Membuat Custom Email dengan Zoho

PuskoMedia IndonesiaJl. Prapatan Warureja No. 8, Margasari, Sidareja, Kab. Cilacap - Jawa Tengah Kontak : 08112617445/ 085747717445 | Email: [email protected] | Website: http://www.puskomedia.id/

v2.0

Membuat Custom Email

dengan Zoho

v2.0

Disusun Oleh :

Samsul Ma’arif

CC-BY-SA 3.0

Copyright © 2017 PuskoMedia Indonesia


KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmaanirrohiim...

Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT. yang telah melimpahkan segala rahmat dan hidayah-Nya ke alam semesta. Yang juga telah melimpahkan segala nikmat bagi saya berupa nikmat iman dan kesehatan sehingga saya dapat menyelesaikan buku kecil ini.

Buku ini merupakan buku pertama saya yang ditodongkan kepada saya oleh Leader PuskoMedia Indonesia, Akbar Bahaulloh. Suatu ketika saya sedang di Bogor, mengikuti training Networking Guru TKJ. Beliau mengancam saya tidak boleh pulang kalau saya tidak berjanji mau membuat buku tentang Zoho dalam seminggu. Akhirnya saya pun berjanji, tapi akan mulai saya kerjakan hari Jumat mendatang setelah saya sampai di rumah.

Namun ternyata, membuat buku tak segampang menulis tutorial di blog. Ada banyak tantangan, antara lain karena jumlah halaman dan topik yang musti dibahas agak panjang. Berbeda dengan catatan di blog yang biasanya apat diselesaikan dalam sekali duduk. Waktu seminggu ternyata kurang buat saya.

Buku Membuat Custom Email dengan Zoho ditujukan untuk mitra PuskoMedia Indonesia sebagai bentuk jaminan kepuasan dalam pelayanan. Namun, tidak menutup kemungkinan bagi non mitra PuskoMedia Indonesia untuk tetap menggunakannya. Silakan menyesuaikan dengan layanan yang Anda gunakan.

Akhir kata, semoga buku kecil ini bermanfaat bagi Anda pembaca yang budiman. Jika Anda menemui kekeliruan dalam buku ini, baik ejaan, kalimat atau pembahasan dalam buku ini sulit dipahami, silakan layangkan surel Anda ke penulis dengan alamat [email protected].

Cilacap, 15 Februari 2017

Samsul Ma’arif

R&D PuskoMedia Indonesia


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...........................................................................................................................ii

DAFTAR ISI.......................................................................................................................................iii

DAFTAR GAMBAR...........................................................................................................................iv

BAB I PENGERTIAN..........................................................................................................................1A. Email..........................................................................................................................................1B. Zoho...........................................................................................................................................1C. Zoho Mail...................................................................................................................................1D. Kelebihan Zoho Mail.................................................................................................................1

BAB II MENDAFTAR AKUN ZOHO................................................................................................3A. Link Pendaftaran........................................................................................................................3B. Isi Formulir Pendaftaran............................................................................................................4C. SMS Konfirmasi.........................................................................................................................4D. Konfirmasi Surel........................................................................................................................6

BAB III KONFIGURASI DNS RECORD...........................................................................................8A. Verifikasi Kepemilikan Domain.................................................................................................8B. User Admin Utama...................................................................................................................11C. Konfigurasi MX Record...........................................................................................................13D. SPF dan DKIM Record............................................................................................................17

BAB IV MANAJEMEN AKUN EMAIL...........................................................................................21A. Control Panel...........................................................................................................................21B. Menambah Akun......................................................................................................................24C. Menghapus Akun.....................................................................................................................28D. Surel Alias................................................................................................................................29E. Kelompok Pengguna (Grup)....................................................................................................30

BAB V CUSTOM GMAIL................................................................................................................35A. Mail Forwarding......................................................................................................................35B. Kirim Sebagai Custom Surel....................................................................................................40

BAB VI TEST KIRIM DAN TERIMA EMAIL................................................................................45A. Kirim dari Zoho.......................................................................................................................45B. Kirim dari Gmail......................................................................................................................49

BAB VII PENUTUP..........................................................................................................................52

DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................................................53


DAFTAR GAMBAR

Gambar 1: Mendaftar akun Zoho․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․3 Gambar 2: Formulir Pendaftaran․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․4 Gambar 3: SMS Verifikasi dari Zoho․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․5 Gambar 4: Masukkan kode verifikasi․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․5 Gambar 5: Halaman sambutan dari Zoho Mail․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․6 Gambar 6: Surel masuk Wellcome to Zoho!․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․6 Gambar 7: Surel terkonfirmasi․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․7 Gambar 8: Verifikasi kepemilikan domain․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․8 Gambar 9: DNS Records Virtualmin․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․9 Gambar 10: Isikan CNAME Record․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․9 Gambar 11: Kelompok Menu Domains․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․10 Gambar 12: Manage Domain․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․10 Gambar 13: Add Record․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․10 Gambar 14: Pilih tipe Record․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․11 Gambar 15: CNAME Verification․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․11 Gambar 16: Akun admin utama․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․12 Gambar 17: Menambahkan Pengguna․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․12 Gambar 18: Menambahkan Grup․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․13 Gambar 19: MX Record Zoho․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․14 Gambar 20: Penambahan MX Record․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․15 Gambar 21: Record mx.zoho.com․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․16 Gambar 22: MX Record selesai dikonfigurasi․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․16 Gambar 23: Tombol tarik turun Add Record․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․17 Gambar 24: Isian MX Record di cPanel․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․17 Gambar 25: SPF dan DKIM Record․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․18 Gambar 26: Tambahkan TXT Record SPF․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․19 Gambar 27: Tambahkan TXT Record DKIM․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․19 Gambar 28: SPF Record di cPanel․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․20 Gambar 29: DKIM Record di cPanel․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․20 Gambar 30: Hasil penambahan record di cPanel․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․20 Gambar 31: Tampilan login Zoho․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․21 Gambar 32: Loading login akun Zoho․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․22 Gambar 33: Akses Kontrol Panel․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․22 Gambar 34: Tampilan Dashboard Control Panel Zoho․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․23 Gambar 35: Zoho User Details․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․25 Gambar 36: Menambahkan pengguna baru․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․25 Gambar 37: Pengguna baru telah ditambahkan․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․25 Gambar 38: Import User dari .CSV File․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․26 Gambar 39: Membuat daftar akun pengguna․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․26 Gambar 40: Akun pengguna dengan teks editor․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․27 Gambar 41: Import pengguna dengan file .csv․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․27 Gambar 42: Pengguna berhasil dibuat․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․28 Gambar 43: Hapus akun pengguna․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․28 Gambar 44: Mail Accounts Mail Alias․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․29


