BAB VIKORESPONDENSI BISNIS

PENGERTIAN PENGERTIAN

KKorespondensi bisnisorespondensi bisnis’’ adalah berbagai macam adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi melalui media surat-aktivitas pertukaran informasi melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnismenyurat dalam menunjang aktivitas bisnisKorespondensi bisnis mempunyai tiga bagian Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian penting yaitu; surat keluar, surat masuk, dan penting yaitu; surat keluar, surat masuk, dan penyimpanan surat (arsip)penyimpanan surat (arsip) Surat keluar, menggunakan lembar kertas standar yang Surat keluar, menggunakan lembar kertas standar yang

berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, fax dan e-mail berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, fax dan e-mail perusperusaahaan. Surat keluar diberi nomor dan kode haan. Surat keluar diberi nomor dan kode tertentu.tertentu.

Surat masuk, ditampung dulu di bagian sekretariat, Surat masuk, ditampung dulu di bagian sekretariat, kemudian dicatat, dan didistribusikan pada bagian yang kemudian dicatat, dan didistribusikan pada bagian yang menangani surat tsb.menangani surat tsb.

File (pengarsipan), yaitu penyimpanan surat. Ini dapat File (pengarsipan), yaitu penyimpanan surat. Ini dapat dilakukan oleh masing-masing bagian atau dipusatkan di dilakukan oleh masing-masing bagian atau dipusatkan di sekretariat.sekretariat.

DEFINSI SURATDEFINSI SURAT

1. Surat1. SuratSutrina Dewi (2006:81.“Surat merupakan salah satu media Sutrina Dewi (2006:81.“Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada fihak lain.baik atas nama menyampaikan informasi kepada fihak lain.baik atas nama pribadi atau kedinasan“. pribadi atau kedinasan“. Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:79) surat merupakan Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:79) surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan dapat berupa;Informasi yang disampaikan dapat berupa;

pemberitahuan, pemberitahuan, pernyataan,pernyataan, perintah,perintah, permintaan,ataupermintaan,atau laporanlaporan

SURAT BISNISSURAT BISNIS

Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:80) Surat Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:80) Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti perdagangan, perindustrian, dan bisnis seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.usaha jasa.

Termasuk surat bisnis antara lain surat Termasuk surat bisnis antara lain surat pesanan, surat penawaran, surat pengiriman pesanan, surat penawaran, surat pengiriman barang, surat penagihan, surat pembayaran, barang, surat penagihan, surat pembayaran, dan surat aduan. dan surat aduan.

FUNGSI SURATFUNGSI SURAT1.1.Alat komunikasiAlat komunikasi

Sebagai alat menyampaikan, permintaan, ide , gagasan yang Sebagai alat menyampaikan, permintaan, ide , gagasan yang berkaitan dengan masalah bisnis berkaitan dengan masalah bisnis

2.2.Alat bukti tertulisAlat bukti tertulis Suatu bukti tertulis yg sah dan mempunyai kekuatan hukum .Suatu bukti tertulis yg sah dan mempunyai kekuatan hukum .

3.3.Alat bukti historis Alat bukti historis Bahan kajian keadaan perusahaan di masa lalu.Bahan kajian keadaan perusahaan di masa lalu.

4.4.Alat pengingatAlat pengingat Surat yang diarsipkan dapat pula digunakan untuk mengetahui Surat yang diarsipkan dapat pula digunakan untuk mengetahui

hal-hal yang terlupakan.hal-hal yang terlupakan.

5.5.Duta OrganisasiDuta Organisasi Surat merupakan duta organisasi,yang mencerminkan mentalitas, Surat merupakan duta organisasi,yang mencerminkan mentalitas,

jiwa, dan kondisi intern organisasi ybs jiwa, dan kondisi intern organisasi ybs

6.6.Sebagai PedomanSebagai Pedoman Surat yang memuat ketentuan tentang kebijakan organisasi Surat yang memuat ketentuan tentang kebijakan organisasi

misalnya surat keputusan, instruksi, surat edaran,dapat dipakai misalnya surat keputusan, instruksi, surat edaran,dapat dipakai sbg pedoman dalam melaksanakan suatu kegiatansbg pedoman dalam melaksanakan suatu kegiatan

Prinsip Penulisan Surat

1. Correctness (kebenaran) Surat harus ditulis secara benar dan baik sehingga akan membawa pesan yang

sebenarnya dan tidak menimbulkan “miscommunication” . Untuk itu hindari kesalahan dalam ejaan, tanda baca ,maupun kalimat.

2. Concisceness (keringkasan) Surat harus menggunakan bahasa yang lugas yaitu gaya bahasa yang sederhana

dan tidak bertele-tele.

