WWWWWWWWWWWW............AAAAAAAAAAAAgggggggggggguuuuuuuuuuuussssssssssss PPPPPPPPPPPPrrrrrrrrrrrriiiiiiiiiiiiyyyyyyyyyyyyoooooooooooonnnnnnnnnnnnoooooooooooo

MMMMMMMMMMMMEEEEEEEEEEEEMMMMMMMMMMMMBBBBBBBBBBBBUUUUUUUUUUUUAAAAAAAAAAAATTTTTTTTTTTT DDDDDDDDDDDDAAAAAAAAAAAAFFFFFFFFFFFFTTTTTTTTTTTTAAAAAAAAAAAARRRRRRRRRRRR IIIIIIIIIIIISSSSSSSSSSSSIIIIIIIIIIII

OOOOOOOOOOOOTTTTTTTTTTTTOOOOOOOOOOOOMMMMMMMMMMMMAAAAAAAAAAAATTTTTTTTTTTTIIIIIIIIIIIISSSSSSSSSSSS

Trik dan Tips Menggunakan Fasilitas dalam Microsoft Word 2003 untuk Menulis

h t t p : / / w w w . c a t a t a n - g o . b l o g s p o t . c o m

ii

MMMMEMBUATEMBUATEMBUATEMBUAT DDDDAFTARAFTARAFTARAFTAR IIIISISISISI OOOOTOMATITOMATITOMATITOMATISSSS

trik dan tips menggunakan

fasilitas dalam microsoft word 2003 untuk menulis

w . a g u s p r i y o n o

Magister Teknik Pembangunan Wilayah dan Kota Program Pascasarjana Universitas Diponegoro - Semarang

iii

persembahan

buat : faris, zaim dan zidni

iv

Prakata

Selama ini kebanyakan orang hanya mengetahui jika ingin menyusun karya tulis piranti yang cocok – bahkan hampir 99% orang – menggunakan aplikasi office: MS Word. Namun, mereka tidak banyak yang tahu jika MS Word memiliki berbagai fasilitas atau tools yang bisa

membantu bekerja dengan lebih efisien, MS Word hanya dianggap

sebagai pengganti mesin ketik, sehingga menulis dilakukan dengan pemisahan antarbab, pada saat sidang/ujian (terutama bagi mahasiswa), ternyata banyak yang harus direvisi. Al hasil, setelah direvisi terjadi pergeseran terutama nomor halaman naskah karena terjadi penambahan maupun eliminasi materi, dengan demikian si penulis harus menata ulang Daftar Isi (Table of Content), Daftar Gambar dan atau Daftar Tabel. Belum

lagi harus mengedit kata atau teks yang ditulis berulangkali yang tidak baku menjadi kata baku sesuai petunjuk pembimbingnya dan atau kaidah penulisan karya tulis ilmiah, sehingga energi dan waktu yang diperlukan menjadi semakin banyak.

Untuk itu penyusun menulis pengetahuan ini kepada para pembaca berupa panduan sederhana tentang bagaimana menyusun suatu karya tulis dengan MS Word. Tujuan panduan ini disusun bertujuan

memandu bagaimana menyusun naskah-naskah yang membutuhkan kemudahan, terutama naskah-naskah tebal yang membutuhkan Daftar Isi, Daftar Tabel, Daftar Gambar secara otomatis, dan pemanfaatan “tools-tools” MS Word lainnya.

Dalam panduan ini penulis menggunakan aplikasi MS Word 2003, oleh karenanya, jika tampilan berbeda dengan versi sebelum atau sesudahnya sebaiknya dilakukan penyesuaian dengan mengikuti petunjuk pada menu yang tersedia.

Penulis sangat berapresiasi terhadap masukan dan kritik guna perbaikan buku kecil ini. Kritik dan saran dapat disampaikan melalui email yang tersedia.

Selamat mencoba.

Penulis WAP Koes w.agus.p@Gmail.Com

v

Daftar Isi

Cover ........................................................................... i

Prakata ..........................................................................iv

Daftar Isi ......................................................................... v

Daftar Gambar .................................................................vii

Bagian 1 Mengenal Kerangka Karya Tulis dan Jendela Microsoft

Word 2003............................................................ 1 1.1. Menu-menu dan Bidang-bidang pada Jendela MS

Word............................................................ 1 1.2. Mengenal Istilah-istilah dalam Jendela Dialog

Box............................................................... 3

Bagian 2 Pengaturan Pracetak ................................................5 2.1. Mengatur Margin, Ukuran dan Layout Kertas 5

Bagian 3 Trik-Trik Menulis dengan MS Word ..........................7 3.1. Mengetik Judul Bab, Sudah Benarkah Anda... 7 3.2. Font dan Ukuran Font................................... 8 3.3. Memberikan Efek pada Font.......................... 8 3.4. Menyesuaikan Font dari Hasil Copy-Paste

Halaman Web............................................... 9 3.5. Memanfaatkan Fasilitas Heading................. 10 3.5.1. Memodifikasi Heading ................................ 11 3.5.2. Memodifikasi Heading sebagai Judul Bab .... 11 3.5.3. Memodifikasi Heading sebagai Sub Judul / Sub

Bahasan, Anak Sub Judul ............................ 12 3.5.4. Memodifikasi Style sebagai Alinea.............. 14 3.5.5. Memodifikasi Heading sebagai Judul

Gambar/Tabel............................................ 15 3.6. Menggunakan Heading yang Telah

Dimodifikasi ............................................... 15 3.7. Mengatur Paragraf dan Spasi ....................... 17 3.8. Mengecek Spelling Grammar....................... 19 3.9. Mengaktifkan/Menonaktifkan AutoCorrect

Options… dan AutoText ............................. 21 3.9.1. Menambah Perbendaharaan Kata pada Daftar

AutoText .................................................... 22 3.9.2. Menambah Perbendaharaan Kata pada Daftar

AutoCorrect................................................ 24 3.9.3. Menambah Entry Kata pada AutoCorrect

dengan Formatted Text ............................... 26 3.10. Memanfaatkan Fasilitas Find and Replace ... 28 3.10.1. Menemukan Kata Tertentu dan Mengedit

Naskah dengan Mudah dan Cepat dengan Fasilitas Find dan Replace ........................... 28

vi

3.10.2. Meloncat dari Halaman Satu ke Halaman Lain Secara Cepat dan Mudah dengan Fasilitas Go To .............................................................31

Bagian 4 Memodifikasi Daftar Isi .........................................35 4.1. Membubuhkan Nomor Halaman..................35 4.2. Memodifikasi Daftar Isi ...............................37 4.3. Memodifikasi Daftar Gambar / Tabel ..........41 4.4. Meng-update Daftar Isi, Daftar Gambar dan

Daftar Tabel ................................................45

Bagian 5 Penutup..............................................................48

Senarai .........................................................................49

vii

Daftar Gambar

Gambar 1.1. Tampilan Jendela MS Word 2003 dan Kelengkapannya

................................................................................ 2 Gambar 1.2. Fasilitas Ruler pada MS Word 2003 .......................... 2 Gambar 1.3. Text Boundaries, Office Assistant dan Vertical Ruler.. 3 Gambar 1.4. Dialog Box dan Elemen-elemennya (1) ...................... 3 Gambar 1.5. Dialog Box dan Elemen-elemennya (2) ...................... 4 Gambar 1.6. Menu dan Sub-submenu ........................................... 4 Gambar 2.1. Jendela Page Setup untuk Pengaturan Pracetak.......... 5 Gambar 2.2. Pengaturan Pracetak pada Page Setup........................ 6 Gambar 3.1. Trik Menuliskan Judul Bab yang Kurang Tepat dan

yang Paling Tepat ..................................................... 7 Gambar 3.2. Pengaturan Font dan Ukurannya............................... 8 Gambar 3.3. Pengaturan Font lebih Lanjut .................................. 10 Gambar 3.4. Jendela MS Word dengan tampilan fasilitas Task Pane:

