MEMO DAN SURAT

53
1

description

MEMO DAN SURAT. MEMO Singkatan dari memorandum  bentuk komunikasi tertulis yang di dalamnya berupa pesan singkat. Merupakan jenis surat dinas yang dipakai secara intern dalam suatu instansi/ lembaga dan bersifat informal. - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of MEMO DAN SURAT

Page 1: MEMO  DAN  SURAT

1

Page 2: MEMO  DAN  SURAT

2

MEMOSingkatan dari memorandum bentuk komunikasi tertulis yang di dalamnya berupa pesan singkat.Merupakan jenis surat dinas yang dipakai secara intern dalam suatu instansi/ lembaga dan bersifat informal.Biasanya berupa pertanyaan, perintah, informasi, peringatan, permintaan, atau harapan.

Page 3: MEMO  DAN  SURAT

3

Pesan-pesan yang disampaikan dalam memo singkat, dan tidak dikenal adanya pembuka atau kalimat penutup tetapi penulis langsung kepada pesan yang dimaksudkannya.Biasanya berupa perintah dari atasan kepada bawahannya.Isinya singkat dan pendek.

Page 4: MEMO  DAN  SURAT

4

Sistematika Penulisan Memo :

Keterangan MEMO 1. kepala memo Dari : ………. 2 2. penulis memo Untuk :. …. 3 3. pihak yang dituju ................................................ 4 4. isi memo ..............................5 5. tanggal penulisan

..............................6 6. identitas jabatan …………………….7 7. tanda tangan

…………………….8 8. nama penulis

1

Page 5: MEMO  DAN  SURAT

5

Contoh : PT. BUKIT BARISAN

Jalan Hasanudin No.14 Bandung

MEMO Kepada : Kepala bagian Personalia Dari : Direktur Utama Kami minta laporan kepegawaian secepatnya. Terima kasih.

3 April 2006 Direktur Utama,

Danu Wijaya

Page 6: MEMO  DAN  SURAT

6

SURATSarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.Informasi itu dapat berupa :- pemberitahuan- pernyataan- perintah- permintaan / permohonan- laporan

Page 7: MEMO  DAN  SURAT

7

FUNGSI SURAT1. Sebagai sarana komunikasi.2. Sebagai alat untuk menyampaikan

pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiranatau gagasan.

3. Sebagai alat bukti tertulis.4. Sebagai alat untuk mengingat.5. Sebagai bukti historis.6. Sebagai pedoman kerja.

Page 8: MEMO  DAN  SURAT

8

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkanatas 3 jenis, yaitu :1. Surat pribadi2. Surat dinas3. Surat niaga

Page 9: MEMO  DAN  SURAT

9

1. Surat PribadiSurat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.

Page 10: MEMO  DAN  SURAT

10

2. Surat DinasSegala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

Page 11: MEMO  DAN  SURAT

11

3. Surat NiagaSurat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.Macam-macam surat niaga :- surat penawaran - surat pengaduan- surat pesanan - surat pengiriman- surat pembayaran barang- surat penagihan - dan sebagainya.

Page 12: MEMO  DAN  SURAT

12

Bagian-bagian surat pribadi :

…………………..….1

…….…..2 …….......3

…………….……………….4 ………………….………….5 …………………….……….6

…………….7…………….8…………….9

1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat

2. Alamat surat 3. Salam pembuka 4. Kalimat pembuka5. Isi surat 6. Kalimat penutup7. Salam Penutup 8. Tanda tangan 9. Nama pengirim

Page 13: MEMO  DAN  SURAT

13

Bagian-bagian surat dinas

1. Kepala surat

2. No,Lampiran ,Perihal 3. Tanggal,bulan,tahun

penulisan surat 4. Alamat surat 5. Salam pembuka

6. Kalimat pembuka 7. Isi surat 8. Kalimat penutup 9. Salam penutup

10. Tanda tangan 11. Nama pengirim

1

………. …………..3

……….2

………..

………..4

………..5

………………………………….6

………………………………….7

………………………………….8

………………..9

………………10

……………....11

Page 14: MEMO  DAN  SURAT

14

Kerangka isi surat :1. Paragraf pembuka2. Paragraf isi3. Paragraf penutup

Page 15: MEMO  DAN  SURAT

15

Penulisan bagian-bagian surat1. Kepala surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas : a. nama instansib. alamat lengkapc. nomor telepond. nomor kotak pose. lambang atau logo

Page 16: MEMO  DAN  SURAT

16

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut :1. Nama instansi jangan disingkat, misal-

nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan Bimas, tetapi Biro pendidikan

dan Pelatihan, Departemen Pendidikan Nasional, Badan Bimbingan Masyarakat.2. Kata jalan jangan disingkat Jln. atau Jl.

tetapi Jalan.

