Modul Aom.terbaru Gabungan

MODUL MATA KULIAH ADMINISTRASI ORGANISASI - MANAJEMEN

Disusun Oleh:1. DR. DRS.H. BAMBANG SUDARYANA MSI 2. DRA.ATIN HAFIDIAH SS.MSI 3. DRA. MIRA VERANITA MSI 4. IMAS ROSITAWATI SE MM 5. DRS. AHMAD DJASMANI 6. DRS. CHRISTIAN R. WALUKOUW 7. DRS.SUDARMAN 8. DRS.NANA SUMPENA 9. WILMA ZUARKO AJI S.SOS

POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG 2011

Administrasi, organisasi, & manajemen Kata Pengantar

Dengan mengucapkan syukur Alhamdulillahhirobbilallamin kepada Khadirat Allah Swt, penyusun telah dapat menyelesaikan Modul Administrasi , Organisasi, dan Manajemen tepat pada waktunya. Modul ini sepenuhnya merupakan proses pembelajaran dari materi atau literatur para pakar keilmuan dibidang Administrasi , Organisasi, dan Manajemen serta mengacu kepada pengalaman secara empiris, yang disesuaikan dengan Garis garis Besar Program Pembelajaran ( GBPP) dan Satuan Acara Perkuliahan ( SAP ) . Hal ini dimaksudkan agar dapat ditemukan bahan kajian yang sistematik dan memiliki nilai keilmuan yang signifikan sejalan dengan perkembangan teknologi masa kini. Modul ini, diharapkan dapat digunakan oleh para Dosen sesuai dengan materi kuliah yang diberikan kepada para mahasiswa, serta dapat dipergunakan oleh para mahasiswa yang mengikuti proses pembelajaran di Politeknik Piksi Ganesha Bandung sebagai referensi maupun bahan kuliah . Pada kesempatan ini, penyusun mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak terutama kepada yang terhormat : 1. Bapak Drs. K. Prihartono AH. S.sos ,MM selaku Direktur Politeknik Piksi Ganesha Bandung, yang tidak hentinya memberikan motivasi kepada para dosen untuk menyusun modul sesuai bidang keilmuannya. 2. Bapak dan Ibu Dosen yang termasuk Tim Pengajar Mata Kuliah Administrasi , Organisasi, dan Manajemen yang telah berkontribusi, sehingga modul ini dapat disusun tepat pada waktunya Akhirnya, penyusun mengharapkan berbagai masukkan serta koreksi dari berbagai pihak, guna penyempurnaan modul ini. Bandung, 23 Maret 2011 Penyusun, DR.Drs. H. BAMBANG SUDARYANA Msi. DEA science dan

1

Administrasi, organisasi, & manajemen Daftar Isi BAB I II III IV V VI VII VIII IX PENJELASAN ADMINISTRASI, ORGANISASI, DAN MANAJEMEN PERENCANAAN PENGORGANISASIAN PENGARAHAN DAN MOTIVASI PENGENDALIAN LEADERSHIP / KEPEMIMPINAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERILAKU ORGANISASI MANAJEMEN BERDASARKAN SASARAN ( MANAGEMENT BY OBJECTIVES ) HALAMAN 1 15 27 43 57 65 74 82 92

Daftar Gambar Gambar Halaman

2

Administrasi, organisasi, & manajemen 1 Hubungan antara Administrasi, organisasi, manajemen, Kepemimpinan, pengambilan keputusan, Dan hubungan antar manusia Organisasi sebagai suatu sistem Tiga Pendekatan Metode Koordinasi Efektif Potensi Menciptakan Konflik Cara Penanganan konflik Interpersonal Gaya Intervensi Manajerial Menghadapi Konflik Keterkaitan fungsi pengendalian dengan perencanaan Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Hubungan Kebutuhan Informasi dengan Tingkatan Manajemen Elemen Kunci Dalam Perilaku Organisasi Tiga Pandangan Mengenai Efektivitas Organisasi pengembangan Organisasi Berdasarkan Scenario klasik Proses MBO 8

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

14 42 49 50 52 58 79 80 83 88 90 94

A. DESKRIPSI MATA KULIAH Mata Kuliah ini membahas tentang teori administrasi, organisasi, dan manajemen beserta kasus-kasus nyata yang terjadi dalam aktivitas organisasi atau perusahaan yang

3

Administrasi, organisasi, & manajemen diarahkan dalam metode pembelajaran problem solving dan metode penemuan ( discovery inquiry ) dengan pokok bahasan tentang konsep adminsitrasi, organisasi dan manajemen, perencanaan, pengorganisasian, motivasi, sistem informasi, perilaku organisasi, dan Manajemen berdasarkan sasaran (Management By Object). B. TUJUAN KOMPETENSI UMUM Mahasiswa dapat memahami, mengerti, menjelaskan, mengaplikasikan dan mendeskripsikan ilmu Administrasi, organisasi, dan manajemen , serta keterkaitannya dengan dunia kerja, baik yang menyangkut peranan administrasi, kerangka proses / fungsi manajemen , sistem informasi manajemen serta mampu mendeskripsikan kewiraswastaan yanhg ditunjang dari beberapa teori / pendapat para ahli / pakar bidang organisasi dan manajemen. C. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Administrasi, Organisasi, dan Manajemen 2. Memahami tentang Fungsi Manajemen

3. Memahami(Perencanaan)

dan

mengaplikasikan

tentang

Planning

4. Memahami 5. Memahami 6. Memahami

dan mengaplikasikan ( Pengorganisasian) dan mengaplikasikan ( Penggerakan / Pengarahan) dan mengaplikasikan ( Pengawasan / Pengendalian)

tentang

Organizing

tentang

Actuating

tentang

Controlling

7. Memahami dan mengaplikasikan tentang Leadrships8. Memahami dan mengaplikasikan tentang Sistem Informasi Manajemen 9. Memahami dan mengaplikasikan tentang Perilaku Organisasi 4

Administrasi, organisasi, & manajemen

10. Memahami dan mengaplikasikan tentang Management ByObject ( MBO)

ADMINISTRASI, ORGANISASI, DAN MANAJEMENA. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian administrasi, organisasi dan manajemen 2. Memahami tentang Peran administrasi, fungsi organisasi, dan Proses Manajemen 3. Memahami tentang Tingkat, jenis, dan asas-asas administrasi, organisasi, dan manajemen 4. Memahami tentang Sejarah perkembangan teori manajemen 5. Memahami tentang Pendekatan-pendekatan Manajemen B. TUGAS / LATIHAN

BAB I

1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan administrasi,organisasi dan manajemen 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi

5


BAB I ADMINISTRASI, ORGANISASI, DAN MANAJEMEN

A. Pengertian 1. Administrasi Istilah Administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin Administratio yang dapat berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan dan pemerintahan, serta pengelolaan. Istilah tersebut selanjutnya berkembang menjadi administrazione di Italia, dan di Belanda disebut administratie, yang mencakup stelselmatige verkrijging, en verwerking van gegevens (dalam bahasa Indonesia Ketatausahaan ) dan bestuur en beheer. Bestuur adalah manajemen dari kegiatan organisasi, dan beheer adalah manajemen dari sumberdayanua ( finansial, personil, materil, gudang dan sebagainya). Istilah adminiatrasi dalam bahasa Inggris disebut administration, berasall dari kata kerja to administer mempunyai arti to serve ( melayani), dan to manage ( mengelola) ataupun to direct ( menggerakan). Dengan demikian administration mengandung makna pelayanan ataupun pengelolaan . Dari berbagai pemahaman tersebut, maka pengertian administrasi dapat dibedakan sebagai sebagai berikut : a. Administrasi dalam arti sempit, diartikan terbatas sebagai kegiatan tata usaha ( clerical work dan office work ) yang berkenaan dengan penyusunan dan pencatatan data dan

6

Administrasi, organisasi, & manajemen informasi secara sistematis tentang segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi. (LAN: 203) b. Administrasi dalam arti luas berhubungan denganb kerjasama dan upaya ( organisasi dan manajemen) yang bersifat sistematis, rasional, dan manusiawi yang dilakukan sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan bersama ( Lan:203) c. Leonard D White ( 1958) :Administration is process common to all group effort, public or private, civil or military, large or small scale . Etc d. H.A. Simon et al (1958) : Berdasarkan Administration as the activities of groups cooperating to accomplish common goal . atas definisi atau pengertian yang dikemukakan para pakar, maka ciri ciri administrasi adalah : a. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau lebih b. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut c. Adanya kegiatan / proses / usaha d. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan e. Adanya tujuan yang akan / ingin dicapai Lembaga Administrasi Negara (2003), mengemukakan pentingnya studi dan peran administrasi dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara pada era modernisasi saat ini, antara lain disebabkan oleh kebutuihan dan kenyataan sebagai berikut: a. Dalam kehidupan masyarakat modern, pola kehidupan di berbagai bidang berkembang berdasarkan kerjasama yang terorganisasi b. Pola kehidupan yang terorganisasi tersebut berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berfikir serta bekerja secara rasional c. Cara berfikir dan bekerja secara rasional menuntut penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologiu modern 7

Administrasi, organisasi, & manajemen d. Cara berfikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam pencapaian tujuan e. Berfikir dan bekerjasama secara rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan berorganisasi ke arah terwujudnya administrasi efisiensi dan efektivitas itu memerlukan

Dari sudut focus pengamatan keilmuan terdapat dua perkembangan bidang studi yaitu : a. Mempelajari atau menelaah fenomena kerjasama yang dilakukan oleh organisasi privat dan bersifat privat, menjadi focus kajian atau bidang studi administrasi niaga ( Business administration) b. Telaahan mengenai fenomena kerjasama yang dilakukan oleh organisasi public dan bersifat public atau mengenai masalah public yang menyangkut masyarakat luas ( public affairs), menjadi focus kajian atau bidang studi administrasi Negara ( Public Administration) 2. Organisasi Para pelaksana atau anggota dalam suatu institusi atau lembaga, sering merumuskan program dan tujuan organisasi, mereka merumuskan aktivitas berbagai kerjasama untuk mencapai tujuan tersebut. Mereka umumnya melakukan proses tersebut di dalam suatu wadah yang disebut organisasi. Robbins ( 1989: 4) mengemukakan bahwa organisasi adalah kesatuan ( entity) social yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relative dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relative terus menerus untuk mencapai suatu tujuan, bersama, atau sekelompok tujuan. 8

Administrasi, organisasi, & manajemen Karakteristik organisasi adalah : a. Terdapat proses koordinasi secara sadar ( manajemen) b. Adanya kesatuan social c. Adanya interaksi diantara anggota d. Adanya imbalan prestise yang relatif e. Sdsnys kepuasan membantu orang lain Organisasi mengakui adanya kebutuhan untuk mengkoordinasikan pola interaksi para anggota organisasi secara formal yaitu melalui struktur organisasi. Dengan demikian struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal, serta pola inetaraksi yang diikuti Drucker ( 1997) Karakteristik Organisasi masa depan ( The organization of the future) adalah : a. Mencari tahu siapa konsumen tama kita b. Mencari tahu apa yang merekam inginkan c. Penuhi keinginan mereka dengan nilai yang lebih baik dari apa yang dilakukan oleh orang lain d. Berhentilah selalu bertanya pada boss, anda tahu apa yang terbaik, dan anda mempunyai kewajiban untuk melayani konsumen dan tidak selalu minta ijin e. Anggota organisasi harus memiliki kebebasan dan otonomi serta bertindak professional f. Anggota organisasi hanya butuh informasi dan pelatihan g. Anggota organisasi tidak memperoleh sesuatu dengan Cuma Cuma h. Anggota organisasibekerja untuk memiliki sesuatu setiap hari i. Anggota organisasi tidak akan mentolerir seseorang yang tidak mau menyumbangkan tenaga untuk kelompok. 3. Manajemen

