Modul Access

MicrosoftAccess 2000Nova Ardiansyah, S.Kom

Modul Teori & Praktikum

STMIK TASIKMALAYAJl.R.E.MartadinataNo.272ATelp.(0265)310830 TasikmalayaIndonesia

Micorosoft Access


Pendahuluan Microsoft Access merupakan salah satu aplikasi dalam Microsoft Office, dimana Microsoft Access tersebut berorientasi pada pengolahan database. Pada Microsoft Access tersedia beberapa fasilitas yang memudahkan kita dalam pengolahan database, sehingga kita dapat menyelesaikan pekerjaan denngan mudah, cepat, efektif dan efesien. Program pengolahan data yanng digunakan untuk melakukan proses database ini, diantaranya dBase, Foxbase, Foxpro dan sebagainya. Microsoft Access merupakan salah satu aplikasi pengolahan data atau berbasis data DBMS (Database Management System) atau Database Management Software. Microsoft Access banyak digunakan dalam aplikasi perkantoran atau administrasi. Hal ini tidak terlepas dari kemudahan yang disediakan dalam penggunaannya dan kemudahan dalam mempelajarinya. Access merupakan perangkat lunak sistem manajemen database yang relasional dan berorientasi visual. Perkembangan Microsoft Office yang salah satu paketnya adalah Microsoft Access mengalami perkembangan versi. Dari versi Office 97, 2000, 2002/XP, 2003 dan 2007. Dari beberapa versi tersebut terdapat beberapa perbedaan dari segi fasilitas yang disediakan, tapi pada dasarnya kegunaan dan fungsinya tetap sama. 1. Memulai Microsoft Access Untuk menjalankan aplikasi Microsoft Access dapat kita di panggil dari menu Start Programs Microsoft Access. Sehingga akan tampil seperti berikut :

Untuk membuat file database baru Untuk membuat file database baru secara

Untuk membuka file database yang sudah Daftar File-file yang pernah dibukaNova Ardiansyah, S.Kom STMIK Tasikmalaya | Halaman

1

Micorosoft Access


Pada tampilan awal Microsoft Access, akan tampil kotak dialog. Dalam kotak dialig tersebut terdapat 2 pilihan yaitu membuat file database atau membuka file database. Dalam proses pembuatan database ada 2 pilihan yaitu secara manual dan secara wizard.

2. Membuat Database Langkah yang digunakan untuk membuat Database baru ada beberapa cara yaitu : Langkah 1 : Pada kotak dialog Access (pada gambar 1), pilih Blank Access Database kemudian klik tombol OK. Setelah itu simpanlah file database tesebut kemudian klik tombol Create. Langkah 2 : Dari menu File New (Ctrl+N), kemudian akan tampil kotak dialog pilihan.Kemudian simpanlah file Database tersebut, selanjutnya klik tombol Create.

Pada tab General, pilih Database, kemudian klik tombol OK

Nova Ardiansyah, S.Kom

STMIK Tasikmalaya | Halaman

2

Micorosoft Access


3. Mengenal Elemen Microsoft Access Database merupakan basis data yang berisi beberapa kumpulan data yang bernilai informasi tentang objek, tujuan atau topik tertentu. Access merupakan basis data yang terdiri dari tabel, queries, forms, reports, macros, dan modules. Pada windows database terlihat tombol sebagai berikut : Tombol Keterangan Tombol Open : berfungsi untuk membuka atau menjalankan suatu objek yang kita pilih sebelumnya. Tombol Design : berfungsi untuk menampilkan bentuk desain atau rancangan dari suatu objek. Tombol New : berfungsi untuk membuat suatu objek. Tombol Delete : berfungsi untuk menghapus suatu objek yang dipilih. Tombol tampilan yang berfungsi untuk memilih bentuk tampilan yang dinginkan, misalnya Large Icon, Small Icons, List dan Details. Tabel 1 : Toolbar Database 4. Bekerja dengan Tabel (Table) Hal terpenting dalam pengolahan database adalah adanya struktur database (table) dan data, sehingga kita dapat melakukan pengolahan dari data tersebut. Tabel berisi sekumpulan data atau informasi spesifik tentang subyek tertentu yang disusun dalam bentuk kolom dan baris. Bentuk kolom dikenal dengan nama Field dan bentuk baris dikenal dengan nama Record. 5.1. Membuat Tabel Baru Setelah pembuatan database kita lakukan dan dilayar ditandai dengan adanya jendela database. Langkah selanjutnya adalah merancang dan membuat tabel. Beberapa cara yang dapat kita lalukan dalam pembuatan tabel, yaitu : a. Membuat tabel baru dengan Create Table in Design View b. Membuat tabel baru dengan Create Table by Using Wizard c. Membuat tabel baru dengan Create Table by Entering Data d. Membuat tabel baru dengan Tombol Toolbar New Kita akan mencoba dengan menggunakan salah satu cara yang tertera diatas. Pada dasarnya semua langkah diatas sama. 5.1.1 Membuat Tabel Baru dengan Create Table in Design View Langkah membuat tabel baru dengan menggunakan fasilitas ini adalah sebagai berikut : 1. Buatlah terlebih dahulu database dengan nama PEGAWAINova Ardiansyah, S.Kom STMIK Tasikmalaya | Halaman