3. Completeness (kelengkapan) Surat harus memuat informasi yang lengkap shg penerima dpt mengerti isi pesan

dan memberikan respon sesuai yang diharapkan pengirim 4. Clarity (kejelasan) Menggunakan bahasa yang jelas, yaitu yang tidak menimbulkan penafsiran

makna yang berbeda. 5. Courtesy (kesopanan) Surat harus sopan, dalam arti dapat menjaga perasaan orang lain dan

menghormati hak-haknya.

a. Surat bersampul b. Kartu Pos c. Warkat Posd. Telegram dan Telekse. Memorandum (memo)f. Surat Tanda Bukti

a. Surat Pribadib. Suat Dinasc. Surat Bisnisd. Surat Sosial

a. Surat Biasab. Suat Edaranc. Pengumuman

a. Surat Sangat Rahasiab. Suat Rahasiac. Surat Terbatas (Confidential)d. Surat Biasa

1. Kepala surat (kop surat)

2. Tanggal surat

3. Nomor,lampiran dan hal

4. Alamat dalam

5. Salam pembuka

6. Isi surat

7. Salam penutup

8. Nama Jabatan

9. Tembusan

10. inisial

Penulisan surat resmi sebaiknya dilengkapi dengan kepala surat (kop surat) Kepala surat merupakan wajah atau penampilan yang

pertama kali dilhat, sekaligus merupakan ciri khas perusahaan

Kepala surat berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor tilpon, nomor faksimili, alamat e-mail, kotak pos, logo, bidang usaha atau kegiatan

1. Kepala Surat

KegunaannyaKegunaannya Sebagai media pengenal identitas organisasi Sebagai media pengenal identitas organisasi

yang menggambarkan wajah dan jati diri yang menggambarkan wajah dan jati diri organisasiorganisasi

Sebagai sumber informasi tentang organisasi Sebagai sumber informasi tentang organisasi misal-nya nama dan alamat, bidang usaha dsb.misal-nya nama dan alamat, bidang usaha dsb.

Sebagai alat promosi atau pencitraan Sebagai alat promosi atau pencitraan organisasiorganisasi

2. Tanggal Surat

Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis

lengkap, tidak boleh disingkat, dan nama bulan tidak boleh digantikan dengan angka

Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal ditempat-kan di sebelah kanan atas tidak wajib diawali nama kota.

Untuk surat yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditem-patkan di bagian bawah kertas surat, perlu diawali nama kota.

Fungsi Tanggal surat:Fungsi Tanggal surat: Sumber informasi tentang kapan pembuatan suatu Sumber informasi tentang kapan pembuatan suatu

surat.surat. Referensi dan petunjuk bagi petugas tata usaha Referensi dan petunjuk bagi petugas tata usaha

dan kearsipandan kearsipan Mempermudah penetapan waktu membalas suratMempermudah penetapan waktu membalas surat Mempermudah pengingatan kembali serta Mempermudah pengingatan kembali serta

pengagendaan-nya bagi menerima surat.pengagendaan-nya bagi menerima surat.

3.a. Nomor Surat

Nomor terdiri dari nomor urut, kode internal, dan tahun pembuatan surat.

Guna nomor surat: Membantu pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan

penemuan kembali Mempermudah mengenali jenis dan kualifikasi surat tanpa perlu

membaca isinya. Mempermudah penunjukan surat menyurat

Penempatan nomor surat Dalam surat berperihal ditempatkan di bagian kiri atas kertas surat

di bawah kepala surat Dalam surat berjudul ditempatkan di bawah judul surat di tengah

kertas bagian atas

Lampiran

• Penyebutan informasi tentang lampiran dilakukan pada;Penyebutan informasi tentang lampiran dilakukan pada;1.1. Di dalam notasi lampiranDi dalam notasi lampiran

• Lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah Lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah nomor suratnomor surat

• Yang ditulis hanya jumlahnya.Yang ditulis hanya jumlahnya.2.2. Di dalam isi surat Di dalam isi surat

• Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan, bila jumlahny sedikitdilampirkan, bila jumlahny sedikit

• Menyebutkan secara umum bila lampirannya Menyebutkan secara umum bila lampirannya banyak. banyak.

• Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk surat-Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk surat-surat yang disertai berkas lain selain lembar surat ybs.surat yang disertai berkas lain selain lembar surat ybs.

• Fungsi notasi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai Fungsi notasi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai suatu surat.dokumen yang menyertai suatu surat.

Perihal, merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk mempermudah penerima dalam membahas isi surat dan memberikan balasan.

