1

MEMBUDAYAKAN KNOWLEDGE SHARING DI PERPUSTAKAAN:

Upaya dan Solusi Pustakawan Referensi Untuk Memenuhi kebutuhan

Informasi Pengguna1

Wahid Nashihuddin Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah - LIPI

Korespondensi: mamaz_wait@yahoo.com

ABSTRAK Knowledge sharing merupakan salah satu cara yang efektif bagi pustakawan referensi untuk

mengetahui berbagi kebutuhan informasi pengguna dan bahan menetapkan solusi perbaikan

layanan perpustakaan. Melalui knowledge sharing, pustakawan mendapatkan berbagai saran, kritik,

dan ide untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi penggunanya. Khususnya bagi pustakawan

referensi yang dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya sehari-hari selalu berhadapan dengan

pemustaka, tentunya harus aktif dan inovatif membantu untuk memenuhi kebutuhan informasi

mereka. Tulisan ini membahas tentang perlunya pustakawan referensi membudayakan knowledge

sharing di perpustakaan dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Tujuan tulisan ini

untuk menjelaskan proses dan cara membudayakan knowledge sharing di perpustakaan, di mana

perlukan peran aktif dan contoh dari pustakawan referensi. Kesimpulan kajian ini adalah

pustakawan referensi perlu menggalakan knowledge sharing di perpustakaan dan

mendokumentasikan hasil knowledge sharing dalam rangka evaluasi peningkatan mutu layanan

perpustakaan yang lebih baik.

Keywords: Knowledge; Knowledge sharing; Reference librarian; Communication; Library.

1. PENDAHULUAN

Kebutuhan informasi pengguna perpustakaan atau pemustaka di era global ini

semakin kompleks, dan informasi sudah menjadi kebutuhan utama manusia (selain papan,

pangan, sandang). Rusmana (2015) mengatakan bahwa informasi kini sudah menjadi sumber

kekuatan (information is power) yang mendorong orang untuk berlomba mencari dan

mengumpulkan informasi, dan belajar untuk menjadi ahli informasi. Oleh karena itu, masyarakat

sekarang ini dapat disebut juga sebagai masyarakat informasi. Masyarakat informasi adalah

masyarakat yang sadar akan pentingnya informasi, tergantung pada informasi dan menjadikan

informasi tersebut sebagai dasar meningkatkan taraf dan kualitas kehidupan manusia.

Peningkatan kebutuhan informasi pengguna ini menjadi tantangan dan sekaligus

peluang bagi pustakawan untuk menyediakan dan memberikan sumber-sumber referensi

atau literatur yang terbaik kepada mereka. Salah satu upaya untuk memberikan pelayanan

yang terbaik kepada pemustaka adalah dengan meningkatkan komunikasi yang efektif

melalui kegiatan berbagi pengetahuan (knowledge sharing).

Melalui knowledge sharing, pustakawan dapat mengidentifikasi berbagai

kebutuhan informasi pengguna dan menetapkan solusi perbaikan yang bijaksana (disertai

1 Karya Tulis Pustakawan Berprestasi Tingkat Provinsi DKI Jakarta Tahun 2016, 19-20 Juli 2016

2

dengan berbagai pertimbangan yang matang hasil koordinasi dengan berbagai pihak).

Knowledge sharing dilakukan pustakawan tidak hanya dengan menjawab pertanyaan

pemustaka dan mencarikan literatur/koleksi di rak perpustakaan (setelah itu selesai), tetapi

ada tindak lanjut dan penawaran jasa informasi lain yang dimiliki perpustakaan dan

lembaga induknya dalam rangka peningkatan kerja sama dengan pengguna atau

stakeholders.

Kajian ini menegaskan bahwa knowledge sharing perlu dibudayakan oleh

pustakawan, khususnya pustakawan referensi (reference librarian), dalam rangka

“memakmurkan” perpustakaan dan meningkatan mutu layanan perpustakaan secara

berkesinambungan. Pustakawan referensi menjadi tolok ukur keberhasilan perpustakaan

dalam memberikan pelayanan kepada pengguna. Dalam pekerjaannya sehari-hari,

pustakawan referensi dihadapkan langsung permintaan informasi/literatur pengguna. Untuk

itu, pustakawan referensi harus mampu berkomunikasi dengan baik serta responsif

terhadap kebutuhan pengguna. Widyawan (2012) mengatakan bahwa untuk mengenali

pemustaka, pustakawan referensi harus mampu berkomunikasi secara efektif dengan

pemustaka untuk menemukan kebutuhan riil dan menyajikan pelayanan yang berkualitas.

