MEMBANGUN KOLABORASI GUNA PENINGKATAN …

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

MEMBANGUN KOLABORASI GUNA PENINGKATAN

PENANGANAN DUMAS SECARA TERPADU

Disusun Oleh :

NAMA : AGUS SUPRIYANTO, S.I.K

NDH : 28

INSTANSI : KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

PELATIHAN KEPEMIMPINAN NASIONAL TINGKAT I ANGKATAN XLIV

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA

TAHUN 2020

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah SWT untuk limpahan rahmat-Nya, sehingga rancangan

proyek perubahan yang berjudul “Membangun Kolaborasi Guna Peningkatan

Penanganan Dumas Secara Terpadu” berhasil diselesaikan. Proyek perubahan

ini dilaksanakan dan disusun laporannya sebagai bagian dari tugas akhir

mengikuti Pendidikan Kepemimpinan Nasional Tingkat I yang dilaksanakan oleh

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Dalam proses pelaksanaan proyek perubahan ini, project leader telah

mendapatkan bantuan, masukan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu,

project leader ingin menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang

setinggi-tingginya kepada:

1. Irwasum Polri

2. Irwil V Itwasum Polri

3. Coach: Dr. Winantuningtyas Titi S.,M.Si.

4. Para Wisdyaiswara PKN 1 LAN RI

5. Para Pejabat Stakeholder internal dan Eksternal

6. Anggota Tim Efektif

7. Rekan-rekan sesama peserta PKN I LAN RI

Semoga kegiatan yang dilaksanakan dan produk yang dihasilkan dari

proyek perubahan ini dapat memberikan manfaat dalam pelayanan tugas Polri

kepada masyarakat

Jakarta, Juni 2020

Project Leader

iii

DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... ii

DAFTAR ISI ...................................................................................................................... ii

RINGKASAN EKSEKUTIF ............................................................................................. iv

SURAT PERNYATAAN .................................................................................................. v

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ................................................................................. 1

B. Nama Gagasan Proyek Perubahan dan Deskripsi ............. 4

C. Tujuan Proyek Perubahan ........................................................... 6

D. Manfaat Proyek Perubahan ......................................................... 7

E. Ruang Lingkup Proyek Perubahan ........................................... 8

F. Output Kunci ................................................................................... 9

BAB II RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

A. Roadmap/Milestone Proyek Perubahan.................................... 11

B. Tata Kelola Proyek .......................................................................... 13

C. Identifikasi dan Analisa Stakholder.............................................. 15

D. Identifikasi Potensi Kendala dan Strategi Mengatasinya ... 18

E. Faktor Pendukung Keberhasilan .................................................... 18

BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Pelaksanaan Tahapan Proyek Perubahan ................................. 22

B. Capaian Proyek Perubahan ........................................................... 37

C. Peta Stakeholder Setelah Pelaksanaan Proyek Perubahan .. 38

D. Strategi Komunikasi ………………………………………………………… 39

E. Kendala Internal dan Eskternal ..................................................... 41

F. Upaya Mengatasi Kendala................................................................ 42

G. Instrumen Monitoring Pelaksanaan Proyek Perubahan ……. 43

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan ........................................................................................... 44

B. Rekomendasi ...................................................................................... 44

C. Lesson Learned ................................................................................. 45

iv

LAMPIRAN

v

RINGKASAN EKSEKUTIF

Pengawasan terhadap kinerja Polri telah dilaksanakan dalam bentuk

pengawasan melekat oleh Kasatker/Kasub Satker, pengawasan internal oleh

Inspektorat dan Pengawasan Eksternal oleh Instansi pemerintah maupun

masyarakat. Salah satu upaya untuk memperkuat pelayanan Polri adalah melalui

penanganan pengaduan masyarakat (Dumas). Dumas adalah bentuk penerapan

dari pengawasan yang disampaikan oleh masyarakat, instansi Pemerintah, atau

pihak lain kepada Polri berupa sumbangan pikiran, saran, gagasan, atau

keluhan/pengaduan yang bersifat membangun.

Terdapat beberapa masalah dalam Dumas, antara lain: Dumas belum

tertangani optimal, Data dumas tidak satu pintu, Penanganan dumas relative

lamban, Belum ada kepaduan dalam penanganan dumas, Belum melibatkan

divkum/bidkum dalam penanganan dumas, dan Masyarakat sedikit yang tahu

mekanisme dumas. Berdasarkan pemikiran tersebut project leader menggagas

kolaborasi dalam peningkatan penanganan dumas secara terpadu yang

produknya adalah penyusunan Peraturan Kapolri

Proyek perubahan dilakukan dalam tiga tahapan atau milestone, yaitu:

jangka pendek, jangka menengah dan jangka Panjang. Dalam tahapan jangka

pendek, terdapat 4 produk yang akan dihasilkan yaitu: Dokumen Laporan hasil

Anev Dumas 2017-2019, Dokumen klasifikasi dumas, Dokumen mekanisme

dumas, dan Perkap Penyelesaian Pengaduan Masyarakat Secara Terpadu.Dalam

kurun waktu di jangka pendek, semua produk itu telah berhasil diselesaikan

ditambah satu kegiatan di jangka menengah yang bisa dilakukan dalam jangka

pendek yaitu pembahasan draf Peraturan Kapolri tentang Penyelesaian

Pengaduan Masyarakat Secara Terpadu.

Pelaksanaan proyek perubahan telah berhasil dengan baik karena adanya

kolaborasi dengan stakeholder eksternal yang meliputi: (1) Kemenkumham RI, (2)

Kompolnas, (3) Kemenpan RB RI, dan (4) Ombudsman RI. Sedangkan stakeholder

internal yang terdiri dari: (1) Irwasda Polda Metro Jaya, (2) Divpropam Polri, (3)

Bareskrim Polri (4) Itwasum Polri, dan (5) Divkum Polri

AGUS SUPRIYANTO, S.I.K – PKN I LAN Angk. LXIV | 1

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENANGANAN DUMAS TERPADU

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang (Burning Platform)

Polri merupakan institusi yang bertugas memberi keamanan dan

kenyamanan warga Negara, yang wajib memberikan pelayanan publik yang

prima sebagaimana amanat Undang-undang No. 2 Tahun 2002 tentang

Kepolisian Republik Indonesia. Selain itu Polri juga diamanatkan menjunjung

etika kemasyarakatan berupa: sikap moral yang senantiasa memelihara

keamanan dan ketertiban masyarakat menegakan hukum, melindungi serta

mengayomi, dan puncaknya melayani publik dengan mengindahkan kearifan

lokal dalam budaya Indonesia. Melihat potret inilah maka diperlukan wajah

kepolisian yang lebih ramah, humanis tanpa meninggalkan sisi tegas, bersih,

kredibel dan berwibawa.

Indikator Bersih meliputi sikap penolakan terhadap perilaku KKN

(Korupsi, Kolusi dan Nepotisme), tidak melakukan perbuatan tak patut seperti

diskiminasi, penyalahgunaan wewenang dan penyimpangan prosedur serta

jauh dari hal-hal yang melanggar kode etik korps. Sedangkan dari sisi wibawa

dan kredibel, publik menjadi respek terhadap Polri, menghormati sikap

layanan, dan proses yang diambil, lalu semangat bekerjasama dengan Polri,

puas dengan cara perlakuan yang diberikan bahkan muaranya tercipta

hubungan yang menyenangkan antara Polri dan Publik atau masyarakat.

Endingnya Polri dan publik menjadi mitra yang saling melengkapi, membantu,

dan saling menguatkan sehingga tercapai tujuan dari hukum itu sendiri,

Kepastian, kemanfaatan dan keadilan

Pengawasan terhadap kinerja Polri telah dilaksanakan dalam bentuk

pengawasan melekat oleh Kasatker/Kasub Satker, pengawasan internal oleh

Inspektorat dan pengawasan eksternal oleh instansi pemerintah maupun

masyarakat yang selama ini telah berjalan sesuai dengan ketentuan dan

peraturan yang berlaku. Salah satu upaya untuk memperkuat pelayanan Polri



adalah melalui penanganan pengaduan masyarakat (Dumas). Dumas adalah

bentuk penerapan dari pengawasan yang disampaikan oleh masyarakat,

instansi Pemerintah, atau pihak lain kepada Polri berupa sumbangan pikiran,

saran, gagasan, atau keluhan/pengaduan yang bersifat membangun.

