MEMBANGUN E-LIBRARY SEBAGAI MEDIA INFORMASI

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Abedniego Satrio W 08.02.7246 Kirno Mujiono 08.02.7264

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

MEMBANGUN E-LIBRARY SEBAGAI MEDIA INFORMASI

DEVELOP E-LIBRARY AS AN INFORMATION MEDIA

Abedniego Satrio W Kirno Mujiono

Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

E-Libarary is the digital library, where the stored data is data that is digital or electronic. Data that is shared by many users can be viewed by another user so that the strategic value of its own, apart from that user does not need to come to the library physically but everyone in the world can access the same information in the same time and wherever users need information. In implementing the E-library, many advantages are obtained as easily in search of documents, document preservation is assured, the efficiency of storage space, access data faster and relatively cheaper cost. At this writing, the author will make the system information based website E-library that is shre documents and document preview where users can download and upload documents are free. This website is general means all oarang can access and share data. at this writing the author also describes the design and program manuals. Key words: E-library, Information Systems, program manuals.

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang sangat pesat seperti

komputer dan internet akhirnya melahirkan sebuah perpustakaan digital atau yang lebih

dikenal dengan E-library.Perpustakaan digital selain secara ekonomi lebih murah juga

memiliki beberapa keunggulan lain. Pertama, mudah diakses oleh siapa pun dan dari

mana pun asal memiliki koneksi Internet. Para pemustaka tidak perlu datang secara fisik

ke pepustakaan. Cukup dengan menyalakan komputer yang terkoneksi Internet, para

pemustaka dapat melihat katalog, melakukan transaksi pemesanan dan peminjaman

buku elektronik, serta mengakses dan mengunduh jurnal elektronik.

Namun E-library saat ini kebanyakan hanya berfungsi sebagai katalog dan media

promosi dari perpustakaan tradisional. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu terobosan baru

berupa E-Library umum yang bersifat share dokumen dan berbasis website yang dapat

digunakan sebagai media informasi online yang dapat diakses secara cepat, tepat,

akurat serta mudah diakses oleh segala pihak tanpa dibatasi ruang dan waktu sehingga

informasi dapat berputar dengan cepat.

2. Dasar Teori

2.1 Informasi

2.1.1 Pengertian Informasi

Informasi merupakan sumber daya strategis yang perlu dikelola agar dapat

digunakan dengan cara yang lebih efektif. Informasi bersumber dari data yang masih

bersifat mentah sehingga perlu dilakukan proses perubahan terhadapnya dengan

maksud untuk menjadikanya lebih berguna.

Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan

nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu, sedangkan

kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat,benda dan orang yang

betul-betul ada dan terjadi.

Selain itu informasi adalah hasil dari proses atau hasil dari pengolahan data

yang memberikan suatu arti dan dapat dipakai sebagai daftar yang obyektif didalam

mengambil keputusan atau kebijakan. Dengan demikian informasi adalah data yang

telah diproses atau data yang memiliki arti.

2.1.2 Kualitas Informasi

Informasi yang berkualitas tentu akan membantu fungsional manajemen dalam

pengambilan keputusan organisasi. Sebagian ukuran kualitas informasi yaitu :

1. Akurat

Berati informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan

bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berati informasi harus

jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam

penyampaian suatu informasi banyak terjadi ganguan yang dapat merubah atau

merusak isi informasi tersebut.

2. Tepat waktu

Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang

tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam

pengambilan keputusan akan berakibat fatal.

3. Relevan

Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi

untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainya berbeda.

4. Ekonomis

Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan

dengan biaya mendapatkanya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat

ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai

efektivitasnya.

2.2. Teknologi Informasi dan E-Library

Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu pesatmembawa

konsekuensi dilakukakannya proses pengolahan data berbasis teknologi informasisecara

efektif dan efiesien menghasilkan keluaran produk informasi yang beraneka ragam.

Diantaranya E-Library, e-book, current information service yang semuanya masuk dalam

kategori perpustakaan digital ( digital library) di mana penyebaran informasi yang paling

banyak dilakukan via internet serta kemudahan-kemudahan produk lainnya dalam bentuk

digital yang bisa didapatkan.