Hal yang menarik lagi adalah ketika hasil knowledge sharing didokumentasikan

oleh pustakawan referensi agar dapat dibaca dan manfaatkan sebagai oleh pihak lain.

Dokumentasi tersebut berupa literatur sekunder yang dapat dimanfaatkan oleh petugas

perpustakaan dan pustakawan lain dalam memberikan pelayanan informasi kepada

pengguna perpustakaan, baik yang dilayani di tempat maupun via-online (email, social

media, instant messenger). Melihat urgensi dari penerapan budaya knowledge sharing di

perpustakaan ini, akan dibahas lebih lanjut dengan dua pokok permasalahan, yaitu: 1)

bagaimana cara membudayakan knowledge sharing di perpustakaan?; dan 2) bagaimana

proses knowledge sharing antara pustakawan referensi dengan pemustaka dan rekan kerja

lain dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi pengguna perpustakaan. Kedua hal

tersebut dijelaskan secara deskriptif pada pembahasan kajian ini.

2. TINJAUAN TEORI

2.1 Knowledge Sharing

Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) merupakan suatu proses di mana

para individu saling mempertukarkan pengetahuan mereka dari tacit knowledge

menjadi explicit knowledge (Gitanauli, 2010). Dingsoyr dan Conradi (2002)

mengatakan bahwa tacit knowledge adalah pengetahuan seseorang yang tidak dapat

diekspresikan secara eksplisit, tetapi ia dapat menuntun perilaku manusia sebagai

3

model mental, pengalaman, dan skill. Kemudian, explicit knowledge adalah

pengetahuan yang dapat diekpresikan dalam bentuk laporan, buku, pembicaraan,

komunikasi formal atau informal. Untuk menjadi suatu “pengetahuan” diperlukan

suatu proses penciptaan yang cukup cermat. Proses penciptaan pengetahuan dapat

dimulai dari mengumpulkan dan merekam data, mengumpulkan dan mengelola

informasi, hingga mengolah informasi menjadi pengetahuan. .

Sudarsono dan Imadianti (2012) menjelaskan bahwa istilah knowledge

managament (KM) di kalangan pustakawan telah dibahas International Federation of

Library Associations (IFLA) sejak tahun 2001. Perkembangan minat pada penerapan

KM dalam lingkungan perpustakaan dan jasa informasi menjadi alasan pustakawan

untuk memperdalam pemahaman atas beragam dimensi KM terkait dengan tugas

mereka. Penerapan KM (pada Devisi III Library Service-IFLA) bertujuan untuk: 1)

mendukung penerapan budaya KM dalam lingkungan perpustakaan dan informasi; 2)

memberikan landasan internasional bagi komunikasi profesional dan pemahaman yang

signifikan atas KM bagi pustakawan dan lembaga mereka; serta 3) mengikuti

perkembangan KM dan mempromosikan penerapannya dalam komunitas IFLA. Sejak

saat itu, banyak pustakawan yang tertarik untuk mendalami pemahaman tentang KM

agar dapat diterapkan di organisasi mereka. Hal penting dari penerapan KM ini yaitu

mengumpulkan dan menghubungkan, sehingga sebaran pengetahuan dalam organisasi

menjadi semakin luas dan mendalam.

The International Federation of Library Associations/IFLA (2015)

menyatakan perlu ditingkatkan diskusi sesama anggota dan pengelola perpustakaan

dalam rangka meningkatkan manajemen pengelolaan pengetahuan di perpustakaan,

yang disertai dengan strategi, proses, dan praktek pengelolaan pengetahuan global,

seperti berbagi pengetahuan untuk knowledge management (KM) di perpustakaan.

Tujuan dari KM tersebut untuk menciptakan, menyimpan, berbagi, menerapkan, dan

menggunakan kembali pengetahuan organisasi untuk memungkinkan suatu organisasi

untuk mencapai sasaran dan tujuan KM, baik berupa tercipta pengetahuan tacit

(keahlian), pengetahuan implicit, maupun pengetahuan explicit dan pengetahuan

prosedural. Pernyataan IFLA tersebut dapat dijelaskan bahwa dalam praktek KM,

knowledge sharing dilaksanakan dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan organisasi

dengan mengolah pengetahuan tacit menjadi pengetahuan explicit yang

terdokumentasi dan prosedural.