Sedangkan klasifikasi dari Dumas dapat dikelompokkan menjadi dua bagian

yaitu Dumas yang berkadar pengawasan dan tidak berkadar pengawasan

seperti ide, saran, ucapan terima dan sebagainya.

Komisi Kepolisian Nasional (Kompolnas) RI mencatat adanya penurunan

penerimaan saran dan keluhan masyarakat terhadap Polri. Kompolnas

menerima sebanyak 3.211 aduan pada 2017, kemudian menurun menjadi

3.098 pada 2018. Sedangkan dalam periode Januari hingga Juni 2019, terdapat

1.414 pengaduan. Hal tersebut menunjukkan bahwa kinerja Polri menuju ke

arah positif. Penurunan angka pengaduan dapat diartikan bahwa tingkat

complain masyarakat kepada Polri berkurang, yang juga dapat diartikan bahwa

Polri telah lebih baik dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Namun demikian

dari waktu ke waktu jumlah pengaduan tersebut harus terus didorong makin

menurun dan penanganannya terlaksana efektif.

Data menunjukkan bahwa pengaduan paling banyak diterima terkait

bagian reserse kriminal. Pengaduan yang masuk, terdiri dari dugaan pelayanan

buruk hingga korupsi. Sementara itu secara geografis, satuan wilayah yang

paling banyak dilaporkan yaitu Polda Metro Jaya, Polda Jawa Timur, Polda

Sumatera Utara, Polda Jawa Barat, dan Polda Jawa Tengah. Dari pengaduan

yang masuk, terbanyak adalah menyangkut dugaan pelayanan buruk, disusul

dengan penyalahgunaan kewenangan, diskresi keliru, diskriminasi, dan

korupsi,

Secara umum pengaduan masyarakat (Dumas) dapat disampaikan

secara langsung atau tidak langsung. Dumas secara langsung, merupakan

pengaduan yang disampaikan oleh pengadu secara langsung melalui: (a)

Bagian pelayanan Dumas, (b) Sentra pelayanan Dumas, dan (c) Unit pelayanan

Dumas. Sementara itu Dumas secara tidak langsung, merupakan pengaduan

yang disampaikan pengadu melalui: (a) komunikasi elektronik dengan



menggunakan aplikasi; dan/atau (b) surat-menyurat. Ruang lingkup dari

Dumas yang disampaikan oleh instansi, masyarakat, atau Anggota Polri, terdiri

atas:

1. Komplain atau ketidakpuasan terhadap pelayanan anggota Polri dalam

pelaksanaan tugas;

2. Penyimpangan perilaku anggota Polri terkait dengan pelanggaran disiplin,

kode etik dan tindak pidana;

3. Saran, sumbangan pemikiran, kritik yang konstruktif yang bermanfaat bagi

peningkatan kinerja dan pelayanan Polri

4. Permintaan klarifikasi atau kejelasan atas penanganan perkara yang

ditangani Polri atau tindakan kepolisian; dan Komplain atau ketidakpuasan

atas keputusan hukuman yang bersifat administratif bagi pegawai negeri

pada Polri

Berdasarkan Dumas yang diterima, selanjutnya Itwasum melakukan

penanganan Dumas dengan menggunakan alur sebagaimana tampak pada

gambar di bawah ini.



Kebijakan untuk memperkuat pengawasan Polri sejalan dengan Grand

Strategi Polri Tahap III yaitu Service for Exellence (2016 – 2025). Fokusnya

adalah membangun kemampuan pelayanan public yang unggul, mewujudkan

Good Government, Best Practice Polri, Profesionalisme SDM. Implementasi

teknologi, infrastruktur guna membangun kapasitas (capacity building) Polri

yang kredibel di mata masyarakat nasional, regional dan international.

Kebijakan ini kemudian diterjemahkan menjadi program Promoter yang

merupakan sebutan dari professional, modern, dan terpercaya.

“Profesional” tercermin dalam kualitas dan kompetensi SDM Polri yang

semakin meningkat dari waktu ke waktu, baik dari aspek knowledge

(pengetahuan), skill (keterampilan) maupun attitude (perilaku). Peningkatan

kualitas kompetensi Polri ini, dapat diperoleh dari peningkatan kapasitas

pendidikan dan pelatihan, serta melakukan pola-pola pemolisian yang

dilakukan berdasarkan prosedur baku yang dapat dilaksanakan dan dapat

diukur tingkat keberhasilannya. ”Modern” diwujudkan melalui penggunaan

teknologi dalam mendukung kinerja Polri dalam proses penegakan hukum,

pelayanan masyarakat, termasuk pemenuhan alat material khusus (almatsus)

dan alpakam yang semakin canggih seiring dengan kemajuan teknologi dan

informasi. Sementara itu, ”Terpercaya” dimanifestasikan dengan dilakukannya

reformasi internal institusi Kepolisian menjadi lembaga negara yang bersih dan

bebas KKN agar tercipta proses penegakan hukum yang objektif, transparan,

akuntabel, dan berkeadilan.

Namun upaya untuk menjadikan Polri sebagai Lembaga yang terpercaya

masih belum optimal karena masih tinggi pengaduan masyarakat yang

diterima dari masyarakat dan proses penanganannya yang belum opimal.

Setidaknya ada 5 permasalahan terkait dengan Dumas yang dapat

diidentifikasi, sebagai berikut:

1. Dumas belum tertangani secara optimal. Hal ini dapat dilihat dari

banyaknya jumlah Dumas yang masuk ke Itwasum Polri tidak sebanding

dengan jumlah personel yang mengawaki.



2. Data Dumas Polri yang ada tidak hanya masuk melalui Itwasum, tetapi juga

masuk melalui Kompolnas dan lembaga lainnya. Hal ini menyebabkan

Itwasum belum bisa optimal dalam melakukan penanganan Dumas

3. Penanganan Dumas dinilai relatif lambat karena banyaknya Dumas yang

masuk tidak sebanding dengan ketersediaan personel.

4. Belum adanya keterpaduan dalam penanganan Dumas, terutama belum

melibatkan Divkum Polri atau Bidkum Polda, sehingga dalam penggunaan

aturan hukum atau kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan

belum optimal.

5. Masyarakat masih sedikit yang tahu mekanisme dan institusi penanganan

Dumas. Hal ini disebabkan aplikasi Dumas online yang dimiliki Itwasum

Polri tidak bisa diakses.

Berdasarkan pemikiran di atas, dipandang perlu untuk melakukan proyek

perubahan dengan judul “Membangun Kolaborasi Guna Peningkatan

Penanganan Dumas Secara Terpadu”. Inovasi yang akan dilakukan dalam

proyek perubahan antara lain:

1. Telaah perkara Dumas

2. Penyempurnaan mekanisme Dumas

3. Identifikasi Dumas, dan

4. Penyusunan Peraturan Kapolri tentang Dumas Terpadu

Selanjutnya berdasarkan proyek perubahan yang dilakukan ini, kondisi

yang diharapkan, adalah:

1. Jumlah Dumas menurun karena tingkat kepuasan masyarakat terhadap

kinerja Polri meningkat

2. Mekanisme Dumas berjalan efektif

3. Payung hukum penanganan dumas terpadu tersedia.

4. Pihak-pihak yang terkait dalam penanganan Dumas memahami fungsi dan

perannya

5. Masyarakat puas terhadap penanganan Dumas secara terpadu



B. Nama Gagasan Perubahan dan Deskripsi

Proyek perubahan ini berjudul: “Membangun Kolaborasi Guna

Peningkatan Penanganan Pengaduan Masyarakat (Dumas) Secara

Terpadu”.

Dalam upaya memastikan pelayanan Polri kepada masyarakat berjalan

efektif, maka pengawasan Polri perlu dilakukan penguatan. Hal ini sejalan

dengan Commander Wish dari Kapolri Jend. Pol. Drs. Idham Aziz, M.Si. pada

bulan Nopember 2019 yang memasukan penguatan pengawasan sebagai

salah 1 program prioritas Kapolri. Oleh Irwasum Polri, salah satu program

pejabaran dari kebijakan Kapolri dalam penguatan pengawasan adalah

penanganan pengaduan masyarakat (Dumas).

Data yang dimiliki oleh Kompolnas dan hasil anev Itwasum Polri 2019

menunjukkan Dumas Polri mengalami penurunan dibandingkan tahun 2018.

