By: Evada El ummah Khoiro, S.AB., M.AB

Prodi Administrasi Niaga 2

Mengelola Rapat (Handling Meeting)

• Adalah proses penyampaian informasi dari 1 pihak ke pihak lain untuk maksud – maksud tertentu sesuai dengan kepentingan bersama, dan biasanya berlangsung secara tatap muka.

Apa itu komunikasi kelompok?

Apa itu pertemuan/meeting?• Adalah bentuk komunikasi jamak yang terdiri dari sekolompok / sejumlah

orang yang berkumpul di suatu tempat tertentu dan pada waktu yang telah ditentukan untuk membahas, memecahkan, / merundingkan sesuatu hal untuk kepentingan bersama.

PENGERTIAN dan FUNGSI RAPAT

Pengertian

• Rapat merupakan suatubentuk media komunikasikelompok yang bersifat tatapmuka yang seringdiselenggarakan oleh banyakorganisasi, baik swastamaupun pemerintah

Fungsi Rapat

• Forum silaturahmi

• Forum negosiasi

• Forum demokrasi: dengarpendapat dan menerimapertanggungjawaban

• Sarana konsultasi

RAPATTujuannya R. Penjelasan

R. Pemecahan

R. Perundingan

Sifatnya R. FormalR. InformalR. TerbukaR. Tertutup

Jangka Waktunya R. MingguanR. BulananR. SemesteranR. BerkalaR. Insidentil

Saluran Hubungan Organisasi R. Vertikal

R. Horizontal

Pelaksanaannya R. Kerja Terpimpin

R. Kerja Terbuka

Macam – Macam Rapat

MACAM RAPAT

• Rapat Formal: Pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta rapatmendapat pemberitahuan sebelumnya (melalui undangan). Padaumumnya pemberitahuan disertai dengan agenda rapat.

• Rapat Informal: Pertemuan yang diselenggarakan setelah pesertarapat mendapat panggilan / pemberitahuan secara langsung. Rapatini dilaksanakan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secaramendadak. Rapat ini tidak mempunyai agenda dan tidak memerlukancatatan tentang apa yang telah dibicarakan.

RAPAT BERDASARKAN TUJUANRapat Penjelasan

• Rapat yang bertujuan untukmemberikan penjelasankepada para anggotatentang kebijak sanaanyang diambil oleh pimpinanorganisasi.

• Misalnya: Prosedur Kerjaatau tata cara kerja baruuntuk mendapatkankeseragaman kerja

Rapat Pemecahan Masalah

• Rapat yang bertujuan untukmencari pemecahantentang suatu masalah yang sedang dihadapi

• Suatu masalah dikatakansebagai problem solving apabila masalah itupemecahannyaberhubungan denganmasalah – masalah yang saling terkait.

Rapat Perundingan

• Rapat yang bertujuanmenghindari timbulnyasuatu perselisihan, mencarijalan tengah agar tidaksaling merugikan keduabelah pihak

RAPAT BERDASARKAN SIFATNYA

Rapat Formal: yaitu Rapat yang diadakan dengan

suatu perencanaanterlebih dahulu,

menurut ketentuanyang berlaku, danpesertanya secararesmi mendapat

undangan

Rapat Informal: yaitu Rapat informal dapat terjadi setiapsaat, dengan siapa

saja, kapan saja, dimana saja, dan

kemudianmembicarakan suatu

masalah yang mempunyai

kepentingan bersama.

Rapat Terbuka: yaitu Rapat yang

dapat dihadiri olehsetiap anggota.

Materi yang dibahasbukan masalah yang

bersifat rahasia

RapatTertutup: yaituRapat yang hanya

dihadiri oleh pesertatertentu, danbiasanya yang

dibahas menyangkutmasalah – masalahyang masih bersifat

rahasia

RAPAT BERDASARKAN JANGKA WAKTUNYA

RA

PAT

MIN

GG

UA

N Rapat yang diadakansekali semingguuntuk membahasmasalah – masalahyang bersifat rutinyang dihadapi olehmasing – masingmanajer.

