengan grafik anda bisa melihat perbandingan dan dapat memperkirakan kemungkinan nilai yang bisa diraih di masa yang akan datang. Pembuatan grafik pada Ms.Excel 2010 lebih praktis, mudah dan cepat melalui Grup Charts, dan tidak jauh berbeda ketika anda membuat grafik pada Ms.Excel versi sebelumnya. Inti dari grafik adalah adanya absis sebagai sumbu X/horizontal dan sumbu Y/Vertikal, jadi untuk dapat membuat sebuah grafik dan menggambarkannya dari suatu tabel, harus memiliki suatu kolom dari tabel dan data diletakkan di sumbu x dan ada suatu kolom yang datanya berada di sumbu y. Langkah yang dapat anda lakukan untuk membangun sebuah grafik adalah sebagai berikut: 1. Buat atau buka data excel yang akan anda visualisasikan kedalam grafik, misal dari data pada gambar dibawah ini;

2. Kemudian anda blok/sorot range A4:E8 (data yang ingin anda visualisasi menjadi grafik) lalu pilih tab Insert 3. Pada grup Chart anda pilih salah satu jenis grafik yang anda inginkan, misalnya bentuk Line atau dengan mengklik More untuk Create Chart

4. Hasilnya akan tampil langsung pada grafik Line yang mensimulasikan data yang anda sorot pada range A4:E8, sehingga hasil yang didapatkan seperti pada gambar dibawah ini:

Mencetak Dokumen/Lembar Kerja

1. Fasilitas Print dan Preview Ketika anda ingin mencetak laporan dengan baik tanpa menghabiskan banyak kertas, yang harus anda ketahui apakah baris dan kolom yang diperlukan sudah tampak dilayar (preview). Untuk itu anda harus menampilkan hasil semantara sebelum dicetak, langkah menampilkan laporan dalam lembaar kerja sebelum dicetak adalah pada tab File -> Menu Print, yang berfungsi untuk membuka lembar kerja Print dan Preview, dan hasil tampilannya dapat anda lihat pada gambar dibawah ini

Dalam mengubah ukuran tampilan dokumen pada bagian Preview, klik tombol Zoom to page yang terletak pada sudut kanan bagian bawah lembar kerja.

2.Ukuran dan tata Letak Dokumen Tab Page Layout berisi perintah untuk mengatur ukuran kertas, dan mengatur tata letak dokumen, yang dapat anda lihat seperti pada gambar berikut ini

Langkah yang harus anda lakukan dalam pengaturan ukuran kertas dan mengatur tata letak dokumen dengan cara: Klik tombol dialog pada grup page Setup, untuk membuka kotak dialog page setup, Kemudian pilih dan klik tab Page, sehingga akan ditampilkan kotak dialog Page setup, anda dapat perhatikan pada gambar berikut

Kotak dialog pada gambar diatas terdiri dari beberapa tabulasi yang berfungsi untuk mengatur ukuran dokumen dan tata letak dokumen. Fungsi dari masing-masing dapat dijelaskan sebagai berikut: Mengatur Orientasi Pencetakan Dalam pengaturan orientasi pencetakan dibagi atas dua yaitu: Potrait, berfungsi untuk mencetak dokumen secara vertikal Landscape, berfungsi untuk mencetak dokumen secara Horizontal

Mengatur Skala Pencetakan Ketika anda ingin mencetak sebuah Worksheet yang terlalu besar, sehingga keluar pada halaman berikutnya, anda dapat mengatur lebar masing-masing kolom dalam worksheet supaya kolom tersebut tidak terlalu lebar atau keluar pada halaman selanjutnya. Jika langkah diatas masih worksheet masih tidak cukup untuk menempati dalam satu halaman, anda dapat melakukan perubahan pada fasilitas bagian Scalinng dalam tabulasi Page untuk mengatur pencetakan.

Adjust to, berfungsi untuk mengatur agar worksheet dapat dicetak dengan ukuran kecil (memperkecil scala pengukuran), dengan cara merubah nilai persentase ukuran dokumen pada kotak Adjust to Fit to, berfungsi untuk mengatur agar ukuran dokumen diperkecil atau diperbesar hingga mampu masuk dalam satu halaman dokumen

Menentukan Ukuran Kertas Pada penentuan ukuran kertas anda dapat melihat pada kotak teks Paper size, dalam kotak tersebut anda dapat menentukan pilihan kertas yang diinginkan

Mengatur Margin Margin merupakan jarak/batas area pencetakan. Dalam penentuan margin anda dapat menggunakan kotak dialog Page Setup dan masuk pada tabulasi Margins

Pada pilihan pengaturan margin, ada beberapa pilihan perintah dan fungsinya diantaranya: Top, berfungsi untuk mengatur jarak batas area pencetakan bagian atas Bottom, berfungsi untuk mengatur jarak batas area pencetakan bagian bawah Left, berfungsi untuk mengatur jarak batas area pencetakan bagian kiri Right, berfungsi untuk mengatur jarak batas area pencetakan bagian kanan Header, berfungsi untuk mengatur jarak bataas area pencetakan pada bagian judul kepala Footer, berfungsi untuk mengatur jarak bataas area pencetakan pada bagian judul kaki

Penentuan Posisi Dokumen Jika anda memiliki dokumen yang tidak terlalu besar dalam suatu halaman, anda dapat mengatur dokumen tersebut dalam bidang cetak. Langkah yang harus anda lakukan adalah sebagai berikut : Klik pada kotak dialog Page Setup dan masuk pada tabulasi Margin Pada bagian Center on Page aktifkan kotak dialog berikut : Horizontally, apabila anda memberikan atau mengaktifkan cek lis pada bagian ini, maka dokumen akan tercetak pada bagian tengah horisontal suatu halaman cetak Vertically, apabila anda memberikan atau mengaktifkan cek lis pada bagian ini, maka dokumen dicetak pada bagian tengah vertikal dari suatu halaman

Print Area merupakan area yang akan dicetak ke printer

Daftar Pustaka

MOS 2010 Study Guide for Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Microsoft Press, 2011 Suharno Prawirosumarto, Yusuf Elmande, Nugi Nugroho, Aplikasi Komputer, Edisi 3, Mitra Wacana Media, 2012.

20142AplikomPusat Bahan Ajar dan eLearning

Bima Cahya Putra, M.Komhttp://www.mercubuana.ac.id