1 Microsoft Excel Winarti

MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel adalah General Purpose Electronic Spreadsheet untuk mengolah data yang berupa

angka dan lembar kerja terdiri dari worksheet (lembar kerja). Fungsi Microsoft Excel adalah untuk

melakukan operasi perhitungan serta dapat mempresentasikan data kedalam bentuk tabel.

Digunakan untuk menghitung angka-angka, memproyeksikan, bekerja dengan daftar data, dan

menganalisa data-data serta mempresentasikannya ke dalam bentuk grafik/diagram.

Gambar Tampilan Micr. Excel 2007

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

� Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar.

Terdiri: New Document, Open, Convert, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish dan

Close. Untuk mengaktifkan bisa tekan Alt+F

2 Microsoft Excel Winarti

� Quick Access Toolbar (Akses Cepat Toolbar)

Mempercepat kerja pemakai, isinya hampir sama dengan perintah di Office Button.

Menu Bar (Baris Menu)

Barisan perintah berupa menu utama, yang terdiri dari Home, Insert, Page, Layout, Formulas,

Data, Review, View.

� Tittle Bar (Judul)

Menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.

Berisi sizing Button (tombol 3 buah) yang terletak di pojok kanan atas, nama dari file/work

sheet yang sedang aktif.

� Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk

mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

Name Box

Tempat yang menunjukkan alamat dari cell / address cell yang ditunjuk oleh pointer.

Formula Bar (Baris Rumus)

Tempat dimana kita menuliskan rumus formula. Setiap kali menuliskan formula harus selalu

diawali dengan tanda sama dengan (=………) atau tanda tambah (+………).

Sel Aktif / Sel (Cell)

Tempat menuliskan atau mengedit data dan dikelilingi oleh garis batas yang lebih tebal. Sel

merupakan pertemuan antara baris dan kolom. Contoh : sel G45, yaitu perpotongan antara

kolom G dan baris 45.

Column & Row Heading

Berisi tentang petunjuk kolom dan baris pada lembar kerja sheet yang aktif.

Jumlah kolom yang tersedia yaitu 256 kolom : A, B, C, …, Z, AA, AB, AC, …, AZ, BA, BB,

BC, …, BZ s/d IA, IB, …, IV. Jumlah baris yang tersedia yaitu 65536 baris : 1, 2, 3, …, 65536.

Tab Worksheet : Perintah dimana pemakai bisa berpindah ke kertas kerja lain dengan mudah.

Insert Worksheet

Membuat worksheet baru yang letaknya berurutan dengan worksheet sebelumnya.

3 Microsoft Excel Winarti

Document Area: lembar kerja yang aktif.

Vertical Scroll Bar: Menggeser layar ke atas atau ke bawah.

Horizontal Scroll Bar: Menggeser layar ke kiri atau ke kanan.

Tampilan Layar: Terdiri dari perintah untuk merubah tampilan layar. Terdiri dari Tampilan

Normal, Tampilan Page Layout, dan Tampilan Page Break Preview.

Zoom: Memperbesar dan memperkecil tampilan pada lembar kerja pemakai.

� Status Bar: Status lembar kerja pemakai.

MENGAKTIFKAN MENU PADA MICROSOFT EXCEL 2007

Menu Home atau Alt+H

Menu Insert atau Alt+N

Menu Page Layout atau Alt+P

Menu Formulas atau Alt+M

Menu Data atau Alt+A

Menu Review atau Alt+R

4 Microsoft Excel Winarti

Menu View atau Alt+W

MENGATUR GERAK CELL POINTER

Enter : memindahkan cell pointer dari atas ke bawah

Shift Enter : memindahkan cell pointer dari bawah ke atas

Tab : memindahkan cell pointer dari kiri ke kanan

Shift Tab : memindahkan cell pointer dari kanan ke kiri

Page Up : 1 layar ke atas

Page down : 1 layar ke bawah

: ke kiri, kanan, atas, dan bawah

Ctrl / : ke batas data yang paling kiri atau kanan

Ctrl / : ke batas data yang paling atas atau bawah

Ctrl End : menuju ke data yang paling akhir

Ctrl Home : menuju ke awal cell (A1)

Home : kembali ke kolom A pada baris yang sama

F5 : menuju ke cell tertentu do Worksheet

MANIPULASI DATA

Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, tekan F2 atau Double klik pada sel yang datanya ingin

diperbaiki.

Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom

Dengan klik kanan pada sel. Atau pada ribon Home pilih Insert.

- Insert Cells untuk menyisipkan sel baru.

- Insert Sheet Rows untuk menyisipkan baris baru.

- Insert Sheet Column untuk menyisipkan kolom baru

Akan muncul option :

- Shift Cell Right

Menggeser seluruh sel, dimulai dari sel dimana penunjuk sel berada ke arah kanan

- Shift Cell Down

Akan menggeser seluruh sel, dimulai dari sel dimana penunjuk sel berada ke arah bawah

- Entire Row, Menyisipkan sebuah baris kosong

- Entire Column, Menyisipkan sebuah kolom kosong

5 Microsoft Excel Winarti

Menghapus Data

Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat

yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel

dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.