Gambar 45: Tambahkan surel alias․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․30 Gambar 46: Surel alias sudah ditambahkan․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․30 Gambar 47: Add Group․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․31 Gambar 48: Buat grup baru․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․31 Gambar 49: Group berhasil dibuat․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․32 Gambar 50: Tambahkan pengguna kelompok․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․33 Gambar 51: Manajemen kelompok․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․33 Gambar 52: Tambahkan Mail Forwarding․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․36 Gambar 53: Email forwarding confirmation․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․37 Gambar 54: Confirm Verification․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․37 Gambar 55: Mail forwarding terverifikasi․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․37 Gambar 56: Email forwarding and POP/IMAP․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․38 Gambar 57: Forward a copy of...․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․38 Gambar 58: Masukkan email ID․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․39 Gambar 59: Klik Verify․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․39 Gambar 60: Masukkan kode verifikasi․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․39 Gambar 61: Masuk ke setelan Gmail․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․40 Gambar 62: Akun dan impor․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․41 Gambar 63: Menambahkan alamat email․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․41 Gambar 64: Konfigurasi SMTP Zoho․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․42 Gambar 65: Konfirmasi Gmail - Kirim surel sebagai....․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․42 Gambar 66: Masukkan kode verifikasi Gmail․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․43 Gambar 67: Surel berhasil ditambahkan․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․43 Gambar 68: Surel pengirim baru․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․44 Gambar 69: Tampilan Zoho Mail․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․45 Gambar 70: Tombol New Mail․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․46 Gambar 71: Menulis surel di Zoho․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․47 Gambar 72: Sedang mengirim surel․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․48 Gambar 73: Surel berhasil masuk․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․48 Gambar 74: Surel terkirim dari domain custom․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․48 Gambar 75: Surel balasan berhasil diterima․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․49 Gambar 76: Mengirim sebagai․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․50 Gambar 77: Surel sukses diterima․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․50 Gambar 78: Surel balasan telah diterima․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․51


BAB I PENGERTIAN

A. EmailSurat elektronik (akronim: ratel, ratron, surel, atau surat-e) atau pos elektronik (akronim: pos-el.) atau imel (bahasa Inggris: email) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet).

Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.

B. Zoho Zoho atau Zoho Office Suite merupakan layanan Software as a Service (SaaS) berbasis layanan daring (web-based online) yang dikhususkan menangani aplikasi perkantoran seperti aplikasi pengolah kata (word processing), spreadsheet, presentasi, catatan (note), wiki, laman konferensi, CRM (Customer Relationship Management), dan banyak lagi.

Ada beberapa dari tipe layanan ini, mulai dari yang gratis sampai berbayar. Salah satu yang akan dibahas pada buku ini adalah layanan Surel gratis dari Zoho.

C. Zoho MailZoho mail merupakan layanan yang dikhususkan sebagai peladen surel (mail server) dari Zoho yang cukup menarik, baik dari sisi fitur maupun tampilan. Menariknya lagi, layanan Zoho yang gratis ini, kita diberi ruang kosong (space disk) sebanyak 5 GB, lebih dari cukup untuk layanan surel.

D. Kelebihan Zoho MailZoho mail memiliki banyak kelebihan dan fitur yang ditawarkannya.

• Terintegrasi dengan domain pribadi.

Dengan demikian surel yang kita miliki akan terasa lebih profesional.

1PuskoMedia IndonesiaJl. Prapatan Warureja No. 8, Margasari, Sidareja, Kab. Cilacap - Jawa Tengah Kontak : 08112617445/ 085747717445 | Email: [email protected] | Website: http://www.puskomedia.id/

• Gratis 5 GB

Layanan Zoho yang gratis saja kita sudah diberi ruang kosong untuk surel sebesar 5GB, dan ini menurut kami sudah lebih dari cukup.

• Terintegrasi dengan aplikasi Zoho lainnya.

Zoho memiliki banyak aplikasi di dalamnya, sekali Anda mendaftarkan dan berlangganan Zoho mail, Anda suudah otomatis berlangganan aplikasi Zoho lainnya, dan aplikasi itu sangat berguna.


BAB II MENDAFTAR AKUN ZOHO

A. Link PendaftaranSebelum Anda dapat menggunakan berbagai layanan Zoho, Anda harus mendaftarkan terlebih dahulu. Anda dapat menggunakan link berikut untuk mulai mendaftar :

http://s.id/daftarZoho

Buka dengan browser favorit Anda :

Klik Sign Up For Free Now, lalu Anda akan diarahkan ke halaman formulir pendaftaran.

Pada formulir pendaftaran berikut, isikan nama domain Anda, Nama depan, Nama belakang, Administrator Account, Mobile Phone dua kali, Password juga dua kali, dan Contact Email.


Gambar 1: Mendaftar akun Zoho

http://s.id/daftarZoho

B. Isi Formulir Pendaftaran

Administrator Account di sini merupakan akun surel utama dari surel Zoho mail Anda. Dengan akun tersebut, Anda akan dapat menambah dan menghapus user, menambah dan menghapus fitur untuk user, dll.

Pastikan Anda memasukkan nomor telepon dengan tepat. Gunanya untuk melakukan proses verifikasi. Verifikasi akan dikirimkan melalui SMS. Anda tidak akan dapat mendaftar akun Zoho jika Anda tidak memasukkan nomor telepon.

Password digunakan untuk melakukan login ke akun Zoho Anda. Demikian pula dengan Contact Email, digunakan untuk verifikasi kepemilikan surel dan login ke akun Zoho Anda.

C. SMS KonfirmasiNah, setelah Anda melengkapi formulir tersebut dan mengeklik tombol Sign Up, Anda akan mendapatkan SMS kode verifikasi.


Gambar 2: Formulir Pendaftaran

Masukkan kode sms tersebut ke laman berikutnya


Gambar 3: SMS Verifikasi dari Zoho

Gambar 4: Masukkan kode verifikasi

Setelah kode verifikasi berhasil dikonfirmasi, Anda akan disambut oleh halaman seperti berikut.

D. Konfirmasi SurelSampai di sini, Anda sudah berhasil membuat akun, namun belum sepenuhnya terverifikasi. Sekarang buka kotak masuk surel Anda di tab yang berbeda, lalu klik tautan surel yang berjudul Wellcome to Zoho!


Gambar 5: Halaman sambutan dari Zoho Mail

Gambar 6: Surel masuk Wellcome to Zoho!

Klik tautan yang ada di surel tersebut.

