Menejemen Proyek

45
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KARYAWAN DAN ABSENSI PADA BAGIAN PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK (PROJECT MANAGEMENT PLAN) Penulis : Umi Lestari Tanggal : 10-01-2013 Revisi Terakhir : 13-02-2013 Referensi Dokumen : Versi : Dokumen

description

 

Transcript of Menejemen Proyek

Page 1: Menejemen Proyek

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENERIMAAN KARYAWAN DAN ABSENSI PADA

BAGIAN PERSONALIA

DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

(PROJECT MANAGEMENT PLAN)

Penulis : Umi Lestari

Tanggal : 10-01-2013

Revisi Terakhir : 13-02-2013

Referensi Dokumen :

Versi : Dokumen

Page 2: Menejemen Proyek

DAFTAR ISI

DOKUMEN KONTROL

RUANG LINGKUP (SCOPE)

Ruang Lingkup Proyek

TUJUAN

Tujuan Proyek

JADWAL PROYEK

Jadwal Proyek

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Peran dan Tanggung Jawab

MANAJEMEN KOMUNIKASI

Prencanaan Komunikasi (Communication Plan)

Persiapan Pertemuan (Meeeting)

MANAJEMEN PERUBAHAN

LAMPIRAN A: PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. Pertemuan / Rapat (Meeting)

2. Pelaporan (Reporting)

LAMPIRAN B:

1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)

2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log)

LAMPIRAN C:

1. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure) 2. Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment)

3. Jadwal Proyek (Project Schedule)

4. Rencana Anggaran Belanja Proyek

Page 3: Menejemen Proyek

DOKUMEN KONTROL

Perubahan Isi

Tanggal Penulis Versi Referensi Perubahan

Mengetahui

Nama Jabatan Tanda Tangan

Nandang Gunawan Direktur

Saepudin Nirwan Pemilik Proyek

Umi Lestari Manajer Proyek

Page 4: Menejemen Proyek

RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK

Sistem Informasi dapat didefinisikan secara teknis sebagai serangkaian

komponen yang saling berkaitan yang mengumpulkan (atau menemu-balik),

memproses, menyimpan, dan untuk mengambil keputusan dan pengawasan dalam

organisasi. Pada umumnya, sebuah sistem informasi kepegawaian mencakup proses

yang berkaitan dengan perancangan sumber daya manusia, administrasi personalia,

kompensasi, kinerja pegawai, pendidikan dan pelatihan dan pensiun atau pemutusan

hubungan kerja. Pada Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan dan

Absensi Pada Bagian Personalia di PT Hartono Istana Teknologi ini terdapat lima

proses utama,yaitu:

1. Proses Permintaan Karyawan

2. Proses Penerimaan Karyawan

3. Proses Penempatan Karyawan

4. Proses Absensi

5. Proses Pelaporan

Page 5: Menejemen Proyek

TUJUAN PROYEK

Tujuan

1. Agar proses kerja bagian personalia yang sebagian masih manual dilakukan

dengan sistem komputerisasi, sehingga proses kerja bagian personalia tersebut

dapat menjadi lebih baik.

2. Merancang sistem basis data untuk mendukung kebutuhan informasi mengenai

data pelamar, data karyawan dan absensi.

3. Untuk mengetahui bagaimana sebuah program database dapat membantu

penyimpanan dan penyampaian informasi tentang data pelamar dan data

karyawan yang dibutuhkan pada bagian personalia dapat tersedia dengan cepat

dan akurat.

Faktor Penentu Keberhasilan

Faktor-faktor yang mendukung keberhasilan dalam pembangunan proyek adalah :

1. Adanya dukungan dari manajemen eksekutif.

2. Keterlibatan end user.

3. Penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas.

4. Perencanaan yang matang.

5. Harapan perusahaan yang nyata.

Keuntungan yang diharapkan

Keuntungan dari penggunaan sistem komputerisasi adalah sebagai berikut:

1. Data-data dan informasi mengenai pelamar, karyawan, dan absensi akan

tersimpan lebih aman dan tidak mudah rusak atau hilang.

2. Media untuk penyimpanan data-data dan informasi menjadi tidak memakan

banyak tempat.

3. Pengumpulan data-data atau informasi mengenai pelamar, karyawan, dan absensi

akan menjadi lebih cepat.

4. Pimpinan perusahaan dapat dengan mudah dan cepat mendapatkan laporan.

5. User friendly, Dapat dioperasikan dengan mudah oleh pengguna.

Page 6: Menejemen Proyek

JADWAL PROYEK

1. Jadwal

WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi Tanggal Mulai Tanggal Selesai

1. Pengumpulan Data 3 hari 10 Januari 2013 13 Januari 2013

1.1 Melakukan Observasi 1 hari 14 Januari 2013 14 Januari 2013

2. Analisis Data 2 hari 15 Januari 2013 17 Januari 2013

2.1 Menentukan metode yang

dibutuhkan 10 hari 17 Januari 2013 27 Januari 2013

2.2 Menentukan struktur organisasi

pekerjaan pada user 1 hari 28 Januari 2013 28 Januari 2013

2.3 Menentukan kebutuhan user 1 hari 29 Januari 2013 29 Januari 2013

2.4 Menentukan proses yang

berjalan pada sistem 2 hari 30 Januari 2013 31 Januari 2013

3. Analisis Sistem 7 hari 01 Februari 2013 07 Februari 2013

3.1 Membuat statement of purpose,

event list dan UML 10 hari 08 Februari 2013 18 Februari 2013

3.2 Membuat Use Case Diagram 1 hari 19 Februari 2013 19 Februari 2013

3.3 Membuat kamus data 7 hari 20 Februari 2013 27 Februari 2013

3.4 Membuat process specification 10 hari 28 Februari 2013 11 Maret 2013

3.5 Membuat entity relationship

diagram (ERP) 5 hari 12 Maret 2013 17 Maret 2013

4. Desain Aplikasi 30 hari 18 Maret 2013 17 April 2013

4.1 Menentukan software yang

diperlukan 3 hari 18 Mei 2013 21 Mei 2013

4.2 Merancang aplikasi 10 hari 22 Mei 2013 01 Juni 2013

4.3 Dokumentasi desain aplikasi 5 hari 02 Juni 2013 07 Juni 2013

5. Programming/Coding 20 hari 08 Juni 2013 28 Juni 2013

5.1 Menentukan bahasa

pemrograman yang dibutuhkan 3 hari 29 Juni 2013 01 Juli 2013

5.2 Melaukukan coding aplikasi 30 hari 02 Juli 2013 02 Agustus 2013

Page 7: Menejemen Proyek

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Berikut adalah struktur diagram yang ada di PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

sebuah perusahaan yang bergerak dibidang Elektronik.

