Mengelola Pertemuan

Bisnis Manajemen

MENGELOLA RAPATMENGELOLA RAPAT

Mempersiapkan Rapat

KD 3.4 Mengidentiikasi Profil HumasINDIKATOR3.4.1 Memahami definisi rapat3.4.2 Menyebutkan tujuan rapat3.4.3 Menyebutkan jenis-jenis rapat3.4.4 Menjelaskan syarat-syarat rapat3.4.5 Mengetahui unsur-unsur rapat

MATERI1.Definisi rapat2.Tujuan rapat3.Jenis-jenis rapat4.Syarat-syarat rapat5.Unsur-unsur rapat

Bisnis dan Manajemen


Menurut Kamus Bahasa Indonesia edisi ke-2 terbitan balai pustaka

Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu sidang/ majelis


Etika komunikasi oleh Samsir Rambe :

Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan sesuatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati / disetujui bersama.


Surat menyurat dan komunikasi menurut Cut Rozanna :

Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah menyangkut kepentingan bersama.


Kesimpulan :

Rapat adalah pertemuan atau perundingan yang dilakukan sekelompok orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan dan memecahkan suatu persoalan demi memperoleh kesepakatan bersama.


Tujuan Rapat :

1.Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2.Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.3.Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada

masalah-masalah yang sedang terjadi.5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para

peserta rapat).


Jenis-jenis Rapat

Rapat Berdasarkan Tujuan : Rapat Berdasarkan sifat Rapat Berdasarkan jangka waktu Rapat Berdasarkan Frekuensi Rapat Berdasarkan Nama

Berdasarkan Tujuan Rapat Penjelasan Rapat Pemecahan Masalah Rapat Perundingan

Berdasarkan Sifat Rapat Formal Rapat Informal Rapat Terbuka Rapat Tertutup

Berdasarkan Jangka Waktu Rapat Mingguan Rapat Bulanan Rapat Semester Rapat Tahunan

Berdasarkan Frekuensi Rapat Rutin Rapat Insidental

Berdasarkan Nama Rapat Kerja Rapat Dinas Musyawarah Kerja

Syarat-Syarat Rapat

Persiapan Rapat Pelaksanaan Rapat

Persiapan Rapat Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun Penentuan Tempat Akomodasi Konsumsi Media/Peralatan

Pelaksanaan Rapat Suasana Rapat berlangsung terbuka Peserta Rapat berpartisipasi aktif Adanya kendali dari ketua rapat Hindarkan debat kusir Bahasa harus komunikatif Hindarkan monopoli ketika berbicara Adanya keputusan dan kesimpulan rapat Adanya Notulen Acara Rapat Media Rapat Waktu

Unsur-unsur rapat Tujuan Rapat Masalah yang akan dibicarakan Pemimpin Rapat Peserta Rapat Media Rapat Notulis


Untuk memecahkan suatu masalah. Untuk menyampaikan informasi, perintah,

pernyataan. Sebagai alat koordinasi antar intern atau

antar ekstern.

1. Tujuan Rapat


Permasalah meliputi permasalahan ringan, sedang dan berat yang memerlukan penanganan dengan sesegera mungkin dan ada pula yang dapat ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi adapula salah satu cara dengan mengadakan rapat.

2. Masalah yang akan dirapatkan

3. Pemimpin Rapata. Tipe otoriterb. Tipe demokratisc. Tipe laissez-faire


4. Peserta Rapata. Sifat atau karakter peserta rapat 1) Tipe pemersatu 2) Tipe perantara 3) Tipe pendengar 4) Tipe pemberi semangat 5) TIpe inisiatif 6) Tipe pemberi informasi 7) Tipe penyerangan

b. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Sebagai penyimpul 3) Sebagai penyumbang data 4) Sebagai penerima hasil keputusan 5) Sebagai pembantu pemimpin


5. Media Rapata. Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white boardb. Lampu peneranganc. Flip chartd. Sound systeme. Alat tulisf. OHP, komputer dll,.

