2012

POLITEKNIK NEGERI MALANG

APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

BUKU

TEO

RI D

AN

PRA

KTEK

KO

MPU

TER

MS

ACC

ESS

POLITEKNIK NEGERI MALANG JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

Drs. Bambang Soepeno, MMKOM, MM

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM i

HALAMAN PENGESAHAN

PENULISAN BUKU / MODUL

1. a. Judul : APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN

2. Data Pribadi Penulis : a. Nama lengkap dan gelar : Drs. Bambang Soepeno. MMKom, MM b. Jenis Kelamin : L c. NIP/Golongan : 195906171989101001 / Vb d. Strata/ Jab. Fungsional : S2/Lektor Kepala e. Jabatan Struktural : Pembina f. Fakultas/Jurusan : Administrasi Bisnis f. Bidang Ilmu : Manajemen dan Komputer g. Alamat Kantor : Jl. Soekarno Hatta No. 9 Malang h. Telp/Fax/email : 0341 404424 / 0341 404420 /

pheno_59@yahoo.com i. Alamat Rumah : Jl. Candi Panggung Perum Taman Indah Soekarno

Hatta 86 Malang j. Telepon/Fax : 0341- 40878 / 0341 400878

Menyetujui Malang, September 2012 Ketua jurusan Administrasi Bisnis, Penulis,

Drs. Heru Utomo, MELECCOMM Drs. Bambang Soepeno, Mkom, MM NIP. 19641208 199003 1 003 NIP. 19590617 198910 1 001

Mengetahui

Pembantu Direktur I, Drs. Ludfi Djajanto, MBA NIP. 19620421 198803 1 003

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM ii

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur alhamdulillah atas petunjuk dan rahmat Nya,

sehingga dapat diselesaikan buku berjudul Buku Komputer Teori Dan Praktek Ms

Access modul Aplikasi Ms Access untuk Data Pegawai

Pada buku ini, kami sadari bahwa hasilnya masih jauh dari sempurna sehingga

terdapat banyak kekurangan. Oleh sebab itu dengan segala kerendahan hati penulis

memohon saran dan kritik yang membangun dari pembaca.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang

diberikan, kepada yang terhormat:

1. Ir. Tundung Subali Patma, MT, selaku Direktur Politeknik Negeri Malang.

2. Drs. Heru Utomo, MELECCOMM, selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Malang.

3. Drs. Ludfi Djajanto, MBA, selaku Pembantu Direktur I Politeknik Negeri

Malang.

4. Semua pihak yang telah memberikan bimbingan, motivasi, bantuan dan

masukan sehingga dapat terselesaikannya buku ini.

Akhirnya dengan segala kerendahan hati, kami berharap semoga buku ini

dapat bermanfaat.

Malang, September 2012

Penulis

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM iii

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................................... i

KATA PENGANTAR..................................................................................................... ii

DAFTAR ISI ................................................................................................................. iii

BAB I 1

DATA BASE MANAGEMENT DAN MS ACCESS ...................................................... 1

1.1. Data Base Managemen System ........................................................................ 1

1.2. Konsep Database ............................................................................................. 3

1.3. Perancangan Database ..................................................................................... 3

1.4. Model Konseptual Database............................................................................. 4

1.5. Pengertian Microsoft Access ............................................................................ 7

1.6. Fasilitas yang dibutuhkan untuk menjalankan Microsoft Access ...................... 8

1.7. Mengaktifkan Microsoft Access....................................................................... 8

1.8. Database dalam Microsoft Access .................................................................... 9

1.9. Fasilitas Table.................................................................................................. 9

1.10. Fasilitas Queries ............................................................................................ 14

1.11. Fasilitas Forms .............................................................................................. 15

1.12. Fasilitas Reports ............................................................................................ 16

1.13. Fasilitas Macros ............................................................................................. 18

1.14. Fasilitas Modules .......................................................................................... 18

1.15. Mengakhiri Microsoft Access ........................................................................ 18

BAB II 20

PEMBUATAN FILE, TABLE DAN FORM ................................................................. 20

2.1. Membuat File, Table dan Form ...................................................................... 20

2.2. Membuat Database KARYAWAN_UDIKLAT ............................................. 21

2.3. Membuat Tabel DATA_KARYAWAN ......................................................... 22

2.4. Membuat Form Data Karyawan ..................................................................... 25

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM iv

BAB III 26

MENGOLAH DATA (FILTER, SORT DAN QUERY) ................................................ 26

3.1. Filter .............................................................................................................. 26

3.2. Sort ................................................................................................................ 26

3.3. Query ............................................................................................................ 27

BAB IV 29

RELATIONSHIPS (MENGHUBUNGKAN TABLE) ................................................... 29

4.1 Relationships ................................................................................................. 29

4.2 Menggabung Dua Table Dalam Query ........................................................... 32

4.3 Menjalankan / Membuka Gabungan Dua Table Dalam Query ........................ 33

BAB V .......................................................................................................................... 34

MEMBUAT LAPORAN (REPORT) ............................................................................ 34

5.1. Membuat Report / Laporan ............................................................................ 34

5.2. Membuka Report / Laporan ........................................................................... 39

5.3. Memperbaiki (Edit) Report / Laporan ............................................................ 39

BAB VI 40

MEMBUAT MACRO ................................................................................................... 40

6.1. Membuat Macro ............................................................................................ 40

6.2. Menjalankan Macro ....................................................................................... 41

6.3. Mendesign ulang (Edit) Macro....................................................................... 41

BAB VII 42

SWITCBOAED MANAGER (MENU) ......................................................................... 42

7.1 Penyusunan Menu dengan Form .................................................................... 42

7.2 Penjalankan Menu dengan Form .................................................................... 44

7.3 Pengedit Menu dengan Form ......................................................................... 44

7.4 Membuat Menu dengan Switchboard ............................................................. 44

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM 1

BAB I

DATA BASE MANAGEMENT DAN MS ACCESS

Pembahasan materi praktek mata kuliah Aplikasi Macro Access, agar mudah

dipahami, maka harus ditunjang pemahaman teori terlebih dahulu, Dalam pembahasan

teori seorang mahasiswa harus dapat membaca dan mengerti peranan dokumen dasar,

pelaksanaan normalisasi, design database ( meliputi file database, table, query, form,

report dan macro), dan pembuatan program secara terintegrasi.

1.1. Data Base Managemen System

Data Base Management System adalah struktur dan hubungan antar data yang

diatur dan dikelola oleh sebuah program aplikasi database.

Program Aplikasi akan melaksanakan proses input (memasukkan), edit

(memperbarui), delete (menghapus), menganalisis dan melaporkan data.

Sebagai contah program aplikasi adalah Microsoft Access, aplikasi ini bukanlah

yang paling cepat atau paling hebat, melainkan yang paling mudah dari yag ada.

Sistem manajemen Database dapat diartikan sebagai berikut :

Database adalah sekumpulan informasi yang berhubungan untuk tujuan

tertentu, seperti database pelanggan, database karyawan dll

Basis Data (database) yaitu kumpulan dari sejumlah data yang tidak terbatas.