Modul 3 Pengelolaan Informasi Dan Dokumentasi Rev2

BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

Kode Modul : KIP.UMU.04.00Judul Modul : Prosedur Pengelolaan

Informasi PublikKode Kompetensi : KIP.UMU.04.00Unit Kompetensi : Melakukan Kegiatan

Pengelolaan Informasi Publiksesuai Prosedur

Tingkat : Dasar

Modul Pelatihan Budaya Dokumentasi 2012

i

PERENCANAAN PELATIHAN

1. Latar Belakang

Pada tahun 2008, Indonesia telah tercatat sebagai negara kelima di Asia, dan ke-76 di

dunia yang secara resmi mengadopsi prinsip-prinsip keterbukaan informasi. Disahkannya

Undang-Undang No 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) telah

menempatkan Indonesia sejajar dengan India, Jepang, Thailand dan Nepal dalam hal

pelembagaan kerangka hukum bagi pemenuhan hak-hak publik untuk mengakses proses-

proses penyelenggaraan pemerintahan.

UU KIP secara jelas mengatur kewajiban badan atau pejabat publik untuk memberikan

akses informasi yang terbuka kepada masyarakat. Kewajiban untuk memberikan informasi,

dokumen dan data diintegrasikan sebagai bagian dari fungsi birokrasi pemerintahan,

diperkuat dengan sanksi-sanksi yang tegas untuk pelanggarannya. UU KIP juga mengatur

klasifikasi informasi sedemikian rupa sebagai upaya untuk memberikan kepastian hukum

tentang informasi-informasi yang wajib dibuka kepada publik, dan yang bisa dikecualikan

dengan alasan tertentu.

Penerapan UU KIP tentunya memberikan dampak terhadap sistem manajemen dan tata

kelola lembaga-lembaga publik khususnya mengenai pola kerja dan aliran data serta

informasi antar unit kerja di lembaga publik masing-masing. Tanpa adanya koordinasi dan

komunikasi dalam kerangka kerja mengelola data, informasi dan dokumentasi mustahil

kinerja lembaga dalam memberikan pelayanan informasi publik dapat dijalankan dengan

baik. Untuk dapat menjalankan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan sederhana

setiap Badan Publik perlu menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).

PPID adalah pejabat yang bertanggungjawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian,

penyediaan dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik. Selanjutnya Tugas dan

Tanggung Jawab PPID dijabarkan dalam PP No 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Untuk menjalankan tugasnya, baik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi PPID

(PPID) maupun Pejabat Fungsional Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PFPID),

memerlukan kompetensi di bidang pengelolaan data, informasi dan dokumentasi lembaga

publik. Penyusunan modul ini bertujuan agar setiap personil yang memiliki tanggung jawab

dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi pada suatu Badan Publik Negara memiliki

kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Pada

modul ini akan dibahas pemahaman Undang-undang nomor 14 tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik beserta peraturan turunannya.

ii

2. Unit Kompetensi

Kode Kompetensi : KIP.UMU.04.00

Unit Kompetensi : Melakukan Kegiatan Pengelolaan Informasi Publik sesuai

Prosedur.

Uraian Unit

Kompetensi

: Unit kompetensi ini berkaitan dengan kemampuan untuk

melakukan kegiatan pengelolaan informasi publik sesuai

prosedur.

3. Elemen Kompetensi

Elemen Kompetensi Kriteria untuk Kerja

1. Memahami kegiatan penyimpanan

dan pendokumentasian informasi.

1.1 Konsep dasar data dan informasi dapat

dijelaskan.

1.2 Konsep arsip dan dokumentasi data dan

informasi dapat dijelaskan.

1.3 Pengumpulan data dan informasi dapat

dilakukan sesuai dengan prosedur dan

ketentuan.

1.4 Pendokumentasian data dan informasi dapat

dilakukan sesuai dengan prosedur dan

ketentuan.

2. Memahami kegiatan penyediaan

dan pelayanan informasi publik.

2.1 Data dan informasi dapat disajikan sesuai

dengan konsep dan metode yang berlaku.

2.2 Informasi diklasifikasikan dan disajikan

sesuai dengan format yang berlaku.

2.3 Konsep pelayanan Informasi Publik dapat

dijelaskan.

2.4 Pelayanan informasi publik dilakukan sesuai

prosedur dan ketentuan yang berlaku.

3. Memahami kegiatan pengamanan

informasi publik.

3.1 Konsep keamanan informasi dapat

dijelaskan.

3.2 Prosedur pengamanan informasi dapat

diimplementasikan sesuai ketentuan.

iii

4. Batasan Variabel

1. Unit ini berlaku pada bidang Pengelolaan Data, Informasi dan Dokumentasi untuk

pegawai fungsional dengan jabatan pranata komputer, pranata humas, arsiparis dan

pustakawan.

2. Bahasan pada materi yang disampaikan terbatas pada:

2.1 Kegiatan pengelolaan informasi publik sesuai prosedur.

2.2 Ketentuan pengumpulan data dan informasi yang terdapat pada UU no 14 Tahun

2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

5. Panduan Penilaian

1. Pengetahuan dan Keterampilan Penunjang:

Untuk mendemonstrasikan kompetensi, diperlukan bukti pengetahuan dan

pemahaman mengenai:

1.1 Pengertian Badan publik, tugas pokok dan fungsinya.

1.2 UU no 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik.

2. Konteks Penilaian:

Dalam penilaian unit ini harus mencakup uji pemahaman baik secara langsung atau

pun melalui latihan. Unit ini harus didukung oleh serangkaian metode untuk menilai

pengetahuan penunjang dalam menjalankan kegiatan pengelolaan informasi publik

sesuai dengan undang-undang.

3. Aspek Penting Penilaian:

3.1 Kemampuan memahami kegiatan penyimpanan dan pendokumentasian

informasi.

3.2 Kemampuan memahami kegiatan penyediaan dan pelayanan informasi publik.

3.3 Kemampuan memahami kegiatan pengamanan informasi publik.

4. Kaitan dengan Unit-Unit Lain:

4.1 Prasyarat untuk menguasai kompetensi ini

iv

o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Keterbukaan

Informasi Publik (KIP)

o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Kearsipan

o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Informasi dan

transaksi elektronik

o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Pelayanan Publik

4.2 Unit Kompetensi ini akan mendukung penguasaan unit tingkat umum.

6. Kompetensi Kunci

NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT INI TINGKAT

1Mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisis

informasi2

2 Mengkomunikasikan ide-ide dan informasi 1

3 Merencanakan dan mengorganisir aktivitas-aktivitas 1

4 Bekerja dengan orang lain dan kelompok 1

5 Menggunakan ide-ide dan teknik matematik 1

6 Memecahkan masalah 2

7 Menggunakan teknologi 2

7. Jumlah Jam Pelajaran

Untuk jam pelajaran, dipergunakan standar Jam Pelajaran dengan aturan setiap satu jam

pelajaran (1 JP) sama artinya dengan 45 menit. Jumlah jam belajar untuk Unit Kompetensi

ini memerlukan waktu belajar selama 2 JP.