6. Notulis atau Notulen Notulis adalah seseorang yang menulis Notula, Sedangkan Notula adalah Catatan Singkat Mengenai Jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat

Teknik Penyelenggaraan Rapat1. Persiapan rapat2. Pelaksanaan Rapat3. Pelaporan4. Sarana Komunikasi/bahasa


1. Persiapan rapat

Persiapan administrasi Persiapan ruangan Persiapan akomodasi konsumsi Kesehatan dan keamanan


2. Pelaksanaan rapat Pembukaan rapat Pembagian tugas Rapat kelompok Rapat pleno Perumusan Reproduksi


3. Pelaporan Pelapor Penerima laporan Bahan yang dilaporkan

4. Sarana komunikasi (bahasa) Paragraf yang runtut Kalimat yang efektif


Keperluan Rapat Bahan Alat Tulis dan Perlengkapan Akomodasi


Bahan Notula yang merupakan hasil dari rapat

sebelumnya Makalah yang akan dibahas dalam rapat Peraturan-peraturan yang diperlukan Bahan-bahan acuan seperti buku/majalah,

media cetak/elektronik.


Alat Tulis dan Perlengkapan Pensil, Bolpoin, Penghapus Map beserta isinya yaitu, kertas HVS,

Jadwal rapat, dokumen –dokumen sehubungan dengan masalah yang akan dibahas untuk dibaca para peserta rapat

Komputer/Laptop Sound System Overhead Proyektor (OHP) Video Tape Recorder White Board Camera

Akomodasi dan Konsumsi Hotel/Penginapan Transportasi Makanan dan Minuman

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

Macam-macam Tata Ruang Rapat Perencanaan Cahaya Perencanaan Warna Perencanaan Udara Penataan Suara

Perencanaan Cahaya

Cahaya Penerangan yang cukup merupakan pertimbangan yang penting dalam tata ruang kantor. Kerugian dari kurangnya cahaya menimbulkan ketegangan otot, kelellahan mata, serta kesalahan dalam bekerja, karena suksesnya pekerjaan kantor memerlukan penerangan cahaya yang baik.

Jenis-jenis Cahaya buatan Manusia Cahaya Langsung Cahaya Setengah Langsung Cahaya Tidak Langsung Cahaya Setengah tidak Langsung

Perencanaan WarnaWarna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisien kerja para pegawai dan warna akan mempengaruhi perasaan serta pikiran. Maka seharusnya kita menggunakan warna yang sesuai, tepat, dan baik agar kantor tampak menarik dan menyenangkan. Para ahli membedakan tiga warna pokok :

• Warna merah menggambarkan panas dan kegembiraan

• Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf agar menimbulkan perasaan riang gembira

• Warna biru merupakanwarna langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman.

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

Perencanaan Udara

Mengatasi udara yang panas dan lembab itu perlu memperhatikan :

Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC.

Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja.

Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.

Penataan SuaraSuara-suara bising dan gaduh dapat menggangu konsentrasi kerja karena dapat menggangu pikiran orang yang bekerja sehingga mempengaruhi hasil kerjanya. Untuk mengatasinya, diantaranya:

Langit-langit/dinding ruangan menggunakan lapisan penyadap suara.

Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat.

Lantai ruangan diberi alas dari bahan yang tidak banyak mengeluarkan suara.

Teknik Menyusun Undangan Rapat Surat Undangan resmi Surat Undangan tidak resmi Surat Undangan setengah resmi

Surat Undangan Resmi

Surat Undangan yang dibuat oleh suatu organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar orang-orang atau Organisasi yang diundang dapat menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak yang mengundang.

Contoh : Undangan Rapat dinas

Surat Undangan tidak resmi

Surat Undangan yang dibuat oleh perorangan mewakili dirinya sendiri agar pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang diselenggarakan oleh yang mengundang.

Contoh : Undangan Pernikahan, Khitanan, dan Syukuran.

