Mengurus Dan Melayani Tamu Fix Kel Fahmi 4

7/21/2019 Mengurus Dan Melayani Tamu Fix Kel Fahmi 4

http://slidepdf.com/reader/full/mengurus-dan-melayani-tamu-fix-kel-fahmi-4 1/32

BAB V

MENGURUS DAN MELAYANI TAMU SERTA BERTAMU

A. Pengertian Tamu

Istilah tamu sudah tidak asing lagi bagi kita karena istilah tersebut

sudah biasa kita dengar atau bahkan kita temui secara langsung dalam

kehidupan kita sehari-hari. Istilah tamu dalam kehidupan organisasi pada

hakikatnya tidak berbeda dengan istilah tamu yang kita kenal dalam

kehidupan sehari-hari, kehidupan sosial, atau kehidupan rumah tangga

kita. Berarti dalam Kehidupan sosial, apabila kita menerima tamu berarti

kita menerima seseorang atau sekelompok orang yang datang dirumah

kita, dan mereka harus kita sambut dengan ramah.Tamu harus kita hargai

dan kita hormati, apapun kepentingannya, entah itu kepentingan pribadi

dirinya ataupun kepentinagn pihak lain. Prinsip ini juga berlaku dalam

kehidupan organisasi. Tamu organisasi atau perusahaan bisa seseorang atau

kelompok seorang dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik

itu kepentingan dirinya sebagai pribadi maupun kepentingan pihak lain,

termasuk kepentingan organisasi tertentu karena mereka adalah utusan

organisasi tersebut.

Gambar 5. 1 Melayani Tamu



Dalam kehidupan organisasi, keberadaan dan kehadiran tamu tidak

bisa dihindarkan, bahkan merupakan suatu kebutuhan,selama organisasi

tersebut melalakukan interaksi dan menjalin relasi dengan lingkungan.

engapa demikian ! karena kehadiran tamu disuatu organisasi membawa

berbagai macam kepentingan dan keperluan. Kepentingan atau keperluan

tersebut misalnya memecahkan permasalahan karena mereka sebagai

customer, menjalin kerjasama, ingin menggunakan output organisasi tersebut,

ingin menjadi customer alias calon customer, hendak menggunakan jasaorganisasi tersebut atau hanya sekedar berkunjung saja. "leh karena itu, tamu

mungkin sekali akan menjadi #iklan hidup$ bagi organisasi.

%antas,apa hubungan antara tamu dengan sekretaris ! tentu saja erat

kaitannya. Dapat dikatakan bahwa sekretaris adalah penjaga pintu gerbang

bagi pimpinan. &amun tidak berarti bahwa sekretaris hanya menjaga tanpa

membuat keputusan apapun saat menerima tamu. 'ekretaris berperan sebagai

(ilter bagi para tamu yang akan menemui pimpinan. 'epelekah tugas

tersebut ! tentu saja tidak. Bila dalam tugas menerima

telepon,pro(esioanalitas sekretaris hanya dilihat dari caranya berdiplomasi

dalam percakapan ditelepon, kini dalam menerim tamu sekretaris harus

berhadapan langsung )(ace to (ace* dengan para tamu, sehingga tantangannya

jauh lebih besar. Bila kita berhadapan dengan tamu yang tidak berulah

macam-macam,tidak menjadi masalah. Tetapi apabila tamu tersebut orang

menjengkelkan, keras kepala, bahkan emosional, sekretaris tentu tidak dapat

sembarangan menanganinya. +al yang harus selalu diingat ialah bahwa baik

buruknya citra perusahaan, salah satu diantaranya tergantung pada sikap

perusahaan dalam melayani tamu. Dengan demikian, sekretaris akan terlibat

langsung karena ia pelaksana dalam menerima tamu tersebut.

'ehubungan dengan hal tersebut, sekretaris harus mampu

berkomunikasi dengan baik terhadap tamu yang datang. Pimpinan sangat

mengharapkan sekretaris dapat meringankan tugasnya dengan menyaring



tamu yang masuk agar tidak membebani pekerjaan pimpinan tidak semua

tamu dikehendaki pimpinan. "leh karena itu dalam hal ini tugas sekretaris

menjadi ganda. Disamping melindungi pimpinan dari tamu yang datang

sekretaris juga harus #mampu$ menghadapi

para tamu tersebut.

Gambar 5. 2 Sekretaris

Dalam suatu organisasi atau perusahaan,biasanya tamu yang datang

pertama-tama diterima dalam bagian resepsionis. Bagian resepsionis inilah

yang pertama-tama memberikan pelayanan secara secara langsung kepada

tamu, sekaligus menanyakan keperluan dan kepentingann kehadiran tamu

tersebut. Biasanya resepsionis juga memberikan petunjuk atau bahkan

mengantarkan tamu untuk menemui pihak-pihak yang dituju. 'ehubungan

dengan hal itu perlu untuk diingat dan diperhatikan bahwa tamu yang datang

dalam suatu organisasi biasanya sangat membutuhkan seseorang yang dapat

memandu terutama jika tempat tersebut masih asing baginya. Dengan

demikian pelayan yang baik terhadap tamu mulai dari saat tamu tiba sampai

dengan tamu meninggalkan perusahaan. Pelayanan itu sangat penting karena

hal tersebut merupakan mani(estasi penghargaan perusahaan terhadap tamu.

Dengan cara demikian, tamu pun merasa dihargai keberadaan dan

kehadirannya, sehingga merasa senang datang keperusahaan kita.

'etelah tamu diterima di resepsinis, mungkin sekali tamu langsung

lolos menemui pimpinan, karena resepsionis memang tidak tahu secara



menditel agenda kegiatan masing masing pimpinan. "leh karena itu, tentu

saja mau tidak mau kita sebagai sekretaris harus berhadapan dan memberikan

pelayanan terbaik terhadap tamu tersebut.

B. Jenis-Jenis Penerima Tamu dan Tamu

Telah diungkapkan dimuka bahwa menerima tamu bagi sekretaris

merupakan tugas rutin yang dilakukan sekretaris hampir setiap hari, dan

tugas ini bukanlah tugas yang mudah karena kompetensi, kedewasaan, dan

kepribadian sebagai seorang sekretaris akan dilihat dan diuji disini.