Jika muncul tampilan seperti di atas, Anda telah berhasil membuat akun Zoho. Langkah ini diperlukan terutama karena akun surel yang kita daftarkan dapat digunakan untuk melakukan reset password tatkala kita lupa. Untuk itu, surel kita harus sudah terkonfirmasi.


Gambar 7: Surel terkonfirmasi

BAB III KONFIGURASI DNS RECORD

A. Verifikasi Kepemilikan DomainSebelum Anda dapat menggunakan surel dengan domain Anda di Zoho, Anda wajib melakukan verifikasi kepemilikan domain Anda. Kembali ke tab Gambar 5:Halamansambutan dari Zoho Mail, klik Setup domainanda.web.id in Zoho. Dalam contoh ini, domainanda.web.id adalah sample.web.id.

Pada bagian Select your domain’s DNS Manager (DNS Hosting privider) from the list: pilih DNS provider di mana Anda membeli domain Anda. Jika DNS provider Anda tidak ada di daftar tersebut, pilih Others... (1)

Ada beberapa metode untuk melakukan verifikasi kepemilikan domain. Antara lain metode CNAME, TXT dan HTML. Metode CNAME dan TXT kita memerlukan akses ke DNS provider kita untuk mengubah/menambah record DNS. Sedangkan metode HTML, kita memerlukan akses ke hosting untuk mengupload file HTML atau menambah kode HTML ke website kita.

Dalam buku ini metode yang akan digunakan adalah CNAME. Karena metode ini terbilang paling mudah dari ketiganya. Anda juga dapat mencoba metode lainnya jika Anda mau.


Gambar 8: Verifikasi kepemilikan domain

Pada Gambar 8:Verifikasi kepemilikan domain, (2) terdapat Name / Host / Alias / CNAME dan Value / Point To / Destination, tambahkan record tersebut ke DNS manager Anda.

Caranya?

Bukan tab baru pada peramban web Anda, login ke DNS (hosting) manager Anda. Jika Anda menggunakan layanan hosting PuskoMedia Indonesia, setelah login, klik Virtualmin > Server Configuration > DNS Records. Tampilannya sebagaimana berikut ini :

Perhatikan pada bagian nomor 4, klik di sana, pilih CNAME. Lalu klik tombol berwarna hijau bertuliskan Create Record ot Type:. Selanjutnya akan muncul formulir sebagai berikut :

Isikan CNAME Record seperti yang diminta pada Gambar 8:Verifikasi kepemilikan domain, lalu klik Create.


Gambar 9: DNS Records Virtualmin

Gambar 10: Isikan CNAME Record

Atau jika Anda menggunakan cPanel, penambahan record domain dapat dilakukan di menu Zone Editor. Login dulu ke cPanel, biasanya dapat diakses dengan menambahkan /cpanel di belakang domain, misalnya sample.web.id/cpanel. Setelah berhasil masuk, cari menu Zone Editor, menu ini terletak di kelompok menu Domains.

Klik pada menu tersebut, lalu Anda akan diarahkan ke tampilan berikut :

Anda bisa saja menggunakan menu + CNAME Record di atas, namun pada buku ini saya akan menggunakan menu Manage, semata-mata agar memudahkan langkah berikutnya. Maka dalam hal ini, saya akan memilih Manage.

Klik Add Record, untuk menambahkan record baru.


Gambar 11: Kelompok Menu Domains

Gambar 12: Manage Domain

Gambar 13: Add Record

Isikan seperti di atas. Pada kolo Type pilih CNAME, klik Add Record untuk menyimpan konfigurasi.

Kembali ke tab Verifikasi kepemilikan domain, klik tombol hijau yang bertuliskan Proceed to CNAME Verification. Jika berhasil tampilannya seperti ini :

Perlu dipahami bahwa proses ini disebut sebagai propagansi domain, terkadang memerlukan beberapa waktu. Bisa dibilang paling cepat 1 menit, dan paling lama adalah 2x24 jam.

Klik Verify Now untuk ke proses berikutnya.

B. User Admin UtamaSetelah proses verifikasi domain berhasil, melangkah ke proses berikutnya adalah membuat akun admin utama. Akun ini yang akan digunakan untuk mengelola dan mengadministrasi akun surel Zoho.


Gambar 15: CNAME Verification

Gambar 14: Pilih tipe Record

Nama penggunanya bebas, boleh apa saja. Yang umum digunakan adalah info, admin, atau nama Anda sendiri jika itu domain personal Anda. Klik Next untuk ke langkah selanjutnya.

Selanjutnya adalah penambahan pengguna. Untuk saat ini, proses ini dilewati saja, klik Skip.


Gambar 16: Akun admin utama

Gambar 17: Menambahkan Pengguna

Penambahan grup juga dilewati dulu. Akan dibahas pada BAB IV MANAJEMEN AKUNEMAIL secara lebih rinci, klik Skip.

C. Konfigurasi MX RecordMX Record (mail exchange record) adalah jenis catatan sumber daya khusus dalam Sistem Penamaan Domain (DNS) yang menentukan sebuah server surel yang bertanggung jawab untuk menerima pesan surel atas nama penerima domain dan sebuah nilai preferensi yang digunakan untuk memrioritaskan pengiriman surel jika ada beberapa server surel yang tersedia.

Himpunan MX Record dari nama domain menentukan bagaimana surel harus diarahkan dengan Simple Mail Protocol (SMTP). Intinya, MX Record mutlak diperlukan agar dapat mengirim dan menerima surel melalui server tertentu.


Gambar 18: Menambahkan Grup

Jika Anda kesulitan mengonfigurasi Record DNS, silakan hubungi provider hosting di mana Anda mengarahkan domain Anda.

Kembali ke tab DNS manager Anda. Jika Anda menggunakan layanan hosting PuskoMedia Indonesia, silakan klik Virtualmin > Server Configuration > DNS Records, tambahkan Record berikut :

Host Name Alamat Prioritas

@ mx.zoho.com 10

@ mx2.zoho.com 20


Gambar 19: MX Record Zoho

Simbol @ di sini dituliskan sebagai domainanda.web.id.

Pilih MX – Mail Server, lalu klik Create Record of Type:, selanjutnya isikan recordnya sebagaimana berikut ini :


Gambar 20: Penambahan MX Record

Pada bagian Record name pilih yang Same as domain, isikan Mail server priority dan Mail server hostname seperti yang diminta. Lalu klik tombol hijau bertuliskan Create. Pastikan tidak ada yang error/terjadi kesalahan. Lakukan hal sama untuk prioritas yang lainnya. Hasilnya seperti ini :

Jika menggunakan cPanel, langkahnya mirip dengan Gambar 11 hingga Gambar 14, hanya pemilihan tipe record yang berbeda. Atau dapat menggunakan tombol tarik-turun (ing: drop-down) di samping tombol Add Record, lalu pilih MX Record, seperti gambar berikut :


Gambar 21: Record mx.zoho.com

Gambar 22: MX Record selesai dikonfigurasi

Isikan MX Record seperti yang diminta :

Lakukan hal yang sama untuk priority 20.