Namun jika ditelaah lebih lanjut dari jumlah Dumas Polri yang berklasifikasi

sebagai pengawasan, jumlah yang bisa ditindaklanjuti baru berjumlah 71%. Hal

ini menunjukkan bahwa penanganan Dumas Polri perlu dioptimalkan

Selain faktor keterbatasan personel Itwasum, penanganan Dumas selama

ini baru dilakukan secara Bersama oleh Itwasum/wasda, Div/bidpropam, dan

Biro/bagwassidik, namun belum melibatkan Div/bidkum yang mempunyai

kewenangan dalam melakukan kajian bidang hukum dan terkait dengan tugas

Polri serta berperan memberikan pendapat dan saran kepada institusi. Hal ini

berakibat penanganan Dumas berjalan relatif lambat dan belum terpadu.

Proyek perubahan ini akan menghasilkan produk berupa Peraturan

Kapolri tentang Standar Operasional Prosedur Penanganan Dumas secara

Terpadu. Dengan proyek perubahan ini kondisi yang diharapkan adalah:

penurunan jumlah Dumas, mekanisme Dumas yang efektif, kejelasan peran

pihak-pihak yang terkait dengan penanganan Dumas, dan meningkatnya

kepuasan masyarakat terhadap penanganan Dumas Polri secara terpadu



C. Tujuan Proyek Perubahan

Tujuan proyek perubahan adalah menyusun produk hukum dalam

bentuk peraturan Kapolri yang dapat dijadikan panduan untuk menangani

Dumas secara terpadu. Secara spesifik tujuan proyek perubahan adalah

sebagai berikut.

1. Tujuan Jangka Pendek

a. Terbangunnya kolaborasi dengan stakeholder internal dan eksternal

b. Tersusunnya Laporan Analisa dan Evaluasi (Anev) dumas tahun 2019

c. Terumuskan klasifikasi dumas

d. Terumuskan mekanisme dumas terpadu

e. Tersedianya draf Perkap SOP Penanganan Dumas Terpadu

2. Tujuan Jangka Menengah

a. Terlaksanakan pembahasan draf Perkap SOP Penanganan Dumas

Terpadu yang melibatkan Divkum Polri.

b. Terlaksanakan harmonisasi dan sinkronisasi Perkap SOP

Penanganganan Dumas Terpadu.

c. Melakukan finalisasi Perkap SOP Penanganganan Dumas Terpadu.

d. Terlaksanakannya penandatanganan Perkap SOP Penanganganan

Dumas Terpadu.

3. Tujuan Jangka Panjang

1. Melaksanakan penanganan dumas terpadu sesuai perkap

2. Melaksanakan anev pelaksanaan dumas terpadu yang sesuai perkap

D. Manfaat Proyek Perubahan

Sejumlah manfaat perubahan yang akan didapat dalam proyek ini

diantaranya;

1. Manfaat bagi Polri

a. Mengefektifkan penanganan Dumas terpadu

b. Tersedianya aturan hukum yang mewadahi penanganan Dumas

terpadu.



c. Meningkatkan citra baik Polri di tengah masyarakat

2. Manfaat bagi pemerintah

a. Adanya kejelasan tentang peran stakeholder dalam penanganan

Dumas terpadu.

b. Menurunnya jumlah pengaduan masyarakat terhadap kinerja

pemerintah khususnya Polri.

3. Manfaat bagi Masyarakat

a. Adanya kejelasan tentang prosedur dan mekanis Dumas

b. Meningkatnya kepuasan masyarakat terhadap penangangan Dumas

Polri.

E. Ruang Lingkup Proyek Perubahan

1. Membangun kolaborasi dengan stakeholder internal dan eksternal

2. Menyusun Laporan Anev dumas tahun 2019

3. Merumuskan klasifikasi dumas

4. Merumuskan mekanisme dumas terpadu

5. Menyusun draf Perkap SOP Penanganan Dumas Terpadu

6. Melaksanakan harmonisasi, sinkronisasi, dan Pengesahan Perkap SOP

Penanganganan Dumas Terpadu.

7. Melaksanakan penanganan dumas terpadu sesuai perkap

8. melaksanakan anev pelaksanaan dumas terpadu yang sesuai perkap

F. 0utput Kunci (Key Project Deliverables)

Kriteria keberhasilan yang menjadi output kunci dari proyek perubahan

ini disajikan dalam tabel di halaman berikut.

No Output Deskripsi

Jangka Pendek

1 Surat dukungan proper dari

stakeholder internal dan

Dokumen yang berisi pernyataan

dukungan terhadap pelaksanaan



No Output Deskripsi

eksternal proper yang disampaikan oleh

pejabat terkait dari stakeholder

internal dan eksternal

2 Dokumen Laporan hasil Anev

Dumas 2019

Dokumen yang memuat laporan

pelaksanaan dumas yang terdiri dari

Pendahuluan, Tata Cara Penanganan

Pengaduan Masyarakat, Pengaduan

Masyarakat Tahun 2019, Serta

Analisa Dan Evaluasi

3 Dokumen klasifikasi dumas Dokumen yang memuat pendah

4 Dokumen mekanisme dumas Dokumen yang memuat mekanisme

dumas yang mencakup

pendahuluan, maksud dan tujuan,

dasar, ruang lingkup, dan

sistematika

5 draf Perkap Penyelesaian

Pengaduan Masyarakat

Secara Terpadu Di

Lingkungan Kepolisian

Negara Republik Indonesia

Dokumen yang memuat draf awal

Perkap Penyelesaian Pengaduan

Masyarakat Secara Terpadu Di

Lingkungan Kepolisian Negara

Republik Indonesia yang terdiri dari:

Jangka Menengah

1 Dokumen hasil pembahasan

draf Perkap Penyelesaian


Secara Terpadu Di



Dokumen yang memuat perubahan

judul perkap dan beberapa materi

yang disesuaikan berdasarkan

masukan dari Divkum Polri.

2 harmonisasi dan sinkronisasi

Perkap Penyelesaian


Secara Terpadu Di



Dokumen yangmemuata Perkap

tentang Penyelesaian Pengaduan



Republik Indonesia yang dibahas

dengan Kemenkumham



No Output Deskripsi

3 Perkap Penyelesaian


Secara Terpadu Di



Dokumen yang memuat Perkap

Penyelesaian Pengaduan



Republik Indonesia yang sudah

dilakukan harmonisasi oleh

Kemenkumham dan ditandatangani

oleh Kapolri dan serta tercatat di

Arsip Setum Polri

Jangka Panjang

1 TR Kapolri penanganan

dumas terpadu sesuai perkap

Dokumen yang memuat telegram

rahasia Kapolri terkait penanganan

dumas terpadu sesuai perkap

terbaru

2 Dokumen hasil Analisa dan

evaluasi pelaksanaan dumas

terpadu

Dokumen yang memuat informasi

tentang hasil Analisa dan evaluasi

pelaksanaan dumas terpadu yang

sesuai perkap



BAB II

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

A. Roadmap/Milestone Proyek Perubahan

Proyek perubahan yang akan dilakukan dibagi dalam 3 tahapan, yaitu

jangka pendek, menengah dan panjang. Dalam setiap tahapan tersebut,

terdapat beberapa kegiatan dan target output yang ingin dihasilkan. Tahapan

jangka pendek dilaksanakan selama masa off campus. Tahapan jangka

menengah dilaksanakan sejak selesai pendidikan sampai dengan durasi waktu

1 tahun. Sementara itu untuk tahapan jangka panjang dilaksanakan dalam

waktu dua tahun. Rincian kegiatan pada milestone jangka pendek, menengah

dan panjang, disajikan dalam tabel di bawah ini.