Presiden Direktur

Asisten Presiden

Directur General Manager

Plant Manager Marketing ManajerFinance Manajer

Maintenance

Manajer

New Project Quality Assurance Production

Accounting Purchaisng

Saler

GA Personal IT

Peran dan Tanggung Jawab

Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang

1 President Director

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job)

• Memastikan bahwa aktivasi produksi dan non produksi yang dilakukan di PT

HARTONO ISTANA TEKNOLOGI sesuai dengan perencanaan, standar dan

prosedur yanng ditentukan untuk mencapai Kebijakan Mutu dengan tujuan

mencapai kepuasan pelanggan.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job)

• Mendapatkan wewenang dari Board of Director untuk memenuhi tugas-tugas

yang terkait dengan point pada tugas pokok.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Specification of the Job)

a) Manpower / Sumber Daya Manusia (People Management)

Page 8: Menejemen Proyek

• Menetapkan sumber daya manusia sesuai dengan struktur organisasi dan

kebutuhan perusahaan berdasarkan kompetensi personil terutama untuk level

manajerial.

• Menyediakan peluang pengembangan kompetensi karyawan di bawahnya melalui

pendidikan, pelatihan (on the job training dan training terprogram), keterampilan

dan pengalaman.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan memberi

contoh yang baik dan melakukan komunikasi yang tepat untuk semua karyawan.

2. Assistant to President Director

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job)

• Melakukan pengawasan aktivitas non produksi yang dilakukan di PT HARTONO

ISTANA TEKNOLOGI sesuai dengan perencanaan, standar, dan prosedur dengan

tujuan mencapai kepuasan pelanggan

Wewenang Jabatan (Authority of the Job)

• Mendapatkan wewenang dari President Director untuk menjalankan tugas.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Specification of the Job)

a) Manpower / Sumber Daya Manusia (People Management)

• Menetapkan sumber daya manusia sesuai dengan struktur organisasi dan

kebutuhan perusahaan berdasarkan kompetensi personil terutama untuk level

manajerial.

• Menyediakan peluang pengembangan kompetensi karyawan di bawahnya melalui

pendidikan, pelatihan (on the job training dan training terprogram), keterampilan

dan pengalaman.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan memberi

contoh yang baik dan melakukan komunikasi yang tepat untuk semua karyawan.

3 General Manager

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job)

• Melakukan pengawasan aktivitas produksi yang dilakukan di PT HARTONO ISTANA

TEKNOLOGI sesuai dengan perencanaan, standar, dan prosedur dengan tujuan mencapai

kepuasan pelanggan.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job)

Page 9: Menejemen Proyek

• Mendapatkan wewenang dari President Director untuk menjalankan tugas. Uraian

Tugas dan Tanggung Jawab (Specification of the Job) :

a) Man Power / Sumber Daya Manusia (People Management):

• Memastikan penggunaan sumber daya sesuai dengan struktur organisasi.

• Mengadakan pembinaan terhadap karyawan seperti awareness terhadap mutu dan

pengawetan produk, penanaman disiplin, dan lain sebagainya.

• Mengembangkan kompetensi karyawan di bawahnya melalui pendidikan,

pelatihan (on the job training dan training terprogram), keterampilan dan

pengalaman sesuai dengan Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan memberi

contoh yang baik dan melakukan komunikasi yang tepat untuk semua karyawan..

4. Divisi Plant

A. Plant manager

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job)

• Bertanggung Jawab dan memimpin pelaksanaan teknis dan non teknis, strategi,

operasional dan administrasi di Departemen Plant dalam realisasi Perencanaan

Produksi dan melakukan pengukuran dan pemantauan proses produksi untuk

menjamin mutu produk jadi sesuai persyaratan yang telah ditentukan dengan

mengacu pada Pengukuran dan Pemantauan Proses.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job)

• Mendapatkan wewenang dari General Manager untuk memenuhi tugas pokok

plant manager.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Specification of the Job)

a) Manpower / Sumber Daya Manusia (People Management)

• Menyediakan dan memaksimalkan potensi sumber daya manusia sesuai dengan

struktur organisasi yang ada.

• Mengembangkan kompetensi karyawan dibawahnya melalui pendidikan,

pelatihan (on Job Training dan training terprogram), keterampilan, dan

pengalaman sesuai dengan Sumber Daya Manusia.

• Mengadakan pembinaan sikap terhadap karyawan seperti awareness terhadap

mutu/ kualitas produk, penjelasan, dan penanaman sikap disiplin dan sebagainya.

Page 10: Menejemen Proyek

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan melakukan

B. New Project Development Department

1. New Project Development Section Head

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job)

• Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan dalam bidang engineering development

meliputi aktivitas Pengembangan Proyek Baru.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job)

• Memperoleh wewenang dari Plant Manager untuk memenuhi tugas-tugas yang

terkait dengan point A.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Specification of the Job)

a. Manpower / Sumber Daya Manusia (People Management)

• Menyediakan dan memaksimalkan potensi sumber daya manusia sesuai dengan

struktur organisasi yang ada.

• Mengembangkan kompetensi karyawan dibawahnya melalui pendidikan,

pelatihan (on Job Training dan training terprogram), keterampilan, dan

pengalaman sesuai dengan Standar ISO Sumber Daya Manusia.

• Mengadakan pembinaan sikap terhadap karyawan seperti awareness terhadap

mutu/ kualitas produk, penjelasan, dan penanaman sikap disiplin dan sebagainya.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan melakukan

C. Quality Assurance Department

1. Quality Assurance Section Head

Tugas Pokok/Tujuan jabatan (Main Purpose of the Job) :

• Bertanggung jawab dan memimpin pelaksanaan teknis dan non teknis, serta

strategi dalam hal kualitas produk yang meliputi inspeksi bahan dan barang yang

datang (bahan baku, bahan pembantu, serta barang dari pelanggan), pemantauan

alat-alat ukur (termasuk kalibrasi), dan inspeksi hasil proses produksi (blank

product dan finish goods) untuk menjamin mutu produk jadi sesuai standar yang

telah ditentukan.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job) :

• Mendapatkan wewenang dari plant manager untuk memenuhi tugas-tugas pokok,

termasuk menentukan keputusan yang berhubungan dengan kualitas.