Page 17: MEMO  DAN  SURAT

17

3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat Tlp.,Tilp.,Telp.

4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O. Box.

5. Logo atau lambang disertakan apabila ada.

Page 18: MEMO  DAN  SURAT

18

Contoh :

PEMERINTAH KOTA DEPOKDINAS PENDIDIKAN

SMP NEGERI 11 DEPOKJalan Murbai Komplek Sukatani Permai Cimanggis, Kota Depok 16954

Telepon (021) 8740148

Page 19: MEMO  DAN  SURAT

19

Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.Contoh :

PEMERINTAH KOTA DEPOKDINAS PENDIDIKAN

SMP NEGERI 11 DEPOKJALAN MURBAI KOMPLEK SUKATANI PERMAI CIMANGGIS KOTA DEPOK

16954 TELEPON (021) 8740148

Page 20: MEMO  DAN  SURAT

20

2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal

Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali

huruf kapital. Nomor, Lampiran, dan Hal

diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Penulisan No. dan Lamp. Harus taat asas.

Page 21: MEMO  DAN  SURAT

21

Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.

Contoh : Nomor: 110/U/DS/2006 atau

No.: 110/U/DS/2006

Page 22: MEMO  DAN  SURAT

22

Bila penulisan kode surat dengan angka, penulisannya dibatasi tanda titik atau tanda hubung.Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau

Nomor: 10-10-3-03-90Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.Contoh : Lampiran: Satu berkas atau

Lamp.: Satu berkas

Page 23: MEMO  DAN  SURAT

23

Penulisan Hal hendaklah menggambarkan

pesan yang ada dalam isi surat.Contoh :

- Hal: Permohonan tenaga pengajar

Page 24: MEMO  DAN  SURAT

24

3. Tanggal surat Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka.

Untuk surat pribadi dicantumkan nama kota.

Page 25: MEMO  DAN  SURAT

25

Untuk surat dinas tidak dicantumkannama kota karena nama kota sudahtercantum pada kepala surat.

Contoh :22 Februari 200613 November 2005

Page 26: MEMO  DAN  SURAT

26

4. Penulisan alamat surat ada dua bentuk, yaitu :1. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kanan atas

(terletak di bawah tanggal bulan, dan tahun surat ).

2. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kiri atas (terletak di bawah bagian hal).

Page 27: MEMO  DAN  SURAT

27

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat :Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan(pemilik nama).

Page 28: MEMO  DAN  SURAT

28

Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informatif.

Page 29: MEMO  DAN  SURAT

29

Penulisan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah.Kata sapaan hendaknya ditulis penuh seperti : Bapak, Ibu, Sdr.

Page 30: MEMO  DAN  SURAT

30

Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau pangkat tidak boleh mengikuti kata sapaan.Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.

Page 31: MEMO  DAN  SURAT

31

Contoh :Yth. Bapak HandoyoKepala Biro Tata UsahaDepartemen AJalan Pattimura Raya 17Jakarta

Page 32: MEMO  DAN  SURAT

32

5. Penulisan salam pembuka Penulisan salam pembuka ditulis dengan huruf awal kapital (Dengan). Huruf pertama kata hormat huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat).

Pada akhir salam pembuka, dibubuhkan tanda koma (,) bukan tanda titik, titik dua (Dengan hormat,).

Page 33: MEMO  DAN  SURAT

33

Bila salam pembuka Assalamu’alaikumwarohmatullahi wabarokatuh ditulis lengkap dengan diikuti tanda koma atau

disingkat Assalamu’alaikum w.w.,

Page 34: MEMO  DAN  SURAT

34

Contoh ungkapan salam pembuka :- Salam sejahtera,- Saudara….- Saudara… yang terhormat,- Ibu… yang terhormat,- Bapak… yang terhormat,- Salam perjuangan,- Merdeka,

Page 35: MEMO  DAN  SURAT

35

Penulisan salam penutup : 1. Huruf pertama kata Hormat,

Salam, dan Wassalam ditulis dengan huruf kapital.2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik, atau tanda baca lain.

Contoh : - Hormat saya,- Salam takzim,- Hormat kami,

Page 36: MEMO  DAN  SURAT

36

6. Isi SuratSecara garis besar, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu :

a. Paragraf pembuka Paragraf pembuka

mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan, misalnya pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.