Kemampuan berkomunikasi, kejujuran, keramahan, kesopanan,

keluwesan, ketegasan, dan kemampuan mengambil keputusan sangat

dibutuhkan oleh sekretaris dalam tugas ini. gar dapat melakukan tugas ini

secara optimal, baik dalam memberikan pelayanan kepada pimpinan

maupun kepada tamu, maka sekretaris harus mengetahui siapa, dari

mana,dan apa kepentingan atau tujuan tamu tersebut. 'ehubungan dengan

hal ini, tamu dapat dibedakan dan diklasi(ikasikan sebagai berikut.

. Tamu yang 'udah engadakan Perjanjian Terlebih Dahulu

Tamu semacam ini biasanya tidak terlalu bermasalah karena

pertemuan tamu.dengan pimpinan sudah diatur sebelumnya oleh

sekretaris. Dengan kata lain, telah diadakan perjanjian antara

sekretaris dan tamu tersebut. +al ini bisa terjadi karena sebelumnyatamu sudah datang atau mengirim berita untuk mengadakan

pertemuan dengan pimpinan, dan kita telah menyepakati atau

mengaturya. Kesepakatan atau perjanjian untuk bertemu ini selain

dibuat secara langsung )bertemu muka*, juga dapat dibuat melalui

surat atau telepon. Dalam hal ini, sekretaris tetap mengatur menurut

prioritas atau kepentingannya. Dengan demikian, karena sudah ada

kesepakatan, sekretaris dapat mengantarkan langsung tamu tersebut



kepada pimpinan, bila pimpinan tidak terlalu sibuk atau sedang

menerima tamu. /ika temyata pimpinan sedang menerima tamu lain,

tamu tersebut diminta untuk menunggu sebentar. 0alaupun

begitu,dapat saja terjadi pada waktu yang sudah dijanjikan, pimpinan

mempunyai acara mendadak. +al ini dapat diin(ormasikan kepada

tamu. /ika ada acara rapat, tamu diminta untuk menunggu sebentar,

tetapi jika pimpinan ada tugas keluar, dengan mohon maa( tamu

diminta untuk membuat kesepakatan atau pejanjian baru.

1. Tamu yang Belum engadakan Perjanjian

2ntuk menghadapi tamu yang belum mengadakan perjanjian

sebelumnya, sekretaris dapat meminta tamu menunggu sebentar,

kemudian memberitahukan kepada pimpinan apakah bersedia

menerima kunjungan tersebut. /ika pimpinan memang tidak dapat

menerimaya, sekretaris dapat mengatakan bahwa pimpinan

sebenarnya ingin bertemu dengan tamu tersebut, namun karena saat

ini tidak dapat meninggalkan tugas, tamu dapat membuat kesepakatan

perjanjian terlebih dulu kapan akan bertemu. 'ebelumnya sekretaris

dapat meminta keterangan tentang identitas diri dan maksud

kedatangannya. Bila tamu tetap ngotot ingin bertemu, dan kita sudah

tahu maksud kedatangannya, kita dapat menawari tamu untuk bertemu

dengan pejabat lain yang sesuai bidang tugasnya. 'ebagai sekretaris

pro(esional, kita tidak boleh kehilangan akal untuk menghadapi tamu

tersebut. "leh karena itu, kita harus mengetahui struktur organisasi

tempat kita bekerja dan wewenang masing-masing pejabat. Dengan

bekal tersebut kita dapat melimpahkan dengan tepat tamu yang

berkunjung kepada pejabat lain yang berwenang.

3. Tamu 4elasi Pimpinan

Tamu dari relasi pimpinan biasanya adalah tamu yang sudah biasa

menemui pimpinan. Tamu ini bisa datang dengan membuat perjanjian



terlebih dahulu atau tanpa perjanjian. Khusus tamu tipe demikian ini,

sekretaris dapat mengantar tamu untuk langsung menghadap

pimpinan. 0alaupun demikian, kita tetap perlu mengetahui apakah

pimpinan siap atau tidak untuk menerimanya. /ika pimpinan sedang

menerima tamu lain, tamu tersebut diminta untuk menunggu sebentar,

tetapi apabila kosong, tamu bisa langsung dipersilahkan menemui

pimpinan.

5. Tamu yang Datang untuk eminta Dana atau 'umbangan.

Tamu yang datang untuk meminta dana atau sumbangan biasanya

ingin bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam

alasan, cara terbaik untuk mengatasi tamu ini adalah tetap

melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan (ormulir

isian yang harus diisi oleh tamu tersebut, (ormulir itu memuat nama,

alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk

kepentingan apa. emberitahukan kepadanya bahwa pengisian

(ormulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu

harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan

untuk menghungi bagian lain yang memang khusus menangani dana.

/adi tidak harus bertemu dengan pimpinan.

6. Tamu yang Datang untuk enawarkan Barang atau /asa.

Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyenangkan

sebab mereka telah mendapatkan pelatihan keterampilan dalam

membuat barang atau jasa, namun tak jarang para penjual ini meminta

bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu

mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.

7. Tamu yang Ingin embeli Barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah.

ereka minta untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin

diperhatikan dengan pimpinan. "leh karena itu, bawalah tamu ke



bagian pembelian. /angan lupa tawarkan minum kepada tamu yang

ingin membeli barang.

8. Tamu parat Pemerintah

a. Tamu yang bersi(at kunjungan rutin

Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan

pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu

untuk mendapatkan in(ormasi. kan tetapi, lebih baik bila

sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting

mengenai peraturan yang belum jelas. +al ini akan membawa

dampak positi( dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada

kepentingan perusahaan.

b. Tamu yang bersi(at kunjungan khusus

Biasanaya pejabat9aparat pemerintah datang dalam bentuk

rombongan9 protokol. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak

harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk dalam

pakaian lengkap artinya pakaian (ormal seperti dress lengkap

sebelum para tamu turun dari kendaraan. 'ekretaris wajib mengatur

tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan

dengan lancar. +idangkan makanan kecil dan minuman atau

kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. 2ntuk

tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu,

supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat

disalahkan.