Page 11: Menejemen Proyek

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Spesification of the Job) :

a. Manpower/ Sumber Daya Manusia (People Management)

• Menyediakan dan memaksimalkan potensi sumber daya manusia sesuai dengan

struktur organisasi yang ada.

• Mengembangkan kompetensi karyawan di bawahnya melalui pendidikan,

pelatihan (on the job training dan training terprogram), ketrampilan dan

pengalaman.

• Mengadakan pembinaan terhadap karyawan seperti awareness terhadap mutu,

penjelasan non confomity/defect, penggunaan alat ukur, penanaman sikap disiplin,

dan lain sebagainya.

D. Production Department

1. Polytron Printing Section Head

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job) :

• Bertanggung jawab dan memimpin pelaksanaan segi teknis dan non-teknis, serta

strategi dalam Realisasi Perencanaan Produksi dan melakukan pengukuran dan

pemantauan proses produksi untuk menjamin mutu produk jadi sesuai persyaratan

yang telah ditentukan.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job) :

• Mendapatkan wewenang dari Plant Manager untuk memenuhi tugas yang terkait.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Spesification of the Job) :

a. Manpower/ Sumber Daya Manusia (People Management)

• Menyediakan, mengoptimumkan atau mengefisienkan potensi sumber daya

manusia sesuai dengan struktur organisasi yang ada.

• Mengembangkan kompetensi karyawan di bawahnya melalui pendidikan,

pelatihan (on the job training dan training terprogram), keterampilan dan

pengalaman

• Mengadakan pembinaan terhadap karyawan seperti awareness terhadap

mutu/kualitas produk, penjelasan dan penanaman sikap disiplin dan sebagainya.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan memberi

contoh tingkah laku yang baik serta komunikasi yang tepat.

Page 12: Menejemen Proyek

2. Painting Section Head

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job) :

• Melakukan pengawasan dan koordinasi atas proses produksi untuk meningkatkan

mutu, produktivitas dan efisiensi line produksi serta mempersiapkan produksi

berdasarkan rencana yang telah dibuat sesuai dengan prosedur yang telah

ditentukan

Wewenang Jabatan (Authority of the Job) :

• Mendapatkan wewenang dari Plant Manager Head untuk memenuhi tugas-tugas

yang terkait.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Spesification of the Job) :

a. Manpower/ Sumber Daya Manusia (People Management)

• Mengembangkan kompetensi karyawan di bawahnya melalui pendidikan,

pelatihan (on the job training dan training terprogram), ketrampilan, dan

pengalaman.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan memberi

contoh tingkah laku yang baik serta komunikasi yang tepat.

E. Production Planning and Inventory Control (PPIC) Department

1. PPIC and Warehouse Section Head

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job) :

• Memimpin pelaksanaan teknis dan non teknis, serta administrasi system

perencanaan produksi, inventory dan delivery dari dan ke warehouse dan

customer sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job) :

• Mendapatkan wewenang dari Plant Manager untuk memenuhi tugas-tugas yang

terkait.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Spesification of the Job) :

a. Manpower/ Sumber Daya Manusia (People Management)

• Mengembangkan kompetensi diri dan karyawan di bawahnya melalui pendidikan,

pelatihan (on the job training and training program), ketrampilan, dan

pengalaman.

Page 13: Menejemen Proyek

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dan melakukan

komunikasi yang tepat untuk semua karyawan.

5 Divisi Plant - Maintenance

Maintenance Manager

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job)

• Mengkoordinir pelaksanaan perkerjaan-perkerjaan dalam bidang Maintenance

untuk pabrik dan kantor, yang meliputi aktivitas pemeliharaan / perbaikan (mesin

dan utility), serta dalam bidang Workshop yang meliputi pembuatan / modifikasi

serta perbaikan jig / sample jig.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job)

• Memperoleh wewenang dari Plant Manager untuk memenuhi tugas pokoknya.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Specification of the Job)

a. Manpower / Sumber Daya Manusia (People Management)

• Menyediakan dan memaksimalkan potensi sumber daya manusia sesuai dengan

struktur organisasi yang ada.

• Mengembangkan kompetensi karyawan dibawahnya melalui pendidikan,

pelatihan (on Job Training dan training terprogram), keterampilan, dan

pengalaman.

• Mengadakan pembinaan sikap terhadap karyawan seperti awareness terhadap

mutu/ kualitas produk, penjelasan, dan penanaman sikap disiplin dan sebagainya.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan melakukan

contoh perilaku yang baik dan komunikasi yang efektif.

6 Divisi Marketing

Marketing Manager

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job) :

• Mengkoordinasikan dan memimpin pelaksanaan teknis dan non teknis, strategi,

operasional dan administrasi di departemen marketing sesuai dengan standard

kepuasan pelanggan.

• Mengkoordinasi proses pengembangan proyek baru sesuai dengan dasar standard

desain dan pengembangan.

Page 14: Menejemen Proyek

Wewenang Jabatan (Authority of the Job) :

• Mendapatkan wewenang dari President Director untuk memenuhi tugas-tugas

yang terkait.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Spesification of the Job) :

a. Manpower/ Sumber Daya Manusia (People Management)

• Menyediakan dan memaksimalkan potensi sumber daya manusia sesuai dengan

struktur organisasi yang ada.

• Mengembangkan kompetensi karyawan di bawahnya melalui pendidikan,

pelatihan-pelatihan (on job training dan training terprogram), keterampilan, dan

pengalaman sesuai dengan standar SDM.

• Mengadakan pembinaan sikap terhadap karyawan seperti tepat waktu, disiplin,

dan sebagainya.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dan melakukan

komunikasi yang efektif.