Nonaka dan Takeuchi (1995) mengatakan bahwa proses penciptaan

pengetahuan penting bagi karyawan secara individual. Penciptaan pengetahuan dapat

4

dipandang sebagai proses internalisasi pengetahuan individu ke pengetahuan

organisasi. Pengetahuan diciptakan melalui interaksi antar individual pada berbagai

level organisasi. Di perpustakaan, Chen, Chu, dan Xu (2012) menjelaskan ada empat

kategori proses transfer pengetahuan, yaitu: a) berbagi pengetahuan antara pustakawan

dengan pengguna untuk saling berbagi sumber informasi; b) penyebaran informasi

melalui berita dan pengumuman yang di update dari perpustakaan; c) komunikasi

yang ditujukan ke individual; serta d) percakapan antara pustakawan dan pemustaka

atau antar-pemustaka.

2.2 Komunikasi Pustakawan

Kunci keberhasilan proses knowledge sharing adalah komunikasi. Komunikasi

yang terjadi di perpustakaan, baik antara pustakawan dengan pemustaka atau

sebaliknya dikategorikan sebagai komunikasi interpersonal. Andayani (2009)

mengatakan komunikasi interpersonal sebagai suatu proses pengiriman pesan dari

komunikator kepada komunikan, baik secara langsung maupun melalui media.

Menurut Effendy (2003), komunikasi sangat penting di dalam perpustakaan untuk

menentukan kualitas layanan perpustakaan yang ideal, khususnya hubungan

komunikasi interpersonal. Melalui komunikasi interpersonal, pesan yang disampaikan

oleh satu orang dapat diterima orang lain.

Batubara (2011) mengatakan bahwa kompetensi komunikasi pustakawan

sangat berpengaruh terhadap keberhasilan layanan perpustakaan, terutama pustakawan

yang bertugas di bagian pelayanan. Spitzberg (1984:68) menjelaskan bahwa

kompetensi komunikasi sebagai kemampuan untuk berinteraksi, baik memberikan

penjelasan kepada orang lain, menunjuk pada ketepatan, kejelasan,

komprehensibilitas, koherensi, efektivitas keahlian, maupun kesesuaian.

2.3 Pustakawan Referensi

Pustakawan referensi adalah seorang pustakawan yang bekerja di pelayanan

publik, menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pengunjung perpustakaan di meja

referensi, melalui telepon, atau e-mail (Reitz, 2014). Widyawan (2012) mengatakan

kompetensi profesional seorang pustakawan referensi yaitu mampu memberikan

pelayan prima bagi pemustaka. Kompetensi profesional pustakawan referensi ini dapat

dibuktikan dengan perilaku, kemampuan, keterampilan, dan pengetahuan referensi

dalam memberikan pelayanan referensi yang bermutu. Beberapa wujud kompetensi

profesional dari seorang pustakawan referensi, yaitu:

5

1) Akses, pustakawan referensi mampu menganalisis dan menanggapi kebutuhan

pelayanan informasi serta mampu merancang dan mengelola pelayanan

referensi. Fokus utama dalam aspek akses ini yakni tentang pemahaman

pustakawan tentang kebutuhan dan perilaku informasi pemustaka sehingga

pustakawan perlu mengembangkan keterampilan untuk memenuhi kebutuhan

informasi pemustaka secara efektif.

2) Basis pengetahuan, pengetahuan pustakawan referensi mencakup: a) struktur

sumber informasi bidang utama pengguna; b) sarana informasi dasar, seperti

katalogisasi sistem komputer, sistem pencarian, pangkalan data, situs web,

pengelolaan jurnal dan monograf (cetak atau elektronik), dan video/rekaman

suara; c) pola penelusuran informasi dan perilaku pemustaka; d) prinsip-prinsip

komunikasi yang interaktif dengan pemustaka; e) mengetahui pengaruh

teknologi terhadap struktur informasi; f) hak cipta dan kekayaan intelektual;

serta g) standar kompetensi informasi.

3) Pemasaran, pemasaran ini merupakan aspek perencanaan strategis, yakni dengan

menetapkan promosi. Dalam kegiatan promosi ini, pustakawan harus

menetapkan tujuan, sasaran, dan strategi yang tepat untuk meningkatkan

pelayanan kepada pemustaka.

4) Kolaborasi, kolaborasi diartikan sebagai bekerja bersama dengan orang lain.

Kolaborasi berguna untuk memelihara hubungan baik dengan pemustaka dan

sejawat, baik di dalam maupun di luar perpustakaan. Pustakawan harus

bekerjasama dengan sejawat, organisasi profesi, dan kelompok lain untuk

memastikan bahwa pemustaka menerima pelayanan yang tepat.

5) Evaluasi dan penilaian sumber daya dan pelayanan, hal ini dilakukan secara

konsisten agar kebutuhan informasi pemustaka dapat terpenuhi dan pelayanan

informasi yang diberikan ke pemustaka hasilnya relevan. Pustakawan referensi

dituntut untuk memiliki kompetensi dalam mengevaluasi pelayanan yang

diberikan ke pemustaka, baik dilakukan secara formal maupun informal.