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam

berbagai bentuk, antara lain:

• Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen

Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem

informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi

bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini

sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.

• Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan

dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk

penerapan Teknologi Informasi dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan

Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan Teknologi Informasi ini dapat terpisah maupun

terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang

digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang

mendukung keduanya.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis

Analisis1 merupakan langkah awal berupa mengidentifikasi dan mengevaluasi

setiap permasalahan, kesempatan, hambatan, dan kebutuhan yang ada sehingga

nantinya dapat diusulkan perbaikan. Tujuan dilakukan analisis dalam pembuatan website

ini adalah untuk mengetahui posisi dan peranan teknologi informasi yang paling sesuai

dan relevan, dalam hal ini E-Library, yang akan berpengaruh terhadap proses desain dan

implementasi sistem.

Dalam analisis sistem yang dilakukan pada sistem perpustakaan lama, yaitu

dengan melakukan studi kelayakan dan menganalisis kebutuhan sistem yang akan

dikembangkan. Hasil analisis inilah yang akan dijadikan acuan dalam melakukan

perancangan website.

3.2 Identifikasi Masalah

Masalah merupakan faktor utama yang menyebabkan tujuan tidak dapat

tercapai atau tidak berjalan dengan baik. Oleh karena itulah, di awal tahap analisis harus

dilakukan proses identifikasi atau mengenali masalah yang terjadi.

Adapun permasalahan yang terjadi pada sistem perpustakaan lama adalah

belum adanya media promosi dan informasi yang dapat dengan mudah diakses semua

golongan tanpa dibatasi waktu dan tempat, karena selama ini masih menggunakan

metode lama berupa penggunaan brosur, poster, maupun media cetak,masih

mengandalkan media penyimpanan manual yang menggunakan tempat yang luas. Dari

permasalahan inilah penulis mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah, yaitu belum

adanya suatu media yang saat ini telah menjadi terobosan baru bagi tiap instansi dalam

1 HM Jogiyanto. 1999.Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (edisi kedua).Yogyakarta:Andi Offset

memberikan layanan informasi sekaligus sebagai sarana promosi, yaitu situs resmi atau

website.

3.2.1 Analisis Kelemahan

Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap

kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan.

Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (performance, Information, economy,

Control, eficiency dan Services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah

utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah

utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.

1. Analisis Kinerja (Performance)

Adalah kemampuan di dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat

sehingga sasaran dapat segera tercapai. Berikut adalah tabel analisis kinerja :

Tabel 3.1 Analisis Kinerja

2. Analisis Informasi (Information)

Informasi merupakan komoditas krusial bagi pemakai akhir. Kemampuan web

dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat dapat dievaluasi untuk menangani

masalah dan peluang untuk mengatasi masalah tersebut. Berikut tabel analisis Informasi

Tabel 3.2 Analisis Informasi

3. Analisis Ekonomi (Economy)

Adalah penilaian sistem di dalam pengurangan dan keuntungan yang akan

didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem yang diusulkan ini akan memberikan

Hasil analisis

• Sistem penyimpanan informasi dan pengolahan data secara manual

menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data dan informasi yang diberikan

memakan banyak waktu

Parameter Hasil analisis

Tepat waktu Informasi yang disajikan kurang tepat waktu, karena informasi

tidak dapat disajikan dengan cepat.

Relevan Informasi yang disajikan sudah cukup relevan dengan kebutuhan.

Akurat Informasi yang disajikan sudah cukup akurat.

penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan. Berikut adalah tabel analisis

ekonomi :

Table 3.3 Analisis Ekonomi

4. Analisis Pengendalian (Control)

Dengan adanya kinerja dibawah standar, diperlukan suatu kontrol yang dapat

meningkatkan kinerja sistem tersebut, disamping untuk mencegah dan mendeteksi

penyalahgunaan atau kesalahan sistem, serta menjamin keamanan data dan informasi.

Berikut adalah tabel analisis pengendalian :

Tabel 3.4 Analisis Pengendalian

5. Analisis Efisiensi (Efficiency)

Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan.