No

TAHAPAN UTAMA

(JANGKA PENDEK)

WAKTU (THN. 2020)

OUTPUT April Mei Juni

2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Koordinasi dengan Tim

Efektif

Dokumentasi

dan notulen

rapat

2 Koordinasi stakeholder

internal

Dokumentasi

dan surat

dukungan

3 Terkumpulnya data anev

pelaksanaan Dumas 3

thn terakhir

Dokumen

anev Dumas

4 Terumuskannya

klasifikasi Dumas

Rumusan

klasifikasi

Dumas

5 Koordinasi dengan

stakeholder eksternal

Dokumentasi

dan surat

dukungan



6 Terumuskannya

mekanisme Dumas

terpadu

Rumusan

mekanisme

Dumas

terpadu

7 Perolehan masukan

untuk penyusunan

Perkap

Materi

masukan

untuk

penyusunan

Perkap

8 Tersediannya draf

Perkap SOP penanganan

Dumas terpadu

Draft Perkap

SOP

penanganan

Dumas

terpadu

9 Tersediannya dan

Pemaparan laporan

proper

Laporan

Proper

JANGKA MENENGAH

No. Tahap Utama Output Waktu

1 Pembahasan draf Perkap SOP

Penanganan Dumas Terpadu yang

melibatkan fungsi/unit kerja terkait

Notulen Masukan

penyempurnaan draft

Juli –

Agustus

2020

2 Harmonisasi dan sinkronisasi draft

Peraturan Kapolri oleh Divisi

hukum Mabes Polri

Notulen hasil

harmonisasi dan

sinkronisasi draft Perkap

oleh Div Hukum Mabes

Polri

September

2020

3 Finalisasi/penyempurnaan

rancangan Perkap SOP

Penanganan Dumas Terpadu oleh

pemrakarsa dengan

memperhatikan hasil verifikasi dari

Divisi Hukum Polri

Draft final Perkap SOP

Penanganan Dumas

Terpadu

Oktober

2020



JANGKA MENENGAH


4 penandatanganan Peraturan

Kapolri tentang SOP Penanganan

Dumas Terpadu

Peraturan Kapolri

tentang SOP Penanganan

Dumas Terpadu

Nopember

2020

JANGKA PANJANG


1 Implementasi Peraturan Kapolri

tentang Standar Operasional

Prosedur Penanganan Dumas

Terpadu

sarana prasarana yang

mendukung penggunaan

Aplikasi SMA

Desember

2020

2 Evaluasi pelaksanaan Peraturan

Kapolri tentang Standar

Operasional Prosedur Penanganan

Dumas Terpadu

TR Kapolri untuk

penggunaan Rumusan

mekanisme Dumas

terpadu

Juli 2021

B. Tata Kelola Proyek Perubahan

1. Tim Pelaksana Proyek Perubahan

a. Mentor : Brigjen Pol. Drs. Hotman Simatupang, SH.

b. Coach : Dr. Winantuningtyas Titi S, M.Si

c. Project Leader : KBP. Agus Supriyanto, S.I.K

d. Pokja I

1) Koord. : AKBP. Ida Ayu Kade Someyani, S.I.K.

2) Anggota : 1. Ipda Kristy, SH

2. Agus Tristanto.

3. M. Muksinin, S.Kom.

4. Bripda Muhammad Arif



e. Pokja II :

1) Koord. : AKBP. Andi Jati Kusumo, SE.

2) Anggota : 1. Etika Widiani, A.Md..

2. Nur Makhfi, A.Md..

3. David Yulianto, S.Kom.

2. Tata Kelola Kerja Tim Pelaksana Proyek

a. Mentor:

1) Memberikan dukungan dalam rancangan dan implementasi

proyek perubahan

2) Memberikan kesepakatan dan persetujuan atas proposal proyek

perubahan memberikan bimbingan dan dukungan penuh kepada

Project Leader dalam pelaksanaan proyek perubahan

b. Coach:

1) Memberikan bimbingan dan masukan dalam melaksanakan

proyek.

2) Memberikan tuntunan metodologis, arahan secara teoritis serta

optimalisasi sumberdaya tim agar dapat bekerja secara luas

selaras untuk kesuksesan proyek perubahan.

3) Menjadi motivator dan konselor selama proses penyusunan dan

pelaksanaan proyek perubahan.

c. Project Leader:

1) Melaksanakan rencana proyek perubahan dan mengendalikan

pelaksanaan setiap tahapan proyek.

2) Mengelola, mengkoordinir, dan memotivasi kinerja tim dan

menindaklanjuti kemajuan proyek perubahan.

3) Melaksanakan komunikasi aktif dengan mentor dan coach serta

mengikuti arahan dan masukan yang diberikan.

4) Berpartisipasi aktif dalam penggalangan kerjasama dan

kesepakatan dengan stakeholder terkait baik eksternal maupun

internal.



5) Membuat laporan kegiatan proyek perubahan kepada

penyelenggara.

d. Pokja I :

1) Menyusun rancangan proyek perubahan.

2) Menyusun draf awal Perkap untuk mendapatkan masukan dari

stakeholder internal dan eksternal

3) Menyempurnakan draf Perkap berdasarkan masukan dari

stakeholder internal dan eksternal

e. Pokja II :

1) Menyiapkan dokumen-dokumen pelaksanaan proyek perubahan.

2) Menyusun draf sprint, undangan, dan notulen pokja

3) Mengarsipkan berbagai dokumen terkait dengan pelaksanaan

proyek perubahan

C. Identifikasi dan Analisis Stakeholder

Proses kolaborasi yang dikembangkan meliputi stakeholder internal dan

stakeholder eksternal. Pengertian stakeholder adalah semua pihak di dalam

masyarakat, baik itu individu, komunitas atau kelompok masyarakat, yang

memiliki hubungan dan kepentingan terhadap sebuah organisasi/ perusahaan

dan isu/permasalahan yang sedang diangkat. Keberadaan stakeholder dalam

kegiatan proyek perubahan ini akan diperlukan untuk membantu

mengembangkan tujuan proyek perubahan tersebut. Analisis terhadap

stakeholder diperlukan untuk melakukan identifikasi stakeholder dalam proyek

perubahan dikarenakan membawa manfaat sebagai berikut:

1. Dapat menggunakan pendapat stakeholder untuk kepentingan

merancang proyek perubahan;

2. Mendapatkan dukungan dari stakeholder yang kuat untuk memperoleh

lebih banyak sumber daya, dalam mendukung proyek perubahan;



3. Dapat mengantisipasi kemungkinan adanya reaksi orang lain terhadap

proyek perubahan , sehingga dapat merancang strategi komunikasi yang

baik;

4. Berkomunikasi dengan stakeholder, dapat memastikan mereka memahami

dan manfaat dari proyek perubahan; dan

5. Menumbuhkan keterlibatan terhadap upaya perubahan.

Berdasarkan kelompoknya, stakeholder dalam proyek perubahan ini

terdiri dari stakeholder internal dan eksternal. Stakeholder internal berasal dari

satuan kerja yang ada di Polri yang terdiri dari:

1. Bareskrim Polri

2. Div Propam Polri

3. Div Hukum Polri

4. Polda

Sedangkan stakeholder eksternal adalah stakeholder yang berasal dari

luar Polri, terdiri dari:

1. Kemenpan RB

2. Kemenkum HAM

3. Ombudsman RI

4. Kompolnas

5. Komnas Perlndungan Anak

6. Indonesia Police Watch (IPW)

7. KPK

8. Pengacara

9. Kejaksaan

10. Media massa

11. LSM

12. Akademisi

Berdasarkan pengaruh dan kepentingannya, stakeholders dapat dibagi

menjadi 4 (empat) macam, yaitu:



1. Stakeholder Promotors, yaitu stakeholder/orang-orang yang harus

benar-benar dilibatkan dan yang membawa pengaruh terbesar dalam

proyek perubahan.

2. Stakeholder Latents, yaitu stakehoder/orang-orang dengan High

Influence namun Low Interest, stakeholder ini bisa sangat membantu jika

dapat diyakinkan akan pentingnya proyek perubahan;

3. Stakeholder Defendents, yaitu stakeholder/orang-orang yang memiliki

ketertarikan yang tinggi, tapi memiliki kekuatan yang kecil. khususnya

dalam komunikasi.