D. SPF dan DKIM RecordSender Policy Framework (SPF) merupakan sistem validasi-surel sederhana yang didesain untuk mendeteksi pemalsuan surel dengan menyediakan mekanisme untuk mengizinkan pertukaran surel untuk memeriksa bahwa surel yang masuk dari domain datang dari host yang diotorisasi oleh administrator domain tersebut.

Daftar host domain yang diotorisasi dipublikasikan dalam record Sistem Penamaan Domain (DNS) untuk domain tersebut dalam bentuk khusus berformat TXT Record. Surel spam dan phising seringkali menggunakan alamat “dari” yang dipalsukan. Jadi, publikasi dan pemeriksaan record SPF dapat dianggap sebagai teknik anti-spam.

DomainKeys Indetified Mail (DKIM) adalah metode otentikasi surel yang didesain untuk mendeteksi pemalsuan surel. Memungkinkan penerima untuk memeriksa apakah sebuah surel yang diklaim datang dari domain tertentu memang benar dan diotorisasi oleh pemilik domain. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah alamat pengirim palsu dalam surel, teknik yang sering digunakan dalam phising dan surel spam.


Gambar 23: Tombol tarik turun Add Record

Gambar 24: Isian MX Record di cPanel

Bisa disimpulkan bahwa record SPF dan DKIM penting untuk ditambahkan untuk meningkatkan kemanan dan surat elektronik Anda. Serta untuk menghindari penyalahgunaan surel dari pihak yang tidak memiliki otoritas domain Anda.

Penambahan record SPF dan DKIM cukup mudah, hampir sama dengan ketika menambahkan record MX, hanya tipenya berbeda. Untuk menambahkan record SPF dan DKIM tipe yang digunakan adalah TXT.

Kembali ke tab DNS manager Anda, Pilih TXT – Text, lalu klik Create Record of Type:, selanjutnya isikan recordnya sebagaimana berikut ini :


Gambar 25: SPF dan DKIM Record

Pada Record name, pilih Same as domain, pada Text record isikan v=spf1 include:zoho.com ~all, klik Create. Hapus SPF record lain yang sebelumnya sudah ada.

Sedangkan DKIM Record agak berbeda, Anda dapat membaca tautan berikut https://www.zoho.com/mail/help/adminconsole/dkim-configuration.html untuk lebih jelasnya. Dan berikut contoh konfigurasinya :

Pada cPanel penambahannya juga hampir mirip dengan sebelumnya. Hanya kali ini tipe record-nya adalah TXT.


Gambar 26: Tambahkan TXT Record SPF

Gambar 27: Tambahkan TXT Record DKIM

https://www.zoho.com/mail/help/adminconsole/dkim-configuration.html

Klik Add/Save Record untuk menyimpan. Dan berikut tipe TXT untuk DKIM Record di cPanel :

Hasil akhirnya kurang lebih akan sebagai berikut di cPanel :

Pembuatan DKIM Record ini dapat Anda lakukan setelah proses registrasi dan konfigurasi domain ini selesai. Bukan berarti proses ini harus dilewati loh ya...


Gambar 28: SPF Record di cPanel

Gambar 29: DKIM Record di cPanel

Gambar 30: Hasil penambahan record di cPanel

BAB IV MANAJEMEN AKUN EMAIL

A. Control PanelSebagai Super administrator atau Administrator Zoho Mail Anda memiliki akses ke Control Panel Zoho Mail, untuk mengelola organisasi dan pengguna. Antara lain menambahkan akun pengguna, menghapus, membuat surel alias, membuat kelompok pengguna (grup), dan lain-lain.

Untuk mengakses Control Panel, login terlebih daulu ke akun zoho Anda :

Masukkan nama pengguna berupa alamat surel atau nomor telepon dan kata sandi (baca: password) yang Anda buat pada saat pendaftaran. Jika Anda berhasil masuk, tampilannya seperti ini :


Gambar 31: Tampilan login Zoho

Selanjutnya Anda dapat mengakses Control Panel dari bilah atas, klik simbol gear, lalu klik Control Panel :

Atau Anda juga dapat mengakses Control Panel langsung dengan login melalui url http://mailadmin.zoho.com, setelah login akan diarahkan ke tampilan sebagai berikut :


Gambar 32: Loading login akun Zoho

Gambar 33: Akses Kontrol Panel

http://mailadmin.zoho.com/

Pada bagian (1) Control Panel terdapat berbagai menu, antara lain :

• Dashboard, (2) tampilan awal ketika membuka Control Panel. Di sini super admin atau admin dapat mengubah logo, nama organisasi (3), termasuk menghapus organisasi itu sendiri. Hati-hati!!!

• Domains, menampilkan, menambahkan domain untuk organisasi, serta membuat alias domain dan membuat subdomain stripping. Subdomain stripping adalah proses menghapus sub domain dan menyampaikan surel ke domain utama. Misal Anda memiliki surel [email protected], maka surel akan diteruskan ke [email protected].

• User Details, menampilkan daftar pengguna, menambahkan, mengimpor/ mengekspor, dan menghapus akun pengguna. (Akan dibahas lebih rinci pada bagian selanjutnya)

• User Access, memberikan dan mencabut akses layanan aplikasi bagi pengguna.

• Group, mengatur kelompok pengguna, juga akan dibahas pada bagian selanjutnya.

• Privileges, mengatur hak akses pagi organisasi untuk membatasi atau memberikan akses pada anggota organisasi.

• Mail Administration, meliputi konfigurasi akun surel, spam kontrol, pengaturan organisasi, otentikasi surel (termasuk pengaturan DKIM dikonfigurasi melalui menu ini), dan lain-lain.

• Mail Storage, pada menu ini Administrator dapat mengatur ruang penyimpanan surel bagi pengguna.


Gambar 34: Tampilan Dashboard Control Panel Zoho

• Allowed IP, membuat daftar IP terpercaya yang diperbolehkan mengakses akun Anda. Ini mungkin berguna jika Anda ingin mengonfigurasi surel/ akun yang aman. Namun perlu dicatat bahwa, kesalahan pada konfigurasi ini dapat mengakibatkan akun Anda tidak dapat diakses.