v

8. Garis Besar Pokok Pengajaran

NoElemen

KompetensiMateri Sub Materi Tujuan Instruksional Khusus

Metode

PenyampaianDurasi

Media/

Alat Bantu

Sumber

Belajar

1 Memahami kegiatan

penyimpanan dan

pendokumentasian

informasi

Penyimpan

an dan

Pendokume

ntasian

Informasi

o Data dan informasi

o Arsip dan

dokumentasi

o Prosedur

pengumpulan data

dan informasi

o Prosedur

pendokumentasian

data dan informasi

o Konsep dasar data dan

informasi dapat dijelaskan.

o Konsep arsip dan dokumentasi

data dan informasi dapat

dijelaskan.

o Pengumpulan data dan

informasi dapat dilakukan

sesuai dengan prosedur dan

ketentuan.

o Pendokumentasian data dan

informasi dapat dilakukan

sesuai dengan prosedur dan

ketentuan.

o Penjelasan

instruktur

o Diskusi dan

tanya jawab

1 JP o Ruang Kelas

o Notebook

instruktur

o LCD proyektor

o Whiteboard

1

2 Memahami kegiatan

penyediaan dan

pelayanan informasi

publik

Penyediana

n dan

Pelayanan

Informasi

Publik

o Konsep dan metode

penyajian data dan

informasi

o Penyajian informasi

o Konsep pelayanan

informasi publik

o Prosedur pelayanan

informsi publik

o Data dan informasi dapat

disajikan sesuai dengan

konsep dan metode yang

berlaku.

o Informasi diklasifikasikan dan

disajikan sesuai dengan format

yang berlaku.

o Konsep pelayanan Informasi

Publik dapat dijelaskan.

o Pelayanan informasi publik

dilakukan sesuai prosedur dan

ketentuan yang berlaku.

o Penjelasan

instruktur

o Diskusi dan

tanya jawab

0.5 JP o Ruang Kelas

o Notebook

instruktur

o LCD proyektor

o Whiteboard

1

vi

NoElemen

KompetensiMateri Sub Materi Tujuan Instruksional Khusus

Metode

PenyampaianDurasi

Media/

Alat Bantu

Sumber

Belajar

3 Memahami kegiatan

pengamanan

informasi publik

Pengamana

n Informasi

Publik

o Konsep keamanan

informasi

o Prosedur

pengamanan

informasi

o Konsep keamanan informasi

dapat dijelaskan.

o Prosedur pengamanan

informasi dapat

dimmplementasikan sesuai

ketentuan.

o Penjelasan

instruktur

o Diskusi dan

tanya jawab

0.5 JP o Ruang Kelas

o Notebook

instruktur

o LCD proyektor

o Whiteboard

1

vii

9. Peta Jejaring Tingkat Kompetensi

Jenis

Kompetensi

TINGKAT

Dasar Menengah Lanjutan Mahir

U1

U2

U3

U4

T.1

T.2

T.3

T.4

M.1

M.2

M.3

M.4

S.1

S.2

S.3

S.4

S.5

10.Sumber Belajar

1. Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

2. Peraturan menteri Kominfo No. 10/PER/M.KOMINFO/07/2010 tentang Pedoman

Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan

Informatika.

3. Modul 3 – Pengelolaan Informasi Publik (Prosedur Pengelolaan Informasi Publik).

viii

DAFTAR ISI

PERENCANAAN PELATIHAN ...................................................................................... i

DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii

BAB I PENYIMPANAN DAN PENDOKUMENTASIAN INFORMASI...................................... 1

1.1 Data dan Informasi.................................................................................... 1

1.2 Arsip dan Dokumentasi .............................................................................. 3

1.3 Prosedur Pengumpulan Data dan Informasi .................................................. 3

1.4 Prosedur Pendokumentasian Data dan Informasi ........................................... 6

BAB II PENYEDIAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK.......................................... 8

2.1 Konsep dan Metode Penyajian Data dan Informasi Publik ............................... 8

2.2 Penyajian Informasi Publik ......................................................................... 9

2.3 Konsep Pelayanan Informasi Publik............................................................ 14

2.4 Prosedur Pelayanan Informsi Publik ........................................................... 17

BAB III PENGAMANAN INFORMASI PUBLIK ............................................................. 26

3.1 Konsep Keamanan Informasi .................................................................... 26

3.2 Prosedur Pengamanan Informasi ............................................................... 28

MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

1

PENYIMPANAN DAN

PENDOKUMENTASIAN INFORMASI

1.1 Data dan Informasi

DATA adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Sedangkan

INFORMASI adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang

lebih berarti dari suatu kejadian.

Ada perbedaan mendasar antara data dan informasi yaitu:

Data adalah bahan baku yang diolah untuk dijadikan informasi;

Informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan.

Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif

dibandingkan dengan data. Seperti tergambar pada bagan di bawah ini.

BAB

Elemen Kompetensi yang akan dicapai

Memahami kegiatan penyimpanan dan pendokumentasian informasi.

Tujuan Instruksional Khusus

Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta:

1. Dapat menjelaskan konsep dasar data dan informasi.

2. Dapat menjelaskan konsep arsip dan dokumentasi data dan informasi.

3. Dapat melakukan pengumpulan data dan informasi sesuai prosedur dan

ketentuan.

4. Dapat melakukan pendokumentasian data dan informasi sesuai prosedur dan

ketentuan.


2

Data dan Informasi

Informasi memiliki karakteristik yang berbeda dengan data, diantaranya:

Kualitas Informasi (content)

o Akurat, konsistensi, mudah dicerna;

o Hasil pengolahan sistem informasi.

Kualitas Pengolah Informasi (computing);

o Mencakup perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang

mengembangkan, mengoperasikan, dan menggunakan sistem, termasuk juga

fasilitas yang menyimpan sumberdaya tersebut.

Kualitas Desiminasi Informasi (communication).

o Media mencakup dari tatap muka, telepon, media penyiaran, sampai media

Internet.

Dari kumpulan data akan menghasilkan informasi berupa data yang terorganisasi atau data

yang telah mengalami proses. Informasi dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran

berupa pengetahuan yang dapat digunakan untuk mengambil kebijakan dalam pengambilan

keputusan.

Ada beberapa hal yang dapat mempengaruhi dalam proses pengambilan keputusan, yaitu :

Cara menghimpun informasi;

Cara mencatat dan mengklasifikasikan informasi;

Cara mengolah informasi;

Cara menyimpan dan mengambil informasi;


3

Menginterpretasikan informasi;

Cara mendistribusikan informasi;

Ketepatan penggunaan informasi.

