Mengelola Bahan Baku/Material

Dr. Firman Pribadi

Pendahuluan

Di sebagaian besar RS, termasuk persediaan (supplies) dan farmasi (obat2an) adalah biaya non tenaga kerja terbesar dalam anggaran (budget) operasi dan karenanya membutuhkan perhatian khusus.

Manajemen bahan baku yang tepat dapat mempunyai pengaruh yang signifikan pada biaya operasi dan karenanya berdampak pada pendapatan bersih organisasi

Definisi Bahan Baku dan Manajemen Persediaan Manajemen Bahan Baku didefinisikan secara

lebih luas dibandingkan dengan manajamen persediaan, yaitu Manajemen Bahan Baku adalah manajemen

dan kontrol persediaan, jasa, dan peralatan (equipment dari akuisisi hingga disposisi)

Manajemen Persediaan: manajemen dan kontrol persediaan atau item yang mempunyai umur kemanfaat harapan kurang dari 12 bulan (Suver, Neumann, dan Boles 1992)

RS mengklasifikasikan BB menjadi dua kelompok, yaitu

1. Perawatan pasien: medical supplies, surgical supplies, obat2an, linen, dsb

2. Administrasi: houskeeping supplies, office supplies dan persediaan lain yang tidak digunakan secara langsung bagi perawatan pasien

Tujuan dari manajemen Bahan baku/ Material adalah untuk:

meminimalkan biaya total terkait dengan bahan baku

menjamin ketepatan Bahan Baku baik secara kualitas maupun kuantitas

Pentingnya Manajemen Bahan BakuMengapa Penting:

1. RS harus mempunyai persediaan dalam jumlah jenis dan jumlah yang tepat untuk perawatan pasien

Jenis yang tepat dari persediaan dapat ditentukan oleh manajer bahan baku/ pembelian atas masukan dari komite pengguna

Jumlah tepat dari persediaan hal yang sulit untuk diproyeksikan karena 3 alasan yaitu:

Waktu, Ketidakpastian dan Diskontinuitas

Waktu

Adanya lag time antara pemesanan dan penerimaan persediaan.

Ketidakpastian

Permintaan akan persediaan biasanya akan berfluktuasi baik dalam volume maupun ragam pasien

Untuk menghadapi ketidakpastian ini manajer bahan baku/pembelian dapat meminta/menemui masing manajer departemen untuk menentukan kebutuhan aktual yang dipandang penting

Diskontinuitas

Diskontinuitas berarti bahwa proses persediaan telah terhenti (disrupted), mungkin karena model baru dari penawaran atau kesalahan pengantaran, maka RS harus mempunyai stok di tangan untuk kontinuitas proses perawatan pasien

Biaya

Alasan kedua pentingnya manajemen bahan baku adalah Biaya, karena: persediaan seperti piutang yang merupakan

aset yang tidak produktif/bertumbuh tidak mendatangkan income fakta menunjukan piutang dan persediaan akan hilang nilainya sejalan dengan waktu (piutang yang terlalu lama menjadi bad debt, dan persediaan akan expired)

Penilaian Persediaan

Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk menilai persediaan:

1. FIFO: item pertama yang masuk kedalam persediaan adalah item pertama yang dikeluarkan dari persediaan. FIFO menghasilkan persediaan item terbaru. Total biaya persediaan ditentukan dengan mengali biaya per unit dari item terbaru dalam persediaan dengan jumlah unit dalam persediaan

LIFO: item terakhir yang masuk kedalam persediaan adalah item pertama yang dikeluarkan dari persediaan. LIFO menghasilkan persediaan dari item terlama. Total biaya dari dari persediaan ditentukan dengan mengali biaya unit dari item terlama dalam persediaan dengan jumlah unit dalam persediaan

Weighted average: Menentukan biaya rata-rata item dalam persediaan dan kemudian megalikan biaya rata-rata dengan jumlah unit dalam persediaan

Identifikasi Khusus/specific identification: menentukan biaya aktual dari masing-

masing item dalam persediaan. Idenifikasi khusus digunakan ketika

persedian mudah untuk diidentifikasi dan ketika biaya dari masing-masing item persediaan tinggi.

Manajemen Persediaan

Untuk meminimalkan biaya persediaan total manajer bahan baku harus mempunyai pemahaman yang baik mengenai biaya persediaan

Biaya persediaan direfleksikan dalam isu-isu berikut: Berapa banyak item yang di pesan (order)

untuk setiap pemesanan Kapan memesan item Berapa biaya dari item

Purchasing Cost (Biaya Pembelian) Purchasing Cost (PD) adalah total

biaya yang dibayarkan kepada vendor untuk item tertentu dalam periode akuntansi (1 tahun)

Purchasing cost (PD) didapatkan dengan mengalikan harga item perunit (P) dengan permintaan (D) (yaitu: jumlah tahunan dari item yang digunakan)

Ordering Cost (Biaya Pemesanan)

Biaya pesan adalah biaya administratif yang dikaitkan dengan pesanan untuk item persediaan.

Total Biaya Pesan:(D/Q) O

(D/Q) O = Jumlah pesanan per tahun dikali dengan biaya pesan per pesanan.