4. Stakeholder Apathetics, yaitu stakehoder/orang-orang yang Low

Influence dan Low Interest, mereka tidak peduli terhadap proyek

perubahan karena menjadi stakeholder secara kebetulan

Keempat jenis stakeholder tersebut dapat digambarkan dalam matriks

kuadran stakeholders sebagai berikut:

Merujuk pada jenis stakeholder tersebut di atas, dapat dilakukan

identifikasi stakeholders yang terkait dengan proyek perubahan dapat

dikategorikan sebagai berikut:



1. Stakeholder Promotors, meliputi:

a. Bareskrim Polri

b. Div Propam Polri

c. Div Hukum Polri

d. Polda

2. Stakeholder Latents, meliputi:

a. Kemenpan RB

b. Kemenkum HAM

c. Ombudsman RI

d. Kompolnas

3. Stakeholder Defendants, meliputi:

a. Komnas Perlndungan Anak

b. Indonesia Police Watch (IPW)

c. KPK

d. Pengacara

4. Stakeholder Apathetics, meliputi:

a. Kejaksaan

b. Media massa

c. LSM

d. Akademisi

Mitra stakeholder yang terkait proyek perubahan tersebut dapat

digambarkan dalam matriks kuadran di bawah ini:



D. Identifikasi Potensi Kendala dan Strategi Mengatasinya

No Kendala Strategi Mengatasi

1 Waktu pelaksanaan proyek

perubahan yang sangat terbatas,

yaitu kurang lebih 3 (tiga) bulan,

sehingga dapat mempengaruhi hasil

capaian proyek perubahan..

melibatkan tim efektif secara optimal

mengatur jadwal dengan acuan

waktu yang tersedia

2 Kesibukan Mentor sebagai Irwil V

Itwasum, sehingga dapat

menimbulkan hambatan dan kendala

dalam melakukan diskusi untuk

mendapatkan arahan dan petunjuk

terhadap pelaksanaan proyek

perubahan

melakukan komunikasi yang intens

melalui berbagai media yang ada




3 Kesibukan stakeholder internal yang

berpengaruh pada partisipasi dan

kontribusi mereka dalam proses

penyusunan perkap. Upaya untuk

mengatasi dilakukan dengan cara





seperti WA dan lain-lain

4 Personel yang terlibat dalam Tim

Pokja juga memiliki tugas-tugas

rutin yang harus dilaksanakan,

sehingga dimungkinkan jadwal

pelaksanaan proyek perubahan akan

mengalami keterlambatan dalam

pelaksanaannya

menyusun jadwal yang disesuaikan

dengan kesibukan tugas mereka. Di

samping itu juga dilakukan

komunikasi dengan atasan langsung

dari personil yang masuk dalam tim

efektif

5 Terhambatnya komunikasi karena

adanya PSSB akibat pandemi Covid

19

Menghubungi staf pejabat

stakeholder untuk mengetahui

jadwal kerja mereka, dan segera

merapat ke lokasi begitu dikabarkan

pejabat tersebut berada di tempat.

E. Faktor Pendukung Keberhasilan

Faktor-faktor yang menjadi pendukung keberhasilan pencapaian tujuan

proyek perubahan secara tepat sasaran dan tepat waktu adalah sebagai

berikut:

1. Adanya produk hukum dalam bentuk Undang-Undang, Peraturan

Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, Peraturan Kapolri

terkait dengan pengaduan masyarakat, antara lain:

a. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara

Republik Indonesia

b. Peraturan Kepolisian Negara Republik Indonesia no. 9 tahun 2018

tentang Tatacara Penanganan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan

Kepolisian Negara Republik Indonesia.

https://ngada.org/uu2-2002bt.htm



c. Peraturan Kapolri no. 2 tahun 2018 tentang Pembentukan Peraturan

Kepolisian

d. Program Promoter Polri

e. Commander Wish Kapolri

2. Terjalinnya sinergitas dan kolaborasi antara Polri dengan stakeholder

dalam penanganan pengaduan masyarakat

3. Adanya komitmen dan dukungan pimpinan Polri di tingkat Mabes melalui

panduan Promoter dan dari Itwasum sebagai pimpinan tertinggi yang

berwenang dalam pengawasan Polri



BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Pelaksanaan Tahapan Proyek Perubahan

Setelah rancangan proyek perubahan disetujui project leader segera

melakukan kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang tercantum dalam milestone

jangka pendek. Uraian aktivitas dari milestone jangka pendek disajikan di

bawah ini.

1. Rapat Tim Efektif

Rapat tim efektif pertama kali dilaksanakan pada tanggal 14 April

2020 bertempat di ruang rapat Wairwasum Polri, Mabes Polri Jakarta.

Rapat dipimpin oleh project leader dan dihadiri oleh semua anggota tim

efektif yang tercantum dalam sprint Irwasum Polri no. sprint/254/III/

Dik2.5/2020 tanggal 20 Maret 2020 tentang penunjukan sebagia tim

kelompok kerja/efektif pada satker Itwasum Polri dengan tugas

mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk pelaksanaan

proyek perubahan. Dalam rapat tersebut, project leader menyampaikan

substansi proyek perubahan, sprint tim efektif, dan pembagian tugas.

Selanjutnya juga disampaikan terkait renana untuk koordinasi dengan

stakeholder internal: (a) Bareskrim Polri, (b) Divpropam Polri dan (c)

Divkum Polri.

Dokumentasi kegiatan rapat tim efektif yang dilaksanakan pada

tanggal 14 April 2020 disajikan pada gambar berikut.



Gambar 3.1. Rapat Tim Efektif Proyek Perubahan

2. Kolaborasi dengan Stakeholder Internal

Kolaborasi dengan stakeholder diawali dengan melakukan

komunikasi dan koordinasi dengan para pejabat dari instansi yang telah

direncanakan menjadi stakeholder internal, yang terdiri dari : (a) Bareskrim

Polri, (b) Divkum Polri, (c) Divpropam Polri, (d) Itwasum Polri, dan (e)

Itwasda Polda Metro Jaya. Hasil-hasil komunikasi dan dokumentasi

kegiatan koordinasi dan komunikasi dengan stakeholder internal disajikan

di bawah ini

a. Bareskrim Polri

Komunikasi dengan Bareskrim Polri dilaksanakan pada tanggal 28

April 2020 di kantor Biro Wassidik Bareskrim Polri Jakarta. Pejabat

yang ditemui adalah KBP. Drs. Dwi Rianto, yang menjabat sebagai

Penyidik Utama Tk. I Biro Wassidik Bareskrim Polri.

Dalam pertemuan tersebut, project leader menjelaskan maksud

kedatangan dan isi dari rancangan proper yang akan dilaksanakan.

Dari hasil pertemuan, ada beberapa masukan yang diperoleh dari Biro

Wasssidik, sebagai berikut:



1) Dalam penerimaan dumas langsung maupu tidak langsung dapat

dikondisikan dalam satu pintu yaitu melalui Itwasum Polri

sehingga tidak terjadi duplikasi data.

2) Diatur mekanisme penerimaan dumas secara langsung maupun

tidak langsung dalam penambahan SOP tersendiri sehingga

dapat dipedomani oleh operator penerima dumas sehingga

bagian pengaduan masyarakat Rorenmin Itwasum Polri selaku

operator Dumas, dalam meneruskan dumas langsung maupun

tidak langsung melalui surat menyurat yang diterima

bagian/sentra/ unit pelayanan Itwasum Polri dapat melalui

aplikasi Polisiku

3) Untuk dumas yang terkait penanganan perkara di Bareskrim dan

atau wilayah setiap dumas yang masuk harus mencantumkan

laporan polisi yang sudah tercatat pada register siaga Bareskrim

Polri atau SPKT Polda.

Kegiatan diakhiri dengan penyampaian testimoni pemberian

dukungan terhadap pelaksanaan proper. Dokumentasi hasil kegiatan

kolaborasi dengan Biro Wassidik Bareskrim Polri, disajikan pada

gambar berikut.

Gambar 3.2. Pertemuan dengan Pejabat Biro Wassidik

Bareskrim Polri



b. Divkum Polri

Komunikasi dengan Divkum Polri dilaksanakan pada tanggal 29 April

2020 di kantor Biro Bantuan dan Nasehat Hukum (Banhatkum) Divkup

Polri Jakarta. Pejabat yang ditemui adalah Brigjen Pol. Drs. Edi

Purwatmo, MH, yang menjabat sebagai Karo Banhatkum Divkum Polri.



Dari hasil pertemuan, ada beberapa masukan yang diperoleh dari Karo

Banhatkum Divkum Polri, sebagai berikut:

1) Pasal 1 dalam ketentuan umum yaitu pendapat dan saran hukum

yang selanjutnya disebut PSH adalah peryataan resmi berupa

keputusan atau saran yang didasari atas pengetahuan khusus

keahlian yang berisi pemahaman dan penerapan hukum

permasalah tertentu yang dibuat untuk menjawab permintaan

tertentu.

2) Dalam hal pelapor/terlapor memerlukan perlindungan hukum

atas hasil penanganan perkara dumasnya dalam PSH yang dibuat

oleh: (a) Divkum Polri pada tingkat Mabes, (b) Bidkum pada

tingkat Polda, dan bagian SDM pada tingkat Polres.