7 Divisi Finance & Accounting

A. Finance & Accounting Manager

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job) :

• Bertanggung jawab atas pengotrolan jalannya arus keuangan perusahaan

(Penerimaan dan Pengeluaran) serta mempersiapkan laporan-laporan yang

berkaitan dengan keadaan keuangan Perusahaan sesuai dengan prosedur yang

telah ditentukan.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job) :

• Memperoleh Wewenang dari secara operasional dan fungsional oleh President

Director untuk memenuhi tugas dan tanggung jawab yang terkait pada Tugas

Pokok / Tujuan Jabatan.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Responsibilities of the Job) :

a. Man Power / Sumber Daya Manusia (People Management)

• Memaksimalkan potensi sumber daya manusia sesuai dengan Struktur Organisasi

yang telah ada.

Page 15: Menejemen Proyek

• Mengembangkan kompetensi karyawan di bawahnya melalui pendidikan,

pelatihan (on the job training dan training terprogram), keterampilan, dan

pengalaman.

• Mengadakan pembinaan sikap terhadap karyawan seperti tepat waktu, disiplin,

dan sebagainya.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan memberi

contoh tingkah laku yang baik serta melakukan komunikasi yang tepat.

B. Departemen Finance & Accounting

1. Finance & Accounting Section Head

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job) :

• Mengkoordinasikan seluruh aktivitas yang terkait dengan jalannya arus keuangan

perusahaan.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job) :

• Mendapatkan wewenang dari Finance & Accounting Manager untuk memenuhi

tugas-tugas yang terkait dengan Tugas Pokok / Tujuan Jabatan.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Responsibilities of the Job) :

a. Man Power / Sumber Daya Manusia (People Management)

• Memaksimumkan potensi sumber daya sesuai dengan Struktur Organisasi yang

telah ada.

• Mengembangkan kompetensi diri melalui pendidikan, pelatihan (on the job

training dan training terprogram), keterampilan, dan pengalaman.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan memberi

contoh yang baik dan melakukan komunikasi yang tepat untuk semua karyawan.

C. Departemen Purchasing

1. Purchasing Section Head

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job) :

• Mengkoordinasikan pelaksanaan teknis dan non teknis atas pengadaan dan

pembelian barang dengan memenuhi persyaratan pembelian sesuai dengan

prosedur yang telah ditentukan.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job) :

Page 16: Menejemen Proyek

• Mendapatkan wewenang dari Finance & Accounting Manager untuk memenuhi

tugas-tugas yang terkait dengan Tugas Pokok / Tujuan Jabatan.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Responsibilities of the Job) :

A.Man Power / Sumber Daya Manusia (People Management)

• Memaksimumkan potensi sumber daya sesuai dengan Struktur Organisasi yang

telah ada.

• Mengembangkan kompetensi diri melalui pendidikan, pelatihan (on the job

training dan training terprogram), keterampilan, dan pengalaman.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan memberi

contoh yang baik dan melakukan komunikasi yang tepat untuk semua karyawan.

D. Departemen General Affairs & Personnel

1. GA & Personnel Section Head

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job) :

• Mengkoordinasikan dan memimpin pelaksanaan teknis dan non teknis, strategi,

operasional dan administrasi GA & Kepersonaliaan sesuai dengan prosedur yang

telah ditentukan.

• Mengkoordinasikan pelaksanaan pengawasan keamanan perusahaan dan

karyawan sesuai prosedur yang telah ditentukan.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job) :

• Mendapat wewenang dari Finance & Accounting Manager untuk memenuhi

tugas-tugas yang terkait dengan Tugas Pokok / Tujuan Jabatan.

• Wewenang untuk memastikan kegiatan operasional maupun administrasi

kepersonaliaan dan pengamanan berjalan sesuai prosedur yang ditetapkan.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Responsibilities of the Job) :

a. Man Power / Sumber Daya Manusia (People Management)

• Menyediakan dan memaksimalkan potensi sumber daya manusia sesuai dengan

struktur organisasi yang ada.

• Mengembangkan kompetensi karyawan di bawahnya melalui pendidikan,

pelatihan (on the job training dan training terprogram), keterampilan, dan

pengalaman.

Page 17: Menejemen Proyek

• Melakukan pembinaan karyawan dibawahnya seperti sikap disiplin, tanggung

jawab, dan sebagainya.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan memberi

contoh yang baik, dan melakukan komunikasi yang tepat dengan semua

karyawan.

E. Departemen IT

1. IT Section Head

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job) :

• Mengkoordinasikan dan memimpin pelaksanaan teknis dan non teknis sistem

informasi, sistem support hardware & software sesuai dengan prosedur yang

telah ditentukan.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job) :

• Mendapatkan wewenang dari Finance & Accounting Manager untuk memenuhi

tugas-tugas yang terkait dengan Tugas Pokok / Tujuan Jabatan.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Responsibilities of the Job) :

a. Man Power / Sumber Daya Manusia (People Management)

• Mengembangkan kompetensi diri melalui pendidikan, pelatihan (on the job

training dan training terprogram), keterampilan, dan pengalaman.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang posifif, dengan melakukan

komunikasi yang tepat dengan semua karyawan.

Page 18: Menejemen Proyek

MANAJEMEN KOMUNIKASI

Perencanaan Komunikasi

Buat deskripsi perencanaan komunikasi yang akan dilakukan dari awal sampai dengan

berakhirnya proyek.

Persiapan Pertemuan (Meeting)

Sebutkan persiapan-persiapan apa saja yang diperlukan untuk mengadakan pertemuan.

Keterangan selengkapnya mengenai perencanaan komunikasi ini, bisa dilampirkan pada

bagian Form Perencanaan Komunikasi (Communication Plan).

MANAJEMEN PERUBAHAN

Beri deskripsi mengenai manajemen perubahan.

Pengajuan perubahan

Beri keterangan bagaimana mekanisme pengajuan perubahan.

Monitor Perubahan

Beri keterangan bagaimana cara memonitor perubahan.

Keterangan selengkapnya mengenai Manajemen Perubahan ini, bisa dibuat dalam bentuk

lampiran, misal:

Form Permintaan Perubahan : untuk pengajuan perubahan.

Dafar Permintaan Perubahan : untuk memonitor perubahan.