1.2 Arsip dan Dokumentasi

Menurut pasal 1 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok

Kearsipan, Arsip adalah:

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan

Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan /atau perorangan,

dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam

rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Penataan arsip adalah suatu sistem yang mempunyai kegiatan mengatur dan menyusun

arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip

untuk dapat digunakan secara aman dan ekonomis.

Tujuan dari penataan arsip adalah:

Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat;

Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.

1.3 Prosedur Pengumpulan Data dan

Informasi

Dalam rangka pelayanan informasi yang akurat, lengkap dan tidak menyesatkan, maka

seluruh satuan kerja perlu melakukan pengelolaan informasi secara baik, konsisten dan

bertanggungjawab.

Kegiatan pengumpulan informasi merupakan tahap yang sangat penting dalam pengelolaan

informasi dan dokumentasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap satuan kerja,

adalah :

Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah,

sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap satuan kerja.


4

Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan

tugas pokok dan fungsi masing-masing satuan kerja;

Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis

maupun dinamis;

Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang bertanggung

jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di satuan kerjanya; sedangkan

arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas

pokok dan fungsi satuan kerja bersangkutan.

Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut:

o Mengenali tugas pokok dan fungsi satuan kerjanya;

o Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh satuan kerja;

o Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan;

o Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen.

Alur dan Mekanisme Pengumpulan Informasi

Alur informasi dalam rangka proses pengumpulan informasi yang berada disetiap

satuan kerja adalah:

o Setiap informasi di unit kerja eselon satu merupakan tanggung jawab pimpinan

unit.

o Setiap informasi yang dikelola oleh eselon satu merupakan satu kesatuan

informasi dari masing-masing satuan kerja dibawahnya

o Setiap informasi publik di unit eselon satu di sampaikan ke PPID melalui Pusat

Data.

o Setiap informasi yang diterima oleh Pusat Data diolah dan disediakan untuk

kepentingan pelayan informasi yang dilakukan oleh PPID.

Contoh mekanisme pengumpulan informasi di masing-masing satuan kerja eselon 2

(dua) dapat dilihat dalam bagan sebagai berikut:

Mekanisme pengumpulan informasi yang dapat dilakukan di setiap satuan kerja

adalah:

o Setiap pimpinan unit eselon satu menugaskan para sekretarisnya atau pejabat

yang ditunjuk, untuk melaksanakan pengumpulan informasi di setiap satuan

kerja eselon 2 ( Direktorat atau Pusat ), dilingkungan kerja unit seleon 1 (

satunya );


5

o Setiap pimpinan satuan kerja eselon 2 ( dua ) wajib melaksanakan

pengumpulan, pendokumentasian dan pengklasifikasian informasi pelaksanaan

kegiatan tupoksinya baik yang sudah, sedang maupun yang akan dilaksanakan;

o Setiap pejabat harus membuat catatan pelaksanaan kegiatan dan

mendokumentasikannya secara baik (secara elektronik maupun non elektronik )

dan selanjutnya disampaikan kepada sekretaris Ditjen/Badan;

o Dalam rangka memperlancar pelaksanaan tugas pengumpulan,

pendokumentasian dan pengklasifikasian informasi, setiap satuan kerja dapat

menunjuk pejabat fungsional pengelola informasi dan dokumentasi (pranata

humas, pranata computer, arsiparis, pustakawan, dsb) sesuai dengan kebutuan

satuan kerjanya;

o Mekanisme pengumpulan informasi jalur merah ( 1 ) merupakan jalur koordinasi

proses pengumpulan informasi dari Sekretaris Ditjen/Badan kepada Pejabat

Pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui Pusat Data;

o Mekanisme pengumpulan informasi jalur merah ( 2 ) merupakan jalur koordinasi

proses pengumpulan informasi dari direktorat/pusat/biro ke sekretaris

Ditjen/Badan;

o Informasi yang dikumpulkan melalui jalur merah adalah informasi terkait

dengan :

- Informasi yang tersedia setiap saat;

- Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;

- Informasi lain yang dikuasainya;

- Informasi yang masuk kategori dikecualikan.

o Mekanisme pengumpulan informasi jalur kuning merupakan jalur koordinasi

proses pengumpulan informasi dari direktorat/pusat/biro ke Biro

Perencanaan/Biro Keuangan/Biro Kepegawaian dan Organisasi/Biro Hukum dan

KLN, terhadap informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala.


6

Satuan kerja yang memiliki struktur yang berbeda dapat mengadopsi contoh di atas dalam

pelaksanaan mekanisme pengumpulan informasi dalam rangka pelayanan informasi publik.

1.4 Prosedur Pendokumentasian Data dan

Informasi

Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan

dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja guna membantu

PPID dalam melayani permintaan informasi. Tahapan dalam pendokumentasian informasi

meliputi :

Deskripsi informasi. Setiap satuan kerja membuat ringkasan untuk masing-masing

jenis informasi.

Memverifikasi Informasi. Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis

kegiatannya.

Otentikasi informasi. Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi

informasi oleh setiap satuan kerja.

Pemberian kode informasi. Dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi

yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing

satuan kerja. Pengkodean informasi meliputi:


7

o Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf

dan angka;

o Kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal kelompok primer atau

fungsi;

o Kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau

kegiatan.

Penataan dan penyimpanan informasi dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih

sistematis.


8

PENYEDIAAN DAN PELAYANAN

INFORMASI PUBLIK

2.1 Konsep dan Metode Penyajian Data dan

Informasi Publik

Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan

lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak

memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik

merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan

rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi

publik merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap

penyelenggaraan negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada

kepentingan publik sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14

Tahun 2008.

Setiap orang berhak memperoleh Informasi Publik dengan cara melihat dan mengetahui

informasi serta mendapatkan salinan Informasi Publik. Badan Publik wajib memenuhi hak

BAB


Memahami kegiatan penyediaan dan pelayanan informasi publik.



1. Dapat menyajikan data dan informasi seusai dengan konsep dan metode yang

berlaku.

2. Dapat menyajikan informasi sesuai ketentuan klasifikasi dan format yang ada.

3. Dapat menjelaskan konsep pelayanan Informasi Publik.

4. Dapat melakukan pelayanan informasi sesuai prosedur.


9

tersebut melalui pengumuman Informasi Publik dan penyediaan Informasi Publik

berdasarkan permohonan.

Dalam menyajikan data dan informasi harus memperhatikan hal-hal berikut ini:

Kualitas informasi

Informasi yang disajikan harus akurat, konsisten dan relevan serta mudah dicerna

oleh masyarakat luas. Informasi yang disajikan merupakan hasil pengolahan

informasi.

Kualitas Pengolahan Informasi

Selain berkonsentrasi pada masukan (data) dan keluaran (informasi) juga perlu

memperhatikan pengolahan informasi (Information Processor) yang mengubah

masukan menjadi keluaran.

Kualitas diseminasi informasi

Diseminasi informasi dapat diselenggarakan melalui berbagai bentuk media, mulai

dari tatap muka, telepon, media penyiaran (radio dan televisi) sampai media internet.