3) Fungsi hukum melakukan penelaahan, pengkajian, gelar perkara,

supervise dan atau verifikasi untuk memberikan PSH atas hasil

penanganan perkara dumas yang disampaikan Pelapor/terlapor.

4) Untuk judul Peraturan Kapolri, pihak Divkum Polri memberi

arahan diganti menjadi : Peraturan Kapolri tentang Penyelesaian

Pengaduan Masyarakat (Dumas) Secara Terpadu Di Lingkungan

Kepolisian Negara Republik Indonesia.





kolaborasi dengan Karo Banhatkum Divkum Polri, disajikan pada

gambar berikut.

Gambar 3.3. Pertemuan dengan Karo Banhatkum Divkum Polri

c. Divpropam Polri

Komunikasi dengan Divpropam Polri dilaksanakan pada tanggal 23

April 2020 di kantor Divpropam Polri Jakarta. Pejabat yang ditemui

adalah Brigjen Pol Drs. Eko Sukriyanto, yang menjabat sebagai

Karowabprof Divpropam Polri.



Dari hasil pertemuan, ada beberapa masukan yang diperoleh dari

Karowabprof, sebagai berikut:

1) Draf SOP Penanganan dumas terpadu pada hal 3 point 4

definisinya masih belum lengkap. Perlu ditambahkan pengertian

tentang provos terkait dengan penegakan disiplin dan ketertiban

anggota Polri dan ASN serta pelayanan pengaduan di Divpropam

Polri.

2) Draft SOP Penanganan dumas terpadu pada hal 4 point 13 telah

berbunyi pelapor adalah pegawai negeri pada Polri yang



seharusnya terlapor adalah anggota Polri dan PNS pada Polri.

3) Perlu dilakukan tahapan penyusunan Peraturan Kapolri antara lain

adanya focus group discussion (FGD) dan pembentukan pokja

sesuai dengan Peraturan Kapolri no. 11 tahun 2016 tentang

pembentukan peraturan kepolisian.



kolaborasi dengan Karowabprof Divisi Propam Polri, disajikan pada

gambar berikut.

Gambar 3.4. Pertemuan dengan Tim Divpropam Polri

d. Itwasum Polri

Komunikasi dengan Itwasu Polri dilaksanakan pada tanggal 3 Juni

2020 di kantor Biro Renmin Itwasum Polri Jakarta. Pejabat yang

ditemui adalah Brigjen Pol. Drs. I Ketut Argawa, SH., MH, yang

menjabat sebagai Karo Renmin Itwasum Polri.





Dari hasil pertemuan, ada masukan yang diperoleh dari Biro Renmin

Itwasum adalah dukungan untuk bisa menyelesaikan proyek

perubahan dan produk berupa peraturan Kapolri secara efektif.



komunikasi dengan Karo Renmin Itwasum Polri disajikan pada gambar

di bawah ini.

Gambar 3.5. Pertemuan dengan Karo Renmin Itwasum Polri

e. Itwasda Polda Metro Jaya

Komunikasi dengan Irwasda Polda Metro Jaya dilaksanakan pada

tanggal 28 April 2020 di kantor Irwasda Polda Metro Jaya Jakarta.

Pejabat yang ditemui adalah KBP. Budi Widjanarko, SH, MH, yang

menjabat sebagai Irwasda Polda Metro Jaya.



Dari hasil pertemuan tersebut Irwasda memberikan masukan agar

pelaksanaan klarifikasi terhadap penyidik dapat dilaksanakan sampai

2 kali dan bila dalam waktu 2 kali klarifikasi tugas penyididk belum



selesai dan tidak menemui hasil klarifikasi, maka Irwasda diberikan

kewenangan untuk mengusulkan penyidik kasus tersebut diperiksa

oleh unit propam (pasal penyalahgunaan wewenang) dan kasusnya

harus di SP3.



kolaborasi dengan Irwasda Polda Metro Jaya, disajikan pada gambar

berikut.

Gambar 3.6. Pertemuan dengan Irwasda Polda Metro Jaya

3. Kolaborasi dengan Stakeholder Eksternal

a. Ombudsman RI

Komunikasi dengan Ombudsman RI dilaksanakan pada tanggal 15

Juni 2020 di kantor Sekretariat Jenderal Ombudsman RI Jakarta.

Pejabat yang ditemui adalah Nyoto Budianto yang menjabat sebagai

Kepala Keasistenan Perlakuan Pelaksanaan Saran. Dalam pertemuan

tersebut project leader menjelaskan tentang proyek perubahan yang

akan dilakukan. Sementara itu dari pihak Ombudsman RI memberikan

penjelasan tentang tupoksi Ombudsman RI dan hubungan kerja



dengan Polri khususnya tentang pengaduan masyarakat terhadap

layanan yang diberikan oleh Anggota Polri.



kolaborasi dengan Ombudsman RI, disajikan pada gambar berikut.

Gambar 3.7. Pertemuan dengan Ombudsman RI

b. Kemenpan RB

Komunikasi dengan Kemenpan RB dilaksanakan pada tanggal 5 Juni

2020 di kantor Kemenpan RB di Jakarta. Pejabat yang ditemui adalah

Drs. Agus Uji Hantara, ME, yang menjabat sebagai Sesdep Bidang

Reformasi Birokrasi, Akuntabilitas dan Pengawasan.

Dalam pertemuan tersebut project leader menjelaskan tentang proyek

perubahan yang akan dilakukan. Sementara itu dari pihak Kemenpan

RB menjelaskan kebijakan memiliki peran yang sangat strategis dalam

mendukung visi, misi serta tugas fungsi Kementerian PAN dan RB

sebagai penggerak utama (prime mover) reformasi birokrasi di

Indonesia. Secara spesifik peran ini terkait dengan tugas menyiapkan

perumusan, koordinasi pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi

kebijakan reformasi birokrasi, akuntabilitas aparatur, dan pengawasan



agar pelaksanaan kebijakan PAN dan RB pada Kementerian/Lembaga

dan Pemerintah Daerah dapat berjalan dengan baik. Tugas untuk

menyiapkan perumusan kebijakan dipandang sangat strategis karena

berkaitan dengan menyiapkan berbagai kebijakan yang akan

digunakan sebagai pedoman pelaksanaan reformasi, penguatan

akuntabilitas dan peningkatan efektivitas pengawasan bagi

Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah. Oleh karena itu dalam

menyiapkan kebijakan dan instrumen harus dilakukan secara cermat.

Kesalahan dalam menyiapkan kebijakan bukan hanya menimbulkan

pemborosan dan kehilangan momentum, tetapi juga akan memiliki

dampak yang besar terhadap risiko kegagalan reformasi birokrasi.



kolaborasi dengan Sesdep Bidang Reformasi Birokrasi, Akuntabilitas

dan Pengawasan, disajikan pada gambar berikut.

Gambar 3.8. Pertemuan dengan Sesdep Bidang Reformasi Birokrasi,

Akuntabilitas dan Pengawasan



c. Kemenkum HAM RI

Komunikasi dengan Kemenkum HAM dilaksanakan pada tanggal 9

Juni di kantor Kemenkum HAM Kuningan Jakarta. Pejabat yang

ditemui adalah Komjen Pol. Andap Budhi Revianto, S.I.K, MH yang

menjabat sebagai Inspektur Jenderal Kememnkum HAM.


perubahan yang akan dilakukan. Sementara itu dari pihak Kemenkum

HAM menjelaskan Inspektorat Jenderal mempunyai tugas

menyelenggarakan pengawasan intern di Kementerian Hukum dan

Hak Asasi Manusia. Lebih lanjut disampaikan bahwa posisi Itjen

Kemenkum HAM sama dengan Irwasum Polri terkait peran dan

fungsinya melaksanakan pengawasan pada satuan kerjanya atau

lembaga.



kolaborasi dengan Kemenkum HAM, disajikan pada gambar berikut.

Gambar 3.9. Pertemuan dengan Irjen Kemenkumham



d. Kompolnas

Komunikasi dengan Kompolnas dilaksanakan pada tanggal 3 Juni

2020 di kantor sekraretariat Kompolnas Jakarta. Pejabat yang ditemui

adalah Brigjen Pol. Purwolelono, S.I.K., MM yang menjabat sebagai

Kepala Sekretariat Kompolnas RI.


perubahan yang akan dilakukan. Sementara itu dari pihak Kompolnas

dalam rangka melaksanakan fungsi Kompolnas sebagai pengawas

fungsional Kepolisian sebagaimana diamanatkan oleh UU No. 2 Tahun

2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia dan Perpres No.