Menurut Helmi dan Iman (2009), hubungan yang bersifat formal ataupun

informasi di antara karyawan merupakan hal penting dalam berbagi pengetahuan

di dalam organisasi.

2.4 Kajian Sejenis

Safitri (2014) dalan artikelnya yang berjudul “Penerapan Knowledge Sharing

untuk Peningkatan Layanan Perpustakaan Perguruan Tinggi”, menjelaskan bahwa

6

knowledge sharing merupakan salah satu elemen penting di perpustakaan akademik.

Penerapan knowledge sharing tidak terlepas dari peranan teknologi informasi dan

komunikasi (TIK) untuk mempermudah segala aktivitas di perpustakaan. Penerapan

knowledge sharing memberikan beberapa keuntungan, baik bagi pustakawan maupun

pengguna (users). Konsep dasar penerapan knowledge sharing ini merujuk konsep

analisis yang dicetuskan oleh Nonaka dan Takeuchi (1995), yaitu SECI (Socialization,

Externalization, Combination, Internalization). Melalui penerapan SECI terjadi proses

perpindahan pengetahuan dengan aktivitas berbagi pengetahuan (knowledge sharing).

Di Perpustakaan, proses knowledge sharing dapat dilakukan dengan memanfaatkan

situs media sosial. Penerapan knowledge sharing melalui media sosial dan blog

perpustakaan serta motivasi diri bagi pustakawan untuk meningkatkan layanan

perpustakaan menjadi hal yang harus diperhatikan oleh pustakawan/pengelola

perpustakaan. Hasil kajian ini, yaitu: 1) perpustakaan perlu mengoptimalkan TIK

untuk berbagi pengatahuan dalam rangka peningkatan layanan informasinya, baik

melalui media sosial, blog, maupun wiki); 2) perlunya motivasi diri pustakawan untuk

berbagi pengetahuan; 3) perlunya reward (dalam berbagai bentuk) dari organisasi

sebagai bentuk penghargaan kepada pustakawan yang telah bersedia berbagi

pengetahuan.

Dong (2008) dalam artikelnya yang berjudul “Using Blog for Knowledge

Management in Libraries”, menjelaskan bahwa media online perpustakaan yang

dianggap efektif untuk berbagi pengetahuan dengan pengguna adalah blog. Blog

sebagai sarana yang lebih efektif untuk berbagi pengetahuan. Blog dapat membantu

perpustakaan membangun kesadaran pemustaka untuk berbagi pengetahuan. Selain

itu, blog dapat menjangkau tujuan dari manajemen pengetahuan (knowledge

management), yaitu berperan sebagai wahana komunikasi internal. Dalam komunikasi

internal, semua pustakawan dapat membagi pengetahuannya, baik yang bersifat tacit

maupun explicit. Penelitian serupa juga dilakukan oleh Forcier (2013) melalui

artikelnya yang berjudul “The Shoemaker’s Son: A Substantive Theory of Social

Media Use for Knowledge Sharing in Academic Libraries”, yang dilakukan pada

beberapa perpustakaan perguruan tinggi di Kanada. Hasil penelitiannya menunjukkan

bahwa media sosial telah terintegrasi ke dalam praktek berbagi pengetahuan. Blog dan

Wiki mendukung berbagi pengetahuan secara internal dengan kategori seperti

pengumuman, berita dan informasi ke pustakawan dan staf. Media sosial dapat

digunakan perpustakaan untuk berkomunikasi dan menyebarkan informasi kepada

pemustaka khususya untuk peningkatan layanan perpustakaan. Selain itu, media sosial

7

dapat digunakan untuk mendukung berbagi pengetahuan, khususnya tacit knowledge

yang dimiliki oleh para praktisi sehingga pustakawan dan pemustaka dapat

memperoleh keuntungan dari proses tersebut.

3. PEMBAHASAN

3.1 Membudayakan Knowledge Sharing di Perpustakaan

Keberhasilan penerapan KM di perpustakaan tidak dapat terlepas dari aktivitas

berbagi pengetahuan antar-pustakawan dengan pihak lain. Rodin, Kismiyati, dan

Margono (2011) bahwa pengimplementasian knowledge management tidak bisa

terlepas dari kegiatan knowledge sharing. Adanya kemauan untuk membagi

pengetahuan antar-individu sangat diperlukan dan dari pengetahuan individu-individu

disimpan sebagai pengetahuan organisasi. Budaya individualisme harus sudah mulai

ditinggalkan, ilmu yang dimiliki individu sudah mulai di-sharing ke para kolega demi

kemajuan organisasi. Knowledge sharing akan meningkatkan pemahaman antara

sesama anggota sehingga antara anggota akan saling mendukung serta meningkatkan

kinerja dan akhirnya akan menemukan proses kerja yang terbaik bagi organsiasi.

