BAB 12MENGELOLA KONFLIK DALAM PROYEK

12.1 Pendahuluan Baik organisasi bisnis maupun nirlaba, permasalahan antar manusia adalah yang paling sulit diatasi. Karenadalam interaksinya seringkali terjadinya apa yang dinamakan konflik. Konflikyang tidak dikelola dengan baik sangat berpotensi untuk menggagalkan pencapaian tujuan organisasi. Dalam pelaksanaan proyek sesuai dengan karakteristiknya, sangat berpotensi munculnya konflik baik antara orang, antara departemen atau antara tim proyek dengan user. Dengan demikiantidaklah menyimpang jika dalam pembahasan manajemen proyek dimasukkan pembahasan tentang manajemen konflik.

12.2Munculnya KonflikDalam suatu organisasi adanya perbedaan opini,tujuan, dan nilai yang dianut seringkali akan memicutimbulnya konflik, apalagi untuk organisasi proyek yang sering dibentuk jika adanya proyek baru. Konflik bisa terjadi antara orang dalam organisasi,orang orang dalam tim, antardepartemen, antara user dan kontraktor, antara tim proyek dan staff fungsional.

12.3 Manfaat Adanya KonflikKonflik yang dikelola secara benar bisa membawa dampak positif bagi organisasi maupun individu dalam organisasi. Dampak dampak positif yang bisa muncul akibat konflik antara lain :a. Bisa menghasilkan ide ide baru yang lebih baikb. Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan pendekatan baru dalam menyelesaikan masalahc. Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebutd. Memacu orang untuk menjelaskan pandangannyae. Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang.f. Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya

12.4 Konflik Selama Siklus Hidup ProyekSumber-sumber penyebab konflik yang sering muncul dalam pelaksanaan proyek antara lain:a. Penjadwalan proyekb. Prioritas proyekc. Alokasi tenaga kerjad. Masalah teknisdan trade of hasil fisike. Prosedur administrasif. Perbedaan inter personalg. Biayah. Peralatan dan fasilitasDari suatu studi yang dilakukan Thamhain dan Wilemon yang meminta pendapat dari seratus orang manager proyek tentang sumber konflik yang terjadi dalam manajemen proyek ditemukan tiga penyebab utama konflik, yaitupenjadwalan proyek, prioritas proyek, dan tenaga kerja.Project Formation/ KonsepsiProject build up/ PerencanaanMain Project Effort/EksekusiProject Phased out/ Akhir

Prioritas proyekPrioritas ProyekJadwalJadwal

Prosedur administrasiJadwalTeknisInterpersonal/ Perorangan

JadwalProsedur administrasiTenaga kerjaTenaga kerja

Tenaga KerjaTeknisPrioritas ProyekPrioritas

12.5 Pemecahan KonflikBergantung pada ciri konflik, ada beberapa metode untuk mengurangi atau memecahkan konflik, yaitu :a. KonfrontasiYakni menghadapi masalah konflik secara langsung.Ini dilakukan dengan mengenali masalah dan potensi masalah kemusian dihadapi secara langsung.Konfrontasi cocok untuk situasi dimana : Kedua belah pihak ingin menang Ingin menurunkan biaya Ada cukup waktu Saling percaya

b. KompromiKompromi biasanya adalah hasil dari konfrontasi. Dalam hal ini diperlukan adanya kerelaan semua pihak untuk menerima pendapat pihak lain. Kompromi cocok untuk situasi dimana : Kedua belah pihak ingin menang Tidak ada cukup waktu Ingin menjaga hubungan baik pihak-pihak yang terlibat Tidak mendapat apa apa jika tidak kompromi Pihak lain sama kuatnya Tidak yakin jika posisi kita benar

c. Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan (menganggap tidak ada konflik)/ AkomodasiCara ini dilakukan dengan menganggap ketidaksepakatan yang terjadi tidak pernah ada, berusaha untuk mengecilkan perbedaan yang ada dan menekankan kepentingan yang sama, sebelum ketidaksepakatan ini keluar dari proporsi yang seharusnya. Cara ini cocok untuk situasi dimana : Tujuan yang dicapai sangat sulit Untuk menciptakan kewajiban tawar menawar di waktu mendatang Sembarang solusi sudah cukup Ingin tercipta keharmonisan Menciptakan goodwill Jika kita akan kalah Taruhannya kecil