• SAML Aunthentication, SAML merupakan kerangka kerja berbasis-XML untuk pertukaran otentikasi pengguna, hak, dan atribut informasi. Untuk mengonfigurasi SAML, administrator harus memiliki SAML Login URL dan berkas sertifikat yang disediakan oleh pihak ketiga SAML / Penyedia Identitas (IDP).

• Password Policy, Anda dapat menentukan kebijakan password untuk pengguna organisasi Anda yang harus dipatuhi.

1. Password Expiry Period (Days) :

Memaksa pengguna untuk mengganti password setiap beberapa hari tertentu, misalnya 30 hari, pengguna harus mengganti passwordnya.

2. Minimum no. of Passwird Length :

Memaksa pengguna untuk membuat password dengan jumlah karakter tertentu.

3. Minimum Passwords in History :

Membatasi penggguna dari menciptakan password lama dalam jumlah berturut-turut secara berulang.

4. Mixed Password :

Password campuran dapat berisi huruf kapital (A-Z) dan huruf kecill (a-z), jika dipilih.

5. Minimum no. of Special Character :

Password harus berisi sejumlah karakter spesial.

6. Minimum no. of Numeric Character :

Password harus berisi sejumlah karakter numerik.

B. Menambah AkunUntuk menambahkan akun pengguna, pada Control Panel, klik User Details pada bilah sisi. Lalu klik Add User :


Selanjutnya isikan detail informasi pengguna yang akan ditambahkan. Meliputi nama depan, nama belakang, email ID, dan password.

Jika pengguna Anda memiliki nama yang mengandung tanda petik (‘) seperti nama saya Samsul Ma’arif, dan ditulis demikian maka akan ada peringatan seperti pada gambar. Hapus tanda petik tersebut, lalu klik Ok.


Gambar 35: Zoho User Details

Gambar 36: Menambahkan pengguna baru

Gambar 37: Pengguna baru telah ditambahkan

Menambahkan Akun Massal

Jika Anda hanya memiliki satu atau dua pengguna, mungkin menambahkan dengan cara di atas lebih mudah. Namun jika Anda memiliki puluhan, atau bahkan ratusan pengguna akan sangat melelahkan jika harus menambahkan satu per satu.

Zoho menyediakan fasilitas import dan ekspor pengguna secara massal. Caranya, masih pada menu User Details, klik Import User, klik .CSV File.

Untuk melakukan impor pengguna, Anda perlu menyiapkan sebuah berkas .csv yang berisi data calon pengguna. Data tersebut meliputi nama pengguna, password, nama depan, nama belakang, dan Role, serta field lain yang sesuai.

Daftar pengguna tersebut dapat dibuat dengan aplikasi perkantoran Spreadsheet, seperti LibreOffice Calc, atau Microsoft Office Excel, kemudian disimpan dalam format .csv.


Gambar 38: Import User dari .CSV File

Gambar 39: Membuat daftar akun pengguna

Atau Anda juga dapat membuatnya dengan teks editor, seperti pada Gambar 40 di atas. Namun harus dipastikan, format penulisannya harus benar.

Setelah file CSV telah disiapkan, Anda dapat mengimpornya pada menu Import Users.

Klik Pilih File, cari file .csv yang tadi dibuat, lalu klik OK. Jika format yang Anda masukan benar, akun pengguna akan otomatis dibuat.


Gambar 40: Akun pengguna dengan teks editor

Gambar 41: Import pengguna dengan file .csv

Dengan demikian, akun telah berhasil dibuat.

C. Menghapus AkunAdakalanya sebuah akun yang sudah dibuat justru tidak digunakan oleh pengguna. Alasannya bisa bermacam-macam, misalnya, pengguna lupa password, atau nama pengguna yang dibuat tidak sesuai dengan permintaan pengguna, atau pengguna keluar dari organisasi Anda, atau sebab lain. Jika itu terjadi, maka Anda perlu menghapus akun pengguna tersebut. Nah, untuk menghapus akun pengguna ini cukup mudah.

Klik centang di depan nama akun pengguna yang akan dihapus, lalu klik Delete di menu di atas, masukkan password administrator, kemudian klik tombol merah Yes Delete Now.


Gambar 42: Pengguna berhasil dibuat

Gambar 43: Hapus akun pengguna

Perhatikan bahwa menghapus akun pengguna dari Control Panel, akan menghapus seluruh data yang berhubungan dengan akun pengguna tersebut. Termasuk surel, kontak, dan data dan data yang merupakan bagian dari aplikasi Zoho seperti CRM, Recruit, dan lain-lain pada akun tersebut dan tidak akan dapat dikembalikan.

D. Surel AliasSebuah surel (email) alias sederhananya adalah sebuah surel penerusan. Istilah alias terkadang digunakan untuk menunjukkan mode spesifik surel forwarding, sehingga menyiratkan arti yang lebih generik istilah surel alias sebagai alamat yang diteruskan secara sederhana. Surel alias dapat disebut juga surel dengan nama lain (alias).

Pembuatan surel alias di Zoho dapat dilakukan dengan masuk ke Control Panel > User Details > klik akun yang akan dibuat alias, lalu klik Mail Accounts :

Klik Add New Alias,


Gambar 44: Mail Accounts Mail Alias

Masukkan aliasnya, lalu klik Save. Anda dapat menambahkan sebanyak mungkin alias.

Berdasarkan contoh di atas, Anda sekarang dapat menerima surel yang masuk ke [email protected] dan [email protected] hanya dengan satu akun login yaitu [email protected].

E. Kelompok Pengguna (Grup)Kelompok pengguna (Group) dalam organisasi atau perusahaan biasa disebut bidang atau departemen. Ini penting terutama bagi pengguna, misalnya departemen HRD dapat membuat satu surel (misalnya [email protected]) atau departemen pemasaran dapat membuat surel [email protected] yang mana setiap kali pelanggan mengirimkan surel ke alamat tersebut akan secara otomatis diteruskan ke anggota kelompok/departemen tersebut.

Gambaran sederhananya begini, misal grup [email protected] memiliki anggota [email protected], [email protected], [email protected], dan [email protected]. Maka, setiap kali ada surel masuk ke hrd, masing-masing anggota, yaitu dita, leni, rara, dan fia akan menerima surel tersebut.

Pembuatan dan pengadministrasian kelompok dalam zoho cukup mudah. Untuk mengakses kelompok pengguna, pada bagian Control Panel, klik Group, lalu klik Add Group.


Gambar 45: Tambahkan surel alias

Gambar 46: Surel alias sudah ditambahkan

Lalu akan muncul formulir pembuatan kelompok pengguna seperti berikut ini :

Group Name merupakan nama kelompok. Pastikan Enable Email dicentang. Group Email id adalah alamat surel kelompok yang akan dibuat.

