Metode Interaktif dalam Pengumpulan Informasi

Kelompok 4 :

1. EKA SULILAWATI

2. PAULUS RIADY3. RHOLLY HN

DJABAT

TOPIK BAHASAN1.Mengenali value menggunakan metode

interaktif untuk pengumpulan informasi.2.Membangun Pertanyaan wawancara

untuk memperoleh informasi.3.Memahami tujuan dari cerita dan

mengapa digunakan dalam analis sistem.4.Memahami konsep JAD dan kapan harus

menggunakannya.5.Menulis pertanyaan yang efektif untuk

mensurvei pengguna mengenai pekerjaan mereka.

6.Desain dan mengelola kuesioner yang efektif.

Bagaimana Mendapatkan Informasi ??

1. Wawancara2. Mendengar

kan Cerita3. JAD4. Kuesioner

Wawancara Wawancara merupakan metode penting untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan sistem informasi

1. Pendapat Responden.

2. Perasaan Responden.

3. Tentang keadaan saat ini dari sistem.

4. Tujuan organisasi.5. Prosedur informal.

Lima langkah dalam perencanaan wawancara

1. Membaca latar belakang materi.

2. Menetapkan tujuan wawancara.

3. Memutuskan siapa yang harus diwawancarai.

4. Mempersiapkan yang akan diwawancara.

5. Menentukan jenis dan struktur pertanyaan.

Apa yang akan kita ketahui melalui

wawancara ini ?

BENTUK PERTANYAAN

2 Bentuk Dasar Pertanyaan

Pertanyaan Terbuka

Pertanyaan Tertutup

1. Memungkinkan yang diwawancarai mengutarakan apa yang mereka inginkan.

2. Sangat sesuai ketika analis ingin mengetahui tentang sistem yang ada lebih dalam

1. Membatasi jumlah respon.

2. Data yang dihasilkan tepat, terpercaya, dan mudah dianalisis.

3. Sangat efisien, pewawancara tidak perlu ketrampilan yang lebih.

Pertanyaan Berlanjut

Mengapa atau beri contoh nya ?

Keunggulan diantaranya :1. Menghemat

waktu2. Mudah

diperbandingkan

3. Langsung ke tujuan

4. Terkendali dan cepat.

Kelemahannya :1. Membosankan2. Tidak rinci3. Tidak menciptakan

hubungan yang akrab antara pewawancara dengan yang diwawancarai.

Pertanyaan Terbuka

1. Dapat menjadikan yang diwawancarai menjadi nyaman.

2. Memungkinkan pewawancara untuk menangkap hal lain dari yang diwawancarai.(Latar belakang pendidikan, nilai-nilai, sikap, dan keyakinan terhadap organisasi/ perusahaan)

3. Lebih rinci dan lengkap.4. Dapat menimbulkan

pertanyaan selanjutnya.5. Memungkinkan lebih

spontanitas6. Membuat kalimat lebih

mudah bagi pewawancara.7. Berguna jika pewawancara

tidak siap

Keuntungannya Kekurangannya

1. Akan terdapat banyak data yang tidak relevan.

2. Wawancara tidak terkendali.3. Memakan waktu yang

banyak.4. Berpotensi terlihat

pewawancara tidak siap.5. Mungkin memberi kesan

bahwa pewawancara sedang “memancing“.

Pertanyaan Tertutup

1. Hemat waktu.2. Mudah

dibandingkan.3. Langsung pada

permasalahan.4. Wawancara

terkontrol.5. Mendapatkan

banyak data dalam waktu yang singkat.

6. Mendapatkan data yang relevan.

Keuntungannya

Kekurangannya

1. Membosankan untuk diwawancara.

2. Data yang didapatkan tidak detail.

3. Hilangnya ide utama.4. Gagal membangun

hubungan antara pewawancara dan yang diwawancarai.