Styles and Formatting ............................................. 11 Gambar 3.5. Jendela dialog box Modify Style ............................. 12 Gambar 3.6. Jendela dialog box Modify Style Heading 2............. 13 Gambar 3.7. Pembagian Level untuk Pemodifikasian Daftar Isi ... 13 Gambar 3.8. Menggunakan Heading Styles yang Telah Dimodifikasi

.............................................................................. 16 Gambar 3.9. Jendela dialog box Paragraph ................................. 18 Gambar 3.10 Jendela dialog box Language.................................. 19 Gambar 3.11. Jendela dialog box Spelling and Grammer .............. 20 Gambar 3.12. Tanda Spelling and Grammar telah Dicek Secara

Lengkap ................................................................. 21 Gambar 3.13. Menu AutoCorrect Options..................................... 22 Gambar 3.14. Toolbars AutoText Muncul Setelah Diaktifkan ........ 22

Gambar 3.15. Screen Tip untuk AutoText pada MS Word ............. 23 Gambar 3.16. Memasukkan Perbendaharaan kata AutoText pada MS

Word ..................................................................... 24 Gambar 3.17. Memasukkan Perbendaharaan kata ke AutoCorrect

pada MS Word....................................................... 25 Gambar 3.18 Cara Menambah perbendaharaan (entry) Formatted

text pada AutoCorrect............................................. 27 Gambar 3.19 Cara Menghapus Entry dari AutoCorrect................. 28 Gambar 3.20 Jendela Find and Replace........................................ 29 Gambar 3.21. Pencarian Item dengan Fasilitas Find and Replace 30 Gambar 3.22 Mengedit Item dengan Fasilitas Find and Replace.... 31 Gambar 3.23 Cara Cepat Lain Mengaktifkan Fasilitas Go To ....... 32 Gambar 3.24. Jendela Find and Replace Tab Go To ...................... 33

viii

Gambar 3.25. Tombol Select Browse Object...................................34 Gambar 3.26. Tombol Select Browse Object................................34 Gambar 4.1. Jendela dialog box Page Numbers ........................35 Gambar 4.2. Jendela dialog box Page Number Format..............36 Gambar 4.3 Menu untuk menentukan jenis Break dan jenis Seksi

Break ...................................................................37 Gambar 4.4. Memulai memodifikasi Daftar Isi..........................38 Gambar 4.5. Jendela dialog box Index and Tables dengan Tab

Table of Contents .................................................39 Gambar 4.6. Jendela dialog box Style........................................39 Gambar 4.7. Jendela dialog box Table of Content Options .........40 Gambar 4.8. Hasil Modifikasi Daftar Isi....................................41 Gambar 4.9. Tab Table of Figures pada Jendela Index and Tables

............................................................................42 Gambar 4.10. Jendela Pilihan Style ............................................42 Gambar 4.11. Jendela Table of Figures Options...........................43 Gambar 4.12. Hasil Modifikasi Daftar Gambar (Table of Figures)44 Gambar 4.13. Tautan Hyperlink pada Daftar Isi Memberi

Kemudahan Para Penulis dalam Melakukan Editing............................................................................44

Gambar 4.14. Cara Mengaktifkan Toolbar: Outlining..................45 Gambar 4.15. Toolbar Outlining yang Telah Diaktifkan ..............46 Gambar 4.16. Jendela Dialog Box Update Table of Content ........46

1

Bagian 1

Mengenal Kerangka Karya Tulis dan Jendela

Microsoft Word 2003

Karya Tulis Ilmiah (KTI) sebut saja Tugas Akhir (TA) atau

skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, jurnal dan sebagainya

memiliki tubuh yang dinamakan kerangka karya tulis. Kerangka karya

tulis ini terdiri dari tiga bagian, yakni: (a) bagian awal (preliminary

section); (b) bagian tubuh laporan (main body of the report); dan (c) bagian

akhir (reference section).

Preliminary section terdiri Sampul Depan, Sampul Dalam,

Lembar Pengesahan, Halaman Pernyataan, Halaman Pribadi, Abstrak,

Kata Pengantar, Daftar Isi, Daftar Tabel, Daftar Gambar, Daftar

Lampiran, Dafar Istilah (ketiga tersebut terakhir bila diperlukan).

Main body of the report merupakan tubuh karya tulis, terdiri dari

Bab I Pendahuluan, Bab II Kajian Literatur, Bab III Gambaran

Wilayah Studi, dan seterusnya.

Bagian Akhir atau Reference section terdiri dari Daftar Pustaka

dan lampiran-lampiran pendukung.

Sebelum bekerja dengan MS Word, mari saya ajak mengenal

keseluruhan bagian-bagian ataupun fasilitas yang tersedia pada MS

Word. Tujuan pengenalan ini adalah agar Anda menjadi familiar

terhadap istilah-istilah yang disajikan dalam pembahasan.

1.1. Menu-menu dan Bidang-bidang pada Jendela MS Word

Berikut adalah gambar halaman MS Word dan

perlengkapannya.

2

Gambar 1.1.

Tampilan Jendela MS Word 2003 dan Kelengkapannya

Gambar 1.2.

Fasilitas Ruler pada MS Word 2003

Tab kiri (left)

Indent (Batas Rata) Kiri

Horizontal Ruler

Indent (Batas Rata) Kanan

Menu Bar

Vertical

Scroll Bar

Horizontal

Scroll Bar

Area

Kerja

Task Pane

Standard Tool bar

Formatting Tool bar

Drawing Tool bar

3

Gambar 1.3.

Text Boundaries, Office Assistant dan Vertical Ruler

Ahh... kalo yang ini mah, saya sudah tahu. Basi!

Hmm... terkadang, meskipun saban hari Anda berhadapan

dengan komputer, hal-hal kecil semacam itu luput dari ingatan atau

perhatian kita.

1.2. Mengenal Istilah-istilah dalam Jendela Dialog Box

Seringkali Anda menjumpai istilah-istilah yang berkenaan

dengan dialog box pada sistem operasi Windows. Melalui gambar di

bawah ini diharapkan Anda familiar dengan peristilahan yang sering

dijumpai dalam tutorial ini.

Gambar 1.4.

Dialog Box dan Elemen-elemennya (1)

Text

Boundaries

Office

Assistant

Vertical Ruler

Field / Box

dialog box

4

Gambar 1.5.

Dialog Box dan Elemen-elemennya (2)

Gambar 1.6.

Menu dan Sub-submenu

Menu Drop Down

Tab

Tombol/Button

Bidang/Section

Menu

Sub menu

5

Bagian 2

Pengaturan Pracetak

2.1. Mengatur Margin, Ukuran dan Layout Kertas

Naskah karya tulis ilmiah (tugas akhir), tesis, dan sebagainya

memiliki standar atau pedoman yang sudah baku. Dicetak tidak bolak

balik dengan menggunakan kertas HVS 80 gram ukuran A4, atau

dicetak bolak balik dengan menggunakan kertas ukuran B5 100 gram,

dan sebaiknya mengikuti pedoman yang dikeluarkan oleh

universitas/perguruan tinggi masing-masing.

MS Word menyediakan fasilitas untuk mengatur ukuran

halaman kertas sesuai kebutuhan Anda. Cara mengatur, mengubah

margin, ukuran dan lay-out halaman kertas adalah sebagai berikut:

1. Navigasi mouse ke menu bar, klik File, pilih submenu Page Setup...

2. Setelah itu muncul dialog box Page Setup... seperti berikut

Gambar 2.1.

Jendela Page Setup untuk Pengaturan Pracetak

6

3. Pilih tab Margins untuk mengatur ukuran batas tepi halaman,

umumnya batas tepi halaman kertas, Top dan Left = 4 (3), Bottom

dan Right = 3.

4. Pilih tab Paper untuk memilih ukuran kertas (Paper size), bisa juga

Anda memilih menu Costum size. Pada kotak Width masukkan nilai

21 cm, sedangkan pada Height dengan nilai 28 cm.

5. Pilih tab Layout untuk mengatur ukuran jarak header dan footer.

Secara default MS Word menentukan nilai Header dan Footer dari

tepi (From edge) bernilai: 1,27 cm. Maka Anda dapat mengubahnya

masing-masing menjadi 2 cm.