9

Administrasi, organisasi, & manajemen Manajemen dalam konsep populernya berarti suatu upaya atau proses upaya dari seorang pimpinan dengan kewenangan tertentu untuk mewujudkan sesuatu tujuan tertentu dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan yang dikuasai pimpinan tersebut, terutama sumberdaya manusia yang berada dibawqah kekuasannya. Pakar manajemen sering menyatakan bahwa management is getting done through the effort of other people. Menurut H Koontz & ODonnel, management involves getting things done throught and with the people ( Manajemen berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang lain ). Selanjutnya Makharita. R ( 1977 1980) management is the utilization of available or potentials resources in achieving a given ends ( manajemen adalah pemanfaatan sumber sumber yang tersedia atau yang berpotensial di dalam pencapaian tujuan ). Dan Terry mengemukakan bahwa management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling, utiliting in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives membeda bedakan ( Manajemen adalah suatu proses yang atas perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan , pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya ). Guna memperjelas Fungsi manajemen tersebut diatas, dapat dijelaskan sebagai berikut : Planning ( perencanaan) keputusan termasuk ini meliputi serangkaian keputusan penentuan tujuan, kebijakan, penentuan

membuat program program, menentukan metode dan prosedur, serta menetapkan jadwal waktu pelaksanaan Organizing kegiatan ( Pengorganisasian) yang diwadahi , yaitu unit pengelompokan unit untuk kegiatan dalam

10

Administrasi, organisasi, & manajemen melaksanakan rencana dan menetapkan hubungan antara pimpinan dan bawahannya. Actuating ( Penggerakan), adalah usaha agar semua anggota kelompok suka melaksanakan tercapainya tujuan dengan kesadarannya dan berpedoman kepada perencanaan dan usaha pengorganisasian. Controlling ( Pengawasan) adalah untuk mengetahui bahwa hasil pelaksanaan pekerjaan sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Hal ini menyangkut standarisasi,( penentuan standar) , artinya membandingkan antara kenyataan dengan stansar dan bila perlu melakukan koreksi, apabila pelaksanaannya menyimpang daripada rencana. Dibawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan antara antara administrasi dengan manajemen ( artinya sama) : 1. William H Newman yang menyatakan bahwa arti administrasi sama dengan arti manajemen ( The technique of organizations is management) 2. every M.E. Dimock : Administration ( or management) is a individual or group semua activity both public or private planned Approach to the solving of all kinds of problems in almost (Administrasi atau manajemen adalah suatu pendekatan rencana terhadap swasta ) Kemudian pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen yaitu : a. Dalton E. Mc Farland : Administration refers to determination of major aims and policies, whereas management refers to the carrying out of operations designed to accomplish the aims and effectuate policies. ( Administrasi ditujukan terhadap penentuan 11 pemecahan permasalahan yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik Negara maupun

Administrasi, organisasi, & manajemen tujuan pokok dan kebijakannya, pelaksanaan sedangkan manajemen maksud

ditujukan

terhadap

kegiatan

dengan

menyelesaikan / mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijakan ) b. Ordway Tead : Administration is the process and agency which is responsible for the determination of the aims for which an organization and its management are to strive etc ( administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan dan sebagainya) . Management is process and agency which directs and guides the operation of organization in the realizing of established aims . Etc ( Manajemen adalah suatu proses dan badan yang secara langsung memberikan petunjuk, bimbingan kegiatan dari suatu organisasi dalam merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan . Dan seterusnya.) 3.1. Hubungan antara administrasi, organisasi dan

manajemen . Berdasarkan atas terori yang dikemukakan oleh Ordway Tead dan Dalton Mc Farland dapat dimpulkan bahwa admnistrasi terdiri dari organisasi dan manajemen. Kemudian jika kita mempelajari teori Dimock & Koenig, inti dari manajemen adalah kepemimpinan ( leadership is the key to management ). Dalam pengambilan keputusan ( decisions making process) yang mempunyai tanggung jawab dalam pengembilan keputusan adalah pemimpin / kepala, maka dengan demikian inti dari kepemimpinan ialah pengambilan keputusan. Dalam proses pengembilan keputusan olem pimpinan, yang harus menjadi pertimbangan adalah hubungan antar manusia ( Human relation), terutama hubungan pimpinan dengan bawahan selaku staf pimpinan . Dalam hal ini perlu dipertimbangkan bahwa seberapa besar kontribusi bawahan kepada pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. 12

Administrasi, organisasi, & manajemen Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa inti dari pengambilan keputusan adalah hubungan antar manusia ( Human relation). Untuk memperjelas hubungan antar administrasi, organisasi, manajemen, kepemimpinan, pengahubungan antar manusia dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :

1 2 3 4 5 6

13


Gambar 1 : Hubungan antara Administrasi, organisasi, manajemen Kepemimpinan, pengambilan keputusan Dan hubungan antar manusia Keterangan: 1. Administrasi ( administration) 2. Organisasi ( Organization) 3. Manajemen ( Management) 4. Kepemimpinan ( Leadership) 5. Pengambilan Keputusan (Decisions Making) 6. Hubungan antar Manusia ( Human Relations)

3.2. TINGKAT MANAJER DAN KETRAMPILAN MANAJER Setiap ketrampilan pimpinan ( manajer / ) atau pemimpin dan pekerjaan ,

diharuskan memiliki 2 (dua) macam ketrampilan ( skill) , yaitu administrasi manajemen ketrampilan teknis ( Administrative / managerial skill and technician skill). Menurutr Henry Fayol bahwa setiap tingkatan manajemen yang terbagi atas : a. Pimpinan Tingkat Atas ( Top Management) b. Pimpinan Tingkat Menengah ( Middle Management) c. Pimpinan Tingkat Bawah ( Lower Management) Beban kerja atau beban tugas dari tiap tingkatan majemen tersebut berbeda dalam penyelesaian tugasnya / pekerjaannya. :

14

Administrasi, organisasi, & manajemen a. Lower management ( Pimpinan Tingkat Bawah) : menangani tugas yang bersifat operasional, diperlukan kecakapan / ketrampilan teknis ( technical skill ) yang lebih besar, Ketrampilan manajemen tidak banyak diperlukan, Mereka secara langsung memimpin pelaksanaan pekerjaan dengan memberikan petunjuk, bimbingan, dan pengendalian kerja terus menerus kepada bawahannya b. Middle Management ( Pimpinan Tingkat Menengah) : Penghubung kebijaksanaan pimpinan tingkat atas bagi keperluan pimpinan tingkat bawah Diperlukan kecakapan/ ketrampilan untuk menterjemahkan kebijakan secara terperinci, sehingga dapat dengan mudah dijadikan pedoman pimpinan tingkat bawah Ketrampilan manajemen / administrasi ( Administrative / Management skill) lebis besar dibandingkan dengan ketrampilan teknis ( Technical Skill)

c. Top Management ( Pimpinan Tingkat Atas) : Yang bertanggungjawab atas berhasilnya misi organisasi Harus mempunyai pandangan yang luas, mempunyai kemampuan melihat kedepan, yang dapat membawa kemajuan bagi organisasinya Wajib menentukan kebijakan ( General policies), yang menggariskan arah, tujuan, dan sasaran yang akan dicapai Harus melakukan pembinaan, pengarahan, bimbingan terhadap pimpinan yang lebih rendah terutama kepada pimpinan tingkat menengah Diperlukan ketrampilan administrative / Management skill dan sedikit terlibat dalam bidang ketrampilan teknis ( Technical Skill) 15

Administrasi, organisasi, & manajemen Untuk memperjelas hal tersebut, Henry Fayol menggambarkan tingkat ketrampilan administrasi , manajemen, dan teknis operasional sebagai berikut :

Tingkat Manajeme n Top Managemen t Middle Managemen t Lower t ( Supervisor y) Pelaksana (Operational2. 1.

Jabatan (Staff) 1.Ministery statedepartment 2.General manager P lant Manager D epartment head 1. Shop manager Foreman

Administrativ e ability / skill

Managerial ability / skill

Technical ability / skill

60% 50% 40% 35%

32% 40% 45% 35%

8% 40% 15% 30%

25% 15%

30% 25%

45% 60%

Managemen 2.

workman

5%

10%

85%

) Sumber : Henry Fayol

4.Aliran Manajemen a. Aliran Manajemen Ilmiah. ( scientific Management) Frederick W Taylor ( 1856 1915), disebut juga sebagai Bapak dari manajemen ilmiah, karena yang bersangkutan melakukan identifikasi bahwa banyak pekerja yang melakukan pekerjaan hanya dengan caranya sendiri tanpa skill dan spesifikasi yang jelas dan telah 16

Administrasi, organisasi, & manajemen ditentukan. Kondisi ini menyebabkan performance / kinerjanya

dibawah standard an tidak efisien. Guna mengatasi permasalahan tersebut, maka Taylor mengemukakan 4 (empat) prinsip manajemen ilmiah yaitu : 1. Menggantikan cara bekerja yang bersifat tidak tertata / tersusun menjadi berdasarkan ilmu pengetahuan ( tersusun) 2. Memilih karyawan dengan kemampuan tertentu melalui training agar mereka mampu melakukan pekerjaan menggunakan metode / standar yang telah ditentukan 3. Bekerjasama dengan karyawan guna memastikan bahwa para pekerja menggunakan metode dan cara bekerja yang memenuhi standar 4. Bekerja untuk menghasilkan output yang maksimal, dan bukan output yang terbatas 5. Mengembangkan kesejahteraan sumberdaya yang manusia optimal / dan pekerja hingga berkualifikasi yang setinggi tingginya untuk meningkatkan pekerja meningkatkan kemajuan perusahaan Taylor dalam studinya difokuskan kepada studi waktu dan gerak untuk setiap pekerjaan ( Time and motion study), dengan cara : a. Memecah pekerjaan ke dalam bagian bagian yang lebih kecil / rinci b. Mempelajari metode terbaik untuk mengerjakan suatu pekerjaan dan menghitung waktu kerjanya c. Memperkenalkan system pembayaran diferensial ( differential rate system), yaitu memberikan upah / gaji kepada karyawan apabila berhasil melampaui standar yang telah ditentukan. ( system upah berdasarkan unit dan berdasarkan upah), guna meningkatkan kinerja sehingga produktivitas meningkat. b. Teori Manajemen klasik 17


Pelopor teori manajemen klasik adalah Robert Owen ( 177` 1858), berpendapat bahwa pekerja / karyawan merupakan aset perusahaan yang sangat penting, dengan demikian karyawan harus mendapat perhatian yang serius, sehingga tujuan dari perusahaan dapat terlaksana sesuai dengan harapan.. Maka dari itu Robert Owen melakukan upaya perbaikan diberbagai bidang didalam perusahaan untuk meningkatkankan kinerja dan keuntungan melalui upaya memperbaiki kondisi pekerjaan seperti investasi dan peningkatan sumberdaya manusia. Selain Robert Owen, dalam teori manajemen klasik juga terdapat Prof. Charles Babbage ( 1792 1871), seorang Guru besar dibidang matematika di Inggris, yang menekankan pada efisiensi di bidang produksi, sehingga produktivitas meningkat dan biaya operasional menurun / rendah. Dalam hal analisis berbagai permasalahan perusahaan dilakukan dengan menggunakan metode kuantitatif. Selain itu James Watt ( 1796), sebagai penemu mesin uap, mengembangkan catatan statistik yang secara terperinci gina menghitung biaya dan keuntungan perusahaan dalam menjalankan kegiatannya/ usahanya melalui sistem pengendalian ( control system) c. Manajemen Modern Manajemen modern muncul akibat timbulnya prinsip prinsip yang dikemukakan oleh berbagai pendekatan klasik, perilaku, dan kuantitatif . Berdasarkan pendekatan tersebut ditekankan bahwa tidak ada satupun model atau teori yang dapat diterapkan secara universal dalam berbagai situasi. Sesuai pendekatan ini, dikemukakan bahwa : 1. Manusia adalah mahluk yang kompleks yang memiliki kebutuhan yang bervariasi / berbeda satu dengan yang lainnya serta pada suatu saat akan berubah 2. Memiliki batas kemampuan yang dapat dikembangkan