RA

PAT

BU

LAN

AN

Rapat yang diadakansebulan sekali, setiapakhir bulan, untukmembahas hal – halatau peristiwa yang terjadi pada bulanyang lalu. Misalnya: membahas rugi lababulan lalu. R

APA

T S

EMES

TER

AN Rapat yang diadakan

setiap 6 bulan sekaliyang bertujuanuntuk mengadakanevaluasi hasil kerjasama selama 6 bulan, mengambillangkah – langkahselanjutnya dalamjangka waktu 6 bulan.

RA

PAT

TAH

UN

AN

Rapat yang diadakansekali setahunan. Misalnya rapatdewan komisaris, rapat umumpemegang saham.

RAPAT BERDASARKAN FREKUENSINYA

Rapat Rutin

• Rapat yang sudah ditentukanwaktunya (mingguan, bulanan, dan tahunan)

Rapat Insidental

• Rapat yang tidak berdasarkanjadwal, tergantung padamasalah yang dihadapi. Biasanya dalam keadaanurgent, yang harus segeradipecahkan bersama.

RAPAT BERDASARKAN PERIODISASINYARapat Berkala (Regular Meeting)

• Rapat yang diadakan menurutjangka waktu tertentu, misalnyasatu minggu sekali, satu bulansekali, atau tiga bulan sekali padawaktu dan tempat tertentu.

Rapat Khusus (Temporary Meeting)

• Rapat yang diselenggarakanuntuk mengatasi permasalahanyang sifatnya mendadak atauuntuk mengatasi pertentanganatau kesalahpahaman dandipandang harus diselesaikansecepatnya, tidak dapat ditundamenunggu rapat rutin / berkala.

RAPAT BERDASARKAN PESERTANYA

Rapat Vertikal

• Rapat yang berlangsung antaraatasan dan bawahan.

• Ide-ide bawahan untukmenyelesaikan suatu masalah, sehingga dapat bermanfaat dalampengambilan keputusan.

Rapat Horizontal

• Rapat yang diadakan antarpejabat yang sederajat.

• Membicarakan masalah – masalahyang memerlukan koordinasiantar bagian dalam organisasi danpengembangan organisasi.

PR

INS

IP D

ASA

RDalam menyelenggarakan rapat hendaknya berdasarkan prinsip dasardengan menjawab enam pertanyaan pokok yang disebut dengan 5 W dan 1 H:• WHY : Mengapa rapat ini perlu diselenggarakan. • WHAT : Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat.• WHO: Siapa yang akan diundang• WHERE: Dimana sebaiknya rapat diselenggarakan• WHEN: Kapan sebaiknya rapat diselenggarakan• HOW: Bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah rapat akan

diselenggarakan:1) Secara berkala atau cukup sekali2) Tertutup atau terbuka3) Bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak4) Memerlukan overhead projector atau lainnya

Persiapan Rapat

Pelaksanaan Rapat

Syarat-Syarat Rapat

Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat

Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun

Penentuan Tempat

Akomodasi

Konsumsi

Media/Peralatan

Persiapan Rapat

1. Ada masalah yang harus dipecahkan bersama

2. Ada partisipasi aktif dari peserta rapat

3. Ada pimpinan dan ketua rapat

4. Ada notulis

5. Ada media tulis

Pelaksanaan Rapat

1. Ada masalah yang harus dipecahkan bersama

- Unsur rapat adalah ada permasalahan yang harus dipecahkan bersama, tapi tidak semua masalah harus melalui rapat.

- Rapat tanpa memecahkan suatu masalah hanyalah obrolan

- Permasalahan harus jelas dan dapat dimengerti oleh semua peserta, sehingga harus dirumuskan dengan jelas.