Gambar 2.2.

Pengaturan Pracetak pada Page Setup

6. Akhiri dengan menekan tombol OK

7

Bagian 3

Trik-Trik Menulis dengan

MS Word

3.1. Mengetik Judul Bab, Sudah Benarkah Anda

Mengetik judul bab ditulis dalam satu paragraf. Sebagian besar

kita selalu mengetik judul bab dalam dua paragraf. Hal tersebut

disebabkan setelah mengetik (misalnya BAB I), kita serta merta

menekan tombol <ENTER> kemudian mengetik PENDAHULUAN.

Ini dapat dicek dengan menekan icon Show/Hide Paragraph .

yang ada pada standard toolbar, atau dengan cara menekan kombinasi

tombol Ctrl+*. Coba deh Anda lakukan menekan tombol Ctrl+*,

maka halaman Word Anda akan tampak seperti ditunjukkan gambar

di bawah ini.

Gambar 3.1.

Trik Menuliskan Judul Bab yang Kurang Tepat dan yang Paling Tepat

Pada gambar kiri terdapat dua tanda yang berarti teks BAB I

PENDAHULUAN diketik dalam dua paragraf. Ini akan mempengaruhi

pada waktu pemodifikasian Daftar Isi otomatis nanti. Langkah-langkah

mengetik dalam satu paragraf adalah sebagai berikut: setelah mengetik

BAB I, tekan kombinasi tombol SHIFT+ENTER baru kemudian ketik

PENDAHULUAN. Hasil pengetikan dengan “trik” ini dapat dicek

dengan menekan kombinasi tombol Ctrl+* hasilnya seperti gambar

kanan. Kini hanya terdapat satu tanda . Berarti teks judul bab

tersebut diketik dalam satu paragraf. Bandingkan dengan gambar 3.1.

sebelah kiri.

8

3.2. Font dan Ukuran Font

Jika Anda hendak menyusun karya tulis ilmiah (KTI) seperti

tugas akhir: skripsi, tesis, dll, maka KTI diketik dengan jenis huruf

(font) Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12 pt untuk body

naskah, 14 pt untuk judul bab, 9 pt untuk caption¹

gambar/tabel/sumber data. Untuk kemudahan dan kecepatan

pengaturan font dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.

Aktifkan formatting toolbar terlebih dulu yaitu dari menu View,

navigasi mouse ke submenu Toolbar dan pilih/beri tanda centang

Formatting.

Jika telah tampil menu Formatting toolbar klik menu font

(Ctrl+Shift+F) dan ukurannya (Ctrl+Shift+P) sehingga muncul menu

font/ukuran font seperti gambar ini.

Gambar 3.2.

Pengaturan Font dan Ukurannya

3.3. Memberikan Efek pada Font

Untuk memberikan efek pada font, misalnya Anda

menginginkan tampilan teks lebih jelas, Anda bisa memberikan efek

Bold (tebal) pada teks yang dikehendaki, biasanya diberikan kepada

¹ caption = pemerian keterangan / informasi yang berkenaan dengan objek (gambar,

tabel, grafik, dll).

9

teks sebagai judul Bab dan subbab. Pemberian efek Italic (huruf

miring), umumnya diberikan kepada teks berbahasa Asing atau bahasa

daerah/lokal atau istilah yang belum baku dalam perbendaharaan

Bahasa Indonesia.

1. Untuk efek bold, blok teks lebih dulu, lalu tekan pada formating

toolbar atau dengan menekan kombinasi tombol Ctrl+B pada

keyboard.

2. Untuk efek Italic, blok teks lebih dulu, lalu tekan pada formatting

toolbar atau dengan menekan kombinasi tombol Ctrl+I pada

keyboard.

3. Untuk efek Underlined, blok teks lebih dulu, lalu tekan pada

formating toolbar atau dengan menekan kombinasi tombol Ctrl+U

pada keyboard.

3.4. Menyesuaikan Font dari Hasil Copy-Paste Halaman Web

Ada teman mahasiswa tatkala asistensi dengan dosen

pembimbingnya mendapat sindiran yang pedas karena terdapat

tampilan teks yang tidak “normal” sebagaimana hasil ketikannya

sendiri. Ternyata teman mahasiswa tadi melakukan copy-paste dari

halaman dokumen lain seperti Web, blog, jurnal online dan lain

sejenisnya. Selanjutnya bagaimana supaya tampilan teks hasil copy-

paste tersebut seperti hasil ketikan sendiri?

Cara menyesuaikannya ialah:

Blok teks yang hendak diedit. Arahkan mouse ke menu Format

(atau klik kanan pada mouse) pilih submenu Font, sehingga tampil

jendela Font seperti gambar di bawah ini.

10

Gambar 3.3.

Pengaturan Font lebih Lanjut

1. Lakukan penyesuaian sebagai berikut:

a. Buka tab Font, lakukan penyesuaian jenis dan ukuran font

b. Buka tab Character Spacing; pada bidang Spacing, ubah ke

keadaan Normal, pada bidang Position: tentukan keadaan

Normal dari menu drop-down yang tersedia.

c. Tekan OK untuk mengakhirinya.

d. Jangan lupa menyertakan sumber kutipan yang telah Anda kutip

sesuai ketentuan/petunjuk yang berlaku di universitas/perguruan

tinggi Anda. Jika tidak Anda telah melakukan plagiarisme.

3.5. Memanfaatkan Fasilitas Heading

Untuk memudahkan penulisan judul, sub judul, dan anak sub

judul, gambar, tabel dapat memanfaatkan fasilitas Heading. Anda pun

dapat memodifikasi Heading terlebih dulu sebelum penyusunan karya

tulis ilmiah lebih lanjut.

11

3.5.1. Memodifikasi Heading

Tahapan memodifkasi Heading adalah sebagai berikut:

Aktifkan dulu task pane Styles and Formatting, dengan cara

klik menu Format pilih Styles and Formatting… sehingga tampil task

pane Styles and Formatting di sebelah kanan halaman MS Word.

Gambar 3.4.

Jendela MS Word dengan tampilan fasilitas Task Pane:

Styles and Formatting

3.5.2. Memodifikasi Heading sebagai Judul Bab

Untuk memodifikasi Heading sebagai judul bab (dan

sebagainya), caranya adalah temukan Heading 1 dan klik tombol

kanan pada mouse dan pilih Modify... , sehingga muncul dialog

Modify Style seperti di bawah ini.

Task Pane:

Styles and Formatting

12

Gambar 3.5.

Jendela dialog box Modify Style

Lakukan setting:

1. Pada bidang Properties di kotak Name, ganti Heading 1 dengan

nama Judul Bab atau nama lain menurut selera Anda.

2. Di kotak Style based on, pilih Heading 1

3. Pada bidang Formatting. Lakukan pengaturan font. Pilih jenis font

Times New Romans atau Arial dengan ukuran font 14 pt, klik icon B

(bold) untuk memberi efek tebal (bold) (atau menurut ketentuan pada

fakultas Anda)

4. Dari menu pilih submenu Paragraph, pada kotak Aligment

pilih Centered dengan jarak spasi Single, atau sesuaikan dengan

panduan standard menulis di fakultas/universitas Anda.

3.5.3. Memodifikasi Heading sebagai Sub Judul / Sub Bahasan,

Anak Sub Judul

Sub Judul adalah sub pokok bahasan yang berfungsi

menjabarkan judul sebagai pokok bahasan utama. Sub judul juga

berfungsi sebagai pentahapan dalam membahas tema utama yang

disebut Bab. Dalam MS Word, judul bab pada pemodifikasian Daftar

Isi (Table of Content) berada pada level 1, sub judul akan berada pada

level 2, anak sub judul pada level 3, sub anak sub judul pada level 4,

13

dst. Untuk membedakan antar level, dapat dibedakan dari berapa

banyak angka yang menunjukkan nomor urut titel sebagai sub judul.

Titel untuk sub judul bisa bernama apa saja tergantung selera penulis

mau menggunakan istilah apa.