18

Administrasi, organisasi, & manajemen Dengan demikian, organisasi dan manajer harus memberikan respon yang optimal terhadap berbagai perbedaan individual tersebut, melalui berbagai upaya strategi manajemen dan kesempatan kerja. Dasar dari pendekatan manajemen modern terhadap manusia / individu meliputi pandangan kontingensi. a. Theory System, Organisasi sebagai suatu sistem dilihat secara keseluruhan terdiri dari bagian bagian ( sub sistem) yang saling berhubungan dan sistem tersebut akan berinteraksi dengan lingkungan dalm prose transformasi input sumberdaya menjadi output, sehingga organisasi tersebut merupakan open system ( terbuka) b. Contingency Theory, Dalam pendekatan ini tidak terdapat satu cara yang terbaik untuk menerapkan suatu tindakan strategi manajemen yang tepat untuk berbagai situasi, namun demikian harus ada tindakan manajerial sesuai dengan situasi yang dihadapi organisasi sebagai suatu sistem dan pendekatan

Gambar 2. Organisasi sebagai suatu sistem

O Organizasional network of subsystem

19


Purchasng & inventory siystem

SUPPLIERoutput

Operatrion & service management siystem

Marketing, sales & distribution siystem

SUPPLIER INPUT

Accounting & financial siystem

informatin & technology siystem

Sumber : Wilujeng (2007 : 25)

PLANNING ( PERENCANAAN )A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS

BAB II

20

Administrasi, organisasi, & manajemen Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian Perencanaan 2. Memahami tentang Tipe tipe Perencanaan 3. Memahami dan mengaplikasikan tentang Perencanaan Strategis ( Strategic Plan) 4. Memahami dan mengaplikasikan tentang Operational Plan ( rencana operasional), 5. Memahami dan mengaplikasikan tentang Pengambilan Keputusan ( Decesion Making ) 6. Memahami dan mengaplikasikan tentang Pengambilan Keputusan ( Decesion Making ) 7. Memahami dan mengaplikasikan tentang DECISION ROLES ( Aturan pengambilan keputusan) 8. Memahami dan mengaplikasikan langkah langkah pengambilan keputusan 9. Memahami dan mengaplikasikan jenis jenis pengambilan keputusan B. TUGAS / LATIHAN

1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang Planning( perencanaan )

2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi

BAB II21


PERENCANAANa. Pengertian : Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Sekalipun waktu yang akan datang jarang dapat diperkirakan jangkauannya, secara tetapi tepat, dengan terutama proses faktor faktor diluar intyelektual perencanaan

diharapkan akan dapat mendekatai kebenaran. Menurut Gart N Jone, developing the course planning is the process of selecting and of action to accomplish an objective

( perencanaan adalah proses pemilihan dan pengembangan daripada tindakan yang paling baik / menguntungkan untuk mencapai tujuan ) ./ Kemudian menurut W.H. Newman, planning is deciding in advance what is to be done, that is a plan, it is projected a course of action ( perencanaan adalah keputusan apa yang akan dikerjakan untuk waktu yang akan datang, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan dalam suatu tindakan). Dan banyak pendapat mengatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses estimasi kemungkinan yang akan dating, menilai kemampuan yang dimiliki untuk mencapai kemungkinan tersebut. b. Tipe tipe Perencanaan Salah satu usaha untuk menilai kegiatan perencanaan yang bermacam macam ialah meninjau berbagai tipe perencanaan yang merupakan hasil dari proses perencanaan . Menurut LAN ( 2007) tipe tipe Perencanaan adalah sebagai `berikut :

22

Administrasi, organisasi, & manajemen 1. Tujuan ( Objectives) Tujuan dirumuskan oleh pimpinan tingkat atas berdasarkan penilaian ekonomi, social, dan politik, sesuai dengan garis garis pengarahan startegi dan kebijakan 2. Strategi ( Strategy) Perencanaan strategi adalah bersifat jangka panjang dan menjadi perencanaan yang bersifat taktis pada pimpinan tingkat bawah. Perencanaan taktis adalah bersifat jangka pendek 3. Kebijakan ( Policy) Kebijakan membatasi ruang lingkup dalam pembuatan keputusan dan menjamin bahwa keputusan yang diperlukan akan memberikan sumbangan terhadap penyelesaian tujuan yang menyeluruh. 4. Prosedur ( Procedures) Prosedur menggambarkan urutan urutan yang bersifat kronologis dari setiap tindakan yang harus dilakukan 5. Anggaran ( Budgets) Suatu rencana yang meliputi sumber sumber dana yang ada kaitannya terhadap semua tahap tahap kegiatan untuk periode tertentu dalam waktu yang akan datang 6. Rencana Proyek ( Project plan) Adalah perpaduan dari tujuan, kebijakan, prosedur, anggaran, dan unsur unsur lain yang diperlukan untuk melaksanakan tujaun yang telah ditetapkan sebelumnya. 7. Rencana Fungsional ( Functional Plan) Suatu garis tindakan yang akan dilakukan dalam bidang fungsional terhadap penyelesaian sasaran perencanaan organisasi secara keseluruhan.

23

Administrasi, organisasi, & manajemen Menurut Wilujeng ( 2007 : 61) tipe tipe / jenis rencana adalah sebagai berikut : 1. Rencana menurut horizon waktu : a. Rencana jangka pendek ( kurang dari 1 tahun) b. Rencana jangka menengah ( 1 2 tahun) c. Rencana jangka panjang ( 3 tahun atau lebih) 2. Rencana menurut subyeknya a. Rencana produksi b. Rencana pemasaran c. Rencana Finansial d. Rencana tenaga kerja 3. Rencana menurut ruang lingkupnya: a. Strategic ditujukan Plan pada (rencana kebutuhan strategis), jangka yaitu rencana organisasi yang dan panjang

menentukan secara komprehensif arah dari tindakan organisasi atau sub unit organisasi b. Operational Plan ( rencana operasional), yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas tertentu dalam menerapkan rencana strategis 4. Rencana menurut penggunaannya a. Standing Plan, yaitu rencana yang diupergunakan berulang ulang : Policies, yaitu standing plan yang mengkomunikasikan panduan bagi keputusan dan tindakan tertentu Procedure, yaitu standing plan yang meliputi kronologis / urutan dari tindakan tindakan yang harus dilakukan dalam situasi tertentu Rules, peraturan spesifik tentang tindakan yang harus dilakukan dan tindakan yang tidak boleh dilakukan b. Single use plan:

24

Administrasi, organisasi, & manajemen Budget, adalah rencana yang mengalokasikan sumberdaya organisasi kedalam aktivitas, proyek, dan program organisasi Project schedule, adalah rencana yang meliputi baktivitas aktivitas yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu proyek dalam organisasi Programs, yaitu rencana organisasi yang menyeluruh menyangkut penganggaran di masa yang akan datang 5. Rencana menurut unit organisasi : a. Rencana perusahaan b. Rencana divisi c. Rencana Departemen d. Rencana Proyek C. Perencanaan Strategis ( Strategic Plan) Perencanaan strategis akan digunakan untuk menentukan misi utama organisasi dan membagi bagi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapainya. Dengan adanya perencanaan startegis, maka konsepsi perusahaan dalam mencapai tujuan semakin jelas, sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana rencana lain, serta dapat mengarahkan sumber sumber organisasi secara efektif. Faktor yang menyebabkan perencanaan startegis dapat menentukan keberhasilan organisasi adalah : 1. Perencanarupakan tipe perencanaan yang terpenting 2. Melakukan perencanaan startegis berarti menetapkan misi organisasi secara jelas 3. Dengan perencanaan strategis memungkinkan manajermempersiapkan diri terhadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasi Adapun langkah langkah penyusunan perencanaan startegis adalah sebagai berikut :

25

Administrasi, organisasi, & manajemen 1. Tentukan tujuan, Manajer harus memilih tujuan startegis.

Pemilihan ini dipengaruhi oleh maksud, misi, nilai- nilai, dan kekuatan serta kelemahan 2. Analisa lingkungan, tujuan yang telah dipilih harus dicek dan disesuaikan dengan faktor eksternal yang ada. 3. Menetapkan ukuran, Manajer harus menentukan ukuran guna mengevaluasi kegiatan kegiatan yang akan dilakukan 4. Bandingkan rencana bawahan dengan rencana strategis, Rencana strategis yang telah dibuat sub unit atau manajemen tingkat bawah perlu diteliti kesesuaiannya dengan rencana tingkat atas ( rencana keseluruhan) 5. Hilangkan perbedaan yang terjadi, Perlu penyesuaian antara rencana tingkat atas dan rencana tiungkat bawah sehinbgga tidak terjadi perbedaan. 6. Memilih alternatif, manajer harus mampu melakukan evaluasi dan memilih alternatif yang terbaik 7. Penerapan rencana startegis, Alternatif yang terpilih akan menjadi rencana yang harus diformulasikan secara jelas, dan kemudian dirinci kedalam kegiatan kegiatan organisasi 8. Mengukur dan mengawasi kemajuan, Pengukuran perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya kegagalan D. Operational Plan ( rencana operasional), yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas tertentu dalam menerapkan rencana strategis. Karena perencanaan telah diterapkan pada berbagai kegiatan / aktivitas, maka rencana operasional lebih menekankan kepada pelaksanaan / opersioanl, pembiayaan, kualitas produk dan sebagainya. Rencana opersional tersebut digolongkan sebagai berikut :

26

Administrasi, organisasi, & manajemen 1. Growth Plans, (rencana pertumbuhan) : rencana ini memetakan arah, kemana organisasi itu bergerak, tujuan tujuannya, dan cepat geraknya ekspansi yang dicari 2. Profit Plans ( Rencana keuntungan) : perencanaan ini difokuskan pada peningkatan keuntungan per produksi atau kelompok produksi 3. User Plans/ product planning ( rencana pemakaian), Bagaimana memasarkan suatu hasil produk / jasa yang dipilih atau lebih baik melayani suatu pasaran terpilih 4. Personal management plans (Perencanaan manajemen kepegawaian), yaitu rencan mengembangkan kinerja karyawan dan melakukan seleksi bidang kepegawaian. E. Pengambilan Keputusan ( Decesion Making ) Dalam menjalan kan roda perusahaan / organisasi , manajer harus mampu mengambil tindakan / keputusan dalam jangka waktu yang cepat guna menyelesaikan berbagai permasalahan yang dihadapi. Dengan demikian pembuatan keputusan memegang peranan penting dalam perencanaan. Menurut Bartol : decisions making is the process throgh which managers identify organizational problems and attempt to resolve them. selanjutnya g.r. terry mengemukakan bahwa decisions making can be defined as the selections based on some criteria of one behavior alternative from two or more possible alternatives. dan harold koontz & cyril o donnel melengkapi bahwa decisions making the selection from among alternatives of a course of actions is at the core planning. a plan cannot be said to exist unless a decisions a commitment of resources, direction or reputation has been made B. DECISION ROLES ( Aturan pengambilan keputusan) langkahnya sebagai berikut langkah

27


A.