Ada beberapa tipe kelompok yang dapat dibuat, antara lain :

• Public Group/Everyone, setiap orang akan dapat mengirimkan surel ke grup publik. Ini ideal untuk kelompok khusus seperti support, kontak, info, marketing, dan lain sebagainya, yang mana surel tersebut digunakan untuk berkomunikasi dengan organisasi tanpa melibatkan surel individual milik pengguna. Kelompok publik dapat menerima surel dari internet dari dalam maupun luar organisasi utamanya berinteraksi dengan organisasi lain, bisnis atau pengguna (baca: pelanggan). Misalnya : [email protected], [email protected].

• Organization Members, hanya pengguna dalam organisasi tersebut yang dapat mengirim surel ke kelompok organisasi. Ini cocok untuk fungsi seperti systemadmin, payroll, maintenance yang memerlukan interaksi hanya dengan


Gambar 47: Add Group

Gambar 48: Buat grup baru

karyawan di organisasi yang sama. Terdapat opsi untuk memoderasi/ atau menolak surel dari luar organisasi. Misalnya: [email protected], [email protected].

• Group members/Private Group, hanya anggota pada kelompok yang sama yang dapat mengirim surel ke kelompok privat/group tertutup. Artinya hanya digunakan untuk berkomunikasi secara internal suatu team, untuk konfigurasi peringatan, brainstorming antar-team, dan lain-lain. Terdapat pilihan untuk memoderasi/ menolak surel yang masuk dari luar kelompok. Misal: [email protected], [email protected], [email protected].

• Only Moderators, ketika Anda ingin sebuah surel yang dikirim ke sebuah kelompok untuk dimonitor oleh seseorang, sebelum dikirim ke kelompok, Anda dapat membuat kelompok terbatas/ termoderasi. Sebuah kelompok dapat diatur sedemikian rupa, untuk secara langsung menerima surel dari moderator/ anggota tertentu, di mana semua surel akan dimoderasi. Admin/ moderator dapat melihat daftar tunggu dan menerima atau menolak sebuah surel.

Sebuah kelompok termoderasi ideal untuk kelompok surel seluruh karyawan, dimaksudkan untuk pemberitahuan atau komunikasi searah dari HR atau CEO ke seluruh karyawan atau kelompok karyawan berbasis lokasi. Misalnya: [email protected], [email protected], [email protected].

Isikan deskripsi seperlunya, tambahkan pula moderator untuk kelompok tersebut (bisa dilewati terlebih dahulu dan ditambahkan kemudian), klik Create Group.

Setelah group/kelompok berhasil dibuat, klik Search and add users from Org, lalu pilih pengguna yang akan dimasukkan kelompok. Atau Anda juga dapat mengetikkan surelnya


Gambar 49: Group berhasil dibuat

secara manual pada kotak yang tersedia (pisahkan dengan koma jika lebih dari satu), lalu klik Add.

Pilih pengguna yang akan dimasukkan ke kelompok, lalu klik Add. Buat kelompok lain jika diperlukan, lalu tambahkan pengguna ke kelompok tersebut sesuai kebutuhan.

Pada bagian ini kita dapat mengelola kelompok yang ada.

• General, di tab ini Anda dapat melihat informasi umum mengenai suatu kelompok/ departemen/ group.


Gambar 50: Tambahkan pengguna kelompok

Gambar 51: Manajemen kelompok

• Members, pada tab ini Anda dapat mengelola anggota kelompok/ departemen/ group antara lain menambah, menghapus, mengaktifkan/menonaktifkan anggota, bahkan mengubah role dari anggota biasa menjadi moderator atau sebaliknya.

• Mail Options, Anda dapat mengatur berbagai pesan pada setiap kondisi surel.

• Mail Moderations, untuk memoderasi surel yang masuk. Utamanya berfungsi ketika kelompok diatur sebagai kelompok surel termoderasi. Admin dapat memilah surel mana yang akan diterima/diteruskan mana yang tidak.

• Advanced, pada tab ini Anda dapat mengubah akses level sebuah kelompok, apakah akan dibuat Publik, privat, ataukah termoderasi.

• Anti-Spam, konfigurasi anti-spam sederhana berdasarkan surel, dan domain tertentu dengan metode whitelist atau blacklist.


BAB V CUSTOM GMAIL

Metode custom gmail yang dimaksud di sini adalah integrasi akun surel zoho dengan Gmail. Metode ini banyak dipilih oleh client kami di PuskoMedia Indonesia karena alasan kemudahan. Pengguna cukup menggunakan akun gmailnya untuk membaca dan mengirim surel. Tanpa perlu menginstall aplikasi tambahan, cukup login dengan satu akun surel.

A. Mail ForwardingHal yang pertama perlu dilakukan adalah memastikan konfigurasi surel penerusan (Mail Forwarding) dari akun Zoho Anda ke akun Gmail. Maksudnya, setiap kali ada surel masuk ke akun zoho Anda (misalnya : [email protected]) akan secara otomatis diteruskan ke akun [email protected].

Adapun konfigurasi surel penerusan ini dapat dilakukan dengan dua cara. Oleh administrator dan oleh Pengguna surel itu sendiri.

1. Oleh Administrator

Administrator maupun Super Administrator memiliki akses penuh ke konfigurasi surel setiap pengguna. Termasuk menambahkan konfigurasi mail forwarding (surel penerusan).

Pada Control Panel, Administrator dapat mengakses menu tersebut pada User Details > Mail Accounts :


Klik Add mail forward, lalu masukkan alamat surel yang akan dituju (dalam contoh ini [email protected]), kemudian klik Save.

Selanjutnya, buka kotak masuk surel yang diketikkan tadi. Cari surel yang bertajuk Zoho Mail : Email forwarding confirmation – [email protected]. Jika di kotak masuk tidak ada, cek kotak spam. Jika di kotak spam juga tidak ada, cek lagi apakah surel yang tadi diketikkan pada konfigurasi Mail Forwarding di Zoho sudah benar.


Gambar 52: Tambahkan Mail Forwarding

Perhatikan pada Confirmation code :, copy/salin code tersebut. Kembali ke konfigurasi Zoho, klik Verify now, lalu masukkan/paste kode tadi pada form yang tersedia, klik tomol Confirm.

Jika berhasil, bulatan di sebelah kiri surel akan berwarna hijau :


Gambar 53: Email forwarding confirmation

Gambar 54: Confirm Verification

Gambar 55: Mail forwarding terverifikasi

2. Oleh Pengguna

Secara umum, konfigurasi surel penerusannya sama. Hanya letak menunya berbeda antara pengguna dan administrator. Pengguna dapat mengakses menu Settings (1) di kanan atas :

Selanjutnya scroll ke bawah, cari dan klik Email forwarding and POP/IMAP,

Klik pada Add email address, masukkan surel gmail Anda, lalu klik tombol Add.