Surat Undangan Setengah Resmi

Surat Undangan yang dikeluarkan oleh suatu Organisasi untuk acara yang bersifat tidak resmi.

Contoh : Halal bihalal dan Ulang tahun Perusahaan

Syarat Penulisan Bahasa Surat Nada bahas surat harus tepat - Hindari kata-kata atau kalimat majemuk - Perhatikan aturan tata bahasa - Terapkan sopan santun penulisan bahas surat yang lazim

Penggunaan Kalimat Sederhana - Susunan Kata yang teratur yang menyatakan suatu pengertian. Kalimat yang dikehendaki singkat tetapi padat dan jelas serta bertata bahasa yang benar, tidak panjang atau berulang-ulang, sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

Rumusan Isi Surat Isi Surat harus jelas dan sopan yang dirumuskan secara singkat dibagian hal atau perihal.

Kejelasan Makan - Hindari Pemakaian kata/istilah yang kurang lazim (tidak umum) dan kalimat yang berbelit-belit. - Pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang sederhana dan ungkapan yang wajar, serta tulisan yang jelas dan benar. - Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat serta gunakan singkatan yang sudah biasa dipakai

Pengaturan Alinea Untuk Mengetahui dari Instansi mana surat tersebut dikirimkan. Untuk mengetahui kota, tanggal, bulan, dan tahun surat dikeluarkan. Untuk mengetahui tentang atau perihal surat dikirimkan Untuk mengetahui maksud, tujuan, dan keinginan pengirim. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat. Untuk mengetahui mungkin ada dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.

Penempatan bagian-bagian surat• Kepala Surat• Pembukaan• Isi Surat• Penutup

Kepala Surat

Pada bagian ini dicantumkan nama Instansi/Lembaga, alamat instansi/lembaga, nomor telepon, lambang instansi, dan lain-lain.

Pembukaan Tanggal surat, bulan, dan tahun Nomor surat, membuat nomor surat dibuat/dikeluarkan Lampiran Hal/Perihal Nama dan alamat surat yang dikehendaki oleh penulis/pembuat surat Salam Pembuka

Isi Surat/tubuh surat

Merupakan uraian lengkap dan jelas tentang masalah yang menyebabkan surat itu dibuat dan dikirimkan. Biasanya dituangkan kedalam alinea pembuka, alinea isi dan alinea penutup.

Penutup

Penutup surat terdiri dari : Salam Penutup Tanda tangan pejabat

Teknik menyusun agenda dan acara rapat

Teknik Pengetahuan dan kepandaian membuat sesuatu Cara sistematis mengerjakan sesuatu

Agenda Buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun Masalah yang akan dibicarakan di dalam rapat

Acara Hal/pokok yang akan dibicarakan (dalam

rapat dan perundingan)

Rapat Pertemuan untuk membicarakan sesuatu Sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi

Yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat :

Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan

Mengetahui tema dan tujuan rapat Mengetahui keadaan calon peserta rapat Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan

pelaksanaan rapat Mengetahui peralatan yang akan digunakan Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat Mengetahui keadaan ruang rapat Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman Mengetahui tata tertib rapat

Pembukaan Pengarahan dari pemimpin rapat Pelaksanaan rapat Pembawa acara membacakan hasil rapat Mengetahui dan menguasai masalah yang

dibicarakan Mengetahui tema dan tujuan rapat

Yang harus diperhatikan dalam menyusun acara rapat : Acara disusun sesuai dengan pokok

permasalahan

Urutan acara rapat terdiri dari :

Mengetahui keadaan calon peserta rapat Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan

pelaksanaan rapat Mengetahui peralatan yang akan digunakan Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat Mengetahui keadaan ruang rapat Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman Mengetahui tata tertib rapat

Contoh Agenda RapatPertemuan para eksekutif muda

Pertemuan para eksekutif muda akan diadakanpada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10.00 di ruang Presidential Hotel Indonesia.Agenda :1. Laporan dari rapat sebelumnya 2. Perkenalan produk baru3. Tanggapan terhadap produk baru4. Pemasaran produk/promosi5. Pembagian wilayah pemasaran6. Persiapan promosi7. Tanggal untuk rapat selanjutnya

Contoh Susunan Acara Rapat

Judul Rapat : Pemasaran Produk Terbaru PerusahaanPemimpin Rapat : Direktur Utama Bapak Susilo, S.E.