Kelayakan DataRendah

Rendah

Tinggi

Sulit

Banyak

Rendah

Terbuka Tertutup

Kelebihan dan Kekurangan

Pertanyaan Terbuka dan Tertutup

Banyak

Penggunaan Waktu Efisien

Ketepatan Data

Keleluasaan dan Kedalaman

Keahlian Pewawancara yg dibutuhkan

Pengurangan Analisis

Tinggi

Tinggi

Sedikit

Sedikit

Mudah

Pertanyaan Bipolar

Hanya terdapat dua jawaban

Ya – TidakSetuju – Tidak setuju

Pertanyaan Probing

Pertanyaan yang menimbulkan pertanyaan baru.Tujuannya:

Untuk mendapatkan makna yang lebih banyak. Untuk memperjelas. Why ?

Pertanyaan

Sequence

FunnelDimulai dengan pertanyaan terbuka dan mengarah pada pertanyaan tertutup.

DiamondDimulai dengan tertutup, menuju pada pertanyaan terbuka, dan berakhir dengan pertanyaan tertutup.

PyramidDimulai dengan pertanyaan tertutup dan mengarah pada pertanyaan terbuka.

Pertanyaan-pertanyaan dengan urutan Logis

STRUKTUR PIRAMIDA

1. MEMULAI WAWANCARA DENGAN SANGAT RINCI;

2. MENGGUNAKAN PERTANYAAN TERTUTUP (CLOSED QUESTIONS);

3. KEMUDIAN MEMPERLUAS TOPIK YANG MEMUNGKINKAN PERTANYAAN TERBUKA DENGAN AKHIR YANG BEBAS (OPEN ENDED QUESTIONS) DAN DENGAN TANGGAPAN YANG LEBIH UMUM.

PENDEKATAN INDUKTIF

STRUKTUR CORONG

PENDEKATAN DEDUKTIF

1. Memulai wawancara dengan pertanyaan umum dan terbuka;

2. Membatasi respons dengan pengajuan pertanyaan tertutup;

Kombinasi dari Corong dan Piramida

Dimulai dengan tertutup, menuju pada pertanyaan terbuka, dan berakhir dengan pertanyaan tertutup.

Caranya1. Selalu bertanya "Apakah Anda ingin

menambahkan hal lain?" 2. Membuat ringkasan dan memberikan

umpan balik. 3. Tanyakan siapa yang akan Anda

harus temui berikutnya. 4. Membuat janji jika harus bertemu

kembali.5. Jangan lupa berterima kasih dan

bersalaman.

Mengakhiri Wawancara

Laporan Hasil

WawancaraApa yang harus

segera dilakukan ??

1. Tulislah sesegera mungkin hasil wawancara.a. Pendahuluanb. Isic. Penutup

2. Melakukan review dengan responden.

Listening to Stories

4 Tujuan LtS

Experiential

Menggambarkan seperti apa bisnis

atau industri tersebut

Menyatakan mengapa organisasi bertindak dengan cara tertentu

Meyakinkan orang bahwa organisasi

membuat keputusan yang benar

memberitahu pendengar bagaimana bertindak

Explanatory Validating Prespective

1. Analis sistem dapat menggunakan cerita sebagai pelengkap metode pengumpulan informasi (wawancara, JAD, & survei);

2. Analis sistem perlu mendengarkan cerita secara keseluruhan dalam rangka untuk benar-benar memahami isi dan tujuan.

J A DKondisi yang mendukung penggunaan JAD ;1. Kelompok pemakai menginginkan perubahan, bukan

solusi standard kepada masalah.2. Budaya organisasi mendukung prilaku problem-solving

yang melibatkan berbagai level karyawan.3. Analyst yakin ide yang timbul dari interview one-on-

one tidak lebih baik dari ide yang mungkin timbul dari suatu kerja kelempok.

4. Arus kerja diorganisasi memperbolehkan ketidakhadiran personal kunci untuk waktu terblok dua sampai empat hari.

Konsep JAD dan kapan harus menggunakannya.