Memodifikasi Heading sebagai Sub Judul, tahapannya sama

seperti judul bab, hanya yang berbeda adalah pemilihan jenis

headingnya, jika berada pada level 2, digunakan Heading 2, level 3

digunakan Heading 3, dan seterusnya. Lebih jelasnya dapat dilihat

gambar 3.7

Gambar 3.6.

Jendela dialog box Modify Style Heading 2

Gambar 3.7.

Pembagian Level untuk Pemodifikasian Daftar Isi

14

Dari gambar 3.7, yang dimaksud dengan:

Heading 1 = Level 1 = judul bab (chapter) contoh dalam Gambar

3.7: Bab I Pendahuluan

Heading 2 = Level 2 = Sub Judul, contoh dalam gambar Latar

Belakang, Permasalahan, Tujuan dan

Sasaran (lihat berapa jumlah digit

penomorannya)

Heading 3 = Level 3 = Anak Sub Judul. Contoh dalam gambar

adalah anak sub judul dari sub judul Tujuan

dan Sasaran, yaitu Tujuan, dan Sasaran.

3.5.4. Memodifikasi Style sebagai Alinea

Memodifikasi Style sebagai alinea, tahapannya adalah sebagai

berikut:

1. Klik New Style dari Task Pane Styles and Formatting

2. Pada bidang Properties di kotak Name ganti dengan nama Alinea, di

kotak Style Type, pilih Paragraph.

3. Pada bidang Formating, pilih jenis font (contoh Times New Romans

atau Arial) dengan ukuran font 12 pt.

4. Dari tombol pada bidang:

a. Paragraph, pada kotak Aligment pilih Justify dengan jarak spasi

Double atau 1,5. Tergantung standar fakultas Anda. Huruf

pertama alinea, dimulai pada ketukan ke-7 tombol spasi (1,5 cm).

Pada bidang Indentation, pada kotak Special pilih First Line,

pada kotak By isikan nilai 1,5 cm.

b. Font, pilih jenis huruf dan ukurannya sesuai standar fakultas

Anda

c. Numbering, dari tab Numbered pada jendela Bullets and

Numbering pilih None

d. Bila pengaturan telah dirasa cukup, akhiri dengan menekan OK

5. Untuk keluar dari jendela New Style, tekan OK.

15

3.5.5. Memodifikasi Heading sebagai Judul Gambar/Tabel

Memodifikasi Heading sebagai Judul Gambar atau Tabel,

tahapannya adalah sebagai berikut:

1. Klik New Style dari Styles and Formatting Task Pane

2. Pada bidang Properties:

Di kotak Name ketikkan nama: Judul Gambar/Tabel, di kotak Style

Type, pilih Paragraph.

3. Pada bidang Formatting:

pilih jenis, ukuran, warna dan efek format font (regular, bold, italic,

underline), serta format aligment (left, centered, right, justify), jarak

spasi.

4. Klik tombol , untuk mengatur bidang:

a. Paragraph; pada kotak Aligment pilih Centered dengan jarak

spasi Single

b. Font; pilih jenis huruf dan ukurannya 9 pt

c. Numbering; klik tab Numbered, pada jendela Bullets and

Numbering pilih None.

d. Bila pengaturan telah dirasa cukup, akhiri dengan menekan OK.

5. Untuk keluar dari jendela New Style, tekan OK.

3.6. Menggunakan Heading yang Telah Dimodifikasi

Judul, sub judul, anak sub judul, judul gambar, tabel dapat

dimodifikasi dengan mudah dengan memanfaatkan fasilitas heading

styles. Silahkan Anda praktikan bagaimana menggunakan Heading

hasil modifikasi Anda tadi. Sebagai contoh, berikut disajikan gambar

dan sedikit penjelasan bagaimana menggunakan fasilitas Heading

secara instan.

Menggunakan heading Judul Bab, cara pertama Anda tinggal

mengklik Heading yang bernama “Judul Bab” yang pernah Anda

modifikasi sebelumnya yang masih tersedia pada Task Pane Styles and

16

Formatting yang berada di sebelah kanan jendela MS Word, dan

kursor atau pointer mouse secara otomatis berpindah ke tengah

(centered) halaman Word. Setelah itu baru Anda mengetikkan judul

yang Anda kehendaki, contoh: BAB I PENDAHULUAN. Cara

kedua, ketik dulu nama judul bab, baru klik “Heading 1; Judul Bab”.

Untuk mengawali alinea, klik saja style yang bernama Alinea

yang pernah Anda modifikasi sebelumnya, kursor secara otomatis

menempatkan dirinya pada posisi alinea baru (lihat gambar).

Selanjutnya Anda tuliskan ulasan yang telah Anda rencanakan

sebelumnya.

Untuk menggunakan Style Judul Gambar dan atau Judul

Tabel, caranya juga tidak berbeda dengan keterangan di atas.

Blok lebih dulu judul tabel atau judul gambar, gunakan styles

dengan cara meng-klik styles judul gambar atau tabel. Berikut disajikan

gambar dan penjelasan secukupnya. Dengan cara demikian, Anda

telah melakukan entry basis data untuk memodifikasi Daftar Isi karya

tulis Anda.

Gambar 3.8.

Menggunakan Heading Styles yang Telah Dimodifikasi

|

17

Keterangan Gambar

1. Saat Anda memblok “1.1. Latar Belakang” kemudian mengklik “Heading

2; Sub Judul” pada Styles and Formatting Task Pane, teks tersebut

dengan serta merta memposisikan pada left align (rata kiri) sesuai setting

yang telah Anda lakukan sebelumnya baik ukuran dan format font, serta

jarak spasi maupun format paragrafnya.

2. Demikian pula styles Alinea. Setelah mouse diklik ke style “Alinea” maka

kursor secara otomatis memposisikan dirinya sebagai baris pertama dan

letaknya lebih ke dalam (1,3 cm) dari tepi kiri sebagaimana lazimnya

paragraf pertama. Pada toolbar Formating, juga tampak bahwa heading

“Alinea” sedang digunakan, lihat zoom yang ditunjukkan anak panah

merah dan anak panah biru.

3. Demikian pula dengan style judul gambar maupun tabel, caranya tak

berbeda dengan uaraian di atas. Blok teks penanda judul gambar/tabel,

lalu klik atau pilih styles heading gambar/tabel pada Styles and

Formatting task pane. Mudah bukan?

3.7. Mengatur Paragraf dan Spasi

Yang dimaksud spasi adalah jarak antara baris dengan baris

secara vertikal pada dokumen. Untuk menyusun karya tulis ilmiah

spasi yang digunakan adalah spasi satu setengah atau spasi ganda

(double space). Pada MS Word untuk mengatur jarak spasi

menggunakan perintah submenu Paragraph pada menu Format, atau

dapat juga melalui toolbar Formating dengan mengklik icon line

spacing selanjutnya pilih 1,5 atau 2,0. Jika melalui menu

Format, maka langkahnya adalah:

Buka menu Format dan pilih submenu Paragraph

sehingga dialog box Paragraph terbuka.

18

Gambar 3.9.

Jendela dialog box Paragraph

Jika perlu atur bidang Indention (Left dan Right) dengan nilai

sesuai kebutuhan Anda dan Spacing dengan nilai 6 px (pixel) pada

kotak Before dan After.

1. Pada menu pilihan Line Spacing, pilih line spacing yang diinginkan

yaitu 1,5 lines atau Double. (Tergantung ukuran kertas; untuk ukuran

kertas A4 menggunakan spasi Double, sedangkan jika menggunakan

ukuran kertas B5 menggunakan spasi 1,5)

2. Klik OK untuk mengakhirinya.

Catatan: Pada prinsipnya, jika styles and formatting seperti Alinea telah dimodifikasi

sesuai dengan standar penyusunan karya tulis di faklutas Anda, maka

pengaturan paragraf dan line spacing sebagaimana yang dibahas pada sub

bahasan di atas, tidak diperlukan lagi. Bagaimanamun Anda mengetik

dengan sendirinya Word mengatur jarak spasi sesuai modifikasi sebelumnya.