Knowledge sharing dapat meningkatkan wawasan seorang pegawai tentang kegiatan-

kegiatan yang ada di lembaganya, serta menjaga keharmonisan dan keberlangsungan

komunikasi dan kerja sama suatu lembaga. Kegiatan knowledge sharing ini sebaiknya

rutin dilaksanakan oleh pegawai/petugas perpustakaan, baik melalui kegiatan

pertemuan, diskusi, seminar, maupun media sosial online.

Berdasarkan pernyataan di atas, dapat dikatakan bahwa knowledge sharing

sangat mendukung terciptanya kegiatan knowledge management di suatu organisasi,

termasuk di perpustakaan. Melalui knowledge sharing, pengetahuan pustakawan yang

dibagikan ke pemustaka dan rekan kerja lain dapat menjadi pengetahuan organisasi.

Artinya bahwa pengetahuan pustakawan menjadi dasar rujukan bagi pemustaka,

petugas perpustakaan, dan pimpinan lembaga dalam rangka peningkatan layanan

referensi perpustakaan.

Agar knowledge sharing antar-sivitas individu atau kolektif di perpustakaan

dapat harmonis dan efektif, pustakawan referensi perlu mempersiapkan kompetensi

komunikasi yang baik, yaitu: 1) komitmen dan itikad baik; 2) rasa empati

(kemampuan untuk melihat situasi dari sudut pandang orang lain dan pengalaman

bagaimana perspektif yang terasa); 3) fleksibilitas (mampu memilih respon yang untuk

mencapai tujuan bersama); 4) sensitivitas terhadap konsekuensi; dan 5) kecakapan

berkomunikasi (Rowley, 1999). Kompetensi komunikasi ini menjadi kunci

8

keberhasilan bagi pustakawan referensi dalam untuk membudayakan pelaksanaan

knowledge sharing di perpustakaan.

Terkait dengan tugas membudayakan knowledge sharing di perpustakaan,

pustakawan referensi harus mampu menjadi contoh kepada rekan kerja lain dan

bersikap pro-aktif terhadap permintaan informasi pemustaka. Membudayakan berarti

mengajar supaya mempunyai budaya; membiasakan suatu perbuatan yang baik

sehingga dianggap sebagai berbudaya (KBBI, 2008). Mengacu pada pernyataan

tersebut, membudayakan berarti membiasakan diri untuk hal baik, yang dilakukan

secara sadar untuk tujuan tertentu. Jika diterapkan di perpustakaan, maka budaya

knowledge sharing ini menjadi kebiasaan atau tradisi positif untuk meningkatkan mutu

layanan perpustakaan yang berorientasi pada kebutuhan informasi pengguna.

Berikut ini beberapa upaya yang dilakukan oleh pustakawan referensi untuk

membudayakan knowledge sharing di perpustakaan, yaitu:

1) Mengetahui cara yang tepat dan benar dalam menjawab berbagai pertanyaan

pemustaka dalam wujud 5 W + 1 H (Who, What, When, Where, Why + How)

dengan sikap user friendly (ramah, sopan, simpati, dan empati).

2) Selalu menyediakan waktu luang untuk berdiskusi dengan pemustaka. Cara

tersebut untuk mengetahui karakter dan perilaku pemustaka dalam

memanfaatkan sumber-sumber informasi perpustakaan. Dengan mengetahui

kepribadian pemustaka, pustakawan akan mudah untuk melayaninya, harus apa

dan bagaimana untuk melayani kebutuhan informasinya?

3) Merespon dan menghargai sanggah balik (feed back) dari pemustaka.

Pustakawan harus menganggap pemustaka/pengguna layanan sebagai “tamu

istimewa” (dalam istilah dagang, tamu adalah pembeli dan pembeli adalah raja).

Pengguna harus mendapatkan perlakuan dan sambutan “spesial” dari

pustakawan, baik pengguna yang datang ke perpustakaan maupun via-online.