1. Memerlukan beberapa keahlian khusus dari penganalisis;

2. Memerlukan komitment penuh dari pihak organisasi dan pengguna.

Rancangan Aplikasi Bersama ini dikembangkan oleh IBM, untuk :1. Meningkatkan mutu hasil informasi

yang didapat;2. Menciptakan identifikasi lebih

banyak sebagai hasil proses yang partisipatif.

Kendala

1. Menghemat Waktu (sekaligus biaya);

2. Memerlukan komitment penuh dari pihak organisasi dan pengguna.

Keuntungan

Siapa saja yang terlibat dalam JAD

Sesi JAD terdiri dari :1. Berbagai partisipan2. Penganalisis3. Pengguna4. Pihak eksekutif5. Semua anggota tim

proyekRekaman hasil JAD harus segera diterbitkan sesudah kelompok mengadakan pertemuan,.

Bagaimana idealnya pertemuan JAD di selenggarakan ?

1. Penyelenggaraannya sesi terpisah (jauh dari organisasi dan dilingkungan yang menyenangkan);

2. Ruangan harus menyenangkan dan mampu menampung peserta yang diundang;

3. Peralatan pendukung harus tersedia (laptop dan OHP, papan tulis, mesin foto copi);

4. Ruang pendukung dilengkapi jaringan computer;

5. Sediakan waktu untuk IShoMa dan fasilitasnya.6. Memulai sesi JAD setelah semua peserta hadir;7. Pastikan semua peserta memiliki agenda acara

pertemuan;8. Bila perlu pertimbangkan membuat rapat

orientasi sebelum dan sesudah lokakarya diadakan.

Keberhasilan

Pelaksanaan JAD

Tujuan

Utama

MENJALANKAN ANALISIS TERSTRUKTUR DALAM KEGIATAN PROYEK

Perencanaan

Sesi JAD untuk menguji

PenerimaanPenyaluran

PemantauanPenetapan

Pemrosesan

PengirimanPerekaman

Evaluasi

Pertanyaan yang harus

dijawab:SIAPAAPA

BAGAIMANADIMANA

MENGAPA

KELEBIHAN UTAMA PENGGUNAAN JAD

KERUGIAN UTAMA PENGGUNAAN JAD

Hemat Waktu

Lebih Cepat

Pengembangan Kepemilikan Sistem

Informasi

Pengembangan Desain yang Kreatif

Memerlukan waktu yang Panjang

Butuh banyak variabel untuk membentuk JAD

yang berhasil

Pengembangan keahlian dan budaya

organisasi sulit dikembangkan

KUESIONER

Untuk mensurvei sampel pengguna sistem yang besar;

Meningkatkan hal-hal penting sebelum wawancara dijadwalkan;

Kuesioner dapat disampaikan secara langsung oleh peneliti atau dikirim melalui pos, faksimile, dll.

Manfaat Kuesioner

Kapan Kuesioner

digunakan ??

1. Responden saling berjauhan

2. Melibatkan responden dalam jumlah besar.

3. Saat sedang melakukan studi4. Mengindentifikasi masalah

pada sistem berjalan sebelum pelaksanaan interview lebih lanjut

Contoh :1. Apa saja kendala yang anda hadapi

dalam pembuatan laporan keuangan SKPD saudara ?

2. Bagaimana prosedur akuntansi penerimaan kas pada SKPD saudara ?

Pertanyaan Tertutup

Jenis Pertanyaan mendasar dalam

kuesionerPertanyaan

Terbuka

Contoh :1. Pendidikan terakhir saudara ;

a. SMU b. D3 c. S1 d. S2 e. S32. Dalam proses pembuatan L/K

pada SKPD saudara, apakah menggunakan aplikasi sistem informasi ?

A. Ya B. Tidak

Pertanyaan-pertanyaan yang memberi pilihan-pilihan respons terbuka kepada

responden.

Pertanyaan-pertanyaan yang membatasi atau menutup pilihan-pilihan respons

yang tersedia bagi responden.