3

Micorosoft Access


2. Klik Object Tables yang ada pada daftar disamping kiri, seperti tampil pada gambar berikut :

Double Klik pada menu pilihan ini.

3. Pada jendela database tersebut, double klik pada pilihan Create table in Desain view 4. Kemudian lakukan pemasukkan struktur tabel dengan cara memasukkan field dan jenis data yang dibutuhkan seperti gambar berikut : Field Name Data Type File Size Description NIP Number Long Integer Nomor Induk Pegawai Nama Text 35 Nama Pegawai Alamat Text 50 Alamat Rumah Kota Text 35 Kota Tempat Tinggal Golongan Text 5 Golongan Pegawai Tabel 2 : Struktur Tabel Data Pegawai 5. Sehingga tampilannya seperti berikut :

6. Setelah selesai melakukan pemasukkan struktur tabel, simpanlah tabel tersebut dengan nama Data Pegawai dengan cara klik menu File Save (Ctrl+S) maka akan tampil kotak dialog :Nova Ardiansyah, S.Kom STMIK Tasikmalaya | Halaman

4

Micorosoft Access


7. Kemudian akan tampil kotak dialog penentuan Primary Keys, pilihlan No.

8. Setelah selesai, tutuplah jendela table design tersebut.

5.1.2. Jenis Data Dari tabel yang kita buat diatas terlihat jenis data pada setiap field name. Jenis data tersebut adalah sebagai berikut : Tipe Data Text Memo Number Date/Time Currency AutoNumber Yes/No OLE Object Hyperlink Lookup Wizard Keterangan Berisi huruf, angka, spasi dan tanda baca. Jenis data ini dapat menampung sampai dengan 255 karakter. Berisi teks atau keterangan dan catatan yang cukup pajang, hingga 65.535 karakter. Berisi data berjenis angka Berisi dari berjenis tanggal dan waktu Berisi data berjenis angka dengan format mata uang, misalnya Rp, $ dan sebagainya. Berisi nomor record otomatis. Berisi data logical dengan Yes atau No, True atau False dan On atau Off Berisi data gambar atau objek lain Berisi data dengan alamat hyperlink (URL) agar dapat terkait dengan data yang tersimpan pada lokasi tertentu. Berisi data dengan sebuah daftar pilihan yang didapat dari suatu tabel/query atau daftar. Tabel 3 : Tipe Data Field



5

Micorosoft Access


5.2. Membuka Tabel Tabel yang kita buat dapat dimasukkan/dientri data sesuai dengan nama field yang telah kita buat. Langkah yang digunakan untuk membuka tabel yaitu : 1. Klik Object Tabels, klik nama tabel Data Pegawai yang akan dibuka. 2. Klik tombol Open pada toolbar. Kemudian masukkanlah data-data dibawah ini :

5.3. Merubah Struktur Tabel Terkadang struktur tabel yang telah kita buat tidak sesuai dengan kebutuhan, sehingga perlu dilakukan perubahan terhadap nama field tersebut. Langkah yang digunakan untuk merubah struktur tabel yang ada adalah sebagai berikut : 1. Klik tabel yang akan kita rubah strukturnya. 2. Klik tombol , dilayar akan terlihat jendela struktur tabel. 3. Lakukan perubahan struktur tabel sesuai dengan keinginan. 4. Simpanlah hasil perubahan tersebut dengan cara klik menu File Save (Ctrl+S) Selain menggunakan cara tersebut diatas, merubah struktur tabel dapat dilakukan dengan cara memilih menubar View. Toolbar Keterangan Digunakan untuk menampilkan dan merubah struktur tabel. Digunakan untuk kembali ke tampilan Datasheet. Tabel 4 : Toolbar menu View