Selain itu, pustakawan harus menghargai setiap pertanyaan atau permasalahan

yang dihadapi pemustaka, meskipun kadang-kadang hal yang disampaikan di

luar batas kemampuan pustakawan untuk menjawabnya. Setiap pertanyaan

pemustaka harus direspon dan dihargai dengan baik oleh pustakawan. Ketika

komunikasi antara pustakawan dengan pemustaka sudah terjalin baik, kebutuhan

informasi pemustaka yang awalnya hanya terbatas pada mendapatkan literatur

perpustakaan akan melebar ke permintaan informasi yang bersifat global,

seperti: a) pemustaka ingin memesan literatur yang bersifat kompleks dalam satu

subjek/topik; b) pemustaka meminta bimbingan literasi informasi perpustakaan;

9

c) pemustaka ingin kerjasama perpustakaan, baik berupa seminar maupun

pelatihan bidang perpustakaan.

4) Menawarkan jasa informasi perpustakaan/lembaga yang lain. Pustakawan

referensi harus mampu mempromosikan dan menawarkan jasa-jasa informasi

perpustakaan lain yang lebih menarik dan inovatif agar pengguna lebih mudah

mengakses dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Dalam konteks ini,

pustakawan referensi beperan sebagai humas (public relation) atau “marketer”

perpustakaan. Pustakawan referensi harus bisa “memberikan rasa perhatian

lebih” kepada pemustaka agar lebih tertarik dengan hal-hal yang ditawarkan.

Misalnya, penawaran pembuatan kemasan informasi/pengetahuan sesuai

permintaan pengguna dan menyediakan layanan pemesanan (reservasi) literatur

via-online.

5) Menawarkan kerjasama berbasis kemitraan dengan pengguna. Cara ini bertujuan

untuk membangun jaringan atau kerjasama perpustakaan dengan berbagai

lembaga/institusi. Hal yang perlu diingat bahwa pengguna/pemustaka adalah

mitra kerja pustakawan. Selain jadi konsumen informasi, pengguna/pemustaka

menjadi mediator pustakawan untuk menghubungkan ke lembaga/institusinya.

Dalam hal ini sebagai mediator kerjasama berbasis kemitraan (saling

menguntungkan). Bentuk kerjasama ini dapat berupa profiling

perpustakaan/lembaga ataupun pelatihan bidang kepustakawanan, seperti

pelatihan layanan referensi, metodologi penelitian kepustakawanan, pembuatan

kemasan informasi/pengetahuan, pembangunan database perpustakaan, dan

pembangunan jurnal elektronik.

Kelima upaya di atas diharapkan dapat meningkatkan tali komunikasi dan kerjasama

pustakawan dan lembaganya dengan pengguna/stakeholders, serta menjadi solusi

terbaik bagi pustakawan referensi untuk memenuhi berbagai kebutuhan informasi

penggunanya.

3.2 Proses Knowledge Sharing di Perpustakaan

Terkait dengan proses knowledge sharing ini, pustakawan referensi dapat

menerapkan konsep atau model transfer pengetahuan dengan konsep SECI

(socialization, externalization, combination, dan internalization) sebagaimana yang

dijelaskan oleh Nonaka and Nishiguci (2001).

10

Gambar 1. The Knowledge Spiral, SECI Model (Nonaka and Nishiguci, 2001).

Keterangan:

Socialization, berbagi pengalaman untuk menciptakan pengetahuan tacit,

seperti model mental bersama dan ketrampilan teknis. Hal ini dapat dilakukan

melalui observasi dan praktek ide.

Externalization, proses mengartikulasikan konsep pengetahuan tacit ke

pengetahuan explicit menggunakan metafora, analogi, konsep, hipotesis, atau

model.

Combination, proses memadukan sistem konsep pengetahuan eksplisit ke

sistem pengetahuan melalui jaringan.

Internalization, pengetahuan explicit diwujudkan menjadi pengetahuan tacit.

Hal ini biasa disebut sebagai “learning by doing”. Pengetahuan ini

diartikulasikan atau digambarkan ke dalam bentuk dokumen atau cerita lisan.

Berdasarkan konsep SECI di atas, pustakawan menerapkan knowledge sharing di

perpustakaan dengan cara sebagai berikut.

Tabel 1. Penerapan Knowledge Sharing Melalui Konsep SECI

No Konsep SECI Proses Knowledge Sharing Dokumentasi

Hasil Knowledge Sharing

1 Socialization

(dari tacit ke tacit)

Pengguna/pemustaka menyampaikan

berbagai permasalahan terhadap

kebutuhannya kepada pustakawan.

Pustakawan mengindentifikasi dan

menyampaikan jawabannya kepda

pemustaka. Selama terjadi

diskusi/tanya jawab (interaktif)

antara kedua belah pihak dan sudah

sama-sama saling memahami proses

knowledge sharing selesai. Tetapi

jika, pemustaka belum puas dengan

jawaban pustakawan, maka

mencatatnya pada formulir layanan

dan menyampaikan alasannya secara

jelas; kapan pemustaka dapat

memperoleh jawaban yang pasti.