d. Menggunakan kekuasaan (Forcing)Cara pengatasan konflik dengan menggunakan kekuasaan sehingga terjadi kondisi menang-kalah. Cara ini ditempuh jika suatu pihak ingin memaksakan solusi kepada pihak lain. Forcing cocok untuk situasi dimana : Situasi do or die Anda benar Taruhannya besar Prinsip yang penting menjadi taruhan Hubungan baik pihak yang terlibat konflik tidak terlalu penting Keputusan harus dibuat cepat Anda lebih kuat posisinya

e. Menghindar (withdrawing)Cara ini sering dianggap solusi sementara untuk sebuah persoalan konflik. Masalah yang ada bisa datanglagi dan konflik bisa muncul lagi. Cara ini sesuai untuk situasi dimana : Ingin menjaga reputasi Ekspektasi masalah akan hilang dengan sendirinya Bisa menang dengan menunda Tidak bisa menang untuk saat ini Taruhannya rendah Taruhannya tinggi namun belum siap

BAB 13MANAJEMEN RISIKO PROYEK

13.1 PendahuluanBiasanya dalam manajemen proyek berkonsentrasi pada masalah jadwal dan biaya. Bagamaina melaksanakan proyek sesuai jadwal dan biaya yag direncanakan adalah focus dari manajemen proyek. Manajemen risiko pada proyek meliputi langkah memahami dan mengidentifikasi masalah potensial yang mungkin terjadi, mengevaluasi bagaimana risiko ini mempengaruhi keberhasilan proyek, monitoring dan penanganan risiko.

13.2Definisi Manajemen RisikoRisiko proyek adalah suatu peristiwa (event) atau kondisi yang tidak pasti,jika terjadi mempunyai pengaruh positif maupun negatif pada tujuan proyek. Suatu risiko mempunyai penyebab, danjika terjadi, membawa konsekuensi atau impak.Secara umum manajemen risiko didefinisikan sebagai proses, mengidentifikasi, mengukur dan memastikan risiko dan mengembangkan strategi untuk mengelola risiko tersebut. Dalam hal ini majemen risiko akan melibatkan proses-proses, metode dan teknik yang membantu manajer proyek memaksimumkan probabilitas dan konsekuensi event yang berlawanan. Dalam manajemen proyek, yang dimaksud dengan manajemen risiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko selama umur proyek dan tetap menjamin tercapainya tujuan proyek.Ada tiga kunci yang perlu diperhatikan dalam manajemen risiko agar bisa efektif, yaitu: Identifikasi, analisis dan penilaian risiko pada awal proyek secara sistematis dan mengembangkan rencana untuk menanganinya Mengalokasikan tanggungjawab kepada pihak yang paling sesuai untuk mengelola risiko Memastikan bahwa biaya penanganan risiko cukup kecil disbanding dengan nilai proyeknya

13.3 Toleransi Terhadap RisikoAda beberapa perilaku orang, individu atau tim dalam menghadapi risiko. Setidaknya ada tiga tipe bagaimana individu atau kelompok dalam menghadapi risiko (risk avoider) , netral, dan pencari risiko (risk seeker).