6

Micorosoft Access


Kemudian rubahlah struktur tabel Pegawai dengan menambahkan Field Telepon. Langkahnya yaitu : Klik Object Table Data Pegawai, kemudian klik toolbar Kemudian sisipkan Field Telepon antara field Kota dan Golongan dengan cara : Klik kanan pada Field Golongan, kemudian pilih Insert Rows Masukkan Field Telepon, tipe text dan File Size 13. Kemudian sisipkan Field Tgllahir, tipe Date/Time Kemudian masukkan data telepon untuk masing-masing pegawai.

5.4. Memilih Record

Klik Disini untuk memilih seluruh seluruh record

Tiga record yang sedang dipilih (disorot)

Klik disini untuk memasukkan record

5.5. Menghapus Record Apabila record yang kita masukkan pada datasheet sudah tidak diperlukan lagi, maka kita dapat menghapusnya dnegan cara : 1. Klik nama tabel yang kita inginkan, misalnya Data Pegawai, kemudian klik tombol Open atau doule klikpada nama tabel tersebut. 2. Lembar kerja tabel dalam bentuk Datasheet View akan ditampilkan. 3. Pilih record yang kana dihapus, kemudian klik menubar Edit Delete Record, kemudian akan terlihat :Nova Ardiansyah, S.Kom STMIK Tasikmalaya | Halaman

7

Micorosoft Access


4. Pilih tombol Yes untuk menghapus record tersebut. 5.6. Menyimpan Tabel dengan Nama Lain Langkah yang dilakukan untuk menyimpan atau menduplikat tabel ke dalam tabel baru pada database yang sama adalah sebagai berikut : 1. Bukalah file database yang digunakan yaitu Pegawai. 2. Klik tabel Data Pegawai yang berada pada daftar objek, kemudian pilih menu File Save As atau Klik kanan pada tabel Pegawai, kemudian pilih Save As. Kotak dialog akan terlihat sebagai berikut :

3. Kemudian simpan dengan nama Data Karyawan. 5.7. Find and Replace Record Dalam melakukan pengeditan suatu record dapat kita lakukan secara langsung. Apabila record yang terdapat dalam tabel jumlahnya banyak, maka kita akan sulit untuk mencari record yang ingin kita edit. Langkah pencarian dan penggantian record dalam tabel : 1. Buka objek tabel Data Karyawan. 2. Klik menu Edit Find. Kemudian masukkan kata kunci pencarian pada kotak Find What. Akan terlihat kotak dialog sebagai berikut :

3. Kemudian masukkan Find What : Risma dan Look In : Data Karyawan. klik Find Next. 4. Untuk mengganti record yang dicari, pilih tab Replace. Kemudian masukkan data yang akan menggantikan pada kotak Replace With, misalnya dengan nama Risni. Akan terlihat seperti berikut :Nova Ardiansyah, S.Kom STMIK Tasikmalaya | Halaman

8

Micorosoft Access


5. Klik Replace untuk mengganti record yang terpilih dan Replace All untuk mengganti semua record yang dicari.

Tugas Praktikum a. b. c. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yaitu Koperasi (Untuk membuat aplikasi penjualan Barang di Koperasi PT. AGH.) Buatlah tabel Barang simpan dengan nama Tbl_Barang, dengan struktur sbb : No. Field Name 1. *Kode_barang 2. Nama_barang 3. Satuan 4. Harga * Primary Key d. Tipe Data Text (4) Text (30) Text (10) Number Keterangan Kode Untuk Barang Nama Barang Satuan Jumlah Barang Harga Barang

Buatlah Tabel Karyawan simpan dengan nama Tbl_Karyawan, dengan struktur sbb : No. Field Name 1. *NIK 2. Nama_karyawan 3. Bagian * Primary Key Tipe Data Text (5) Text (30) Text (10) Keterangan Nomor Induk Karyawan Nama Karyawan Bagian

e.