The

entrepreneurial

role

(kewirausahaan),

manajer

mengambil keputusan keputusan penting tentang ide ide baru yg dapat memajukan organisasi B. The disturbance handler role (penyelesaian gangguan), manajer dapat menyelesaikan gangguan gangguan thdp organisasi ( pemogokan, kelangkaan bahan baku dsb) C. The resource allocator role (peranan pembagi sumberdaya). Manajer harus dapat mengalokasikan sumberdaya organisasi yg terbatas agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien. D. The Negotiator role ( peranan perunding). Manajer melakukan negosiasi dengan pihak tertentu yg berhubungan dengan organisasi ( dgn serikat pekerja) C. Pengambilan keputusan didasarkan pada faktor faktor sebagai berikut : 1. intuition ( intuisi) suara hati individu yang mengambil keputusan ( ilham, perasaan, kemampuan mental pribadi). kelebihannya : A. B. A. B. 2. keputusan diambil cepat dan singkat memanfaatkan kecakapan pengambilan keputusan kemungkinan keputusan yang diambil salah tidak cukup tersedianya alat utk mengambil keputusan facts (fakta fakta )

kelemahannya :

merupakan kejadian kejadian, kondisi kondisi yang mendorong manajer mengambil keputusan keuntungannya :

28

Administrasi, organisasi, & manajemen A. B. keputusan yang diambil lebih rasional, logis, ideal, dan resikonya relatif kecil keputusan lebih mudah direalisasikan

3.

experience (pengalaman) pengambilan kputusan yang dilakukan oleh manajer juga didasari keputusan kelebihannya : A. B. keputusan dapat didasarkan pada pengetahuan praktis pengalaman terbaik dari si pembuat keputusan dapat dijadikan berikutnya pedoman untuk mengambil keputusan oleh pengalaman mereka dalam pengambilan

kelemahannya: a. keputusan yang diambil berdasarkan pengalaman mungkin hanya dapat dilakukan pada situasi tertentu saja b. pengalaman dari pembuat keputusan 4. authority ( kekuasaan ) untuk mengambil keputusan seorang manajer perlu mempunyai kekuasaan atau power kelebihannya : A. B. keputusan mudah diterima keputusan jelas, karena diketahui sumbernya 29 mungkin terbatas

Administrasi, organisasi, & manajemen C. lebih bersifat mengikat dan resmi

kelemahannya: 1. 2. memungkinkan terjadinya praktek diktator memungkinkan terjadinya keputusan yang subyektif

d. langkah langkah pengambilan keputusan1. identifikasi problem ( problem identification) yaitu perbedaan antara keadaan sekarang dengan keadaan yang diinginkan : A. scanning stage memonitor situasi kerja dan perubahan lingkungan yang dapat menimbulkan masalah B. categorization stage mengkategorisasikan perbedaan situasi sekarang dengan situasi yang diinginkan, apakah perbedaan itu akan menjadi masalah bagi perusahaan atau tidak C. diagnose stage pengumpulan informasi tambahan dan mendiagnosa penyebab dan akibat yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut 2. mencari alternatif solusi 3. A. evaluasi dan memilih alternatif, kriteria menilai alternatif dalam pengembilan keputusan adalah sebagai berikut : feasibility menilai apakah suatu alternatif dapat dicapai dengan batasan batasan yang ada dalam organisasi B. quality menilai apakah alternatif tersebut efektif untuk menyelesaikan masalah yang ada C. acceptability

30

Administrasi, organisasi, & manajemen tingkat penerimaan pembuat keputusan dan orang lain yang berhubungan terhadap alternatif tersebut

D. costs berapa sumberdaya yang dibutuhkan dan apa efek samping dari suatu alternatif) E. reversibility kemampuan untuk mengganti alternatif secara mudah 4. implementasi dan monitor solusi yang dipilih

e. model model pengambilan keputusan1. classical decision model manajer memiliki informasi sempurna dalam lingkungan tertentu, mengetahui problem dengan jelas, tahu semua alternatif yang mungkin dan konsekuensinya memilih alternatif yang memberikan solusi terbaik bagi problem organisasi ( optimasi keputusan) 2. behavioral decision model informasi yang dimiliki manajer tidak sempurna dan mengasumsikan bahwa orang bertindak berdasarkan nilai yang mereka terima tentang suatu situasi. merupakan pemilihan alternatif yang paling memuaskan dari beberapa alternatif yang ada (satisficing decision)

f. jenis jenis pengambilan keputusan1. group decision making (pengambilan- keputusan kelompok) cara mendorong kreativitas kelompok :

31


A. brainstorming suatu teknik yang mendorong anggota kelompok untuk menemukan ide ide sebanyak mungkin dari suatu topik tanpa menilai ide tsb. B. nominal group technique teknik yang menggabungkan pekerjaan individu dan kelompok dalam suatu aturan tertentu C. synectics teknik menggunakan suatu analog untuk membantu anggota kelompok melihat masalah dari perspektif yang baru 2. pengambilan keputusan berdasarkan sifat (characteristic decision making ) sifat pengembilan keputusan : A. keputusan auto generated keputusan tempat dsb B. keputusan induced keputusan yang diambil dengan mempertimbangkan data, fakta informasi, situasi, tujuan dan analisa tertentu. keputusan ini lebih rasional dan dapat dipercaya, serta risiko yang akan terjadi dapat diminimalkan ( a dan b = keputusan individu) G. Decision Support system terdiri dari 1. 2. 3. 4. Data Decision Model or Decision Procedure Decision Maker Tenaga ahli kebijakan public yang diambil dengan cepat serta kurang memperhatikan, mempertimbangkan data, fakta, informasi,

32

Administrasi, organisasi, & manajemen 5. 6. Tenaga ahli program computer / Programmer Perangkat komputer terdiri dari :

H. Expert System dalam decision maker A. Tenaga ahli kebijakan public B. C. D. E. Tenaga ahli hukum

Tenag ahli program computer / Programmer Tenaga ahli ekonomi dan perusahaan Tenaga ahli manajemen

i. metode kuantitatif untuk pembuatan keputusan manajemen langkah langkahnya sebagai berikut : a. b. relevan c. d. belanja) e. jalan pikiran yang teratur dan metodologi logis pemakaian model model, biasanya akstraksi akstraksi matematika yang secara kuantitatif merupakan hubungan optimasi dan minimasi suatu fungsi tertentu ( efisiensi identifikasi dan pengukuran tujuan tujuan pengkuantifikasian dari semua variabel faktor tetap yang

ORGANIZING33

BAB III


( PENGORGANISASIAN )A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian Pengorganisasian 2. Memahami tentang Departementasi 3. Memahami dan mengaplikasikan tentang rentang kendali ( span of control ) 4. Memahami dan mengaplikasikan tentang wewenang 5. Memahami dan mengaplikasikan tentang Organisasi formal dan informal 6. Memahami dan mengaplikasikan tentang pola pola organisasi abad 21 7. Memahami dan mengaplikasikan tentang syarat struktur organisasi yang baik 8. Memahami dan mengaplikasikan training and development 9. Memahami dan mengaplikasikan koordinasi B. TUGAS / LATIHAN 1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang Organizing (Perngorganisasian) 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi

BAB III PENGORGANISASIAN34


A. PENGERTIAN :

Suatu proses dimana pekerjaan diatur dan dibagikan diantara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. menurut Schermerhorn: organizing is the process of arranging people and other resources to work together to accomplish a goal. dan selanjutnya koontz & odonnel: the organization function of the manager involves the determination and enumeration of the activities required to achieve the objective of the enterprise, the grouping of the these activities, the assigment of such group of activition to a department headed by a manager and the delegation of authority carry them out menurut koontz organization process adalah 1. activities identification (diperlukan untuk mencapai tujuan) untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan ) 3. delegation of authority ( pendelegasian wewenang untuk menjalankan aktivitas tertentu) 4. coordination ( proses penentuan hubungan, wewenang, dan informasi secara horizontal maupun vertical) a. Departementasi: 1. departementation by enterprise function, manajer diberi wewenang untuk menjalankan proses / fungsi yang spesifik di dalam suatu organisasi

2. departementalization ( pengelompokan aktivitas yang diperlukan

35


kebaikan dan kelemahan organisasi fungsional kebaikan 1. manajer secara bekerja spesialisasinya eksklusif sesuai kelemahan 1. dapat terjadi terlalu banyak spesialisasi 2. sulit koordinasi fungsi antar

2. aktivitas bisnis berdasarkan fungsi sesuai spesialisasinya 3. mempermudah pelatihan

4. top management memiliki alat kontrol yang lebih ketat 5. penggunaan efisien sumberdaya

3. tiap departemen hanya terfokus pada fungsinya sendiri, kurang terfokus pada tujuan perusahaan secara komprehensif 4. pengembangan yang terbatas bagi manajer umum

Dan struktur organisasinya adalah sebagai berikut :

PRESIDENT

VICE PRESIDENT 2.

VICE PRESIDENT

VICE PRESIDENT

VICE PRESIDENT

departementation by division / product : organisasi dipecah menjadi beberapa unit yang independen. tiap unit memiliki sumberdaya sendiri untuk mengoperasikan unitnya secara bebas

36


KEBAIKAN DAN KELEMAHAN ORGANISASI DIVISIONAL A. B. C. D. E. penekanan pada tujuan divisi .pengendalian dan penilaian dilakukan secara langsung manajer memiliki kesempatan berkembang lebih baik KEBAIKAN memudahkan koordinasi antar fungsi berorientasi permintaan pasar pada A. B. C. KELEMAHAN adanya duplikasi fungsi fungsi operasi di setiap divisi tingginya persaingan antar divisi koordinasi dari proyek secara divisi silang sangat sulit untuk dilakukan para manajer sulit untuk berhubungan dengan lingkungan diluar divisinya mengabaikan organisasi keseluruhan tujuan secara

D.

F.

E.

Dan struktur organisasinya adalah sebagai berikut :

DIREKTUR UTAMA

DIVISI PRODUK A 3.

DIVISI PRODUK B

DIVISI PRODUK C

DIVISI PRODUK D dilaksanakan

departementation

by geografis / territory :

oleh organisasi yang mempunyai aktivitas tersebar secara fisik ke beberapa wilayah

37


A.

B. C. D. E. F.

KEBAIKAN DAN KELEMAHAN DEPARTEMENTASI BERDASARKAN WILAYAH KEBAIKAN KELEMAHAN tanggungjawab pada - 1. memerlukan lebih tingkat bawahan banyak orang dgn kemampuan manajer umum fokus pada pasar & - 2. cenderung mempersulit masalah lokal pemeliharaan pelayanan pusat ekonomi meningkatkan koordinasi - 3. menambah masalah bagi dalam suatu wilayah pengendalian manajemen puncak komunikasi tahap mula lebih baik dengan kepentingan lokal menarik keuntungan dari perekonomian operasi lokal memberi pelatihan yang bisa diukur oleh manajer umum

Dan struktur organisasinya sebagai berikut :

DIREKTUR UTAMA

4.5.

