Modul V DASAR-DASAR MANAJEMEN

Modul 6. DASAR-DASAR MANAJEMEN

Kemampuan akhir yang diharapkan :

Setelah menyelesaikan pembahasan, mahasiswa diharapkan mampu menguraikan dan menjelaskan aspek manajerial.

Bahan kajian mencakup :

1. Pengertian manajemen

2. Fungsi manajemen dan tingkatan manajemen.3. Peran manajemen

4. Ketrampilan manajemen

5. Mnajemen berdasarkan sasaran

6. Manajemen internasional

Materi 6.1 PENGERTIAN MANAJEMEN.

Istilah manajemen berhubungan dengan usaha untuk tujuan tertentu dengan jalan menggunakan sumber2 daya yang tersedia dalam organisasi dengan cara yang sebaik mungkin. Setiap organisasi selalu membutuhkan manajemen karena tanpa manajemen yang efektif tidak akan ada usaha yang berhasil cukup lama.Tercapainya tujuan organisasi, baik tujuan ekonomi, social maupun politik,sebagian besar tergantung pada kemampuan para manajer organisasi ybs.

Arti manajemen menurut John ,F,Mee (1962) : Management is the art of securing maximum result with minimum or efforts as to secure maximum prosperity and happiness for both employer and employee and give the public the best possible service (Manajemen adalah seni untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal, dengan tujuan untuk mencapai kesejahteraan dan kebahagiaan maksimal bagi pemilik perusahaan,pimpinan perusahaan maupun para pekerja serta memberikan pelayanan sebaik mungkin kepada masyarakat.

Sedangkan menurut George R. Terry (l966) : Management is distinct process consisting of planning, organizing, actuating, controlling, utilizing in each both science and art and follow in order to accomplish predetermined objectives (Manajemen adalah proses yang khas yang terdiri dari tindakan2 perencanaan, pengorganisasian,pelaksanaan dan pengendalian yang pada masing2 bidang tsb. digunakan ilmu pengetahuan maupun keahlian dan yang diikuti secara berurutan dalam rangka usaha mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Sementara itu menurut Skinner & Ivancevich (1992) : Management will be defined as the application of planning, organizing, staffing, directing, and controlling functions in tehe most efficient manner possible to accomplish objectives ( Manajemen dapat didifinisikan sebagai penggunaan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staff, pengarahan dan pengendalian dalam suatu cara yang paling efisien guna mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa terdapat beberapa kesamaan berikut :

1. Manajemen selalu diterapkan dalam hubungan dengan usaha suatu kelompok manusia dan tidak terdapat usaha dari seseorang tertentu.

2. Dalam pengertian manajemen selalu terkandung adanya suatu tujuan tertentu yang akan dicapai oleh kelompok yang bersangkutan.

Manajemen telah banyak disebut sebagai seni untuk menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini dikemukakan oleh Mary Parker Follet, mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan2 organisasi melalui pengaturan2 terhadap orang lain dalam melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan atau dengan kata lain tidak melakukan pekerjaan tsb seorang diri. Dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan tsb. para manajer menggunakan sarana manajemen yang sering disebut dengan LIMA M (Man, Money, Material, Methods ang Market) yang kesemuanya disebut sumberdaya (M.Manulang, 1992).

Sementara itu menurut George R. Terry (1996) sumberdaya yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan manajemen adalah : (1) Man, (2) Materials, (3) Machines, (4) Methods dan (5) Money..

Materi 6.2 FUNGSI MANAJEMEN. DAN TINGKATAN MANAJEMEN. Seperti telah dikemukakan bahwa istilah manajemen berhububgan dengan usaha untuk mencapai tujuan tertentu dengan jalan menggunakan sumberdaya yang tersedia dalam organisasi dengan cara yang seefisien mungkin.