3c. Perihal

Penulisan kata “hal” / “Perihal” dapat Penulisan kata “hal” / “Perihal” dapat dilakukan dengan;dilakukan dengan;

1.1. Sebelum penulisan alamat yang ditujuSebelum penulisan alamat yang dituju

2.2. Setelah penulisan alamat yang ditujuSetelah penulisan alamat yang dituju

3.3. Setelh penulisan salam pembukaSetelh penulisan salam pembuka

4. Alamat Tujuan Surat

Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu;Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu; Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul suratAlamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat Alamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas suratAlamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas surat

Kata “Kepada” tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan Kata “Kepada” tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepatditempatkan pada posisi yang tepat

Ungkapan Yth. tidak dipakai jika ditujukan kepada Ungkapan Yth. tidak dipakai jika ditujukan kepada perusahaan, atau PO Box.perusahaan, atau PO Box.

AtaAtauu sapaan (Ibu, Bapak, Sdr. Tidak digunakan bila nama sapaan (Ibu, Bapak, Sdr. Tidak digunakan bila nama orang yang dituju borang yang dituju beergelar akademik.rgelar akademik.

5. Salam Pembuka Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana

tidak kaku sebagai penghormatan kepada komunikantidak kaku sebagai penghormatan kepada komunikan Beberapa salam pembuka yang lazim antara lain; Beberapa salam pembuka yang lazim antara lain;

Dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, Sdr. Dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, Sdr. Budi yang terhormat, Assalamualaikum wr.wb.Budi yang terhormat, Assalamualaikum wr.wb.

6. Isi Surat

Isi surat bagian terpenting dari semua bagian surat. Isi sebuah surat terdiri dari tiga alenia yaitu; Alenia pembuka, berisi sebagai pengantar bagi

pembaca untuk segera mengetahui masalah pokok surat Alenia transisi atau isi berisi pesan-pesan yang

sesungguhnya ingin disampaikan oleh pengirim surat. Alenia penutup menandai uraian masalah pokok sdh

selesai. Juga dapat berisi harapan atau imbauan dan ucapan terima kasih.

Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat atau sikap akrab pengirim thd penerima surat. Salam penutup yang lazim digunakan; Hormat kami, Salam hormat, Salam takzim Wassalam

7. Salam Penutup

8. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan

Tanda tangan untuk mengetahui siapa yang bertanggung Tanda tangan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut.jawab atas surat tersebut.

Nama jelas untuk mengetahui siapa yang menda tangani Nama jelas untuk mengetahui siapa yang menda tangani surat tersebut.surat tersebut.

Jabatan menunjukan pihak yang mengirim surat dan berhak Jabatan menunjukan pihak yang mengirim surat dan berhak atas surat tersebut.atas surat tersebut.

Tembusan diperlukan apabila surat harus diketahui pihak lain selain penerima utama. Penyampaian surat tembusan melalui notasi tindasan atau tembusan. Tembusan yang obyeknya hanya satu , ditulis sebaris dengan notasinya.

Contoh; Tembusan : Manajer Pemasaran Tembusan yang obyekinya dua atau lebih ditulis berderet ke bawah dan diberi

nomor urut.

Juga dikenal tindasan buta (blind carbon copy atau BCC). Tindasan tersembunyi ini hanya dicantumkan pada surat yang ditujukan pada pihak yang dituju.

9. Tembusan

8. Inisial Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik

dan pengonsep surat. dan pengonsep surat. Inisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (huruf Inisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (huruf

kapital) dan pengetik surat (huruf kecil).kapital) dan pengetik surat (huruf kecil). Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo

Budi Yahman, maka inisialnya adalah JK/sbyBudi Yahman, maka inisialnya adalah JK/sby

Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga , Penerbit Erlangga, 2006, hal. 155-192

NNoo

Contoh surat Contoh surat Di Di hal.hal.

112233445566778899

10101111121213131414151516161717181819192020

Bentuk Lurus PenuhBentuk Lurus PenuhBentuk LurusBentuk LurusBentuk Setengah LurusBentuk Setengah LurusBentuk BertekukBentuk BertekukBentuk Paragraf MenggantungBentuk Paragraf MenggantungBentuk Surat Amerika BertekukBentuk Surat Amerika BertekukBentuk Surat InggrisBentuk Surat InggrisSurat PemesananSurat PemesananSurat Konfirmasi Surat Konfirmasi Surat PengaduanSurat PengaduanSurat Permintaan InformasiSurat Permintaan InformasiSurat Ucapan SelamatSurat Ucapan SelamatSurat Pemberitahuan Pindah AlamatSurat Pemberitahuan Pindah AlamatSurat PenagihanSurat PenagihanSurat PeringatanSurat PeringatanSurat Perintah KerjaSurat Perintah KerjaSurat PengumumanSurat PengumumanSurat UndanganSurat UndanganSurat KuasaSurat KuasaSurat Perjanjian Jual BeliSurat Perjanjian Jual Beli

155155157157159159163163165165167167169169177177180180182182183183184184185185186186187187188188189189190190191191192192