- Rumusan masalah harus mendorong kebebasan berpikir

- Menimbulkan pertukaran pikiran, bukan pertarungan pendapat

- Perumusan masalah yang jelas akan mencapai hasil yang diharapkan.

2. Ada partisipasi aktif dari peserta rapat- Peserta rapat adalah pihak yang menerima dan mendiskusikan

permasalahan, memberikan sumbangan pemikiran, dan aktif terlibat dalam pemecahan masalah.

- Sifat atau karakter peserta rapat:• 1) Tipe pemersatu• 2) Tipe perantara• 3) Tipe pendengar• 4) Tipe pemberi semangat• 5) TIpe inisiatif• 6) Tipe pemberi informasi• 7) Tipe penyerangan

3. Adanya pimpinan atau ketua rapat

- Merupakan poros gerak suatu rapat & menjamin ketertiban pelaksanaan rapat. Sebagai pengendali jalannya rapat dan bertanggung jawab agar jalannya rapat menghasilkan keputusan dalam batas waktu yang telah ditentukan.

- Pimpinan rapat harus mampu membangkitkan keberanian peserta, terutama yang kesulitan dan tidak punya keberanian berpendapat. Mereka yang diam belum tentu tidak tahu, kadang karena malu/takut salah.

• Syarat notulen:

1) Benar & objektif

2) Jelas, tidak ambigu, & dapat dimengerti bagi yang membaca.

3) Dibuat secara ringkas

4) Sebelum rapat dtutup, notulen dibacakan, agar peserta dapat memberi masukan guna penyempurnaan notulen.

4. Ada Notulis- Adalah orang yang mencatat hasil

keputusan rapat. Hasilnya adalah notulen.

- Notulen berisi:

1) Tanggal & tempat rapat dilaksanakan

2) Nama peseta yang hadir

3) Nama pejabat yang memimpin rapat

4) Waktu dimulai dan diakhirinya rapat

5. Media rapat

a.Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board

b.Lampu penerangan

c.Flip chart

d.Sound system

e.Alat tulis

f. OHP, komputer dll,.

Tata Ruang Rapat

• Undangan rapat sebaiknya dibuat dan diedarkan tidak terlalu jauh atau terlalu dekat/mepet dari waktu rapat akan berlangsung.

• Undangan rapat harus memuat:

1. Hari

2. Tanggal

3. Tempat rapat

4. Acara rapat (bila diperlukan daftar acara ikut dilampirkan)

Undangan Rapat

• Akomodasi meliputi tempat menginap dan konsumsi peserta rapat.

• Tempat menginap tergantung pada tempat dimana rapat diadakan, bisa di asrama / hotel.

• Bila di asrama artinya tidak ada perbedaan fasilitas bagi peserta.

• Bila di hotel, biasanya ada perbedaan fasilitas, tergantung kedudukan/ jabatan dalam instansi. contoh:

1) Dewan komisaris & dewan direksi – President Suite

2) Branch Manager – Eexecutive Suite

3) Manager – Junior Suite, dsb.

Akomodasi

Acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan

Urutan acara rapat terdiri dari:

1. Pembukaan

2. Pengarahan dari pemimpin rapat

3. Pelaksanaan rapat

4. Pembawa acara membacakan hasil rapat

5. Penutup

Agenda Rapat

Judul Rapat : Pemasaran Produk Terbaru Perusahaan

Pemimpin Rapat : Direktur Utama Bapak Susilo, S.E.

Acara :

1. Pembukaan diawali dengan doa

2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua Penyelenggara rapat

3. Pengarahan Rapat

4. Perkenalan produk baru

5. Tanggapan dan tanya jawab

6. Pembagian kelompok kerja

7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok

8. Cara pemasaran produk/promosi

9. Pembagian wilayah pemasaran

10. Persiapan promosi

11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat

12. Kesimpulan rapat

13. Penutup diakhiri dengan doa

14. Pemberitahuan rapat selanjutnya

Contoh Susunan Acara Rapat

NO. WAKTU ACARA PENYAJI PENANGGUNG JAWAB

1. 07.30 – 08.30

2.