19

3.8. Mengecek Spelling Grammar

Ada baiknya Anda mengecek spelling grammar ketika Anda

menuliskan kutipan dari literatur asing terutama berbahasa Inggris

dengan menggunakan fasilitas Spelling and Grammar dari menu

Tools. Untuk menggunakan Spelling and Grammar pada dokumen,

langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Jika kutipan teks berbahasa Inggris, lakukan pengaturan bahasa

pada submenu Language terlebih dulu ke English. Caranya adalah :

blok teks, arahkan mouse ke menu Tools, pilih submenu Language, pilih

English (U.S.). Jendela Language seperti gambar berikut.

Gambar 3.10

Jendela dialog box Language

Buka menu Tools dan pilih Spelling and Grammar... (atau

tekan F7 pada keyboard). MS Word akan mengecek dokumen. Ketika

MS Word menemukan kata yang tidak sesuai dengan kaidah bahasa

asing (sesuai sumber literatur = Bahasa Inggris) maka dialog box

Spelling and Grammar akan terbuka. Sebaliknya jika teks tersebut

tidak terdapat kesalahan pengetikan, maka dialog box Spelling and

Grammar tidak akan terbuka.

20

Perhatikan contoh kutipan definisi belajar menurut Wolfolk dan Nicolich

(1984:159) dalam bahasa Inggris berikut:

”learning always involves a change in the person who is learning. The change may be for the better or for the worse, deliberate or unintentional. To qualify as learning, this change must be broght about by experience, by the interaction of a person with his or her environtment”.

Dari contoh di atas dapat diperlihatkan kesalahan mengutip

teks yang bersumber bahasa Inggris, yaitu:

Blok teks hasil kutipan, lalu lakukan perintah nomor 2 di atas, hasilnya

dapat dilihat di bawah ini. Teks berwarna merah menunjukkan

kekeliruan, selanjutnya MS Word menyediakan saran untuk koreksi yang

tersedia pada kotak Suggestions dengan highlight berwarna biru.

Tekan tombol Change untuk mengoreksinya.

Gambar 3.11.

Jendela dialog box Spelling and Grammer

1. Tombol Ignore Once digunakan untuk mengabaikan

Suggestions yang tersedia, jika memang kutipan aslinya

demikian adanya.

2. Tekan OK jika muncul dialog box yang muncul berikutnya.

21

Gambar 3.12.

Tanda Spelling and Grammar telah Dicek Secara Lengkap

3.9. Mengaktifkan/Menonaktifkan AutoCorrect Options… dan

AutoText

Dalam menyusun karya tulis, Anda sering menuliskan kata-

kata yang sering muncul dalam penulisan misalnya hal-hal yang

menjadi pokok pembahasan (variabel penelitian), serta istilah-istilah

baku dalam disiplin ilmu Anda. MS Word menyediakan fasilitas

AutoCorret dan AutoText yang dapat Anda gunakan untuk

memperkecil kesalahan penulisan dan atau membantu menghilangkan

kebosanan atau kejenuhan karena menuliskan kata yang sama secara

berulang ulang. Dengan fasilitas AutoText, hal itu akan sedikit

terbantu.

AutoCorrect Options aktif ditandai dengan icon pada

setiap kata/frase kata yang telah menjadi entry/perbendaharaan

AutoCorrect. Jika tanda mata panah diklik, maka akan tampil dialog

seperti ditunjukkan Gambar 3.13. Sehingga apabila Anda tidak

menginginkan kata yang terkoreksi secara otomatis, Anda dapat

menganulirnya dengan mengklik Change back to .... Bila Anda

menginginkan MS Word tidak lagi mengoreksi secara otomatis

kata/frase kata yang telah Anda atur dan memasukkannya ke dalam

daftar AutoCorrect, maka Anda harus menekan tombol Stop

Automatically Correcting .... Tanda titik –titik yang mengakhiri kata

tercetak tebal tersebut adalah kata/frase kata/entry dalam daftar

AutoCorrect komputer Anda. Jika Anda tekan Control AutoCorrect

22

Options... Anda akan dibawa ke dialog box AutoCorrect (gambar.

3.16). preliminary section

Gambar 3.13.

Menu AutoCorrect Options

Bila AutoText belum aktif di komputer Anda, Anda bisa

mengaktifkannya melalui menu View � Toolbars � AutoText.

Setelah diaktifkan, di menu toolbar komputer Anda juga tampil toolbar

seperti ditunjukkan Gambar 3.14.

Gambar 3.14. Toolbars AutoText Muncul Setelah Diaktifkan

3.9.1. Menambah Perbendaharaan Kata pada Daftar AutoText

Dari menu Tools pada menu bar, pilih AutoCorrect Options…

Anda dapat mengatur atau mengkondisikan AutoText. Sebagai

contoh, Anda sering memunculkan istilah “Rencana Tata Ruang

Wilayah”, maka dengan fasilitas AutoText, jika Anda mengetik

“Rencana...” akan muncul di layar seperti ditunjukkan anak panah

pada gambar berikut, maka jika memang yang hendak Anda ketik

adalah Rencana Tata Ruang Wilayah, Anda tinggal menekan tombol

<Enter> sesuai screentip yang berbunyi Rencana Tata Ruang Wilayah

(Press ENTER to Insert) yang ditunjukkan anak panah pada Gambar

3.15:

23

Gambar 3.15.

Screen Tip untuk AutoText pada MS Word

Dengan menambahkan perbendaharaan kata yang kita

kehendaki pada Auto Text Anda merasa mendapat kemudahan atau

dapat menghemat waktu dan energi dalam bekerja bahkan bisa untuk

mengantisipasi atau meminimalisir kesalahan pengetikan.

Cara menambahkan perbendaharaan kata yang kita kehendaki

pada fasilitas Auto Text adalah:

1. Navigasi atau arahkan mouse ke menu Tools pada menu bar,

pilih menu AutoCorrect Options...

2. Setelah muncul dialog box AutoCorrect pilih tab AutoText

3. Masukkan kata yang hendak Anda jadikan AutoText seperti

contoh di bawah ini pada kotak Enter AutoText entries here :

4. Agar istilah Rencana Tata Ruang Wilayah masuk dalam daftar

Auto Text MS Word di komputer Anda, maka tekan Add.

5. Begitulah selanjutnya. Anda pun dapat menambahkan lebih

banyak lagi perbendaharaan kata sesuai dengan kebutuhan.

24

Gambar 3.16.

Memasukkan Perbendaharaan kata AutoText pada MS Word

3.9.2. Menambah Perbendaharaan Kata pada Daftar AutoCorrect

Seringkali kita tidak menyadari melakukan kesalahan

pengetikan pada MS Word namun tidak terdeteksi dan terkoreksi.

Untuk mendeteksi dan mengoreksi secara otomatis, MS Word

menyediakan fasilitas AutoCorrect untuk mengoreksi kesalahan

penulisan, maksudnya, jika Anda tidak sengaja menuliskan sesuatu

secara cepat dan tidak sempat untuk menelitinya kembali, maka MS

Word akan secara otomatis melakukan koreksi atas kesalahan Anda

pada waktu mengetik. Sebagai contoh anda mengetik “utk”

dilanjutkan dengan menekan tombol space maka AutoCorrect akan

secara otomatis mengganti ketikan “utk” dengan “untuk”. Jika Anda

mengetik “masayarakat petani berpenghasilan rendah” akan terkoreksi

menjadi “masyarakat petani berpenghasilan rendah”.

Masukkan Entry baru

Perbendaharaan Kata dalam

Daftar AutoText menurut Keinginan

Anda

Lalu Tekan Add

25

Untuk itu ada baiknya Anda mencoba memanfaatkan fasilitas

AutoCorrect. Setelah tampil dialog box AutoCorrect (Gambar 3.16)

maka:

1. Pilih tab AutoCorrect

2. Pastikan pada kotak Replace text as you type tertandai dengan

tanda centang (�)

3. Isikan perbendaharaan kata yang (sering) Anda lakukan kesalahan

mengetik misalnya ”masayarakat” pada kotak Replace

4. Isikan pula kata yang seharusnya untuk mengoreksi

”masayarakat” dengan kata ”masyarakat” pada kotak With.