1. Tombol Delete : menghapus isi cell terpilih tanpa memindahkan pilihan dari worksheet

2. Shift Cell Left : menggeser cell ke kiri

3. Shift Cell Up : menggeser cell ke atas

4. Entire Row : menghapus 1 baris

5. Entire Column : menghapus 1 kolom

SHEET (Lembar Kerja)

Menambah sheet baru

Klik New atau tekan CTRL + N

Mengganti nama sheet

Klik kanan di sheet yang ingin diganti namanya, pilih Rename

Menghapus sheet

Klik kanan di sheet yang ingin dihapus, pilih Delete

Mengcopy sheet

- Tempatkan pointer mouse pada sheet yang akan di copy

- Klik tombol kanan mouse lalu pilih MOVE or COPY dari menu shortcut sheet (gambar

diatas)

- Maka keluar menu

- Klik CREATE A COPY, pilih lokasi peng-copyan pada TO BOOK, klik tombol OK

Sheet baru

6 Microsoft Excel Winarti

RANGE

Penggabungan antar sel / beberapa sel pada lembar sheet.

Langkah-langkah membuat range:

Range A1:C5 kita blok lalu klik kanan pilih Name a

Range lalu akan muncul kotak jendela di bawah ini.

Pada filed Name ketik nama range baru pada sel A1:C5.

Contoh pada sel ini kita beri nama range “Mhs”. Lalu kita klik

OK, maka range sel A1:C5 akan berbah menjadi Mhs seperti

tampilan di bawah ini.

7 Microsoft Excel Winarti

PENGGUNAAN AUTOFILL

Pada kolom dapat digunakan Autofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang.

Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru.

Fill handle berada di ujung kanan bawah cell aktif atau range cell yang dipilih. Ketika menempatkan

pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa

fasilitas AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label, angka, tanggal, bulan,dll, geserlah

pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse.

Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut

sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang sama ke beberapa cell

secara cepat.

MENGGABUNGKAN WORKSHEET

Langkah-langkahnya:

- Pilih Sheet mana saja yang akan digabungkan, caranya dengan klik sheet pertama dengan

menekan tombol Ctrl klik sheet berikutnya.

- Lalu klik kanan pada salah satu sheet lalu pilih Select all sheets.

- Pada title bar akan muncul kata [Group] pada akhir nama file. Ini menunjukkan sheet

tersebut telah tergabung.

8 Microsoft Excel Winarti

MENAMBAHKAN HEADER DAN FOOTER

Penggunaan Header dan Footer seperti tanggal dan waktu, halaman, lokasi penyimpanan, nama file

dan gambar. Langkah-langkahnya:

- Pada tab Page Layout, kategori Page Setup klik icon panah disebelah kanan bawah.

- Lalu pilih tab Header/Footer, lalu klik button Custom Header atau Custom Footer.

- Dapat memilih posisi ingin ditempatkan di sebelah kiri, tengah atau kanan.

9 Microsoft Excel Winarti

JENIS DATA EXCEL

1. Data Teks

Character (teks/karakter), yaitu semua huruf dan angka yang tidak dapat digunakan dalam

melakukan perhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9

Cara memasukan data teks bisa diawali dengan beberapa karakter.

a. Petik satu („)

Jika anda mengetikan teks diawal karakter ini maka teks akan diformat rata kiri dalam

cell. Contoh : „HALAMAN

b. Petik Dua (“)

Pengetikan teks dengan diawali karakter ini akan memberikan format rata kanan teks pada

cell. Contoh : “ HALAMAN

c. Caret (^)

Tambahkan karakter ini diawal teks, maka hasilnmya teks diformat rata tengah secara

otomatis. Contoh : ^ HALAMAN

2. Data Numerik

Data Numeric (Angka) adalah data angka yang dapat digunakan dalam melakukan perhitungan

yakni 0-9, dengan ciri tulisan akan merapat ke kanan.

Data numerik juga masih di klasifikasikan menjdi beberapa bagian :

a. Data Value

Adalah angka yang dimasukan secara langsung kedalam cell. Masukan data ini tanpa di

tambah dengan tanda baca apapun kecuali untuk angka negatif. Contoh : 12000, - 120000

b. Data tanggal/waktu

Adalah data yang menunjukan tanggal atau jam. Cara memasukan data tanggal dengan

menuliskan angka tanggal, bulan dan tahun dengan tanpa dipisah tanda garis miring (/)

Contoh : 27/01/1986 Sedangkan untuk memasukan data waktu anda cukup menuliskan angka

jam, menit dan detik dengan dipisah tanda titik dua (:). Contoh : 12:25:01

c. Data Rumus

Merupakan data hasil perhitungan data numerik dengan menggunakan operator aritmatik,

relasional, logika, atau menggunakan suatu fungsi. Contoh : =13 + 15 Didalam penulisan

suatu rumus harus diawali dengan sama dengan ( =). Formula (Rumus) seperti rumus yang

selalu diawali dengan tanda sama dengan (=………) atau tanda tambah (+………).

MENYARING DATA (FILTER)

1. Caranya menyaring data ialah, seleksi table yang akan disaring,

2. Klik ribbon Home, kemudian pada grup Editing pilih Sort & Filter klik dropdown, maka akan

muncul menu yang berisi:

- Filter, untuk melakukan penyaringan data dengan criteria tertentu

- Clear, untuk mengembalikan data yang telah dilakukan penyaringan

- Reapply, untuk melakukan penyariangan kembali terhadap data yang baru masuk

10 Microsoft Excel Winarti

3. Klik Filter, maka pada setiap judul kolom akan muncul dropdown.

4. Dropdown tersebut berisi jenis-jenis data yang termaktub di dalam kolom, jika ingin melihat

beberapa jenis data saja, maka ceklis data tersebut, secara otomatis data yang lain akan

disembunyikan.