Contoh lain:

SUSUNAN ACARA RAPAT TAHUNAN PT. INDOKARYA

QUALITY HOTEL YOGYAKARTA, 8 APRIL 2017

Kalimat pembuka harus menarik Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para

pendengar secara cermat Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang

akan dibahas Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik perhatian para

pendengar Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik :

- Penggunaan data- Anekdot- Membuat Pertanyaan- Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa- Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci

Teknik Membuka dan Menutup rapat

Menyusun ringkasan atau kesimpulanPada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi atau topikyang telah dibahas.

Kalimat PenutupBeberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu :

1. Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat2. Berisi anjuran kepada pendengar3. Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar4. Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa5. Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci, atau

kata bijak.

Teknik Menutup Rapat

• Pengertian NotulaNotula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

• Macam-macam notula1. Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara kata demi kata dari

seluruh pembicaraan dalam rapat tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain.

2. Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat

Teknik Menyusun Notula dan Resume Rapat

Sebagai dokumen dan alat bukti

Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir

Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya

Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat

Sebagai dokumen

Sebagai alat untuk rapat semu

Fungsi Notula

• Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi atau yang menyelenggarakan rapat.

• Hari, tanggal, tempat, dan waktu di mulai dan berakhirnya rapat• Sifat rapat misalnya rutin, tahunan, luar biasa• Pemimpin dan notulis rapat• Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir• Penyempurnaan rapat sebelumnya dan pengesahan dari pemimpin rapat• Susunan acara rapat• Ringkasan jalanya rapat• Hasil rapat• Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat• Catatan khusus• Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

Isi notula

NOTULARapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan

Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Bandung 2006

Hari : SeninTanggal : 24 April 2006Jam : 09.00 – 12.30 WIBTempat : Ruang Serba Guna

Ketua : Ketua JurusanSekretaris : Sekretaris JurusanHadir : 24 pesertaTidak Hadir : 4 peserta

Acara :• Pembukaan• Penjelasam tentang tata cara pemilihan calon ketua Jurusan• Pemilihan Calon Ketua Jurusan• Tanya jawab dan lain-lain• Penutup

CONTOH PENYUSUNAN NOTULA

Risalah PembicaraanAcara ke-1:

• Jam 09.00 WIB Rapat dibuka oleh Sekretaris Jurusan• Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan tidak hadir• Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Jurusan

Acara ke-2: Penjelasan dari Ketua Jurusan• Syarat-syarat calon Ketua Jurusan• prosedur pencalonan• Prosedur pertimbangan• Prosedur penetapan• Pemilihan

Acara ke-3: Pemilihan calon Ketua JurusanBerdasarkan SK Dekan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen No. 24/IV/06 Pasal 4, terdapat 3 orang dosen yang dicalonkan, yaitu:

• Dra. Hana Hasana• Dra. Nina Karmil• Drs. Pujo Hartono

a. Dra. Hana Hasanah, tidak bersedia di calonkanb. Dra. Nina Karmila, danc. Drs. Pujo Hartono, bersedia dicalonkan

Acara ke-4: Tanya jawab dan lain-lain• Dra. Nina Karmila, prosedur pertimbangan dan penetapan ketua jurusan• Drs. Puji Hartono, menayakan kemungkinan di masa mendatang.

Acara ke-5: PenutupTepat pada jam 12.30 WIB rapat ditutup oleh ketua jurusan dengan ucapan terima kasih.

Mengetahui dan mengesahkan Bandung, 24 April 2006

K e t u a Sekretaris

Drs. Yudiferi Dra.ShadanaNIP. 130777841 NIP. 131567321

ANY QUESTIONS??

THANK YOU