Tutorial Pembuatan S-Curve dari Primavera Project Planner 3.1

PengantarSetelah mendapat izin dari Pak Insyirahman, saya mencoba memberanikan diri untuk mengembangkan bahan yang beliau buat untuk pemakai Ms Project pemula. Biar tetap ada kaitannya, contoh proyek yang saya gunakan di sini adalah proyek Pembuatan Shelter Merokok. Bedanya, saya membuat contoh ini dalam Primavera Project Planner (P3) versi 3.1 (selanjutnya kita singkat P3 saja) Saya sengaja tidak menjelaskan dari awal fitur dan menu-menu dari P3 karena mungkin bisa didapatkan dari mesin pencari di internet atawa lewat sumber-sember lain.

Tentang SoftwareApa dan bagaimana Primavera Project Planner 3.1, apa bedanyanya dengan versi enterprise (v 5.0 ke atas) dicari di Wikipedia saja atau di situs resmi primavera yah :P, yang pasti bahkan beberapa waktu sebelum Primavera diakuisisi oleh Oracle pun technical support untuk P3 v3.1 sudah tidak ada lagi. Tapi yang jelas saya yakin masih banyak pengguna setianya, karena untuk mengolah single project software ini masih cukup powerful lah setidaknya menurut saya pribadi. Note : Pastikan anda sudah membaca module pengelolaan proyek dengan Ms Project 2003, yang dibuat Pak Insyirahman. Karena ini adalah versi Primaveranya dari proyek beliau.

Software yang dibutuhkanUntuk mengoptimalkan hasil kerja P3 kita masih membutuhkan software pendukung lainnya. Diantaranya : 1. Ms Excel versi 2003 atau Open Office Calc (versi spreadsheetnya Open Office) saya juga pendukung Indonesia Go Open Source :P. Kita membutuhkan salah satu software ini karena masih memungkinkan untuk menyimpan file spreadsheet dalam bentuk *.DBF. Di Ms Excel 2007 sudah tidak ada lagi fungsi save as ke *.DBF Ms Word versi 2003 biar aman. Ms Word versi 2007 saya belum pernah menggunakannya untuk copy paste keperluan P3 v3.1. Ms Word 2003 ini kita butuhkan untuk mendevelop S-Curve nantinya.

2.

Membuat Schedule dengan bantuan Excel / Openoffice Calc.Saya asumsikan kita sudah familiar dengan tampilan dari P3 ini.

Ikuti saja langkah berikut ini :

1 2

3

1. 2.

Tentukan pada folder mana anda akan menaruh file schedule ini Ikuti saja penulisan seperti dibawah ini

3

3.

Untuk tanggal project start, kembali lihat tutorial punya Pak Insyrahman, saat ini tutorial itulah yang kita jadikan acuan. Tanggal mulai proyek adalah 27-Jul-2009 Jika sudah, maka akan terlihat seperti ini :

Langkah awal membuat scheduleSetelah tahapan di atas selesai, selanjutnya kita akan berkenalan dengan Activity Code yang kita akses lewat menu Data > Activity Code. Anda bisa lihat dibawahnya ada WBS juga, persis setelah Project Code.

Jika anda klik akan muncul tampilan seperti di bawah. Hilangkan tulisan yang ada di sana dengan mengklik tanda minus hingga hasilnya seperti dibawah.

Lalu ketiklah kata STEP dengan mengklik tanda + (tambah) seperti halaman sebelumnya, lalu tulislah seperti tampilan di bawah :

Anda bisa menulisakan apa saja sebagai Value (yang ditandai kotak merah seperti di atas) yang nanti menjadi dasar peng-groupan activities atau task dari schedule kita. (panjang karakter) sebanyak 10, agar mudah kita pahami bersama. Dengan cara yang sama kita sebenarnya juga bisa membuat WBS seperti dibawah : Saya sengaja menuliskan length

Tuliskan saja WBS nya sebagai berikut, penulisannya dan pembagiannya sama persis seperti di activity code yang telah kita tuliskan sebelumnya tadi. Ini mirip fitur bullet and numbering pada Ms. Word. Idealnya, sebelum menyusun schedule anda sudah punya gambaran, seperti apa atau seberapa detail WBS ingin anda break-down.

Dengan demikian, pada tahapan ini anda sudah mengetahui cara membuat Activity Code dan WBS.

Import dan Export dengan bantuan Excel atau OpenOffice Calc.Sekarang kita mencoba melakukan ekspor dan impor ke dalam excel (sebenarnya *.dbf). Kita mulai saja 1. Pertama kita buat activity dummy seperti di bawag, yang nanti akan kita hapus juga kok.

2.

Kemudian klik Tool > Project Utilities > Export

3. Akan muncul tampilan berikut, lalu klik add

3.