13.4 Kepastian, Risiko dan KetidakpastianPengambilan keputusan secara umum bisa masuk ke dalam tiga kategori. Yaitu, dalam keadaan pasti (certain),di bawah risiko (under risk) dan dalam keaadaan tidak pasti (uncertaint). KepastianDalam keadaan pasti, maka selalu ada strategi yang dominan dibanding strategi yang dominan disbanding strategi yang lain.1. RisikoPengambilankeputusan dalam keadaan di bawah risiko (under risk, perlu menghitung kemungkinan laba dari nilai ekspektasi total dari setiap strategi.2. KetidakpastianDalam ketidakpastian, tidak ada nilai peluang yang diketahui untuk masing masing kondisi pasar. Setidaknya ada 3 kriteria untuk memilih strategi terbaik dalam kondisi ini :1. Hurwicz atau maximax, memaksimalkan profit yang maksimum. Ini adalah pilihan untuk para penganut risk taker/seeker2. Wald, mnimax, yaitu meminimasi profit yang maksimum3. Savage,atau maximin yaitu berusaha meminimumkan penyesalan dari alternatif yang ada13.5 Proses Manajemen RisikoProses yang dilalui dalam manajemen risiko adalah1. Perencanaan Manajemen RisikoPerencanaan meliputi langkah memutuskan bagaimana mendekati dan merencanakan aktivitas manajemen risiko untuk proyek. Dengan melihat lingkup proyek, rencana manajemen proyek dan faktor lingkungan perusahaan, tim proyek bisa mendiskusikan dan menganalisis aktivitas manajemen risko untuk proyek proyek tertentu.Hal hal yang mencakup dalam risk management plan adalah : Metodologi, mendefinisikan alat, pendekatan dan sumber data yang mungkin digunakan dalama manajemen risiko proyek tertentu. Peran dan tanggungjawab, definisikan tanggungjawab dan peran utama,pendukung dan keanggotaan tim manajaemen risiko untuk setiap tindakan dalam risk management plan Budget, berisi rencana anggaran untuk manajemenrisiko proyek Waktu, berisi rencana waktu pelaksaanaan proses manajemen risiko akan dilakukan selama sikus hidup proyek Scoring dan interprestasi, metode yang sesuai untuk tipe dan waktu untuk analisis risiko kualitatif dan kuantitatif yang akan dllakukan

2. Idenifikasi RisikoIdentifikasi risiko adalah rangkaian proses pengenalan yang seksama atas risiko dan komponen risiko yang melekat pada suatu aktivitas atau transaksi yang diarahkan kepada proses pengukuran dan pengelolaan risiko yang tepat.

3. Analisis Risiko KualitatifAnalisis kualitati dalam manajemen risiko adalah proses menilai impak dan kemungkinan dari risiko yang sudah diidentifikasi. Proses ini dilakukan dengan menyusun risiko berdasarkan efeknya terhadap tujuan proyek. Analisis ini merupakan salah satu cara menentukan bagaimana pentingnya memperhatikan risiko-risiko tertentu dan bagaimana respon yang akan muncul

4. Analisis Risiko KuantitatifMerupakan salah satu metode untuk mengidentifikasi risiko kemungkinan kerusakan atau kegagalan sistem dan memprediksi besarnya kerugian. Analisa dilakukan berdasarkan pada formula formula matematis yang dihungkan dengan nilai nilai finansial. Tahap analisa risiko kuantitatif : Menentukan nilai informasi danasset baik secara tangible dan intangible Menetukan estimasi kerugianuntuk setiap risiko yang teridentifikasi Melakukan analisa risiko Memperoleh risi yang berpotensi terjadi Memilih langkah langkah atau strategi penanganan untuksetiap risiko Menentukan aksi untuk merespon risiko yang ada

5. Perencanaan Respon RisikoProses yang dilakukan untuk meminimalisasi tingkat risiko yang dihadapi sampai pada batas yang dapat diterima. Secara kuantitatif upaya untuk meminimalisasi risiko ini dilakukan dengan menerapkan langkah langkah yang diarahkan pada turunnya hasil ukur yang diperoleh dari proses analisis risiko. Secara umum teknik yang diterapkan untuk menangani risiko dikelompokkan dalam beberapa kategori,yaitu : Menghindari risiko Reduksi risiko Menerima risiko Transfer risiko

6. Pengendalian dan Monitoring RisikoLangkah ini adalah prosesmengawasi risiko yang sudah diidentifikasi, memonitor rsiko yang tersisa, dan mengidentifikasikan risiko baru, memastikan pelaksanaan risk management plan dan mengevaluasi keefektifannya dalam mengurangi risiko. Tujuan dari monitoring risiko adalah memastikan apakah : Respon terhadap risiko dijalankan sesuai rencana Tindakan untuk respon terhadap risiko seefektif yang diharapkan atau respon baru perludikembangkan Asumsi proyek masih valid Risk esposure sudah berubah Prosedur dan kebijaksanaan yang tepat sudah diikuti Risiko risiko terjadi tanpa teridentifikasi sebelumnya