. Eti!a Pe"a#anan Tamu

. Penerimaan Tamu



'alah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara

pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

ulai dari membuat janji, kon(irmasi, sampai menerima kedatangan

tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal

menerima tamu begitu saja. da etika dan aturan tersendiri dalam

menerima tamu. Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya

dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu bos di kantor:

a. enyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk.

'ebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu

anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah

sebagaimana mestinya. +adapilah tamu dengan sopan tetapi tidak

takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan

berwibawa.

b. Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu

berbicara ;melantur<. /ika pembicaraan tamu mulai melenceng

kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah

namun bijak.

c. Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di

tempat,sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan

menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga

bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos.

Kemudian sampaikan padanya untuk mengin(ormasikan pertemuan

kembali dengan anda.

d. Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi

buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji

sebelumnya. /ika sudah, anda dapat mengin(ormasikannya pada

bos.

e. 'aat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di

ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau

majalah.



(. 'etelah itu hubungi bos anda dan in(ormasikan tamu yang datang

lengkap dengan identitas dan keperluannya. /ika ternyata bos tidak

bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada

tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus

menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama

lembaga maupun kewibawaan bos.

g. /ika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana

bos ingin bertemu. /angan biarkan tamu mencari-cari sendiri

tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya ia

belum ;(amiliar< dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering

datang ke kantor anda.

h. /angan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu

seringkali mencerminkan ;image< perusahaan dan mencerminkan

pro(esionalisme anda dalam bekerja. aka itu, jagalah sikap dan

bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga

lain yang berkepentingan dengan perusahaan.

1. =tika enerima Tamu

Tamu perusahaan merupakan unsur yang sangat penting, karena

tamu dapat menunjukan bahwa perusahaan dimana kita bekerja

mendapat pengakuan. da etika dan aturan tersendiri dalam menerima

tamu. Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui,

untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja

tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika

melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering

menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu

urusan seperti rapat atau lainnya, untuk itu dalam menerima tamu

haruslah diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a. 'opan dan ramah tamah



b. Berkepribadian

c. Bijaksana dan cerdas

d. empunyai pengetahuan tentang struktur organisasi yang bersangkutan serta hal-hal pokok tentang kantor dimana ia bekerja.

3. >atatan Identitas Tamu

>atatan mengenai identitas dan kepribadian tamu penting untuk

diketahui yaitu untuk menghindari kemungkinan adanya keinginan

terselubung dari tamu.

5. Pelayanan Terhadap Tamu

Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik

dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita,

tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. gar

tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah hal-hal

yang harus dilaksanakan terhadap tamu dalam kantor :

a. 'ambut Dengan Tulus

*. 'ambutlah tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara

tulus, buang semua kepura puraan, karena umumnya tamu akan

mengetahui jika kita hanya berpura pura tulus.

1*. /ika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan

pintu

untuk tamu. %akukan sesegera mungkin sebagai tanda

penghormatan

kita terhadap tamu yang datang berkunjung.

3*. 'ebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi

akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian

memberikan salam dan berjabat tangan.

b. >ara Duduk

*. /ika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu,

segera

persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.



1*. /ika kita menerima di kursi atau so(a panjang, tempatkan tamu di

sebelah kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas

dan maksud tujuan tamu tersebut.

c. /anji Tamu

*. &amun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah

memiliki

/anji tamu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.

1*. 'ebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu

3*. kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan

yang dituju.

5*. Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya

hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu

masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk

menerima tamu.

6*. /ika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki

beberapa

pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapkan dengan baik dan sopan.

d. Perlakuan Baik

* Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat

sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan complaint terhadap

perusahaan kita.

1* /ika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkan,

berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau

makanan ringan.

e. engantar Tamu



'elalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena

sudah berkunjung ke kantor kita. /ika memungkinkan antarkan tamu

hingga ke pintu keluar.

6. =tika menurut beberapa ahli :

enurut 'edarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain?

. Bersikap sopan dan ramah

1. Berkepribadian menarik

3. Bijaksana

5. empunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal

penting tentang organisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan

lainnya.

enurut 2rsula =rnawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :

. Berpenampilan rapi, bersih dan segar

1. Berperilaku sopan dan ramah

3. =kspresi wajah yang hangat

5. engha(al nama tamu

6. 'enang bergaul dan luwes

7. enjadi pendengar yang baik

8. enjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek

@. Bersikap hormat kepada tamu

A. emiliki semangat kerja yang tinggi

. &ada suara yang enak dan jelas

. Tenang dan menangani complain secara pro(esional

1. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu

3. Tulus melayani tamu

D. Lang!a$-Lang!a$ da"am Menerima Tamu



'alah satu tugas seorang sekretaris adalah menerima dan melayani

tamu organisasi atau perusahaan, di samping menyelesaikan tugas dan

pekerjaan lain yang dibebankan oleh pimpinan. Tamu organisasi adalah

aset penting dalam sebuah organisasi, tidak mungkin sebuah bisnis bisa

berhasil tanpa keberadaan mereka. 'ebuah organisasi atau perusahaan

harus merencanakan dan menerapkan sebuah strategi yang jelas dalam

memperlakukan tamunya. 'etiap tamu membawa arti bisnis tersendiri,

karena itu cara menerima tamu harus dipelajari menurut sopan santun

yang berlaku umum dan dilaksanakan secara baik agar dapat memberikan

kesan yang pro(esional, menyenangkan, dan memuaskan yang pada

gilirannya memberikan keuntungan bagi perusahaan yang bersangkutan.

Pada dasarnya tamu organisasi yang datang ke perusahaan atau

instansi adalah manusia yang ingin disambut dan dilayani dengan baik

sekaligus ingin di hormati. 'eorang sekretaris harus pandai-pandai dalam

bersikap sehingga tidak menyinggung perasaan orang tersebut. sikap

yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris dalam menerima dan

melayani tamu adalah sebagai berikut:

. Politeness )Kesopanan*

Politeness yaitu sikap sopan yang harus diperlihatkan kepada pihak

lain dalam suatu komunikasi. 'eorang sekretaris haruslah mengatur

setiap kata yang akan diucapkan, penyampaian kata-kata yang lemah

lembut, tidak menggunakan kata yang meremehkan orang lain,

menjauhi untuk menggunakan kata #kamu$ tetapi gunakan kata

Bapak9Ibu, menyambut tamu yang datang dengan salam dan tegur sapa yang ramah dan sebagainya.