Acara :1. Pembukaan diawali dengan doa2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua Penyelenggara rapat3. Pengarahan Rapat4. Perkenalan produk baru5. Tanggapan dan tanya jawab6. Pembagian kelompok kerja7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok8. Cara pemasaran produk/promosi9. Pembagian wilayah pemasaran10. Persiapan promosi11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat12. Kesimpulan rapat13. Penutup diakhiri dengan doa 14. Pemberitahuan rapat selanjutnya

Contoh Isi Surat Undangan Rapat

Dengan hormat,

Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat yang akan diselenggarakan pada:Hari/tanggal : Senin/11 Juli 2004Waktu : Pukul 1O.OOTempat : Grand Mahakam

Jl. Pattimura IV JakartaAcara : Rapat kerja bagi Guru dan

Tata Usaha

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.

Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Cara menyusun Proposal, yaitu sebagai berikut :

Kata Pengantar Pendahuluan Maksud dan tujuan Jenis kegiatan Rencana Kerja Lokasi atau tempat kegiatan Waktu kegiatan Orang-orang yang terlibat kegiatan atau panitia

pelaksanaan kegiatan Dana Harapan Lampiran-lampiran

INDIKATOR 2.1 Pertemuan dipimpin menurut prosedur perusahaan dan tata cara pertemuan2.2 Hubungan antar pribadi dan gaya komunikasi dipakai agar dapat membuka dan mendorong adanya komuniksi yang baik2.3 Kesepakatan mengenai tujuan dan penyelenggaraan pertemuan dapat tercapai 2.4 Gagasan dan informasi disampaikan jelas dan lengkap2.5 Seluruh peserta diberi kesempatan untuk memberi gagasan2.6 Pertemuan dikelola secara terarah agar tujuan tercapai2.7 Waktu pertemuan yang akan diselenggarakan berikutnya telah disetujui dan didasarkan pada kesepatan peserta2.8 Notulen dicatat dengan benar

MATERI - Pengelolaan pertemuan- Etika pertemuan

KEGIATAN - Menjelaskan membuka dan menutup rapatPEMBELAJARAN - Menjelaskan teknik memimpin rapat

- Menjelaskan teknik mengajukan pendapat- Memahami tata tertib rapat- Menjelaskan teknik menyusun notula dan resume rapat- Menerapkan teknik membuka, memimpin, mengajukan pendapat, dan menyusun notula dan resume rapat dengan benar- Mempraktrekkan penyelenggaraan rapat- Membuat notula dan menyusun resume rapat

KD 2. Menyelenggarakan Pertemuan

Teknik Membuka dan Menutup rapatTeknik Membuka rapat

Kalimat pembuka harus menarik Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan

motivasi para pendengar secara cermat Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang

materi/topik yang akan dibahas Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari

pembicaraan Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik

perhatian para pendengar Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik : - Penggunaan data - Anekdot - Membuat Pertanyaan - Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa - Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci

Teknik Menutup Rapat Menyusun ringkasan atau kesimpulan

Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi atau topik yang telah dibahas.

Kalimat PenutupBeberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu :- Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang

singkat - Berisi anjuran kepada pendengar - Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar - Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa - Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.