Menurut Skinner (1992), fungsi manajemen meliputi :

a. Planning

b. Organizing

c. Satffing

d. Directing

e. Controlling

Sedangkan menurut Stephen P.Robbin (1993), fungsi manajemen mencakup :

a. Planning

b. Organizing

c. Leading

d. Controlling

Manajemen sebagai suatu proses dipandang sebagai rangkaian kegiatan dari fungsi2 manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemebentukan staff, pengarahan, dan pengendalian, untuk mengkoordinir dan mengintegrasikan penggunaan sumberdaya yang ada dalam perusahaan, guna mencapai tujuan yang telh ditetapkan.

Perencanaan merupakan fungsi awal yang merupakan pedoman kea rah mana tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan perencanaan ini dapat dikurangi ketidakpastian; lebih bias mengarahkan perhatian pada tujuan dan lebih memudahkan pengawasan.

Ada lima pertanyaan yang harus dijawab dalam proses penyusunan perencanaan secara lengkap yaitu:

a. What business are you in?

b. Where are you going?

c. Where are you know?

d. How do you get there?

e. How are you progressing?

Unsur-unsur yang perlu ada dalam perencanaan adalah:

a. Kebijaksanaan

b. Prosedur

c. Kemajuan yang diharapkan, dan

d. Program

Dalam perencanaan ini (planning) termasuk menentukan tujuan, strategi yang akan digunakan, dan mengembangkan perencanaan tersebut untuk koordinasi kegiatan.

Penetapan tujuan suatu perusahaan harus menampung seluruh harapan dari pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) terhadap perusahaan, seperti pemilik perusahaan, karyawan, masyarakat, pelanggan, pemasok, dan pemegang saham.

DAlam suatu perusahaan ada tiga tingkatan manajemen (lihat gambar 6.2) sesuai dengan tingkatan manajemen, dalam perencanaan ada tiga macam perencanaan yaitu: (a) perencanaan tingkat atas; (b) perencanaan tingkat menengah; (c) perencanaan tingkat bawah.

Gambar 6.1 Tingkatan Manajemen

Dari skema diatas terlihat bahwa ada tiga tingkatan manajemen yaitu:

a. Executive level Management/Top Management atau MAnajemen tertinggi. Yang termasuk ke dalam golongan ini adalah anggota-anggota Board of manager (Dewan Direksi) dan presiden perusahaan.

b. Midlle Level Management atau MAnajemen Menengah. Termasuk dalam kelompok ini adalah kepala-kepala bagian, kepala-kepala divisi dan kepala-kepala seksi.c. First Line-Level Management (Manajemen Tingkat Pertama). Termasuk kedalam golongan ini adalah kepala mandor dan mandor.

Rencana yang baik memerlukan syarat-syarat sebagai berikut:

a. Tujuan dirumuskan dengan jelas

b. Sifatnya harus sederhana

c. Luwes (flexible)

d. Realistis (dapat dilaksanakan nantinya)

Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang mengelompokkan orang dan memberikan tugas, menjalankan tugas misi. Karena terbatasnya kemampuan seseorang dan meningkatnya volume pekerjaan dalam suatu perusahaan yang bertumbuh, perlu adanya pembagian pekerjaan agar diperoleh hasil yang optimal. Dengan adanya pembagian pekerjaan itu maka muncullah bagian-bagian di dalam perusahaan.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar diperoleh bentuk struktur organisasi yang efisien, yaitu:

a. Adanya spesialisasi dan pembagian pekerjaan

b. Adanya pendelegasian wewenang yang jelas

c. Adanya rentang kendali yang sesuai dengan kemampuan supervise seseorang

d. Adanya proses pendelegasian dan pengintegrasian

e. Adanya unsure lini dan staff

Susunan kepegawaian (Staffing) merupakan fungsi manajemen untuk menyeleksi, menempatkan, melatih (Training), dan mengembangkan pegawai. Adanya faktor manusia dalam suatu organisasi menjadikan organisasi tersebut dinamis. Apabila unsure manusia dalam organisasi perusahaan tersebut tidak dipilih dengan tepat dan melakukan tugas sesuai fungsinya, maka akan muncul banyak masalah dalam organisasi perusahaan tersebut, Oleh karena itu fungsi penyusunan kepegawaian (Staffing) sangatlah penting dilakukan oleh suatu perusahaan.Pengarahan merupakan fungsi manajemen untuk mengarahkan dan memberikan perintah. Melalui pengarahan, penyimpangan dari rencana yang telah disusun akan diperkecil, juga memudahkan manajemen untuk melakukan evaluasi. Dalam fungsi ini termasuk kepemimpinan yang merupakan cara mempengaruhi kegiatan individu dan kelompok menuju sasaran. Ada tiga tipe kepemimpinan dalam hal ini yaitu otokratik, demokratik dan laisszfaire.Kepemimpinan yang bersifat otokrasi merupakan gaya supervisi yang tertutup, berarti memberi instruksi pekerjaan secara detail kepada bawahan. MAnajer menggunakan gaya pendelegasian dengan sesedikit mungkin memberikan otoritas. MAnajer otokratik berasumsi bahwa mereka harus mengerjakan perencanaan dan membuat keputusan yang diperlukan.

Beberapa pekerja menanggapi secara positif gaya otokratik ini. Yang lain cenderung kehilangan minat dan kurang berinisiatif saat bekerja dengan manajer otokratik. Dalam kondisi tertentu dan dengan pekerja tertentu pengarahan otokratik diperlukan. Pekerja dengan ketrampilan yang kurang pengalaman atau sifat kepribadian tertentu ingin perusahaan dan pengarahan yang terstruktur. Misalnya pegawai baru yang tidak yakin dengan pekerjaannya, ketrampilannya dan harapan manajer, mungkin akan menanggapi dengan positif suatu gaya otokratik.

Lawan dari pengarahan otokratik adalah Kepemimpinan demokratik, atau supervise umum (berhubungan dengan parsipatif). Dalam gaya ini manajer menanyakan kepada bawahan tentang aktifitas pekerjaan, masalah, dan kegiatan korektif. Manajer menggunakan pendekatan umum untuk meminta bantuan dan ide-ide. Kepemimpinan demokratik tidak mengurangi otoritas manajer formal; wewenang untuk mengambil keputusan masih ada. Dengan pengalaman, ketrampilan dan kepandaian dari kelompok pekerja, seorang manajer cenderung akan memperoleh manfaat dengan menggunakan gaya demokratik yang mendorong adanya partisipasi.

Agar manajemen demokratik berhasil, manajer harus antusias dan jujur dalam menggunakannya dan pekerja harus menginginkannya. Jika seorang pekerja yakin seorang bos tahu yang terbaik seseorang itu cenderung tidak termotivasi untuk berkarya lebih baik dibawah gaya supervise umum ini.Alasan terbaik untuk mempertimbangkan gaya demokratik mungkin adalah bahwa bawahan yang berpartisipasi dalam keputusan yang berhubungan dengan pekerjaan mungkin akan lebih menimbulkan gairah untuk berkarya.

Gaya demokratik membolehkan partisipasi dalam pengambilan keputusan yang pada umumnya membantu jadi keputusan final. MEreka mencoba bekerja keras untuk membuat keputusan tersebut berhasil.

Dengan kepemimpinan laissez-faire, supervisor menghindari wewenang dan tanggung jawab. Keberadaannya sebagai alat penghubung yang menyediakan informasi dan petunjuk yang dapat membantu untuk mencapai sasaran. Dalam Laissez-faire, supervisor mungkin memberikan penugasan dan menawarkan bantuan saat diminta tetapi menjauhkan diri dari kelompok. Gaya ini mungkin sesuai saat misalnya seseorang berpengetahuan budaya atau sarjana bisnis (yang memiliki pengetahuan teknis minimum) mengelola sekelompok insinyur.