Buatlah tabel Header Penjualan simpan dengan nama Tbl_H_Pjl, dengan struktur sbb : No. Field Name 1. *No_Fak 2. Tgl_Fak 3. NIK * Primary Key Tipe Data Text (5) Date Text (5) Keterangan Nomor Faktur Tanggal Faktur Nomor Induk Karyawan



9

Micorosoft Access


f.

Buatlah tabel Detil Penjualan simpan dengan nama Tbl_D_Pjl, dengan struktur sbb : No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Field Name No_Fak Kode_Barang Nama_Barang Satuan Harga Jumlah Tipe Data Text (5) Text (4) Text (30) Text (10) Number Number Keterangan Nomor Faktur Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah Barang Harga Barang Jumlah Barang

g.

Kemudian masukkan data pada tabel-tabel yang telah dibuat , caranya double click pada tabel yang akan kita isi, kemudian isi data-data dibawah ini : Tabel Barang

Tabel Karyawan

Tabel Header Penjualan

Tabel Detil Penjualan



10

Micorosoft Access


5. Bekerja Dengan Query Setelah proses mendesain tabel dan memasukkan data dalam tabel, maka langkah berikutnya adalah mengelola operasi database. Mengelola database tersebut menggunakan fasilitas query, dimana dalam query tersebut kita dapat memanipulasi data, memilih data, mengurutkan data dan lain sebagainya. Query, Apasih Manfaatnya Query ? Dengan Query kita dapat : a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya B001 b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur F0001 itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK. c. Dapat melakukan operasi perhitungan. Itulah tiga fungsi utama query. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form. Langkah yang digunakan untuk membuat query yaitu : 1. Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View.

2. Pada Jendela Show Table Pilih Table-Table yang akan dipakai dalam Query, misalnya kita pakai table Barang. Klik Tbl_Barang lalu klik Add. Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi klik Close. Keterangan : Field = Nama Field yang ingn ditampilkan Table = Nama Table dari Filed tersebutNova Ardiansyah, S.Kom STMIK Tasikmalaya | Halaman

11

Micorosoft Access


Sort = Mengurutkan Data hasil query Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan 3. Untuk menampilkan seluruh Field dan seluruh Record pada Tbl_Barang Pada Field, klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang.*

4. Untuk melihat hasil Query Pilih menu Query lalu klik Run atau bisa langsung mengklik icon Run pada toolbar.

Hasilnya :

5. Untuk menyimpan Query klik icon disket, pada jendela save beri nama query Qry_barang lalu klik OK, Maka Query akan tersimpan dan dapat kita gunakan kapan saja. 6. Untuk menampilkan field-field tertentu saja. Misalnya kita hanya ingin menampilkan Field Kode_Barang dan Nama_Barang. - Caranya pada Field klik tombol panah ke bawah. - Pilih Field Kode_Barang, lalu arahkan kursor kesebelahnya lalu klik tombol panah kebawah pilih Nama Barang. Pastikan kotak kecil pada show tercentang (jika kotak pada show tercentang maka field akan ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak di tampilkan).



12

Micorosoft Access


Bila dijalankan maka hasilnya :

7. Untuk Menampilkan data barang Yang Kode Barangnya = B001. caranya adalah Pilih fieldfiled yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya diketik B001.

Bila dijalankan, maka hasilnya :

8. Untuk Menampilkan nomor faktur F0001 siapa yang punya. - Caranya adalah pada saat kita memilih table yang akan digunakan pada query.Nova Ardiansyah, S.Kom STMIK Tasikmalaya | Halaman

13

Micorosoft Access


-

-

Pilih Tbl_H_Pjl lalu klik Add, Pilih Tbl_Karyawan, baru klik Close. Kita harus membuat hubungan antara table (Relationship) Tbl_H_Pjl dengan Tbl_Karyawan Caranya adalah klik field NIK pada Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_karywan akan muncul garis penghubung kedua table (Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung). Pilih Field-field yang akan ditampilkan, pada field No_Fak pada criterinya diketik F0001. Setelah itu Jalankan Query.