Teknik Memimpin RapatSikap dan sifat yang harus dimiliki seseorang

pemimpin rapat, antara lain : Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan

yang luas Seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan

jalannya rapat Pemimpin rapat harus mempunyai sifat adil, jujur,

berwibawa, dan tegas Pemimpin rapat harus harus mampu mengatur lalu lintas

jalannya rapat Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam

mencapai tujuan rapat Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat

memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur

perusahaan dan tata cara pertemuan

Teknik Mengajukan Pendapat

Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai berikut :

Pertanyaan Langsung Pertanyaan Umum Pertanyaan Terbuka Pertanyaan Mengembalikan Pertanyaan dipindahkan Pertanyaan Faktual Pertanyaan Retoris Pertanyaan Penghargaan Leading Question

Tata Tertib Rapat

Secara garis besar, isi tata tertib rapat antara lain sebagai berikut :

1. Peraturan sebelum rapat dimulai a. Peserta rapat hadir tepat waktu

b. Peserta rapat mengisi daftar hadir c. Peserta rapat membawa perlengkapan atau

peralatan sesuai dengan isi surat undangan d. Bila tidak dapat hadir ada pemberitahuan e. Mengenakan pakaian sesuai dengan pemberitahuan dalam surat undangan

2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan a. Mematuhi aturan main rapat yang telah

ditentukan b. Tata tertib berbicara, bersikap c. Tata tertib bertanya d. Tata tertib mengerjakan tugas perorangan/kelompok e. Tata tertib istirahat/makan/minum

3. Peraturan pada saat selesai rapat a. Bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu b. Mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya

Teknik Menyusun Notula dan Resume Rapat Pengertian Notula

Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

Macam-macam notula- Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara

kata demi kata dari seluruh pembicaraan dalam rapat tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain. - Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat

Fungsi Notula Sebagai dokumen dan alat bukti Sebagai sumber informasi untuk peserta

yang tidak hadir Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat Sebagai dokumen Sebagai alat untuk rapat semu

Isi notula

Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi atau yang menyelenggarakan rapat. Hari, tanggal, tempat, dan waktu di mulai dan berakhirnya rapat Sifat rapat misalnya rutin, tahunan, luar biasa Pemimpin dan notulis rapat Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir Penyempurnaan rapat sebelumnya dan pengesahan dari pemimpin rapat Susunan acara rapat Ringkasan jalanya rapat Hasil rapat Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat Catatan khusus Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

KD 3. Membuat Catatan Hasil Pertemuan

INDIKATOR 3.1 Catatan hasil rapat diketik secara benar

3.2 Hasil catatan tercatat diberikan kepada bagian-bagian yang bersangkutan

MATERI - Hasil Notulen

KEGIATAN - Dapat mencatat hasilPEMBELAJARAN pertemuan

- Mengetik secara benar hasil pertemuan


CONTOH PENYUSUNAN NOTULA

NOTULARapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan

Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Bandung 2006

Hari : SeninTanggal : 24 April 2006Jam : 09.00 – 12.30 WIBTempat : Ruang Serba Guna

Ketua : Ketua JurusanSekretaris : Sekretaris JurusanHadir : 24 pesertaTidak Hadir : 4 peserta Acara :

Pembukaan Penjelasam tentang tata cara pemilihan calon ketua Jurusan Pemilihan Calon Ketua Jurusan Tanya jawab dan lain-lain Penutup


Risalah PembicaraanAcara ke-1:

Jam 09.00 WIB Rapat dibuka oleh Sekretaris Jurusan Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan tidak hadir Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Jurusan

Acara ke-2: Penjelasan dari Ketua Jurusan Syarat-syarat calon Ketua Jurusan prosedur pencalonan Prosedur pertimbangan Prosedur penetapan Pemilihan

Acara ke-3: Pemilihan calon Ketua JurusanBerdasarkan SK Dekan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen No. 24/IV/06 Pasal 4, terdapat 3 orang dosen yang dicalonkan, yaitu:

Dra. Hana Hasana Dra. Nina Karmil Drs. Pujo Hartono

a. Dra. Hana Hasanah, tidak bersedia di calonkanb. Dra. Nina Karmila, danc. Drs. Pujo Hartono, bersedia dicalonkan Tampilan

Acara ke-4: Tanya jawab dan lain-lain• Dra. Nina Karmila, prosedur pertimbangan dan penetapan ketua jurusan• Drs. Puji Hartono, menayakan kemungkinan di masa mendatang.