Lalu muncul pop up berikut , lalu klik lagi add

4.

Lalu berikan lah nama sesuai yang anda ingin kan, lalu klik tab-tab berikut :

5.

Tambahkan activity code dalam list anda, dengan cara memilihnya dari tanda panah ke bawah (dalam kotak merah)

6.

Tentukan ke folder atau drive mana anda akan meng-ekspor file, tentukan juga type file (saat ini kita memakai *.DBF. Kemudian klik OK

7.

OKeh kan lagi untuk perintah berikut :

8.

Lalu akan muncul pemberitahuan seperti dibawah, sebagai pemberitahuan kalau proses ekspor kita berhasil dengan sukses

9.

Lalu akan muncul pop-up seperti ini, klik saja No, kalau membandel klik No terus sampe pop-up nya hilang ..he..he..he

10. Jika proses di atas sudah anda lalui semua, maka akan tampaklah seperti ini , jadi sekarang anda sudah punya simpanan perintah ekspor dengan nama Shelter pada Primavera anda

11. Kemudian tinggal melihat hasil ekspor kita tadi ke drive atau folder dimana tealh kita set tadi, pada monitor komputer saya terlihat seperti berikut :

12. Lalu buka file shelter diatas, di monitor saya terlihat seperti ini hasilnya

13. Lalu insert row baru diatara row 1 dan row 2, dan tambahkan activities atau tasks seperti yang ada di tutorial Ms. Project punya Pak Insyrahman, atau silahkan tuliskan saja seperti yang ada di bawah ini (ada 2 activities atau tasks yang saya tambahkan dan berbeda dari punya Pak Insyi)

14. Lalu sava file ini dan keluar dari jendela excel, jangan takut dan menyerah kalau pop up di bawah membandel tidak mau hilang, tetap klik Yes

15. Kebalikan dari perintah ekspor di awal tadi, sekarang kita akan lakukan perintah import seperti terlihat di halaman berikut

Lalu klik add seperti terlihat di bawah :

16. Masih ingat di drive atau folder mana anda menaruh file excel (*.dbf) Shelter tadi kan? Rubah tulisan dalam kotak merah sesuai posisi file kita. Anda juga bisa merubah judul Title dengan yang anda ingin kan. Lalu klik OK

17. Jika sudah selesai, maka anda akan punya simpanan perintah import dengan nama IM-02 (ah sepertinya saya lupa merubah title nya nih). Lalu klik Run, kalau pop up di sebelah kanan bawah muncul, klik saja OK

18. Akan muncul pemberitahuan seperti dibawah, bukti anda telah sukses melakukan proses import (yg ini legal, tidak sama dengan impor daging ilegal yang sempat heboh di media massa belakangan :P)

19. Akan muncul pop up seperti di bawah, anda boleh meng-klik No atau Yes. Tapi saat ini klik Yes saja lah

Lihat ! susunan activities atau tasks di atas masih berantakan dan tidak berurutan, abaikan saja, nanti kita perbaiki lagi. Pada tahapan ini, anda sudah mahir melakukan proses ekspor impor (yang tentu saja legal) pada primavera.

Grouping pada P31. Pada tampilan seperti dibawah, klik dua kali pada kolom resources :

Akan muncul pop up seperti berikut, lalu pilih activity code Step of Work yang sudah kita definisikan tadi dengan meng-klik dan memilih lewat tanda panah pada kotak berwarna merah seperti di bawah:

2.

Anda tinggal memilih group untuk masing-masing activities sesuai groupnya, seperti dibawah :

Sebenarnya ada cara cepat untuk mengroupkan activities atau task diatas sesuai kelompok nya, yaitu saat pertama kali kita melakukan proses ekspor dan impor. Tinggal mengisi kolom STEP dengan value dari Step of Work yang sudah kita definisikan di awal tadi. Lalu impor ! 3. Kemudian klik icon Organize atau lewat menu Format > Organize. Pada pilihan ini, pilih activity data item, pada Group by pilih lah Step of Work

4.

Lalu lakukan pemilihan font yang anda sukai. Setelah itu klik lah organize now

5.

Maka hasilnya akan terlihat seperti ini, dan sekarang saatnya menghapus dummy activity tadi. Klik kanan pada dummy activity, lalu klik Delete Activity

Memunculkan Toolbar pada P3Pada halaman sebelumnya, kita melihat bahwa masing-masing activities belum terhubung dengan relationship yang benar. P3 menyediakan cara cepat untuk menghubungkan masing-masing activities tersebut. 1. Sebelumnya kita munculkan dulu icon yang akan memudahkan kita menghubungkan relasi masing-masing activities tersebut . Klik Tools > Option > Toolbar.

Setelah itu, pada pilihan seperti di sebelah kiri bawah, pilihlah icon Link Activities, seperti tampak di gambar sebelah kanan bawah, lalu klik Append

2.

