Kementerian Komunikasi dan Informatika bekerja sama dengan

Institut Teknologi BandungInstitut Teknologi Sepuluh November

Universitas Gajah MadaUniversitas Indonesia

KEMKOMINFO

Tim Penyusun Modul BimtekDan Sertifikasi Kompetensi Dasar

Government Chief Information Officer2012

Manajemen Perubahan / Proses

MODUL 5

Nama PembicaraAsal Kelompok KeilmuanAsal FakultasAsal Institusi Alamat email pembicara

KEMKOMINFO

Tujuan Pembelajaran

Menjelaskan peran dan pentingya TIK dalam kehidupan manusia modern dan organisasi.

Menjelaskan perlunya perubahan ke arah penggunaan TIK untuk mengikuti perkembangan kebutuhan manusia dan organisasi.

Menjelaskan pendekatan yang diperlukan dalam melakukan perubahan.

Memperkenalkan framework untuk melakukan perubahan TI

2

KEMKOMINFO

Regulation and Resources

3

Kimber Spradlin, CISA, CISSP, CPA, 2010

KEMKOMINFO

Masyarakat Berbasis Informasi

Evolusi peradaban manusia: pertanian industri informasi.

Dalam masyarakat yang berbasis informasi, orang

banyak menggunakan waktu untuk berkomunikasi

dan berkolaborasi dalam tim atau kelompok kerja

serta menghasilkan, menggunakan dan

mendistribusikan informasi.

4

KEMKOMINFO

Nilai TIK yang Semakin Meningkat

Perubahan yang demikian cepat pada dekade ini

menjadikan TIK komponen vital yang membantu

organisasi pada target mencapai tujuannya.

TIK menjadi teknologi yang harus dimiliki organisasi

agar dapat menjawab tantangan kebutuhan untuk

melakukan perubahan.

Tantangan -tantangan yang dihadapi al:

Komputasi yang terhubung dengan baik

Organisasi yang terhubung dengan baik

Globalisasi

Menggunakan TIK untuk keunggulan kompetitif

5

KEMKOMINFO

Interaksi Antar Pelaku

6

KEMKOMINFO

Hirarki dalam Organisasi

7

KEMKOMINFO

Peran Teknologi Informasi

Mendukung proses bisnis

Mendukung pengambilan keputusan

Mendukung keunggulan kompetitif

8

KEMKOMINFO

Mengapa Perlu Perubahan?

(Diskusi)

9

KEMKOMINFO

Target Dampak pada Perubahan TI

Semua perubahan harus terkontrol dan terkelola

dengan prosedur yang telah dibuat standar serta

meminimalkan interupsi operasi pada organisasi.

10

KEMKOMINFO

Komponen Perubahan

11

KEMKOMINFO

Perlunya Manajemen Perubahan TI

Tekn ologi (TIK) hanya salah satu komponen pada

perubahan; implementasi perubahan selalu

melibatkan komponen-komponen lain.

Keberhasilan perubahan sering dinilai /

dipersepsikan oleh individu yang terdampak akibat

perubahan itu

Opportunistic – kelompok ini meyakini bahwa perubahan

diperlukan dan berkeinginan untuk mencapai keberhasilan

yang lebih baik dengan melakukan perubahan.

Ritualistic – kelompok ini berpandangan bahwa tidak

diperlukan perubahan, tidak ingin berubah dari status quo

dan akan resisten terhadap perubah anyang

mempengaruhi nilai dan pendapatan mereka atau

kelompoknya.

12

KEMKOMINFO

Manajemen Perubahan TI vs

Manajemen Proyek TI

Proyek TI yang memiliki dampak perubahan yang

signifikan terhadap proses / prosedur yang dilakukan

manusia seharusnya menyertakan manajemen

perubahan TI.

13

KEMKOMINFO

Visi Pimpinan

Pimpinan yang visioner berpandangan jauh ke depan.

Dalam hal penggunaan teknologi, seorang pimpinan

yang visioner memiliki visi tentang penggunaan

teknologi, utamanya TIK.

Mengikuti perkembangan TIK mutlak perlu bagi

seorang pimpinan yang visioner.

Keterbatasan visi (dan pengetahuan mengenai TIK)

pimpinan tidak jarang menghambat absorbsi

penggunaan TIK dalam memberikan layanan yang

lebih baik kepada masyarakat.

14

KEMKOMINFO

General Project Management Approach

Conceptual

Planning

Testing

Implementation

Closure

dimana manajemen perubahan seharusnya

direncanakan dan diimplementasikan?

15

KEMKOMINFO

Siklus Perubahan TI

Establish the case for change

Gain commitment

Plan the change

Implement the change

16

KEMKOMINFO

Gain Commitment

Identifying the scope and impact of the change and

the resources and activates needed to implement it.

Clear communications

Commitment to the change process

Sponsorship who will champion your goals

Know who the stakeholders are and their motivation

Communications to the stakeholders

Good business case?

17

KEMKOMINFO

Plan the Change

The actual processes of change.

Includes the ability of the change sponsor or

champion to drive the change and prevent the

processes from stalling.