Gambar 3.17.

Memasukkan Perbendaharaan kata ke

AutoCorrect pada MS Word

5. Tekan tombol Add, Anda juga bisa menambahkan

perbendaharaan kata lainnya ke dalam daftar AutoText di

komputer Anda sesuai dengan kebutuhan atau keinginan Anda.

6. Bila menurut kebutuhan Anda telah cukup, kemudian tekan OK

untuk mengakhirinya.

26

3.9.3. Menambah Entry Kata pada AutoCorrect dengan Formatted

Text

Anda juga dapat menambahkan kata-kata sebagai entry pada

AutoCorrect dengan Formatted Text entry, AutoCorrect akan

mengkoreksi tulisan atau text dengan text yang telah anda format.

Fasilitas ini mungkin akan sangat membantu jika Anda sering

menampilkan istilah dari Bahasa asing. Istilah bahasa Asing, atau

bahasa daerah, dan atau istilah-istilah yang belum baku menurut

Bahasa Indonesia dapat diformat dengan huruf italic. Lihatlah

sepenggal kalimat berikut: “Komoditas lada di Kabupaten Bangka

memiliki Competitive Advantage, karena ….”

Maka formatlah kata Competitive Advantage ke format italic

dahulu, baru bisa dientri ke daftar AutoCorrect. Lakukan berikut:

Dalam contoh ini blok kata Competitive Advantage (dengan kondisi

sudah diformat Italic)

1. Buka menu AutoCorrect…

2. Pada kotak With sudah terdapat kata Competitive Advantage , coba

tandai radio button � Formatted text, maka akan berformat italic

seperti sumber entry-nya.

3. Masukkan pada kotak Replace dengan kata aslinya “competitive

advantage” tanpa format italic. Ini berarti, ketika Anda mengetik

ulang kata yang sama, Anda tak perlu lagi memformat ulang.

Secara otomatis Word akan mengoreksi menjadi berformat italic.

4. Untuk menambah perbendaharaan AutoCorrect tekan tombol Add.

5. Sudahi dengan menekan tombol OK.

6. Demikian dan seterusnya. Sebaiknya setiap kata asing (kecuali

istilah teknis yang tidak bisa di-italic-kan), kata-kata bersumber

dari bahasa daerah dan atau istilah yang belum baku dalam kaidah

Bahasa Indonesia, dalam kaidah penyusunan karya tulis ilmiah

diformat ke italic. Untuk menghindari kesalahan penulisan maupun

27

memudahkan pengulangan kata-kata asing yang berbunyi dan

berformat sama, fasilitas AutoCorrect pantas untuk dimanfaatkan.

Gambar 3.18

Cara Menambah perbendaharaan (entry) Formatted text pada

AutoCorrect

Selanjutnya Anda tidak usah khawatir, daftar perbendaharaan

kata dalam AutoText maupun AutoCorrect dapat didelete atau

dihapus bila tidak diperlukan lagi. Caranya tentu saja harus kembali ke

menu AutoCorret Options... dari menu Tools seperti yang telah

dijelaskan sebelumnya. Contoh di bawah ini adalah sebagai berikut:

1. Setelah dialog box AutoCorrect tampil, cari perbendaharaan kata

dalam daftar AutoCorrect dengan cara menarik naik-turun scroll

bar yang ada pada daftar perbendaharaan kata AutoCorrect. Atau

dengan mengetikkan huruf pertama dari daftar entry yang hendak

Anda delete sehingga muncul kelompok entry yang berawalan huruf

seperti yang Anda kehendaki Misalnya Undang-undang, Anda

tinggal “memanggilnya” dengan mengetik huruf “U”, maka

muncullah semua entry yang berawalan U.

2. Setelah perbendaharaan kata terpilih, tekan tombol Delete.

3. Tekan OK untuk mengakhirinya.

28

Gambar 3.19

Cara Menghapus Entry dari AutoCorrect

3.10. Memanfaatkan Fasilitas Find and Replace

3.10.1. Menemukan Kata Tertentu dan Mengedit Naskah dengan

Mudah dan Cepat dengan Fasilitas Find dan Replace

Menulis terutama karya tulis ilmiah membutuhkan ketelitian

dan harus mengikuti kaidah-kaidah yang telah terstandar. Mengedit

kata-kata yang telah tertulis dengan tidak terstandar (baku) yang

jumlahnya banyak (maksudnya terketik berulang-ulang) dan letaknya

bertebaran di berbagai halaman naskah tentu membuat si penulis jemu.

Ada trik agar Anda sebagai penulis bekerja lebih elegan dan santai.

Suatu kali Anda ingin mencari dan menemukan kata-kata

tertentu dengan tujuan untuk diedit atau diperbaiki atau bahkan

dieliminasi, sedangkan Anda sendiri tidak tahu lagi di halaman mana

kata tertentu itu tertulis. Maka, yang diperlukan adalah fasilitas Find

and Replace. Fasilitas ini dapat diaktifkan dengan menekan kombinasi

tombol Ctrl+F dari keyboard Anda, atau melalui menu Edit ����

29

Find.... Hasilnya tampil jendela seperti ditunjukkan Gambar 3.19 di

bawah ini.

Gambar 3.20

Jendela Find and Replace

Dari Gambar 3.20 dapat Anda gunakan untuk mencari dan

menemukan kata-kata tertentu. Lebih lanjut penggunaan tools ini

adalah seperti dicontohkan berikut:

1. Berikan tanda centang (�) pada menu Highligt all items found

in:, agar Anda dapat memilih menu di bagian mana kata

tersebut berada. Menu-menu tersebut dan fungsinya adalah:

• Current Selection mencari kata atau item yang terdapat pada halaman dimana kursor aktif

• Main Document mencari kata atau item jika berada dalam dokumen/naskah utama

• Headers and Footers mencari kata atau item yang terdapat di bagian Header atau Footer

• Footnotes mencari kata atau item yang terdapat pada catatan kaki

• Text Boxes in Main Document

mencari kata atau item yang terletak pada Text Box dalam dokumen utama.

30

2. Tekan tombol More, untuk menu lebih lanjut, sehingga tampil

jendela seperti Gambar 3.21.

Gambar 3.21.

Pencarian Item dengan Fasilitas Find and Replace

3. Pada Gambar 3.21, dicontohkan mencari kata “baku” yang berada

pada dokumen utama (Main Document).

4. Untuk melanjutkan pencarian, tekan tombol Find All

5. Jika kata “baku” sudah ditemukan, Anda tinggal melakukan apa

yang menjadi rencana pencarian.

6. Jika hanya ingin mengubah format cetakan, Anda tinggal

mengubahnya sesuai kebutuhan.

7. Jika sudah, tutup jendela Find and Replace dengan menekan

tombol Close.

Bagaimanakah mengedit atau mengganti kata-kata terketik

berulang dengan kata baru sesuai kebutuhan? Gunakan saja fasilitas

Find and Replace. Tools ini dapat diaktifkan dengan cara menekan

31

tombol Ctrl+H atau melalui menu Edit ���� Replace... sehingga tampil

Gambar 3.22 di bawah ini.

Gambar 3.22

Mengedit Item dengan Fasilitas Find and Replace

1 Dari Gambar 3.22 misalnya Anda ingin mengganti kata

“baku” menjadi kata “terstandar”, maka pada field Find

what: masukkan kata “baku”

2 Pada field Replace with: masukkan kata “terstandar”

3 Tekan tombol Replace untuk mengganti satu kata “baku”

yang ditemukan oleh MS Word pertama kali, dan atau tekan

tombol Replace All untuk mengganti semua kata “baku”

yang bertebaran di naskah Anda. MS Word akan

melaporkan hasil penggantian dengan memberitahukan

perubahan item yang digantinya (replace).