2.2 Penyajian Informasi Publik

Menyajikan Informasi Publik melalui Pengumuman

Badan Publik wajib mengumumkan informasi melalui pengumuman. Badan Publik negara

wajib mengumumkan informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala

sekurang-kurangnya melalui situs resmi dan papan pengumuman dengan cara yang mudah

diakses oleh masyarakat. Pengumuman melalui situs resmi diwajibkan bagi Badan Publik

Negara yang sudah memiliki situs resmi.

Contoh situs resmi Badan Publik adalah http://kominfo.go.id/ milik Kementerian

Komunikasi dan Informatika RI. Situs resmi tidak hanya sekadar papan pengumuman untuk

diseminasi informasi publik yang pengelolaannya bisa seenaknya. Banyak dari badan publik

sadar atau tidak sadar tidak memanfaatkan dengan benar situs resminya sebagai media

informasi. Kekurangan umum kebanyakan situs resmi pemerintah diantaranya data tidak

diupdate, halaman belum selesai, minim data kontak dan tidak interaktif, belum memahami

kebutuhan pembaca, “belum” menjadi portal resmi, tidak nyaman dibaca dan masih

terdapat fitur-fitur yang tidak berfungsi dengan baik.


10

Agar situs dibaca dan dapat dimanfaatkan secara maksimal, sebaiknya terapkan strategi

yang mampu mengatasi

kekurangan-kekurangan

umum yang biasa terjadi

pada situs pemerintahan,

dengan melakukan hal-hal

berikut:

Pahami pembaca;

Komunikasi interaktif;

Isi bermanfaat;

Kelayakan situs;

Terus berinovasi.

Dengan demikian, fungsi situs resmi bagi badan publik Negara mampu dimaksimalkan

sebagai salah satu bentuk penyajian informasi melalui pengumuman.

Badan Publik non negara wajib mengumumkan informasi yang wajib disediakan dan

diumumkan secara berkala sekurang-kurangnya melalui papan pengumuman dengan cara

yang mudah diakses oleh masyarakat. Format pengumuman dibuat dengan ringkas dengan

mencantumkan nama PPID dan/atau petugas informasi serta alamat/nomor telepon yang

dapat dihubungi apabila pemohon/pengguna informasi membutuhkan informasi rinci dari

pengumuman yang ada.

Pengumuman informasi disampaikan dengan mempergunakan bahasa Indonesia yang baik

dan benar, mudah dipahami serta dapat mempertimbangkan penggunaan bahasa yang

digunakan penduduk setempat.

Pengumuman informasi disampaikan dalam bentuk yang memudahkan bagi masyarakat

dengan kemampuan berbeda untuk memperoleh informasi. Yang dimaksud dengan

kemampuan yang berbeda adalah mereka yang dapat melakukan hal yang tidak dapat

dilakukan oleh orang pada umumnya. Misalnya membaca huruf braille, menggunakan

bahasa isyarat dengan tangan untuk berkomunikasi, dan lain lain.

Ketika terjadi bencana, kegiatan atau keadaan darurat yang berpotensi menimbulkan

ancaman terhadap hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, Badan Publik wajib

mengumumkan informasi tersebut dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami,

media yang tepat, dan disampaikan tanpa adanya penundaan.


11

Badan Publik wajib mengumumkan secara berkala informasi tentang prosedur evakuasi

keadaaan darurat kepada pihak-pihak yang berpotensi terkena dampak dan menyediakan

sarana prasarana bagi penyebarluasan informasi keadaan darurat. Sarana dan prasarana

yang dimaksud harus diarahkan agar masyarakat yang berpotensi terkena dampak

mengetahui secara jelas informasi yang dibutuhkan untuk menghadapi keadaan darurat,

misal informasi tentang prosedur evakuasi disampaikan melalui leaflet, baliho dan berbagai

media luar ruang lainnya.

Badan Publik yang berwenang memberikan izin dan/atau membuat perjanjian dengan pihak

ketiga terhadap suatu kegiatan yang berpotensi mengancam hajat hidup orang banyak

serta ketertiban umum wajib mengumumkan prosedur evakuasi keadaaan darurat kepada

pihak-pihak yang berpotensi terkena dampak dan menyediakan sarana dan prasarana yang

menjadi bagian dari penyebarluasan informasi keadaan darurat.

Menyajikan Informasi Publik melalui Permohonan

Seluruh Informasi Publik yang berada pada Badan Publik selain informasi yang dikecualikan

dapat diakses oleh Publik melalui prosedur permohonan Informasi Publik.

Permohonan Informasi Publik dapat dilakukan secara tertulis atau tidak tertulis. Bagi

pemohon yang mengajukan permohonan secara tertulis wajib mengisi formulir permohonan

dan membayar biaya salinan dan/atau pengiriman informasi apabila dibutuhkan.

Permohonan diajukan secara tidak tertulis, PPID memastikan permohonan Informasi Publik

tercatat dalam formulir permohonan.

Formulir permohonan tersebut sekurang-kurangnya memuat:

nomor pendaftaran yang diisi berdasarkan nomor setelah permohonan Informasi

Publik di registrasi;

data pribadi yang terdiri dari nama, alamat, pekerjaan, nomor telepon/e-mail;

rincian informasi yang dibutuhkan;

tujuan penggunaan informasi;

cara memperoleh informasi; dan

cara mendapatkan salinan informasi.

PPID wajib mengkoordinasikan pencatatan permohonan Informasi Publik dalam register.

Permohonan dan memastikan formulir permohonan yang telah diberikan nomor

pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik diserahkan kepada Pemohon

Informasi Publik.


12

Permohonan Informasi Publik yang dilakukan melalui surat elektronik atau pemohon datang

langsung, PPID wajib memastikan diberikannya nomor pendaftaran pada saat permohonan

diterima. Permohonan Informasi Publik yang dilakukan melalui surat atau faksimili atau cara

lain yang tidak memungkinkan bagi Badan Publik untuk memberikan nomor pendaftaran

secara langsung, PPID wajib memastikan nomor pendaftaran dikirimkan kepada Pemohon

Informasi Publik. Nomor pendaftaran dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman

Informasi Publik.

PPID wajib menyimpan salinan formulir permohonan yang telah diberikan nomor

pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik. Register permohonan

tersebut minimal memuat: 1) nomor pendaftaran permohonan; 2) tanggal permohonan; 3)

nama Pemohon Informasi Publik; 4) alamat; 5)pekerjaan; 6) nomor kontak; 7) Informasi

Publik yang diminta; 8) tujuan penggunaan informasi; 9) status informasi untuk mencatat

apakah informasi sudah berada di bawah penguasaan Badan Publik atau telah

didokumentasikan; 10) format informasi yang dikuasai; 10) jenis permohonan untuk

mencatat apakah Pemohon Informasi ingin melihat atau mendapatkan salinan informasi;

11) keputusan untuk menerima, menolak, atau menyarankan ke Badan Publik lain bila

informasi yang diminta berada di bawah kewenangan Badan Publik lain; 12) alasan

penolakan bila permohonan Informasi Publik ditolak; 13) hari dan tanggal Pemberitahuan

Tertulis serta pemberian informasi; dan 14) biaya serta cara pembayaran untuk

mendapatkan Informasi Publik yang diminta.