Page 19: Menejemen Proyek

LAMPIRAN A: PERENCANAAN KOMUNIKASI

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. Prencanaan Komunikasi (Communication Plan)

1.1 Pertemuan (Meeting)

JENIS

PERTEMUAN

AGENDA WAKTU PENAGGUNG

JAWAB

PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN

Manajemen

Pertemuan

Pembukaan

- menentukan

lapangan

kuisioner

- menentukan

hasil data

2 hari Umi Lestari Umi Lestari,

Dwi Novarif,

Nurhafni

Rahayu

- menentukan

lapangan

kuisioner

- menentukan

hasil data

- kuisioner

terkumpul

Pertemuan Tim

Proyek

- menganalisis

data

- mendesain data

- merancang

aplikasi

10 hari Dwi Novarif Umi Lestari,

Dwi Novarif,

Nurhafni

Rahayu

- menganalisi

s data

- mendesain

data

- merancang

aplikasi

- rancangan

aplikasi

Pertemuan

Penutupan

- mentesting

aplikasi

kembali

3 hari Umi Lestari Umi Lestari,

Dwi Novarif,

Nurhafni

Rahayu

- mentesting

aplikasi

kembali

- aplikasi

berhasil

ditesting

2.2 Pelaporan (Reporting)

JENIS

PELAPORAN

ITEM WAKTU PENANGGUNG

JAWAB

DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN

Laporan Kemajuan

Proyek (Project

Progress Report)

- Perancangan

Berhasil

dilakukan

- Testing berhasil

di jalankan

1 hari Umi Lestrai - - menentukan

hasil data

telah

terkumpul

- hasil

wawancara

dan observasi

terkumpul

Status Acara /

Agenda Pertemuan

(Status Meeting

Agenda)

- Selesai 2 hari Dwi Novarif - - menganalisi

s data

- mendesain

data

- merancang

aplikasi

- rancangan

aplikasi

Catatan Pertemuan

(Minutes of

Meeting)

- Testing aplikasi 2 hari Umi Lestari - - aplikasi

rancangan

- aplikasi

berhasil

ditesting

Page 20: Menejemen Proyek

LAMPIRAN B:

1. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir : O1 Nama Proyek : Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan dan Absensi

Pada Bagian Personalia di PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

Manajer Proyek : Umi Lestrai

Bidang : Teknik Informatika / Kepegawaian

Nama Pengusul : Umi Lestari

Tanggal : 13-02-2013

Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:

…………

Usul Diterima / Tidak ?

Bila tidak berikan alasan

.........

Diajukan oleh :

Umi Lestari

Tanggal: 13-02-2013

Disetujui oleh:

Saepudin Nirwan

Tanggal: 13-02-2013

Page 21: Menejemen Proyek

2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN:

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KARYAWAN DAN ABSENSI PADA BAGIAN

PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

Manajer Proyek : Umi lestari

Bidang : Teknik Informatika / Kepegawaian

No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal Persetujuan

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.

Page 22: Menejemen Proyek

LAMPIRAN C: 1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN :

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Nama Proyek : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENERIMAAN KARYAWAN DAN ABSENSI PADA BAGIAN

PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

Manajer Proyek : Umi Lestari

Bidang : Teknik Informatika / Kepegawaian

WBS Gugus Tugas (Task) Proyek

1. Pengumpulan Data

1.1 Melakukan Observasi

2. Analisis Data

2.1 Menentukan metode yang dibutuhkan

2.2 Menentukan struktur organisasi pekerjaan pada user

2.3 Menentukan kebutuhan user

2.4 Menentukan proses yang berjalan pada sistem

3. Analisis Sistem

3.1 Membuat statement of purpose, event list dan UML

3.2 Membuat Use Case Diagram

3.3 Membuat kamus data

3.4 Membuat process specification

3.5 Membuat entity relationship diagram (ERP)

4. Desain Aplikasi

4.1 Menentukan software yang dibutuhkan

Page 23: Menejemen Proyek

WBS Gugus Tugas (Task) Proyek

4.2 Merancang aplikasi

4.3 Dokumentasi desain aplikasi

5. Programming/Coding

5.1 Menentukan bahasa pemrograman yang dibutuhkan

5.2 Melaukukan coding aplikasi

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama : Umi Lestari Nama : Saepudin Niwan

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek

Tanggal : 13-02-2013 Tanggal : 13-02-2013

Page 24: Menejemen Proyek

2. PENUGASAN TIM PROYEK:

PENUGASAN TIM PROYEK (PROJECT TEAM ASSIGNMENT)

Proyek : Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan dan Absensi pada

Bagian Personalia di PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

Bidang : Teknik Informatika / Kepegawaian

Jabatan/Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama

Direktur Memberikan proyek dan menjelaskan proses bisnis

yang ada. Nandang Gunawan

Pemilik Proyek Memberikan proyek kepada manajer proyek Saepudin Nirwan

Manajer Proyek

� pembagian tugas pada orang-orang yang terlibat

pada proyek ini.

� Membuat jadwal proyek

� memonitor dan mengontrol perkembangan selama

proyek berjalan.

� Manajer Proyek berhak untuk mengeluarkan

setiap anggota, jika anggota tersebut tidak dapat

melakukan tugasnya dengan baik.

Umi Lestari

Analis

� Melakukan pengumpulan data

� Menganalisis data

� Menulis laporan setelah melakukan analisis.

� Seorang Analisis memiliki hak untuk meminta

bantuan seorang sekretaris dalam mengumpulkan

data.

Dwi Novarif

Desainer

� Membuat desain awal

� Membuat desain yang detail.

� Membuat laporan

Nurhafni Rahayu

Page 25: Menejemen Proyek

Programmer

� Menyatakan semua data yang ada dalam bentuk

coding, sehingga dapat menjadi sebuah situs yang

sempurna.

� Melakukan pengujian sistem.

Umi Lestari

Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam bentuk SK Direksi.