Acara ke-5: PenutupTepat pada jam 12.30 WIB rapat ditutup oleh ketua jurusan dengan ucapan terima kasih. Mengetahui dan mengesahkan

Bandung, 24 April 2006K e t u aSekretaris

Drs. YudiferiDra.Shadana

NIP. 130777841 NIP. 131567321

NOTULA RAPATBPKLN

Tanggal : 23 Mei 2007 Lokasi : Ruang Sidang BPKLN 602 Lt. 6Hari : Rabu Acara : TAWARAN BEASISWA DARI PEMERINTAHJam : 14.00 s.d selesai

Peserta Rapat:1. Agus. S. Surtobroto dari FIK Universitas Negeri Yogyakarta2. Budi Valianto dari FIK Universitas Negeri Medan3. Khairuddin dari FIK Universitas Negeri Padang4. Tedi Cahyono dari FIK Universitas Negeri Jakarta\5. Ferry Yulmarino6. Abe Susanto7. Tim Beasiswa Unggulan

Hasil Rapat:1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa Teknik Mesin Pertanian dan 1

beasiswa kedokteran Hewan2. Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan dapat dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa Unggulan. Untuk informasi mengenai

biaya Pendidikan dan biaya hidup dapat menghubungi Kedutaan Besar Kuba di Jakarta, Telp. 021-3812982.3. Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat memanfaatkan beasiswa olahragawan atau subsidi atlet untuk berlatih ke luar negeri

(bila beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet) atau dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri max. US $ 500.4. Beasiswa unggulan juga memberikan beasiswa pendidikan bagi olahragawan melalui Program Double Degree U to U antara Universitas

di Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang lain) dengan Universitas di Kuba.5. Bagi Pelatnas berprestasi yang sedang sekolah tetapi belum mengajukan permohonan beasiswa pendidikan dengan ditujukan ke Dikti

tetapi tembusan ke Biro PKLN.6. Segera kontak dengan Kedutaan Besar Kuba di Jakarta mengenai informasi beasiswa. Saran kepala:Sekitar tanggal 15-20 Juni 2007 akan di undang kembali mengenai Progress beasiswa ini. Pemimpin Rapat, Notulis,

(Ade Susanto) (Carolina)


Hasil Rapat:1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa

mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa Teknik Mesin Pertanian dan 1 beasiswa kedokteran Hewan

2. Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan dapat dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa Unggulan. Untuk informasi mengenai biaya Pendidikan dan biaya hidup dapat menghubungi Kedutaan Besar Kuba di Jakarta, Telp. 021-3812982.

3. Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat memanfaatkan beasiswa olahragawan atau subsidi atlet untuk berlatih ke luar negeri (bila beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet) atau dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri max. US $ 500.

4. Beasiswa unggulan juga memberikan beasiswa pendidikan bagi olahragawan melalui Program Double Degree U to U antara Universitas di Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang lain) dengan Universitas di Kuba.

5. Bagi Pelatnas berprestasi yang sedang sekolah tetapi belum mengajukan permohonan beasiswa pendidikan dengan ditujukan ke Dikti tetapi tembusan ke Biro PKLN.

6. Segera kontak dengan Kedutaan Besar Kuba di Jakarta mengenai informasi beasiswa.

Saran kepala:Sekitar tanggal 15-20 Juni 2007 akan di undangkembali mengenai Progress beasiswa ini. Pemimpin Rapat, Notulis,

(Ade Susanto) (Carolina)

KD 4. MENDISTRIBUSIKAN HASIL PERTEMUANINDIKATOR 4.1 Dokumen yang dihasilkan dari pertemuan dibuat

dengan benar dan didistribusikan4.2 Staff lain diberi informasi mengenai hal pertemuan4.3 Pekerjaan yang dihasilkan dari pertemuan

dimasukan kedalam jadwal kerja yang telah ada dengan memperhatikan prioritas dan dilaksanakan sebagaimana mestinya