Jika Pemohon Informasi Publik bermaksud untuk melihat dan mengetahui Informasi Publik,

PPID wajib:

Memberikan akses bagi Pemohon untuk melihat Informasi Publik yang dibutuhkan di

tempat yang memadai untuk membaca dan/atau memeriksa Informasi Publik yang

dimohon;

Memberikan alasan tertulis apabila permohonan Informasi Publik ditolak; dan

Memberikan informasi tentang tata cara mengajukan keberatan beserta formulirnya

bila dikehendaki.

Jika Pemohon Informasi Publik meminta salinan informasi, PPID wajib mengkoordinasikan

dan memastikan bahwa Pemohon Informasi Publik memiliki akses untuk melihat Informasi

Publik yang dibutuhkan di tempat yang memadai untuk membaca dan/atau memeriksa

Informasi Publik yang dimohon, mendapatkan salinan informasi yang dibutuhkan,

pemberian alasan tertulis apabila permohonan informasi ditolak dan pemberian informasi

tentang tata cara mengajukan keberatan beserta formulirnya bila dikehendaki.


13

PPID wajib memastikan Pemohon Informasi Publik dibantu dalam melengkapi persyaratan

paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak permohonan Informasi Publik diajukan dan

memastikan permohonan Pemohon Informasi Publik tercatat dalam register permohonan.

PPID wajib memberikan pemberitahuan tertulis yang merupakan jawaban Badan Publik atas

setiap permohonan Informasi Publik yang berisikan:

Apakah Informasi Publik yang diminta berada di bawah penguasaannya atau tidak;

Memberitahukan Badan Publik mana yang menguasai informasi yang diminta dalam hal

informasi tersebut tidak berada di bawah penguasaannya;

Menerima atau menolak permohonan Informasi Publik berikut alasannya;

Bentuk Informasi Publik yang tersedia;

Biaya dan cara pembayaran untuk mendapatkan Informasi Publik yang dimohon;

Waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan Informasi Publik yang dimohon;

Penjelasan atas penghitaman/pengaburan informasi yang dimohon bila ada; dan

Penjelasan apabila informasi tidak dapat diberikan karena belum dikuasai atau belum

didokumentasikan.

Jika Informasi Publik yang dimohon diberikan baik sebagian atau seluruhnya pada saat

permohonan dilakukan, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis sebagaimana

bersamaan dengan Informasi Publik yang dimohon. Jika informasi publik tidak diberikan

ketika permohonan dilakukan, maka PPID menyampaikan pemberitahuan tertulis dan

Informasi Publik yang dimohon kepada Pemohon Informasi. Dan apabila permohonan

Informasi Publik ditolak, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis bersamaaan

dengan Surat Keputusan PPID tentang Penolakan Permohonan Informasi.

Badan publik mengenakan biaya untuk mendapatkan salinan Informasi Publik seringan

mungkin. Artinya Badan Publik memberikan informasi dalam bentuk sedemikian rupa yang

dapat meminimalisir biaya perolehan informasi. Misalnya apabila memungkinkan informasi

dapat diberikan secara cuma-cuma dengan cara memberikannya dalam bentuk softcopy

melalui media yang sesuai dengan teknologi informasi yang dimiliki dan disepakati oleh

Pemohon Informasi Publik.

Badan Publik menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik yang terdiri

atas:

Biaya penyalinan Informasi Publik;

Biaya pengiriman Informasi Publik (biaya aktual yang dikeluarkan oleh Badan Publik);

dan


14

Biaya pengurusan izin pemberian Informasi Publik yang di dalamnya terdapat

informasi pihak ketiga. Dalam hal informasi yang diminta memuat informasi yang

membutuhkan izin dari pihak ketiga untuk membukanya, maka Badan Publik dapat

meminta biaya seperti biaya meminta izin, komunikasi, dan/atau pemanggilan untuk

mendapatkan informasi tersebut.

Standar biaya ditetapkan berdasarkan pertimbangan standar biaya yang berlaku umum di

wilayah setempat. Untuk penggandaan, apabila yang dibutuhkan adalah fotokopi, maka

standar yang berlaku umum adalah harga fotokopi perlembar yang biasanya berlaku di

daerah tersebut. Demikian juga dengan penggandaan dalam bentuk rekaman ke disket,

maka harga disket ditetapkan sesuai dengan harga disket yang berlaku umum di daerah

tersebut.

Standar biaya perolehan salinan Informasi Publik ditetapkan dalam surat keputusan

Pimpinan Badan Publik setelah mendapatkan masukan dari masyarakat dan sesuai dengan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Badan Publik menetapkan tata cara pembayaran biaya perolehan salinan Informasi Publik

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Tata cara pembayaran biaya perolehan Informasi Publik yaitu dibayarkan secara langsung

kepada badan publik di mana permohonan dilakukan atau dibayarkan melalui rekening

resmi Badan Publik yaitu rekening Badan Publik apabila Badan Publik merupakan Badan

Layanan Umum (BLU) atau memiliki Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum

(PPK-BLU), atau apabila telah ada Peraturan Pemerintah yang mengatur mengenai tarif

layanan informasi melalui mekanisme Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).

Apabila pembayaran dilakukan secara langsung, Badan Publik wajib memberikan tanda

bukti penerimaan pembayaran biaya perolehan salinan informasi secara terinci kepada

Pemohon Informasi Publik. Badan Publik juga wajib mengumumkan biaya dan tata cara

pembayaran perolehan salinan Informasi Publik sesuai dengan tata cara pengumuman

Informasi Publik secara berkala.

2.3 Konsep Pelayanan Informasi Publik

Pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani) keperluan orang

atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan

pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.

Sebagaimana telah dikemukakan terdahulu bahwa pemerintahan pada hakekatnya adalah

pelayanan kepada masyarakat. Ia tidaklah diadakan untuk melayani dirinya sendiri, tetapi


15

untuk melayani masyarakat serta menciptakan kondisi yang memungkinkan setiap anggota

masyarakat mengembangkan kemampuan dan kreativitasnya demi mencapai tujuan

bersama (Rasyid, 1998). Karenanya birokrasi publik berkewajiban dan bertanggung jawab

untuk memberikan layanan baik dan profesional.

Pelayanan publik (public services) oleh birokrasi publik tadi adalah merupakan salah satu

perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat di samping sebagai abdi

negara. Pelayanan publik (public services) oleh birokrasi publik dimaksudkan untuk

mensejahterakan masyarakat (warga negara) dari suatu negara kesejahteraan (welfare

state).