Broken the plan into smaller parts

Identified dependencies

Identify risk factors

Focus on contributors

Established success measures

18

KEMKOMINFO

Implement the Change

Do what you said you were going to do.

Do it in a timely manner.

Monitor results objectively.

19

KEMKOMINFO

Yang Harus Dilakukan dalam Melakukan

Perubahan TI

Catat requests for change (RFC)

Buat kategori RFC dan berikan prioritas masing-

masing.

Lakukan asesmen terhadap resource yang

diperlukan dan dampak perubahan tsb.

RFCs harus disetujui tim penasehat perubahan.

Buat jadwal proses perubahan.

Buat rencana back-out.

Lakukan perubahan dan lakukan review terhadap

akibat-akibat perubahan yang dilakukan.

20

KEMKOMINFO

Beberapa Penyebab Kegagalan

Kurang adanya keterlibatan pengguna.

Kurang adanya dukungan manajerial.

Kurang adanya kemampuan SDM.

Kurang adanya sosialisasi tentang perubahan.

21

KEMKOMINFO

Contoh-contoh

Perubahan layanan pembayaran pajak (sebelum

dan sesudah dilakukan integrasi data instansi

pemerintah dengan perbankan)

Bagaimana manajemen perubahan yang harus dilakukan

(dalam hal teknologi, proses, dan SDM nya?

e-KTP:

Bagaimana KTP “lama”: bentuk, teknologi, penggunaan,

teknologi pembuatan, teknologi pendukungnya?

Bagaimana dengan e-KTP?

Bagaimana manajemen perubahan yang harus dilakukan

(dalam hal teknologi, proses, dan SDM nya?

22

KEMKOMINFO

Peran dan Tanggung Jawab

Pimpinan: Memberikan dukungan pada perubahan

dan melakukan monitoring perkembangan proses

perubahan.

Kepala Bagian: Merumuskan proses perubahan.

Staf: Melaksanakan proses perubahan.

23

KEMKOMINFO

Tanggung Jawab CIO (1)

Merumuskan strategi TIK

Meyakinkan bahwa strategi dan solusi TIK selaras dg

kebutuhan pemerintahan

Merumuskan operasi TIK

Meyakinkan bahwa informasi yang diproses dan

didistribusikan adalah akurat, tepat waktu, dan mendukung

operasional organisasi.

24

KEMKOMINFO

Tanggung Jawab CIO (2)

Mengelola Perubahan TIK

Meyakinkan bahwa manusia secara halus bisa beradaptasi

ke suatu perubahan yang dihasilkan oleh penerapan TIK

dalam organisasi

Merumuskan Investasi TIK

Meyakinkan bahwa investasi TIK mempunyai nilai efektif-

biaya (Cost-effective dan nilai balik dalam waktu yang

cepat.

25

KEMKOMINFO

Framework untuk Perubahan TI

Diperlukan framework untuk melaksanakan

perubahan TI agar perubahan dapat berjalan sesuai

prosedur yang telah distandarkan.

Contoh: ITIL (Information Technology Infrastructure

Library) framework.

26

KEMKOMINFO

Tips Melakukan Perubahan TI (1)

Mutlak perlu komitmen manajemen terhadap

perubahan yang akan dilakukan dan komitmen

terhadap proses dalam mencapai perubahan tsb.

Jaga agar perubahan merupakan proses yang

transparan dan selalu ada ruang untuk diskusi.

Pahami alasan-alasan untuk tiap perubahan dan

komunikasikan dengan jelas alasan-alasan ini.

Integrasikan perubahan dalam visi dan strategi

organisasi.

27

KEMKOMINFO

Tips Melakukan Perubahan TI (2)

Identifikasikan hal-hal yang dapat menghambat

proses perubahan.

Perlu ada kemampuan SDM untuk melakukan

perubahan dari awal sampai akhir proses

perubahan.

Lakukan monitoring proses perubahan dan segera

lakukan penanganan bila ada permasalahan yang

timbul.

28

KEMKOMINFO

Tips Melakukan Perubahan TI (3)

persiapkan dan berikan dukungan kepada staf

organisasi dan stakeholder lain terhadap perubahan

yang akan dilakukan.

Libatkan staf dalam proses perubahan dan

mendapat informasi mengenai perubahab yang

terjadi selama proses.

Selama perubahan, momentum perubahan harus

dijaga agar proses perubahan dapat dilakukan

sampai selesai.

Lakukan studi banding ke pihak lain ang pernah

melakukan perubahan serupa untuk mendapat

pelajaran dari pengalaman mereka.

29

KEMKOMINFO

Referensi

ITIL Change Management

(http://www.itlibrary.org/index.php?page=Change_

Management)

The Australian Flexible Learning Framework

(http://industry.flexiblelearning.net.au/guide/7-2-

1_Organisational_change_management_tips.htm)

30

KEMKOMINFO

Akhir dari Modul 5

Terima kasih

Alamat kontak penyelenggara :

Puslitbang Literasi dan Profesi SDM Kominfo

Jln Medan Merdeka Barat 9 Jakarta 10110

Tlp : 021 3856068 Email : puslitbang.litprof@mail.kominfo.go.id