Dalam memimpin ini juga termasuk memberikan motivasi, mengarahkan, memilih saluran komunikasi yang efektif dan menyelesaikan konflik diantara karyawan dalam perusahaan.

Pengendalian (Controlling) adalah suatu proses untuk memastikan bahwa aktifitas actual perusahaan sesuai dengan yang telah direncanakan. Proses pengendalian mencatat perkembangan kea rah tujuan dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya, untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat.Dalam aktifitas pengendalian hal-hal berikut dilakukan:

a. Mengukur prestasi kerja berdasarkan standard an metode pengukuran prestasi.

b. Menilai penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan melakukan tindakan koreksi

c. Melakukan tinjauan terhadap perencanaan, strategi, dan kebijakan perusahaan.

Materi 6.3 PERAN MANAJEMEN.

Guna menyelesaikan kelima fungsi manajemen , manajer melakukan berbagai peran (peran adalah sekumpulan perilaku yang diharapkan), yg dalam hal ini mencakup :

1. Peran interpersonal.. Manajer melakukan beberapa kegiatan interpersonal atas dasar posisi mereka dalam hirarki manajerial, yaitu manajer harus sering berhubungan dengan orang lain untuk memenuhi sasaran organisasional. Bagian dari aktivitas ini mengharuskan manajer memimpin para bawahan, dimana kepemimpianan ini diperlukan untuk mempengaruhi karyawan agar bekerja lebih keras, memiliki keyakinan terhadap organisasi, atau melaporkan masalah2 kecil sebelum berekembang menjadi masalah yang lebih besar. Dia berperan sebagai perantara dar manajemen ke pekerja /karyawan operasional.

2. Peran informasional. Komunikasi yang mengalir ke dan dari manajer membuat manjer perlu memproses informasi. Manajer merupakan pusat syaraf, atau titik pusatdari suatu kelompok. Dia harus memiliki gambaran secara menyeluruh dar kelompok itu, baik kekuatan, kelemahan maupun kebutuhannya. Dengan pengetahuan ini proses informasi yang mengalir dari dank e kelompok merupakan informasi yang relevan bagi mereka.

3. Peran pengambil keputusan, Kenyataan bahwa manajer adalah seorang perantara dan komunikator berarti pengambilan keputusan harus dibuat; manajer merupakan kunci pembuat keputusan dalam organisasi. MAnajer harus menerima tanggung jawab untuk membuat keputusan. Manajer harus bertindak sendiri terhadap informasi-informasi dari berbagai sumber menyisipkan opini pribadi, mempertimbangkan situasi saat ini, menganalisis sumber daya-sumber daya yang ada, dan kemudian menghubungkan semuanya ini bersama-sama sebelum mencapai suatu keputusan. CAmpuran yang tepat dari seluruh faktor-faktor ini harus dipertimbangkan sebelum mencapai suatu keputusan yang berbeda dalam setiap situasi.

Manajemen tidak dapat dilepaskan dari pengambilan keputusan. Banyak keputusan diambil oleh berbagai tingkat manajemen sebagai solusi dari berbagai masalah yang dihadapi.

KEputusan dua klasifikasi yang jika dibagi menjedi masalah yang simple, sifatnya sederhana dan dapat diselesaikan oleh seorang pemimpin saja, sesuai dengan wewenang atau aturan yang ada. Masalah yang kompleks memerlukan beberapa orang orang untuk memilih jalan keluarnya. Misalnya seorang pemimpin disertai beberapa orang stafnya.