Pelayanan publik dengan demikian dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani)

keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai

dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.

Sementara itu, kondisi masyarakat saat ini telah terjadi suatu perkembangan yang sangat

dinamis, tingkat kehidupan masyarakat yang semakin baik, merupakan indikasi dari

empowering yang dialami oleh masyarakat (Thoha dalam Widodo, 2001). Hal ini berarti

masyarakat semakin sadar akan apa yang menjadi hak dan kewajibannya sebagai warga

negara dalam hidup bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Masyarakat semakin berani

untuk mengajukan tuntutan, keinginan dan aspirasinya kepada pemerintah. Masyarakat

semakin kritis dan semakin berani untuk melakukan kontrol terhadap apa yang dilakukan

oleh pemerintahnya.

Dalam kondisi masyarakat seperti digambarkan di atas, birokrasi publik harus dapat

memberikan layanan publik yang lebih profesional, efektif, sederhana, transparan, terbuka,

tepat waktu, responsif dan adaptif serta sekaligus dapat membangun kualitas manusia

dalam arti meningkatkan kapasitas individu dan masyarakat untuk secara aktif menentukan

masa depannya sendiri (Effendi dalam Widodo, 2001). Arah pembangunan kualitas manusia

tadi adalah memberdayakan kapasitas manusia dalam arti menciptakan kondisi yang

memungkinkan setiap anggota masyarakat mengembangkan kemampuan dan

kreativitasnya untuk mengatur dan menentukan masa depannya sendiri.

Pelayanan publik yang profesional, artinya pelayanan publik yang dicirikan oleh adanya

akuntabilitas dan responsibilitas dari pemberi layanan (aparatur pemerintah). Dengan ciri

sebagai berikut :

Efektif, lebih mengutamakan pada pencapaian apa yang menjadi tujuan dan sasaran;

Sederhana, mengandung arti prosedur/tata cara pelayanan diselenggarakan secara

mudah, cepat, tepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan

oleh masyarakat yang meminta pelayanan;


16

Kejelasan dan kepastian (transparan), mengandung akan arti adanya kejelasan dan

kepastian mengenai :

o Prosedur/tata cara pelayanan;

o Persyaratan pelayanan, baik persyaratan teknis maupun persyaratan

administratif;

o Unit kerja dan atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam

memberikan pelayanan;

o Rincian biaya/tarif pelayanan dan tata cara pembayarannya;

o Jadwal waktu penyelesaian pelayanan.

Keterbukaan, mengandung arti prosedur/tata cara persyaratan, satuan kerja/pejabat

penanggungjawab pemberi pelayanan, waktu penyelesaian, rincian waktu/tarif serta

hal-hal lain yang berkaitan dengan proses pelayanan wajib diinformasikan secara

terbuka agar mudah diketahui dan dipahami oleh masyarakat, baik diminta maupun

tidak diminta;

Efisiensi, mengandung arti:

o Persyaratan pelayanan hanya dibatasi pada hal-hal berkaitan langsung dengan

pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan

antara persyaratan dengan produk pelayanan yang berkaitan;

o Dicegah adanya pengulangan pemenuhan persyaratan, dalam hal proses

pelayanan masyarakat yang bersangkutan mempersyaratkan adanya

kelengkapan persyaratan dari satuan kerja/instansi pemerintah lain yang

terkait.

Ketepatan waktu, kriteria ini mengandung arti pelaksanaan pelayanan masyarakat

dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan;

Responsif, lebih mengarah pada daya tanggap dan cepat menanggapi apa yang

menjadi masalah, kebutuhan dan aspirasi masyarakat yang dilayani;

Adaptif, cepat menyesuaikan terhadap apa yang menjadi tuntutan, keinginan dan

aspirasi masyarakat yang dilayani yang senantiasa mengalami tumbuh kembang.

Selain itu, dalam kondisi masyarakat yang semakin kritis di atas , birokrasi publik dituntut

harus dapat mengubah posisi dan peran (revitalisasi) dalam memberikan pelayanan publik.

Dari yang suka mengatur dan memerintah berubah menjadi suka melayani, dari yang suka

menggunakan pendekatan kekuasaan, berubah menjadi suka menolong menuju ke arah

yang fleksibel kolaboratis dan dialogis dan dari cara-cara yang sloganis menuju cara-cara

kerja yang realistik pragmatis (Thoha dalam Widodo, 2001). Dengan revitalitas birokrasi

publik (terutama aparatur pemerintah daerah) ini, pelayanan publik yang lebih baik dan


17

profesional dalam menjalankan apa yang menjadi tugas dan kewenagan yang diberikan

kepadanya dapat terwujud.

2.4 Prosedur Pelayanan Informasi Publik

1

2 3

4

5

87

6

PEMOHON INFO

PPID

PENCATATAN INFO :

PEMBERIAN TD BUKTI

PEMBERITAHUAN TERTULISPERMINTAAN INFORMASI

PEMBERIAN INFO YG DIMINTA

PERPANJANGAN WAKTU

TERTULIS ATAU TDKTERTULIS

NOMOR FORMULIR-NAMA PEMOHON-ALAMAT & NO.TELP- SUBYEK & KETERANGAN INFO YG DIMINTA -FORMAT PENGIRIMAN- NAMA DAN TD TANGAN PPID-TANGGAL DITERIMANYA PENGAJUAN PERMINTAAN - CAPBP

PENOLAKANDISERTAI ALASAN

DOK & KLASIFIKASI INFO.

IP. YG DIUMUMKAN BERKALA

IP.YG DIUMUMKAN SERTA MERTA

IP. YG WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT

IP. YG DIKECUALIKAN

PERPANJANGAN WAKTUDISERTAI ALASAN, MAKS 7HARI

PEMBERIAN INFO YG DIMINTA SESUAIDGN FORMAT YG DISEPAKATI

DPT MENGAJUKANKEBERATANMELALUI ATASANPPID, KI,PN, MA

Prosedur pelayanan informasi publik

Pelayanan informasi terbagi menjadi dua kegiatan berdasarkan pengelompokan informasi

yang bersifat publik (disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta, dan tersedia

setiap saat) dan yang dikecualikan.

Untuk pelayanan informasi yang bersifat publik diumumkan melalui berbagai bentuk dan

media (media online dan media cetak) :

Mengumumkan melalui website untuk informasi yang berkala Informasi yang terbuka

untuk publik dan berkala untuk pendistribusiannya maka akan di publikasikan melalui

website (jika memiliki).


18

Pusat Data PPID PIHNO

Kabid Data dan Informasi Memverifikasi Informasi yang telahditerima dari Sekretaris Itjen /Ditjen/Badan

2Ka Pusat Data Menginformasikan ke PPID Daftar Informasi Publikyang Siap di Publikasikan ke PPID

3PPID Menerima Daftar Informasi Publik yang Siap Di publikasikandan Memverifikasi final

5

1

PPID Memerintahkan PIH untuk Mempublikasikan Informasi yangsiap di publikasikan4

PIH Mengupload Informasi yang diperintahkan untuk dipublikasikan

AKTIVITAS

Permintaan informasi yang disediakan setiap saat. Semua informasi yang terbuka

untuk publik akan tetapi tidak bisa dipublikasikan secara terbuka maka harus tetap di

sediakan untuk permintaan secara khusus ke PPID.