Pada gambar di bawah, icon yang kita Append telah muncul pada toolbar. Saatnya menggunakan mereka. Blok lah semua activities dengan cara klik activity ID PRE0001, lalu tekan Shift saat kursos berada pada activity terakhir, ID FIN0002. Kemudian tekan lah icon rantai yang berarti Link Activities. Sekarang semua activities anda sudah terhubung dengan relasi FS Finish to Start.

3.

Lalu tekan F9 atau klik Tools > Schedule.

4.

Hasilnya akan terlihat seperti di bawah :

Sebenarnya kita bisa saja mengatur agar P3 kita secara otomatis melakukan schedule dengan cara, klik Tools > Schedule > Option. Tinggal tick saja Schedule automatically. Tapi saat ini abaikan saja perintah ini dulu.

Global Change pada P3Saat nya belajar Global Change. Kebetulan durasi schedule kita masih berantakan karena masih belum sama dengan tutorial punya Pak Insyi. Kembali kita gunakan fungi ekspor dan impor pada P3. 1. Sebelumnya kita buat kembali activity data item, sekarang kita namakan dummy yang nanti akan menampung durasi yang akan kita masukkan belakangan . Seperti tampilan berikut :

2.

Kembali kita lakukan proses ekspor seperti yang kita lakukan di awal tadi, pastikan tab Content activity Custom data items juga anda munculkan. Dan pada tab Format, Sort by disort pada Step of Work dengan Order Ascend

3.

Hasilnya akan seperti berikut, lihat pada kolom terakhir ada kolom DURA, silahkan diisi dengan durasi yang sesuai dengan tutorial Ms Project Pak Insy, atau tuliskan saja seperti dibawah.

4.

Lalu lakukan lagi proses impor. Maka hasilnya akan seperti di bawah,

5.

Lalu klik kanan Budgeted Cost, lalu pada colum information, gantikan Budgeted Cost dengan Dummy (custom data item yg telah kita definisikan tadi)

6.

Maka hasilnya akan begini, kolom Budgeted Cost tadi sudah berganti menjadi DURA

7.

Klik Tools > Global Change. Kira-kira perintah dibawah berarti : Jika kotak merah anda kosongkan, maka perintah Global Change ini akan berlaku pada semua activities, dimana OD (Original Duration) akan diubah nilainya dengan nilai yang ada pada kolom DURA

8.

Bila kurang yakin, karena P3 sedikit kejam, dan tidak memberikan anda perintah Undo, anda bias mencoba Trial run. Jika telah yakin dengan hasil Trial run, maka anda tinggal klik Run, maka akan keluar pemberitahuan seperti ini :

9.

Jika muncul pop up berikut, klik saja Yes. Dan teruskan dengan menjalankan schedule dengan perintah F9 .

10. Maka schedule anda akan terlihat seperti ini, lakukan sedikit modifikasi pada bar anda. Klik kanan pada windows bar. Atau tekan saja Ctrl + F11.

11. Un-tick pada Visible untuk Float Bar. Kemudian klik modify dan un-tick pada show untuk start point and end point.

12. Maka hasilnya akan terlihat seperti di bawah :

13. Tahapan terakhir adalah melakukan sedikit perubahan pada relasi activity Sandblasting dan Fitting & Welding, dengan merubah predecessornya menjadi :

Jika schedule di jalankan (dengan mehasil seperti menekan F9), maka akan terlihat hasil seperti di bawah :

Sampai di sini, anda sudah bisa melakukan kombinasi, ekspor impor dan global. Selanjutnya kita masuk ke pembahasan utama, resources loading dan s-curving.

Resources Loading1. Klik Data > Resources

2.

Masukkan lah resources untuk schedule ini seperti terlampir, atau lihat kembali daftar resources pada tutorial Ms Project punya Pak Insyirahman.

Unit yang kita gunakan adalah hrs (hours). Karena jam kerja kita defaultnya 8 jam, maka 8 hours mewakili jam kerja normal 1 orang. Artinya 16 hrs sama dengan jam kerja 2 orang. Demikian seterusnya.

Berikut adalah contoh resources yang akan kita masukkan ke dalam activities di schedule kita : Ingat, saya tidak memasukkan material dan equipment e.g. Alat Sipil, Kendaraan, Alat las dan sebagainya kedalam activities, walau ada yang sempat saya tuliskan. Kalau mau berimprovisasi dengan menambahkannya, silahkan saja. Kebetulan saya juga menambahkan manpower untuk Delivery Material dengan nama MATMAN = Materialman

3.

Ikuti cara berikut untuk memasukkan resources ke dalam masing-masing activities :

4.