1. 4espect(ul )+ormat*

4espect(ul yaitu sikap menghormati dan menghargai pihak lain

secara baik dan wajar dengan menghargai setiap tamu organisasi

atau perusahaan yang datang dapat dilakukan oleh sekretaris dengan



cara berperilaku sopan, ramah, murah senyum, dan berperilaku

menyenangkan, sehingga membuat suasana menjadi nyaman.

3. ttentiCe )Penuh Perhatian*

ttentiCe yaitu sikap penuh perhatian yang diperlihatkan kepada

pihak lain dan diberikan secara baik dan wajar dengan cara

mendengar dengan sungguh-sungguh apa yang dikatakan oleh tamu

yang datang tersebut.

5. >ooperatiCe )Kooperati(*

>ooperatiCe yaitu sikap suka menolong pihak lain yang

membutuhkan pertolongan sementara. nda sebenarnya sanggup dan

mampu memberikan pertolongan. Tamu yang datang ke perusahaan

atau instansi pada dasarnya memiliki maksud dan tujuan tertentu

sehingga mereka berharap orang-orang yang ada di perusahaan atau

instansi tersebut dapat membantu setiap keingingan, kebutuhan, dan

permasalahan yang mereka hadapi.

6. Tolerance )Toleransi*

Tolerance yaitu sikap tenggang rasa dan toleransi yang tinggi

dalam menghadapi setiap tindak tanduk tamu organisasi atau

perusahaan.

7. In(ormality )In(ormalitas*

In(ormality yaitu sikap ramah yang nda perlihatkan kepada

pihak lain. 'ikap ramah yang nda perlihatkan meliputi bagaimana

seorang sekretaris menyambut kehadiran tamu yang datang dengan

selalu tersenyum, tidak oCeracting dan tidak bersikap murung

bahkan cemberut.

8. 'el( >ontrol )Kontrol Diri*

'el( control yaitu sikap menguasai diri dan mengendalikan

emosi dalam setiap situasi. 'eorang sekretaris harus memiliki

kesabaran dalam mengahadapi para pelanggan, terutama sikap sabar

terhadap tamu organisasi atau perusahaan yang mungkin rewel dan

memaksa. gar tidak kecewa dan membuat orang lain marah,



sebaiknya nda tidak terpancing oleh sikap emosional pihak yang

nda hadapi. Dalam menerima dan melayani tamu, sekretaris harus

memperhatikan bagaimana cara berbicara dan bertanya yang baik.

a. >ara berbicara : Biarkan tamu berbicara lebih dahulu, tidak

memotong pembicaraan tamu, berusaha menjadi pendengar yang

baik dan tanggap terhadap isi pembicaraan. Berbicara dengan

wajar yaitu jelas, singkat, mudah dimengerti, positi(, meyakinkan,

sopan, dan e(isien.

b. >ara bertanya : unakan bahasa yang baik dan benar, hindari

mengajukan pertanyaan yang tidak jelas, ciptakan suasana yang

kondusi(, tidak bertanya dengan nada yang mengancam, gerakan

badan dan tangan tidak menunjuk ke tamu.

Penampilan awal yang baik akan memberikan kesan yang baik

sehingga timbul rasa kagum, simpatik, dan hormat. pa yang

nda katakan pada menit-menit pertama sangat menentukan

sikap tamu terhadap nda. Kesan petama sangat penting dan

menentukan karena itu usahakan agar tamu memperoleh kesan

yang baik terhadap perusahaan. 'ebaliknya, hal yang seharusnya

dihindari oleh seorang sekretaris ketika melayani dan menerima

tamu perusahaan atau organisasi adalah sebgai berikut:

*. elayani tamu sambil makan )termasuk mengunyah permen*

atau

minum.

1*. elayani tamu sambil bercakap-cakap dengan rekan kerja

lainnya.

3*. elayani tamu dengan raut muka dan wajah murung dan

cemberut

bahkan memperlihatkan kekecewaan terhadap tamu tersebut.

5*.elayani tamu sambil melakukan pekerjaan lainnya seperti

membaca, menulis, mengangkat telepon, melakukan panggilan

telepon, berhias, dan sebagainya.

6*. 'ebaiknya sekretaris tidak mengajak tamu atau membuka terlebih

dahulu ketika tamu tersebut sedang menunggu pimpinan. /ika



tamu lebih dulu mengajak berbicara, sekretaris hendaknya tidak

membicarakan atau bertanya mengenai hal-hal pribadi atau

berbicara mengenai permasalahan-permasalahn yang dihadapi di

kantor. Dalam pembicaraan dengan tamu, sekretaris harus dapat

menjaga diri, mengerti apa yang boleh dan tidak boleh

dibicarakan.

=. Tata ara Bertamu

'ekretaris tidak saja dituntun untuk memahami cara melayani dan

menghadapi tamu yang datang ke kantor, sekretaris juga harus

mengetahui dan menguasai tata cara bertamu pada jam kerja. 'ekretaris

sering kali diminta untuk mendampingi pimpinan menghadiri pertemuan

pertemuan bisnis bahkan tidak jarang jika pimpinan berhalangan hadir

maka pimpinan akan mendelagasikan sekretaris untuk menghadiri pertemuan bisnis tersebut. Berikut adalah tata cara bertamu pada jam

kerja.

. Buatlah perjanjian )appoinment* terlebih dahulu sebelum bertemu

dengan klien. +indari membuat perjanjian di jam-jam sibuk,

diskusikan terlebih dahulu waktu yang tepat bagi kedua belah pihak.

1. 'ehari sebelumnya hendaknya sekretaris mengkon(irmasikan dan

mengingatkan kembali jadwal pertemuan yang telah disepakati.

/angan sekali-sekali membatalkan perjanjian tanpa adanya kon(irmasi

sebelumnya.

3. Pastikan tempat pertemuan berlangsung telah diketahui sebelumnya

sehingga anda dapat memastikan jalan yang akan ditempuh untuk

menghadiri kemungkinan tersasar dan terlambat lagi.