4 Jika keperluan Anda telah terpenuhi, akhiri dengan menutup

(close) jendela dialog box.

3.10.2. Meloncat dari Halaman Satu ke Halaman Lain Secara

Cepat dan Mudah dengan Fasilitas Go To.

MS Word menyediakan banyak tools sebagai fasilitas untuk

para penggunanya bekerja dengan elegan dan mudah. Suatu saat kita

ingin melakukan editing naskah dengan meloncat dari halaman satu ke

halaman lain. Jika jumlah halaman mencapai ratusan, tentu menjadi

32

masalah dan melelahkan. Ada fasilitas yang disediakan MS Word

untuk ini, yaitu Go To.

Agar Anda dengan mudah mencapai dari halaman satu ke

halaman lain aktifkan dahulu fasilitas Go To. Ada beberapa cara

untuk mengaktifkan fasilitas Go To, yaitu:

1. Menekan Ctrl+G dari keyboard Anda

2. Klik menu Edit ���� Go To....

3. Menekan tombol Ctrl+F lanjutkan menekan tombol Alt+G

4. Klik ganda (double click) mouse pada angka kontrol jumlah

halaman naskah Anda yang berada pada sudut kiri bawah halaman

MS Word Anda (Letakkan dan klik ganda mouse seperti

ditunjukkan Gambar 3.23).

Gambar 3.23

Cara Cepat Lain Mengaktifkan Fasilitas Go To

Setelah tampil jendela Find and Replace | Tab Go To,

masukkan nomor halaman yang hendak Anda tuju. Pada contoh yang

ditunjukkan Gambar 3.24, saya ingin mengedit halaman v yakni

Daftar Isi. Maka pada field (kotak) Enter page number saya masukkan

notasi “v”.

33

Gambar 3.24.

Jendela Find and Replace Tab Go To

Dari jendela Go To, Anda dapat melakukan penjelajahan dari

halaman satu ke halaman lainnya dengan cepat dan mudah.

1. Anda dapat menentukan opsi sebagai pilihan dari menu yang

terdapat pada bidang Go to what

2. Masukkan nomor halaman yang hendak Anda tuju ke field atau

kotak ) Enter page number.

3. Anda juga dapat menentukan berapa halaman yang hendak Anda

lampaui, misalnya +4 berarti Anda akan maju sebanyak empat

halaman dari jendela MS Word yang sedang aktif (sedang di

hadapan Anda).

1. Klik tombol Select Browse Object (Gambar 3.25) atau tekan

kombinasi tombol Alt+Ctrl=Home

2. Pilih menu yang tersedia untuk menjelajah dokumen Anda

dalam rangka editing naskah. Lebih jelasnya dapat dilihat

gambar di bawah ini.

Tips : cara lain mengaktifkan tools Find and Replace dengan Cepat

34

Gambar 3.25.

Tombol Select Browse Object

3. Pilih menu yang tersedia yang tampil seperti ditunjukkan

Gambar 3.26 untuk menjelajah dokumen Anda dalam rangka

editing naskah. Lebih jelasnya dapat dilihat gambar di bawah

ini. Kotak biru pada Gambar 3.26 kiri digunakan untuk

mengaktifkan tools Go To, dan kotak biru kanan (gambar

binocular) untuk mengaktifkan tools Find.

Gambar 3.26.

Tombol Select Browse Object

35

Bagian 4

Memodifikasi Daftar Isi

4.1. Membubuhkan Nomor Halaman

Sebelum memodifikasi Daftar Isi, dokumen atau naskah Anda

perlu dibubuhkan nomor halaman. Untuk ini, yang harus anda

lakukan adalah memisahkan preliminary section atau front matter dengan

bagian main body of the report. Bagian preliminary section adalah haman-

halaman awal seperti halaman judul, pengantar sampai dengan

halaman yang disediakan untuk Daftar Isi, Daftar Tabel maupun

Daftar Gambar dan Daftar Lampiran (jika ada), selanjutnya nanti

disebut Section 1, sedangkan main body of the report (Bab I s.d. selesai)

disebut Section 2.

1. Tempatkan kursor pada halaman paling awal (halaman judul)

2. Bawa mouse Anda ke menu Insert � Page Numbers…

3. Pilihlah posisi dan style alignment menurut selera Anda

Gambar 4.1.

Jendela dialog box Page Numbers

4. Jika tidak ingin menampilkan nomor halaman pertama biarkan

kosong kotak Show number on first page

5. Untuk bagian preliminary section atau front matter format nomor

halaman menggunakan huruf romawi kecil (lowercase).

36

Gambar 4.2.

Jendela dialog box Page Number Format

6. Tentukan format nomornya dengan mengklik tombol

Format… lalu pilih opsi formatnya dari kotak Number format

7. Isikan kotak Start at dengan i (angka romawi dengan

lowercase), lalu tekan OK.

8. Tutup jendela Page Numbers dengan OK

Kini giliran membubuhkan nomor halaman pada bagian main

body of the report.

1 Letakkan kursor pada halaman terakhir bagian front matter

2 Klik menu Insert pada menubar

3 Pilih Break...

4 Dari jendela Break pilih opsi Page break

5 Selanjutnya sekali lagi klik menu Insert pilih Break

6 Pada Section break types, pilih opsi Next page (Gambar 4.3)

7 Tekan OK untuk mengakhiri

37

Gambar 4.3

Menu untuk menentukan jenis Break dan jenis Seksi Break

Kini kursor Anda berada di halaman pertama main body of the

report (Bab I)

1 Dari sini, bawa mouse ke menu Insert pada menubar

2 Pilih opsi pada kotak Position dan pilih pula opsi pada kotak

Alignment 3 Pilih submenu Page Numbers… klik Format…

4 Pada bagian Number format pilih format nomor1,2,3, ...

5 Pada bagian Page numbering, pada kotak Start at: isi dengan 1

sebagai awal nomor halaman pertama. Lanjutkan dengan

menekan tombol OK.

6 Beri tanda centang (�) pada Show number on first page

7 Akhiri dengan menekan OK. Penomoran halaman naskah telah

selesai dilakukan.

4.2. Memodifikasi Daftar Isi

Daftar Isi atau Table of Content (TOC) merupakan halaman

yang bermanfaat untuk mengontrol isi naskah Anda. Kesalahan yang

sering terjadi adalah ketidakcocokan antara Daftar Isi dengan halaman

sesungguhnya, karena pembuatan daftar isi dilakukan secara manual,

penulisan antar bab dilakukan terpisah.

38

Dengan melakukan entry menu untuk daftar isi yang telah

Anda pelajari dari beberapa pembahasan ini, akan sangat membantu

Anda dalam menyusun daftar isi secara otomatis. Anda tidak perlu lagi

menyusun daftar isi secara manual. Yang anda lakukan hanya

memberi perintah kepada komputer melalui fasilitas pembuatan daftar

isi yang telah disediakan oleh MS Word.

Memodifikasi Daftar Isi, langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Sediakan halaman khusus untuk Daftar Isi, biasanya setelah

halaman Kata Pengantar. Pastikan naskah sudah diberi nomor

halaman

Gambar 4.4.

Memulai memodifikasi Daftar Isi

2. Dari menu bar klik Insert, pilih Reference

3. Pilih subsubmenu Index and Tables….(Gambar 4.4) sehingga

muncul dialog box Index and Tables (Gambar 4.5).

4. Pilihlah tab Table of Contents. Pada kotak show levels, pilihlah

sampai level berapa Anda menampilkan menu dalam Daftar Isi.

5. Biarkan tanda centang � pada opsi Show page numbers,

Right align page numbers dan Use hyperlinks instead of

page numbers.

39

Gambar 4.5.

Jendela dialog box Index and Tables dengan Tab Table of Contents

Langkah berikutnya memodifikasi Style. Dari jendela Index

and Tables, lakukan setting berikut:

1. Klik tombol Modify… untuk memilih styles sehingga tampil

dialog box Style (Gambar 4.6).

Gambar 4.6.