DIVISI ASIA

DIVISI AMERIKA

DIVISI AUSTRALIA

DIVISI EROPA

DEPARTEMENTATION BY CUSTOMER perusahaan berusaha melayani dan memuaskan pelanggannya secara maksimal

38


KEBAIKAN DAN KELEMAHAN DEPARTEMENTASI BERDASARKAN PELANGGAN KEBAIKAN 1. mendorong konsentarsi pada pelanggan 2. memberi pelanggan perasaan bahwa mereka memahami pemasok 3. mengembangkan keahlian dalam bidang pelanggan KELEMAHAN 1. sulit mengkoordinasikan permintaan pelanggan yang bersaing 2. memerlukan manajer dan staf ahli dalam masalah pelanggan 3. kelompok pelanggan tidak dapat didefiniskan secara jelas

Dan struktur organisasinya sebagai berikut :

DIREKTUR UTAMA

DIVISI INDUSTRIAL CUSTOMER

DIVISI RETAIL CUSTOMER

DIVISI INSTITUSI PEMERINTAH

5. DEPARTEMENTATION BY PROCESS&EQUIPMENT tujuannya untuk mendapatkan keuntungan ekonomis, meskipun hal ini mungkin juga dituntut oleh sifat peralatan tertentu Dan struktur organisasinya sebagai berikut :

39


MANAJER PEMBELIAN

DIVISI PEMBELIAN PRODUK

DIVISI PENGECEKAN ORDER

DIVISI ADMINISTRASI

6. DEPARTEMENTATION BY TIME dikelompokkan berdasarkan waktu, banyak digunakan oleh tingkat organisasi paling bawah dan struktur organisasinya sebagai berikut :

MANAGER PENGAWASAN INTERN

PERENCANAAN

OPERASI

PENGAWASAN

7. DEPARTEMENTATION BY NUMBER dikelompokkan berdasarkan angka, banyak digunakan oleh tingkat organisasi paling bawah dan struktur organisasinya sebagai berikut :

40

Administrasi, organisasi, & manajemen MANAGER DIVISI

DIVISI 22

DIVISI 24

DIVISI 34

B. RENTANG KENDALI ( SPAN OF CONTROL ) batas jumlah bawahan langsung yangdapat diawasi atau dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer 1. FAKTOR KETERBATASAN RENTANG KEBUTUHAN ORGANISASI : A. B. C. D. keterbatasan waktu keterbatasan pengetahuan keterbatasan kemampuan keterbatasan perhatian

2. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BESAR KECILNYA RENTANG : 1. pelatihan para bawahan (rentang luas) 2. kejelasan pendelegasian otoritas ( rentang sempit) 3. kejelasan perencanaan (rentang luas) 4. tingkat interaksi yang diperlukan (rentang sempit) 5. laju perubahan ( rentang sempit) rentang yang sempit bentuk organisasi semakin tall dan banyak tingkatan manajemen

41


CEO

RENTANG KENDALI YANG LEBAR MENGAKIBATKAN BENTUK ORGANISASI FLAT DAN SEDIKIT TINGKATAN MANAJEMEN

CEO

RENTANG SEMPIT ( NARROW SPAN)

42

Administrasi, organisasi, & manajemen KEUNTUNGAN 1. pengawasan ketat KERUGIAN 1. atasan cenderung terlalu terlibat dalam 2. komunikasi cepat antara atasan - bawahan pekerjaan bawahan 2. level manajemen yang banyak menyebabkan tingginya biaya 3. jarak antara level terendah dengan tinggi terlalu jauh

RENTANG LEBAR ( WIDE SPAN) KEUNTUNGAN 1. atasan didorong untuk mendelegasikan wewenang KERUGIAN 1. atasan cenderung kelebihan beban sehingga keputusan 2. kebijakan harus jelas 3. pemilihan karyawan harus hati - hati C. WEWENANG hak yang dimiliki oleh suatu posisi untuk membuat keputusan yang akan mempengaruhi orang lain terlambat 2. dapat hilangnya control atasan

i. hubungan wewenang

43

Administrasi, organisasi, & manajemen 1. line authority / relationship wewenang lini terjadi bila

terdapat hubungan wewenang langsung antara atasan bawahan, yang berarti setiap manajer melaksanakan wewenang yang utuh kepada seluruh bawahan 2. staff authority biasanya staf mempunyai hak untuk memberikan saran, usulan, dan pendapat pada para manajer lini. manajer lini : orang yang bertanggungjawab atas keberhasilan maupun kegagalan organisasi 3. functional authority hak yang didelegasikan kepada seorang individu atau departemen untuk mengontrol aktivitas yang spesifik yang dilakukan oleh karyawan dimanapun aktivitas itu berada dalam organisasi ii. Delegasi wewenang Pengalihan kekuasaan dan hak untuk bertindak kepada orang lain tujuannya memungkinkan terbentuknya organisasi a. proses pendelegasian wewenang 1. 2. 3. menentukan hasil yang diharapkan dari suatu posisi menugaskan sesuatu pekerjaan pada posisi tsb mendelegasikan wewenang untuk menyelesaikan tugas tersebut b. sikap yang mendukung pendelegasian wewewenang yang efektif 1. kesediaan untuk menerima 2. kesediaan untuk melepaskan 3. kesediaan membiarkan orang lain berbuat kesalahan 4. kesediaan untuk mempercayai bawahan 5. kesediaan untuk menetapkan dan menggunakan pengendalian yang luas 44

Administrasi, organisasi, & manajemen iii. sentralisasi : suatu kebijakan yang menempatkan wewenang pengendalian dan pengambilan keputusan di tangan eksekutif puncak a. kebaikan sentralisasi : 1. pengendalian dapat lebih efektif 2. mengurangi waktu pengembilan keputusan 3. keseragaman rencana dari tindakan yang dilakukan B. kerugiannya : 1. 2. 3. kelambatan pengembilan keputusan manajer muda mempunyai sedikit pengalaman dalam pengambilan keputusan kaderisasi manajer buruk

iv. Desentralisasi kebijakan untuk mendelegasikan wewenang pembuatan keputusan ke level yang lebih rendah dalam struktur organisasi, kecuali hal hal tertentu yang memang harus ditangai oleh manajer puncak faktor yang mempengaruhi proses sentralisasi atau desentralisasi 1. mahalnya suatu keputusan 2. keseragaman kebijakan 3. kemajuan perusahaan 4. sejarah perusahaan 5. keinginan kemandirian 6. tersedianya manajer 7. teknik pengendalian 8. pengaruh lingkungan

45


I. ORGANISASIA. Pengertian Organisasi adalah sarana / alat untuk mencapai tujuan . Oleh karena itu organisasi merupakan wadah kegiatan dari orang orang yang bekerjasama dalam usahanya mencapai tujuan. Menurut Mc. Farland bahwa adalah suatu an organization is an identifiable group of people kelompok manusia yang dapat dikenal yang contributing trheir effort toward the attainment of goals ( organisasi menyumbangkan usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan. B. Ciri cirri organisasi ( Organization Characteristic ) Berdasarkan definisi tersebut diatas, maka cirri cirri organisasi adalah : 1. Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal 2. Adanya kegiatan yang berbeda beda tetapi satu sama lain saling berkaitan 3. Tiap tiap anggota menyumbangkan usahanya/ tenaganya 4. Adanya kewenangan, koordinasi, dan pengawasan 5. Adanya suatu tujuan C. Organisasi formal dan informal menurut koontz : formal organization is the intentional

structure of roles in a formaly organized enterprise, dan yang dimaksud dengan informal organization is a network of personal and social relation not established or required by the formal organization but arising spontaneously as people associate with one another

46


d. pola pola organisasi abad 21 1. shorter chain of command: wewenang yang menghubungkan secara vertikal semua posisi dalam organisasi dengan posisi yang ada diatasnya 2. less tugas, unity dan of command struktur : kecenderungan organisasi lebih menggunakan lebih banyak cross functional team, satuan horizontal.. organisasi memperhatikan konsumen, karyawan harus bekerja lebih dari satu atasan 3. wider span of control : kecenderungan organisasi menghilangkan level manajer yang tidak perlu. manajer dianggap memiliki kemampuan untuk mengelola banyak karyawan, karena manajer dan karyawan dianggap memiliki kemampuan 4. more delegation yang and ada empowerment dibawahnya. : kecenderungan memahami organisasi menggunakan proses delegasi kepada tingkatan organisasi manajer tersedianya rentang waktu, perhatian yang semakin sempit, serta adanya perubahan teknologi dan pengetahuan yang fantastis. e. syarat struktur organisasi yang baik 1. 2. 3. merefleksikan objectives dan plans terdapat garis yang jelas antara wewenang dan kewajiban di setiap level. harus ada kesatuan perintah

47

Administrasi, organisasi, & manajemen 4. pengelompokan aktivitas dan hubungan kewenangan dalam struktur organisasi harus mempertimbangkan keterbatasn sdm (span of management) 5. struktur organisasi fleksible untuk mengikuti perubahan yang terjadi dalam lingkungan ii. training and development menurut bartol : is a planned effort to facilitate employee learning of job related behaviors in order to improve employee performance a. proses training and development : 1. penentuan kebutuhan t & d 2. penetapan tujuan bersifat umum dan spesifik 3. pemilihan metode 4. pemilihan media 5. implementasi program 6. evaluasi program b. tujuan t & d : 1. meningkatkan produktivitas kerja 2. mencegah ketinggalan dalam ketrampilan yang baru 3. mempersiapkan pekerja untuk melakukan pekerjaan di level yang lebih tinggi c. metode t & d : 1. on the job atau on site training, pelatihan yang dilakukan pada saat bekerja ( rotasi, magang ) 48

Administrasi, organisasi, & manajemen 2. 3. off the job atau off site training, pelatihan yang dilakukan di tempat yang terpisah dari tempat bekerja ( seminar / kursus) development program, program untuk meningkatkan ketrampilan konseptual manajer ( kuliah, kursus manajerial) III. KOORDINASI Koordinasi merupakan suatu proses menyatukan aktivitas dari departemen yang terpisah untuk mencapai sasaran organisasi secara efektif. Tanpa koordinasi, orang akan kehilangan pandangan terhadap perannya dalam organisasi secara total dan tergoda sendiri untuk dengan mendahulukan kepentingan departemen mereka

mengorbankan sasaran organisasasi. Masalah masalah koordinasi yang timbul dalam suatu organisasi, sebab- sebabnya adalah sebagai berikut : a. Sejumlah dan kompleksnya fungsi dan kegiatan yang secara khusus dilakukan oleh berbagai bagai unit atau perorangan b. Bertambahnya berbagai c. Semakin pengkhususan sehingga dan pengkhususan dari kegiatan kompleks memperbesar struktur struktur organisasi

organisasi itu sendiri besarnya menambah masalah dalam koordinasi Terdapat 3 (tiga) macam pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif yaitu : 1. Pendekatan Teknik Manajemen Dasar 2. Pendekatan Meningkatkan Koordinasi Potensial 3. Pendekatan Mengurangi Kebutuhan Koordinasi

49


MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSI 1. SISTEM INFORMASI VERTIKAL 2. HUBUNGAN LATERAL

TEKNIK MANAJEMEN DASAR 1. HIERAKHI MANAJERIAL 2. PERATURAN & PROSEDUR 3. RENCANA & SASARAN

MENGURANGI KEBUTUHAN ORGANISASI 1. MENUMPUK SUMBERDAYA 2. UNIT INDEPENDENT

Gambar 3. Tiga Pendekatan Metode Koordinasi Efektif Sumber : Stoner, Freeman, Gilbert (1996 : 14)

50


ACTUATING ( PENGGERAKKAN / PENGARAHAN)A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian Penggerakkan / Pengarahan 2. Memahami tentang motivasi 3. Memahami dan mengaplikasikan tentang Teori teori mengenai motivasi menurut para ahli manajemen 4. Memahami dan mengaplikasikan tentang Manajemen konflik 5. Memahami dan mengaplikasikan tentang komunikasi B. TUGAS / LATIHAN

BAB IV

1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang Actuating(Penggerakkan / Pengarahan) 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi

51


BAB IV PENGARAHAN DAN MOTIVASII. PENGARAHAN ( DIRECTING) Menurut Terry ( 2008 : 181) Directing atau pengarahan adalah mengintegrasikan usaha usaha anggota suatu kelompok sedemikian rupa, sehingga dengan selesainya tugas tugas yang diserahkan kepada mereka, mereka memenuhi tujuan tujuan individual dan kelompok Cara mengarahkan bawahan / staf yang tepat dilakukan oleh manajer sebab : 1. 2. 3. 4. 5. mengenal bawahannya terbiasa dengan kecakapan dan kemampuan mereka mengerti akan kapasitas dan perhatian mereka mengetahui apa yang dapat mereka hasilkan sudah mengamati perilaku mereka

Teknik atau strategi pengarahan yang efektif sebagai berikut : 1. Memberikan informasi yang diperlukan untuk mengambil tindakan yang efektif 2. Memberikan informasi mengenai lingkungan fisik dan manusia di tempat bekerja ( untuk pegawai baru) 3. Informasi cara bekerja yang baik 4. Menyampaikan kebijakan kebijakan/ keputusan keputusan pimpinan perusahaan yang meliputi : a. Lokasi peralatan dalam organisasi / perusahaan atau pabrik b. Penentuan tempat bagian bagian utama c. Perumusan metode kerja 52

Administrasi, organisasi, & manajemen d. Hubungan / koordinasi horizontal di internal perusahaan e. Saran / cara membuat dan mengisi format laporan f. Teknis mengevaluasi kinerja karyawan II. MOTIVASI 1. keadaan dalam diri seseorang yang menyebabkan mereka berperilaku atau mau melakukan sesuatu dengan cara yang menjamin tercapainya suatu tujuan. kemauan untuk melakukan sesuatu

2.

menurut bartol : motivation is the force that energizes behavior, and underlies the tendency to persist dan selanjutnya cutlip & center mengemukakan sumber sumber motivasi sebagai berikut : A. motivasi pribadi ( personal motivation) berkaitan langsung dengan keadaan, daya nalar, sikap individu yang bersangkutan B. motivasi kelompok ( group motivation) : 1. didasarkan kelompok usia, jenis kelamin, pendidikan, pekerjaan ( statistical group). respon dari orang orang dalam kelompok yang sama thdp suatu objek, sikap relatif sama 2. kelompok dari orang orang yang mempunyai tujuan yang sama ( partai politik, organisasi buruh) kemudian menurut abraham maslow yang menjadi dasar motivasi perilaku manusia : kebutuhan terdiri atas : A. B. C. D. E. kebutuhan dasar / fisik kebutuhan rasa aman kebutuhan akan kasih sayang kebutuhan harga diri kebutuhan-untuk mengaktualisasikan diri 53


berkaitan dengan hal tersebut mc. gregor menegaskan bahwa seseorang manajer bekerja dengan orang orang tergantung terhadap pandangannya tentang manusia . teory x dan y. teori x : 1. 2. bekerja sesedikit mungkin, hanya melaksanakan yang

ditugaskan, pekerjaaan tidak disukai menentang perubahan pekerja harus diawasi, harus dibujuk, dihukum, mereka mementingkan organisasi 3. pekerja ingin diberikan pengarahan manajer, mereka menghindari tanggungjawab teori y : 1. 2. 3. pekerja secara inheren tidak membenci pekerjaan, ingin melaksnakan tugas dengan sebaik baiknya pegawai memiliki kapasitas untuk menerima tanggung jawab pegawai ingin memenuhi kebutuhan sosial, atualisasi diri, dan penghargaan dirinya sendiri, menentang kebutuhan

DAVID MC CLELLAND, menegaskan bahwa terdapat 3 motif utama yg mendorong perilaku manusia yaitu : a. Motif pencapaian prestasi (achievement motive ) : motif yang mendorong orang bekerja keras utk mencapai prestasi kerja yang baik

54

Administrasi, organisasi, & manajemen b. Motif afiliasi ( affiliation motive) : motif yang

membuat orang suka berkumpul dengan orang lain, bekerja dalam kelompok, dan ingin mendapat dorongan moril dari orang orang yang ada di sekitarnya c. Motif kekuasaan ( power motive) : motif yang mendorong manusia ingin menonjolkan kekuasaannya dengan cara mendominasi orang lain (ambisius ) Coersif : tindakan yang bersifat memaksa, yang dilakukan dengan terror, pemerasan, boikot, atau menonjolkan kekuasaan dan cara cara lain yang menimbulkan tekanan batin, menegangkan jiwa, dan menimbulkan rasa takut orang yang dimotivasi.

Menurut Stoner terdapat 4 asumsi dasar manajer dalam motivasi 1. 2. 3. 4. motivasi suatu hal yang baik & positif sebagai salah satu faktor yang

pemberian

mempengaruhi

kinerja

seseorang motivasi seseorang tidak banyak jumlahnya, harus ditambah secara periodik suatu alat yang digunakan manajer untuk mengatur hubungan kerja dalam orgfanisasi motivator motivator yang disarankan adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. pemerkayaan jabatan dan rotasi (job enrichment ) partisipasi ( participation) manajemen management) manajer penggadaan ( multiplier management) kekuatan pikiran hubungan manusia yang realistis berdasarkan sasaran (result

55

Administrasi, organisasi, & manajemen 7. 8. 9. 10. lingkungan dimana pekerjaan dilaksanakan jam kerja yang fleksibel kritik yang efektif tidak ada kesalahan sama sekali (zero defects)

Teori teori mengenai motivasi menurut para ahli manajemen adalah sebagai berikut : 1. ERG THEORY ( CLAYTON ALDERFER) menyatakan bahwa kebutuhan terdiri dari : 1.Existance needs 2. Relatedness need 3. Growth needs 2. FREDERICK HEZBERG mengemukakan teori tentang kepuasan ( satisfaction) sebagai berikut : a. satisfer / motivator / job content b. dissatisfer / hygiene factor / job content HYGIENE FACTOR ( DISSATISFER ) gaji rasa aman kondisi lingkungan kerja hubungan dengan pengawas kebijakan perusahaan hubungan dengan rekan MOTIVATOR (SATISFER) achievement recognition responsibility challenging work advancement involvement

3. vrooms expectancy theory : pertimbangan sebelum melakukan pekerjaan : a. effort performance expectancy (penilaian kita tentang yang

kemungkinan diharapkan)

usaha kita akan menghasilkan kinerja

56

Administrasi, organisasi, & manajemen b. performance kemungkinan diharapkan) c. valence (penilaian kita tentang nilai atau imbalan yang akan kita peroleh) outcome usaha expectancy kita akan (penilaian memberikan kita tentang yang

hasil

4. 1. 2. 3. 4.

reinforcement theory( law effect) mengemukakan tentang dampak hukumsebagai berikut positive reinforcement (pujian) avoidance learning (kritikan) extinction (peniadaan) punishment

dasar dasar motivasi terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5. mengikutsertakan bawahan orang lain komunikasi pengakuan wewenang yang didelegasikan perhatian timbal balik

alat motivasi dapat berupa : 1. material ( upah / gaji, barang) 2. non material ( promosi, penghargaan ) jenis motivasi : 1. motivasi positip ( incentif) 2. motivasi negatif ( sanksi)

III. Manajemen konflik Kepemimpinan beserta keanggotaan di dalam suatu organisasi tidak lepas dari permasalahan atau konflik. Sumber konflik pada umumnya berasal dari ketidakpuasan dan pembagian sumber daya yang tidak

57

Administrasi, organisasi, & manajemen rasional. Untuk lebih jelas digambarkan potensi menciptakan konflik sebagai berikut :

Area A : Rendah untuk konflik Area B : Tinggi untuk Konflik Tinggi B Ketidak Sasaran A Rendah. Pembagian sumber daya Gambar 4 : Potensi Menciptakan Konflik Di dalam menjalankan tugas untuk mencapai sasaran individu maupun kelompok, jika terjadi ketidak sesuaian di antara sesame anggota kelompok maupun terhadap pimpinannya sudah dapat mempengaruhi terjadinya konflik. Semakin tinggi ketidak sesuaian di dalam mencapai sasaran, akan makin kuat pengaruhnya terhadap terjadinya konflik. Demikian juga apabila pembagian sumberdaya yang tidak secara adil diantara anggota dan pemimpinnya akan dapat menciptakan konflik, semakin tinggi ketidak adilan, maka semakin kuat pengaruhnya pada penciptaan konflik diantaraanggota kelompok dan pimpinannya. Tinggi sesuaian Tinggi Ketergantungan Aktivitas

58


A. Penanganan Konflik 1. Penanganan konflik Interpersonal

Perhatian pada Diri Sendiri Tinggi Rendah Tinggi Penggabungan Curiga Perhatian Pada lainnya Curiga Dominasi Menghindar Membantu

Rendah Gambar 5: Cara Penanganan konflik Interpersonal 2. Langkah langkah menghadapi konflik a. Mengatasi konflik melalui jalur hirakhi komando Konflik yang dihadapi diatasi dengan mempergunakan alur hirakhi komando di dalam struktur organisasi, secara psikologis komando atau atasan tertinggi memiliki kewenangan atau wibawa organisasi untuk yang menyelesaikan dipimpinnya. setiap permasalahan dalam

59


b. Mengatasi konflik melalui pimpinan tertinggi Pada umumnya, konflik yang terjadi akibat perselisihan yang sangat pribadi bukan akibat dari pekerjaan, akan menjadi suatu konflik jika tidak terselesaikan dapat menimbulkan dendam dan konflik fisik, apabila sudah mendalam harus diselesaikan oleh pimpinan tertinggi. c. Mengatasi konflik melalui arbitrasi Mengatasi konflik yang timbul akibat permasalahan dalam tuntutan pembenaran hak dan kewajiban antara karyawan dengan pimpinan, pada umumnya diatasi dengan memanfaatkan lembaga arbitrasi yang dibentuk konflik d. Mengatasi konflik melalui Ombudsman Ombudsman merupakan bagian yang dibentuk di dalam organisasi yang mempunyai klasifikasi untuk mengetahui dan menguasai banyak permasalahan di dalam organisasi, yang memberikan solusi kepada pimpinan tertinggi untuk pengambilan keputusan. Dan perannya independent dan professional dan posisinya tidak ada dalam hirarkhi garis komando, pada umumnya berfungsi sebagai asisten pembantu atau asisten wakil manajemen. 3. Mengurangi Konflik melalui Restrukturisasi Untuk mengurangi konflik yang terjadi dalam organisasi, pada umumnya dapat dilakukan melalui perubahan struktur organisasi yang dikoordinasikan dengan setiap aktivitas pekerjaan yang sering menimbulkan konflik. Caranya : a. Membentuk departemen saling tergantung b. Membentuk Kopel persediaan c. Membentuk duplikasi kopel persediaan d. Melakukan penggabungan ( Merger) pemerintah ataupun tenaga professional di bidang perselisihan perburuhan yang diakui oleh organisasi, dimana terjadi

60

Administrasi, organisasi, & manajemen 4. Cara Intervensi Manajemen di dalam Pengendalian Konflik a. Dengan melalui control b. Dengan Pengendalian Hasil

Proses Kontrol Tinggi Rendah Tinggi Intervensi Ingin Tahu Pengendalian Hasil Rendah Penengah Sebagai Pendorong Intervensi sebagai lawan

Gambar 6 : Gaya Intervensi Manajerial Menghadapi Konflik

IV. KOMUNIKASI menurut Davis : communications is the phase of the manajerial

process thats transmits ideas from one person to another for use in the performance of managerial function a. unsur dalam proses komunikasi 1. pengirim ( sender) 2. pesan ( message) 3. penerima ( receiver) 4. umpan balik

61


b. fungsi komunikasi 1. fungsi informasi 2. fungsi perintah dan komunikasi 3. fungsi pengaruh dan persuasi atau motivasi 4. fungsi integrasi 5. fungsi pengungkapan emosi 6. fungsi evaluasi c. bentuk komunikasi 1. berdasarkan arah : A. B. C. A. B. A. B. downward communication upward communication crosswise communication komunikasi verbal komunikasi non verbal komunikasi formal komunikasi informal

2. berasarkan penyampaiannya

3. berdasarkan formalitas :

d. Komunikasi dalam organisasi Dalam pengertian komunikasi dalam organisasi terdiri dari : 1. Komunikasi antara pimpinan dengan bawahannya, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pimpinan / manajer perusahaan kepada bawahannya yang berkaitan dengan kewenangan atau kebijakan pimpinan berupa instruksi atau perintah pelaksanaan pekerjaan , sedangkan bawahan menyampaikan berbagai hal yang berkaitan dengan kepentingannya selaku karyawan.