Langkah-langkah dalam mekanisme pelayanan informasi yang tersedia setiap saat

meliputi:

o Pemohon informasi publik mengajukan permintaan informasi kepada PPID, baik

secara tertulis maupun tidak tertulis;

o Pejabat PPID menerima permohonan informasi;

o PPID kemudian melakukan pencatatan permintaan informasi dari publik untuk

kepentingan tertib administrasi. Untuk mempermudah masyarakat dalam

meminta informasi publik, sebaiknya setiap Badan Publik menyiapkan Formulir

Permintaan Informasi, yang terdiri dari:

- No. Formulir (No. Pendaftaran);

- Nama Pemohon Informasi;

- Alamat dan No. Telp Pemohon Informasi;

- Subjek dan keterangan informasi yang diminta;

- Format pengiriman informasi yang diinginkan (jika badan publik

mempunyai infrastruktur pendukung dan legal);

- Nama dan Tanda Tangan PPID;

- Tanggal Diterimanya Pengajuan Permintaan Informasi;

- Cap Badan Publik tersebut.


19

o Pemberian tanda bukti permohonan informasi (nomor pendaftaran) kepada

pemohon informasi;

o Selambat-lambatnya dalam waktu 10 hari kerja sejak permohonan diterima oleh

kantor PPID, maka PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui

pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan itu meliputi permintaan informasi

diterima, permintaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan

permohonan diterima atau ditolak;

o Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-lambatnya 7

(tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan, PPID harus

memberitahukan secara tertulis apakah permintaan informasi dapat dipenuhi

atau tidak;

o Jika permintaan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga

dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah soft

copy atau data tertulis, biaya yang dibutuhkan serta cara pembayarannya. Bila

permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan

alasan penolakan berdasarkan UU KIP;

o Jika permintaan informasi ditolak, pemohon dapat mengajukan keberatan

kepada atasan PPID, Komisi Informasi pusat dan daerah, dan/atau pengadilan

sebagai upaya terakhir.

Pendokumentasian permintaan informasi dan pelaporan pelayanan. Semua

permintaan informasi baik yang melalui media elektronik, tidak tertulis maupun yang

tertulis harus bisa di dokumentasikan.


20

Mekanisme pelayanan informasi

F1

F2

F3

F4

F5


21

F1 - Formulir Permohonan Informasi Publik


22

F2 - Formulir Register Permohonan Informasi Publik


23

F3 - Formulir Pemberitahuan Tertulis


24

F4 - Formulir Penolakan Permohonan Informasi


25

F5 - Formulir Pengajuan Keberatan


26

PENGAMANAN INFORMASI PUBLIK

3.1 Konsep Keamanan Informasi

Dari perspektf keamanan informasi, informasi diartikan sebagai sebuah ‘aset’; merupakan

seuatu yang memiliki nilai yang karenanya harus dilindungi. Nilai secara intrinsic melibatkan

subyektivitas yang membutuhkan penilaian dan pengambilan keputusan.

Informasi dapat terdiri dari berbagai macam bentuk, seperti:

Pikiran/buah karya dan perkataan;

Hardcopy (asli, salinan, fax dll);

Softcopy (disimpan dalam removable atau nonremovable media);

Personal knowledge;

Corpoorate knowledge;

Formal dan informal meeting;

Pembicaraan dalam telepon;

Video teleconference.

BAB


Memahami kegiatan pengamanan informasi publik



1. Dapat menjelaskan konsep keamanan informasi

2. Dapat menjelaskan prosedur pengamanan informasi


27

Keamanan informasi terdiri dari perlindungan terhadap aspek-aspek berikut:

Confidentiality (kerahasiaan) aspek yang menjamin kerahasiaan data atau

informasi, memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh orang yang

berwenang dan menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan.

Integrity (integritas) aspek yang menjamin bahwa data tidak dirubah tanpa ada ijin

pihak yang berwenang (authorized), menjaga keakuratan dan keutuhan informasi

serta metode prosesnya untuk menjamin aspek integrity ini.

Availability (ketersediaan) aspek yang menjamin bahwa data akan tersedia saat

dibutuhkan, memastikan user yang berhak dapat menggunakan informasi dan

perangkat terkait (aset yang berhubungan bilamana diperlukan).

Keamanan informasi diperoleh dengan mengimplementasi seperangkat alat kontrol yang

layak, yang dapat berupa kebijakan-kebijakan, praktek-praktek, prosedur-prosedur,

struktur-struktur organisasi dan piranti lunak.

Konsep keamanan informasi

Keamanan informasi memproteksi informasi dari ancaman yang luas untuk memastikan

kelanjutan organisasi, memperkecil rugi organisasi dan memaksimalkan laba atas investasi

dan kesempatan organisasi. Manajemen sistem informasi memungkinkan data untuk

terdistribusi secara elektronis, sehingga diperlukan sistem untuk memastikan data telah

terkirim dan diterima oleh user yang benar.

Hasil survey ISBS (Information Security Breaches Survey) pada tahun 2000 menunjukkan

bahwa sebagian besar data atau informasi tidak cukup terpelihara/terlindungi sehingga

beralasan kerawanan. Hasil survey yang terkait dengan hal ini dapat dilihat dalam gambar

berikut:


28

Hasil survey ISBS (Information Security Breaches Survey) pada tahun 2000 (1)

Hasil survey ISBS (Information Security Breaches Survey) pada tahun 2000 (1)

Survey tersebut juga menunjukkan bahwa 60% organisasi mengalami serangan atau

kerusakan data karena kelemahan dalam sistem keamanan. Kegagalan sistem keamanan

lebih banyak disebabkan oleh faktor internal dibandingkan dengan faktor eksternal. Faktor

internal ini diantaranya kesalahan dalam pengoperasian sistem (40%) dan diskontinuitas

power supply (32%).

3.2 Prosedur Pengamanan Informasi

Langkah-langkah untuk memastikan bahwa sistem benar-benar mampu menjamin

keamanan data dan informasi dapat dilakukan dengan menerapkan kunci-kunci

pengendalian yang teridentifikasi seperti yang diuraikan berikut ini:


29

Security Policy (kebijakan keamanan), mengarahkan visi dan misi manajemen agar

kontinuitas organisasi dapat dipertahankan dengan mengamankan dan menjaga

integritas/keutuhan informasi-informasi krusial yang dimiliki oleh organisasi. Security

Policy sangat diperlukan mengingat banyak ditemuinya masalah-masalah non teknis

salah satunya

penggunaan password

oleh lebih dari satu orang.