Bila dijalankan, maka hasilya :

9. Untuk melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub form penjualan. Caranya : - Klik Query, lalu klik dua kali Design View pilih tbl_D_Pjl klik Add klik close - Pada jendela Query buat Query seperti dibawah ini :



14

Micorosoft Access


-

Pada kolom terakhir pada field ketikan Total Harga : [Harga] * [Jumlah] Jika dijalankan Hasilnya :

-

Simpan Query dengan nama qry_Detail_Penjualan

10. Query itu ada beberapa jenis yaitu : a. Select Query (yang sedang kita praktekan). Untuk menampilkan data. b. Crosstab Query (query rekapitulasi/jumlah yang berbentuk baris dan kolom) c. Make-Table Query (Untuk Menyimpan Data hasil Query kedalam rable Baru) d. Update Query (untuk mengupdate nilai dari suatu record atau field) e. Append Query (untuk memasukan data hasil query kedalam table) f. Delete Query (Untuk menghapus data pada table)



15

Micorosoft Access


6. Bekerja Dengan Form Form merupakan salah satu fasilitas yang banyak digunakan dalam Access untuk memudahkan kita melakukan entri, edit dan menampilkan data. 6.1. Membuat Form dengan Create Form by Using Wizard. Langkah yang digunakan untuk membuat form dengan create form by using wizard adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan database Koperasi. 2. Klik objek Form, atau klik menubar View Database Object, kemudian klik pilihan Forms. 3. Double Klik pilihan Create Form by Using Wizard. Tentukan tabel atau query yang akan dibuatkan formnya pada pilihan Tables/Queries. Pilih nama tabel Tbl_barang. Perhatikan kotak dialog berikut ini :

4. Pada bagian Available Fields, masukkan semua field pada tabel tersebut kebagian kotak Selected Fields. Kemudian klik tombol Next >. 5. Kemudian tentukan layout untuk form tersebut.



16

Micorosoft Access


6. Kemudian klik Next >, selanjutnya tentukan Style Form.

7. Pada tahap akhir, tentukan title form data barang. Kemudian klik Finish

8. Sehingga hasilnya seperti berikut :



17

Micorosoft Access


6.2. Membuat Form dengan AutoForm dan Desain View Langkah yang digunakan untuk membuat form dengan Auto Form adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan database Koperasi. 2. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik New. 3. Pada Jendela New Form pilih Auto Form : Columnar, lalu pilih sumber datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang klik OK. 4. Sehingga hasilnya akan tampil :

5. Kemudian form tersebut kita akan desain ulang. Masuklah ke mode Desain View dengan cara klik menu View Design View.

6. Tambahkan tombol (Command Button) untuk menambah data pada toolbox.

Klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Add New Record. Klik Next pada Text ketik Tambah lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Tambah lalu klik Finish.

Gambar Toolbox :Nova Ardiansyah, S.Kom STMIK Tasikmalaya | Halaman

18

Micorosoft Access


Layout tahapan pembuatan Tombol (Button) :

1

2

3

7. Tambahkan Tombol untuk menghapus data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Delete Record. Klik Next pada Text ketik Hapus lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Hapus lalu klik Finish.Nova Ardiansyah, S.Kom STMIK Tasikmalaya | Halaman

19

Micorosoft Access


8. Tambahkan Tombol untuk menyimpan data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Save Record. Klik Next pada Text ketik Simpan lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Simpan lalu klik Finish. 9. Tambahkan Tombol untuk Keluar dari Form caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Form Operations, pada Actions Pilih Close Form. Klik Next pada Text ketik Keluar lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Keluar lalu klik Finish. 10. Sehingga tampilan form tersebut akan seperti dibawah ini :



20

Micorosoft Access


6.3. Membuat Field Entri Berbentuk Dropdown (Combo Box) Field entri berbentuk Dropdown (Combo Box) dimaksudkan untuk membuat daftar pilihan, sehingga memudahkan dalam pengisian data. Langkah pembuatan Field entri Dropdown yaitu : 1. Aktifkan database Koperasi. 2. Pada Jendela database pilih objek Forms, pilih form Frm_Barang kemudian klik Design. 3. Tambahkan combo box untuk mencari data barang. Caranya block semua control lalu geser kebawah. Pada Toolbox Klik Combo Box pada Combo Box Wizard pilih Find a record on my form based on the value I selected in my Combo Box.