Page 37: MEMO  DAN  SURAT

37

Contoh : 1) Kami ingin memberitahukan kepada

Saudara bahwa…. 2) Salah satu proyek Penelitian adalah

meneliti sastra Jawa. Sehubungan dengan itu,….

3) OSIS SMP Negeri Taruna akan menyelenggarakan Seminar sehari

“Remaja dan Permasalahannya”, pada tanggal 31 Maret 2006, di Graha Insan Cita, Jalan RTM Cimanggis, Depok.

Page 38: MEMO  DAN  SURAT

38

b. Paragraf IsiParagraf isi mengemukakan hal

yang perlu disampaikan kepada penerima surat.

Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.

Contoh :Surat Anda telah kami terima.

Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.

Page 39: MEMO  DAN  SURAT

39

c. Paragraf Penutup Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat, dan dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

Page 40: MEMO  DAN  SURAT

40

Contoh : 1) Atas perhatian Saudara, kami

ucapkan terima kasih. 2) Atas perhatian dan kerja sama

Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.

3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

Page 41: MEMO  DAN  SURAT

41

7. Nama Pengirim Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dan salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.

Page 42: MEMO  DAN  SURAT

42

Penulisan nama pengirim :

1) Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.

2) Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri tanda titik.

3) Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

Page 43: MEMO  DAN  SURAT

43

Contoh : Hormat kami,

Drs. Doni Damari Kepala

atauHormat kami, Kepala,

Drs. Doni Damari NIP. 130678991

Page 44: MEMO  DAN  SURAT

44

Latihan soal-soal!1. Pembina OSIS di sekolahmu

mengirim memo kepada Ketua OSIS agar mempersiapkan diri mengikuti lomba kebersihan antar-SMP se-Kota Depok.

Isi memo yang tepat untuk ilustrasi tersebut adalah….

Page 45: MEMO  DAN  SURAT

45

Jawaban :Kepada : Ketua OSISDari : Pembina OSIS

Harap segera disiapkan sekolah kita menjadi peserta lomba kebersihan antar-

SMP se-Kota Depok.Terima kasih.

4 April 2006Pembina OSIS,

Natadipraja,S.Pd

Page 46: MEMO  DAN  SURAT

46

2. (1) Kepada (2) Yth. (3) Bapak (4) Pimpinan PT. Perkasa (5) di TempatKata yang tidak diperlukan pada alamat surat tersebut adalah….

Jawaban : Nomor (1) dan (3)

Page 47: MEMO  DAN  SURAT

47

3. Dalam rangka memperingati HUT RI, kami akan mengadakan perlombaan olahraga voli.

Sehubungan dengan itu sudilah kiranya Bapak mengizinkan kami untuk menggunakan lapangan voli di

sekolah yang Bapak pimpin.Penggalan surat tersebut

berisi….Jawaban :Permohonan izin

Page 48: MEMO  DAN  SURAT

48

4. Kepala Sekolah akan menghadiri Rapat di Dinas Pendidikan Kota.

Beliau menulis memo yang ditujukan kepada Wakil Kepala Sekolah agar memperhatikan KBM di sekolah sampai berakhir.

Isi memo yang tepat sesuai dengan ilustrasi tersebut adalah….

Page 49: MEMO  DAN  SURAT

49

Jawaban :Bapak Suseno, tolong perhatikan KBM di sekolah. Saya akan rapat di Dinas Pendidikan Kota. Terima kasih.

Page 50: MEMO  DAN  SURAT

50

5. Penutup surat untuk permohonan bantuan meminjam barang yang paling tepat adalah….

Jawaban : Atas perhatian dan bantuan

Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Page 51: MEMO  DAN  SURAT

51

6. Seorang siswa berkirim surat kepada wali kelasnya yang berisi permintaan untuk tidak masuk sekolah karena mengikuti pertandingan olahraga gerak jalan.

surat yang dikirimkannya merupakan….

Jawaban :Surat permohonan izin

Page 52: MEMO  DAN  SURAT

52

7. Adinda mengabarkan bahwa penyakit jantung ayah kambuh. Untuk itu, Adinda mohon Kak Roni pulang ke Yogyakarta. Tolong Paman Reza di Bogor dikabari. Dinda rasa itu saja yang Adinda sampaikan, tak lupa kita saling berdoa untuk semuanya.

Isi berita pada surat pribadi tersebut adalah….

Page 53: MEMO  DAN  SURAT

53

Jawaban :Pemberitahuan penyakit

jantung ayah kambuh.