5. Perhatikan penampilan dan sikap saat harus bertemu dengan klien.

'iapkan diri dengan penampilan yang rapi, segar, dan bersih.



Bersikaplah ramah dan tulus agar suasana menyenangkan. Pusatkan

perhatian pada pembicaraan yang singkat, jelas, dan padat sesuai

mkasud dan tujuan kedatangan ke kantor klien tersebut.

6. 'esaat setelah sampai di perusahaan yang dituju, sekretaris hendaknya

bertemu dengan resepsionis )jika ada* atau minta bantuan dari orang

orang yang ada di sana untuk bertemu dengan orang yang dituju.

/angan lupa menyebutkan bahwa sebelumnya telah membuat

perjanjian )appointment* dengan orang tersebut. /ika harus

menunggu, biarkan anda menunggu di tempat yang telah disediakan,

jangan mendesak untuk bertemu sesegera mungkin, memperlihatkan

kekecewaan, bahkan kemarahan.

7. +al-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor:

a. empersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya

ditempat yang paling jauh dengan pintu.

b. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk

yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas

tidaklah baik.

c. Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya

hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada

tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang

dimaksud.

d. pabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang

dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.

e. Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan

ramah dan sopan.

8. Tata cara mengantar dan melayani tamu:

a. /angan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan.

isalnya melihat penampilan (isik tamu dari atas sampai bawah.

b. Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu

dengan senyum dan sikap yang ramah.



c. pabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok

kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan

pekerjaan.

d. Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan

telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan

telujuk adalah si(at yang tidak sopan.

e. Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan

dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang

untuk memperhatikan jalan tamu.

(. embukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam,

anda masuk dulu,dorong )buka pintunya* dan persilahkan tamu

untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-

lebar dan persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.

g. Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan

menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

@. >ara Pelayanan Tamu Kantor

Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai

penerima tamu. "leh karena itu sekretaris yang bertugas menerima

tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :

a. engetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan

maksud kunjungannya.

b. emberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan

kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.

c. enyapa, menghormati, memberi bantuan dengan in(ormasi yang

tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.

d. engetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh

diberitahukan kepada tamu.

e. enghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang

di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.



(. Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang

menyenangkan.

g. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang

di ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat

menguasai masalahnya.

h. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah

kepada tamu agar meninggalkan pesan. catat pesan itu dan

beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.

Gambar 5. 3 Menerima Tamu

A. Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam

menghadapi tamu kantor :

a. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang,

ramah, sopan, syabar, dan percaya diri.

b. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu

berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar

atau tamu istimewa.



c. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat

dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon

selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya.

d. 'apalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti

#selamat siang ada yang bisa saya bantu$.

e. 'ebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi

sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan.

(. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut

namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.

g. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan

secara sopan nama dan dari mana, seperti #bolehkah saya tahu nama

bapak!$ atau #bapak dari perusahaan mana!$

Tamu yang datang ke perusahaan atau instansi pada dasarnya

memiliki maksud dan tujuan tertentu sehingga mereka ingin disambut dan

dilayani dengan kualitas pelayanan yang sopan. Bagaimanapun juga ujung

tombak kehidupan bisnis ada pada tamu-tamu tersebut, jadi mereka adalah

pihak-pihak yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi atau

perusahaan.

Pada perusahaan dengan skala kecil, sekretaris sering melakukan

tugas receptionist. 'edangkan pada perusahaan dengan skala besar,

sekretaris biasanya diminta untuk menerima tamu pimpinan setelah tamu

tersebut melewati receptionist perusahaan. gar tamu yang datang tersebut

merasa nyaman, seorang sekretaris sebaiknya melakukan greet, seat, treat.



Gambar 5. 4 Receptionist

*. reet )enyapa*

Ketika tamu melewati ruang kantor, seorang sekretaris hendaknya

menyambut dan menyapa tamu yang datang dengan berdiri, tersenyum,

dan bersalaman. %ayani tamu dengan ramah ramah dan sopan. 'ekretaris

harus dapat menyapa, menghormati, dan memberi bantuan dengan

in(ormasi yang tepat serta memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara

wajar. 'ekretaris juga harus menanyakan keperluan tamu yang datang,

dengan siapa ingin bertemu dan apa yang bisa nda lakukan untuk

mereka. 'apa tamu sesuai waktu yaitu ucapan selamat pagi, siang, dan

sore. Biasakan menyebut tamu tersebut dangan panggilan Bapak9Ibu.

Pastikan dan periksa apakah tamu tersebut telah membuat

perjanjian sebelumnya. /ika tamu tersebut belum membuat perjanjian

dengan pimpinan, sebaiknya sekretaris memastikan terlebih dahulu apakah

pimpinan ada waktu untuk menerima tamu tersebut sebelum

mempersilahkan tamu untuk menunggu. pabila pimpinan tidak mau

menerima tamu tanpa perjanjian tersebut, maka sekretaris harus

memastikan apakah pimpinan bersedia membuat jadwal pertemuan

kembali ataukah pimpinan punya alasan tersendiri untuk tidak bertemu

dengan tamu itu. Berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai

menyinggung perasaan tamu.

Berikut adalah contoh percakapan antara sekretaris dengan tamu pimpinan.

Tamu : Permisi



'ekretaris : 'elamat pagi Bapak, ada yang bisa saya bantu !

Tamu : pakah 'dri, bisa membantu saya untuk bertemu dengan

direktur perusahaan ini !

'ekretaris : ohon maa(, apakah sebelumnya Bapak telah membuat

perjanjian dengan beliau )direktur* !

Tamu : Ea, beliau sendiri yang menelpon saya hari ini.

'ekretaris : Baiklah, akan saya beritahukan Bapak Direktur terlebih

dahulu. pakah Bapak berkenan menunggu sebentar !

bolehkah saya mengetahui nama Bapak dan dari perusahaan

mana !

Tamu : &ama saya Bryan. /abatan saya adalah 'enior >omputer

=ngineer dari perusahaan Thunder Bird raphics.

'ekretaris : Terimakasih.

enyampaikan dan memberikan in(ormasi kepada Direktur.