Berikut adalah tabel analisis efisiensi :

Tabel 3.5 Analisis Efisiensi

6. Analisis Pelayanan (Service)

Perkembangan organisasi dipicu dengan peningkatan pelayanan yang lebih

baik. Berikut adalah tabel analisis pelayanan :

Parameter Hasil analisis

Biaya Biaya sarana penyimpanan dan pemeliharaan jumlah koleksi

cukup besar.

Manfaat Manfaat dari sistem lama kurang maksimal, karena

membutuhkan biaya yang besar untuk pembuatan sarana

penyimpanan dan pemeliharaan jumlah koleksi.

Hasil analisis

• Seringkali terjadi kesulitan dalam pengendalian karena masih bersifat manual

saat pendataan koleksi, pencarian informasi, kedisiplinan pengunjung

Parameter Hasil analisis

Efisiensi Sistem penyampaian informasi secara manual

Tabel 3.6 Analisis Pelayanan

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

Implementasi merupakan langkah untuk melaksanakan segala sesuatu yang

telah direncanakan sebelumnya. Adapun proses implementasi ini dibagi lagi menjadi tiga

bagian dasar:

1. Penetapan rencana implementasi

2. Pelaksanaan implementasi

3. Tindak lanjut implementasi

Berikut ini adalah pembahasan dari setiap bagian dasar implementasi tersebut:

4.1. Penetapan Rencana Implementasi

Rencana ini ditetapkan agar tidak terjadi kesalahan dalam pembagian waktu

implementasi. Dengan kata lain, rencana implementasi merupakan kontrol pengendalian

terhadap waktu sehingga implementasi dapat berjalan dan selesai tepat waktu. Rencana

implementasi yang dibuat adalah sebagai berikut:

1. Implementasi basis data

2. Pembuatan Website

3. Pengujian website

4.2. Pelaksanaan Implementasi

Laporan dari setiap proses implementasi yang telah dilakukan adalah sebagai

berikut:

4.2.1. Implementasi Basis Data

Meliputi pembuatan database dan tabel di program XAMPP. Berikut ini adalah

beberapa poin penting mengenai pembuatan database dan tabel tersebut:

4.2.1.1. Pembuatan Database

Membuat database dengan nama ‘brassfm’:

DDL (Data Definition Language):

Mysql> CREATE DATABASE brassfm;

PhpMyAdmin

Hasil analisis

• Proses pemberitahuan informasi masih menggunakan metode lama via brosur

dan poster,sehingga sering kali terjadi antrian bagi pihak yang membutuhkan

informasi tersebut.

Gambar 4.1 Pembuatan Database

4.3 Pembuatan Website

Dalam proses pembuatannya, digunakan Macromedia Dreamweaver sebagai

editor dan pembuatan desainnya. Selain itu tentunya juga digunakan script PHP, baik

dalam koneksinya maupun ketika memanipulasi data (dalam hal ini menggunakan

kombinasi dengan query dari MySQL). Berikut ini beberapa contoh script dalam proses

pembuatan website yang telah dirancang:

Script Koneksi

<?php

class ClassKoneksi {private $lok_server="localhost";

private $username="elib";

private $password="pass";

private $database="e-lib";

function koneksidb(){

mysql_connect($this->lok_server,$this->username,$this->password) or die("Koneksi

ke MySQL gagal");

mysql_select_db($this->database) or die("Koneksi ke database gagal");}

function diskoneksi() {

$konek=mysql_connect($this->lok_server,$this->username,$this->password);

mysql_close($konek); }

}

?>

Keterangan :

mysql_connect: fungsi MySql untuk menghubungkan file dengan server.

mysql_select_db: fungsi MySql untuk memilih database.

Contoh Script DML (Data Manipulation Language) yang digunakan:

<?php

class ClassReg {

function input($usernama,$email,$password) {

$c=new ClassKoneksi();

$c->koneksidb();

$query = "insert into member(username,email,password) values

('$usernama','$email','$password')";

if (!mysql_query($query)) {

echo mysql_error();

exit;

}

else {

print ("<script>alert('Anda Sudah Terdaftar');window.history.go(-1)</script>");

print ("<meta http-equiv='refresh' content = '0;url=../view/index.php'>");

}

$c->diskoneksi();

}

}

?>

Keterangan : Script diatas query insert dalam function input($username,$password) di

file ClassReg untuk memasukkan data ke dalam tabel member.