Gambar 56: Email forwarding and POP/IMAP

Gambar 57: Forward a copy of...

Selanjutnya buka surel Anda, seperti pada Gambar 53: Email forwarding confirmation. Salin/Copy kode tersebut. Kembali ke tab konfigurasi Zoho, klik Verify.

Muncul popup seperti gambar berikut, paste/tempelkan kode tadi, lalu klik Confirm.

Sampai di sini, konfigurasi surel penerusan telah selesai. Silakan Anda minta teman Anda untuk mengirimkan surel ke surel baru Anda yang menggunakan domain Anda. Jika berhasil, surel akan secara otomatis diteruskan ke surel Gmail Anda.


Gambar 58: Masukkan email ID

Gambar 59: Klik Verify

Gambar 60: Masukkan kode verifikasi

B. Kirim Sebagai Custom SurelSetelah berhasil mengonfigurasi surel penerusan, mungkin Anda tertarik untuk mengirimkan surel sebagai surel baru Anda dengan Gmail. Hal ini sangat mungkin karena tersedia fasilitas SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) oleh server surel Zoho.

Dengan SMTP, Anda dapat mengirimkan surel dari sebuah aplikasi melalui server tertentu. Misalnya, jika Anda menggunakan akun Zoho Anda untuk mengirim surel melalui sebuah aplikasi email client, Anda perlu mengonfigurasi client tersebut dengan informasi SMTP milik Zoho.

Nah, untuk mengonfigurasi supaya Anda dapat mengirim surel sebagai surel custom Anda melalui akun gmail, pertama masuk ke pengaturan Gmail Anda. Klik icon Gear, lalu klik Setelan.

Catatan : Panduan dalam buku ini pada konfigurasi akun Gmail telah diatur menggunakan bahasa Indonesia. Jika Anda menggunakan selain Bahasa Indonesia, silakan menyesuaikan.

Selanjutnya, klik Akun dan impor (1). Di bagian tersebut terdapat opsi Kirim email sebagai, lalu klik tambahkan alamat email lainnya (2) tepat di bawah akun surel gmail Anda. Seperti nampak pada gambar Gambar 62: Akun dan impor di bawah ini :


Gambar 61: Masuk ke setelan Gmail

Akan muncul jendela munculan (baca: popup) seperti gambar berikut:

Isikan Nama dan Alamat email yang akan Anda tambahkan. Nama ini boleh berbeda, sesuai kebutuhan Anda. Nama tersebut akan muncul ketika Anda akan mengirimkan surel sebagai alamat surel tersebut.

Secara bawaannya, pilihan Angap sebagai alias akan otomatis dicentang. Anda juga dapat mengatur pilihan balas ke yang berbeda jika anda mau. Fungsi ini akan terlihat pada penerima surel ketika mengatur surel balas ke yang berbeda dengan alamat yang


Gambar 62: Akun dan impor

Gambar 63: Menambahkan alamat email

berbeda pula. Saya sarankan Anda tidak mengubahnya, langsung klik Langkah Selanjutnya saja.

Pada langkah ini, Anda akan diminta untuk mengisikan informasi SMTP dari server surel tertentu yang Anda gunakan. Dalam hal ini adalah server surel milik Zoho. Pada server SMTP, isikan smtp.zoho.com, portnya 587, nama pengguna adalah alamat surel zoho Anda, dan sandi tentu saja sandi untuk login akun Zoho Anda. Pastikan pula Anda menggunakan sambungan aman yang disarankan (TLS). Klik Tambahkan Akun.


Gambar 64: Konfigurasi SMTP Zoho

Gambar 65: Konfirmasi Gmail - Kirim surel sebagai....

Selanjutnya kembali ke tab surel Zoho Anda, buka kotak masuk, lalu klik surel yang bertajuk Konfirmasi Gmail – Kirim surat sebagai.... seperti Gambar 65: KonfirmasiGmail - Kirim surel sebagai.... di atas.

Dari surel tersebut dapat diketahui, terdapat 2 (dua) pilihan metode untuk melakukan konfirmasi akun Anda. Yang pertama adalah dengan kode konfirmasi, dan yang kedua adalah dengan menge-klik tautan yang terdapat pada surel tersebut. Anda bebas memilih akan menggunakan metode mana, namun kali ini kita akan menggunakan kode konfirmasi terseebut.

Salin/copy kode tersebut, lalu kembali jendela popup konfigurasi gmail tadi. Paste/tempel kode tersebut di kolom verifikasi seperti nampak pada gambar berikut :

Setelah mengetikkan/paste/tempel kode verifikasi, klik tombol Verifikasi. Jika berhasil, akan ada surel baru seperti gambar berikut :

Anda dapat memilih apakah surel yang baru Anda tambahkan tadi, akan diaktifkan sebagai surel default atau tidak. Jika dibuat default, artinya setiap kali Anda mengirimkan surel, surel tersebut yang akan digunakan sebagai pengirimnya. Jika tidak, juga tidak masalah. Anda dapat menentukan pengirim surel secara manual saat mengetikkan surel baru.


Gambar 66: Masukkan kode verifikasi Gmail

Gambar 67: Surel berhasil ditambahkan

Cobalah Anda membuat sebuah surel baru, Anda akan melihat ada pilihan baru berupa menu Dari seperti terlihat pada gambar berikut :

Dengan begini, pengambahan surel sebagai pengirim baru telah berhasil. Anda dapat mengirim surel dengan surel Zoho Anda hanya dengan menggunakan akun Gmail Anda.


Gambar 68: Surel pengirim baru

BAB VI TEST KIRIM DAN TERIMA EMAIL

Email/surel yang telah Anda integrasikan dengan gmail ada baiknya ditest (baca: dujicoba) terlebih dahulu. Ini penting untuk memastikan apakah konfigurasi yang telah Anda buat berfungsi sebagaimana diharapkan.

Catatan : Pada beberapa kasus, surel tidak dapat terkirim maupun diterima. Ini mungkin terjadi jika terdapat konfigurasi yang salah. Periksa apakah verifikasi kepemilikan domain berhasil. Periksa pula apakah konfigurasi SPF dan DKIM record sudah tepat. Dan yang paling penting, periksa juga apakah konfigurasi MX record sudah benar.