'etelah menyampaikan kepada Direktur.

'ekretaris : Bapak, jika tidak keberatan harus menunggu sekitar setengah

jam lagi untuk bertemu dengan Bapak Direktur. Bapak

Direktur,r.4aymond pasti akan segera menemui Bapak.

Tamu : Tidak masalah, saya akan tetap menunggu.

'ekretaris : )sambil menunjuk pada so(a yang ada* Bapak, untuk

sementara waktu sambil menunggu Bapak Direktur mohon

dapat menunggu disini. 'ta( kami akan membuatkan Bapak

teh atau kopi.

Tamu : Terimakasih.

'ekretaris : 'ama-sama.

1*. 'eat )Tempat Duduk*

'ebelum tamu dipersilahkan untuk duduk, persilahkan tamu mengisi

buku tamu yang telah disediakan dan menginggalkan tanda pengenal

berupa 'I atau KTP untuk ditukar dengan kartu Cisitor )jika tamu telah



selesai berkunjung kartu Cisitor dapat ditukar kembali dengan 'I atau

KTP*. Kemudian sekretaris harus mempersilahkan tamu tersebut untuk

duduk di kursi yang telah disediakan di ruang depan )reception area* atau

mengantarkan tamu tersebut ke ruang pertemuan )meeting room* yang ada

di kantor.

3*. Treat )emperlakukan*

pabila tamu terpaksa harus menunggu, usahakan agar tamu

merasa senang dan nyaman )com(ortable*. Tawarkan minuman seperti

kopi, teh, atau air mineral kepada tamu yang akan menunggu. Bila

memungkinkan, sediakan bahan bacaan seperti koran dan majalah bisinis

di ruang tamu. 'elesai melayani tamu, sekretaris harus memastikan

kembali ke pimpinan bahwa tamu tersebut telah tiba dan menunggu di

ruang tamu. /ika pimpinan masih menerima tamu lainnya, pastikan juga

kepada tamu yang datang apakah dia bersedia menunggu beberapa menit

lagi. 'ebaiknya tamu jangan terlalu lama dibiarkan menunggu.

=. Meren%ana!an dan Men#usun Jad&a" Penerimaan Tamu

. Bila nda sudah menanyakan maksud dan tujuan tamu, maka nda

perlu mempertimbangkan beberapa hal, antara lain :

a. pakah permasalahan bisa diselesaikan oleh sekretaris sendiri.

b. pakah permasalahan sudah diserahkan kepada pejabat lain.

c. pakah permasalahan tidak ada sangkut pautnya dengan

pimmpinan.

d. pakah permasalahan memang harus diteruskan kepada pimpinan.



1. 'etelah nda mengidenti(ikasi jenis masalahnya, maka ada beberapa

hal yang perlu nda lakukan, antara lain :

a. eminta tamu untuk menunggu

Kadang-kadang karena suatu hal tertentu yang tidak dapat

dihindari oleh pimpinan, walaupun tamu tersebut sudah memiliki

janji tamu tersebut tetap harus menunggu. Dan jika hal ini terjadi

pastikan nda meminta tamu tersebut untuk menunggu dengan

baik dan jangan lupa untuk meminta maa(. &amun, jika dirasa

waktu yang akan dihabiskan oleh tamu untuk menunggu, sebaiknya

nda menanyakan kembali apakah tamu tersebut akan tetap

menunggu atau membuat janji di lain waktu.

b. enolak tamu atau menyerahkan tamu kepada pejabat lain

2sahakan jangan mengganggu pimpinan dengan orang-

orang yang tidak berkepentingan langsung dengannya, untuk itu

lebih baik menyerahkan tamu tersebut kepada pejabat lain yang

bersangkutan dengan permasalahan yang dimiliki tamu.

c. engantarkan tamu

Panggilah tamu dengan namanya sehingga ia merasa

dikenal. Dengan senyum dan beri salam yang umum. +indari

kalimat-kalimat yang terdengar manja. Dalam perjalanan

mengantarkannya ke ruangan pimpinan, nda tidak perlu membuat

pembicaraan, tetapi nda harus menjawabnya apabila ditanya

mengenai hal-hal yang umum.

3. embuat /anji Pertemuan 2ntuk Pimpinan

Pimpinan meminta anda untuk membuatkan janji pertemuan dengan

rekan kerja atau klien perusahaan ) scheduling appointments for your

boss to meet with someone in another office), untuk itu sebagai sekretaris

pimpinan, anda membutuhkan in(ormasi berikut ini untuk dapat

membuatkan janji pertemuan.



a. &ama dari orang yang akan ditemui pimpinan ) Name of person he

wants to meet)

b. Tempat pertemuan yang akan diajukan oleh pimpinan )Venue of

appointment)

c. 0aktu pertemuan yang diajukan oleh pimpinan ) Day, date, and time)

d. +al yang akan dibicarakan )The subject he wishes to discuss)

e. Durasi waktu pertemuan ) How long he needs for appointment)

5. /ika sudah memperoleh in(ormasi dari pimpinan, sekretaris dapat

langsung menghubungi perusahaan tersebut dan membuatkan jadwal

pertemuan berdasarkan in(ormasi yang telah diterima dari pimpinan.

'ekretaris dapat menghubungi langsung rekan kerja pimpinan atau dapat

dapat juga melalui sekretaris atau asistennya. Tentu saja jadwal yang

diajukan akan disesuaikan dengan kesibukan dan aktiCitas dari rekan

kerja pimpinan sehingga terkadang perlu beberapa hari untuk menunggu

kepastian pertemuan tersebut. Kadang kala jadwal yang kita ajukan tidak

dapat disetujui karena padatnya jadwal kesibukan dan aktiCitas rekan

kerja pimpinan. 2ntuk itu, sekretaris hendakanya tidak lupa untuk

memberikan in(ormasi berikut kepada rekan kerja pimpinan atau

sekretarisnya.

a. &ama pimpinan nda )Your boss’s name for appointment)

b. Telepon yang dapat dihubungi )Your contact telephone number)

c. &ama nda sebagai sekretaris pimpinan yang dipercaya untuk mengurus

pertemuan tersebut )Your name)