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama : Umi Lestari Nama : Saepudin Nirwan

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek

Tanggal : 13-02-2013 Tanggal : 13-02-2013

Page 26: Menejemen Proyek

3. JADWAL PROYEK:

JADWAL PROYEK

Nama Proyek : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KARYAWAN DAN

ABSENSI PADA BAGIAN PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA

TEKNOLOGI

Manajer Proyek : Umi Lestari

Bidang : Teknik Informatika / Kepegawaian

Dibuat oleh: Umi Lestari

Tanggal: 13-02-2013

WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi Tanggal Mulai Tanggal Selesai

1. Pengumpulan Data 3 hari 10 Januari 2013 13 Januari 2013

1.1 Melakukan Observasi 1 hari 14 Januari 2013 14 Januari 2013

2. Analisis Data 2 hari 15 Januari 2013 17 Januari 2013

2.1 Menentukan metode yang dibutuhkan 10 hari 17 Januari 2013 27 Januari 2013

2.2 Menentukan struktur organisasi

pekerjaan pada user 1 hari 28 Januari 2013 28 Januari 2013

2.3 Menentukan kebutuhan user 1 hari 29 Januari 2013 29 Januari 2013

2.4 Menentukan proses yang berjalan pada

sistem 2 hari 30 Januari 2013 31 Januari 2013

3. Analisis Sistem 7 hari 01 Februari 2013 07 Februari 2013

3.1 Membuat statement of purpose, event

list dan UML 10 hari 08 Februari 2013 18 Februari 2013

3.2 Membuat Use Case Diagram 1 hari 19 Februari 2013 19 Februari 2013

Page 27: Menejemen Proyek

3.3 Membuat kamus data 7 hari 20 Februari 2013 27 Februari 2013

3.4 Membuat process specification 10 hari 28 Februari 2013 11 Maret 2013

3.5 Membuat entity relationship diagram

(ERP) 5 hari 12 Maret 2013 17 Maret 2013

4. Desain Aplikasi 30 hari 18 Maret 2013 17 April 2013

4.1 Menentukan software yang diperlukan 3 hari 18 Mei 2013 21 Mei 2013

4.2 Merancang aplikasi 10 hari 22 Mei 2013 01 Juni 2013

4.3 Dokumentasi desain aplikasi 5 hari 02 Juni 2013 07 Juni 2013

5. Programming/Coding 20 hari 08 Juni 2013 28 Juni 2013

5.1 Menentukan bahasa pemrograman

yang dibutuhkan 3 hari 29 Juni 2013 01 Juli 2013

5.2 Melaukukan coding aplikasi 30 hari 02 Juli 2013 02 Agustus 2013

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama : Umi Lestari Nama : Saepudin Nirwan

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek

Tanggal : 13-02-2013 Tanggal : 13-02-2013

Page 28: Menejemen Proyek

3. RENCANA ANGGARAN BELANJA PROYEK:

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK

Nama Proyek : Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan dan

Absensi Pada Bagian Personalia di PT HARTONO ISTANA

TEKNOLOGI

Manajer Proyek : Umi Lestari

Bidang : Teknik Informatika / Kepegawaian

Dibuat oleh : Umi Lestari

Tanggal : 13-02-2013

WBS Gugus Tugas (Task) Proyek

Jam

Tenaga

Kerja

Tarif

Tenaga

Kerja

Jumlah

Tenaga

Kerja

Biaya

Tenaga

Kerja

Biaya

Lain

2

Total per

Task

1.0. Pengumpulan Data 80 jam - - - - -

1.1. Melakukan wawancara

(interview) 2 jam - - - -

1.2. Proses Kuisoner 2 jam - - - -

2.0. Analisis Data 240 jam 2.000.000,- 1 org 2.000.000 - 4.000.000,-

2.1. Menentukan metode yang

dibutuhkan 24 jam 700.000,- - 700.000,- -

2.2. Menentukan struktur organisasi

pekerjaan pada user 24 jam

700.000,- -

700.000,- -

2.3. Menentukan kebutuhan user 48 jam 800.000,-

- 800.000,-

-

2.4. Menentukan proses yang

berjalan pada sistem 168 jam

750.000,- -

750.000,- -

Page 29: Menejemen Proyek

WBS Gugus Tugas (Task) Proyek

Jam

Tenaga

Kerja

Tarif

Tenaga

Kerja

Jumlah

Tenaga

Kerja

Biaya

Tenaga

Kerja

Biaya

Lain

2

Total per

Task

3.0. Design 240 jam 1.000.000,- 1 org 1.000.000,- - 2.000.000,-

3.1. Menentukan software yang

digunakan 24 jam - - - -

3.2. Merancang aplikasi 216 jam 1.500.000,- - 1.500.000,- -

4.0. Coding 720 jam 3.000.000,- 1 org 3.000.000,- - 6.000.000,-

4.1. Menentuka bahasa

pemrograman yang dibutuhkan 24 jam - - - -

4.2. Melakukan coding aplikasi 696 jam 3.000.000,- - 3.000.000,- -

5.0. Testing 72 jam - 1 org - -

5.1. Menguji aplikasi 72 jam - - - -

Lain-lain:

1. Pulsa Modem untuk akses

internet.

2. Listrik.

24 jam

24 jam

100.000,-

150.000,-

-

100.000,-

150.000,-

-

300.000,-

300.000,-

Sub-Total: 1344 jam 13.700.000,- 4 org 13.700.000,- - 12.600.000,-

PERENCANAAN TOTAL 1344 jam 13.700.000,- 4 org 13.700.000,- - 12.600.000,-

Page 30: Menejemen Proyek

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama : Umi Lestari Nama : Saepudin Nirwan

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek

Tanggal : 13-02-2013 Tanggal : 13-02-2013

Page 31: Menejemen Proyek

PEDOMAN HASIL KERJA

(WORK RESULT GUIDLINE)

Nama Proyek : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KARYWAN DAN ABSENSI PADA BAGIAN PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

Manajer Proyek : Umi Lestari Bidang : Teknik Informatika / Kepegawaian

Dibuat oleh : Umi Lestari

Tanggal : 12-02-2013

Hasil #1

Sesuai dengan scope & jadual

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran

Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Hasil #2

Sesuai dengan scope & jadual

Page 32: Menejemen Proyek

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadual

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran

Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

TABEL PENELUSURAN AKTIVITAS

(ACTIVITY TRACKING TABLE)

Nama Proyek : Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan dan Absensi Pada Bagian Personalia di PT HARTONO ISTANA