62

Administrasi, organisasi, & manajemen 2. Komunikasi individu secara langsung di dalam organisasi, yaitu komunikasi timbal balik antar individu didalam organisasi baik yang bersifat komunikasi lisan maupun komunikasi yang bersifat tertulis

e. HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF 1. hambatan individual 2. hambatan mekanik 3. hambatan fisik 4. hambatan semantik

f. JARINGAN KOMUNIKASI 1. JARINGAN LINGKARAN / RODA :

2. JARINGAN POLA RANTAI

63


3. JARINGAN POLA Y

4. JARINGAN POLA BINTANG

64


5. JARINGAN POLA SEMUA SALURAN

f. PROSES KOMUNIKASI NOISE MANAGER SENDERENCODING CHANNEL

MANAGERDECODING RECEIVER

FEED BACK

65


BAB V

A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS

CONTROLLING ( PENGAWASAN / PENGENDALIAN)

Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian Pengawasan / pengendalian 2. Memahami tentang Metoda / cara pengendalian 3. Memahami dan mengaplikasikan tentang proses pengendalian 4. Memahami tentang Jenis Jenis Pengendalian 5. Memahami dan mengaplikasikan tentang Alat Pengendalian 6. Memahami tentang Karakteristik Pengendalian yang efektif : 7. Memahami tentang Pengawasan Kualitas : ( audit mutu / Quality Control) B. TUGAS / LATIHAN

1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang Controlling(Pengawasan / Pengendalian) 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi

66


BAB V . PENGENDALIAN (controlling )A. DEFINISI : 1. Pengendalian adalah merupakan salah satu fungsi dari

manajemen dan merupakan satu kesatuan / entitas proses manajemen yang tidak dapat dipisahkan dari fungsi fungsi lainnya 2. controlling is the measurement and correction of performance in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain them are being accomplished ( Koontz) B. TUGAS / FUNGSI : Mengawasi dan mengammati proses pelaksanaan dari suatu kegiatan, yang dilakukan secara terus menerus agar pencapaian tujuan sesuai dengan yang telah ditetapkan/ditentukan dengan prinsip efektif dan efisien, sehingga apabila terdapat penyimpangan / permasalahan yang dihadapi, akan segera dapat dilakukan korektif atau tindakan seperlunya. Pengendalian erat hubungannya dengan fungsi perencanaan, kedua fungsi tersebut saling mengisi dan melengkapi. Keterkaitan kedua fungsi tersebut digambarkan sebagai berikut :

67


PERENCANAAN :- SASARAN - TUJUAN - STRATEGI - PERENCANAAN

PENGENDALIAN:- STANDAR - UKURAN - PERBANDINGAN - TINDAKAN

PENGORGANISASIAN:- STRUKTUR - MANAJEMEN SDM (SUMBERDAYA MANUSIA)

KEPEMIMPINAN:- MOTIVASI - KEPEMIMPINAN - KOMUNIKASI - PERILAKU INDIVIDU - PERILAKU KELOMPOK

GAMBAR 7: KETERKAITAN FUNGSI PENGENDALIAN DENGAN PERENCANAAN Sasaran merupakan fokus dalam proses perencanaan, karena sasaran merupakan arah atau pedoman bagi seorang manajer dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Sasaran yang disampaikan oleh seorang manajer kepada staf atau bawahannya tentunya tidak menjamin tercapainya suatu sasaran. Agar sasaran tercapai secara efektif, seorang manajer perlu melakukan berbagai upaya tindakan melalui kegiatan pengendalian atau pengawasan 68

Administrasi, organisasi, & manajemen sehingga sasaran tersebut dapat dilaksanakan oleh para bawahan dengan baik. C. METODA Metoda / cara pengendalian dapat dilakukan melalui : 1. Pengamatan / analisis , baik terhadap dokumen perencanaan

maupun terhadap dokumen pelaporan kegiatan baik yang menyangkut waktu, kualitas hasil, pemakaian sumber daya dan lain lain. 2. Pengamatan / peninjauan langsung ke lapangan secara periodic 3. Rapat koordinasi dan konsultasi D. PROSES PENGENDALIAN 1. Menentukan Standar Prinsipnya standar adalah kriteria hasil kerja. Standar berkaitan dengan berbagai hal yang dipilih dari keseluruhan program perencanaan terhadap hal hal mana pengukuran hasil kerja dilakukan. Seorang manajer akan dapat menerima berbagai informasi yang terjadi dalam proses pelaksanaan kegiatan tertentu, tanpa harus selalu memperhatikan thapan / langkah langkah operasional dalam melaksanakan perencanaan tersebut. Semakin kecil kualitas / kadar teknis suatu pekerjaan, akan sulit menentukan standar. Standar yang baik adalah yang dapat diukur (verifiable objectives) 2. Pengukuran hasil kerja Pengukuran hasil kerja dapat dilakukan manakala standar pekerjaan telah ditetapkan 3. Tindakan koreksi terhadap perbedaan antara standar dengan aktualnya.

69

Administrasi, organisasi, & manajemen Jika Hasil kerja diukur secara tepat, tindakan koreksi terhadap penyimpangan akan mudah dilakukan, terutama apabila terjadi perbedaan antara standar dengan aktualnya E. Jenis Standar : 1. Standar fisik ( physical standard) 2. standar biaya ( cost standard ) 3. Standar modal ( Capital standard) 4. Standar Pendapatan ( revenue standard) 5. Standar program ( Programe Standard) 6. Tujuan sebagai standar ( Goals as standard )

F. Tindakan Koreksi : 1. Tindakan perbaikan segera Memperbaiki suatu kinerja pada jalurnya 2. Tindakan perbaikan mendasar Menentukan bagaimana dan mengapa kinerja menyimpang dan mengoreksi sumber penyimpangan tersebut. G. Jenis Jenis Pengendalian 1. Feedforward control ( Preliminary control, precontrol, steering control) Dilakukan terhadap input input untuk memastikan bahwa input tersebut memenuhi standar yang dibutuhkan dalam proses transformasi 2. concurrent control ( screening control) Dilakukan terhadap proses transformasi input menjadi output guna memastikan bahwa proses tersebut memenuhi standar organisasi 3. Feedback control ( post action control / output control) kegiatan segera untuk mengembalikan

70

Administrasi, organisasi, & manajemen Dilakukan setelah barang atau jasa organisasi telah selesai diproses 4. Multiple control Sistem pengendalian dengan menggunakan dua atau lebih metode pengendalian. Kegiatan pengendalian dan diperoleh baru dapat terselenggara dalam terus secara secara proses menerus dengan

berdayaguna pelaksanaannya kejadian diperoleh Pembina atau

berhasilguna informasi

apabila

mengenai pelbagai hal yang dapat memberikan gambaran tentang perkembangan yang berhubungan pelaksanaan kegiatan yang ada di lapangan. Informasi dapat dari karyawan pelaksana, penanggungjawab teknis, dan pengawas atau melalui berbagai laporan dan

kunjungan lapangan. H. Alat Pengendalian Alat pengendalian yang digunakan oleh manajer dalam melakukan pengendalian yaitu : 1. Budget Merupakan ikhtisar hasil yang akan diharapkan dan pengeluaran yang yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Proses Pengendalian dalam menggunakan budget yaitu dengan membandingkan antara penerimaan, pengeluaran, dan hasil 2. Non Budget a. Personal observation Pengawasan langsung secara pribadi yang dilakukan oleh manajer b. Report Merupakan laporan yang dibuat oleh bawahan. Dari laporan tersebut dapat diketahui perkembangan suatu kegiatan

71

Administrasi, organisasi, & manajemen c. Financial statement Merupakan daftar laporan keuangan yang biasanya dari balance sheet dan income statement. Dari kedua laporan tersebut dapat diketahui kondisi keuangan dari suatu perusahaan d. Statistik Merupakan proses pengumpulan data, keterangan, dan kejadian masa lalu, yang kemudian disajikan dalam bentuk grafik, kurva, diagram, sehingga dapat diketahui kejadian yang telah berlalu e. Internal Audit Pengendalian yang dilakukan oleh manajer terhadap bawahan yang meliputi kegiatan kegiatan tertentu I. Karakteristik Pengendalian yang efektif : a. Future oriented Sistem pengendalian yang dilakukan perlu berorientasi pada masa yang akan dating. Pengendalian harus disesuaikan dengan perencanaan, dan memungkinkan adanya tanggungjawab pada pihak pihak terkait. b. Multidimensional Pengendalian yang efektif tidak hanya didasarkan pada satu alat saja c. Ekonomis Sistem pengendalian harus memperhitungkan biaya yang dikeluarkan. Manfaat yang diperoleh harus seimbang dengan biaya yang dikeluarkan untuk pengendalian itu. d. Data yang akurat Data yang diolah menjadi informasi harus akurat, hal ini disebabkan pengendalian yang baik memerlukan informasi yang akurat. Informasi yang tidak akurat akan menimbulkan masalah baru dalam pengendalian. 72

Administrasi, organisasi, & manajemen e. Realistis atau dapat dicapai Sistem pengendalian yang digunakan harus drealistis f. Tepat waktu Informasi harus bersedia setiap saat pada waktu informasi tersebut dibutuhkan, hal ini guna memperlancar proses pengendalian g. Dapat dimonitor Pengendalian yang baik harus dirancang sesuai dengan karakteristik orang yang akan melakukan pengawasan tersebut, sehingga hal ini memudahkan proses pengendalian itu sendiri dan akan diperoleh informasi yang baik guna peningkatan efektivitas organisasi h. Dapat diterima oleh anggota organisasi Sistem pengendalian yang baik harus dapat menghasilkan informasi yang mengarah pada perbaikan. Informasi harus sampai pada pihak yang bertanggungjawab sehingga dapat diharapkan adanya perbaikan atas kekurangannya i. Fleksibel Sistem system pengendalian pengendalian juga harus harus mampu mmprediksi mungkin kemungkinan kemungkinan yang akan terjadi. Maka dari itu dirancang seluwes sehingga dapat menyesuaikan dengan situasi dan kondisi J. Kategori budget / biaya : a. Biaya langsung Suatu pengeluaran yang dibebankan dalam pekerjaan langsung atas hasil produksi atau jasa b. Biaya material langsung c. Biaya overhead d. Ongkos penjualan e. Biaya administrasi