6. Bila sewaktu - waktu rekan kerja pimpinan mengubah jadwal pertemuan

yang telah disepakati sebelumya maka sekretaris harus meminta in(ormasi

berikut ini kepada rekan kerja pimpinan tersebut.

a. 0aktu pertemuan yang baru ) eschedule or new schedule)

b. &ama orang yang akan bertemu pimpinan ) Name of person the

appointments with)

c. Tempat diselengarakannya pertemuan )!here the appointment is to be

held)

d. Telepon yang dapat dihubungi )Telephone contact details)

7. 'ekretaris dan /adwal Kegiatan Pimpinan



/adwal kegiatan pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan

yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di

balik meja kerja kantor. /adwal kegiatan pimpinan harus diperhitungkan

secara cermat mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak

mungkin dihadiri dan dilaksanakan semuanya. Tugas sekretaris adalah

mengatur dan membuat jadwal kegiatan pimpinan, menentukan skala

prioritas kegiatan berdasarkan tingkat kepentingannya )urgensinya*. gar

tersusun dengan baik, jadwal kegiatan pimpinan dibuat dalam jangka waktu

tertentu, misalnya harian, mingguan, dan bulanan.

8. 'usun 4encana Kegiatan Pimpinan

'ekretaris harus mengetahui sasaran dan rencana kerja pimpinan

dalam satu hari, semiggu, bahkan sebulan. 'usunlah sesuai prioritas yang

harus pimpinan selesaikan. Diskusikan dengan pimpinan, mana yang

harus dilakukan, mana yang sebaiknya dilakukan, dan mana yang tidak

begitu penting. lokasikan waktu sesuai dengan rencana yang telah

disusun. 'ekretaris hendaknya jangan hanya mengandalkan ingatan,gunakan alat bantu manajemen waktu seperti (ormulir to do list, planner,

chart , dan lainnya.

'ekretaris harus menjadi proakti(, tidak semua in(ormasi yang

dibutuhkan akan datang sendiri. /angan menunggu pimpinan yang akan

memberikan in(ormasi, tetapi sekretaris harus proakti( bertanya

mengenai rencana kerja pimpinan di setiap awal dan akhir minggu agar

memudahkan sekretaris dalam mengatur jadwal pimpinan.



@. 'trategi embuat /adwal Kegiatan Pimpinan

Inti dari penjadwalan adalah membut rencana peman(aatan waktu.

Dengan memiliki perencanaan yang baik setidaknya anda telah memiliki

pola yang jelas untuk mengoptimalkan waktu dan mengurangi peluang

anda terlupa untuk suatu aktiCitas.

A. /enis ktiCitas Pimpinan

ktiCitas pimpinan terbagi menjadi berikut.

a. ktiCitas rutin terjadwal, yaitu kegiatan - kegiatan yang rutin dan

telah ditetapkan waktu pelaksanaannya, misalnya rapat migguan, rapat

bulanan, dan sebagainya.

b. ktiCitas rutin tidak terjadwal, yaitu kegiatan - kegiatan yang rutin

dilakukan tetapi pelaksanaannya bisa diatur sendiri, misalnya

mengikuti kegiatan olah raga rutin seperti golf , tenis, dan sebagainya

dengan klien perusahaan, pertemuan rutin dengan klien, pertemuan

rutin dengan tim pemasaran di kantor, dan sebagainya.

c. ktiCitas isidental terjadwal, yaitu kegiatan - kegiatan yang tidak rutin

tetapi waktunya telah ditetukan jauh - jauh hari, misalnya jamuan

makan malam dengan klien atau kegiatan mengikuti seminar.

d. ktiCitas isidental tidak terjadwal, yaitu kegiatan rutin yang waktunya

diberitahukan tiba - tiba, misalnya rapat mendadak karena ada situasi

yang harus segera ditangani.



. Tentukan 'kala Prioritas Kegiatan Pimpinan

Buatkan skala prioritas dari kegiatan pimpinan tersebut untuk

mengoptimumkan penggunaan waktu, misalnya untuk kegiatan yang

dianggap penting ditandai dengan angka )satu*, kegiatan yang tidak

begitu penting ditandai dengan 1 )dua*, dan seterusnya. Diskusikan hal

ini dengan pimpinan agar tidak salah dalam menentukan prioritas.

'uatu kegiatan memiliki prioritas tinggi apabila kegiatan tersebut tidak

dapat diwakilkan, tidak dapat dijadwalkan ulang, akan berdampak

buruk jika tidak dilakukan, kesempatan untuk melakukan sangat langka,

dan ada pihak lain yang bergantung pada hasil kegiatan tersebut.

. Perkiraan dan lokasi 0aktu untuk Tiap Kegiatan Pimpinan

Dalam mengatur jadwal kegiatan atau aktiCitas pimpinan

sebaiknya sekretaris memberikan waktu tambahan. 'ebagai contoh, jika

pimpinan memperkirakan pertemuan dengan klien perusahaan di suatu

tempat bisa selesai dalam waktu 1 )dua* jam, maka anda dapat

menambahkan setengah jam untuk kegiatan berikutnya. +al ini dibuat

megantisipasi hal - hal yang tidak diinginkan, misalnya jarak tempuh

untuk mencapai tempat pertemuan, kemacetan di jalan, klien terlambat

menghadiri pertemuan, dan lain sebagainya. Dalam menyusun jadwalkegiatan pimpinan, alokasi waktu untuk setiap kegiatan juga

merupakan hal terpenting untuk diketahui. da kegiatan - kegiatan yang

bisa anda kendalikan kapan waktu pelaksanaannya, tetapi ada juga

kegiatan - kegiatan yang tidak terjadwal yang tidak diketahui waktu

pelaksaannya. 2ntuk itu sekretaris perlu mengetahui agar dapat

diselipkan di antara apa yang sudah terjadawal.