Hal ini menunjukan tidak

adanya kepatuhan dalam

menerapkan sistem

keamanan informasi.

Harus dilakukan

inventarisasi data-data

organisasi. Selanjutnya

dibuat peraturan yang

melibatkan semua departemen sehingga peraturan yang dibuat dapat diterima oleh

semua pihak. Setelah itu rancangan peraturan tersebut diajukan ke pihak direksi.

Setelah disetujui, peraturan tersebut dapat diterapkan. Security Policy meliputi

berbagai aspek, yaitu :

o Information security infrastructure.

o Information security policy.

System Access Control (sistem kontrol akses), mengendalikan/membatasi akses

user terhadap informasi-informasi yang telah diatur kewenangannya, termasuk

pengendalian secara mobilecomputing ataupun tele-networking. Mengontrol tata cara

akses terhadap informasi dan sumber daya yang ada meliputi berbagai aspek, yaitu :

o Access control.

o User Access Management.

o User Responsibilities.

o Network Access Control

o Operation System access Control

o Application Access Control.

o Monitor system Access and use.

o Mobile Computing and Telenetworking.

Communication and Operations Management (manajemen komunikasi dan

operasi), menyediakan perlindungan terhadap infrastruktur sistem informasi melalui


30

perawatan dan pemeriksaan berkala, serta memastikan ketersediaan panduan sistem

yang terdokumentasi dan dikomunikasikan guna menghindari kesalahan operasional.

Pengaturan tentang alur komunikasi dan operasi yang terjadi meliputi berbagai aspek,

yaitu :

o Operational procedures and reponsibilities.

o System Planning and acceptance.

o Protection against malicious software.

o Housekeeping

o Network Management.

o Media handling and security.

o Exchange of Information and software.

System Development and Maintenance (pengembangan sistem dan

pemeliharaan), memastikan bahwa sistem operasi maupun aplikasi yang baru

diimplementasikan mampu bersinergi melalui verifikasi/validasi terlebih dahulu

sebelum diluncurkan ke live environment. Penelitian untuk pengembangan dan

perawatan sistem yang ada meliputi berbagai aspek, yaitu :

o Security requirements of system.

o Security in application system.

o Cryptographic control.

o Security of system files.

o Security in development and support process.

Physical and Environmental Security (keamanan fisik dan lingkungan),

membahas keamanan dari segi fisik dan lingkungan jaringan, untuk mencegah

kehilangan/ kerusakan data yang diakibatkan oleh lingkungan, termasuk bencana

alam dan pencurian data dalam media penyimpanan atau fasilitas informasi yang lain.

Aspek yang dibahas antara lain:

o Secure Areas.

o Equipment security.

o General Control.

Compliance (penyesuaian), memastikan implementasi kebijakan-kebijakan

keamanan selaras dengan peraturan dan perundangan yang berlaku, termasuk

persyaratan kontraktual melalui audit sistem secara berkala. Kepatuhan yang


31

mengarah kepada pembentukan prosedur dan aturan – aturan sesuai dengan hukum

yang berlaku meliputi berbagai aspek, yaitu :

o Compliance with legal requirements.

o Reviews of security policy and technical comliance.

o System audit and consideration.

Personnel Security (keamanan perorangan), mengatur tentang pengurangan resiko

dari penyalahgunaan fungsi penggunaan atau wewenang akibat kesalahan manusia

(human error), sehingga mampu mengurangi human error dan manipulasi data dalam

pengoperasian sistem serta aplikasi oleh user, melalui pelatihan-pelatihan mengenai

security awareness agar setiap user mampu menjaga keamanan informasi dan data

dalam lingkup kerja masing-masing. Personnel Security meliputi berbagai aspek,

yaitu:

o Security in Job Definition and Resourcing.

o User Training.

o Responding to Security Incidens and Malfunction.

Security Organization (organisasi keamanan), mengatur tentang keamanan secara

global pada suatu organisasi atau instansi, mengatur dan menjaga integritas sistem

informasi internal terhadap keperluan pihak eksternal termasuk pengendalian

terhadap pengolahan informasi yang dilakukan oleh pihak ketiga (outsourcing). Aspek

yang terlingkupi, yaitu:

o Security of third party access.

o Outsourcing.

Asset Classification and Control (klasifikasi dan kontrol aset), memberikan

perlindungan terhadap aset organisasi dan aset informasi berdasarkan level proteksi

yang ditentukan. Membahas tentang penjagaan aset yang ada meliputi berbagai

aspek,:

o Accountability for Assets.

o Information Classification.

Business Continuity Management (manajemen kelanjutan usaha), siap

menghadapi resiko yang akan ditemui didalam aktivitas lingkungan bisnis yang bisa

mengakibatkan ”major failure” atau resiko kegagalan yang utama ataupun ”disaster”

atau kejadian buruk yang tak terduga, sehingga diperlukan pengaturan dan

manajemen untuk kelangsungan proses bisnis, dengan mempertimbangkan Aspects

of business continuity management. Membangun dan menjaga keamanan sistem

manajemen informasi akan terasa jauh lebih mudah dan sederhana dibandingkan


32

dengan memperbaiki sistem yang telah terdisintegrasi. Penerapan standar ISO 17799

akan memberikan benefit yang lebih nyata bagi organisasi bila didukung oleh

kerangka kerja manajemen yang baik dan terstruktur serta pengukuran kinerja

sistem keamanan informasi, sehingga sistem informasi akan bekerja lebih efektif dan

efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Undang-undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

Peraturan Pemerintah No. 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU Nomor 14 Tahun 2008

tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 35 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi

dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah daerah.

Peraturan menteri Kominfo No. 10/PER/M.KOMINFO/07/2010 tentang Pedoman Pengelolaan

Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika.

Banyumurti, Indriyatno, 2011, Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam

Mendukung Implementasi UU KIP, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan

Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011.

Subiakto, Henry, 2011, Filosofi dan Pokok Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik,

Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi,

2011.

Subagyo, 2011, Ketentuan dalam Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik, Presentasi

disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011.

Subagyo, 2011, Prosedur Pengelolaan Informasi Publik, Presentasi disajikan dalam

Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011.

Kemkominfo, (dkk), 2011, Modul 4 CIO (Keamanan Informasi dan Penjaminan Informasi),

Kemkominfo, 2011.

_______, ____, Tanya Jawab Standar Layanan Informasi Publik, [pdf],

(http://tonz94.files.wordpress.com/2011/04/tanya-jawab-standar-layanan-informasi-

publik.pdf, diakses tanggal 7 Jauari 2011).

_______, ____, Standar Layanan, [online],

(http://ppidkemkominfo.wordpress.com/standar-layanan-ip/, diakses tanggal 12

Jauari 2011).

Modul 3 Pengelolaan Informasi Dan Dokumentasi Rev2

Documents

Transcript of Modul 3 Pengelolaan Informasi Dan Dokumentasi Rev2