MATERI - Alat dan mesin pengganda- Cara penggandaan- Cara penggunaan atau pendistribusian hasil

pertemuan

KEGIATAN - Dapat memahami alat mesin penggandaPEMBELAJARAN - Menjelaskan cara penggandaan

- Menjelaskan cara pengiriman- Menjelaskan penulisan buku atau lembar ekspedisi- Mempraktekkan penggandaan notulen dengan

mesin penggandaan - Mempraktekkan pengiriman notula dengan fax, e-

mail, pos keliling dan buku ekspedisi


Mesin Pengganda Mesin Foto Copy, cara Penggunaannya :

- Hidupkan mesin dengan menekan tombol On - Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di - Tekan tombol pengatur hasil copy - Tekan tombol jumlah penggandaan yang dikehendaki - Tekan tombol start - Jika sudah selesai tekan tombol Off

Mesin Stencil, cara penggunaannya :

- Sediakan kertas yang akan diduplikasikan ditempat yang telah disediakan yang berada disebelah Up and down Botton - Tekan tombol power yang berada di bawah - Naikkan tombol Up and down Button yang berada disebelah tombol power - Letakkan master ditempat yang telah disediaka, kemudian sesuaikan ukuran master tersebut

- Tekan tombol untuk memilih penduplikasian foto atau tulisan kemudian tombol menu utama. menu utama terbagi menjadi :

a. Zoom (max 140 %) b. Organize Size (B4, A4, B5, A5, dan Post) c. Photo Mode/untuk mengukur tinta (dark, soft, normal) - Setelah selesai pemilihan menu untuk kembali ke pengaturan awal tekan menu utama hingga tertera tulisan osht 1 set….% - Kemudian tekan tombol untuk memasukkan master yang akan diduplikasi

Mengirim Notula Mesin Faximile 1. Pastikan faximile berada dalam posisi menyala 2. Letakkkan kertas pada feeder atau posisi system pengiriman (kertas terbalik) 3. Tekan tombol tujuan, tunggu sampai terdengar bunyi beep….beep…. 4. Tekan tombol start atau copy, maka dengan otomatis dokumen yang dikirim akan sampai ke tujuan

E-mail 1. Login ke account email anda, gunakan link berikut : http//mail.yahoo.co.id a. Sign In Yahoo Mail b. Masukkan Yahoo ID dan Password c. Klik tombol Sign In 2. Ada beberapa bagian menu yang nampak pada halaman Yahoo Mail 3. Klik tombol New (untuk memulai membuat pesan/message)

4. Akan muncul halaman untuk mengetik pesan . Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan : a. To : Isi dengan alamat e-mail tujuan b. Subject : diisi dengan topik/tema surat c. Untuk memasukkan file lampiran pilih tombol attach file

5. Untuk mengirim e-mail Klik tombol Send

Pos Langsung

1. Mengetik naskah rapat/notulen 2. Menggandakan naskah hasil rapat yang akan dikirim 3. Mengecek naskah hasil rapat yang akan dikirim 4. Mencatat segala keterangan yang akan diposkan kedalam buku catatan perangko

5. Mencatat segala keterangan yang akan diposkan jumlah perangko yang akan ditempelkan6. Apabila memakai fasilitas mesin perangko semua naskah yang akan dikirim melalui pos perangkonya dicap dengan mesin tersebut7. Untuk jenis paket atau amplop yang tebal, hendaknya alamat diketik di atas label berperekat lalu tempelkan pada amplop

Lembar Ekspedisi

Buku ekspedisi ada dua macam : 1. Buku Ekspedisi Intern (lingkungan sendiri)

2. Buku Ekspedisi Ekstern (lingkungan sendiri)

Mengelola Pertemuan

Documents

Transcript of Mengelola Pertemuan