$query=mysql_query("Select * from member ");

Keterangan : Script diatas untuk menampilkan data pada tabel member.

$query = mysql_query ("update admin set username ='$user' ,password ='$pwd' where

id_admin = '$id'");

Keterangan : Script diatas untuk mengubah data di dalam tabel admin

$query= mysql_query ("delete from admin where id_ admin =$id");

Keterangan : Script diatas digunakan untuk menghapus data dalam tabel admin.

Demikian beberapa contoh script php yang sering digunakan dalam pembuatan

website ini. Sedangkan contoh script PHP yang merupakan script penanganan kesalahan

(validasi) akan dibahas pada bagian lain dari Bab ini.

4.4 Pengujian Website

Pada tahap ini, website diuji untuk untuk meyakinkan bahwa semua modul telah

bekerja tanpa mengalami kesalahan, disamping itu juga untuk mengetahui adanya

kesalahan yang belum diketahui sebelumnya. Beberapa kegiatan terhadap pengujian

meliputi tes input data, ubah data, hapus data, item output, dan penanganan kesalahan.

Berikut ini adalah laporan hasil pengujiannya:

1. Proses manipulasi data (Input, ubah, dan hapus data)

Tabel 4.1 Testing Halaman Admin

HALAMAN ADMIN

No Nama Jenis unit yang dites Hasil

1 Halaman Login Proses Login Baik

2 Halaman

HomeAdmin

Proses select baris data seluruh tabel Baik

3 Halaman Admin Proses input, edit, dan delete data Baik

4 Halaman Anynomous Proses delete data Baik

5 Halaman DetMember Proses delete data Baik

6 Halaman videoKonv Proses input data, delete data Baik

7 Halaman FileKonv Proses delete data, edit data Baik

8 Halaman FileUpload Proses edit, dan delete data Baik

9 Halaman FotoMember Proses delete data Baik

10 Halaman FotoAdmin Proses input, edit, dan delete data Baik

11 Halaman KomentTabel Proses delete data baik

12 Halaman Member Proses input, delete data baik

13 Halaman SugBook Proses input, edit, dan delete data baik

14 Halaman Logout Proses Logout baik

Tabel 4.2 Tabel Testing Halaman Member

HALAMAN MEMBER

No Nama Jenis unit yang dites Hasil

1 Halaman Login Proses Login Baik

2 Halaman Profille Proses edit data, upload file, upload

foto,delete data,delete file

Baik

3 Halaman Download Proses select data Baik

4 Halaman DocView Proses select data Baik

5 Halaman DocView

Comment

Proses input data baik

6 Halaman Logout Proses Logout Baik

Tabel 4.3 Tabel Testing Halaman User

HALAMAN USER

No Nama Jenis unit yang dites Hasil

1 Halaman Registrasi Proses input data Baik

2 Halaman DocView lihat

file

Proses input data Baik

2. Penanganan Kesalahan

Dalam pengoperasian website ini juga diberikan konfirmasi kepada seluruh user

(baik admin maupun user) untuk memudahkan user apabila melakukan kesalahan seperti

menginputkan data yang sama, lupa dalam memasukan input tertentu maupun masukan

yang tidak sesuai. Berikut ini beberapa contoh penanganan kesalahan yang ada:

1. Pada saat admin kurang memasukkan data yang dibutuhkan, terdapat pesan

yang menginformasikan bahwa data harus diisi dengan lengkap, gambarannya

sebagai berikut:

Gambar 4.2 Konfirmasi kesalahan input.

Demikian beberapa contoh penanganan kesalahan yang terdapat dalam

website yang telah dibuat.

4.5 Manual Program

Manual program merupakan langkah akhir dalam implementasi sistem. Tujuan

dari dibuatnya manual program adalah untuk memberikan panduan kepada user dan

admin dalam menjalankan atau mengoperasikan website melalui beberapa tampilan

gambar.