Jabawan pustakawan lisan.

Data pertanyaan pemustaka

yang belum terjawab.

Hasil dokumentasi:

Pengetahuan tidak

terekam/tertulis (tacit

knowledge)

2 Externalization

(dari tacit ke

explicit)

Pustakawan mengidentifikasi hasil

tanya-jawab dan merekamnya dalam

formulir layanan.

Pemustaka memahami jawaban yang

disampaikan pustakawan dan

Feedback (umpan balik) dari

pemustaka

Jawaban pustakawan

terhadap pertanyaan lain

pemustaka

11

mendapatkan informasi yang

dibutuhkan. Jika pemustaka ingin

bertanya hal lain, dapat memberikan

feedback (umpan balik) terhadap

jawaban pustakawan hingga

mendapatkan informasi yang lebih

kompleks.

Pustakawan merespon pertanyaan

pemustaka dan mencatatnya di

formulir layanan, jika perlu

disampaikan ke petugas/pustakawan

lain yang memberikan pelayanan

perpustakaan.

Pustakawan mengidentifikasi berbagi

pertanyaan dan jawaban yang

terekam pada formulir layanan dan

menuangkannya ke dokumen tanya-

jawab perpustakaan, seperti

dokumen FAQ, baik format cetak

maupun elektronik yang

diinformasikan melalui website

perpustakaan/lembaga.

Hasil dokumentasi tersebut,

kemudian disampaikan ke

petugas/pustakawan lain (diharapkan

dapat menjadi acuan untuk

membantu menjawab pertanyaan

referensi di perpustakaan).

Dokumen FAQ (pertanyaan

sudah dikelompokkan

berdasarkan kategorinya)

Publikasi hasil knowledge

sharing¸bentuk cetak atau

elektronik (online).

Hasil dokumentasi: Pengetahuan

terekam/tertulis (explicit

knowledge) dalam bentuk

dokumen FAQ Layanan

Perpustakaan, bentuk cetak

atau elektronik.

3 Combination

(dari explicit ke

explicit)

Pustakawan mendokumentasikan

dalam bentuk FAQ layanan

perpustakaan dan menyampaikannya

ke petugas/pustakawan lain untuk

meminta masukan perbaikan.

Petugas/pustakawan lain

menggunakan dokumen FAQ dan

memberikan tanggapannya untuk

perbaikan informasi dokumen

tersebut.

Pemustaka, petugas perpustakaan,

dan pustakawan lain dapat

menggunakan dokumen FAQ untuk

literatur sekunder, baik untuk

kepentingan pendidikan, penelitian,

maupun pembuatan karya tulis.

Publikasi hasil knowledge

sharing.

Perbaikan dan update

informasi dokumentasi hasil

knowledge sharing

Pemanfaata publikasi untuk

literatur sekunder.

Hasil dokumentasi: Pengetahuan

terekam/tertulis (explicit

knowledge) bentuk literatur

sekunder untuk kepentingan

pendidikan, penelitian, dan

pembuatan karya tulis.

4 Internalization

(dari explicit ke

tacit)

Pustakawan menyampaikan/

mensosialisasikan publikasi hasil

knowledge sharing ter-update kepada

pihak-pihak yang berkepentingan.

Pengguna dokumen dapat memahami

dokumen hasil knowledge sharing

dan menggunakannya sesuai

kebutuhan, khususnya untuk

pembelajaran bersama

Pemanfaatan dokumen FAQ

(hasil knowledge sharing)

Hasil dokumentasi: Pengetahuan

terekam/tertulis (explicit

knowledge) digunakan untuk

memenuhi kebutuhan informasi

pengguna.

Berdasarkan model transfer pengetahuan SECI di atas, hasil dari kegiatan knowledge

sharing adalah dokumen tanya-jawab layanan referensi perpustakaan, yang berupa

dokumen Frequently Asked Questions (FAQ). Dokumen tersebut dapat berupa

dokumen cetak ataupun elektronik (yang diinformasikan melalui website

12

perpustakaan/lembaga). Dokumen FAQ tersebut tidak hanya sekedar hasil pekerjaan

pustakawan referensi, tetapi juga sebagai referensi sekunder untuk memperlancar

pelayanan referensi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

4. PENUTUP

Pustakawan referensi sebagai tolok ukur keberhasilan layanan informasi perpustakaan

dituntut untuk aktif melakukan komunikasi dan kerjasama dengan berbagai pihak. Jalinan

komunikasi dan kerjasama tersebut perlu dioptimalkan melalui kegiatan knowledge sharing di