Klik Next Pilih Kode Barang jika kita ingin mencari berdasarkan kode barang klik tombol > lalu klik Next, klik Next lagi.

Ketikan Klik disini untuk mencari kode barang lalu klik Finish. 4. Tambahkan label untuk membuat judul form. Pada toolbox klik Label lalu gambarkan di form, kemudian didalam label tersebut ketikkan Maintenance Data Barang . 5. Setelah selesai simpan kembali form tersebut.



21

Micorosoft Access


Layout hasil form :

Pembuatan Form Data Barang sudah selesai dan silahkan di test apakah tobol-tombol yang ada sudah berfungsi dengan benar. Agar Form kelihatan lebih bagus anda bisa mendesain letak-letak control menurut selera Kita. Pada Form diatas Dividing Line, Record Selector, ScrollBar dan Navigation Button masih muncul untuk menghilangkannya masuk ke mode design lalu klik kotak ujung kanan atas Form kemudian klik kanan lalu pilih properties(ini dilakukan jika jendela properties belum ada). Pada jendela properties set propertiesnya seperti gambar disamping ini : Buatlah kembali Karyawan. Form untuk data



22

Micorosoft Access


6.4. Form dan Subform Sekarang saatnya kita buat Form Penjualan. Biasanya Karyawan kalau Belanja itu lebih satu barang. untuk itu kita perlu membuat form yang dapat mengakomodasi keperluan tersebut. Form Penjualan terdiri dari Form Penjualn dan Form detail penjualan sebagai sub form, cara membuatnya : Membuat Sub Form Detail Penjualan 1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Design 2. Pada wizard, klik New.Pada Jendela New Form pilih Form Wizard, lalu pilih sumber datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih qry_detail_Penjualan klik OK.

1

2

3. Pada jendela Form Wizards Pindahkan Semua Field ke sebelah kiri kecuali field No_Fak. Klik Next. Pilih Data Sheet klik Next Pilih Standard Klik Next lalu klik finish. Hasilnya Terlihat di gambar dibawah ini.

3

4

Simpan Form dengan nama frm_Detail_penjualan. Form ini digunakan untuk memasukan data detail barang yang dibeli karyawan, dengan tampilan yang sekarang tentu masih kurang ok untuk itu kita harus memodifikasinya.Nova Ardiansyah, S.Kom STMIK Tasikmalaya | Halaman

23

Micorosoft Access


Kita Ingin agar Pada saat kita mengetikan kode_barang maka Nama Barang dan Harga Satuanya akan langsung muncul kita masukan Jumlah maka Total Harga akan muncul. Caranya : 4. Masuk pada mode design 5. Hapus Textbox Kode Barang beserta labelnya 6. klik Combo Box Letakan pada tempat textbox kode barang yang telah kita hapus 7. Pada Jendela Combo Box Wizards ikuti gambar-gambar dibawah ini :

1

2

-

Pilih I Want the combo box to lookup the values in a table or query Pilih Table: Tbl_Barang, pada view, aktifkan Table

3

4



24

Micorosoft Access


-

Masukkan semua field, kemudian Next. Pada jendela berikutnya, hilangkan ceklist pada Hide Key Column (recomended) kemudian Next.

5

6

-

Pada Store that value in the field, pilih Kode_barang Kemudian klik Next Setelah Klik Finish Combo box sudah ada pada form kita, ubah poperties name nya menjadi cb_Kode_Barang

7

-

-

Pilih View pada MenuCode, akan muncul jandela Visual Basic Editor. Ketikan kode seperti dibawah ini :STMIK Tasikmalaya | Halaman


25

Micorosoft Access


Masukkan kode pada cb_kode_barang di event AfterUpdatePrivate Sub cb_kode_barang_AfterUpdate()

' Menampilkan nama barang ' Menampilkan satuan ' Menampilkan harga

Me![Nama_Barang] = cb_kode_barang.Column(1) Me![Satuan] = cb_kode_barang.Column(2) Me![Harga] = cb_kode_barang.Column(3) End Sub

-

Efek dari kode diatas pada saat form dijalankan. Jika kita Pilih salah satu kode barang pada Combo Box maka secara otomatis nama barang, satuan dan harga akan muncul. Tamabahkan satu text box di bagian Footer Form Pada Proprties Namenya Isi dengan SubTotal. dikotak text box tersebut ketikan = Sum([Total Harga])



26

Micorosoft Access


Pembuatan Form Penjualan 1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Design wizard, klik New.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu pilih sumber datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_H_pjl klik OK. 2. Masuk ke mode design Tambahkan dua buah Text Box pada properties namenya set masing-masing dengan txt_Nama dan txt_Bagian.