1. Teknik Penggunaan 0aktu Pimpinan

'ekretaris sudah selayaknya mampu mengatur perencanaan

jadwal kegiatan pimpinan, mengorganisasi waktu pimpinan, mengawasi

apakah masih ada jadwal kegiatan pimpinan yang terlewatkan, dan

melakukan anasilsis terhadap jadwal kegiatan pimpinan untuk melihat

apakah kegiatan yang sudah dijadwalkan dapat dilaksanakan sesuai

jadwal sebagaimana kesepakatan antara pimpinan dengan sekretaris.

a. Perencanaan

Perencanaan jadwal kegiatan pimpinan merupakan suatu proses

menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat

tercapai, atau dengan kata lain kegiatan yang menggambarkan ke

depan hal - hal yang harus dikerjakan dalam mencapai suatu tujuan.

>iri -ciri perencanaan pengaturan jadwal kerja dan kegiatan

pimpinan yang baik mencakup jelas, realistis, (leksibel, dan

berkesinambungan.

b. Pengorganisasian

Pengorgansasian jadwal kegiatan pimpinan artinya kegiatan

mengidenti(ikasi, mengelompokan, menganalisis kegiatan pimpinan,

termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

pekerjaan tersebut. Dalam mengorganisasikan jadwal kegiatan

pimpinan, sekretaris dapat melakukan analisis waktu kegiatan

pimpinan, apakah pimpinan dapat menyelesaikan tugas tepat pada

waktuna serta sesuai jadwal atau tidak.

c. Pengkoordinasian

Pengkoordiansian jadwal kegiatan pimpinan berarti

mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris

atau dengan sta( lainnya sehingga tercapai pelaksanaan tugas yang

e(isien dan e(ekti(.



d. Pengawasan

'ekretaris harus mengawasi pengaturan jadwal kegiatan

pimpinan, yang berarti melihat apakah jadwal kegiatan yang

direncanakan sesuai dengan yang dilaksanakan. +al ini dapat

dijadikan bahan pertimbangan untuk menyusun jadwal di kemudian

hari.

3. enjadwalkan Perjanjian Pimpinan

'etelah menentukan jenis aktiCitas pimpinan, prioritas, perkiraan,

dan alokasi waktu, sekretaris juga perlu mempertimbangkan selera dan

kebiasaan pimpinan dalam pembuatan jadwal, misalnya setiap hari

senin pimpinan enggan melakukan pertemuan di luar kantor dengan

alasan agar pimpinan memiliki waktu untuk membuat rencana kerja

mingguan dan mengeCaluasi pekerjaan yang telah dilakukan bersama

sta( lainnya untuk itu sebaiknya sekretaris menghindari membuat jadwal pertemuan pimpinan dengan klien pada hari pertama di awal

minggu kecuali dengan persetujuan atau permintaan pimpinan.

'ekretaris harus membuat kalender perjanjian pimpinan untuk

mencatat rencana kegiatan pimpinan dalam harian, mingguan, atau

bulanan. dapun hal - hal yang perlu dimasukan dalam kalender

perjanjian pimpinan yaitu perjanjian yang dibuat oleh pimpinan,

perjanjian yang dibuat oleh sekretaris melalui telepon, dan perjanjian

yang dibuat berdasakan undangan, memo,atau surat yang diterima

pimpinan.

Dari kalender jadwal kegiatan pimpinan yang sudah dipersiapkan

sekretaris bersama dengan pimpinan, tugas sekretaris berikutnya adalah

menyesuaikan dan mengingatkan kembali pimpinan. 'ekretaris harus

memastikan jadwal tersebut dapat terlaksana dengan baik tanpa ada

yang terlewatkan. Beri tanda pada kegiatan yang telah terlaksana



)kolom status*. /ika belum terlaksana, ingatkan pimpinan untuk

menjadwalkan kembali )dengan persetujuan pimpinan* kegiatan

tersebut.

'. (esa"a$an dan Ti)s da"am Meng$ada)i Tamu

Dalam melayani tamu, ada beberapa hal yang harus dihindari yaitu

sebagai berikut:

. Bila sekretaris diberi wewenang untuk menerima dan melayani

tamu, jangan sekali - kali melampaui batas wewenang tersebut

sehingga mempersulit tamu yang datang.1. +indari pembicaraan dengan berbisik - bisik atau tertawa di depan

tamu perusahaan yang datang ke kantor, karena bisa saja hal tersebut

menyinggung perasaan tamu.

3. +indari melakukan kegiatan kegiatan yang tidak sopan di depan

para tamu yang datang, misalnya merias wajah atau berdandan,

makan makanan besar atau makanan ringan, mengunyah permen

karet, membaca koran, melakukan pembicaraan di telepon untuk

pembicaraan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, dan

sebagainya.

5. Bila sekretaris harus menghadapi tamu yang datang dengan keadaan

emosi atau marah hendakanya sekretaris tidak terpancing untuk

melakukan hal yang sama atau bertengkar dengan tamu. Persiapkan

diri untuk menerima kata - kata sinis atau kemarahan dari tamu -

tamu tersbut, hadapilah dengan kesabaran penuh.



6. pabila sekretaris menerima tamu dengan perjanjian,sebaiknya

sekretaris memastikan kembali kepada pimpinan sebelum sekretaris

mempersilakan tamu tersebut masuk ke ruangan pimpinan hal ini

penting untuk diperhatikan karena kita tidak pernah mengetahui

kegiatan yang sedang dilakukan pimpinan di dalam ruangan

pribadinya.

7. 0alaupun tamu tersebut sering berkunjung ke kantor atau

merupakan teman dekat pimpinan, hindari untuk mengistimewakan

tamu sehingga tamu lainnya harus menunggu giliran terlalu lama.

+endarto +artini dan +aryono.11. "enjadi #e$retaris %rofesional .

/akarta: PPTulus.

%awalata, >aroline Fch.11. %anduan &eng$ap %e$erjaan #e$retaris'

Padang: kademia Permata.

4 =ndang 'ri, ulyani 'ri.dkk. 1. "odul "engelola %ertemuan

apat' /akarta: Penerbit =rlangga

'udianingsih, ustikawati Farida. dkk. 1@. Teori dan %ra$ti$

(dministrasi ese$retarisan' 'urabaya

0ursanto, Ignatius. 15. ompetensi #e$retaris %rofesional . Eogyakarta:

Penerbit ndi

Mengurus Dan Melayani Tamu Fix Kel Fahmi 4

Documents

Transcript of Mengurus Dan Melayani Tamu Fix Kel Fahmi 4