Jendela dialog box Style

2. Pilihlah style TOC dari opsi yang disediakan (ada sembilan opsi)

3. Lanjutkan dengan menekan tombol OK.

40

Memodifikasi Daftar Isi berdasarkan level yang dinginkan:

1. Untuk memilih level TOC sesuai keinginan, dari jendela Index and

Tables, klik tombol Options… sehingga muncul jendela seperti

gambar di bawah ini (Gambar 4.7.).

Gambar 4.7.

Jendela dialog box Table of Content Options

2. Pada kotak TOC level, perhatikan Heading 1; Judul sampai

dengan Heading 3; Anak Sub Judul yang ditandai tanda centang

(�), ini merupakan ketersediaan styles sebagaimana macam-

macam Heading yang telah Anda modifikasi (lihat kembali

pembahasan tentang Memodifikasi Heading).

3. Jika sudah, akhiri dengan menekan OK. Tunggu hingga Word

melakukan “tugasnya”. Hasilnya seperti ditunjukkan Gambar 4.8.

41

Gambar 4.8.

Hasil Modifikasi Daftar Isi

4.3. Memodifikasi Daftar Gambar / Tabel

Cara memodifikasi Daftar Gambar maupun Tabel tidak jauh

berbeda dengan Daftar Isi. Dengan cara yang sama seperti subbahasan

4.2 tentang langkah-langkah Mmodifikasi Daftar Isi, maka setelah

tampil jendela Index and Tables, pilihlah tab Table of Figures, seperti

Gambar 4.9.

1. Sediakan halaman khusus untuk Daftar Gambar/Tabel

2. Lakukan langkah seperti halnya Memodifikasi Daftar Isi.

3. Setelah muncul dialog box Index and Tables. Pilih tab Table of

Figures (Gambar 4.9) pada kotak Caption label, pilih Figure.

4. Biarkan tanda centang � pada opsi Show page numbers, Right

align page numbers dan Use hyperlinks instead of page

numbers.

42

5. Klik Modify, hingga muncul jendela Style, bila perlu gantilah

Table of Figures pada kotak Styles (Gambar 4.10) dengan

nama lain menurut selera Anda sendiri.

Gambar 4.9.

Tab Table of Figures pada Jendela Index and Tables

Gambar 4.10. Jendela Pilihan Style

43

Gambar 4.11.

Jendela Table of Figures Options

6. Klik OK untuk melanjutkan / kembali ke Gambar 4.9

7. Kemudian klik Options, sehingga muncul jendela Table of

Figures Options (Gambar 4.11). Pada kotak Style: pilihlah

style yang pernah dimodifikasi yaitu Judul Gambar.

8. Jika sudah lanjutkan dengan menekan OK.

9. Tutup lagi dengan menekan OK pada jendela Index and

Tables (Gambar 4.9).

Tunggu sejenak, dan inilah hasilnya (Gambar 4.12), warna

gelap merupakan tanda atau karakteristik hasil modifikasi yang

dilakukan secara otomatis.

44

Gambar 4.12.

Hasil Modifikasi Daftar Gambar (Table of Figures)

Kini Anda dengan mudah bisa meloncat dari halaman satu ke

halaman lain tanpa susah payah, hanya dengan cara mengklik menu-

menu dalam Daftar Isi, karena daftar isi yang telah Anda modifikasi

dilengkapi dengan fasilitas tautan yang disebut Hyperlink.

Gambar 4.13.

Tautan Hyperlink pada Daftar Isi Memberi Kemudahan Para Penulis

dalam Melakukan Editing

Pada contoh Gambar 4.13, ketika Anda mengarahkan mouse

ke salah satu menu pada Daftar isi, dengan disertai menekan tombol

Ctrl pada keyboard, serta merta pointer mouse merubah penampilan

sebagai gambar tangan kanan yang menunjuk kemana Anda akan

45

dibawa, yaitu ke halaman yang Anda inginkan. Ini merupakan fasilitas

hyperlink diaktifkan.

Dengan demikian apabila Anda ingin melakukan editing, revisi

atau perbaikan materi tulisan, Anda tinggal melakukan perintah “klik”

pada mouse. Dalam hitungan detik Anda dapat melakukan editing

naskah.

4.4. Meng-update Daftar Isi, Daftar Gambar dan Daftar Tabel

Naskah Anda setelah proses editing seperti pengurangan dan

penambahan materi secara otomatis akan mengalami pergeseran

nomor halaman. Dengan sendirinya menu yang ada pada Daftar Isi

juga mengalami ketidaksesuaian. Dalam hal ini, Anda tidak perlu

memodifikasi ulang, yang perlu Anda lakukan adalah memperbarui

atau updating Daftar Isi. MS Word menyediakan fasilitas untuk ini.

Cara meng-update Daftar Isi, Daftar Gambar maupun Daftar

Tabel adalah Anda harus mengaktifkan Update TOC . Tools ini dapat

Anda aktifkan melalui menu View dari menubar. Dari submenu

Toolbars, Anda tinggal memberi tanda centang (�) pada Outlining.

Secara detail, silahkan perhatikan Gambar 4.14 di bawah ini.

Gambar 4.14.

Cara Mengaktifkan Toolbar: Outlining

46

Setelah toolbar Outlining diaktifkan, pada toolbar menu di

komputer Anda akan muncul tools Update TOC seperti ditunjukkan

Gambar 4.15 di bawah ini.

Gambar 4.15.

Toolbar Outlining yang Telah Diaktifkan

Cara meng-update Daftar Isi, Daftar Gambar dan Daftar Tabel

adalah sebagai berikut:

1. Silahkan Anda menuju ke Daftar Isi (yang hendak di-update). Jika

Anda tidak sedang di halaman Daftar isi, “meloncatlah” dengan

menggunakan fasilitas Go To (lihat kembali pembahasan tentang

fasilitas Go To).

2. Letakkan kursor di sembarang menu Daftar Isi.

3. Klik tombol dari toolbar Outlining (Gambar 4.15),

atau dengan cara yang paling cepat, tekan tombol F9 pada

keyboard Anda. Sehingga tampil dialog box Update Table of

Contens seperti ditunjukkan Gambar 4.16.

Gambar 4.16.

Jendela Dialog Box Update Table of Content

4. Hanya ada dua opsi yang dapat Anda lakukan melalui dialog box

Update Table of Contens:

47

a. Klik Update page numbers only jika pembaharuan (update)

Daftar Isi hanya penyesuaian nomor halaman saja. Artinya

perubahan hanya karena terjadinya pergeseran nomor

halaman.

b. Klik Update entire table jika pembaharuan (update) Daftar Isi

karena perubahan total. Artinya perubahan karena disamping

terjadinya pergeseran nomor halaman juga karena perubahan

keseluruhan isi maupun struktur/kerangka naskah, yang

disebabkan oleh pengurangan maupun penambahan isi dari

naskah atau dokumen Anda.

5. Klik OK untuk melakukan update Daftar Isi.

48

Bagian 5

Penutup

Tulisan ini memang bukan yang pertama kali ada.

Memberi kaweruh kepada yang membutuhkan merupakan sisi lain dari

tujuan tersusunnya buku mungil ini.

Bagaimana menurut Anda: cara saya menerangkan dalam tutorial ini? Tidak

standar? Menjengkelkan, karena Anda jadi lebih bingung? Jika Anda peduli

akan kualitas isi buku ini, silahkan tulis kritik

ke email w.agus.p@gmail.com

Semoga bermanfaat dan Selamat Mencoba.

Sungailiat | Tembalang, Semarang, medio Mei – Juni 2010

Penulis,

WWWAAAPPP KKKoooeeesss

© 2010 | WAP KOES

Bagi yang membutuhkan buku mungil ini

dapat diperoleh di

49

XYZ Papers Tembalang Semarang

Senarai

Pedoman Penyusunan Pra Tesis dan Tesis Magister Teknik

pembangunan Wilayah dan Kota Universitas Diponegoro, Semarang:

MTWK Undip.

Software pendukung menyusun tulisan ini :

Screenshot Captor v2.50.01, March 8th, 2009 dapat diunduh dari:

http://www.donationcoder.com