perpustakaan. Dengan sikap user friendly pustakawan, kegiatan knowledge sharing akan

menghasilkan hal-hal yang positif baik bagi diri pengembangan kompetensi diri pustakawan

referensi dan peningkatan citra lembaganya. Melalui knowledge sharing, pustakawan dapat

mengidentifikasi berbagai permasalahan dan kebutuhan informasi pengguna, serta dapat menetapkan

solusi yang tepat untuk mengatasi hal tersebut. Agar hasil knowledge sharing dapat diketahui dan

dipahami oleh pemustaka dan pihak-pihak lain yang berkepentingan, maka harus didokumentasikan

dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Andayani, Tri Rejeki. 2009. Efektifitas Komunikasi Interpersonal. Semarang: UNDIP.

Batubara, Abdul Karim. 2011. Urgensi Kompetensi Komunikasi Pustakawan dalam

Memberikan Layanan Kepada Pemustaka. Jurnal Iqra’, Vol. 05, No.01, Mei.

Chen, Dora Yu-Thing, Samuel Kai-Wah Chu, Shu-Qin Xu. 2012. How Do Libraries Use

Social Networking Sites to Interact with Users. ASIST October 28-31.

Dingsoyr, T., dan Conradi, R. 2002. A Survey of Case Studies of the Use of Knowledge

Management in Software Engineering. International Journal of Software Engineering

and Knowledge Engineering, 12 (4), 391-414.

Dong, Elaine Xiaofen. 2008. Using Blog for Knowledge Management in Libraries. CALA

Occasional Paper Series No.2.

Effendy, Onong Uchjana. 2002. Dinamika Komunikasi. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Forcier, Eric. 2013. The Shoemaker’s Son: a Substantive Theory of Social Media Use for

Knowledge Sharing in Academic Libraries. Tesis. Kanada: Universitas Alberta.

Gitanauli, Tiurma K.F.P. 2010. Pengaruh Knowledge Sharing dan Absorptive Capacity

Terhadap Innovation Capability pada Direktorat Corporate Services dan Direktorat

Marketing di PT Indosat Tbk. Journal of Management and Business Review, Vol.7 No.1

January, page.59-71.

IFLA. 2015. Knowledge Management Section. 6 Oktober (di http://www.ifla.org/km, 28

April 2016).

KBBI. 2008. Budaya. Jakarta: Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional (di

http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/kbbi/index.php, 28 April 2016).

Nonaka, I., & Nishiguchi, T. 2001. Knowledge Emergence: Social, Technical, and

Evolutionary Dimensions of Knowledge Creation : Oxford University Press, USA.

Nonaka, I dan Takeuchi, H. 1995. The Knowledge Creating Company: How Japanese

Companies Create the Dynamics of of Innovation. New York: Oxford University Press.

Perpusnas. 2007. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang

Perpustakaan. Jakarta: Kementerian Hukum dan HAM RI.

13

Reitz, Joan M. 2014. Reference Librarian. Online Dictionary for Library and Information

Science. http://www.abc-clio.com/ODLIS/odlis_r.aspx (19 September 2015).

Rodin, Rhoni, Titiek Kismiyati, dan Tri Margono. 2011 Implementasi Knowledge Sharing

Sebagai Upaya Peningkatan Efektifitas Keprofesionalan Pustakawan (Studi Kasus Di

Perpustakaan STAIN Curup). http://pustakawan.pnri.go.id/jurnal/ (19 September 2015).

Rowley, Richard D. 1999. Interpersonal Competence. http://www.uky.edu/~drlane. (19

September 2015).

Rusmana, Agus. 2015. Masyarakat Berpengetahuan dan Kepustakawanan: Kepustakawanan

Berorientasi Pengetahuan. Makalah Sidang Perdana dan Terbuka Kappa Sigma Kappa

Indonesia (KSKI) bersama Komunitas Jelajah dan PDII-LIPI, KSKI akarta, 17 Desember. Safitri, Dyah. 2014. Penerapan Knowledge Sharing untuk Peningkatan Layanan Perpustakaan

Perguruan Tinggi. Jurnal KHIZANAH AL-HIKMAH, Vol.2, No.2, Juli-Desember.

Sudarsono, Blasius dan Prafita Imadianti. 2012. Pustakawan Memandang Knowledge

Management. Makalah ini telah disampaikan dalam “Kuliah Umum, Terbuka, dan

Gratis ke XII”, PDII-LIPI, 29 Juni 2012.

Widyawan, Rosa. 2012. Pelayanan Referensi Berawal dari Senyuman. Bandung: CV Bahtera

Ilmu.