Kecepatan Selesai

Sifat mengetahui sesuatu

Keluasan dan Kedalaman

Kemudahan dalam Persiapan

Kemudahan dalam Menganalisa

Lambat

Tinggi

Cepat

Rendah

Sulit

Mudah

Rendah

Sulit

Mudah

Tinggi

Terbuka

TertutupPerbedaan Terbuka dan Tertutup

Pemilihan bahasa dalam Kuisioner

1. Usahakan agar kata-katanya tetap sederhana.2. Bekerja dengan lebih spesifik lebih baik daripada ketidak-jelasan dalam

pilihan kata-kata. Hindari   menggunakan pertanyaan-pertanyaan spesifik.3. Pertanyaan harus singkat.4. Jangan memihak responden dengan berbicara kapada mereka dengan

pilihan bahasa tingkat bawah.5. Hindari bias dalam pilihan kata-katanya.6. Berikan pertanyaan kepada responden yang tepat (maksudnya orang-orang

yang mampu merespons). 7. Pastikan bahwa pertanyaan-pertanyaan tersebut secara teknis cukup akurat

sebelum menggunakannya.8. Gunakan perangkat lunak untuk memeriksa apakah level bacaannya sudah

tepat bagi responden.

Penggunaan Skala Dalam

KuesionerUntuk mengukur atribut karakteristik dengan cara menetapkan angka – angka atau simbol

1. Untuk mengukur sikap/karakteristik responden;

2. Agar responden memilih subjek kuesioner.

3. Interval2. Ordinal,

menggunakan susunan posisi

4. Rasio

1. Nominal, digunakan untuk mengklasifikasikan sesuatu

Saya senang dapat memecahkan masalah pekerjaan1. STS2. TS3. N4. S5. SS

Apa jenis perangkat lunak yang paling sering anda gunakan :1 = Pengolah Kata2 = Spreadsheet3 = Basis data4 = Prgram email

Seberapa bermanfaatnya dukungan yang diberikan oleh tim teknis ?

Tidak bermanfaatSangat

Sama sekali bermanfaat 1 2 3 4 5

Kira-kira, berapa lama dalam satu jam anda menghabiskan waktu di warnet setiap hari ?

0 24 6 8

Pengukuran Kinerja

Skala

VALIDITAS

Derajat ukuran pertanyaan yang ingin diukur penganalisis

KELAYAKANMengukur

Konsistensi

Masalah yang timbul sebagai akibat dari

kontruksi penskalaan yang ceroboh

Kelonggaran Tendensi Sentral Efek Hallo

Suatu masalah yang disebabkan oleh responden yang menilai sesuatu dengan mudah

Suatu problem yang muncul ketika responden menilai segala sesuatunya sebagai rata-rata

Suatu problem yang muncul ketika pengaruh terbentuk dalam satu pertanyaan yg dibawa ke pertanyaan berikutnya.

MERANCANG

KUESIONER

Konsisten dengan bentuk

kuesioner

Meminta responden menandai jawaban

dengan jelas

Memberi ruang kosong secukupnya sehingga responde

tertarik dg kuesioner tersebutMemberi

ruang untuk menuliskan

respon tersebut

(bisa satu paragraph)

Urutan Pertanyaan

Kemukakan item yang tidak terlalu

kontroversial terlebih dahulu

Tempatkan pertanyaan yang penting kepada

responden

Tempatkan pertanyaan yang penting kepada

responden

Memanggil semua responden

bersama-sama dalam waktu yang

sama

Metode Penyusunan Kuesioner

Memungkinkan responden mengatur

sendiri kuesioner ditempat kerja dan memasukkannya ke kotak yang sudah

ada

Menyusun kuesioner secara elektronik

baik via email atau web

Membagikan kuesioner dan

mengumpulkannya lagi setelah diisi secara langsung

Mengirimkan kuesioner ke

pegawai2 dicabang lain, serta

memberitahukan waktu, instruksi dan

tanggal pengembalian