3. Hapus text Box NIK, Tambahkan Combo Box ditempat text box NIK tadi. 4. Pada jendela combo box wizards lakukan langkah-langkah seperti pada gambar :

1

Pilih Option yang pertama :

I Want the combo box to look up the values in a table or query Klik Next



27

Micorosoft Access


2

3

Pilih : Table : Tbl_karyawan, Kemudian klik Next>

Masukkan semua field, klik tombol >> Kemudian Next>

4

5

Column (recommended)

Hilangkan check list pada option Hide Key

Pilih Field NIK

6

7

Pilih Store that value in the field = NIK

Beri nama label = NIK, klik FINISH



28

Micorosoft Access


5. Kemudian buka Visual Basic Editor, klik menu View Code.

6. Pada Toolbox klik Subform letakan di bawah textbox bagian, akan mucul jendela subForm Wizards. Ikuti langkah-langkahnya seperti dibawah ini :

1

2

Pilih Use an existing form, klik frm_Detil_Penjualan, kemudian Next>

Pilih Define My Own

3

Beri nama Sub_frm_Detail_Penjualan, kemudian klik Finish



29

Micorosoft Access


7. Setelah klik tombol Finish, maka hasilnya akan terlihat seperti dibawah ini : 8. Pada Tool Box klik Text Box letakan dibawah sub Form detail penjualan. Pada Kotak textbox ketikan = Sub_frm_Detail_Penjualan.Form!SubTotal 9. Tambahkan Tombol Tambah, Hapus, Simpan dan Keluar seperti pada form barang.

10. Aturlah letak-letak textbox dan kontrol-kontrol lainnya yang ada pada form agar form kelihatan menarik, tambahkan label untuk memberi judul form. Setelah semua selesai jangan lupa disimpan, simpan form dengan nama frm_penjualan.



30

Micorosoft Access


7. Report Laporan merupakan bagian informasi yang disajikan pada olrang lain, misalnya Produsen, Pemasok, dan lain sebagainya. Dengan laporan tersebut dapat diektahui perkembangan dari suatu usaha atau kegiatan. Pada Micorosoft Access tersedia beberapa cara untuk membuat laporan (report) dengan mudah dan cepat yang disesuaikan dengan kebutuhan. 7.1. Pembuatan Report

Cara pembuatan laporan ada beberapa cara yaitu diantaranya dengan Wizard. Langkah yang digunakan untuk membuat laporan dengan fasilitas Create Report By Using Wizard ini adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan atau bukalah kembali file database Koperasi. Kemudian pada jendela kerja database, klik Object Report . Double Click pada pilihan Create report by using wizard.

1

2

Pilih Tbl_barang, kemudian masukkan semua field. Next>

Tidak dilakukan Grouping/ pengelompokan data. Next>

3

4

Lakukan pengurutan berdasarkan kode_barang. Next>Nova Ardiansyah, S.Kom

Pada Layout : Tabular dan orientasi kertas : Potrait. Next>STMIK Tasikmalaya | Halaman

31

Micorosoft Access


5

6

Masukkan judul laporan : Laporan Data Pilih jenis style form yang di inginkan. Barang. FINISH Next> Sehingga hasil akhirnya seperti dibawah ini :



32

Micorosoft Access


7.2.

Membuat Report Struk Penjualan Digunakan untuk mencetak struk barang-barang yang dibeli karyawan.