TEKNOLOGI

Manajer Proyek : Umi Lestari

Bidang : Teknik Informatika/ Kepegawaian

Dibuat oleh : Umi Lestari

Tanggal : 13-02-2013

No

WBS Deskripsi Aktivitas Jadwal Perencanaan Jadwal Aktual

Jadwal Target

Page 33: Menejemen Proyek

Mulai Selesai Durasi Mulai Selesai Dur

asi. Mulai Selesai Durasi

1. Pengumpulan Data 10-01-

2013

13-01-

2013 3 10-02-13 24-02-13 10 10-02-13 24-02-13 10

1.1 Melakukan Observasi 14-01-

2013

14-01-

2013 1 10-02-13 10-02-13 1 10-02-13 10-02-13 1

2. Analisis Data 15-01-

2013

17-01-

2013 2 16-02-13 16-02-13

1 16-02-13 16-02-13

1

2.1 Menentukan metode yang dibutuhkan 17-01-

2013

27-01-

2013 10 17-02-13 17-02-13

1 17-02-13 17-02-13

1

2.2 Menentukan struktur organisasi pekerjaan pada

user

28-01-

2013

28-01-

2013 1 18-02-13 18-02-13

1 18-02-13 18-02-13

1

2.3 Menentukan kebutuhan user 29-01-

2013

29-01-

2013 1 19-02-13 19-02-13

1 19-02-13 19-02-13

1

2.4 Menentukan proses yang berjalan pada sistem 30-01-

2013

31-01-

2013 2 20-02-13 20-02-13

1 20-02-13 20-02-13

1

3. Analisis Sistem 01-02-

2013

07-02-

2013 7 21-02-13 21-02-13

1 21-02-13 21-02-13

1

3.1 Membuat statement of purpose, event list dan

UML

08-02-

2013

18-02-

2013 10 22-02-13 22-02-13

1 22-02-13 22-02-13

1

3.2 Membuat Use Case Diagram 19-02-

2013

19-02-

2013 1 23-02-13 24-02-13 2 23-02-13 24-02-13 2

3.3 Membuat kamus data 20-02-

2013

27-02-

2013 7 26-02-13 04-03-13 6 26-02-13 04-03-13 6

Page 34: Menejemen Proyek

No

WBS Deskripsi Aktivitas

Jadwal Perencanaan Jadwal Aktual

Jadwal Target

Mulai Selesai Durasi Mulai Selesai Dur

asi. Mulai Selesai Durasi

3.4 Membuat process specification 28-02-

2013

11-02-

2013 10 26-02-13 27-02-13 1 26-02-13 27-02-13 1

3.5 Membuat entity relationship diagram (ERP) 12-03-

2013

17-03-

2013 5 28-03-13 28-03-13 2 28-03-13 28-03-13 2

4. Desain Aplikasi 18-03-

2013

17-04-

2013 30 01-03-13 04-03-13 3 01-03-13 04-03-13 3

4.1 Menentukan software yang diperlukan 18-05-

2013

21-05-

2013 3 06-03-13 22-03-13 54 06-03-13 22-03-13 54

4.2 Merancang aplikasi 22-05-

2013

01-06-

2013 10 06-03-13 15-04-13 49 06-03-13 15-04-13 49

4.3 Dokumentasi desain aplikasi 02-06-

2013

07-06-

2013 5 16-04-13 22-04-13 5 16-04-13 22-04-13 5

5. Programming/Coding 08-06-

2013

28-06-

2013 20 17-04-13 22-04-13 4 17-04-13 22-04-13 4

5.1 Menentukan bahasa pemrograman yang

dibutuhkan

29-06-

2013

01-07-

2013 3 17-04-13 17-04-13 1 17-04-13 17-04-13 1

5.2 Melaukukan coding aplikasi 02-07-

2013

02-08-

2013 30 20-04-13 20-04-13 1 20-04-13 20-04-13 1

Page 35: Menejemen Proyek

PERKIRAAN BIAYA PENYELESAIAN PROYEK

(ESTIMATION COST AT COMPLETION)

Nama Proyek : Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan dan Absensi Pada Bagian Personalia di PT HARTONO ISTANA

TEKNOLOGI

Manajer Proyek : Umi Lestari

Bidang : Teknik Informatika / Kepegawaian

Dibuat oleh : Umi Lestari

Tanggal : 13-02-2013

Analisa dalam Jam Analisa dalam Rupiah

No

WBS Deskripsi Aktivitas

Jam

Anggaran

Jam

Aktual

Est. to

Complete

Est. at

Complete Selisih

Rupiah

Anggaran

Rupiah

Aktual

Est. to

Complete

Est. at

Complete Selisih

1.0 Pengumpulan

Data 15 13 500.000 500.000 2 jam 7.500.000 6.500.000 7.500.000 6.500.000 1000.000,-

2.0 Analisis Data 8 5 300.000 300.000 3 jam 2.400.000 2.400.000 2.400.000 2.400.000 -

3.0 Analisis Sistem 50 44 250.000 250.000 6 jam 12.500.000 11.000.000 12.500.000 11.000.000 1.500.000,-

4.0 Desain Aplikasi 10 5 250.000 250.000 5 jam 2.500.000 2.500.000 2.500.000 2.500.000 -

5.0 Programming/Cod

ing 80 75 400.000 400.000 5 jam 32.000.000 30.000.000 3.2000.000 30.000.000 2.000.000

TOTAL 163 142 1.700.000 1.700.000 21 56.900.000

52.400.000

28.100.000

52.400.000

4.500.000,-

Rata-rata biaya per jam…….

Page 36: Menejemen Proyek

LAPORAN KEMAJUAN PROYEK (PROJECT PROGRESS REPORT)

Nama Proyek : Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan dan Absensi Pada

Bagian Personalia di PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

Pemilik Proyek : Saepudin Nirwan

Manajer Proyek : Umi Lestari

Periode : ….. s/d …..

1. Status

2. Hasil (Deliverables) & Milestones

Deskripsi Tanggal Perencanaan Tanggal Aktual

Mulai Selesai Mulai Selesai

Pengumpulan Data 10-01-2013 13-01-2013 10-02-13 24-02-13

Analisis Data 15-01-2013 17-01-2013 16-02-13 16-02-13

Analisis Sistem 01-02- 2013 07-02-2013 21-02-13 21-02-13

Desain Aplikasi 18-03-2013 17-04-2013 01-03-13 04-03-13

Programming/Coding 08-06-2013 28-06-2013 17-04-13 22-04-13

Perkiraan Penambahan durasi (hari) : - (Pengurangan Hari pada tanggal actual & lebih cepat)

Perkiraan Biaya untuk Menyelesaikan :- (Pengurangan Hari pada tanggal actual & lebih cepat)

Page 37: Menejemen Proyek

Dibuat oleh Disetujui oleh

Nama : Umi Lestari Nama : Saepudin Nirwan

Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek

Tanggal : 13-02-2013 Tanggal : 13-02-2013

Page 38: Menejemen Proyek

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir :

Nama Proyek : Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan dan Absensi Pada

Bagian Personalia di PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

Manajer Proyek : Umi Lestari

Bidang : Teknik Informatika / Kepegawaian

Nama Pengusul :

Tanggal : 13-02-2013

Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:

………..