Tekan F7 untuk menampilkan activity form (dalam kotak merah di atas). Klik tab Res yang berarti resources pada activity form. Masukkan lah resources yang sesuai dengan activity nya seperti contoh berikut. Anda hanya perlu memasukkan Resources dan Unit per day saja saat ini.

***********

Q : Adakah cara cepat meng-assign-kan resources ke dalam activities? A : Ada, dengan menggunakan Golbal Change lagi Q : Bagaimana caranya ? A : Lha tadi kan sudah ada contohnya, pastinya sudah bisa dunk ************* Tugas Iseng : Coba tambahkan resources Mandor ke dalam setiap activities kecuali activities di group Final Report, karena dalam contoh yang dibuat, Mandor hanya ada (di assignkan) di kedua activities di group Final Report. Jadikan 8 hrs unit Mandor pada setiap activity. Clue : Gunakan Global Change *************

Membuat S-Curve dari P31. Pastikan setiap activity pada schedule anda sudah berisi resourcesnya. Jika sudah yakin, coba klik Tools > Tabular Report > Resources > Loading

2.

Pada tampilan berikut, pada tab Resources Selection, kosongkan saja, dengan begini, secara default semua resources akan dipilih.

3.

Pada tab Format, pada pilihan Organize by, pilih Step of Work. Sebenarnya anda juga bisa menampilkan pilihan berdasarkan Resources dan yang lainnya. Pastikan Summary Report juga anda tick (contreng)

4.

Pada tab Selection, kosongkan saja, karena kita tidak sedang melakukan pilihan khusus.

5.

Pada tab Timescale pastikan Date range meliputi semua durasi proyek, dari start date ke finish date. Pastikan juga untuk Display nya, pilih unit Week

6.

Sampai di sini, anda hampir berada di tahapan akhir proses pembuatan s-curve dengan data dari P3. Silahkan klik button OK

7.

Primavera Look akan menampilkan tampilan seperti ini.

8.

Klik Edit > Select All atau cukup dengan Ctrl + A saja. Hasilnya seperti di halaman sebelah.

9.

Buka Microsoft Excel anda, lalu lakukan Paste

10. Lakukan adjustment, dengan memindahkan apa yang ada di dalam kotak merah ke sebelah kanan atas

11. Langkah selanjutnya adalah membuat nilai-nilai yang akan menjadi source data s-curve kita

12. Tulislah kata Increment dan Cumulative seperti contoh di bawah :

13. Jika telah selesai, rubah format nilai increment dan cumulative menjadi percent, lalu pilih lah bentuk chart untuk keperluan s-curve kita

14. Selamat ! Anda sudah berhasil membuat s-curve dari P3.

14.00% 13.00% 12.00% 11.00% 10.00% 9.00% 8.00% 7.00% 6.00% 5.00% 4.00% 3.00% 2.00% 1.00% 0.00%27-Jul 3-Aug 10-Aug 17-Aug 24-Aug 31-Aug 7-Sep 14-Sep 21-Sep 28-Sep 5-Oct 12-Oct 19-Oct 26-Oct 2-Nov 9-Nov 16-Nov 23-Nov

100.00% 90.00% 80.00% 70.00% 60.00% 50.00% 40.00% 30.00% 20.00% 10.00% 0.00%

increment

cumulative

Alhamdulillah, akhirnya tips dan trik mempergunakan P3 ini selesai juga. Karena yang menyusun hanyalah seorang pemula, dan tulisan ini juga diperuntukkan bagi pemula, pastinya banyak kekurangan dalam penyusunan tulisan ini. Saran dan kritik juga diskusi yang membangun sangat ditunggu untuk penyempurnaan penyusunan tulisan berikutnya.

***************Sebenarnya anda masih bisa membuat S-Curve ini lebih landai di minggu-minggu awalnya. Bagaimana caranya? Ini sedikit tricky, dengan menggunakan Resources Curve. Pada Ms Project dikenal sebagai work contour. Dengan begitu, Budgett Quantity (dalam hal ini hours), terdistribusi untuk masing-masing activities sesuai dengan yang kita ingin kan, tidak harus prorate. Lihat contoh di bawah :

Keterangan figures di atas : Matman (maaterialman) dan mandor pada activity pembersihan area dengan resources curve nomer 2, triangular increase seperi bar chart di atas.

Klik Data > Resources Curves

So .. selamat bermain-main dengan P3. Akan mudah memahami sesuatu, jika anda menyukai dan menikmati sesuatu itu. Selamat mencoba lagi !

Tipe-tipe Resources Curve (kita juga bisa membuat sendiri bentuk resources curve yang kita inginkan) :

Penulis adalah Afda Rizki, yang sedang belajar menjadi planner di Saipem Indonesia. Segala kritik, saran dan diskusi bisa dialamatkan ke afdarizki@gmail.com