1. Sebelum kita buat reportnya terlebih dulu kita buat sumber data untuk report ini. Sumber data sebuah report bisa dari table atau dari Query. Untuk keperluan ini kita akan membuat Query Struk, Berikut Design untuk Query Struk, Simpan dengan nama qry_Struk. 2. Pada Query, Add Table Tbl_karyawan, Tbl_H_Pjl dan Tbl_D_Pjl. Kemudian relasikan ketiga tabel tersebut berdasarkan primary key. Masukkan field-field seperti pada gambar dibawah ini :

3. Pada Criteria di kolom No_fak, masukkan kode: [Forms]![Frm_Penjualan]![No_Fak] 4. Pada Jendela Database klik Report. Klik New, muncul jendela Report Wizard ikuti langkah-langkah seperti gambar berikut ini :

- Pada Objects Report, klik New - Pilih Report Wizard - Sumber datanya pilih dari Qry_Struk



33

Micorosoft Access


1

2

Masukkan semua field pada kotak disamping, klik tombol >>, kemudian Next

Lakukan Grouping berdasarkan No_fak, klik pada field No_fak, klik >, kemudian Next

3

4

Aturlah pengurutan datanya berdasarkan Kode_Barang, Kemudian klik Next>

Pilih Layout : Align Left 1, Kemudian Next>

5

6

Aturlah jenis Style Report : Corporate, Kemudian Next>

FINISHNova Ardiansyah, S.Kom

Modify the reports design, kemudian

Ketikkan Title report : rpt_struk, pilih option


34

Micorosoft Access


5. Setelah klik Finish, akan tampil Report Design seperti dibawah ini :

6. Aturlah posisi control-kontrol yang ada pada report sehingga tampilannya seperti dibawah ini :

7. Pada No_Fak Header klik kanan pilih Sorting and Grouping Pada No_Fak Set Group Footernya Yes (Agar No-Fak Footer ditampilkan sebagai tempat text box untuk Total biaya yang harus dibayar)Nova Ardiansyah, S.Kom STMIK Tasikmalaya | Halaman

35

Micorosoft Access


8. Pada No_Fak Footer Tambahkan Textbox Pada labelnya ketikan Total Biaya yang harus dibayar dan pada Textboxnya ketikan =Sum([Total]). 9. Pada Toolbox klik Line lalu gambarkan di atas textbox Total yang harus dibayar (Garis lurus selebar halaman).

10. Simpan Report tersebut. 11. Jika kita jalan kan Report saat ini maka akan muncul input box Enter parameter Value, Isi saja dengan F0001. Input box ini muncul disebabkan karena kita menjalankan report bukan dari form Penjualan. 12. Report Struk digunakan untuk mencetak struk untuk karyawan. Berarti Report ini digunakan pada saat terjadinya transaksi penjualan.

13. Untuk itu masuk ke mode design form penjualan, tambahkan satu command button untuk mencetak struk. Caranya yaitu klik command button pada tool bar, letakan di form akan muncul wizard, ikuti seperti dibawah ini :

1

2

Pilih Categories : Report Operation, Action : Preview Report, kemudian Next>Nova Ardiansyah, S.Kom

Pilih Laporan rpt_struk, kemudian Next>


36

Micorosoft Access


3

4

Masukkan text : Cetak Struk, Kemudian Next> 14. Simpanlah kembali form tersebut.

Berinama object : cmd_struk, kemudian klik FINISH

Pembuatan Form Laporan1. Pada Jendela Database klik Form kemudian klik create form in design View. 2. Lalu tambahkan dua buah text box properti masing-masing Namenya pada diset

txtAwal dan txtAkhir. 3. Rubah labelnya menjadi masing Periode dan s/d. 4. kemudian simpan dengan nama frmLaporan.



37

Micorosoft Access


Pembuatan Laporan/ Report Penjualan Menurut PeriodeDigunakan untuk mencetak rincian penjualan yang terjadi dalam periode yang telah ditentukan. Berikut langkah-langkah pembuatan report ini :

1. Buat Sumber datanya yaitu dengan membuat querynya. Sumber datanya dari tabel

Tbl_H_Pjl dan Tbl_D_Pjl. 2. Masukkan field Tgl_Fak dari tabel Tbl_H_Pjl dan masukkan seluruh field dari tabel Tbl_D_Pjl. Tambahkan juga pada kolom terakhir rumus untuk mencari total yaitu : Total:[Harga]*[Jumlah]. buat designnya seperti dibawah ini :

3. Pada field Tgl_Fak criteria ditulis :>=[Forms]![frmLaporan]![txtAwal] And = Tanggal yang diketikan pada txtAwal frmLaporan dan =[Forms]![frmLaporan]![txtAwal] And =[Forms]![frmLaporan]![txtAwal] And

Modul Access

Documents

Transcript of Modul Access