4.5.1 Manual Program Bagi Admin

Pembahasan yang dilakukan terhadap bagian-bagian manual dari Admin

adalah sebagai berikut:

1. Halaman Login

Halaman yang merupakan form input bagi admin untuk dapat masuk ke dalam

sistem. Admin diminta memasukkan nama user dan passwordnya

Gambar 4.3 Halaman Login Admin

4.5.2 Manual Program Bagi member

Hampir semua tampilan yang didapatkan member sama dengan user. Hanya

berbeda pada hak aksesnya. Member dapat mengikuti forum, termasuk juga

membuat topik forum baru, serta mengikuti forum. Berikut tampilannya:

1. Halaman Profil

Setelah Login, tampilan pertama bagi member adalah profil member yang telah

diisikan sebelumnya. Selain itu juga member dapat mengubah profilnya plus

menambahkan foto untuk accountnya lewat menu edit.

Gambar 4.4 Profil member

4.5.3 Manual Program Bagi User

1. Halaman Home user

Berisi informasi dokumen-dokumen yang telah di upload oleh member maupun

user berdasarkan kategori

Gambar 4.5 Halaman Home User

2. Halaman Libdoc Video

Berisikan data hasil pencarian sesuai kata kunci yang di masukan.

Gambar 4.6 Halaman Libdoc Video

5. PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Sebagai penutup dari laporan pembuatan website dan penelitian yang telah

dilakukan, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan :

1. User untuk website ini dibedakan menjadi user biasa dan user member, dalam

hak akses untuk member lebih luas dibandikan dengan user biasa.

2. Website ini dapat berfungsi sebagai converter online dari dokumen seperti

doc,ppt,odt menjadi pdf.

3. Dengan adanya website sebagai salah satu elemen penyokong media informasi,

sedikit banyak dapat meningkatkan kemampuan manajemen untuk mencapai

tujuan, tanpa harus memakan banyak biaya, waktu, dan tenaga.

4. Website ini memberikan kemudahan kepada seluruh lapisan masyarakat untuk

mendapatkan informasi dan ilmu secara cepat, akurat, free, kapanpun dan

dimanapun mereka berada.

5.2. Saran

Penulis sangat menyadari bahwa dalam pembuatan website maupun laporan

ini masih banyak terdapat kekurangan yang sudah selayaknya dapat menjadi bahan

pertimbangan dan bahan pemikiran oleh pengembang selanjutnya sehingga menjadi

lebih baik.

Beberapa saran yang ingin disampaikan penulis antara lain:

1. Website yang baru saja selesai dibuat ini masih dapat dikembangkan, antara

lain pada bagian fiturnya agar lebih menarik sehingga lebih banyak user

maupun komunitas lain yang tertarik.

2. Dapat menjadi salah satu bahan pertimbangan bagi para cendikia untuk terus

mencari metode baru yang lebih baik lagi.

3. Bagi para pengembang website selanjutnya, ada baiknya menaruh perhatian

lebih pada keamanan website itu sendiri selain selalu terfokus pada efektif dan

efisiennya suatu website.

4. Website ini menggunakan beberapa converter seperti Pdf2Swf, doc2any dan

Image Magick sehingga kurang efisien maka untuk kedepanya bisa digunakan

satu converter yang lebih baik.

5. Untuk j-query terkadang masih bermasalah jika ditampilkan dengan media view

maka harus di carikan alternatif lainya.

Akhir kata, semoga pembuatan laporan ini dapat bermanfaat bagi semua.

DAFTAR PUSTAKA Al Fata, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Ofset

Choi, Wakyu. 2000. Beginning PHP4. Birmingham: Wrox

Ema Utami dan Sukrisno.2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman

Database dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta:

Andi Offset

Hantono, Bimo Sunarfri.2002.PHP dan MySQL untuk Web. Yogyakarta: Andi Offset

Jogiyanto, HM.1999. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis (edisi kedua).Yogyakarta: Andi Offset

Syafrizal, Melwin.2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset

Manual PHP (www.php.net)

Manual Pdf2Swf(www.swftools.org)

Manual FlexPaper(www.devaldi.com)

Manual Ghost Script(www.ghostscript.com)

Manual Image Magick(www.imagemagick.org)

Manual doc2any(www.verydoc.com)