17 tahun 2011 tentang Komisi Kepolisian Nasional.

“Mekanisme pengawasan yang dimaksud dilakukan melalui

pemantauan dan penilaian kinerja dan integritas anggota dan pejabat

Polri. Jadi pengawasan yang dilakukan oleh Kompolnas tidak sekedar

menindaklanjuti pengaduan masyarakat saja, melainkan juga ada

pengawasan yang bersifat preventif seperti pengawasan administrasi

kepolisian hasil dari pengawasan ini, Kompolnas mengapresiasi yang

sudah baik dan harus dipertahankan, serta memberi saran – saran

perbaikan untuk hal–hal yang masih harus ditingkatkan.

Administrasi kepolisian dianggap penting karena sistem administrasi

kepolisian merupakan bagian dari sistem administrasi negara

sebagaimana disebutkan dalam pasal 2 UU No. 2 Tahun 2002 yang

berbunyi fungsi kepolisian adalah salah satu fungsi negara dibidang

pemeliharaan keamanan dan ketertiban masyarakat, penegakan

hukum, perlindungan, pengayoman dan pelayanan masyarakat



kolaborasi dengan Kepala Sekretariat Kompolnas, disajikan pada

gambar berikut.



Gambar 3.10. Pertemuan dengan Kepala Sekretariat Kompolnas

4. Pokja Pembuatan produk

a. Pokja 1

Pokja 1 dilaksanakan pada tanggal 30 April 2020 bertempat di kantor

Itwasum Polri. Pokja membahas tentang kegiatan anev dan

pengumpulan data dumas tahun 2019. Dokumentasi kegiatan pokja

dapat dilihat pada gambar berikut.



Gambar 3.11. Diskusi Pokja 1

b. Pokja 2

Pokja 2 dilaksanakan pada tanggal 6 Mei 2020 bertempat di kantor

Itwasum Polri. Pokja membahas tentang perumusan klasifikasi dumas.

Dokumentasi kegiatan pokja dapat dilihat pada gambar berikut.


c. Pokja 3

Pokja 3 dilaksanakan pada tanggal 11 Mei 2020 bertempat di kantor

Itwasum Polri. Pokja membahas tentang perumusan mekanisme

dumas terpadu.. Dokumentasi kegiatan pokja dapat dilihat pada

gambar berikut.




d. Pokja 4

Pokja 1 dilaksanakan pada tanggal 30 April 2020 bertempat di kantor

Itwasum Polri. Pokja penyusunan draft Peraturan Kapolri penanganan

dumas terpadu. Dokumentasi kegiatan pokja dapat dilihat pada

gambar berikut.


5. Pembahasan Draft Peraturan Kapolri

Setelah draft Peraturan Kapolri disusun, selanjutnya dilakukan

pembahasan dengan melibatkan tim Divkum Polri yang pembukaan pokja

dilaksanakan pada tanggal 28 Mei 2020 bertempat di kantor Itwasum

Polri. Selanjutnya setelah dua kali pembahasan, forum salah satu hal

penting yang disampaikan adalah mengganti nama Peraturan Kapolri

tersebut menjadi Peraturan Kapolri tentang draft Peraturan Kapolri

tentang Penyelesaian Pengaduan Masyarakat secara terpadu di Lingkungan

Kepolisian Republik Indonesia. Draft final ini siap untuk ditindak lanjuti di

tahapan jangka menengah.

Kegiatan ini pada awalnya masuk dalam milestone jangka pendek, tetapi

atas arahan Irwasum Polri dan dukungan dari Divkum Polri, maka

pembahasan Peraturan Kapolri ini diajukan di tahapan jangka pendek.

Dokumentasi kegiatan pokja dapat dilihat pada gambar berikut.



Gambar 3.15. Pembahasan Draft Peraturan Kapolri dengan Tim Divkum

B. Capaian Proyek Perubahan

Project leader sudah berusaha semaksimal mungkin untuk melaksanakan

proyek perubahan meski situasi kerja tidak normal diakibatkan dampak dari

pandemi Covid 19. Berikut ini capaian proyek perubahan yang telah berhasil

dilaksanakan dalam jangka pendek.

1. Telah terlaksana kolaborasi dengan stakeholder internal dan eksternal

2. Telah tersusun dokumen hasil anev dumas tahun 2019

3. Telah tersusun dokumen yang memuat perumusan klasifikasi dumas

4. Telah tersusun dokumen yang memuat mekanisme dumas

5. Telah tersusun draf Peraturan Kapolri penanganan dumas terpadu

Sedangkan kegiatan di milestone jangka menengah yang bisa dikerjakan

di jangka pendek adalah pembahasan bersama Divkum Polri yang

menghasilkan finalisasi draf Peraturan Kapolri SOP penanganan dumas

terpadu yang namanya diubah menjadi draft Peraturan Kapolri Penyelesaian

Dumas secara Terpadu di Lingkungan Kepolisian Republik Indonesia yang siap

untuk diharmonisasi.



C. Identifikasi dan Analisis Stakeholder

Proses kolaborasi yang dikembangkan meliputi stakeholder internal dan

stakeholder eksternal. Pengertian stakeholder adalah semua pihak di dalam

masyarakat, baik itu individu, komunitas atau kelompok masyarakat, yang

memiliki hubungan dan kepentingan terhadap sebuah organisasi/ perusahaan

dan isu/permasalahan yang sedang diangkat. Keberadaan stakeholder dalam

kegiatan proyek perubahan ini akan diperlukan untuk membantu

mengembangkan tujuan proyek perubahan tersebut.

Berdasarkan kelompoknya, stakeholder dalam proyek perubahan ini

terdiri dari stakeholder internal dan eksternal. Stakeholder internal berasal dari

satuan kerja yang ada di Polri yang terdiri dari:

1. Bareskrim Polri

2. Div Propam Polri

3. Div Hukum Polri

4. Polda

Sedangkan stakeholder eksternal adalah stakeholder yang berasal dari

luar Polri, terdiri dari:

1. Kemenpan RB

2. Kemenkum HAM

3. Ombudsman RI

4. Kompolnas

5. Komnas Perlndungan Anak

6. Indonesia Police Watch (IPW)

7. KPK

8. Pengacara

9. Kejaksaan

10. Media massa

11. LSM

12. Akademisi



Perubahan peta posisi stakeholders yang terkait dengan proyek

perubahan dalamkategori sebagai berikut:

D. Strategi Komunikasi

Berdasarkan hasil identifikasi stakeholder, project leader menggunakan

berbagai strategi komunikasi untuk meminta dukungan stakeholder agar

mereka bisa bergeser menjadi stakeholder promotor. Namun karena

keterbatasan waktu yang ada dan terhambatnya komunikasi dan aktivitas kera

karena situasi Pandemi Covid 19, tidak semua stakeholder yang telah

diidentifikasi bisa dilibatkan dalam kolaborasi. Strategi komunikasi yang

dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Consultative yaitu meminta saran dan masukan dari mentor untuk

kelancaran pelaksanaan tugas.

2. Canalizing yaitu melakukan komunikasi secara mendalam dengan tujuan



dapat mempengaruhi stakeholder/komunikan untuk dapat mengikuti

kemauan komunikator.

3. Koordinative yaitu melakukan komunikasi secara berkesinam-bungan

untuk memperlancar jalannya penyusunan proper.

4. Informative yaitu menginformasikan segala perkembangan yang terjadi

dalam suatu penyusunan proper.

5. Educative yaitu memberikan pengetahuan tentang tugas yang akan

dilaksanakan untuk menunjang kelancaran penyusunan proper

Lima strategi di atas digunakan dalam rangka mengupayakan agar

Stakeholder Latents, Apathethics, dan Defendants dapat bergerak dan

bergeser menjadi Stakeholder yang Promotors. Berdasarkan hasil komunikasi

dan kolaborasi yang dilakukan, terjadi perubahan posisi stakeholder dalam

kuadran, dengan rincian sebagai berikut:

1. Kemenpan RB pindah dari kelompok latent menjadi promotors. Hal ini

karena Kemenpan RB memiliki tugas untuk mengarahkan pengawasan

dan akuntabilitas dari reformasi birokrasi di semua kementerian dan

Lembaga. Dengan demikian Polri juga harus menjalankan kebijakan

tersebut.