Berikut adalah urutan langkah yang akan membantu pengambilan keputusan. Langkah pertama adalah harus mengumpulkan data yang terkait dengan masalah yang dihadapi, diikuti dengan penyusunan rencana pemecahan, pengumpulan saran-saran, pemilihan alternatif, baru berakhir pengambilan keputusan. Proses pengambilan keputusan ini dimulai pada saat data yang terkumpul menunjukan kelainan dalam manajemen. KElainan ini masih lazim pada fase pertama bila datanya masih kabur. KArenanya analisis data akan menghilangkan keraguan dan memperjelas masalah. Analisis masalah dilakukan dengan cara menguraikan unsure-unsur yang ada, kemudian diklasifikasikan menurut sifat dan coraknya masing-masing. BAru kemudian disusun rencana pemecahan masalah dengan prinsip bahwa perhatian hendaknya hendaknya dipusatkan pada factor-faktor yang dianggap merupakan kunci permasalahan. Pengumpulan saran-saran dilakukan sebagai pengembangan ide demi mendapatkan berbagai alternaif yang mungkin dapat membantu dalam pemecahan masalah. Atau paling tidak dapat digunakan sebagai bahan pembanding dalam memformulasikan kebijaksanaan yang akan ditetapkan. Terlebih jika detail masalah kurang dapat dikuasai.

Setelah alternative terkumpul adakan evaluasi terhadap tiap alternative terutama yang menyangkut akibat yang mungkin ditimbulkan dari setiap alternative, baik positif maupun negative. LAngkah terakhir pengambilan keputusan merupakan hasil pemikiran yang matang dan harus dilaksanakan.

Bagi pengambil keputusan diperlukan sikap positif untuk dapat menghasilkan keputusan yang berguna, yaitu:

1. JAngan terburu-buru mengambil keputusan, pelajari dulu segala aspeknya.

2. MAmpu menganalisis masalah yang dihadapi dan dapat membedakan antara masalah primer dan masalah sekunder, masalah sederhana atau masalah yang kompleks, serta mampu menentukan kebijaksanaan dalam menilai bobot masalah dan prioritas pemecahannya.

3. DApat memilih alternative pemecahan yang terbaik, yaitu dapat mendatangkan kebaikan, untuk jangka panjang maupun pendek, dan memenuhi kriteria; ekonomis biayanya, mudah pelaksanaannya, cepat waktu penyelesaiannya, ringan tenaganya, dan efisien.

Keputusan yang diambil akan diasumsikan baik, bila telah memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

1. Keputusan diambil sebagai pemecahan masalah yang dihadapi

2. Sedapat mungkin cepat dan tepat

3. Bersifat rasional, artinya dapat diterima akal sehat, terutama bagi para pelaksana yang nantinya bertanggung jawab atas keputusan tersebut.

4. Bersifat praktis dan pragmatis, artinya dapat dilaksanakan dengan kemampuan yang ada

5. BErdampak negative seminimal mungkin

6. Menguntungkan banyak pihak demi kelancaran kerja dan arah tujuan yang hendak dicapai

7. KEputusan yang diambil dapat dievaluasi untuk masa yang akan dating

Pada umumnya persoalan yang memerlukan suatu keputusan harus dipecah-pecah dalam langkah-langkah logis tertentu dan bukan dinilai sebagai keseluruhan. LAngkah-langkah pengambilan keputusan adalah sebagai berikut:

1. menciptakan masalahnya

2. mengumpulkan informasi

3. memilih pemecahan yang paling cocok dan

4. melaksanakan keputusan tersebut (Eugene J. Benge, 1983)

Sedangkan menurut KJ. Redford (1981), langkah-langkah dalam pengambilan keputusan adalah:

1. mencari informasi

2. analisis dari informasi

3. mengukur dari manfaat dan pengorbanan (biaya)

4. membuat model situasi keputusan

5. menentukan alternative

6. memperkirakan berbagai kemungkinan dari alternatif-alternatif tersebut

7. menentukan criteria/syarat diantara alternative dan

8. memilih alternative sebagai keputusan

Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan tersebut adalah:

1. menerima tantangan

2. mencari alternative

3. penilaian alternative

4. menjadi terikat dan

5. berpegang kepada keputusan

Tantangan dapat dating dalam berbagai bentuk. Tantangan kadang-kadang dating secara langsung dan tersembunyi. Hal ini terpenting yang dihadapkan kepada pengambilan keputusan dalam tahap ini adalah apakah ancaman atau peluang itu cukup penting untuk menuntut upaya berupa pengambilan keputusan aktif mengenai hal tersebut.