73

Administrasi, organisasi, & manajemen K. Pengendalian biaya berkaitan dengan cost expectancy dari seorang analis anggaran / pembiayaan dengan menggunakan : 1. Standar standar yang ditentukan secara ilmiah 2. Performance yang lalu 3. Pertimbangan expectancy atau standard cost (pengeluaran normal) Evaluasi performance menyeluruh suatu organisasi, biasanya

diambil dari nilai nilai income statement dan balance sheet, ratio yang digunakan adalah : a. assets , kekayaan kekayaan yang ada terhadap utang utang yang ada b. Penjualan penjualan bersih terhadap modal kerja c. Penjualan penjualan bersih terhadap inventaris d. Belanja belanja administrasi terhadap penjualan penjualan e. Utang jangka panjang terhadap modal keseluruhan L. Pengawasan Kuantitas : Dimaksudkan untuk menimbulkan arus hasil hasil yang diingini secara teratur atau jasa jasa. Maksud untuk Pengendalian terus / Pengawasan kuantitas adalah menerus

memperhatikan bagaimana caranya berbagai hasil hasil produksi atau jasa jasa itu bergerak, dengan memastikan : 1. hasil hasil produksi atau jasa jasa tertentu tidak sampai habis 2. Menolong untuk mengidentifikasi dari rencana M. Pengawasan Kualitas : ( audit mutu / Quality Control) Tujuannya : mempertahankan kualitas yang memuaskan untuk tujuan yang dimaksudkan, bukan kualitas yang setinggi mungkin 74 hasil hasil produksi yang bergerak lebih maju dari rencana maupun yang terbelakang

Administrasi, organisasi, & manajemen Tujuan yang dicari : 1. Konsistensi dengan harga yang diminta untuk hasil produksi atau jasa itu 2. Diberikan hasil hasil yang memuaskan dan dapat dipercaya

BAB VI

LEADERSHIP / KEPEMIMPINANA. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian leadership / kepemimpinan 2. Memahami tentang pemimpin yang memenuhi

persyaratan3. Memahami dan mengaplikasikan tentang jenis gaya

kepemimpinanB. TUGAS / LATIHAN

1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang leadership /kepemimpinan 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi

75


BAB VI LEADERSHIP / KEPEMIMPINAN

kepemimpinan memainkan peranan yang amat penting, bahkan dapat dikatakan amat menentukan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pimpinan membutuhkan orang lain, yaitu bawahan untuk melaksanakan secara langsung tugas-tugas, di samping memerlukan sarana dan prasarana lainnya. Kepemimpinan yang efektif adalah kepemimpinan yang mampu menumbuhkan, memelihara dan mengembangkan usaha dan iklim yang kondusif di dalam kehidupan organisasional. Bennis (dalam Kartono, 1982) memberi batasan kepemimpinan

sebagai the process by which an agent induces a subordinate to

76

Administrasi, organisasi, & manajemen behave in a desired manner (proses yang digunakan seorang pejabat menggerakkan bawahannya untuk berlaku sesuai dengan cara yang diharapkan). kepemimplnan Dari defenisi di atas dapat dinyatakan mempengaruhi bahwa atau

adalah

merupakan

proses

menggerakkan bawahan (followers) agar mau melaksanakan apa yang diinginkan atau diharapkan oleh pimpinan tersebut. Oleh karena pentingnya peranan kepemimpinan di dalam kehidupan

organisasional, ada pakar yang menyebut bahwa Leadership is getting things done by the others. Seorang pemimpin di dalam melaksanakan kepemimpinan haruslah memiliki kriteria-kriteria yang diharapkan, dalam arti seorang

pemimpin harus memiliki kriteria yang lebih dari pada bawahannya misalnya jujur, adil, bertanggung jawab, loyal, energik, dan beberapa kriteria-kriteria lainnya. Kepemimpinan merupakan sebuah hubungan yang kompleks, oleh karena berhadapan dengan kondisi-kondisi ekonomi, Gaya nilai-nilai sosial Secara yang dan langsung positif pertimbangan maupun tidak politis. langsung

kepemimpinan,

mempunyai

pengaruh

terhadap

peningkatan

produktivitas / prestasi kerja karyawan/pegawai. Hal ini didukung oleh Sinungan (1987) yang menyatakan bahwa gaya kepemimpinan yang termasuk di dalam lingkungan organisasi merupakan faktor potensi dalam meningkatkan produktivitas / prestasi kerja. Dewasa ini, banyak para ahli yang menawarkan gaya Kepemimpinan yang dapat 77

Administrasi, organisasi, & manajemen meningkatkan produktivitas kerja karyawan, dimulai dari yang paling klasik yaitu teori sifat sampai kepada teori situasional. Dari beberapa gaya yang di tawarkan para ahli di atas, maka gaya kepemimpinan situasionallah yang paling baru dan sering di gunakan pemimpin saat ini. Gaya kepemimpinan situasional dianggap para ahli manajemen sebagai gaya yang sangat cocok untuk diterapkan saat ini. Sedangkan untuk bawahan yang tergolong pada tingkat kematangan yaitu bawahan yang tidak mampu tetapi berkemauan, maka gaya kepemimpinan yang seperti ini masih pengarahan, karena kurang mampu, juga memberikan perilaku yang mendukung. Dalam hal ini pimpinan/pemimpin perlu membuka komunikasi dua arah (two way communications), yaitu untuk membantu bawahan dalam

meningkatkan motivasi kerjanya. Selanjutnya, yang mampu tetapi tidak mau melaksanakan

tugas/tanggung jawabnya. Bawahan seperti ini sebenarnya memiliki kemampuan untuk melakukan pekerjaan, akan tetapi kurang memiliki kemauan dalam melaksanakan tugas. Untuk meningkatkan

produktivitas kerjanya, dalam hal ini pemimpin harus aktif membuka komunikasi dua arah dan mendengarkan apa yang diinginkan oleh bawahan. Sedangkan gaya delegasi adalah gaya yang cocok

diterapkan pada bawahan yang memiliki kemauan juga kemampuan dalam bekerja. Dalam hal ini pemimpin tidak perlu banyak 78

Administrasi, organisasi, & manajemen memberikan dukungan maupun pengarahan, karena dianggap

bawahan sudah mengetahui bagaimana, kapan dan dimana mereka barus melaksanakan tugas/tangung jawabnya. Dengan penerapan gaya kepemimpinan situasional ini, maka bawahan/pegawai merasa diperhatikan oleh pemimpin, sehingga diharapkan produktivitas

kerjanya akan meningkat. Hubungan seorang pemimpin mempengaruhi pihak lain untuk bekerja sama secara sukarela dalam usaha mengerjakan tugas tugas yang berhubungan untuk mencapai hal yang diinginkan oleh pemimpin tersebut. menurut gr terry leadership is the activity of influencing people to strive willingly for mutual objectives

terdapat 2 tipe pengaruh pemimpin, yaitu : 1. prestasi pemimpin yang secara langsung mempengaruhi tingkat pekerjaan kelompok 2. perilaku pemimpin dalam mempengaruhi kehidupan kelompok dan kepuasan anggotanya Dalam menjalankan aktivitas di perusahaan seorang pemimpin / manajer merupakan factor yang menentukan tingkat kemajuan perusahaan. Untuk itu diperlukan pemimpin yang memenuhi persyaratan. Persyaratan itu terdiri dari : 1. harus puas dengan selesainya pekerjaan tertentu dengan memenuhi kebutuhan kelompoknya 2. harus dipercaya oleh para pengikutnya

79

Administrasi, organisasi, & manajemen 3. sadar akan peran yang diharapkan darinya 4. jenis / gaya kepemimpinan terdiri dari : a. kepemimpinan situasional b. kepemimpinan perilaku pribadi c. work centered / worker centered leadership d. personal leadership e. kepemimpinan demokrasi f. kepemimpinan otoritas g. kepemimpinan paternalistik h. indegenous leadership Selain itu ada beberapa jenis gaya kepemimpinan yang di tawarkan oleh para pakar leardership, mulai dari yang klasik sampai kepada yang modern yaitu gaya kepemimpinan situasional model Hersey dan Blancard. (dalam Erika revida 2000 : 123) : A. Gaya Kepemimpinan Kontinum. Gaya ini pertama sekali

dikembangkan oleh Robert Tannenbaum dan warren Schmidt. Menurut kedua ahli ini ada dua bidang pengaruh yang ekstrim, yaitu: 1). Bidang pengaruh pimpinan (pemimpin lebih menggunakan otoritas) 2). Bidang pengaruh kebebasan bawahan. (Pemimpin lebih

menekankan gaya demokratis) B. Gaya Managerial Grid Sesungguhnya, gaya managerial grid lebih menekankan kepada pendekatan dua aspek yaitu aspek produksi di satu pihak, dan orangorang di pihak lain. Blake dan Mouton menghendaki bagaimana

80

Administrasi, organisasi, & manajemen perhatian pemimpin terhadap produksi dan bawahannya (followers). Dalam managerial grid, ada empat gaya yang ekstrim dan ada satu gaya yang berada di tengah-tengah gaya ekstrim tersebut, a. Grid 1 manajer sedikit sekali memikirkan produksi yang harus dicapai. sedangkan juga sedikit perhatian terhadap orang-orang (followers) di dalam organisasinya. Dalam grid ini manajer hanya berfungsi sebagai perantara menyampaikan informasi dari atasan kepada bawahannya. b.Grid 2 manajer mempunyai perhatian yang tinggi terhadap produksi yang akan dicapai juga terhadap orang-orang yang bekerja dengannya. Manajer seperti ini dapat dikatakan sebagai manajer tim yang riel (The real team manajer) karena ia mampu menyatukan antara kebutuhan-kebutuhan produksi dan kebutuhan orang-orang secara individu. c. Grid 3 manajer memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi terhadap orang-orang dalam organisasi, tetapi perhatian terhadap produksi adalah rendah. Manajer seperti ini disebut sebagai pemimpin club. Gaya seperti ini lebih mengutamakan bagaimana menyenangkan hati bawahannya agar bawahannya dapat bekerja rileks, santai, bersahabat, tetapi tidak ada seorangpun yang berusaha untuk mencapai produktlvitas. d. Grid 4. adalah manajer yang menggunakan gaya kepemimpinan yang otokratis (autrocratic task managers), karena manejer seperti ini lebih menekankan produksi yang harus dicapai organisasinya, baik melalui efisiensi atau efektivitas pelaksanaan kerja, tetapi tidak mempunyai atau sedikit mempuyai perhatian terhadap bawahan.

81

Administrasi, organisasi, & manajemen Pemimpin yang baik adalah lebih memperhatikan terhadap produksi yang akan dicapai maupun terhadap orang-orang. Grid seperti ini berusaha menyeimbangkan produksi yang akan dicapai dengan perhatian terhadap orang-orang, dalam arti tidak terlalu menyolok. Manajer seperti ini tidak terlalu menciptakan target produksi yang akan dicapai, tetapi juga tidak mempunyai perhatian yang tidak terlalu menyolok kepada orang-orang. C. Tiga Dimensi dari Reddin Menurut Reddin, ada jenis gaya yang barus diperhatikan yaitu gaya yang efektif dan gaya yang tidak efektif. Gaya kepemimpinan dari Reddin ini tidak terpengaruh kepada lingkungan sakitarnya.Gaya yang efektif terdiri atas empat jenis, yaitu : a. Eksekutif. Gaya ini mempunyai perhatian yang banyak terhadap tugas-tugas pekerjaan dan hubungan kerja. Manajer seperti ini berfungsi sebagai motivator yang baik dan mau menetapkan produktivitas yang tinggi. b. Pencinta sedangkan minim. c. Otokratis yang baik. Gaya kepemimpinan ini menekankan perhatian yang maksimum terhadap pekerjaan (tugas-tugas) dan perhatian terhadap hubungan kerja yang minimum sekali, tetapi tetap berusaha agar menjaga perasaan bawahannya. Gaya Kepemimpinan yang tidak efektif adalah sebagai berikut :

Modul Aom.terbaru Gabungan

Documents

Transcript of Modul Aom.terbaru Gabungan