2. Kemenkum HAM RI pindah dari kelompok defenders menjadi promoters.

Hal ini terjadi karena situasi keamanan nasional pada umumnya dan

kejahatan siber pada khususnya adalah merupakan salah satu tolok ukur

Kompolnas dalam menilai kinerja Polri.

3. Ombudsman RI pindah dari kelompok defenders menjadi promoters. hal

ini terjadi karena Ombudsman juga menerima berbagai laporan

pengaduan masyarakat tentang kinerja anggota Polri. Oleh karena

kolaborasi yang kuat harus dijalin dengan Ombudsman RI.

4. Kompolnas pindah dari kelompok defenders menjadi promoters. Hal ini

terjadi karena Kompolnas memiliki kewenangan dalam melakukan

pengawasan eksternal dalam kinerja Polri. Sehingga kolaborasi harus

dijalin dengan optimal.



Berdasarkan hasil komunikasi, koordinasi dan kolaborasi, maka posisi

stakeholder setelah dilakukan kegiatan proyek perubahan, dapat dilihat pada

gambar berikut.

E. Kendala Internal dan Eksternal yang Dihadapi

Kendala Internal Kendala Eksternal

1. Waktu pelaksanaan proyek perubahan

yang sangat terbatas, yaitu kurang

lebih 3 (tiga) bulan, sehingga dapat

mempengaruhi hasil capaian proyek

perubahan.

1. Terhambatnya komunikasi

karena adanya PSSB akibat

pandemi Covid 19

2. Kesibukan Mentor sebagai Irwil V

Itwasum, sehingga dapat menimbulkan

hambatan dan kendala dalam

melakukan diskusi untuk mendapatkan

arahan dan petunjuk terhadap

pelaksanaan proyek perubahan

2. Kesibukan stakeholder internal

yang berpengaruh pada

partisipasi dan kontribusi

mereka dalam proses

penyusunan Peraturan Kapolri



Kendala Internal Kendala Eksternal

3. Kesibukan stakeholder internal yang



penyusunan Peraturan Kapolri.

4. Personel yang terlibat dalam Tim Pokja

juga memiliki tugas-tugas rutin yang

harus dilaksanakan, sehingga

dimungkinkan jadwal pelaksanaan

proyek perubahan akan mengalami

keterlambatan dalam pelaksanaannya

F. Upaya Mengatasi Kendala


1 Waktu pelaksanaan proyek perubahan

yang sangat terbatas, yaitu kurang

lebih 3 (tiga) bulan, sehingga dapat

mempengaruhi hasil capaian proyek

perubahan..

melibatkan tim efektif secara

optimal mengatur jadwal dengan

acuan waktu yang tersedia

2 Kesibukan Mentor sebagai Irwil V

Itwasum, sehingga dapat

menimbulkan hambatan dan kendala

dalam melakukan diskusi untuk

mendapatkan arahan dan petunjuk

terhadap pelaksanaan proyek

perubahan



3 Kesibukan stakeholder internal yang



penyusunan Peraturan Kapolri. Upaya

untuk mengatasi dilakukan dengan

cara melakukan komunikasi yang

intens melalui berbagai media yang

ada



seperti WA dan lain-lain

4 Personel yang terlibat dalam Tim

Pokja juga memiliki tugas-tugas rutin

menyusun jadwal yang disesuaikan

dengan kesibukan tugas mereka.




yang harus dilaksanakan, sehingga

dimungkinkan jadwal pelaksanaan

proyek perubahan akan mengalami

keterlambatan dalam pelaksanaannya

Di samping itu juga dilakukan

komunikasi dengan atasan

langsung dari personil yang masuk

dalam tim efektif

5 Terhambatnya komunikasi karena

adanya PSSB akibat pandemi Covid 19

Menghubungi staf pejabat

stakeholder untuk mengetahui

jadwal kerja mereka, dan segera

merapat ke lokasi begitu

dikabarkan pejabat tersebut berada

di tempat.

G. Instrumen Monitoring Pelaksanaan Proyek Perubahan

Monitoring adalah aktivitas yang terfokus pada kegiatan yang sedang

dilaksanakan. Monitoring dilakukan dengan cara menggali untuk

mendapatkan informasi secara regular berdasarkan indikator tertentu, dengan

maksud mengetahui apakah kegiatan yang sedang berlangsung sesuai dengan

perencanaan dan prosedur yang telah disepakati. Indikator monitoring

mencakup esensi aktivitas dan target yang ditetapkan pada perencanaan

program. Apabila monitoring dilakukan dengan baik akan bermanfaat dalam

memastikan pelaksanaan kegiatan tetap pada jalurnya (sesuai pedoman dan

perencanaan program). Juga memberikan informasi kepada pengelola

program apabila terjadi hambatan dan penyimpangan, serta sebagai masukan

dalam melakukan evaluasi.

Untuk memastika bahwa proyek perubahan berjalan efektif sesuai

dengan rencana, project leader membuat instrument monitoring dalam bentuk

format checklist, dimana dalam format tersebut dijelaskan no, nama kegiatan,

jadwal pelaksanaan, target hasil dan personil yang ditunjuk sebagai pelaksana.

Dengan adanya proses monitoring ini, project leader dapat mengetahui

progress atau perkembangan pencapaian proyek kegiatan.



BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pelaksanaan proyek perubahan dengan judul

“Membangun Kolaborasi Guna Peningkatan Penanganan Dumas Secara

Terpadu”, Dapat ditarik beberapa kesimpulan

1. Dumas adalah bentuk penerapan dari pengawasan yang disampaikan oleh

masyarakat, instansi Pemerintah, atau pihak lain kepada Polri berupa

sumbangan pikiran, saran, gagasan, atau keluhan/pengaduan yang

bersifat membangun.

2. Belum adanya keterpaduan dalam penanganan Dumas, terutama belum

melibatkan Divkum Polri atau Bidkum Polda, sehingga dalam penggunaan

aturan hukum atau kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan

belum optimal, sehingga proyek perubahan ini akan menghasilkan

Peraturan Kapolri tentang Penyelesaian Pengaduan Masyarakat secara

terpadu.

3. Kolaborasi telah dilakukan dengan stakeholder internal dan eksternal dan

menghasilkan dukungan yang maksimal sehingga proyek perubahan dan

produk yang dihasilkan dapat terlaksana dengan baik. Semua kendala

yang terjadi juga sudah mampu diatasi dengan proses kolaborasi yang

optimal.

B. Rekomendasi

Beberapa saran dapat dirumuskan sebagai langkah tindak lanjut dari

proyek perubahan yang telah dilaksanakan dalam jangka pendek, sebagai

berikut:

1. Hendaknya segera dilakukan harmonisasi draf final Peraturan Kapolri



tentang penyelesaian pengaduan masyarakat secara terpadu untuk

selanjutnya disampaikan kepada Kemenkum HAM untuk mendapatkan

pengesahan.

2. Perlu dilakukan sosialisasi terhadap Peraturan Kapolri yang telah disusun

sehingga semua pihak terkait baik di Mabes Polri maupun wilayah

memiliki pemahaman yang memadai untuk menerapkan Peraturan Kapolri

dimaksud.

3. Hendaknya dapat dilakukan anev pelaksanaan Peraturan Kapolri untuk

bisa ditemukan atau saran dan masukan hal positif atau negative yang

perlu disempurnakan.

C. Lesson Learned

1. Tujuan Jangka Pendek Sebagai calon pemimpin nasional, pelaksanaan

tugas dan fungsi membutuhkan dukungan pihak lain lintas organisasi

melalui mekanisme kolaborasi

2. Proses kolaborasi akan efektif jika semua pihak yang terlibat dalam

kolaborasi memiliki pemahaman tentang yang akan dilakukan dalam

aktivitas yang dilakukan.

3. Penanganan dumas terpadu adalah sebuah upaya kolaborasi antar satuan

kerja di Mabes Polri agar terjadi kesamaan persepsi dalam melakukan

penanganan pengaduan masyarakat terhadap kinerja anggota Polri dalam

pelayanannya.

MEMBANGUN KOLABORASI GUNA PENINGKATAN …

Documents

Transcript of MEMBANGUN KOLABORASI GUNA PENINGKATAN …