TAhap kedua yang perlu dilakukan adalah mulai mencari alternative. Pengambilan keputusan mempertimbangkan secara matang-matang tujuannya serta nilai-nilai yang relevan dengan suatu keputusan. LAlu dia memakai informasi untuk mencari secara cermat alternative yang luas yang memberikan suatu harapan ke arah pencapaian tujuan-tujuan yang bersangkutan.

Pada tahap ini kelebihan-kelebihan serta kekurangan-kekurangan dari masing-masing alternative dipertimbangkan dengan cermat. PAda akhir tahap ini pengambilan keputusan yang efektif biasanya sudah mempunyai suatu keputusan sementara.

PAda tahap menjadi terikat pilihan/alternative terakhir dibuat dan pengambil keputusan menjadi terikat kepada alternative tersebut. PAda tahap ini dipikirkan bagaimana melaksanakan keputusan, dan membuat rencana cadangan seandainya ada sesuatu resiko yang muncul, yang sebelumnya tidak diperhitungkan

Harapan setiap pengambil keputusan adalah segala-galanya akan berjalan lancer sesudah suatu keputusan diambil, tetapi hambatan sering terjadi. PEngambil keputusan siap untuk menangani hambatan-hambatan serta kegagalan dengan menerima tantangan baru dan melalui suatu siklus lagi dari kelima tahap bersangkutan guna pengambilan keputusan mengenai suatu jalur tindakan yang baru.

Materi 6.4 KETRAMPILAN MANAJEMEN

Ketrampilan manajemen merupakan kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, perilaku, dan bakat untuk menyelesaikan suatu tugas. Ketrampilan dipelajari dan dikembangkan ,melalui pengalaman, pelatihan, dan praktek.

Robert Katz mengklasifikasikan ketrampilan manajemen atas ketrampilan teknis, hubungan masyarakat, dan konseptual. Ketrampilan teknis adalah segala ketrampilan untuk membuat suatu produk atau menyediakan suatu jasa. Ketrampilan teknis ini terutama diperlukan bagi tingkat manajemen lini pertama. Ketrampilan hubungan masyarakat meliputi hubungan dan interaksi dengan bawahan, rekan sekerja, atasan dan pelanggan atau klien. Ketrampilan konseptual adalah kemampuan manajer untuk mengorganisasikan dan mengintegrasikan informasi kepemahaman organisasi yang lebih baik secara keseluruhan. Ketrampilan konseptual terutama penting pada tingkat manajemen eksekutif. (Skinner, 1992)

Henry Mintzberg memberikan pengklasifikasian yang lebih luas. Ia memperluas ketrampilan hubungan masyarakat ke dalam tiga kategori dan ketrampilan konseptual dalam lima kategoriTAbel kategori ketrampilan Katz dan Mintzberg

KatzMintzberg

Teknis (memiliki pengetahuan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan)

Hubungan masyarakat (mendengarkan, mengobservasi, dan bekerja dengan orang lain secara efektif)

Konseptual (memahami organisasi sebagai suatu keseluruhan dan masa depannya

Teknis (terutama diperlukan pada manajemen lini pertama untuk hubungan yang dekat ke operasi)

Hubungan Masyarakat: Rekan sekerja

Kepemimpinan

Pemecahan konflik

Konseptual: Proses Informasi

Pengambilan keputusan

Alokasi sumber daya

Kewirausahaan

Intropeksi

====================================

President:

Chief executive officer (CEO)

Partner (accounting)

Vice president of financial operation

Director of research and development

Plant Manager

Dean(University)

Project director

Regional coordinator (sales)

First line supervisor

Product manager

Chair person of Departemen (University)

Executive Level

Middle Level

First Line Level