A. Kirim dari ZohoSeperti halnya ketika Anda mengirimkan pesan pendek (berupa SMS) pada seseorang. Anda tentu ingin pesan tersebut sampai ke tujuan, dan mengharap dapat balasan.

Namun sebelumnya, silakan login ke akun Zoho Anda dan mari berkenalan terlebih dahulu dengan tampilan Zoho Mail :

Gambar 69: Tampilan Zoho Mail


Keterangan gambar :

1. Panel ini digunakan untuk berpindah ke berbagai fitur zoho yang tersedia, antara lain mail, Kalender, Task, Notes, Contact, dan Bookmark.

2. Panel nomor 2 ini terdapat tombol New Email untuk menulis surel, dan beberapa folder surel antara lain :

a. Inbox, berisi surel-surel yang masuk,

b. Draft, berisi surel yang belum selesai diketik akan tersimpan di sini,

c. Templates, templat surel untuk keperluan tertentu,

d. Sent, berisi surel yang telah terkirim,

e. Spam, surel sampah akan otomatis masuk di sini, untuk beberapa kasus juga bisa berisi surel yang bukan sampah,

f. Trash, akan berisi surel yang dihapus secara manual, seperti recycle bin di komputer kita,

g. Unread, jika diklik, akan menampilkan surel yang belum dibaca,

h. All messages, jika diklik, akan menampilkan semua surel, dan

i. Flagged, surel-surel yang telah ditandai.

3. Kotak pencarian, memudahkan kita untuk mencari surel dengan teks tertentu.

4. Panel ini akan menampilkan daftar surel folder yang terpilih dari panel 2.

5. Beberapa tombol Streams, Attachment viewer, Notifications, Settings (pengaturan), Help (bantuan, dalam bahasa Inggris), dan informasi akun.

Oke baiklah, sekarang mencoba mengirim surel dari Zoho Mail ke [email protected] (atau akun gmail teman Anda) sebagai percobaan. Klik tombol New Email yang berwarna biru :


Gambar 70: Tombol New Mail

Selanjutnya ketikkan alamat surel tujuan di kotak To (2), ketikkan judul pada Subject (3), serta ketikkan juga isi surel seperti gambar berikut :

Supaya lebih jelas, berikut saya tuliskan keterangan gambar tersebut :

1. Send, tombol untuk mengirimkan surel.

2. To, artinya kepada, tuliskan alamat surel tujuan di sini.

3. Subject, tuliskan judul surel Anda di sini. Judul merupakan gambaran isi dari surel yang Anda kirimkan, tuliskan sesingkat namun seinformatif mungkin.

4. Tombol lampiran, jika Anda perlu melampirkan berkas silakan klik tombol tersebut.

5. Tempat Anda menuliskan isi surel. Jangan lupa tuliskan kalimat pembuka, isi dan penutup, serta nama terang Anda.

Jika perlu Anda juga dapat menambahkan Cc (Carbon Copy/tembusan), dan Bcc (Blind Carbon Copy). Perbedaan utama antara Cc dan Bcc adalah dengan Bcc, penerima tidak saling mengetahui penerima lain. Sedangkan dengan Cc penerima dapat mengetahui penerima surel tembusan lain yang di-Cc.

Setelah semua terisi seperti di atas, klik tombol Send.


Gambar 71: Menulis surel di Zoho

Tunggu beberapa detik, hingga pesan seperti di atas hilang, surel telah terkirim. Mintalah teman Anda untuk memeriksa kotak masuk surelnya. Atau jika surel yang Anda gunakan adalah surel Anda sendiri, coba buka kotak masuk surel tersebut dengan browser yang berbeda.

Penerima dapat melihat surel tersebut terkirim dari surel dengan custom domain Anda.


Gambar 72: Sedang mengirim surel

Gambar 73: Surel berhasil masuk

Gambar 74: Surel terkirim dari domain custom

Catatan : Pastikan surel yang Anda kirim tidak masuk ke kotak Spam. Jika itu terjadi, periksa kembali konfigurasi record MX, SPF dan DKIM pada DNS domain Anda.

Mintalah teman Anda untuk membalas surel Anda. Pastikan balasan tersebut masuk ke kotak masuk Anda dengan selamat sentausa, mengantarkan ke depan pintu gerbang kemerdekaan negara Republik Indonesia. :-)

B. Kirim dari GmailSetelah berhasil mengirim dengan Zoho Mail. Cobalah dengan mengirim dengan akun Gmail yang telah diintegrasikan dengan Zoho. Anda dapat mengirim dengan surel custom Anda (dalam contoh ini [email protected]) dengan login ke akun tersebut.

Login ke akun Gmail yang telah diintegrasikan dengan Zoho tadi, lalu cobalah buat sebuah surel baru. Ketikkan surel tujuan, lalu pada bagian Dari pilih dari mana Anda akan mengirim surel tersebut. Ketikkan pula judul dan isi surelnya, lalu klik Kirim. Seperti terlihat dari gambar berikut :


Gambar 75: Surel balasan berhasil diterima

Jika surel tujuan yang diketikkan benar, surel akan sampai ke penerima dalam hitungan detik.


Gambar 76: Mengirim sebagai

Gambar 77: Surel sukses diterima

Cobalah untuk membalas surel tersebut, untuk memastikan fungsi kirim dan terima telah berhasil dikonfigurasi.

Cukup mudah, bukan?


Gambar 78: Surel balasan telah diterima

BAB VII PENUTUP

Demikian, buku ini dibuat untuk dapat digunakan sebagai panduan secara umum dalam menggunakan layanan custom surel menggunakan Zoho yang sekaligus diintegrasikan dengan menggunakan akun Gmail.

Ucapan terima kasih tak lupa saya haturkan bagi anggota komunitas Belajar LibreOffice Indonesia, Belajar GNU/Linux Indonesia, Inkscape Indonesia, dan AYO BELAJAR LINUX, serta rekan-rekan PuskoMedia Indonesia. Tanpa kalian, mungkin buku kecil ini hanya sebatas angan semata.


DAFTAR PUSTAKA

https://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik, diakses pada 15 Februari 2017

https://situsali.com/zoho-mail-layanan-surel-gratis-terintegrasi-dengan-domain-pribadi/, diakses pada 15 Februari 2017

https://en.wikipedia.org/wiki/MX_record, diakses pada 15 Februari 2017

https://en.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework, diakses pada 15 Februari 2017

https://en.wikipedia.org/wiki/DomainKeys_Identified_Mail, diakses pada 15 Februari 2017

https://www.zoho.com/mail/help/adminconsole/advanced-group-settings.html, diakses pada 15 Februari 2017


Membuat Custom Email dengan Zoho

Documents

Transcript of Membuat Custom Email dengan Zoho