………..

………..

Usul Diterima / Tidak ?

Bila tidak berikan alasan

.........

.........

Diajukan oleh :

Umi Lestari

Tanggal: 13-02-2013

Disetujui oleh:

Saepudin Nirwan

Tanggal: 13-02-2013

Page 39: Menejemen Proyek

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek : Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan dan Absensi Pada Bagian Personalia di PT HARTONO ISTANA

TEKNOLOGI

Manajer Proyek : Umi Lestari

Bidang : Teknik Informatika / Kepegawaian

No

CRF

Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal

Persetujuan

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.

Page 40: Menejemen Proyek

CATATAN PERTEMUAN/RAPAT

(MINUTES OF MEETING)

Nama Proyek : Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan dan Absensi Pada

Bagian Personalia di PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

Manajer Proyek : Umi Lestari

Perihal : -

Peserta Rapat : Seluruh anggota tim proyek

Lokasi Rapat : POLITEKNIK POS INDONESIA

Dibuat oleh : Umi Lestari

Tanggal : 13-02-2013

A. Agenda

1. Pertemuan Pembukaan

2. Pertemuan Tim Proyek

3. Pertemuan Penutupan

B. Isu yang Didiskusikan

• Perencanaan Manajemen Proyek

• MoM dan Laporan Kemajuan Proyek (Project Programs report ) & kelengkapannya :

Form/Catatan Permintaan Perubahan.

• MoM dan Rencana Kerja

Laporan Kemajuan Kerja yang telah diperbarui

Page 41: Menejemen Proyek

C. Daftar Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Mulai Selesai

1. Rencana kerja Perencanaan Manajemen Proyek 01-02-13

03-02-13

2. Memantau dan mengontrol perubahan yang

terjadi

3. Me-review Rencana Kerja yang telah dilakukan

4. Serah Terima Proyek

04-02-13

07-02-13

09-02-13

06-02-13

08-02-13

09-02-13

Dibuat oleh Diketahui oleh Disetujui oleh

Nama : Umi Lestari Nama : Umi Lestari Nama : Saepudin Nirwan

Jabatan : Administrator Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek

Tanggal : 13-02-2013 Tanggal : 13-02-2013 Tanggal : 13-02-2013

Page 42: Menejemen Proyek

LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK No. 01/DIV/TI/3E/2013

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Umi Lestari Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager) Alamat : Jln. Sarijadi-Raya Blok 2 No. 140 Bandung

Selaku Pelaksana Proyek PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KARYAWAN DAN ABSENSI PADA BAGIAN PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI dengan spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan “Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek” (terlampir).

Dengan ini kami melaporkan bahwa pelaksanaan proyek PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KARYAWAN DAN ABSENSI

PADA BAGIAN PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI berdasarkan Surat Penugasan Nomor : No. 01/DIV/TI/3E/2013

Tanggal 12 bulan 02 tahun 2013 telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Demikian Laporan Pelaksanaan Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 15-02-2013 Pelaksana Proyek

Umi Lestari

Manajer Proyek

Page 43: Menejemen Proyek

LAPORAN PENYELESAIAN PROYEK No. 01/DIV/TI/3E/2013

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Saepudin Nirwan Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner) Alamat : Sukabumi

Selaku Pengawas Pelaksana Proyek PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KARYWAN DAN ABSENSI PADA BAGIAN PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI dengan spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan “Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek” (terlampir).

Berdasarkan Laporan Pelaksanaan Proyek No. 01/DIV/TI/3E/2013 tanggal 12 bulan 02 tahun2013 dari Manajer Proyek, bersama ini kami

melaporkan bahwa penyelesaian proyek PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KARYWAN DAN ABSENSI PADA BAGIAN

PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI berdasarkan Surat Penugasan Nomor: 01/DIV/TI/3E/2013 tanggal 12 bulan 02 tahun

2013 telah diselesaikan dengan baik. Demikian Laporan Penyelesaian Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Bandung, 12-02-2013 Pengawas Pelaksana Proyek

SAEPUDIN NIRWAN

Pemilik Proyek

Page 44: Menejemen Proyek

BERITA ACARA PENYELESAIAN PROYEK No. 01/DIV/TI/3E/2013

Yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama : Saepudin Nirwan Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner) Alamat : Sukabumi Selanjutnya disebut : Pengawas Proyek

2. Nama : Umi Lestari Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager) Alamat : Bandung Selanjutnya disebut : Pelaksana Proyek

Menerangkan sebagai berikut:

1. Proyek :

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KARYWAN DAN ABSENSI PADA BAGIAN PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

2. Nomor Surat Tugas / tanggal : 01/DIV/TI/3E/2013 tanggal 12 bulan 02 tahun 2013 telah selesai dikerjakan. Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 12-02-2013

Pelaksana Proyek Pengawas Proyek

Umi Lestari Saepudin Nirwan Manajer Proyek Pemilik Proyek

Page 45: Menejemen Proyek

BERITA ACARA SERAH TERIMA PROYEK No. 01/DIV/TI/3E/2013

Pada hari ini Selasa tanggal 12 bulan 02 tahun 2013, kami yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama : Saepudin Nirwan Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner) Alamat : Sukabumi

2. Nama : Umi Lestari Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager) Alamat : Bandung

Menerangkan sebagai berikut:

1. Proyek :

: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KARYWAN DAN ABSENSI PADA BAGIAN PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

2. No. Surat Penugasan / tanggal : : 01/DIV/TI/3E/2013 tanggal 12 bulan 02 tahun 2013

3. Pelaksanaan Proyek telah selesai berdasarkan Berita Acara Penyelesaian Proyek Nomor: 01/DIV/TI/3E/2013 tanggal 12 bulan 02 tahun 2013 dan Laporan Penyelesaian Proyek nomor: 01/DIV/TI/3E/2013 tanggal 12 bulan 02 tahun 2013

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. PELAKSANA PENGAWAS PELAKSANA

Umi Lestari Saepudin Nirwan Manajer Proyek Pemilik Proyek