Carrying Cost (biaya Simpan) Carrying cost adalah biaya menyimpan

(Holding) persediaan item Carrying cost termasuk opportunity cost

yang sedikitnya sama dengan biaya rata-rata menyimpan persediaan ([P][Q/2], didapatkan dengan mengali harga dari item [P] dengan rata-rata jumlah item dalam persediaan Q/2, dikali dengan suku bunga (I) yang didapatkan perusahaan dari investasi

Opportunity Cost = IP Q/2 Carrying cost juga memasukan biaya

menyimpan (Holding Cost) termasuk biaya gudang, keamanan dan jaminan item dalam persediaan. Dan biaya ini didapatkan dengan mengali biaya menyimpan perunit (H) dengan kuantitas yang di pesan (Q) = HQ

Karenanya Carrying cost didapat dengan menambah biaya menyimpan (holding cost) dan opportunity cost

Carrying Cost = HQ + IP Q/2

Biaya kekurangan Stok (Stock-Out Cost) Stock-out cost (S) adalah biaya yang terkait

dengan kekurangan persediaan yang dimiliki untuk memenuhi permintaan.

Yang termasuk stock-out cost ini adalah purchasing cost dan ordering cost yang dikaitkan dengan pesanan mendadak (tiba-tiba), dan intangible cost dari kerugian goodwill diantara staf medik dan pasien.

Stock out cost ini didapatkan dengan basis kasus per kasus.

Biaya Kelebihan Stock (Overstock Cost) Biaya yang dikaitkan dengan

kepemilikan persediaan yang lebih dari cukup (overstock) untuk memenuhi permintaan.

Yang termasuk overstock cost ini adalah carrying cost dikaitkan dengan item yang berlebih untuk periode akuntansi tambahan hingga RS menggunakan item ini.

Total Biaya (Total Cost)

Formula total biaya menghasilkan biaya minimal persediaan untuk periode 1 tahun. formulanya:

Total Cost = PD + (D/Q) O + (HQ+IP[Q/2]) + S + Ldimana:PD = Purchasing Cost(D/Q) O = Total Ordering Cost(HQ+IP[Q/2]) = Carrying CostS = Stock-Out CostL = Overstock Cost

Economic Order Quantity dan Reorder Point EOQ atau Qc adalah kuantitas item yang

harus di pesan pada satu waktu untuk mendapatkan total biaya persediaan yang minimal

EOQ adalah usaha untuk menghitung berapa tingkat persediaan yang optimal. Karena persediaan yang terlalu besar akan memakan terlalu banyak biaya dan jika terlalu kecil akan menimbulkan stock-out cost (intangible cost dari goodwill RS)

Formula EOQ:

dimana D = Annual Demand (total kebutuhan per periode

atau per tahun) O = Order Cost (Biaya pemesanan) P = Price (Harga dari Item) H = Holding Cost (biaya memegang/menyimpan) I = Interest (Tingkat Bunga)Dengan Asumsi

• Permintaan tetep dan konstan dalam satu tahun

• Lead time untuk pesan konstan• Tidak ada Stock-Out atau Overstock

HIP

DOQC 2

2

Perhitungan reorder point (RP) membutuhkan pengetahuan tentang lag time dalam menerima pesanan, atau berapa hari yang dibutuhkan antara pemesanan item dengan menerima item. Reorder point dalam unit adalah permintaan dalam lag time dan reorder point dalam hari adalah lag time

Menentukan reorder point dibawah kondisi ketidakpastian RS perlu mengetahui biaya yang dikaitkan dengan stock-out dan overstock. Dengan mengali stock-out cost atau overstock cost dengan probabilitas terjadinya.(probabilitas dihitung berdasarkan historis)

Metode ABC Metode ini menggolongkan

persediaan berdasarkan nilai dan kuantitas, seperti berikut:Kelas A: mencakup hanya 10% dari

total kuantitas, tapi mencakup 50% dari total nilai persediaan

Kelas B: mencakup 30% dari total kuantitas, tapi mencakup 30% dari total nilai persediaan

Kelas C: mencakup 60% dari total kuantitas, tapi mencakup 20% dari total persediaan

Just In Time Tujuannya adalah meminimalkan

tingkat persediaan, jika dapat hingga ke titik nol.

Di Jepang populer dengan sistem Kamban dalam sistem ini bahan baku yang dibutuhkan datang hanya beberapa jam sebelum digunakan atau masuk ke proses produksi konsekuensinya suplier harus berada dekat dengan RS atau pabrik dan membutuhkan koordinasi yang tinggi antara RS dengan suplier

Sistem Pengendalian Dengan Komputer Dalam sistem ini komputer mencatat

persediaan awal, dan jika terjadi penjualan komputer secara otomatis mencatat dan memperbaharui posisi persediaan jika persediaan mencapai batas tertentu komputer akan secara otomatis memesan bahan baku ke suplier contoh pengguna Wal-Mart

Material Requirement Planning Sistem ini merupakan pengembangan

sistem komputer, dalam sistem ini sistem produksi dan persediaan dikoordinasikan dengan kebutuhan produksi. Komputer akan mengkoordinasikan aktivitas produksi untuk menghasilkan skedul produksi dan kapan kebutuhan bahan produksi tertentu datang

Mengevaluasi kinerja Persediaan

Rasio yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja persediaan adalah perputaran persediaan (inventory Turnover) yaitu:

Total Pendapatan Operasi

Persediaan