MENGENAL MICROSOFT ACCESS 2007

Microsoft Access 2007 atau disebut juga Access 2007 adalah salah satu program aplikasi pengolah

database yang banyak digunakan saat ini untuk mengolah berbagai macam data dengan pengoperasian

yang mudah.

Sebelum memulai Access 2007, kita harus mengenali apa yang dimaksud dengan database, field,

record, dan table.

Database adalah sekumpulan data yang tergabung dalam satu kesatuan yang saling berhubungan.

Field (kolom); kumpulan karakter yang mewakili sebuah nama atau judul yang mewakili sekumpulan

baris.

Record (baris); kumpulan dari beberapa field yang membentuk satu identitas.

Table; sekumpulan dari beberapa record atau kumpulan data/informasi spesifik tentang sumjek

tertentu yang disusun dalam bentuk baris dan kolom.

Table merupakan komponen utama dan pertama dari sebuah dataase yang harus dibuat untuk

memasukkan data.

A. Memulai Access 2007

Cara yang digunakan untuk menjalankan aplikasi Access 2007 adalah sebagai berikut:

1. Melalui menu Start

a. Klik menut Start

b. Arahkan penunjuk ke All Programs

c. Arahkan ke Microsoft Office lalu klik Microsoft Office Access 2007

2. Melalui icon pada dekstop

Double klik pada icon Microsoft Office Access 2007 pada dekstop (bila tersedia).

B. Membuat Database Baru

Setiap aplikasi Microsoft Office terdapat lembar kerja. Pada saat membuat database baru, maka akan

tampil kotak dialog/tabel kerja di layar monitor. Pada tahap ini hanya ada dua macam tabel kerja atau

lembar kerja yang dapat ditampilkan, yaitu Datasheet View dan Design View.

Datasheet View digunakan untuk menampilkan data dalam bentuk standar. Dalam bentuk

tampilan ini data ditampilkan sesuai nama field yang sudah didesain pada tahap awal pembuatan

database. Dalam bentuk seperti ini tampilan mirip dengan tampilan lembar kerja di Excel.

Design View digunakan untuk tampilan data yang memungkinkan user untuk merancang field

serta mengatur tipe data pada setiap field. Pada tampilan jenis ini nama field disusun secara vertikal,

sedang di sebelah kanannya berisi tabel yang digunakan untuk memilih tipe data tertentu pada setiap

nama field di sebelah kirinya.

Untuk membuat database baru dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka aplikasi Access 2007, klik Featuring di kolom Template Categories, kemudian klik Blank

Database di kolom New Blank Database.

2. Pada kolom File Name, ketik nama database, misal SMK Insan Cendekia, atur tempat penyimpanan

dengan klik gambar folder yang terdapat pada sebelah File Name, lalu klik tombol Create.

Perlu diketahui ekstention file yang dibuat Access 2007 adalah *.accdb

3. Di layar akan muncul tabel seperti spreadsheet. Access 2007 memulai tabel dengan kolom Auto

Number bernama ID yang dapat digunakan sebagai primary key.

Primary Key adalah field kunci/utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang

menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, atau dengan kata lain primary key

menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan satu sama lainnya

(unik). Primary Key berguna pada saat menampilkan record hasil pencarian (searching),

pengurutan (sorting), dan berbagai operasi query lainnya. Dengan memilih primary key, proses

pencarian, pengurutan dan proses penampilan data dan lainnya berlangsung lebih cepat.

Untuk menamai kolom, double klik kolom Add New Field lalu ketik nama kolom baru dan klik Enter.

Isi tabel dengan data.

C. Mengisi Tabel

1. Klik icon View pada group Views di dalam tab Home sehingga muncul kotak dialog View.

2. Klik Design View, maka akan muncul kotak dialog Save As dan menyimpan tabel tersebut, misal

simpan dengan nama Data Siswa, klik OK.

3. Pada tampilan Design View, ketik nama Field pada kolom Field Name, dan tipe datanya pada kolom

Data Type.

4. Untuk mengisi tabel, kita harus berada pada tampilan Datasheet View dengan klik icon View pada

group Views di dalam tab Home dan pilih Datasheet View. Klik es untuk menyimpan tabel terlebih

dahulu.

5. Tampilan tabel di monitor akan berubah menjadi tabel Datasheet, isi field/kolom yang ada dengan

data yang diinginkan.

D. Data Type

Beberapa jenis/tipe data yang terdapat pada Access 2007 antara lain adalah sebagai berikut:

a. Text; data yang berupa huruf, angka, dan karakter hingga 255 karakter.

Biasanya digunakan untuk nama, alamat, angka yang tidak untuk perhitungan. b. Memo; untuk menampung karakter teks hingga mencapai 32.000 karakter.

c. Number; untuk menyimpan data angka yang digunakan untuk perhitungan matematika seperti

tambah, kurang, kali, bagi, dan rata-rata.

d. Date/Time; menyimpan data tanggal dan jam.

e. Currency; untuk nilai mata uang.

f. AutoNumber; berisi nomor urut yang sudah ditetapkan oleh Access 2007 dan muncul secara

otomatis.

g. Yes/No; untuk format data Yes/No, True/False, atau On/Off.

h. OLE Object; untuk memasukkan data gambar, grafik, dan suara.

i. Hyperlink; gabungan data teks dan numerik yang disimpan dalam bentuk teks untuk menyimpan

pointer ke situs web.